Formation Word 2007 Cours complet
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1.2. La barre d’outils d’accès rapide
La barre d’outils d’accès rapide permet en seul clic de lancer des commandes. Nous verrons dans le chapitre suivant qu’il est possible de la personnaliser
1.3. La barre de titre
Comme son nom l’indique elle affiche le titre du document, le nom du logiciel utilisé (ici Microsoft Word). En outre elle permet de modifier la taille de la fenêtre grâce aux boutons « réduire » « Restaurer » et « Fermer ».
1.4. Les onglets et rubans
Les onglets marquent une rupture dans l’organisation et la présentation des outils par rapport aux éditions précédentes. En cliquant sur un onglet vous affichez le ruban correspondant. Il y a 7 onglets de bases :
Accueil pour les outils les plus couramment utilisés ;
Insertion qui permet d’insérer des pages, des tableaux, des illustrations, des liens hypertextes, les En-tête et pied de page, des symboles ...)
Mise en page pour les outils qui concerne les thèmes, le format des pages, des arrière-plans et des paragraphes
Références pour la table des matières, les notes de bas de page, les citations et les légendes Publipostage pour la création et l’impression en masse de lettres personnalisées
Révision pour les outils de correction, et les outils de travail collaboratif ainsi que la protection du document.
Affichage pour modifier ce qui apparait à l’écran.
1.5. Les règles
Elles servent à placer précisément le texte, les marges du document.
1.6. Les ascenseurs
Ils permettent de se déplacer rapidement dans le document
1.7. Les modes d’affichage
Permet d’afficher le document de plusieurs façons :
1.8. Le zoom
Le bouton permet de zoomer ou de dé zoomer. Déplacer le bouton vers la gauche ou la droite pour comprendre.
1.9. La barre d’état
Elle fourni des informations sur le document. Un clic droit sur la barre permet de choisir les informations que l’on veut afficher. Les professeurs de français apprécieront le comptage des mots lorsqu’ils écrivent un résumé.
Si les règles n’apparaissent pas il est nécessaire de les afficher. Pour cela cliquez sur l’onglet Affichage, puis cochez la case « Règle ». Vous pouvez aussi utiliser le bouton règle qui se trouve au-dessus de l’ascenseur vertical.
2.2. La barre d’outils d’accès rapide
Il est possible de placer des raccourcis vers les fonctions que vous utilisez le plus souvent. Pour cela faite un clic droit sur la barre et choisissez l’option « Personnaliser la barre d’outils Accès rapide »
Les raccourcis qui sont actuellement dans la barre d’outils d’accès rapide sont dans la colonne de droite. La colonne de gauche propose des raccourcis supplémentaires.
2.2.1. Modifier l’ordre des raccourcis de la barre d’outils d’accès rapide
Cliquez sur un des raccourcis dans la colonne de droite et déplacez-le grâce aux petites flèches qui se trouvent tout à droite.
2.2.2. Ajouter des raccourcis de la barre d’outils d’accès rapide
Cherchez le raccourci dans la colonne de gauche, cliquez dessus pour le sélectionner puis cliquez sur le bouton « Ajouter » qui se trouve entre les deux colonnes. Si vous ne trouvez pas le raccourci que vous cherchez utilisez le menu déroulant au dessus de la colonne de gauche.
Il est aussi possible de faire un clic droit sur un icône de n’importe quel ruban et de choisir « Ajouter à la barre d’outils d’accès rapide »
2.2.3. Supprimer des raccourcis de la barre d’outils d’accès rapide
Sélectionnez le raccourci à supprimer dans la colonne de droite Cliquez sur le bouton « Supprimer »
2.2.4. Les raccourcis les plus importants
Vous devez absolument mettre dans votre barre d’outils d’accès rapide les boutons « annuler »
et « répéter » . Le bouton annuler permet de revenir en arrière et ainsi annuler l’énorme bêtise que vous venez de faire. Le bouton répéter à deux fonctions. La première est de répéter une action que vous venez de réaliser. Vous venez de mettre en gras un mot. Sélectionnez un autre mot et cliquez sur « répéter » C’est très utile pour les fonctions difficile à atteindre. La deuxième fonction est d’annuler une annulation. Lorsque vous annulez une action le bouton « répéter » change de forme et devient le bouton « rétablir ».
