Manuel d'utilisation de MS Word 2010 pour débutant


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Microsoft Office 2010 est une suite bureautique de cinq logiciels :

Word, Excel, PowerPoint, Access et Outlook. Chacun de ces programmes manipule des données spécifiques. Ainsi, Word manipule du texte, des phrases et des paragraphes ; Excel manipule des chiffres ; PowerPoint manipule du texte et des images pour créer des diaporamas ; Access manipule des données, comme des listes de produits ; et Outlook manipule des informations personnelles comme des adresses de courriers électroniques (courriels) et des numéros de téléphone.

Les différentes données manipulées ne doivent pas masquer une chose fondamentale : tous ces programmes fonctionnent de la même manière. Vous commencez par entrer vos données dans un programme Office 2010 soit

en les tapant au clavier, soit en les important d’un fichier externe. Ensuite, vous indiquez au programme comment manipuler ces données comme les souligner, les grossir, les colorier ou les effacer. Enfin, vous enregistrez vos données sous la forme d’un fichier.

Pour vous aider à maîtriser cette procédure à trois étapes, c’est-à-dire saisie (entrée), manipulation et enregistrement des données, Office 2010 fournit des commandes similaires dans chacun des programmes. Vous pouvez alors très facilement passer de Word à PowerPoint et de PowerPoint à Excel, sans être obligé de réapprendre les bases du fonctionnement général de l’application employée. Mieux : Office 2010 dispose les commandes génériques exactement au même endroit dans les diverses interfaces des applications en question. Quel que soit le programme Office que vous utilisez, vous êtes toujours en terrain connu.

Si vous êtes familiarisé avec l’informatique et les précédentes versions de

Microsoft Office, parcourez malgré tout ce chapitre pour savoir comment Office 2010 organise les commandes partagées par tous ses programmes. Si vous débutez en informatique et/ou en bureautique, vous devez impérativement lire ce chapitre avant tout autre.

Démarrer un programme Office 2010

Pour démarrer un programme de la suite Office 2010, suivez cette procédure :

1.  Dans la Barre des tâches de Windows, cliquez sur le bouton Démarrer.

2.  Cliquez sur Tous les programmes.

3.  Pointez Microsoft Office.

                       Une liste de programmes apparaît.

4.  Cliquez sur le programme à utiliser, par exemple Microsoft Word 2010.         Le programme choisi affiche son interface.

Cette méthode est utile lorsque vous désirez créer un nouveau document. En revanche, pour travailler ou consulter un fichier existant, il est plus rapide de l’ouvrir de la manière suivante :

1.  Cliquez sur le bouton Démarrer.

2.  Dans le menu local qui s’affiche, cliquez sur Documents.

3.  Dans la boîte de dialogue qui apparaît, double-cliquez sur l’icône du fichier que vous désirez ouvrir.

         Si vous enregistrez vos fichiers sur un autre disque dur et/ou dossier de votre ordinateur, cliquez sur Ordinateur et parcourez vos différents lecteurs pour localiser le fichier à ouvrir.

L’interface utilisateur de la suite Office

Office 2010 propose une interface utilisateur entièrement relookée pour Word, Excel, PowerPoint, Access, et partiellement modifiée pour Outlook. Comme le montre la Figure 1.1, cette nouvelle interface consiste en trois

parties :


Figure 1.1 : Les trois parties de la nouvelle interface utilisateur Office 2010. Ici la Backstage.

Comme le contenu de l’onglet Fichier (Figure 1.1) s’affiche par défaut au démarrage d’une application, ici Word, vous constatez que le contenu de cet onglet se divise en trois parties :

?  Le panneau de gauche liste les commandes de création, d’enregistrement, d’impression, et d’accès à différents autres modules du logiciel.

?  Le panneau central affiche des options supplémentaires qui correspondent aux commandes du volet de gauche.

?  Le panneau de droite donne des détails sur vos fichiers.

La commande Nouveau de l’onglet Fichier (Figure 1.2) affiche ses options dans le volet central. Vous constatez qu’il est possible de créer un nouveau document Word à partir de multiples options. En fonction de celle que vous choisissez, le contenu du panneau droit change. Il reflète les éléments qui ont trait au choix effectué dans le panneau gauche.


