Livre pour apprendre à utiliser MS Word étape par étape


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Mise en forme

De la même manière, l’apprentissage de quelques-uns des nombreux raccourcis clavier de Word vous fera gagner un temps précieux. Un principe extrêmement simple mérite d’être systématisé : quand vous saisissez du texte, il ne faut pas utiliser la souris pour réaliser une commande qui peut être effectuée au clavier. N’oubliez pas, par exemple, que vous pouvez sélectionner du texte, vous déplacer ou bien encore mettre en forme des caractères en vous servant uniquement du clavier.

Si vous êtes véritablement rétif à la dactylographie et si vous n’avez pas les moyens de sous-traiter l’opération de saisie de votre document, vous pouvez également envisager les solutions de dictée vocale qui sont aujourd’hui des techniques relativement au point. Vista, le dernier système d’exploitation de Microsoft intègre d’ailleurs cette technologie.

MISE EN FORME

Pour un document long, il est sans doute préférable de réaliser la mise en forme une fois que la quasi-totalité du texte a été saisie. On distingue en général trois types de mise en forme dans un document : la mise en forme des caractères (gras, italique, souligné, etc.), la mise en forme des paragraphes (alignement, retrait, interligne, etc.) et la mise en forme de la page qui s’applique habituellement au document en entier (marges, taille du papier, orientation, etc.). Quand on souhaite faire varier les paramètres de mise en forme de la page au sein d’un même document, on est obligé de découper le document en plusieurs sections ; ainsi, au sein de chaque section, on pourra modifier certains paramètres de mise en forme.

Même si vous n’utilisez pas l’intégralité des nombreuses possibilités de mise en forme de Word, il est important au moins d’en connaître l’existence et de localiser leur emplacement dans l’interface du logiciel. Ainsi les paramètres de mise en forme des caractères se trouvent dans le menu FormatÆPolice. Vous noterez dans la boîte de dialogue Police la présence de l’onglet Espacement des caractères qui permet de modifier ce que l’on appelle l’approche ou l’interlettrage. Ces commandes sont extrêmement pratiques quand on veut optimiser la mise en page et faire tenir absolument un énoncé dans un espace réduit. En réduisant quelque peu l’espace entre les caractères, vous pouvez gagner de la place et votre astuce sera indétectable à l’œil nu.

Les commandes de mise en forme des paragraphes se trouvent dans le menu FormatÆParagraphe. Vous noterez la présence de l’option Niveau hiérarchique, de l’onglet Enchaînements et du bouton Tabulations. L’option Niveau hiérarchique permet de définir le niveau de titre d’un paragraphe, ce qui a des conséquences dans son positionnement dans la table des matières. L’onglet Enchaînements propose de nombreuses options intéressantes, notamment le contrôle des veuves et des orphelines. Rappelons qu’une veuve est la dernière ligne d’un paragraphe qui se retrouve toute seule en haut d’une page et une orpheline est la première ligne d’un paragraphe imprimée toute seule en bas d’une page.

Le bouton Tabulations ouvre la boîte de dialogue Tabulations qui permet de définir (on dit aussi poser) des tabulations. Au début du traitement de texte, les tabulations servaient principalement à la création des tableaux. Dans la mesure où cette opération est aujourd’hui totalement automatisée et interactive, on a un peu tendance à oublier l’utilisation des tabulations. Pourtant, les tabulations représentent le seul moyen de positionner précisément un texte. Si vous souhaitez par exemple avoir sur une même ligne un énoncé centré sur la page et un autre énoncé justifié à droite, vous vous rendrez vite compte que seules les tabulations permettent de réaliser cela, même si l’utilisation d’un tableau sans bordures permet d’approcher un résultat équivalent.

Pour autant, dans le cadre d’un document long, la mise en forme des caractères et des paragraphes n’est pas réalisée avec les commandes des menus FormatÆPolice et FormatÆParagraphe, mais à l’aide de styles prédéfinis. Le chapitre 3 de cet ouvrage aborde cette question en détail.

Les commandes de mise en forme de la page se trouvent dans le menu FichierÆMise en page. Nous vous encourageons vivement à examiner attentivement toutes les options de la boîte de dialogue Mise en page qui comporte trois onglets et de nombreuses possibilités. Comme nous l’avons déjà signalé, si vous souhaitez faire varier les paramètres de mise en forme de vos pages au sein d’un même document, vous serez obligé d’insérer des sections dans votre document grâce à la commande InsertionÆSaut.

