MS Word

Microsoft Word 2007 - Découverte1

Word 2010

Initiation

(  01 48 87 64 24                                                                              PROFORMATION

CONTENU

LE CLAVIER .. 2 L'INTERFACE OFFICE 2010 . 3

Utiliser l’onglet Fichier .. 3 Utiliser le ruban et manipuler les onglets 4

Personnaliser le ruban . 5

Paramétrer la barre d’outils d’accès rapide .. 6

Pour ajouter des commandes supplémentaires . 6

Pour ajouter des commandes non présentes dans la liste prédéfinie, .. 7

Afficher rapidement les boites de dialogue 7

Découvrir l’aperçu instantané .. 8

La capture d’écran . 8

ENREGISTREment d'UN DOCUMENT . 10

Méthode 1 10

Méthode 2 10

FERMETURE D'UN DOCUMENT . 11 OUVRerture d'UN DOCUMENT EXISTANT 12 DÉPLACEMENTS DANS LE DOCUMENT .. 13

Déplacer le point d’insertion avec la souris 13

Défilement d’un document à l’aide des barres de défilement .. 13

Déplacements rapides avec le clavier . 13

EDITION ET CORRECTION DE TEXTE 14

Vérification orthographique et grammaticale . 14 Correction en cours de frappe .. 14

Correction des erreurs : annuler et refaire .. 15

Annuler une action . 15

Annuler plusieurs actions, .. 15

Rétablir : .. 15

MISE EN FORME DES CARACTÈRES . 16

Sélection du texte avec la souris . 16

Sélection adjacente 16

Sélection non adjacente .. 16

Mise en forme 16

Par l'onglet "Accueil", le groupe "Police" . 16

Par la barre d'outils contextuelle . 16

MISE EN FORME DES PARAGRAPHES . 18

Alignement des paragraphes . 18

Retraits de paragraphe . 18

Afficher la règle 18

(  01 48 87 64 24                                                                              PROFORMATION

Retrait à gauche : 18

Retrait à gauche : 19

Encadrement de texte ou de titre . 19

Avec la boîte Paragraphe 19 Zone Espacement 20

COPIER LA MISE EN FORME .. 22 DÉPLACEMENTS ET COPIE DE TEXTE . 23

Suppression 23

Copie et déplacement à l’aide du "Presse-papiers" 23

Déplacements et copie de texte avec la fonction Glisser - Déplacer 24

MISE EN PAGE .. 25

Modifier les "Marges" . 25

Modifier l’Orientation .. 25 Modifier la "Taille" 25

Les en-têtes et pieds de pages . 27

Ajouter un en-tête ou pied de page 27

Insérer un numéro de page 27

.APERCU ET IMPRESSION D’UN DOCUMENT .. 29

Impression et aperçu avant impression 29

Choisir une imprimante de sortie, .. 29

Choisir des Paramètres d’impression .. 29

Choisir un nombre d'exemplaires à imprimer 30 Paramétrage via la boite de dialogue imprimer 30

Imprimer (impression rapide) . 30

LES TABLEAUX 31

Création d'un tableau . 31 Déplacement dans un tableau .. 31 Sélection dans un tableau 32

Modification de taille .. 32

Largeur des colonnes 32 L’aperçu avant impression .. 32

Impression du document .. 34

Imprimer x copies d’un même document 34

Sélectionner une imprimante 34

Imprimer une sélection de pages 35

Imprimer Recto Verso .. 35

Imprimer x pages par feuille .. 35

Imprimer via l'impression rapide . 35

(  01 48 87 64 24                                                                              PROFORMATION

Utiliser l’onglet Fichier

Dans cette version d’office 2010, l’onglet fichier remplace le traditionnel menu Fichier de la version office 2003. En l’activant vous masquez temporairement le document. Le volet situé à gauche donne accès aux fonctionnalités de base de gestion d’un document ainsi qu’aux options du logiciel : Enregistrer, Ouvrir, Fermer, Créer, Imprimer, options…..