Figure 1.2 : L’onglet Fichier propose trois panneaux d’informations et de commandes.

Pour utiliser les éléments du Backstage :

1.  Cliquez sur l’onglet Fichier.

          Il est possible d’ouvrir le Backstage en appuyant sur Alt + F. Ensuite, appuyez sur la lettre correspondant au module du Backstage que vous

désirez ouvrir.

2.  Cliquez sur une commande dans le panneau gauche. Ses options s’affichent au centre de la vue.

3.  Cliquez sur une option dans le panneau central.

4.  Consultez les informations (ou sélectionnez une commande) dans le panneau de droite.

Parfois, quand vous sélectionnez une commande dans le panneau gauche (comme la commande Enregistrer), une boîte de dialogue s’ouvre, ou bien il ne se passe absolument rien.

Pour quitter la vue Backstage, cliquez de nouveau sur l’onglet Fichier.

L’onglet Fichier

L’onglet Fichier propose les commandes suivantes :

?  Enregistrer : Pour sauvegarder votre fichier. Si vous ne l’avez pas encore enregistré donc renommé, la boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît.

?  Enregistrer sous : Permet de sauvegarder le fichier en cours de modifications sous un autre nom ou sous un autre format de document.

?  Ouvrir : Pour charger un fichier antérieurement créé.

?  Fermer : Ferme le fichier ouvert sans quitter le programme de la suite 2010 dans lequel vous travaillez.

?  Récent : Affiche une liste de fichiers que vous avez déjà ouverts dans votre application.

?  Nouveau : Pour créer un nouveau document.

?  Imprimer : Pour imprimer le fichier ouvert dans l’application.

?  Partager : Permet d’envoyer votre fichier par e-mail ou de le faxer tout en le sauvegardant sous différents formats de fichier comme vous le feriez avec la commande Enregistrer sous.

?  Options : Affiche différentes options pour personnaliser le comportement des programmes d’Office 2010.

?  Quitter : Ferme le document en cours et quitte le programme.

Dans Word, un fichier n’est rien d’autre qu’un document. Dans Excel, c’est un classeur. Dans PowerPoint, une présentation. Dans Access, une base de

données.

Créer un nouveau fichier

Lorsque vous démarrez un programme Office 2010, il crée automatiquement un nouveau document. Si vous désirez en créer un après l’ouverture du programme, suivez ces étapes :

1.  Cliquez sur l’onglet Fichier.

2.  Choisissez Nouveau.

Des modèles apparaissent dans le volet central comme le montre la  Figure 1.3.


Figure 1.3 : La commande Nouveau affiche divers fichiers pour créer vos documents

spécifiques.

3.  Double-cliquez sur le modèle à utiliser.

                       Office 2010 crée un nouveau fichier en se basant sur le modèle choisi.

Certains modèles ne se chargent que si vous êtes connectés à Internet. Le programme va les chercher sur le site de Microsoft. Créer un nouveau fichier à partir d’un modèle

Il est parfois plus facile de créer un document en s’appuyant sur un modèle. Un modèle contient une mise en forme prédéfinie pour créer des documents aussi spécifiques que des calendriers, des lettres d’informations, des états de ventes ou des présentations commerciales. Office 2010 propose trois types

de modèle :

?  Les modèles Office 2010 installés sur votre ordinateur.

?  Les modèles disponibles sur le site Web Microsoft.

?  Des fichiers que vous avez créés et mis en forme vous-même.

Ouvrir un fichier existant

Lorsque vous démarrez un programme de la suite Office, c’est probablement pour y modifier un fichier que vous avez préalablement créé. Pour cela, vous devez indiquer à Office le dossier de stockage du fichier et le nom de ce fichier. Suivez ces étapes :

1.  Cliquez sur l’onglet Fichier.

2.  Choisissez Ouvrir.

                          La boîte de dialogue Ouvrir apparaît, comme à la Figure 1.4.


Figure 1.4 : La boîte de dialogue Ouvrir permet de sélectionner le disque dur et le dossier contenant le fichier à ouvrir.

3.  (Facultatif) Pour choisir un autre dossier que celui proposé par défaut, c’est-à-dire Documents, cliquez sur un dossier et éventuellement un sous-dossier.