Règles typographiques

RÈGLES TYPOGRAPHIQUES

Quand on rédige un document, il existe un certain nombre de règles formelles, appelées règles typographiques, que l’on doit respecter. Si vous avez correctement paramétré Word, ce dernier vous assistera en vous signalant les erreurs que vous commettez ou bien en les corrigeant automatiquement. Ainsi, quand vous oubliez de saisir un espace entre deux phrases, Word vous le signale. De la même manière, quand vous saisissez un signe de ponctuation double (point-virgule, point d’interrogation ou deux-points), Word insère automatiquement un espace insécable avant. Il n’est peut-être pas inutile de rappeler les règles d’espacement concernant la ponctuation française (ces règles n’étant pas identiques, par exemple, pour la langue

anglaise) :

Avant

Ponctuation

Signe

Après

pas d’espace

point

.

espace

espace insécable

point-virgule

;

espace

espace insécable

deux-points

:

espace

espace insécable

point d’interrogation



?

espace

espace insécable

point d’exclamation

!

espace

pas d’espace

points de suspension

… (133)

espace

pas d’espace

virgule

,

espace

pas d’espace

apostrophe

pas d’espace

pas d’espace

trait d’union

-

pas d’espace

espace

tiret

— (151)

espace

espace

guillemet ouvrant

« (171)

espace insécable

espace insécable

guillemet fermant

» (187)

espace

espace

parenthèse ouvrante

(

pas d’espace

pas d’espace

parenthèse fermante

)

espace

?

Avant

Ponctuation

Signe

Après

espace

accolade ouvrante

{

pas d’espace

pas d’espace

accolade fermante

}

espace

espace

crochet ouvrant

[

pas d’espace

pas d’espace

crochet fermant

]

espace

Comme son nom l’indique, un espace insécable (Ctrl + Maj + Espace) est un espace qui ne peut pas être séparé des deux mots ou signes qui l’encadrent. Le fait de saisir un espace insécable devant le caractère point-virgule empêche, par exemple, que ce caractère se retrouve en début de ligne, alors que l’espace situé devant occupe l’extrémité de la ligne précédente. Comme nous l’avons indiqué, vous n’avez pas trop de souci à vous faire avec ces règles concernant la ponctuation car Word les gère automatiquement. En revanche, vous devez aussi vous servir d’espaces insécables pour ne pas couper certaines expressions comme les dates ou les heures ou bien encore des énoncés comportant des chiffres et des lettres (par exemple, Louis XVI).

Vous noterez dans le précédent tableau la présence de nombres entre parenthèses après certains signes de ponctuation. Ces nombres indiquent le code ASCII du caractère. Quand un caractère ne figure pas sur le clavier, vous pouvez soit utiliser la boîte de dialogue Caractères spéciaux (InsertionÆCaractères spéciaux) soit saisir directement au clavier le code ASCII du caractère précédé de la touche Alt. Ainsi, pour saisir un tiret, vous devez maintenir la touche Alt enfoncée et saisir sur le pavé numérique un zéro suivi des trois chiffres du code ASCII (151 dans notre exem-

ple).

Règles typographiques

Figure 1.1 – Boîte de dialogue Caractères spéciaux

En examinant le contenu de la boîte de dialogue Caractères spéciaux, vous vous apercevrez qu’il existe plusieurs types de tirets et plusieurs types d’espaces. En règle générale, les tirets demi-cadratin servent pour les énumérations ou pour indiquer des dialogues alors qu’une paire de tirets cadratin s’utilise à la place des parenthèses. Le cadratin est un terme d’imprimerie qui désigne un espace de la taille du corps employé pour composer le texte ; un demi-cadratin est deux fois plus petit qu’un cadratin.

Les règles de typographie ne se limitent pas aux règles d’espacement avant et après les signes de ponctuation, et nous ne saurions trop vous recommander de consulter un manuel spécialisé en la matière.

Vous devez également saisir des majuscules accentuées quand cela est nécessaire ; Word peut aussi vous assister dans cette tâche si vous cochez la case Majuscules accentuées en françaisdans la commande OutilsÆOptionsÆÉdition. Vous trouverez également les codes ASCII (par exemple 201 pour É) et les touches de raccourci des majuscules accentuées dans l’onglet Symboles de la boîte de dialogue Caractères spéciaux.

