Sommaire :
- La base de données
- Création de la lettre type
- Fusion des documents
- Création des étiquettes
Le publipostage (appelé aussi MAILING) vous permet à partir d'un fichier de données composé de plusieurs enregistrements et d'un document principal contenant des zones à compléter, d'imprimer automatiquement un document résultat avec le contenu de chaque enregistrement du fichier de données.
Un publipostage se décompose en six étapes :
• Etape 1 : Sélection du type de document,
• Etape 2 : Création du document de base
• Etape 3 : Sélection des destinataires (Fichier de données),
• Etape 4 : Composition du document principal (lettre/répertoire/enveloppes/étiquettes).
• Etape 5 : Aperçu du document résultat. ? Etape 6 : Fin de la fusion.
Dans Word 2003, un assistant vous guide pas à pas lors de la réalisation du publipostage. Cet assistant est affiché sur la droite de votre écran dans le « Volet Office ». Celui-ci peut être affiché ou masqué en cliquant sur le menu « Affichage » ou en utilisant la combinaison de touches « CTRL-F1 ».
Il est recommandé de commencer une opération de publipostage avec un écran vierge, et d’avoir préalablement réfléchi au contenu de la base de données qui servira à compléter les informations variables de vos documents.
Créer un publipostage avec Microsoft Word
Cette technique permet de créer un document type et de le fusionner avec une base de données.
Si vous devez créer et envoyer un document à de nombreuses personnes, le publipostage peut vous faire gagner un temps considérable. En effet, Word va utiliser votre document type et créer automatiquement les documents
personnalisés en allant reprendre les informations inclues dans votre base de données (Excel dans notre cas).
Pour illustrer cette fonction, nous allons créer un document type avec Word et utiliser un fichier Excel comme base
de données. Nous demanderons à Word de créer également les étiquettes qui seront apposé sur l’enveloppe.
C'est elle qui servira de source pour votre document. En effet, le but d'un publipostage est de créer de nombreux documents personnalisés en fusionnant un unique document (la lettre type) avec une base de données. Il est donc nécessaire d'avoir une source de données avant de créer votre document.
Pour notre exemple, nous allons créer nos documents grâce à des données provenant d'un tableau Excel :
Aperçu du tableau de données :
La première chose à faire est de créer votre document en rédigeant les parties qui seront identiques à chaque courrier (Entête, expéditeur, corps du texte, formule de politesse). C'est ce document qui sera fusionné avec la base de données.
Pour notre exemple, nous allons créer un document Word :
Aperçu de la lettre type :
Maintenant que le document est créé, il faut saisir les champs de fusion (mis sous forme « XXXXXX « dans notre exemple). Ces champs de fusion seront remplacés par les données de notre tableau Excel lors de la fusion des deux documents.
Dans cet exemple, nous allons ajouter à notre document les coordonnées de chaque personne. L'objectif est de créer un courrier par personne.
Dans le détail, les champs utilisés seront : Le titre et le nombre du correspondant-nbsp;
- Le nom de l’établissement-nbsp;
- L’adresse-nbsp;
Le code Postal et la ville -nbsp;
- Le titre et le statut de la personne concernée en début de lettre ainsi que dans la formule de politesse en fin de lettre. nbsp;
Maintenant que nos documents sont prêts, nous allons voir en image la procédure à suivre pour créer le publipostage.
Dans la lettre type (document Word) :
à Cliquer :
- Outils
- Lettres et Publipostage
- Fusions et Publipostage …
à La fenêtre suivante apparaît sur le côté droit :
Il y a maintenant 6 étapes à suivre :
a) Cliquer sur le type de documents à suivre et cliquer sur « Suivante : Document de base ».
c) Continuer avec ceci :
A l’issue de cette étape la lettre doit se présenter comme suit avec les champs choisit entre «« :
Lorsque cette étape est terminée et après avoir vérifié l’exactitude des champs, fermer la fenêtre et cliquer sur « Suivante : Aperçu de vos lettres « :
La lettre apparaît alors avec les champs « réels « qui sont dans notre base de données :
- aperçu de la lettre avec les champs :
La fenêtre qui apparaît sur la droite va donner la possibilité de choisir dans la base de données Excel entre les différents établissements en fonction d’un critère choisi (civilité, type d’établissement, ville, etc.) :
Le publipostage est alors terminé.
Pour la réouverture du document, il suffit d’ouvrir le document WORD. A l’ouverture, il apparaît ce message :
Microsoft reconnaît un publipostage dans le document, par conséquent, il suffit de cliquer sur « oui « et il fera le lien avec la base de données Excel qu’il faut aller ouvrir :
Cliquer sur les zones entourées de ROUGE :
Et ainsi de suite, pour retrouver l’emplacement de la base de données Excel…
La lettre type est maintenant ouverte, pour accéder au publipostage et effectué une nouvelle sélection, il suffira de suivre à nouveau l’étape « FUSION DES DOCUMENTS « avec :
Vous utilisez des étiquettes référencées :
Le tri permet d’obtenir le résultat de la fusion dans un ordre choisi, différent de l’ordre de saisie des données.
Le tri s’effectue sur 3 clés au maximum.
Cliquez sur une flèche placée en tête de colonne
Cliquez sur « Avancé »
Une boîte s’ouvre
Cliquez sur l’onglet « Trier les enregistrements »
Le filtrage permet de sélectionner des enregistrements selon des critères que vous définissez.
Le filtrage associe à un champ donné une condition et éventuellement une valeur à tester pour la réalisation ou la non-réalisation de cette condition.
Les conditions peuvent être inclusive (option « et ») ou exclusive (option « ou »), sur 6 niveaux.