4.  Cliquez sur le fichier qui vous intéresse, puis sur le bouton Ouvrir.

Le fichier apparaît dans le programme, prêt à subir toutes les modifications nécessaires.

Ouvrir un fichier récemment utilisé

Office 2010 garde en mémoire les fichiers que vous avez récemment ouverts. Par conséquent, si vous avez besoin de les consulter ou de les modifier, utilisez l’onglet Fichier pour y accéder rapidement.

Voici comment choisir un fichier dans une liste de documents récemment

utilisés :

1.  Cliquez sur l’onglet Fichier.

2.  Cliquez sur Récent.

                       La liste des fichiers récemment utilisés apparaît comme à la Figure 1.5.


Figure 1.5 : Le panneau central affichant les fichiers récemment utilisés.

3.  Cliquez sur le fichier à ouvrir.

                       Il s’ouvre !

Le contenu de la liste change à chaque fois que vous ouvrez de nouveaux fichiers. Pour qu’un document reste continuellement affiché dans cette liste, cliquez sur l’icône de son épingle située à droite de son nom.

Enregistrer des fichiers

L’enregistrement d’un fichier stocke toutes ses données sur votre disque dur ou sur un périphérique de stockage externe (comme une clé USB ou un disque dur externe). Le premier enregistrement d’un fichier impose de spécifier :

?  le disque dur (le lecteur) et le dossier de stockage de votre fichier ;

?  le nom du fichier ;

?  le format d’enregistrement de ce fichier.

Le lecteur et le dossier de stockage du fichier sont arbitraires. Tout dépend de l’organisation de vos données sur vos différents disques durs ou supports amovibles. Toutefois, il est judicieux de bien sérialiser vos dossiers, et de leur assigner un nom significatif du type de fichiers qu’ils contiennent tel que Lettres d’extorsion à ma grand-mère, Dissimulations fiscales, etc. Par défaut, Office 2010 enregistre vos fichiers dans le dossier Documents.

Le nom du fichier aussi est arbitraire. Cependant, un nom descriptif permet d’identifier rapidement le contenu d’un fichier. Par exemple, un fichier dont le nom est Rapport 2010 sur les OGM est très évocateur.

Le format d’un fichier définit la manière dont Office 2010 stocke ses données. Par défaut, ce format est propre à Office 2010 ou 2007. Cela signifie que seules les personnes disposant d’une de ces suites bureautiques pourront pleinement profiter de certains effets de mise en page et de fonctions particulières à cette version du logiciel.

Par mesure de sécurité, je conseille d’enregistrer vos documents sous deux formats différents : celui d’Office 2010 et celui de ses anciennes versions. Ainsi, tout le monde pourra accéder au contenu de vos documents.

Enregistrer un fichier au format Office 2010/07

Si vous êtes le seul à modifier et consulter vos fichiers, vous pouvez les enregistrer au format Office 2010/07 en suivant ces étapes :



1.  Cliquez sur l’onglet Fichier.

2.  Cliquez sur Enregistrer.

Lorsque vous enregistrez un fichier pour la première fois, la boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît.

         P our enregistrer rapidement un document, cliquez sur l’icône de la disquette située à droite de l’onglet Fichier, ou bien appuyez sur Ctrl + S.

3.  Cliquez dans le champ Nom de fichier, et saisissez un nom qui décrit bien le contenu de votre document.

4.  (Facultatif) Pour spécifier un lecteur et un dossier d’enregistrement, cliquez sur l’icône d’un dossier ou d’un lecteur.

5.  Cliquez sur Enregistrer.

Une fois que vous avez enregistré un fichier, vous l’enregistrez en cours de travail sans passer par la boîte de dialogue Enregistrer sous. En effet, il n’est pas nécessaire de préciser son emplacement de stockage et son nom de fichier puisque vous l’avez déjà fait.

Enregistrer un fichier pour d’anciennes versions de Microsoft Office

Si vous devez partager des fichiers avec des utilisateurs d’anciennes versions de Microsoft Office, vous êtes obligé de choisir un format compatible comme 97-2003.

Ce format particulier enregistre des fichiers Office 2010 qui seront lisibles et modifiables dans les suites Microsoft Office 97/2000/XP/2003.