2.3. Ne pas se fatiguer les yeux
Vous devez utiliser le zoom pour agrandir la page au maximum et ne pas vous fatiguer les yeux. Vous pouvez zoomer en laissant la touche Ctrl enfoncée tout en utilisant la molette de la souris. Cette utilisation du zoom fonctionne aussi sur Internet Explorer et Mozilla Firefox. Une autre façon de procéder et de cliquer sur l’onglet « Affichage » puis de cliquez sur le bouton « Largeur de la page » dans le cadre « Zoom »
2.4. Afficher les marques de format
La présence des marques de mise en forme, présentes sur l’image de gauche, gêne un certain nombre de personnes mais facilite énormément la mise en forme.
On verra l’intérêt du retour ligne au 5.2.4 (soucis de bordures).
Il en va de même pour les indicateurs d’espaces :
Sachant qu’en leur absence la mise en forme relève du bricolage, pensez à les faire systématiquement
afficher en cliquant, le cas échéant, sur l’icône : dans le cadre « Paragraphe » du ruban « Accueil »
Cette formation s’adressant à des professeurs j’ai supposé que vous savez déjà enregistrer un document et saisir les caractères courants. Si ce n’est pas le cas : appelez moi 11
3.1. L’enregistrement
Et oui on commence par enregistrer son document avant de saisir. Pourquoi ? Car la sauvegarde automatique de Word se met en marche une fois que le document a été nommé et sauvegardé. En cas de coupure vous ne perdrez que 5 mn de travail si votre document a été sauvegardé dès le début.
3.2. Enregistrement et version de Word
Les Word 97, 2000, et 2003 utilise le type « doc » pour sauvegarder les documents. Le Word 2007 utilise un autre type « docx ». Les anciens Word ne sont pas capables de lire les documents docx. Vous allez donc devoir apprendre à sauvegarder vos documents dans le type « doc » lorsque le document doit être lu ou modifié sur une ancienne version de Word (en salle de travail par exemple ).
Lorsque vous enregistrez un document sous un autre type Windows crée un nouveau document. Par exemple si vous sauvegardez ce document dans le type « doc » vous aurez deux fichiers : word2007¬ lapossession.docx et word2007-lapossession.doc
Pour enregistrer un document dans un type donné cliquez sur le « bouton office » puis cliquez sur « Enregistrer sous » La fenêtre suivante apparait :
Comme d’habitude choisissez le dossier dans lequel vous allez enregistrer votre document. Puis en bas de la fenêtre déroulez le menu « Type de fichier ». Le type de base est « Docx ». Choisissez « Document Word 97-2003 (*.doc) ». Par la même occasion repérer le type « Modèle Word » qui servira plus tard.
Enfin cliquez sur « Enregistrer ».
3.3. La saisie
3.3.1. Règles à systématiquement respecter
Les marques non imprimables sont affichées.
La saisie se fait au kilomètre que l’on traduira : « la mise en forme se fait après la frappe ».
Laisser le texteur prendre l’initiative de passer à la ligne suivante, sauf à prendre l’initiative de clore un paragraphe et de passer au suivant.
3.3.2. Quelques conseils :
Pour les parenthèses pas d’espace à l’intérieur mais un espace avant la première et après la dernière. On utilise les espaces insécables pour ne pas commencer une ligne par un ? ou un !. Ils servent aussi à ne pas couper les sommes d’argents ou les dates. Pour insérer un espace insécable on laisse enfoncées les touches Ctrl et MAJ puis on appuie sur la touche espace. La marque de format d’un supprimer on sélectionne la ligne qui l’annonce en cliquant dans la marche puis on appuie sur la touche Suppr.
3.3.3. Musée des horreurs ou ce qu’il ne faut jamais faire
Autant pour un document d’une page, on peut se permettre ce genre de fantaisies, autant, dans la perspective de la rédaction d’un rapport ou mémoire, on s’expose à des crises de nerfs, une perte de temps conséquente ou le rendu d’un travail indigne. On verra dans les leçons suivantes un ensemble de fonctionnalités, très faciles à mettre en œuvre, permettant une mise en forme homogène et surtout modifiable à volonté sur tout le document (voir exposé sur les styles).
