Guide de formation avancé de MS Word avec cas pratiques


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LES DICTIONNAIRES PERSONNELS

Lorsque Word effectue la vérification, il compare les mots de votre document à ceux du dictionnaire principal ou du dictionnaire personnel par défaut associé à la langue de votre texte. Un dictionnaire personnel nommé existe à l’installation, mais vous pouvez créer d’autres dictionnaires personnels.

CRÉER UN DICTIONNAIRE PERSONNEL

n  Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur Options, sélectionnez la catégorie Vérification. Cliquez sur le bouton [Dictionnaires personnels], puis sur [Nouveau], saisissez un nom pour le nouveau dictionnaire, dans l’exemple Informatique, puis cliquez sur [OK].

n  Dans la liste déroulante : choisissez une langue si ce dictionnaire est spécifique à une langue, sinon ce sera Toutes les langues puis validez en cliquant [OK].

LE DICTIONNAIRE PERSONNEL PAR DÉFAUT

Il y peut y avoir plusieurs dictionnaires pour chaque langue, ainsi que pour Toutes les langues ; un seul est utilisable à la fois (celui par défaut) pour chaque langue ainsi que pour Toutes les langues.


Word peut même faire des suggestions à partir du dictionnaire personnel par défaut à condition que l’option ne soit pas cochée. Si vous ajoutez un mot au dictionnaire pendant la vérification, c’est au dictionnaire personnel qu’il s’ajoute.


n  Pour choisir le dictionnaire par défaut d’une langue, dans le dialogue Dictionnaires personnels, cliquez sur le nom du dictionnaire sous la rubrique de cette langue puis cliquez sur le bouton [Modifier la valeur par défaut]. Le dictionnaire se place en tête de liste avec la mention (Par défaut).

AJOUTER OU SUPPRIMER DES MOTS AU DICTIONNAIRE PERSONNEL

n  Pour ajouter un mot au coup par coup au dictionnaire personnel par défaut lors de la vérification, cliquez sur la commande contextuelle Ajouter au dictionnaire du mot suspect.

n  Pour gérer les mots d’un dictionnaire personnel, affichez les options de vérification de Word, cliquez sur le bouton [Dictionnaires personnels…], sélectionnez le dictionnaire à modifier. Cliquez sur le bouton [Modifier la liste de mots…], un dialogue s’affiche :

-    Ajouter des mots : saisissez le ou les mots dans la zone <Mot(s)>, cliquez sur [Ajouter].

Conseil : ajoutez les différentes formes d’un mot (singulier, pluriel, majuscule, minuscule…).

-    Supprimer un mot : sélectionnez le mot dans la zone et cliquez sur [Supprimer].


Les dictionnaires personnels sont des fichiers texte. Vous pouvez ouvrir un dictionnaire personnel avec le Bloc-notes de Windows et le modifier, chaque mot du dictionnaire occupe une ligne. L’emplacement du fichier dictionnaire est visible dans le dialogue Dictionnaires personnels dans la zone , lorsque vous avez sélectionné le dictionnaire.


COUPURE DES MOTS EN FIN DE LIGNE


Si un mot est trop long pour tenir sur une ligne, Word le déplace au début de la ligne suivante, sauf tiret (conditionnel ou non) dans le mot. Pour éviter d’avoir à insérer des tirets, vous pouvez utiliser la coupure automatique, c’est alors Word qui effectue les coupures automatiquement.

TIRET CONDITIONNEL

Un tiret conditionnel permet de contrôler dans un mot l'endroit où une coupure peut être effectuée en fin de ligne. Par exemple, vous voulez imposer que le mot automatique puisse être coupé comme auto-matique mais jamais comme automati-que.

              n Pour insérer un tiret conditionnel, cliquez dans le mot à la position voulue, puis tapez       +    .

Les tirets conditionnels dans les mots ne sont pas visibles sauf si le mot se trouve coupé en fin de ligne. Ils peuvent être rendus visibles à l’écran par l’affichage des caractères spéciaux. Notez qu’un mot contenant un tiret conditionnel sera considéré comme un mot suspect par la vérification.


TIRET INSÉCABLE

Lorsqu’un mot composé contient un tiret (inséré avec la touche   – ), la coupure en fin de ligne s’opère sur le tiret. Si vous voulez empêcher que ce mot puisse être coupé en fin de ligne, insérez un tiret insécable en tapant sur .

UTILISER LA COUPURE DE MOTS AUTOMATIQUE

Lorsque vous activez la coupure de mots automatique, Word coupe automatiquement les mots selon ses règles syllabiques, mais n’insère pas de tirets conditionnels dans les mots. Le résultat n’est pas toujours le plus approprié.

n  Onglet Mise en page>groupe Mise en page, cliquez sur Coupure de mots, puis sur Automatique.