Quand vous enregistrez des fichiers au format 97-2003, Microsoft Office 2010 enregistre vos fichiers en leur ajoutant les trois lettres d’extension traditionnelles comme .doc ou .xls (respectivement pour Word et Excel). L’enregistrement des fichiers au format Office 2010 ajoute une extension de quatre ou cinq lettres, comme .docx (Word) ou .pptx (PowerPoint), comme l’indique le Tableau 1.1.

Tableau 1.1 : Les extensions de fichier utilisées par les différentes versions de Microsoft Office.

Programme

Extensions de fichier Office 2010

Extensions de fichier Office 97-2003

Microsoft Word

.docx

.doc

Microsoft Excel

.xlsx

.xls

Microsoft PowerPoint

.pptx

.ppt

Microsoft Access

.accdb

.mdb

Voici comment enregistrer vos fichiers Office 2010 au format 97-2003 :

1.  Cliquez sur l’onglet Fichier.

2.  Cliquez sur Enregistrer sous.

                          La boîte de dialogue éponyme apparaît.

3.  Déroulez la liste Type.

          Lorsque vous optez pour la commande Enregistrer sous, vous effectuez une copie du document original.

4.  Parmi les formats proposés, choisissez Document Word 97-2003 ou Classeur Excel 97-2003 (en fonction de l’application dans laquelle vous

travaillez).

         L a liste Type de fichier propose une multitude de formats. Pour y accéder, vous serez sans doute obligé de faire glisser le curseur de la barre de défilement verticale de cette liste. La plupart des programmes acceptent le format 97-2003. Cependant, les applications les plus anciennes ne le prennent pas en charge. Vous serez alors obligé d’enregistrer un même fichier sous différents formats.

5.  (Facultatif) Cliquez dans Nom de fichier et saisissez un nom suffisamment évocateur du contenu de votre fichier.

6.  Cliquez sur Enregistrer.

Fermer un fichier

Quand vous avez fini de travailler sur un fichier, vous devez le fermer. Cette fermeture fait disparaître le document de votre écran, donc de l’interface du programme. Vous en déduisez que fermer un document ne ferme pas l’application dans laquelle vous l’avez créé et modifié. Si, au moment de cette fermeture, vous n’avez pas enregistré vos dernières modifications, le programme affiche un message qui vous invite à y procéder.

Pour fermer un fichier :

1.  Cliquez sur l’onglet Fichier.

2.  Choisissez Fermer.

Si le fichier n’a jamais été enregistré ou si vous n’avez pas enregistré vos dernières modifications, un message vous invite à le faire.

                                        P our fermer rapidement un fichier, appuyez sur Ctrl + F4.

3.  Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le fichier et/ou ses modifications. Si vous cliquez sur Ne pas enregistrer, le document s’enregistre sans prise en compte des dernières modifications apportées.

Si vous cliquez sur Enregistrer ou Ne pas enregistrer, Office 2010 ferme votre fichier.

La barre d’outils Accès rapide

La barre d’outils Accès rapide est présente à droite de l’onglet Fichier. Par défaut, elle propose trois boutons de commande : Enregistrer, Annuler et Répéter, visibles sur la Figure 1.6.


Figure 1.6 : La barre d’outils Accès rapide dispose de boutons qui exécutent une commande en un clic de souris.

Utiliser les boutons de la barre d’outils

Accès rapide

Si vous cliquez sur le bouton Enregistrer de la barre d’outils Accès rapide, Office 2010 enregistre le fichier en cours de modification. S’il s’agit d’un nouveau document, la boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Vous y indiquez le lecteur et le dossier de stockage du fichier, et lui attribuez un nom.

Le bouton Répéter annule les effets de la commande Annuler. Par exemple, si vous supprimez un paragraphe, Office 2010 l’efface du document. Si vous cliquez immédiatement sur le bouton Annuler, le paragraphe réapparaît. Si vous cliquez immédiatement sur le bouton Répéter, l’annulation est annulée, ce qui fait de nouveau disparaître le paragraphe.