Selon la fonction choisie, certaines options sont proposées dans la partie centrale. 

La partie de droite permettant de visualiser des informations supplémentaires associées à l’outil. 

Exemple :        la fonction Imprimer, FichieràImprimer

1. Partie centrale: choix de l’imprimante, paramétrage de l’imprimante

2. Partie de droite: Aperçu du document

Utiliser le ruban et manipuler les onglets

Ruban Word :

Ruban Excel :

Ruban Powerpoint :

Ruban Outlook

Le ruban remplace les menus et les barres d’outils des versions antérieures d’office. Il regroupe la presque quasi-totalité des commandes disponibles dans l’application. Il s’agit en fait d’une immense barre d’outils dont chaque catégorie est accessible par des onglets. Dans chacun des ces onglets, on retrouve des groupes d’outils contenant des commandes, des boutons ou des galeries.

Compte tenu de la taille importante du ruban, certains préfèreront travailler en mode ruban réduit. Il suffit alors de Cliquez sur le chevron en haut à droite du ruban.

Conséquence, vous ne visualiser plus que le nom des onglets du ruban. Suite à l’exécution d’une commande le ruban disparait de nouveau. Pour désactiver cette fonctionnalité, il suffit de reCliquez sur le chevron.

Astuce : pour déclencher une action en utilisant uniquement le clavier, Appuyez sur la touche [Alt]. Des lettres ou des chiffres vont automatiquement apparaitre sur chaque onglet. Appuyez ensuite sur la lettre correspondante à l’onglet ou à la commande à exécuter.

Personnaliser le ruban

Quelques manipulations simples permettent de personnaliser son environnement de travail et notamment le ruban.

Faire un clic droit sur un des onglets du ruban puis choisir la commande

1.    Pour afficher ou masquer un onglet, cocher ou décocher la case précédant son intitulé.

2.    Pour ajouter un nouvel onglet, sélectionner l’onglet au-dessous duquel apparaitra le nouvel onglet puis Cliquez sur le bouton Nouvel onglet.

3.    Pour ajouter un nouveau groupe à un onglet, sélectionner préalablement l’onglet concerné puis Cliquez sur le bouton Nouveau groupe.

4.    Pour renommer un onglet ou un groupe le sélectionner puis Cliquez sur le bouton Renommer.

5.    Pour ajouter de nouvelles commandes à un groupe, sélectionné une catégorie de commande dans la liste déroulante correspondante puis Cliquez sur la commande choisie avant de valider ce choix en cliquant sur le bouton Ajouter.

6.    Pour supprimer une commande d’un groupe, sélectionner la commande puis Cliquez sur le bouton Supprimer.

Pour définir l'ordre des onglets, choisir un onglets dans la liste de droite et utiliser les boutons de déplacement faire remonter ou descendre l'onglet.

Paramétrer la barre d’outils d’accès rapide

Si les barres d’outils ont été remplacées par le ruban il en reste néanmoins une : la barre d’outils d’accès rapide. Par défaut elle ne propose que trois boutons, pour enregistrer le document en cours, annuler une action et rétablir une action.

Pour ajouter des commandes supplémentaires

 Cliquez sur le chevron à l’extrême droite de la barre d’outils

Pour ajouter des commandes non présentes dans la liste prédéfinie, 

 Cliquez sur le chevron à l’extrême droite de la barre d’outils, choisir Autres commandes.

Dans la boite de dialogue qui suit 

Afficher rapidement les boites de dialogue

Pour faciliter la transition vers cette nouvelle interface et retrouver facilement toutes les commandes il est possible de déclencher les boites de dialogues utilisées dans les précédentes versions d’office.

Exemple: Retrouver la commande barré double dans Word

Cliquez sur la flèche située en bas à droite du groupe Police de l’onglet Accueil. 

