Livre complet pour maitriser Microsoft Word 2010


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Modifier les principales options

Après vos premiers pas dans ce nouvel environnement, vous pouvez d’ores et déjà modifier certaines options :

1   Passez en mode Backstage en cliquant sur l’onglet Fichier.

2   Dans le volet gauche, cliquez sur Options.

3   Dans la boîte de dialogue qui s’est ouverte, vérifiez que la commande Général est bien sélectionnée dans la colonne située à gauche.

4   Dans la colonne située à droite, vous avez accès à trois rubriques :

j Options d’interface utilisateur. C’est ici que vous pouvez désactiver l’affichage de la minibarre d’outils contextuels et des info-bulles. Si vous n’aimez pas le bleu, sélectionnez l’option Noir ou Gris clair dans la liste déroulante Jeu de couleurs de cette rubrique. Si votre ordinateur n’est pas suffisamment puissant, désactivez l’option Activer l’aperçu instantané, qui permet d’avoir un aperçu uniquement en pointant la souris sur les diverses commandes. j Personnaliser votre copie de Microsoft Office. Entrez votre nom d’utilisateur, qui deviendra le nom de l’auteur de tous les documents que vous allez créer. j Options de démarrage. Si vous cochez l’option Ouvrir les pièces jointes en mode Plein écran, les fichiers Word que vous recevez en pièce jointe et que vous ouvrez depuis votre messagerie s’afficheront en mode Lecture Plein écran.

Lisez à ce sujet la section de ce chapitre Utiliser les différents modes d’affichage.

Personnaliser le ruban

Le ruban est conçu pour que l’utilisateur ait à portée de clic les commandes les plus courantes. Néanmoins, il se peut que vous ayez besoin d’accéder plus rapidement à des commandes moins communes ou que vous souhaitiez rassembler dans un nouvel onglet les commandes que vous utilisez fréquemment. Avoir accès à vos macros depuis le ruban vous simplifierait aussi la vie.

Pour toutes ces raisons, vous serez satisfait de pouvoir personnaliser le ruban.

1   Passez en mode Backstage.

2   Dans le volet gauche, cliquez sur Options.

Accès rapide à la personnalisation

Vous y accéderez plus rapidement en cliquant du bouton droit n’importe où sur le ruban ou sur la barre d’outils Accès rapide et en choisissant la commande Personnaliser le ruban.

3   Dans la boîte de dialogue qui s’est ouverte, cliquez sur la commande Personnaliser le ruban dans la colonne située à gauche.

Examinons à présent la boîte de dialogue de personnalisation.

En haut à gauche, une liste déroulante permet d’afficher plusieurs types de commandes (commandes courantes, commandes non présentes sur le ruban, macros, onglet Fichier, etc.). Le choix dans cette liste déroulante va déterminer le contenu de la colonne de gauche. Pour visualiser toutes les commandes sans exception, choisissez l’option Toutes les

commandes.

En haut à droite, une liste déroulante permet d’afficher soit les onglets principaux, soit les onglets d’outils que nous étudierons au fur et à mesure de ce manuel. Le choix dans cette liste déroulante va déterminer le contenu de la colonne de droite.

Dans la colonne de droite, tous les onglets sont précédés par le signe +, permettant de les développer et de lister ainsi les groupes leur appartenant. Ces derniers sont également précédés par le signe + et peuvent également être développés afin d’en afficher les commandes.

Choisir les onglets et les groupes à afficher

Dans la colonne de droite, chaque nom d’onglet est précédé par une case d’option. Vous pouvez décocher cette case pour que l’onglet correspondant soit masqué.

Notez que, par défaut, l’onglet Développeur est masqué. Si vous avez besoin d’utiliser le VBA et aussi d’utiliser les outils de création de formulaire, il vous faudra afficher cet onglet.

Créer un nouvel onglet

1   Sélectionnez l’onglet qui précédera le nouvel onglet.

2   Cliquez sur le bouton Nouvel onglet : un nouvel onglet est créé qui contient par défaut un groupe.

Créer un nouveau groupe

1   Sélectionnez l’onglet dans lequel vous souhaitez ajouter un

groupe.

2   Cliquez sur le bouton Nouveau groupe : un nouveau groupe personnalisé est ajouté à l’onglet.

Ajouter/supprimer des commandes

Dans la colonne de droite, sélectionnez le groupe devant être modifié, puis :

j Pour ajouter une commande, sélectionnez la commande de votre choix dans la colonne de gauche, et cliquez sur le bouton Ajouter.

