Formation Word 2003 Cours complet
La bureautique, un peu d’histoire. Le terme de bureautique désigne les applications de l’informatique au travail de bureau. Il a été créé en 1976 par Louis Naugès. Le Journal Officiel de 1982 parle d’un ensemble des techniques et des moyens tendant à automatiser les activités de bureau et principalement le traitement et la communication de la parole, de l'écrit et de l'image. On distingue donc plusieurs catégories de logiciels - traitement de texte, tableur, base de données, comptabilité, reconnaissance de caractères qui permet à partir d'une image numérisée de reconstituer un fichier texte, reconnaissance vocale qui permet de créer un texte directement à partir de la voix, présentation assistée par ordinateur (préAO). Quant au concept de traitement de texte, il est apparu en 1964 (société IBM). Son rôle est avant tout - comme son nom l’indique - la saisie de texte et sa mise en forme de manière interactive par l’utilisateur. On retrouve également le système de traitement de texte dans le domaine de la programmation informatique.
Et Microsoft Word ?
Créé par la société Microsoft en 1983, Word couvre aujourd’hui les 9/10ièmes du marché mondial. Ce fut le premier logiciel de traitement de texte à proposer une interface de mise en forme directe. Actuellement il est disponible sur les deux systèmes d’exploitation principaux - Windows et MacOs. Pierre angulaire de la suite bureautique Microsoft Office, son format propriétaire « .doc » est devenu un standard dans l’univers informatique.
Les finalités de Microsoft Word ?
De simples lettres aux pages web, Word permet actuellement la création de la plupart des supports utilisant du texte ou des images. Cet outil polyvalent est donc le logiciel principal à connaître en bureautique générale. On lui préfèrera naturellement des logiciels spécialisés pour des tâches plus spécifiques, par exemple, les tableurs et Excel ou les publications et Publisher.
L’environnement de travail se compose non seulement de l’interface graphique du logiciel, mais aussi des différents formats de fichiers pouvant être utilisés. Pour plus de clarté, nous aborderons uniquement l’utilisation de Microsoft Word 2003 sous Windows. Ce cours étant destiné à une utilisation générale, en dehors de l’interface graphique propre à la version 2003 du logiciel, les options ou fonctionnalités pourront être retrouvées de manière directe dans les versions antérieures de Word.
L’espace de travail ou interface graphique générale.
L’interface de base se compose de plusieurs barres d’outils proposant avant tout des raccourcis vers les fonctionnalités les plus utilisées de Word. Pour utiliser certaines fonctions comme dessiner des tableaux ou encore insérer une image, on pourra donc utiliser la barre de menu principale. Cette barre rassemble l’ensemble des fonctions possibles en différentes catégories pour une meilleure ergonomie d’utilisation. La partie centrale de la fenêtre représente la zone où le texte ou autres contenus seront affichés au fur et à mesure du travail. Plusieurs modes d’affichage sont disponibles – nous le verrons un peu plus loin. Cependant, on peut considérer que ce que vous voyez à l’écran reproduit parfaitement ce que vous obtiendrez au final. Ce système d’affichage est appelée «WYSIWYG».
WYSIWYG est l'acronyme de la locution anglaise « What you see is what you get », signifiant littéralement en français « ce que vous voyez est ce que vous obtenez ». Ce terme est couramment utilisé en informatique pour désigner les interfaces graphiques permettant de composer visuellement le résultat voulu, typiquement pour un logiciel de mise en page, un traitement de texte ou d'image. Wysiwyg indique généralement que le logiciel possède une interface intuitive, l'utilisateur verra directement à l'écran un aperçu concret du résultat final.
Les menus et boutons en détail :
Le menu général du logiciel rappelle celui proposé sur chacune des fenêtres de Windows. Comme nous l’avons vu précédemment, chaque fonctionnalité se retrouvera dans cette barre.
Fichier - Tout ce qui est en rapport avec l’ouverture ou la création d’un fichier, sa mise en page, l’enregistrement ou encore l’impression. Ce menu propose également un historique des derniers documents Word ouverts ou créés sur l’ordinateur permettant leur ouverture rapide.
Édition - outils relatifs à la frappe., les fonctions couramment utilisées comme le Copier/ Coller ou encore la recherche de mots dans un document. Ces outils seront cependant disponibles plus rapidement dans certaines barres sous forme d’icones.
Affichage - Word dispose plusieurs modes d’affichage. L’utilisateur peut (et doit) choisir un affichage avant tout pour son confort de travail. C’est également dans ce menu que l’on pourra choisir d’afficher certaines barres d’outils et le volet Office en fonction des besoins ou encore modifier l’en-tête et le pied de page d’un document.