Découvrir l’aperçu instantané

L'aperçu instantané est une nouvelle technique qui montre le résultat d'une modification ou d'un changement de mise en forme lorsque l'utilisateur pointe sa souris sur les résultats proposés dans une galerie. 

Exemple : tester une taille de police avant de l’appliquer. 

Il est aussi possible d’utiliser cette fonction lors d’un copier coller afin de visualiser vos options de collage avant de coller. 

La capture d’écran

Office 2010 permet de réaliser des captures d’écrans. Ceci pour illustrer les documents Word, les classeurs Excel et les présentations PowerPoint.

Dans l’onglet Insertion, groupe Illustration,

 Cliquez sur le bouton  

 Sélectionnez l’option Capture d’écran.

Si votre capture d’écran est présente dans la liste  Cliquez sur la capture souhaitée Sinon 

Le logiciel se réduit automatiquement 

 Cliquez glissez la zone de capture d’écran. Celle-ci est insérée aussitôt dans le document.

Méthode 1

Méthode 2

 Cliquez sur le menu Fichier

 Sélectionner la commande Fermer

 Ou clic sur le bouton de fermeture de la barre de titre si plusieurs documents

Word sont ouverts en même temps 

 Cliquez sur le menu Fichier

 SélectionneZ la commande "Ouvrir"

"Regarder dans". 

 Cliquer sur le fichier choisi, puis sur "Ouvrir" (ou double clic sur le nom du fichier). 

Le point d’insertion clignotant  ? indique le point de saisie.

Le signe ? représente la fin du document (en affichage Brouillon)

Déplacer le point d’insertion avec la souris

 Déplacez le pointeur en I jusqu’au nouvel emplacement   Ne pas oublier de Cliquez.

Défilement d’un document à l’aide des barres de défilement

 Déplacez le curseur de défilement (ascenseur) en le faisant glisser avec la souris.

 Pour faire défiler pas à pas cliquez sur les flèches de défilement.

 Pour sauter d’un écran cliquez dans la barre au dessus ou à côté du curseur de défilement.

Déplacements rapides avec le clavier

Les flèches directionnelles [à] [ß] [á] [â] déplacent le point d’insertion d’un caractère ou d’une ligne à la fois.

EDITION ET CORRECTION DE TEXTE

Vérification orthographique et grammaticale

La vérification orthographique et grammaticale est automatiquement activée dans les documents MS Word. 

Les mots soulignés de rouge signalent soit une faute soit un mot absent du dictionnaire MS Word (mots techniques, noms propres…). Il est à noter que les mots en majuscules ainsi que les mots composés de chiffres (ex : A320) sont ignorés par le vérificateur d'orthographe.

Les mots soulignés de vert signalent une faute de grammaire (phrase mal construite, accords non faits…)

 Positionnez le curseur au début du document pour que le vérificateur d'orthographe et de grammaire puisse vérifier l'ensemble du document.  Onglet Révision groupe Vérification

Dans la boîte de dialogue chaque erreur sera répertoriée  Actions possibles :

 Sélectionnez une correction dans la liste de "Suggestions"

 Cliquez "Remplacer tout" ou "Remplacer" pour valider la correction.

 Corrigez directement dans la boîte du haut 

 Cliquez sur le bouton "Remplacer tout" pour valider la correction.

 Cliquez sur "Ignorer" pour laisser le mot inchangé, ou "Ignorer tout" pour indiquer à MS Word d'arrêter de corriger ce mot dans l'ensemble du document.

 Cliquez sur "Ajouter au dictionnaire" pour inclure ce mot dans le dictionnaire personnel (noms propres ou termes techniques).

Correction en cours de frappe

Dès que MS Word trouve une erreur de vocabulaire ou de grammaire il souligne en rouge ou en vert.

Pour corriger immédiatement : 

 Cliquez droit sur le mot souligné 

 Sélectionnez dans la fenêtre qui s'affiche la suggestion correcte.

