Microsoft EXCEL 2016 lessons for professionals


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Quels sont les styles de référence?

Chaque feuille de calcul Excel contient des lignes et des colonnes. La plupart du temps, les colonnes sont identifiées par des lettres (A, B, C) et les lignes par des chiffres (1, 2, 3). Dans Excel, cela s'appelle le style de référence A1. Cependant, certains préfèrent utiliser une méthode différente dans laquelle les colonnes sont également identifiées par des nombres. C'est ce qu'on appelle le style de référence R1C1. Dans l'exemple ci-dessous, l'image de gauche comporte un numéro sur chaque colonne, ce qui signifie qu'elle utilise le style de référence R1C1. L'image de droite utilise le style de référence A1.

Bien que le style de référence R1C1 soit utile dans certaines situations, vous souhaiterez probablement utiliser le style de référence A1 la plupart du temps. Ce tutoriel utilisera le style de référence A1. Si vous utilisez actuellement le style de référence R1C1, vous devrez le désactiver.

Pour désactiver le style de référence R1C1:

  1. Cliquez sur l'onglet Fichier pour accéder au mode Backstage.
  2. Cliquez sur Options.
  3. La boîte de dialogue Options Excel apparaîtra. Cliquez sur Formules dans la partie gauche de la boîte de dialogue.
  4. Décochez la case en regard du style de référence R1C1, puis cliquez sur OK. Excel utilisera maintenant le style de référence A1.

Débuter avec Excel

introduction

Excel est un tableur qui vous permet de stocker, d’organiser et d’analyser des informations. Vous pensez peut-être qu'Excel n'est utilisé que par certaines personnes pour traiter des données complexes, mais tout le monde peut apprendre à tirer parti des puissantes fonctionnalités du programme. Que vous conserviez un budget, organisiez un journal de formation ou créiez une facture, Excel facilite le travail avec différents types de données.

Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur Excel.

Connaître Excel

Si vous avez déjà utilisé Excel 2010 ou Excel 2013, Excel 2016 devrait vous sembler familier. Si vous débutez dans Excel ou si vous avez une meilleure expérience des versions antérieures, vous devez d’abord prendre un certain temps pour vous familiariser avec l’interface Excel.

L'interface Excel

Lorsque vous ouvrez Excel 2016 pour la première fois, l'écran de démarrage d'Excel apparaît. À partir de là, vous pourrez créer un nouveau classeur, choisir un modèle et accéder à vos classeurs récemment modifiés.

  • Dans l'écran de démarrage d'Excel, localisez et sélectionnez un classeur vide pour accéder à l'interface Excel.

Cliquez sur les boutons de l'interactif ci-dessous pour vous familiariser avec l'interface Excel.

Travailler avec l'environnement Excel

Le ruban et la barre d’accès rapide sont les endroits où vous trouverez les commandes permettant d’effectuer des tâches courantes dans Excel. Le mode Backstage vous propose diverses options pour enregistrer, ouvrir un fichier, imprimer et partager votre document.

Le ruban

Excel 2016 utilise un système de ruban à onglets au lieu des menus traditionnels. Le ruban contient plusieurs onglets, chacun comportant plusieurs groupes de commandes. Vous utiliserez ces onglets pour effectuer les tâches les plus courantes dans Excel.

  • Chaque onglet aura un ou plusieurs groupes.
  • Certains groupes auront une flèche sur laquelle vous pourrez cliquer pour plus d'options.
  • Cliquez sur un onglet pour voir plus de commandes.
  • Vous pouvez régler l'affichage du ruban avec les options d'affichage du ruban.

Certains programmes, tels que Adobe Acrobat Reader, peuvent installer des onglets supplémentaires sur le ruban. Ces onglets sont appelés compléments.

Pour modifier les options d'affichage du ruban:



Le ruban est conçu pour répondre à votre tâche actuelle, mais vous pouvez choisir de la minimiser si vous constatez qu'il occupe trop d'espace à l'écran. Cliquez sur la flèche Options d'affichage du ruban dans le coin supérieur droit du ruban pour afficher le menu déroulant.