En ce qui concerne la césure (coupure des mots), Word ne la gère pas par défaut si bien que lorsqu’un mot ne tient pas sur une ligne, il est rejeté sur la ligne suivante. En général, cela ne pose pas de problème et si votre texte est justifié, Word répartit harmonieusement l’espace entre les mots. Cependant, si votre texte contient des mots très longs (notamment des termes scientifiques), le fait que Word ne coupe pas les mots peut se révéler gênant car il y aura énormément de blanc entre les mots.  La gestion de la coupure des mots peut être manuelle ou automatique et vous atteindrez cette fonctionnalité par la commande OutilsÆLangueÆCoupure de mots. Vous pouvez aussi améliorer la gestion de la coupure des mots en utilisant des traits d’union conditionnels (Ctrl + 6) ou bien des traits d’union insécables (Ctrl + 8).



OPTIONS DE WORD

Word regorge d’options : 169 pour Word 2000, 205 pour Word 2003 et 232 pour Word 2007. Même s’il est inutile de toutes les mémoriser, il faut au minimum savoir accéder à la boîte de dialogue qui permet de les paramétrer et connaître les grandes catégories d’options afin de pouvoir vous y reporter en cas de besoin. Sous Word 2007, on accède aux options en cliquant sur le Bouton Office puis sur le bouton Options Word. Pour les autres versions de Word, la commande OutilsÆOptions affiche la boîte de dialogue Options qui comporte une dizaine d’onglets regroupant les options par catégorie. Nous vous encourageons vivement à parcourir au moins une fois tous les onglets afin de connaître toutes les possibilités de paramétrage de Word.

Tout au long de cet ouvrage, nous vous signalerons les options importantes qui ont un impact sur la création de votre document, mais nous allons nous contenter d’insister pour l’instant sur les options d’affichage de Word. Nous vous conseillons de cocher la case Tous dans la rubrique Marques de format. Nous considérons en effet qu’il est important quand vous saisissez le texte de votre document de pouvoir matérialiser les espaces, les tabula-

Correction orthographique

tions et les marques de paragraphe. Cette option vous procure un bien meilleur contrôle sur la saisie du texte et vous permet, par exemple, de vous assurer que vous n’avez pas saisi deux espaces à la suite.

Figure 1.2 – Options d’affichage de Word

CORRECTION ORTHOGRAPHIQUE

Word dispose d’un correcteur orthographique et grammatical ; même si ces deux outils sont loin d’être parfaits, ils peuvent constituer un premier filtre dans le processus de relecture de votre document. Rappelons ici le principe du correcteur orthographique de Word : ce dernier se contente de signaler tous les mots qui ne figurent pas dans son dictionnaire. Cela a pour conséquence que la phrase « île hait tallé hache thé dé zoo gnon » sera considérée par Word comme orthographiquement juste puisque tous les mots de cette « phrase » figurent dans le dictionnaire de Word. L’autre conséquence est que vous devez ajouter au dictionnaire de Word tous les mots justes qu’il ne connaît pas, notamment tout le vocabulaire technique de votre discipline. Malgré ces limites, il ne faut pas négliger cette première forme d’assistance que peut représenter le correcteur orthographique dans la traque des coquilles qui peuvent émailler votre texte.

Le correcteur grammatical de Word est plus décevant dans la mesure où il détecte peu de fautes et signale parfois des erreurs qui n’en sont pas. Encore une fois, il ne faut pas non plus le rejeter totalement car il permet néanmoins de détecter certaines fautes de grammaire grossières (fautes d’accord, verbes mal conjugués ou erreurs typographiques). Vous noterez aussi que la boîte de dialogue des options de Word dispose d’un onglet Grammaire et orthographe que nous vous encourageons à étudier.

Si la grammaire n’est vraiment pas votre fort, vous pouvez envisager l’acquisition d’un correcteur spécialisé qui s’interface avec Word ; les logiciels comme Prolexis, Correcteur 101 ou Cordial fournissent de bien meilleurs résultats que les outils intégrés de Word.