Ajout de groupes et de commandes

Vous pouvez ajouter de nouveaux groupes aux onglets existants. En revanche, vous ne pourrez pas ajouter de commandes aux groupes existant par défaut. Seuls les groupes personnalisés pourront recevoir ces commandes.

j Pour supprimer une commande, sélectionnez la commande de votre choix dans le groupe de la colonne de droite, et cliquez sur le bouton Supprimer.

Supprimer des groupes et des onglets

Suppression de groupes et d’onglets

Tous les groupes peuvent être supprimés. En revanche, seuls les onglets personnalisés peuvent l’être.

Pour supprimer un groupe ou un onglet (avec tous ses groupes), sélectionnez l’élément, et cliquez sur le bouton Supprimer situé entre les deux colonnes.

Renommer les groupes et les onglets

j Pour renommer un onglet, sélectionnez l’onglet puis cliquez sur le bouton et saisissez le nom qui vous convient.

j Pour renommer un groupe, sélectionnez le groupe puis cliquez sur le bouton Renommer. Non seulement vous saisirez un nom mais vous devrez également choisir une icône. Cette icône permettra de reconnaître le groupe en cas d’écran étroit et/ou comprenant de nombreux groupes.

Figure 1.12 :

Choisir le nom et l’icône du nouveau groupe

Figure 1.13 :

Renommer un onglet ou un groupe

Tous les onglets et tous les groupes peuvent être renommés à votre guise. Il n’est cependant pas conseillé de renommer les onglets et groupes par défaut car il deviendrait ensuite bien difficile de vous faire aider. À réserver donc aux utilisateurs chevronnés !



Affichage des icônes de groupe lorsque l’espace est réduit

Déplacer les onglets et les groupes

Pour déplacer un onglet, un groupe ou une commande, sélectionnez l’élément puis cliquez sur l’une des flèches Monter ou Descendre situées à droite de la colonne. Vous pouvez également utiliser le menu contextuel.

Figure 1.14 : Déplacer un onglet

Créer des raccourcis clavier

Il existe bien entendu toute une collection de raccourcis clavier que nous mentionnerons tout au long de ce manuel, mais vous pouvez en créer d’autres si nécessaire. Pour cela, affichez la fenêtre

Personnaliser comme pour personnaliser le ruban (voir ci-dessus), puis cliquez sur le bouton Personnaliser, situé tout en bas de la fenêtre, en face de la rubrique Raccourcis clavier.

La boîte de dialogue Personnaliser le clavier s’affiche. Choisissez une catégorie dans la liste située à gauche afin d’afficher à droite toutes les commandes correspondant à cette catégorie. Pour afficher toutes les commandes, choisissez bien entendu la catégorie Toutes les commandes.

Sélectionnez ensuite une commande dans la liste des commandes. Vous pouvez immédiatement voir sa description et s’il existe déjà un raccourci clavier affecté à cette commande. Pour en ajouter un, cliquez dans la zone Nouvelle touche de raccourci, puis tapez sur le raccourci de votre choix. Ce raccourci devra être composé impérativement des touches [Ctrl] ou [Alt], voire des deux. À ces touches, vous ajouterez un caractère et éventuellement la touche [Maj]. Pour entrer ces raccourcis, commencez par appuyer sur la touche [Ctrl] et/ou la touche [Alt], que vous gardez enfoncées, puis appuyez sur le caractère de votre choix.

Si ce raccourci existait déjà, Word prévient et l’affiche dans la rubrique Affectées à… Il n’est pas souhaité de remplacer les raccourcis existant par défaut.

Cliquez ensuite sur le bouton Attribuer.

Figure 1.15 : Ajouter un raccourci clavier à une commande

À l’inverse, pour supprimer un raccourci clavier, sélectionnez la commande puis le raccourci, et cliquez enfin sur le bouton Supprimer.

Vous pouvez également revenir à la configuration d’origine en cliquant sur le bouton Rétablir tout.

Vous pouvez choisir si ce raccourci clavier sera disponible uniquement pour le document actif ou bien pour n’importe quel document. Ces options se modifient via la liste déroulante Enregistrer sous. Par défaut, le nouveau raccourci clavier sera accessible depuis n’importe quel document (choix ).

Personnaliser la barre d’outils Accès rapide

Voyons à présent plus en détail comment personnaliser cette barre d’outils.

1   Passez en mode Backstage.

2   Dans le volet gauche, cliquez sur Options.

Accès rapide à la personnalisation

Vous y accéderez plus rapidement en cliquant du bouton droit n’importe où sur le ruban ou sur la barre d’outils Accès rapide et en choisissant la commande Personnaliser la barre d’outils Accès rapide.

3   Dans la boîte de dialogue qui s’est ouverte, cliquez sur la commande Barre d’outils Accès rapide dans la colonne située à

gauche.

Vous retrouvez ici la même interface que pour la personnalisation du ruban.