Par principe, il s’agit de mettre en forme une sélection de texte. On commencera donc par voir comment sélectionner autrement qu’avec un glissement de souris. Dans la foulée, on rappellera le copier/coller et le glisser/déplacer.
Il sera alors temps de passer à trois phases de mise en forme :
4.1. Sélectionner du texte
Cliquer au point de départ, appuyer sur la touche Maj, garder le doigt sur le bouton et cliquer au point d’arrivée.
4.2. Reproduire et déplacer du texte
Vous savez déjà utiliser le copier coller. Vous ne connaissez pas forcement les raccourcis clavier qui fonctionne dans pratiquement tous les logiciels.
Pour copier Ctrl+C
Pour Coller Ctrl +V Pour Couper Ctrl +X
Pour mettre en forme un élément, vous devez d’abord le sélectionner.
Beaucoup de commandes de formatage de texte sont disponibles depuis l’onglet Accueil :
5.1. Mise en forme de la police
5.1.1. Le cadre police de l’onglet « accueil » :
Permet de changer la police. Il existe deux types de police. Celle avec empattement et celle sans empattement. :
Avec empattements : Sans empattements
Au travail ! Au travail !
Les polices avec empattement sont plus simples à lire. On les utilise dans le corps de texte. Les polices sans empattement sont réservées aux titres.
La taille qui permet d’être lu sans difficulté est 12.
Texte barré
La couleur se choisit en cliquant sur la petite flèche.
La couleur se choisit en cliquant sur la petite flèche.
Nouveauté de Word 2007. Très pratique quand on ne regarde pas l’écran et qu’on se rend compte qu’on était en majuscule.
5.1.2. La boite de dialogue « police »
La boite de dialogue police permet d’obtenir des mises en forme supplémentaires. Pour l’atteindre cliquez sur le petit carré en bas à droite du cadre police
5.2. Mise en forme d’un paragraphe.
La mise en forme des paragraphes repose sur le même principe de fonctionnement : sélection du paragraphe puis icônes du cadre « paragraphe » du ruban « accueil » ou boite de dialogue « Paragraphe » à ceci près que nous aurons recours à la règle pour les retraits.
Les puristes relèveront que si on met en forme un seul paragraphe, il est inutile de le sélectionner (noircir), il suffit de placer le curseur à l’intérieur. Malgré tout, nous conseillons de commencer par sélectionner ... pour ne pas gérer des exceptions à la règle et garder les bonnes habitudes.
5.2.1. Alignement d’un paragraphe
Attention on doit justifier les documents même si l’on trouve cela pas joli (hein Cécile...). Si vous observez les livres, les journaux, les magasines, bref tous les documents réalisés par des professionnels, vous constaterez qu’ils sont justifiés. Nous devons habituer nos élèves aux pratiques professionnelles.
5.2.2. Les retraits et la règle
Avec un peu de mémoire, on se souviendra du conseil quant à la saisie au kilomètre : attendre pour la mise forme et ne rien positionner par un recours intempestif à des espacements. Ceci concerne en particulier les retraits de paragraphes.
Sur la règle horizontale il y a deux boutons de retrait : retrait gauche et retrait droit. Le retrait gauche se décompose en deux triangles et un carré alors que le retrait droit se compose d’un seul triangle.
Pour obtenir ceci
5.2.3. Les espacements entre paragraphe
Vous vous souvenez qu’il est vivement déconseillé d’appuyer sur Entrée pour sauter des lignes. En effet il vaut mieux utiliser les espacements avant et après paragraphe du cadre « paragraphe » de l’onglet « mise en forme » (12 pt = 1 ligne)
Pour ceux qui doutent, je rappelle qu’il s’agit de prendre de bonnes habitudes pour construire des documents longs. Si le document à produire fait une page ce n’est pas la peine de vous embêter avec les espacements. Par contre si vous avez de nombreux titres, cela va vous faire gagner du temps.
On peut enfin commencer les exercices suivant
Secureno.doc
Planteso.doc
Vous devez réussir à faire les mêmes documents.