Le bouton Annuler s’utilise de deux manières. Si vous cliquez simplement dessus, il annule votre dernière action. Si vous cliquez sur sa flèche, vous affichez une liste d’actions à annuler comme à la Figure 1.7. Les actions sont triées par ordre inverse de leur exécution, c’est-à-dire que la toute dernière action exécutée apparaît en haut de la liste. Voici comment annuler plusieurs

actions :


Figure 1.7 : L’icône Annuler contient une liste d’actions que vous pouvez annuler.

1.  Cliquez sur la flèche du bouton Annuler de la barre d’outils Accès

rapide.

2.  Passez le pointeur de la souris sur les actions à annuler.

3.  Cliquez sur le bouton gauche de la souris.

                          Office 2010 annule toutes les actions sélectionnées.

Ajouter des boutons

La barre d’outils Accès rapide est destinée à recevoir les boutons de commande les plus utilisés. Voici comment ajouter des boutons qui vous font défaut :

 1. Cliquez sur le bouton (flèche) Personnaliser la barre d’outils

Accès rapide (voir la Figure 1.8).

                          Un menu apparaît.

Vous pouvez ajouter un bouton à la barre d’outils en cliquant sur son nom. Une coche apparaît devant cette commande. Par exemple, avec cette méthode, activez Nouveau ou encore Impression rapide.

 2. Cliquez sur Autres commandes.

Figure 1.8 : Le menu Personnaliser la barre d’outils Accès rapide.

La boîte de dialogue Options Word apparaît, comme à la Figure 1.9. Le volet de droite affiche les boutons actuellement présents dans la barre d’outils Accès rapide. Celui de gauche montre tous ceux que vous pouvez y ajouter.

3.  Déroulez la liste Choisir les commandes dans les catégories suivantes. Optez pour le nom d’un type de commande comme Office menu ou encore Onglet Mise en page.

Le volet de gauche affiche les boutons et les commandes correspondants.

4.  Cliquez sur une icône d’un bouton, puis sur Ajouter.

5.  (Facultatif) Répétez les Étapes 3 et 4 pour chaque bouton à ajouter à la barre d’outils Accès rapide.

6.  Cliquez sur OK.

Les boutons des commandes ainsi sélectionnées apparaissent dans la barre d’outils Accès rapide.


Figure 1.9 : Les Options Word permettent de choisir les boutons de commande qui s’afficheront dans la barre d’outils Accès rapide.

Supprimer des boutons

À tout moment, il est possible de supprimer des boutons de la barre d’outils Accès rapide. Suivez ces étapes :

1.  Faites un clic droit sur un bouton de la barre d’outils Accès rapide.

                       Un menu contextuel apparaît.

2.  Choisissez Supprimer de la barre d’outils Accès rapide.

                       Office 2010 supprime le bouton sélectionné de la barre d’outils.

Déplacer la barre d’outils Accès rapide

La barre d’outils Accès rapide peut apparaître à deux endroits de l’interface :

?  Au-dessus du Ruban (sa position par défaut).

?  Sous le Ruban.

Voici comment changer la position de la barre d’outils Accès rapide :

1.  Cliquez sur la flèche Personnaliser la barre d’outils Accès rapide.

2.  Optez pour Afficher en dessous du Ruban.

Cette commande devient alors Afficher au-dessus du Ruban. Il suffit de l’exécuter pour replacer la barre d’outils Accès rapide à sa position initiale.

Utiliser le Ruban

Le Ruban fut la grande nouveauté d’Office 2007. Vous le retrouvez dans 2010 avec quelques améliorations. Il regroupe les commandes dans des catégories réparties sur des onglets. Par exemple, l’onglet Mise en page contient des groupes de commandes entièrement dévolus à la structure des pages et à leur aspect. L’onglet Insertion contient des commandes relatives à l’ajout d’éléments spécifiques dans les documents comme des sauts de page ou des images. La Figure 1.10 montre deux onglets différents.


Figure 1.10 : Chaque onglet du Ruban contient des commandes spécifiques.

La procédure d’utilisation du Ruban se fait en deux étapes. La première consiste à cliquer sur le nom de l’onglet contenant les commandes qui vous intéressent ; la seconde à exécuter une commande par un clic sur le bouton ou l’icône qui l’identifie.