En haut à gauche, une liste déroulante permet d’afficher plusieurs types de commandes (commandes courantes, commandes non présentes sur le ruban, macros, onglet Fichier, etc.). Le choix dans cette liste déroulante détermine le contenu de la colonne de gauche. Pour visualiser toutes les commandes sans exception, choisissez l’option Toutes les commandes.

La colonne de droite, quant à elle, contient les commandes existantes sur la barre d’outils Accès rapide.

Pour ajouter une commande sur la barre d’outils Accès rapide, sélectionnez la commande dans la liste de gauche, puis cliquez sur le bouton Ajouter, situé entre les deux listes. Inversement, pour supprimer une commande de la barre d’outils Accès rapide, sélectionnez la commande dans la liste de droite, puis cliquez sur le bouton Supprimer.

Vous noterez par ailleurs la liste déroulante située au-dessus de la liste de droite et qui permet de choisir si l’on souhaite personnaliser la barre d’outils pour le document en cours ou bien par défaut (pour tous les documents). Il peut être en effet intéressant de pouvoir accéder rapidement à certaines commandes utilisées couramment dans un document particulier et moins utiles le reste du temps.

Exporter/Importer des personnalisations

Vous pouvez très simplement exporter et importer des personnalisations. Très pratiques pour transférer ses personnalisations d’un poste à l’autre, ou bien pour les partager avec un autre utilisateur, ou simplement pour les conserver par prudence, l’export et import des personnalisations sont des fonctions très simples.

Toujours en mode Backstage, sélectionnez indifféremment la fenêtre de personnalisation du ruban ou de la barre d’outils Accès rapide.

Tout en bas à droite, la liste déroulante Importer/Exporter vous propose d’exporter vos personnalisations ou d’importer un fichier de personnalisation.

Lorsque vous choisissez la commande Exporter toutes les personnalisations, une boîte de dialogue d’enregistrement s’ouvre. Choisissez un emplacement et saisissez un nom puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Le fichier aura une extension exportedUI.

Lorsque vous choisissez la commande Importer un fichier de personnalisation, une boîte de dialogue Ouvrir s’affiche. Choisissez un fichier exportedUI précédemment enregistré et cliquez sur le bouton

Personnalisations

L’export des personnalisations regroupe aussi bien les personnalisations du ruban que les personnalisations de la barre d’outils

Accès rapide.

Pas de fusion de personnalisation

L’import d’un fichier de personnalisation écrase toutes les personnalisations en cours. Il n’est pas prévu de fusionner plusieurs personnalisations.

Ouvrir.

Réinitialiser la configuration

Dans la boîte de dialogue de personnalisation du ruban ou bien de la barre d’outils Accès rapide, un bouton permet de revenir à la configuration d’origine. Pour cela, choisissez la commande Réinitialiser toutes les personnalisations, qui annulera aussi bien les personnalisations du ruban que celles de la barre d’outils Accès rapide.

Selon la boîte de dialogue, le bouton propose également de réinitialiser uniquement l’onglet sélectionné ou uniquement la barre d’outils Accès rapide.

1.5. Créer un nouveau document

Pour créer un nouveau document, cliquez sur l’onglet Fichier puis sur le bouton Nouveau, situé à gauche de l’écran Backstage. Double-cliquez sur le bouton Document vierge ou sur le bouton Créer, situé en bas à droite de la fenêtre.



Nous vous conseillons d’installer la commande Nouveau sur la barre d’outils Accès rapide de la manière indiquée précédemment. Il vous suffira ensuite de cliquer sur ce bouton pour créer un nouveau document

vierge.

Vous pouvez également appuyer sur les touches de raccourci [Ctrl]+[N].

Saisir un texte

Vous pouvez maintenant saisir un texte quelconque. Vous remarquerez que les retours à la ligne se font automatiquement. Vous appuierez donc sur la touche [Ä] uniquement à la fin des paragraphes. Il en est de même pour les sauts de page, qui se feront automatiquement lorsque vous atteindrez le bas d’une page.

Afficher ou masquer les caractères non

imprimables

Prenez dès le départ de bonnes habitudes de travail ! Il est fortement conseillé d’afficher les caractères non imprimables que sont les marques de format : retours paragraphe, marques de tabulation, espaces, etc. Ce sont vos repères dans votre document.

Sous l’onglet Accueil du ruban, dans le groupe Paragraphe, cliquez sur le bouton Afficher tout. Si vous cliquez à nouveau dessus, ces caractères disparaîtront. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier [Ctrl]+[Maj]+[8].

Modifier le texte en cours de saisie

Effacer

Point d’insertion

Le point d’insertion désigne la petite barre verticale qui clignote et qui indique l’endroit où se trouve le curseur. Pour déplacer le point d’insertion, cliquez à l’endroit souhaité.