Il existe trois modes dans le menu Options d'affichage du ruban:

  • Masquer automatiquement le ruban: le masquage automatique affiche votre classeur en mode plein écran et masque complètement le ruban. Pour afficher le ruban, cliquez sur la commande Développer le ruban en haut de l'écran.
  • Afficher les onglets: cette option masque tous les groupes de commandes lorsqu'ils ne sont pas utilisés, mais les onglets restent visibles. Pour afficher le ruban, cliquez simplement sur un onglet.
  • Afficher les onglets et les commandes: cette option maximise le ruban. Tous les onglets et commandes seront visibles. Cette option est sélectionnée par défaut lorsque vous ouvrez Excel pour la première fois.

La barre d'outils d'accès rapide

Située juste au-dessus du ruban, la barre d’accès rapide vous permet d’accéder aux commandes les plus courantes, quel que soit l’onglet sélectionné. Par défaut, il comprend les commandes Enregistrer, Annuler et Répéter. Vous pouvez ajouter d'autres commandes selon vos préférences.

Pour ajouter des commandes à la barre d’accès rapide:

  1. Cliquez sur la flèche déroulante située à droite de la barre d’accès rapide.
  2. Sélectionnez la commande que vous souhaitez ajouter dans le menu déroulant. Pour choisir parmi plus de commandes, sélectionnez Plus de commandes.
  3. La commande sera ajoutée à la barre d’accès rapide.

Comment utiliser Dis-moi:

La boîte Tell me fonctionne comme une barre de recherche pour vous aider à trouver rapidement les outils ou les commandes que vous souhaitez utiliser.

  1. Tapez dans vos propres mots ce que vous voulez faire.
  2. Les résultats vous donneront quelques options pertinentes. Pour en utiliser un, cliquez dessus comme vous le feriez avec une commande du ruban.

Vues de la feuille de calcul

Excel 2016 propose diverses options d'affichage qui modifient l'affichage de votre classeur. Ces vues peuvent être utiles pour diverses tâches, notamment si vous prévoyez d’imprimer la feuille de calcul. Pour modifier les vues de la feuille de calcul, localisez les commandes dans le coin inférieur droit de la fenêtre Excel et sélectionnez les vues Normal, Mise en page ou Saut de page.

  • La vue normale est la vue par défaut pour toutes les feuilles de calcul dans Excel.
  • La vue Mise en page indique comment vos feuilles de calcul apparaîtront lors de l'impression. Vous pouvez également ajouter des en-têtes et des pieds de page dans cette vue.
  • La vue Saut de page vous permet de modifier l'emplacement des sauts de page, ce qui est particulièrement utile lors de l'impression de nombreuses données à partir d'Excel.

Vue en coulisses

Le mode Backstage vous offre diverses options pour enregistrer, ouvrir un fichier, imprimer et partager vos classeurs.

Pour accéder à la vue Backstage:

  1. Cliquez sur l'onglet Fichier du ruban. Le mode Backstage apparaîtra.

Cliquez sur les boutons de l'interactif ci-dessous pour en savoir plus sur l'utilisation du mode Backstage.

Défi!

  1. Ouvrez Excel 2016.
  2. Cliquez sur Blank Workbook pour ouvrir une nouvelle feuille de calcul.
  3. Modifiez les options d’affichage du ruban pour afficher les onglets.
  4. A l'aide de la barre d'outils Personnaliser l'accès rapide, cliquez pour ajouter Nouveau, Impression rapide et Orthographe.
  5. Dans la barre Dis-moi, tapez le mot Couleur. Passez la souris sur Couleur de remplissage et choisissez un jaune.

Cela remplira une cellule avec la couleur jaune.