Si aucun texte n’est sélectionné, la coupure automatique s’applique à tous les paragraphes du document. Sinon elle s’applique aux seuls paragraphes sélectionnés.



Pour désactiver la coupure automatique : onglet Mise en page>groupe Mise en page, cliquez sur le bouton Coupure de mots, puis sur Aucun. Les mots ne sont plus coupés sauf s’ils contiennent un tiret conditionnel.

EFFECTUER LA COUPURE DES MOTS SEMI-AUTOMATIQUE

Il est préférable de contrôler la façon dont s’effectuent les coupures de mots : effectuez les coupures des mots assistées par Word, sur tout le document ou sur les paragraphes sélectionnés :

n  Sous l’onglet Mise en page>groupe Mise en page, cliquez sur Coupure de mots, puis sur Manuel. Word trouve les mots ou expressions à couper, il affiche dans un dialogue les endroits de coupure possibles, cliquez sur le tiret que vous souhaitez puis cliquez sur [Oui].

Word insère alors un tiret conditionnel dans les mots que vous avez traités ; ces mots seront ensuite toujours coupés en fin de ligne à la position du tiret conditionnel.

RÈGLES DE COUPURE DE MOTS

La zone de coupure de mots est l'espace maximal entre un mot et la marge de droite sans que le mot soit coupé. Vous pouvez la rétrécir (éviter les irrégularités à droite) ou l'élargir (réduire le nombre de traits d'union).

n  Onglet Mise en page>groupe Mise en page, cliquez sur le bouton Coupure de mots, puis sur Options de coupure de mots…

VÉRIFIER AVEC DES LANGUES ÉTRANGÈRES


La version française d’Office est livrée avec les dictionnaires français, anglais, allemand, espagnol, néerlandais et arabe. La langue de vérification choisie dans le texte détermine le dictionnaire principal utilisé et les règles de grammaire. La langue de vérification linguistique par défaut est celle qui est définie dans la configuration de Windows. Mais pour la vérification orthographique vous pouvez basculer vers une autre langue pour différentes portions du texte.

DOCUMENTS MULTILINGUES

Si votre document contient des morceaux de texte saisis dans une autre langue, vous pouvez indiquer au vérificateur une langue différente, mais vous pouvez aussi le laisser détecter automatiquement la langue (cette option est activée par défaut).

n  Pour utiliser une langue différente sur une portion de texte, sélectionnez le texte puis, sous l’onglet Révision>groupe Langue, cliquez sur          Langue, enfin cliquez sur Définir la langue de vérification… ou cliquez sur l’indicateur de langue dans la barre d’état s’il est actif.

n  Sélectionnez la langue, validez par [OK].

Les langues placées au-dessus du double trait sont les langues actives pour le vérificateur ; dès que vous sélectionnez une langue pour un bout de texte, elle devient active pour le vérificateur. Les langues précédées de l’icône  sont celles pour lesquelles un dictionnaire principal existe.

CHANGER LA LANGUE PRINCIPALE ET SUPPRIMER DES LANGUES ACTIVES

Si vous saisissez principalement vos documents dans une langue qui n’est pas le français, et que vous voulez changer la langue de vérification principale :

n  Cliquez sur l’onglet Révision>groupe Langue, cliquez sur Langue puis sur Préférences linguistiques. La fenêtre des options de Word s’affiche, la catégorie Langue est sélectionnée. Dans le panneau de droite, sélectionnez la langue de vérification, puis cliquez sur [Définir par défaut].


Attention : en faisant ce changement de langue d’édition principale, le fichier modèle est écrasé par un nouveau fichier réinitialisé. Si vous voulez conserver les modifications apportées à ce fichier, vous devez en enregistrer une copie avant de modifier la langue principale d'édition.


Vous pouvez supprimer les langues qui ont été activées précédemment, que vous n’utilisez jamais.

TRADUCTION

Word peut vous aider à traduire des mots ou des expressions d’une langue dans une autre. Vous pouvez aussi faire appel à un service de traduction automatique sur Internet, mais les traductions obtenues sont approximatives et doivent être remaniées.

CHOISIR LES LANGUES DE TRADUCTION

n  Sous l’onglet Révision, groupe Langue, cliquez sur Traduire puis sur Choisir une langue de traduction, sélectionnez la langue pour le mini-traducteur ? et pour les traductions de document entier .