L’erreur étant humaine, il est parfaitement normal de commettre des bévues lors de la saisie, qu’il s’agisse d’une coquille ou bien d’une méconnaissance de la grammaire française. Sachant cela, vous devez intégrer dans le planning de la production de votre document long une phase de relecture. Cette phase se fera à l’aide des outils que nous venons de signaler, mais fera surtout intervenir des êtres humains. Il est important que vous relisiez vous-même votre travail, mais encore plus important sans doute que vous le fassiez relire par une autre personne qui pourra détecter toutes les erreurs que vous n’avez pas vues. De la même manière que nous avons insisté sur le respect des règles typographiques, il nous paraît important de veiller à la justesse orthographique et grammaticale de votre document. Il ne nous appartient pas ici de nous lancer dans le débat récurrent sur la langue française qui fout le camp et sur les conséquences néfastes pour l’orthographe du chat et des SMS, mais nous nous bornerons à rappeler quelques évidences :

•  écrire correctement relève de la courtoisie car vous facilitez ainsi le tra-vail de la personne qui vous lit ; n’oubliez jamais que vous écrivez pour être lu, si bien que tout ce qui facilite le processus de communication est bon à prendre ;

Rechercher et remplacer

•  les personnes qui vous lisent peuvent attacher de l’importance à lajustesse orthographique ; si elles sont chargées de vous évaluer, vous éviterez de les irriter inutilement en soignant votre expression ;

•  certains écrits peuvent vous suivre tout au long de votre vie profession-nelle et cela vaut peut-être le coup d’en soigner la forme si vous ne voulez pas avoir à en rougir plus tard.

RECHERCHER ET REMPLACER

J’ai l’habitude de dire que la commande de recherche et de remplacement m’a souvent économisé des journées de travail. Quand on connaît toutes les subtilités de cette commande, on se rend compte de sa puissance et de toutes les possibilités qu’elle offre. Cette commande (Ctrl + H) comporte un bouton Plus qui permet d’agrandir la boîte de dialogue afin d’offrir des options supplémentaires. Dans la version complète de la boîte de dialogue, vous noterez la présence des boutons Format et Spécial. Le premier bouton permet de rechercher une mise en forme particulière et éventuellement de la remplacer par une autre mise en forme. Il devient ainsi facile de remplacer sur tout un document un style par un autre. Le deuxième bouton donne accès à toute une série de caractères spéciaux (tabulation, saut de page, marque de paragraphe, etc.) autorisant des remplacements en série qui font gagner un temps précieux. Si vous voulez, par exemple, vous assurer qu’il y a bien dans votre document un espace insécable devant chaque caractère deux-points, une simple opération de recherche et de remplacement fera l’affaire en quelques secondes.

TABLEAUX

L’insertion des tableaux dans un document a été grandement facilitée et on n’est plus aujourd’hui obligé de poser des tabulations pour réaliser un tableau. En effet, la commande TableauÆInsérerÆTableau permet de définir le nombre de lignes et de colonnes du tableau que l’on souhaite. Il est ensuite possible, avec la souris, de redimensionner de manière totalement interactive les colonnes d’un tableau. Vous noterez qu’il est même possible de tracer entièrement un tableau à la souris grâce à la commande TableauÆDessiner un tableau. Cette apparente facilité masque une relative complexité des tableaux qui comportent en fait de nombreuses options. La première difficulté quand vous travaillez avec un tableau consiste à ne sélectionner que le tableau lui-même et à ne pas faire déborder la sélection sur les lignes au-dessus ou au-dessous qui ne font pas partie du tableau. Par exemple, si vous sélectionnez un tableau et la ligne qui est juste en dessous, vous n’avez pas accès aux propriétés du tableau. La deuxième difficulté provient du nombre d’options et nous vous invitons à prendre le temps de découvrir tous les onglets de la boîte de dialogue Propriétés du tableau. Vous constaterez, par exemple, que l’option Redimensionner automatiquement pour ajuster au contenu est cochée par défaut, ce qui pose souvent des problèmes, la largeur des colonnes évoluant au gré de la saisie. Retenez enfin que quand il crée un tableau, Word crée automatiquement un quadrillage. Vous pouvez facilement vous en débarrasser en supprimant les bordures du tableau. Quand vous devez positionner certains éléments textuels sur une page, la création d’un tableau sans bordures sera souvent plus facile que la pose de tabulations.



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