  1. Remplacez le mode feuille de calcul par l'option Mise en page.
  2. Lorsque vous avez terminé, votre écran devrait ressembler à ceci:



Comprendre OneDrive

introduction

De nombreuses fonctionnalités d'Office sont destinées à la sauvegarde et au partage de fichiers en ligne. OneDrive est l’espace de stockage en ligne de Microsoft que vous pouvez utiliser pour enregistrer, éditer et partager vos documents et autres fichiers. Vous pouvez accéder à OneDrive à partir de votre ordinateur, de votre smartphone ou de n’importe quel appareil que vous utilisez. Pour commencer à utiliser OneDrive, il vous suffit de configurer un compte Microsoft gratuit, si vous n'en avez pas déjà. Si vous ne possédez pas encore de compte Microsoft, vous pouvez accéder à la leçon sur la création d'un compte Microsoft dans notre didacticiel sur les comptes Microsoft. Une fois que vous avez un compte Microsoft, vous pourrez vous connecter à Office. Il suffit de cliquer sur Connexion dans le coin supérieur droit de la fenêtre Excel.

Avantages de l'utilisation de OneDrive

Une fois que vous êtes connecté à votre compte Microsoft, voici quelques-unes des choses que vous pourrez faire avec OneDrive:

  • Accéder à vos fichiers n’importe où: lorsque vous enregistrez vos fichiers sur OneDrive, vous pourrez y accéder depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone doté d’une connexion Internet. Vous pourrez également créer de nouveaux documents à partir de OneDrive.
  • Sauvegardez vos fichiers: l'enregistrement de fichiers sur OneDrive leur confère une couche de protection supplémentaire. Même si quelque chose arrive à votre ordinateur, OneDrive gardera vos fichiers en sécurité et accessibles.
  • Partager des fichiers: il est facile de partager vos fichiers OneDrive avec des amis et des collègues. Vous pouvez choisir s'ils peuvent éditer ou simplement lire des fichiers. Cette option est idéale pour la collaboration car plusieurs personnes peuvent modifier un document en même temps (on parle également de co-création).

Sauvegarde et ouverture de fichiers

Lorsque vous êtes connecté à votre compte Microsoft, OneDrive apparaîtra comme une option chaque fois que vous enregistrez ou ouvrez un fichier. Vous avez toujours la possibilité de sauvegarder des fichiers sur votre ordinateur. Cependant, l'enregistrement de fichiers sur votre OneDrive vous permet d'y accéder à partir de tout autre ordinateur et de partager des fichiers avec des amis et des collègues. Par exemple, lorsque vous cliquez sur Enregistrer sous, vous pouvez sélectionner OneDrive ou Cet ordinateur comme emplacement de sauvegarde.

Création et ouverture de classeurs

introduction

Les fichiers Excel s'appellent des classeurs. Chaque fois que vous démarrez un nouveau projet dans Excel, vous devez créer un nouveau classeur. Il existe plusieurs façons de commencer à utiliser un classeur dans Excel. Vous pouvez choisir de créer un nouveau classeur (avec un classeur vide ou un modèle prédéfini) ou d'ouvrir un classeur existant. Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur la création et l'ouverture de classeurs dans Excel.

À propos de OneDrive

Chaque fois que vous ouvrez ou enregistrez un classeur, vous avez la possibilité d'utiliser votre OneDrive, qui est le service de stockage de fichiers en ligne inclus dans votre compte Microsoft. Pour activer cette option, vous devez vous connecter à Office. Pour en savoir plus, consultez notre leçon Comprendre OneDrive.

Pour créer un nouveau classeur vide:

  1. Sélectionnez l'onglet Fichier. Le mode Backstage apparaîtra.
  2. Sélectionnez Nouveau, puis cliquez sur Un classeur vide.
  3. Un nouveau classeur vierge apparaîtra.

Pour ouvrir un classeur existant:

En plus de créer de nouveaux classeurs, vous devrez souvent ouvrir un classeur précédemment enregistré. Pour en savoir plus sur l'enregistrement des classeurs, consultez notre leçon Enregistrement et partage de classeurs.



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