Correction des erreurs : annuler et refaire

Annuler une action

 Cliquez sur le bouton "Annuler"  dans la barre d'action rapide  annule jusqu’à 100 actions

Annuler plusieurs actions, 

 Cliquez sur la flèche à droite de . 

 Cliquez ou faites glisser la souris pour sélectionner les actions à annuler. 

Attention ! Elles doivent être annulées les unes après les autres.

Rétablir :

Pour rétablir l'action qui vient d'être faite,

 Cliquez sur le bouton "Répéter"

MISE EN FORME DES CARACTÈRES

Sélection du texte avec la souris

Sélection adjacente

 Placez le pointeur en I à l’endroit où doit commencer la sélection.

 Appuyez et maintenez le bouton de la souris enfoncé en faisant glisser le pointeur jusqu’à la fin de la sélection.

 Relâchez le bouton de la souris.

Sélection non adjacente

Ce mode de sélection permet de sélectionner des mots, des phrases ou des paragraphes qui ne se trouvent pas les uns à côté des autres.

 Sélectionnez le premier élément

 Maintenez la touche [CTRL] enfoncée  Sélectionnez le deuxième élément…

Mise en forme

Par l'onglet "Accueil", le groupe "Police"

 Sélectionnez le texte sur lequel appliquer la mise en forme des caractères

(police, taille en points, gras, souligné )   Onglet Accueil groupe Police

Par la barre d'outils contextuelle

 Sélectionnez le texte. La barre d'outils de mise en forme apparaît.

 Cliquez sur l'icône correspondant à la mise en forme à effectuer

                               1                    2           3        4        5         6

1.    Police de caractère

2.    Taille de police

3.    Taille de police supérieure

4.    Taille de police inférieure

5.    Augmenter le Retait

6.    Diminisuer le Retait

                   1         2        3         4           5              6               7

1.    Gras

2.    Italique

3.    Souligné

4.    Alignement centré

5.    Surbrillance

6.    Couleur de police

7.    Reproduire la mise en forme

MISE EN FORME DES PARAGRAPHES

Il convient d’abord de se positionner sur le paragraphe à modifier (s’il n’y en a qu’un) ou de sélectionner l'ensemble des paragraphes si la mise en forme est commune.

A noter que lorsqu’on appuie sur [Entrée] pour créer un nouveau paragraphe, MS Word reporte la mise en forme du paragraphe précédent.

Les mises en forme sont stockées dans la marque de paragraphe ().

Retraits de paragraphe

Afficher la règle

 Cliquez sur l’icône            se trouvant en haut de la barre de défilement (droite de l'écran)

 Déplacez les marques de retraits le long de la règle :

Retrait à gauche :

Le triangle inférieur pour toutes les lignes du paragraphe sauf la première :

Le rectangle pour le retrait de toutes les lignes du paragraphe :

 Onglet Accueil groupe Paragraphe

 Cliquez sur le lanceur de boite de dialogue

Onglet Retraits et espacement Zone retrait : 

 Gauche : correspond au rectangle

 Droite : correspond au triangle à droite de la règle

 De 1ere ligne : correspond au retrait de première ligne (triangle du haut)  ou le retrait négatif (triangle du bas)

Zone Espacement

 Avant et après chaque paragraphe : 

Permet de définir des espaces entre paragraphes (évite d'utiliser la touche [Entrée] du clavier pour gérer les espaces). L'unité de mesure par défaut est le point (pt). Il est possible de définir l'unité de mesure en ligne (ex : 2 li = 2 lignes).

Par défaut, les paragraphes ont tous 10 points après. Pour supprimer cet espace, définir l'espace après à 0 ou utiliser le bouton Interligne du groupe Paragraphe et activer la commande Supprimer l'espace après le paragraphe.

Onglet Enchaînements

Éviter veuves et orphelines :

 Ligne veuve = dernière ligne d’un paragraphe imprimée toute seule en haut d’une page.