Insertion - Trois sous-catégories sont disponibles ici. Vous pourrez insérer des pages (ou des sauts), des formules automatiques ou encore les numérotations de page et enfin toutes sortes d’objets - images, diagramme, zones de textes et même des fichiers comme des feuilles de calcul EXCEL par exemple.
Format - Ce menu s’intéresse avant tout à la mise en page de votre document. On trouvera par exemple différentes options pour le style de la police d’écriture utilisée, la possibilité d’une mise en forme automatique du document (attention les résultats ne sont pas toujours parfaits) ou encore la mise en colonne d’une partie du texte.
Outils - Les fonctions les plus complexes de Word comme les macros (automatisation de certaines tâches) ou encore le publipostage sont accessibles par ce menu. Elles sont avant tout réservées aux utilisateurs confirmés tout comme la possibilité de personnaliser le logiciel (sous-menus « Options » et « Personnaliser »). Nous nous intéresserons par contre aux outils linguistiques comme les fonctions de correction automatique, le dictionnaire de synonymes ou le passage d’une langue à l’autre.
Tableau - Word vous propose d’intégrer des tableaux à vos documents. Ce menu vous permet leur intégration de plusieurs manières, tout comme leur mise en forme. Nous reviendrons en détail sur ces fonctionnalités dans la troisième partie du cours.
Fenêtre - Cette partie propose des modifications de la fenêtre du programme afin de comparer côte à côte deux documents Word, de fractionner l’affichage pour garder une partie de son document tout en continuant à taper la suite.
? - Pour finir, les liens vers l’aide générale du logiciel, le site internet de Microsoft Office pour les mises à jour du produit sont regroupés ici.
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Une interface en fonction des besoins :
La page précédente vous présentait les barres les plus courantes, affichées généralement de base en ouvrant le logiciel. Dans le cas contraire ou tout simplement pour rajouter une barre d’outils, cliquez sur le menu Affichage (1) en haut de la fenêtre de Word, puis déplacez la souris sur Barre d’Outils (2) jusqu’à faire apparaître le sous-menu (3). En cochant ou décochant les éléments, vous pourrez ainsi afficher les outils à votre convenance. Seules les barres Standard et Mise en Forme sont vraiment nécessaire pour un travail courant. En conclusion, l’interface se modulera en fonction de vos besoins. Veillez à y afficher que les outils qui vous serons nécessaires afin de ne pas gêner votre confort de travail.
Les fichiers et leurs extensions dans Word ?
Penchons nous maintenant sur les différents types de fichiers qui peuvent apparaître dans le domaine du traitement de texte. Le format d’un fichier correspond tout d’abord à l’extension utilisée pour le définir, mais aussi à la possibilité ou non qu’un programme puisse « lire correctement » ce fichier. Ceci est bien évidemment valable dans l’ensemble du domaine informatique.
Les extensions les plus répandues concernant le traitement de texte pour PC sont :
La création de suites bureautiques en licence libre de droit comme Open Office ou Star Office s’est accompagnée de l’apparition de nouveaux formats de fichiers. Le but est de proposer une alternative à la suite bureautique de Microsoft qui conserve pour le moment le quasi monopole en terme d’utilisation. Ces différents types ont tous la propriété d’être modifiable, contrairement à certains fichiers qui ne sont destinés qu’à la lecture par les utilisateurs comme les .pdf. Le .pdf est un document pouvant être lu par tout le monde grâce à Acrobat Reader - logiciel gratuit - mais ne se créant qu’à partir d’une version payante d’Acrobat (aujourd’hui certains sites internet proposent de les créer gratuitement). Ce logiciel vient se greffer sur les logiciels de bureautique (Word ou Publisher par exemple) pour permettre la transformation d’un document en .pdf qui devient donc universellement accessible par n’importe qui possédant Acrobat Reader.
Créer et enregistrer un fichier Word :
On lance tout d’abord le logiciel à partir du menu Démarrer de l’ordinateur ou en double-cliquant sur l’icône Word du bureau. Un nouveau document est créé automatiquement, matérialisé par la page blanche dans la zone de travail. Vous pouvez dès lors commencer à travailler. Il est recommandé d’enregistrer son document avant toute chose. Dans la barre de menu, cliquez sur Fichier, puis Enregistrer sous. Une petite fenêtre apparaît, vous permettant de choisir l’endroit de sauvegarde de votre fichier.
Une fois votre fichier nommé et enregistré sur l’ordinateur (ou sur tout autre moyen de stockage comme les clés USB par exemple), vous n’aurez plus à refaire cette manipulation. Pour sauvegarder au fur et à mesure de votre travail, appuyez tout simplement sur l’icône de la barre d’outils ou encore utilisez le raccourci clavier Ctrl+S (voir annexe). Il est plus que conseiller d’enregistrer régulièrement son travail pour éviter tout souci (toutes les cinq à dix minutes par exemple).