5.2.4. Les bordures
Pour gérer les bordures dans un texte, vous devez utiliser le bouton « Bordures extérieures » du cadre « Paragraphe » dans l’onglet « Accueil »
Il est possible d’encadrer soit :
un mot ;
soit l’ensemble d’un paragraphe
Pour encadrer un mot il suffit de le sélectionner puis de choisir la bordure voulue dans la liste proposée. Pour encadrer un paragraphe il faut sélectionner la marque de fin de paragraphe puis choisir la bordure voulue.
Pour modifier le trait, la couleur ou la largeur de la bordure il faut cliquer sur « bordure et trame » du menu déroulant pour obtenir la fenêtre suivante :
Attention il faut d’abord choisir le style, la couleur et la largeur du trait puis seulement après insérer la bordure.
Lorsque vous encadrez un paragraphe, l’emplacement du bord gauche et droit de la bordure est défini par l’emplacement du bouton de retrait gauche et droit.
Exemple : déplacez les boutons de retrait gauche et droit de ce paragraphe
Enfin il est possible de déterminer l’espace entre le texte et la bordure grâce aux options de la boite de dialogue « Bordure et trame ».
5.2.5. Petite difficulté avec les bordures
A savoir : Sur plusieurs paragraphes la bordure est homogène si tous les retraits sont identiques.
Tapez cette adresse, sélectionnez les 3 paragraphes, centrez puis appliquez le type de bordure suivant et ramenez les retraits : gauche 3 cm et droite 7 cm. Vous obtenez :
Monsieur Paul Cepon
Rue des marronniers
05100 Briançon
« Les 3 paragraphes ont le même retrait, la bordure englobe le tout de façon homogène ». Modifier le retrait du seul paragraphe du milieu et constater les « dégâts ».
Monsieur Paul Cepon
Rue des marronniers
05100 Briançon
Avec un retour ligne on n’aurait pas ce problème ! —>utiliser le retour-ligne (Maj + Entrée) évoqué au 2.1.1
La situation redevient normale en reprenant les mêmes retraits ...
5.2.6. Les puces Merci de taper ceci :
Réfléchir
Agir
Evaluer
Corriger
Sélectionnez les 4 lignes et cliquez sur la petite flèche de l’icône suivant : qui se trouve dans l’onglet « Accueil » cadre « Paragraphe ». La liste suivante apparait :
Cliquez sur la puce voulue pour faire apparaitre la puce au début des 4 lignes. Si vous observez la règle vous verrez ceci :
Le bouton de retrait de première ligne place les puces. Le bouton de retrait négatif place le texte.
Souci : si on pose les puces au fur et à mesure, un saut de paragraphe se traduit par une nouvelle puce sur le suivant. Pour arrêter le processus, taper deux fois Entrée
Petit exercice : Boutiqueo.doc
5.3. Mise en forme d’une page
Il est bon de savoir que ces éléments s’appliquent à toute la section. Si vous voulez que les éléments suivants ne s’appliquent qu’à une partie du document vous devez lire le paragraphe sur les sections.
5.3.1. Les Thèmes
Un thème est un ensemble d’élément de mise en forme (police, taille couleur etc.) Le choix du thème permet de personnaliser très rapidement un document. Faites des tests ! : Onglet « Mise en page » Cadre « Thème »
5.3.2. Les marges.
Les marges sont les parties du document comprises entre le bord de la page et le texte. Il est possible de les personnaliser : Onglet « Mise en page » Cadre « Mise en page Bouton « Marges » Choisissez soit les marges personnalisées soit les marges pré formatées. Autre possibilité : passez le pointeur de la souris sur la règle à l’endroit ou elle change de couleur. Le pointeur se transforme en double flèche. Laissez le bouton appuyé et déplacer le pointeur pour modifier la taille de la marge. Modifier les marges permet de gagner de la place et ainsi économiser du papier.
5.3.3. Orientation
Paysage ou portrait ? Le paysage met la feuille à l’horizontale alors que le portrait pose la feuille verticalement.