UTILISER LE MINI-TRADUCTEUR

Le mini-traducteur affiche la traduction dans une minifenêtre, lorsque vous amenez le pointeur sur le mot ou la sélection de mots. Pour l’activer ou le désactiver, cliquez sur Traduire puis sur Mini-traducteur.

TRADUIRE DES MOTS DANS LE VOLET RECHERCHER

n  Pour ouvrir le volet Rechercher : sous l’onglet Révision>groupe

               Vérification, cliquez sur le bouton Recherche. Le volet                                                 ?

Rechercher s’ouvre sur la droite de la fenêtre.





n  Dans la zone ? : le mot actuel est inscrit. Dans la zone  : vérifiez que Traduction est sélectionnée sinon sélectionnez ce service. Sous

?

Traduction ? : vérifiez que les choix de langue dans les zones et sont ceux des langues voulues.

n  Pour traduire un mot, appuyez sur Alt et cliquez sur le mot. Le mot s’affiche sous le nom Dictionnaire Bilingue. Pour traduire une phrase courte, sélectionnez les mots, appuyez sur Alt et cliquez sur

                   la sélection. La traduction s’affiche sous le nom WorldLingo                                         



(service de traduction assisté par ordinateur via Internet).

Vous pouvez aussi cliquer droit sur un mot ou une sélection, puis sur Traduire… ou utiliser le raccourci clavier        +       +       .

Microsoft Office, 2003 à 2010, utilise WorldLingo comme traducteur machine par défaut dans le volet Rechercher. Vous pouvez installer le service de traduction automatique Microsoft Translator, en le téléchargeant depuis le site . En cliquant sur Options de traduction , vous pouvez choisir le fournisseur de service de traduction WordLingo ou Microsoft Translator.

TRADUIRE TOUT LE DOCUMENT

n  Cliquez sur la case fléchée  verte à côté de Traduire tout le document, le contenu du document est envoyé à un fournisseur de service de traduction en ligne.

 Une instance de navigateur s’ouvre avec le texte traduit dans la langue sélectionnée.

RECHERCHER DES SYNONYMES


Vous pouvez obtenir un style plus varié et précis en utilisant le dictionnaire des synonymes pour chercher rapidement un synonyme pour un mot.

UTILISER LE MENU CONTEXTUEL

n  Cliquez droit sur le mot, puis cliquez sur la commande contextuelle Synonymes, une liste de synonymes s’affiche.

n  Cliquez sur le synonyme de votre choix, il remplacera le mot.

Si les suggestions de la liste ne vous suffisent pas, cliquez sur la commande Dictionnaire des synonymes… qui ouvre le dictionnaire des synonymes dans le volet Rechercher, afin de vous permettre de poursuivre votre recherche de synonymes.

UTILISER LE VOLET RECHERCHER

Pour ouvrir directement le dictionnaire des synonymes dans le volet Rechercher :

n  Cliquez sur un mot, puis appuyez sur  (raccourci

clavier) ou sous l’onglet Révision>groupe Vérification, cliquez sur le bouton  Dictionnaire des synonymes…

Le volet Rechercher s’ouvre à droite de la fenêtre Word : Dans la zone ? : le mot actuel est inscrit. Dans la zone  : le dictionnaire des synonymes est sélectionné. Sous Dictionnaire des synonymes ? : s’affiche la liste des synonymes (en gras) du mot ainsi que les synonymes de ces synonymes (synonymes indirects) qui sont listés en deuxième niveau.

n  Pour obtenir rapidement le synonyme d’un mot, appuyez sur Alt en cliquant sur le mot. Les synonymes directs et indirects s’affichent sous Dictionnaire des synonymes.

n  Amenez le pointeur sur le synonyme qui convient, cliquez sur sa flèche déroulante, puis choisissez l’une des commandes :

-    Insérer : insère le mot à la place de celui qui est sélectionné.

-    Copier : copie le mot dans le Presse-papiers.

-    Rechercher : recherche un synonyme du synonyme.

Après avoir recherché plusieurs synonymes, les boutons  servent à revenir au synonyme

précédent  ou au synonyme  suivant déjà consulté. En cliquant sur la flèche de ces boutons, vous accédez à la liste des synonymes précédents ou suivants déjà

recherchés.

n  Pour fermer la liste des synonymes d’un synonyme : cliquez sur la case devant le synonyme.

n  Pour développer la liste des synonymes d’un synonyme :

cliquez sur la case devant le synonyme.

UTILISER LES SERVICES DE RECHERCHE


Les services de recherche permettent de consulter des ressources d’information en plus des dictionnaires d’orthographe, de synonymes, de langue : des encyclopédies comme Encarta, des recherches de sites web, des sites juridiques et d’information d’entreprises…



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