La saisie de texte :
Plusieurs méthodes sont possibles pour créer un texte :
De manière générale, il n’existe pas de méthode parfaite. Chaque personne choisira la méthode la plus adaptée en fonction de ses capacités, du type de texte ou encore de sa longueur.
Le curseur: Le texte sera saisie en fonction de la position du curseur (le trait clignotant) – ce dernier se déplace soit au moyen des flèches du clavier, des raccourcis (voir annexe) ou tout simplement en cliquant à l’endroit voulu avec la souris. Le curseur se déplace donc au fur et à mesure de la frappe vers la droite (ce qui n’est pas toujours le cas en fonction de la langue).
La refrappe: Il est de même possible de retaper un texte par-dessus du contenu existant. Pour se faire, on passe en mode « refrappe » en double-cliquant sur le mot « RFP » de la barre d’état en bas de fenêtre : ce que l’on tape prendra ainsi la place du texte existant. Pour sortir de ce mode, on doublecliquera de nouveau sur « RFP ».
Les paragraphes : Word créera de lui-même les retours à la ligne arrivé en bout de page.
Pour créer un nouveau paragraphe, il vous suffit d’appuyer sur la touche Entrée (↵) du clavier. Procédez de même pour sauter une ou plusieurs lignes entre les paragraphes de votre texte. Ceci permet aussi d’aérer son texte et de lui donner un meilleur confort de lecture au final. Il est à noter que Word réalise un repérage de ces différents paragraphes ou encore de tous les signes typologiques utilisés - espace, virgule, point, etc. Cet affichage particulier - plus ou moins utile - s’obtient en appuyant sur la touche ¶ de la barre d’outils.
Sélectionner un élément du texte ?
Pour sélectionner un ensemble de caractère, cliquez avec le bouton gauche de la souris au début ou à la fin de l’ensemble. Tout en gardant le bouton gauche enfoncé, on glissera sur le texte. La sélection s’arrête une fois le bouton relâché. Cette dernière est représentée par le texte surligné en noir. Pour sélectionner un mot, double-cliquez sur ce dernier. Pour sélectionner une ligne complète, déplacez le curseur avec la souris dans la marge gauche du document jusqu’à ce qu’il se transforme en flèche, puis doublecliquez. Pour sélectionner un paragraphe complet, après avoir placé le curseur sur ce dernier, cliquez trois fois rapidement avec le bouton gauche de la souris. Pour sélectionner le document en entier (pour changer la police d’écriture par exemple), utilisez le raccourci clavier Ctrl+A (voir annexe) ou encore dans le menu Edition, l’option Sélectionner tout.
Déplacer du contenu.
Il existe deux méthodes :
Couper/Coller : on sélectionne tout d’abord l’ensemble à déplacer. Puis en appuyant sur l’icône Couper de la barre d’outils (les ciseaux) ou avec le raccourci Ctrl+X. L’ensemble est maintenant couper, il n’apparaît plus à l’écran. L’ordinateur l’a cependant gardé en mémoire. Placez le curseur à l’endroit voulu en cliquant avec le bouton gauche. Enfin pour réinsérer le texte, utilisez le bouton Coller de la barre d’outils ou encore le raccourci Ctrl+V.
Sélectionner/Déplacer : Sélectionnez le contenu avec une des méthodes vues plus haut. Cliquez dans la zone surlignée en noir tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Déplacez le curseur à l’endroit voulu. Le texte y sera placé une fois le bouton relâché.
L’historique de frappe ou des modifications.
Chaque action effectuée - que ce soit taper du texte, effectuer une mise en forme ou encore supprimer du contenu - est enregistrée par le logiciel. Annuler ou rétablir une action est donc possible dans la mesure où elle apparaît dans l’historique. Pour procéder, on utilisera les deux flèches de la barre d’outils standard (voir page 5).
Cet historique n’enregistre cependant qu’un nombre limité d’actions qui seront remplacées au fur et à mesure du travail. Il existe également deux raccourcis clavier ayant la même fonction, proposant une méthode plus rapide que l’historique. Leur action sur le texte sera directement visible à l’écran.
Ctrl+Z - annuler l’action
Ctrl+Y - rétablir l’action.
Rechercher ou remplacer du texte :
Avec Word, on peut rechercher et/ou remplacer un terme particulier (un mot ou même une phrase) dans un texte. Cette fonctionnalité est utile en lecture de document ou tout simple pour corriger un terme erroné. On accède à cet outil en passant par le menu Édition ou à partir du raccourci clavier Ctrl+F (voir annexe).