Les onglets sont assimilables aux anciens menus d’Office. La grande différence est que les groupes de commandes sont immédiatement accessibles. Vous n’avez pas à les chercher dans des menus et des sous-menus.

Identifier les boutons du Ruban

Chaque onglet du Ruban contient des boutons ou des icônes organisés en groupes. Les quatre types d’icônes sont les suivants :

?  Icônes à un clic : Ces icônes exécutent une action suite à un simple clic de souris.

?  Icônes de menus : Quand vous cliquez dessus, vous ouvrez un menu local contenant des options ?

?  Icônes des menus à deux parties : Ces menus proposent des commandes qui s’exécutent en un seul clic, mais aussi des flèches pointant vers le bas. Quand vous cliquez dessus, vous accédez aux options de la commande à laquelle la flèche est attachée.

Utiliser les icônes à un clic

Les icônes à un clic affichent une image ou du texte. Pour les utiliser, commencez par sélectionner la donnée que vous souhaitez manipuler, comme un paragraphe ou une image. Ensuite, cliquez sur l’icône en question. La Figure 1.11 montre une icône (ou bouton) à un clic qui, ici, met le texte sélectionné en gras.


Les commandes à un clic les plus utilisées sont Couper et Copier. Vous les trouvez sous l’onglet Accueil des programmes Office 2010.



Utiliser les boutons de menus

Sur le Ruban, vous trouverez des icônes donnant accès à des menus, comme celui de la Figure 1.12.

Gras

L’icône du menu Interligne et espacement se situe dans l’onglet Accueil de Word et de PowerPoint. Si vous cliquez dessus, vous accédez à des options d’interlignage. Dès que vous cliquez sur une des options, l’élément sélectionné dans le document se trouve modifié.

Utiliser les boutons des menus à deux parties


Les boutons Coller et Couleur de police se situent dans l’onglet Accueil de Word, Excel, et PowerPoint. Ils représentent des menus à deux parties

typiques.

Utiliser des listes déroulantes

Une liste déroulante s’utilise de deux manières :

?  Cliquez directement sur la valeur pour en saisir une nouvelle.

?  Cliquez sur la flèche de la liste pour afficher des valeurs prédéfinies comme à la Figure 1.14.

Les listes Police et Taille de police localisées dans l’onglet Accueil de Word, Excel, et PowerPoint sont des listes déroulantes typiques.

?  Si vous cliquez sur le côté gauche de la liste Taille de police, vous pouvez directement taper une valeur exprimée en point. Elle définira la nouvelle taille de votre police dans le document.

?  Si vous cliquez sur la flèche, vous accédez à la liste des tailles de police prédéfinie. Cliquez sur la valeur à appliquer.

Identifier les boutons du Ruban

 Figure 1.14 : Une liste déroulante typique présente dans l’onglet Accueil de Word.

L’idée qui se cache derrière le concept de ruban est d’éviter à l’utilisateur de crouler sous les commandes. L’identification doit donc se faire au premier coup d’œil. Avouons que ce n’est pas toujours très évident, même si un effort énorme a été fait dans la dénomination des boutons ou les symboles de leur icône. Pour faciliter encore plus l’identification des commandes, des info-bulles apparaissent dès que vous placez le pointeur de la souris sur un élément de l’interface, comme à la Figure 1.15. Ces informations sont :

?  Le nom de la commande (Reproduire la mise en forme, sur la Figure 1.15).

?  Le raccourci clavier permettant d’exécuter directement la commande sans passer par l’onglet (dans notre exemple, Ctrl + Maj + C).

?  Une petite explication de sa fonction.

Je rappelle que le raccourci clavier exécute une commande sans passer par un onglet, sans repérer le bon groupe de commandes, et enfin sans cliquer sur la commande en question. La majorité des raccourcis consistent en une combinaison de deux ou trois touches comme Ctrl + P ou Ctrl + Maj + C.

Afficher des boîtes de dialogue

Chaque onglet du Ruban affiche les commandes dans des groupes. Par exemple, l’onglet Accueil propose un groupe nommé Presse-papiers qui contient les commandes Couper, Copier, et Coller.

Bien qu’il soit plus rapide d’exécuter une commande en cliquant sur son icône, vous pouvez afficher une boîte de dialogue qui contiendra des dizaines d’autres fonctionnalités.