Onglet « Mise en page » --> Cadre « Mise en pages --> Orientation
5.3.4. Taille
Si vous utilisez un papier particulier (A3, A5 ou autre) prévenez Word ! Ca évitera les arrachages de cheveux lors de l’impression :
Onglet « Mise en page » --> Cadre « Mise en pages --> Taille
5.3.5. Numéros de ligne
Vous faites de la poésie ? Bref :
Onglet « Mise en page » --> Cadre « Mise en pages --> Numéro de ligne.
Les options parlent d’elles-mêmes.
5.3.6. Colonnes
Un clic pour choisir le nombre de colonne. Attention le nombre de colonne s’applique à toute la section. L’option « Autres colonnes » donne accès aux options des colonnes
Il est possible de placer une ligne séparatrice entre les colonnes en cochant le bouton éponyme.
Si vous décocher le bouton « Largeur de colonne identiques » vous pouvez définir la largeur de chaque colonne.
Si vous voulez forcer Word à passer à la colonne suivante utiliser un saut de colonne :
Onglet « Mise en page » --> Cadre « Mise en page » --> Bouton « Saut de page » --> Option « Saut de colonne »
N’oubliez pas le nombre de colonne s’applique à toute la section. Si vous voulez un texte contenant des parties avec 1 colonne et d’autres parties avec plusieurs colonnes vous devez utiliser le saut de section.
Ce point de cours porte essentiellement sur le pinceau et les styles. Le pinceau permet de reproduire la mise en forme d’éléments de texte, les styles présentent une avancée déterminante en termes de reproduction et surtout de mise à jour automatique.
6.1. Le pinceau
Ouvrir le document cours style.doc
Mettre en forme le paragraphe 1.Vos enfants p.7 de la façon suivante :
Police Arial black, taille 14, retrait 2cm, espacement 6 points avant et 12 après, mettre une bordure autour du seul texte (ne pas sélectionner la marque de paragraphe).
1191951 L
6626 0820259740
A l’évidence il va falloir recommencer la mise en forme pour tous les paragraphes comportant un numéro, soit 7 au total.
« Accueil »
Si vous double-cliquez sur le pinceau, vous annoncez une reproduction multiple : tant que vous ne décliquerez pas le même pinceau, tout paragraphe sélectionné prendra la même mise en forme. L’essayer, c’est l’adopter car le gain de temps est notable ! (pour le moins). En outre, cela permet d’homogénéiser la présentation sur tout le document. Il ne vous reste qu’à essayer avec les autres composantes du document, en quelques secondes, le tour est joué.
Problème : vous n’êtes pas satisfait de la mise en forme et désirez en changer. Dans l’optique d’un document de 30 à 40 pages, dont les paragraphes semblables se comptent par centaines, il y a de quoi reculer.
D’où, entre autres, l’intérêt des styles --> reproduction et mise à jour automatique
Après ce paragraphe vous risquez de vouloir vous prosternez ce n’est pas la peine
6.2. Les styles
Prenez quelques secondes pour comprendre l’intérêt de cet outil lors de la rédaction de documents longs. Vous pouvez en un simple clic modifier les espacements avant et après tous les paragraphes (du moment que vous leur avez appliqué un style). D’où le coté inutile de sauter des lignes entre les paragraphes.
Maintenant que vous savez utilisez les styles, le mode plan prend toute son ampleur. La conception de table des matières devient un jeu d’enfant. Mais nous verrons ca en fin de cours.
Avant de montrer comment s’en servir, ajoutons un nouvel élément « au musée des horreurs ». Certains utilisateurs recourent à la touche Tab (à gauche du A) de façon inadéquate :
Quand recourir aux tabulations ?
7.1.1. Tabulations et présentation en côte à côte
Sur un nouveau document taper ce qui suit :
Comme indiqué dans la bulle, on retrouve le principe de la saisie initiale sans se préoccuper de la mise en forme. L’alignement va se faire plus tard par la pose de taquets de tabulation dans la règle. Conseil : l’adresse du destinataire porte sur 4 lignes. Il va falloir les sélectionner ensemble pour réaliser le positionnement et, plus tard, pour éventuellement le modifier. Bien souvent, « on » oublie de sélectionner avant d’agir. D’où l’intérêt d’opérer un retour à la ligne tout en restant dans le même paragraphe.