Pour effacer du texte saisi, appuyez sur la touche [ˆ] : vous effacerez alors le texte qui précède le point d’insertion.

Pour supprimer du texte qui suit le point d’insertion, appuyez sur la touche [Suppr].

Insérer

Pour insérer du texte à un endroit quelconque de votre document, cliquez à l’endroit souhaité, et saisissez votre texte. Le texte qui suit est automatiquement repoussé. Si vous préférez que le texte que vous saisissez remplace le texte déjà tapé, il vous faut passer en mode Refrappe. Pour l’utiliser, ce mode doit être affiché sur la barre d’état : cliquez du bouton droit sur la barre d’état et sélectionnez Refrappe : un bouton supplémentaire a été ajouté sur la barre vous indiquant le mode utilisé. En cliquant sur ce bouton, vous passez du mode Insertion au mode Refrappe, et inversement.

Figure 1.16 :

Le mode Refrappe

L’appui sur la touche [Inser] ne permet plus de passer du mode Insertion au mode Refrappe. Cela évite en effet l’énervement des utilisateurs qui appuyaient par erreur sur cette touche !

Passer en mode Refrappe

Annuler et rétablir des actions

Word vous donne le droit à l’erreur ! Vous pouvez en effet annuler certaines ou toutes vos dernières actions, et si nécessaire les rétablir. Cliquez sur le bouton Annuler ou sur le bouton Rétablir de la barre d’outils Accès rapide pour annuler ou rétablir la dernière action, ou utilisez les flèches déroulantes de ces boutons pour annuler ou rétablir plusieurs actions.

Figure 1.17 :

Annuler une série d’actions

Utiliser les différents modes d’affichage

Selon votre travail, vous pouvez afficher votre document de plusieurs façons. Pour utiliser ces différents modes d’affichage, vous pouvez cliquer soit sur l’un des boutons situés sur la barre d’état, soit sur l’un des boutons de commande du groupe Affichages document de l’onglet

Affichage.

Figure 1.18 :

Les boutons des modes d’affichage situés sur la barre d’état

Figure 1.19 :

Les boutons des modes d’affichage situés sous l’onglet Affichage

Masquer les blancs en affichage Page

Le mode Page affiche la page entière. Si vos pages ne sont pas remplies, vous souhaitez peut-être n’afficher que la partie utile et masquer les espaces afin d’avoir un défilement plus rapide. Si c’est le cas, approchez le curseur du haut de la page jusqu’à ce qu’il se transforme en double flèche, et double-cliquez. Les en-têtes et pieds de page seront également masqués. Pour afficher à nouveau les espaces, recommencez la même opération.

Figure 1.20 :

Masquer les espaces en mode Page

j Par défaut, le document s’affiche en mode Page. C’est le mode que vous allez utiliser le plus souvent et qui permet d’avoir une vue générale du document, avec sa mise en page et les objets insérés.

j L’affichage en mode Brouillon permet de faire défiler plus rapidement le document. Ce mode est pratique en particulier pour des documents qui ne contiennent que du texte. Si vous ne voyez pas toutes les images, la mise en forme est néanmoins visible.

j Le mode Lecture permet de lire le texte plus facilement à l’écran. Il s’agit non pas d’un mode de travail mais plutôt d’un mode d’affichage qui donne un certain confort de lecture, en particulier sur de petits écrans. Le ruban disparaît, et votre document est affiché pratiquement en pleine page. Notez qu’en haut de la page, à droite, vous avez accès à un bouton Options d’affichage. Un clic sur ce bouton vous offre diverses configurations d’affichage et également la possibilité de saisir du texte pendant la lecture.

Le mode d’affichage Lecture peut être activé par défaut pour un document reçu par e-mail et ouvert directement depuis la messagerie. Voyez à ce sujet la section ci-devant Modifier les principales options.

La barre d’outils Accès rapide est disponible en haut à gauche, complétée par d’autres fonctions que nous verrons au cours de ce guide.

Pour quitter le mode Lecture, cliquez sur le bouton Fermer, situé en haut à droite de la fenêtre. j Le mode web sera utilisé si vous créez des pages HTML.

 Voyez à ce sujet le chapitre Word et Internet.

j Le mode Plan sera utilisé lors de la création de longs documents.

 Voyez à ce sujet le chapitre Les longs documents.

Jouer avec le zoom

Vous devez saisir en petits caractères ? Si votre vue n’est pas suffisamment perçante, vous disposez du zoom. Celui-ci est accessible en bas à droite de la barre d’état. Vous pouvez utiliser soit le curseur du zoom, soit les boutons Moins et Plus pour arriver à vos fins.



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