Pour cela, cliquez sur le tout petit bouton situé dans le coin inférieur droit du groupe dont vous désirez ouvrir la boîte de dialogue. Par exemple, la Figure 1.16 montre l’incrustation qui apparaît quand vous placez le pointeur de la souris sur ce bouton.

Figure 1.16 : Pour accéder à la boîte de dialogue Police, cliquez sur ce bouton du groupe éponyme.

Tous les groupes ne proposent pas de bouton d’accès à une boîte de dialogue.

Pour ouvrir une boîte de dialogue qui contient des options, suivez ces étapes :

1.  Cliquez sur l’onglet contenant le groupe dont vous désirez ouvrir la boîte de dialogue.

2.  Cliquez sur le bouton Afficher la boîte de dialogue du groupe en question.

Par exemple, en cliquant sur le bouton Afficher la boîte de dialogue Police, vous ouvrez la boîte de dialogue représentée à la Figure 1.17.

 Figure 1.17 : Cliquez sur le bouton d’affichage de la boîte de dialogue pour l’ouvrir dans l’interface du programme.

3.  Choisissez n’importe quelle option de la boîte de dialogue. Ensuite, cliquez sur OK ou sur Annuler une fois que vous avez terminé.

Utiliser l’Aperçu instantané

Dans le passé, vous saviez en gros ce que produisait l’exécution d’une commande, mais vous ne pouviez en vérifier l’impact réel dans votre document qu’après l’avoir exécutée. Si le résultat vous décevait, vous deviez annuler votre action.

Pour gagner du temps, Office 2010 utilise la notion et le concept d’aperçu instantané. Il suffit de placer le pointeur de la souris sur certaines icônes pour apprécier instantanément l’effet de la commande sur la partie du document où vous envisagez de l’exécuter.

Voici comment utiliser cet aperçu instantané :

1.  Placez le point d’insertion sur un élément de votre document comme du texte, une image, un tableau, etc.

2.  Placez le pointeur de la souris sur un bouton de commande.

Office 2010 montre l’effet obtenu, comme à la Figure 1.18.

Figure 1.18 : L’aperçu instantané montre à quoi ressemblera un élément, et ce avant d’exécuter la commande correspondante.

Dans Word, l’aperçu instantané ne fonctionne pas quand vous travaillez en mode Brouillon.

Réduire le Ruban

Vous pouvez masquer temporairement le Ruban. Il n’apparaît alors que si vous cliquez sur un onglet comme Accueil ou Insertion. Voici comment procéder :

?  Double-cliquez sur l’onglet.

?  Appuyez sur Ctrl + F1.

?  Cliquez sur le bouton Réduire le Ruban situé à gauche du bouton Aide

(?).

Personnaliser un programme Office 2010

Si vous n’aimez pas la configuration par défaut de vos programmes Office 2010, modifiez-la !

Modifier le format de fichier et l’emplacement de stockage par défaut

Vous pouvez modifier le comportement général d’une application de la suite Office 2010 en la personnalisant. Voici comment procéder :

1.  Ouvrez le programme Office 2010 à personnaliser.

2.  Cliquez sur l’onglet Fichier.

3.  Cliquez sur Options, situé dans le panneau de gauche.

Une boîte de dialogue apparaît, comme à la Figure 1.19.

4.  Cliquez sur une catégorie comme Enregistrement ou Affichage.

Le volet droit de la boîte de dialogue des options affiche un ensemble d’options propres à la catégorie sélectionnée.

5.  Cliquez sur OK pour valider les modifications apportées.

Figure 1.19 : La boîte de dialogue Options permet de modifier le comportement de chaque application de la suite Office 2010.

Personnaliser le Ruban

Vous pouvez remplacer ou supprimer des icônes du Ruban. Il contiendra alors des commandes que vous utilisez plus que d’autres. Voici comment procéder :

1.  Ouvrez un des programmes Office 2010.

2.  Cliquez sur l’onglet Fichier.

3.  Dans le panneau gauche, cliquez sur le bouton Options.

4.  Cliquez sur Personnaliser le Ruban.

La boîte de dialogue éponyme apparaît comme à la Figure 1.20.