 Ligne orpheline = première ligne d’un paragraphe imprimée toute seule en bas d’une page.

Paragraphes ou lignes solidaires (pour garder grouper sur la même page des paragraphes liés – titre et contenu par exemple - ou un paragraphe entier).

Saut de page avant : permet de créer un saut de page avec la page précédente (voir aussi page Erreur ! Signet non défini.Erreur ! Source du renvoi introuvable.

La mise en forme d’un texte (caractères et paragraphe) peut être reproduite sur d’autres parties de texte ou paragraphes.

 Sélectionnez le texte ou le paragraphe (englober le symbole paragraphe  pour prendre en compte les caractéristiques du paragraphe).

 Onglet Accueil groupe Presse-papiers

 Cliquez sur le bouton "Reproduire la mise en forme"   Sélectionnez le texte à mettre en forme. Pour copier une mise en forme plusieurs fois :

 Cliquez 2 fois sur le bouton  

Toutes les sélections opérées à partir de ce moment reprendront la mise en forme choisie.

Pour arrêter, cliquez de nouveau sur le bouton ou appuyez sur [Echap].

Suppression 

 Pour supprimer les caractères à gauche du curseur

 Touche [Suppr] : pour supprimer les caractères à droite du curseur Supprimer une partie plus importante :

 Sélectionnez le texte à effacer 

 Appuyez sur la touche [Suppr]

Remplacer du texte en cours de frappe :

 Sélectionnez le texte et saisir par-dessus : 

 Le texte sélectionné disparaît au profit de la nouvelle saisie.

Copie et déplacement à l’aide du "Presse-papiers"

Grâce à ce presse-papiers, il est possible de copier des éléments en utilisant n'importe quel programme qui fournit la fonctionnalité de copier-coller. Permet de copier des éléments qui proviennent d’autres applications MS Office ou Internet.

Copier

 Sélectionnez l’élément à copier ou à déplacer.  Onglet Accueil groupe Presse-papiers

 Cliquez sur "Copier"  pour reproduire du texte  Cliquez sur "Couper"  pour déplacer du texte.

Coller : 

 Placez le curseur au point d’insertion de l’objet.  Cliquez sur le bouton "Coller".

Il est possible de coller autant de fois que nécessaire quand la commande "Copier" a été activée.

Déplacements et copie de texte avec la fonction Glisser - Déplacer

La technique la plus simple pour déplacer du texte sur une courte distance :

 Sélectionnez le texte, 

 Placez le pointeur sur la sélection : La souris prend la forme d’une flèche blanche inclinée.  

 Maintenez le bouton de la souris enfoncée et faire glisser le pointeur en pointillé jusqu’au nouvel emplacement.

 Relâchez le bouton de la souris.

Pour copier du texte : procédez de même en maintenant la touche [Ctrl] enfoncée.

Modifier les "Marges" 

 Onglet Mise en page Groupe Mise en page

Par défaut, les marges du document sont de 2,5cm de chaque côté.

Modifier l’Orientation

Il est important de choisir l’orientation de papier avant la mise en forme du document ou la création d'un tableau. La répartition du texte n'étant pas du tout la même suivant l'orientation du papier.

 Onglet Mise en page Groupe Mise en page

 Cliquez sur  

 Cliquez sur l’orientation souhaitée

 Par défaut l'orientation "Portrait" est proposée.

Modifier la "Taille"

Permet de choisir la taille du papier sur laquelle imprimer (à condition que l'imprimante soit compatible et accepte ce format de papier).

Par défaut, la taille A4 est proposée. 

 Onglet Mise en page Groupe Mise en page

Les en-têtes et pieds de pages

Les en-têtes et pieds de page font apparaître certains éléments comme les numéros de pages, un titre de chapitre, une date ou tout autre texte ou graphisme surchaque page du document. 