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Frappe automatique :
Word permet d’automatiser certaines opérations notamment pendant la frappe d’un texte. Un certain nombre de mots ou d’expressions sont reconnus par le programme, de telle sorte que celui-ci propose à l’utilisateur de l’insérer automatiquement. Cette outil est utile notamment pour taper des lettres. Quand l’utilisateur a la possibilité d’insérer automatiquement une entrée, elle se matérialise au niveau du pointeur par un cadre jaune, indiquant l’entrée reconnue, il suffit d’appuyer sur Entrée pour ajouter le texte. Cependant, il faut toujours vérifier le contenu proposé par le logiciel, celui-ci ne faisant pas toujours la nuance entre deux expressions. Dans tous les cas, l’insertion n’est opérée que si l’utilisateur appuie sur Entrée. En ce qui concerne les insertions automatiques, le menu Insertion propose lui aussi un certain nombre de formules. Encore une fois, cet outil trouvera son utilité dans la dactylographie de lettres avant tout.
Outils linguistiques :
On regroupe plusieurs outils sous le titre d’outils linguistiques: un outil de vérification grammaticale et orthographique, un dictionnaire des synonymes et la gestion des coupures de mot. Même si Word vous propose une interface en français, il n’en reste pas moins un logiciel international. Rien ne vous empêche de taper un document dans une autre langue par exemple. La barre d’état indique la langue utilisée par le document ou par une sélection. Il ne faut pas oublier que des options propres à cette langue seront utilisées par le logiciel (sens de frappe et dictionnaire par exemple). Le changement de langue utilisée dans le document entier ou juste dans une phrase sélectionnée au préalable se fait en passant par le menu Outil, sous-menu Langues.
Le sous-menu langue propose également le dictionnaire de synonymes ouvrant un outil pour la recherche (il existe aussi un raccourci clavier Shift+F7 ou Maj.+F7 pour ouvrir le volet de recherche de synonyme). Pour un mot donné, plusieurs sens seront indiqués - plus ou moins éloignés de la recherche initiale. Une méthode alternative de la recherche de synonyme s’obtient en cliquant droit sur ce mot, un sous-menu contextuel vous propose ainsi différents synonymes du mot sélectionné. Cette manière de procéder est naturellement plus rapide, cependant les résultats obtenus ne sont pas classés par sens et la liste proposée reste non-exhaustive. Pour une liste plus construite et fournie, il suffit donc de passer par le volet et d’effectuer une recherche. Il existe d’autres outils linguistiques comme un traducteur de texte, plus ou moins efficace puisqu’il s’agit d’une traduction littérale sans prise en compte du sens, ou encore le correcteur orthographique. Cet outil est une des pierres angulaires du logiciel, puisqu’il viendra en cours de frappe vous indiquer la moindre faute d’orthographe (ou de frappe) et de grammaire ou sera utiliser à la fin d’un travail pour effectuer une relecture de ce que l’on a frappé.
Visuellement, une faute ou un terme assimilé comme tel sera souligné avec une vague rouge (orthographe) ou verte (typologie et grammaire). Le correcteur se sert d’un dictionnaire basique que l’utilisateur pourra enrichir au fur et à mesure. Les termes inconnus seront donc considérés de premier abord comme des fautes d’orthographe. Pour corriger son texte, plusieurs solutions sont envisageables. Tout d’abord, reprendre le terme erroné directement en déplaçant le curseur jusqu’à lui. Autre solution quand un terme est pointé avec une vague rouge ou verte, si on effectue un clic droit à l’endroit indiqué, le menu contextuel proposera comme le montre l’image de droite une liste de remplacement. L’exemple ici propose un terme que le dictionnaire ne connaît pas et indique comme une faute d’orthographe. On peut à partir de ce menu contextuel faire apprendre au dictionnaire ce nouveau mot.
Enfin la dernière solution est d’ouvrir le correcteur (bouton ABC de l’interface ou raccourci clavier F7 ou menu Outils > Orthographe). Le terme inconnu ou erroné sera indiqué dans une première fenêtre dans son contexte de phrase, avec plusieurs choix d’actions (comme ajouter le terme au dictionnaire). Plusieurs suggestions de remplacement sont également proposées à l’utilisateur si la faute est avérée. On sélectionne tout d’abord la correction voulue puis le bouton Modifier lancera la correction dans le texte. Les autres boutons impliquent une correction automatique, ce qui est fortement déconseillé - le résultat obtenu ne sera pas forcément des plus corrects. Enfin, tout ajout de terme en langue étrangère à celle du document sera signalée en principe comme une faute. Pour indiquer au correcteur ce changement de langue, il suffit de sélectionner le texte signalé puis à partir du sous-menu Langues indiquer la langue utilisée pour cette ensemble. Le correcteur identifiera la sélection correctement et pourra également proposer les corrections si besoin dans la langue utilisée.