Figure 1.20 : La boîte de dialogue Options permet de personnaliser le contenu du Ruban.

5.  Cliquez sur différentes icônes et sur Ajouter ou Supprimer.

6.  Cliquez sur OK pour valider vos modifications.

Quitter Office 2010

Même si vous adorez Office 2010 au point que votre mari ou votre femme soupçonne une relation adultère informatique, à un moment ou à un autre, et souvent la fatigue aidant, vous prendrez la décision de quitter Office. (J’espère que vous savez qu’il y a une vie en dehors des applications Microsoft !) À l’exception d’Outlook, voici comment quitter les programmes

Office :

?  Par un clic sur le bouton Fermer situé dans le coin supérieur droit du

programme.

?  Par un clic sur l’onglet Fichier, puis sur Quitter.

?  En appuyant sur Alt + F4.

Si vous fermez un programme sans avoir préalablement enregistré vos dernières modifications, un message vous invite à le faire. Si vous répondez par la négative, tout ce que vous avez fait dans ce programme depuis son dernier enregistrement est perdu.

Chapitre 2 Modifier des données

Dans ce chapitre :

? Sélectionner des données.

? Utiliser la minibarre d’outils.

? Copier, couper et coller.

? Copier et couper à la souris.

? Partager des données entre les applications Office 2010.

Bien qu’un fichier soit créé une seule fois, vous pouvez le modifier à l’infini. La modification ou édition d’un document consiste à ajouter,

réorganiser ou supprimer des données comme du texte, des chiffres ou des images. L’édition est identique dans tous les programmes Office 2010.

Dès que vous entrez dans le processus de modification du contenu d’un document, prenez l’habitude de l’enregistrer périodiquement. Les deux méthodes les plus rapides consistent à cliquer sur le bouton Enregistrer de la barre d’outils Accès rapide ou à appuyer sur Ctrl + S. La moins rapide est de cliquer sur l’onglet Fichier, puis sur Enregistrer. Ainsi, en cas de panne de courant, de plantage de votre ordinateur ou de tout autre événement entraînant une fermeture inopinée de l’application, votre travail ne sera pas perdu.

Ajouter des données en pointant

Lorsque vous entrez des données dans un fichier, elles apparaissent à l’emplacement précis de votre curseur. Le plus souvent, ce curseur prend la forme d’un trait vertical clignotant que l’on appelle point d’insertion.

Souvent, ce curseur n’apparaît pas exactement où vous désirez saisir vos données. Dans ce cas, vous devez le déplacer à la souris ou au clavier. Voici comment manœuvrer le curseur avec la souris :

1.  Placez le pointeur de la souris à l’endroit où vous souhaitez faire apparaître le curseur.

2.  Cliquez sur le bouton gauche de la souris.

Pour déplacer le curseur à l’aide du clavier :

?  Utilisez les touches du pavé directionnel (les quatre flèches de votre clavier).

?  Appuyez sur les touches Début/Fin.

?  Appuyez sur les touches Page Suivante/Page précédente.

Utilisez les touches directionnelles pour des déplacements sur une courte distance comme une ligne ou la cellule suivante d’une feuille de calcul Excel.

Pour déplacer le curseur plus rapidement, appuyez sur la touche Ctrl et sur la flèche pointant dans la direction du déplacement voulu. Ainsi, en appuyant simultanément sur Ctrl + Flèche haut, vous déplacez le curseur d’un paragraphe vers le haut. Si vous appuyez sur Ctrl + Flèche bas, vous déplacez le curseur d’un paragraphe vers le bas. Si vous effectuez la même opération, mais en appuyant sur la flèche droite ou gauche, vous déplacez le curseur d’un mot.

Appuyer sur la touche Début place le curseur en début de phrase (ou de ligne dans une feuille de calcul). Si vous appuyez sur la touche Fin, vous placez le curseur en fin de phrase (ou de ligne dans une feuille de calcul).

Appuyer sur Page précédente/Page suivante déplace le curseur d’un écran vers le haut ou le bas.

L’endroit où clignote le curseur symbolise l’emplacement où s’afficheront les données saisies. Le Tableau 2.1 liste les différentes manières de déplacer le curseur dans les programmes Office 2010.



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