Les en-têtes figurent dans la marge supérieure et les pieds de page dans la marge inférieure du document.

Ajouter un en-tête ou pied de page

 Onglet insertion groupe En-tête et pied de page

pour insérer un en-tête. 

 Une série de modèles prédéfinis permet de créer des en-têtes rapidement suivant le nombre d'informations à mettre.

Exemple d'en-tête à 3 données :

Si l'une des zones ne doit pas être renseignée, supprimez le texte entre crochets

Insérer un numéro de page

La numérotation est automatique et se reporte de page en page.

La mise à jour est instantanée.

 Onglet insertion groupe En-tête et pied de page

 Cliquez sur  

 Une liste de position est proposée

 Sélectionnez la position souhaitée 

 Sélectionnez la mise en forme de numérotation souhaitée

Impression et aperçu avant impression

Choisir une imprimante de sortie,

Choisir des Paramètres d’impression 

Choisir un nombre d'exemplaires à imprimer

Paramétrage via la boite de dialogue imprimer

Si aucune des options vues précédemment n'ont besoin d'être modifiées, demander l'impression rapide du document :

 Cliquez sur le bouton  de la barre d’accès rapide

Pour activer ce bouton clic sur le menu déroulant de la barre d’accès rapide, cocher impression rapide

Création d'un tableau

 Cliquez sur  

 Survolez le nombre voulu de lignes et colonnes

 L’aperçu de la création du tableau s’affiche en direct

 Cliquez sur la dernière cellule :

 Le tableau est créé avec une bordure simple sur tous les côtés.

 Toutes les colonnes ont la même taille et se répartissent dans l'espace disponible.

  Il est conseillé d'effectuer la mise en page voulue (orientation, marges) avant d'insérer le tableau.

Déplacement dans un tableau

Sélection dans un tableau

Tableau entier      Clic sur l'bouton         en haut à gauche du tableau Une ligne             Curseur ö  devant la ligne, un clic

un clic  ou  

clic dans la colonne

Une cellule Curseur  ö  dans l'angle en bas à gauche de la cellule ; un clic

Pour Sélectionnez des cellules, lignes ou colonnes non adjacentes, maintenir la touche [Ctrl] enfoncée.

Modification de taille

Largeur des colonnes

Lors de la saisie, le retour à la ligne est automatique pour que la colonne garde sa taille d'origine.

Par cliquer glisser pour modifier la largeur d'une seule colonne

 Se positionner dans le tableau

 Pointez la bordure droite de la colonne à modifier 

 Cliquez – glissez vers la droite pour augmenter la largeur de la colonne , vers la gauche pour diminuer la largeur de la colonne

 La colonne située à droite va changer de taille pour que la largeur totale du tableau ne se modifie pas.

L’aperçu avant impression

Pour visualiser les pages du document en taille réduite avant de l’imprimer, afin d’ajuster la présentation du document : 

 Cliquez sur le Menu Fichier catégorie Imprimer

Impression du document

Imprimer x copies d’un même document

 Cliquez sur le Menu Fichier catégorie Imprimer 

 Cliquez sur  

 Sélectionnez sur le nombre de copies souhaitées

Sélectionner une imprimante

 Cliquez sur le Menu Fichier catégorie Imprimer 

l’imprimante

Imprimer une sélection de pages

 Cliquez sur le Menu Fichier catégorie Imprimer

Imprimer Recto Verso

 Cliquez sur le Menu Fichier catégorie Imprimer 

 Cliquez sur  

 Sélectionnez le format d’impression

Imprimer x pages par feuille

 Cliquez sur le Menu Fichier catégorie Imprimer 

 Cliquez sur  

 Sélectionnez le nombre de pages par feuille.

Imprimer via l'impression rapide

Si aucune des options vues précédemment n'ont besoin d'être modifiées, demander l'impression rapide du document 

 A partir de la barre d’accès rapide 

 Cliquez sur  

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