| Si vous avez effectué tous les changements indiqués, votre texte doit ressembler à ceci : Faites une mise à jour de votre document pour enregistrer les derniers changements.
Puisqu'il s'agit d'une mise à jour, nous allons conserver le même nom de fichier, c'est-à-dire ACADIE1.
WORD possède des ensembles de qui vous permettent d'obtenir des caractères qui ne sont pas sur votre clavier. Pour obtenir ces caractères spéciaux, sélectionnez l'option Caractères spéciaux du menu Insertion. Cette option va afficher cette boîte de dialogue : Les différents caractères spéciaux disponibles dans WORD sont groupés dans des jeux de caractères comme, par exemple, Algerian, Marlett, Playbill, etc. Pour choisir un jeu de caractères, cliquez sur le bouton Police et faites votre sélection en utilisant la barre de défilement. Le nouveau jeu de caractères est affiché. Cliquez sur le caractère désiré puis sur le bouton Insérer. WORD va insérer ce caractère à l'endroit où se trouve votre curseur. Si vous n'avez pas d'autres caractères spéciaux à insérer, cliquez sur le bouton Fermer. INSERTION DE TABULATIONS
Lorsque vous désirez réaliser un tableau, ou encore pour mettre un paragraphe en retrait, vous devez utiliser les . Par défaut, les tabulations sont placées à des intervalles de 1,27 cm (0,5 po). Il est possible de changer ces tabulations en les enlevant, en les déplaçant ou en insérant de nouvelles tabulations. La fonction des tabulations est disponible en sélectionnant l'option Tabulations du menu Format. Cette boîte de dialogue s'affichera : Voici une brève description des différentes parties de cette boîte de dialogue : | Position : | Affiche toutes les tabulations pour le paragraphe sélectionné. Pour créer une nouvelle tabulation, insérez la nouvelle mesure dans la case. Pour modifier une tabulation, sélectionnez-la et entrez une nouvelle mesure. Pour enlever une tabulation, cliquez sur cette dernière et cliquez sur le bouton Supprimer. Toutes les tabulations qui ont été insérées par l'usager vont être affichées sur la . Par exemple, sur la figure suivante, des tabulations ont été insérées à 4,3 et 7,2. Les tabulations sont identifiées sur la règle par ce symbole : . | Comme indiqué dans cette case, les tabulations sont placées par défaut à des intervalles de 1,27 cm (0,5 po.). Vous pouvez changer cette valeur par défaut en insérant un nouveau chiffre dans cette case. | | Alignement : | Il existe 5 types d'alignement possibles pour les tabulations : gauche, centre, droite, décimal et barre. L'alignement à gauche va permettre d'entrer du texte vers la droite à partir de la tabulation. L'alignement au centre va centrer le texte par rapport à la tabulation. L'alignement à droite va permettre d'entrer du texte vers la gauche à partir de la tabulation. L'alignement avec une décimale permet d'entrer du texte vers la gauche en ayant comme point d'alignement la décimale. L'option barre affiche une ligne verticale sur l'écran de saisie à l'endroit où vous utilisez une tabulation définie. Dans l'exemple suivant, une tabulation a été insérée à 5,2 pouces avec différents alignements pour vous permettre de voir la différence entre chaque alignement : | | Aligner (gauche) Aligner (centrer) Aligner (droite) Aligner , (avec décimale) | | Points de suite : | Sert à indiquer quel type de caractères va remplacer les espaces vides à la gauche d'une tabulation. Par défaut, les espaces vides créés par la tabulation sont des espaces vides, mais vous pouvez remplacer ces derniers par une ligne pointillée, une ligne avec traits ou avec une ligne pleine. | | | | Le bouton Définir sert à insérer une tabulation entrée dans la case Position. Le bouton Supprimer efface la tabulation qui est sélectionnée et celui qui se nomme Supprimer tout, efface toutes les tabulations indiquées dans la case Position. ESPACEMENT DES LIGNES Pour changer l'interligne d'un texte, suivez la procédure suivante : | • | Sélectionnez l'option Paragraphe du menu Format. La boîte de dialogue suivante va s'afficher : | | • | Identifiez le type d'interligne en cliquant dans la case au-dessous d'Interligne. Les types d'interligne sont les suivants : | | Simple : | Place un interligne d'une taille quelque peu supérieure à celle d'un caractère. | | 1,5 ligne : | Donne un interligne équivalent à une fois et demie la taille d'un caractère. | | Double : | Spécifie un interligne équivalent à deux fois la taille d'un caractère. | | Au moins : | Spécifie un interligne qui sera ajusté selon le type de texte, par exemple un exposant ou un indice. | | Exactement: | Place un interligne fixe quelle que soit la taille des caractères. | | Multiple de : | Spécifie un interligne dont l'espacement est relatif à l'interligne simple. Par exemple, une valeur de 3 formatera le paragraphe à triple interligne. | | • | Cliquez sur le bouton OK pour accepter le changement d'interligne. Le changement d'interligne se fera pour le texte sélectionné ou à partir de l'endroit où est situé votre curseur si aucun texte n'a été sélectionné. | MISE EN RETRAIT Les retraits de paragraphes s'alignent sur les taquets de tabulation posés dans le document. Pour déplacer ces retraits, vous devez donc modifier la tabulation. Si vous désirez un retrait pour la première ligne du paragraphe seulement, vous n'avez qu'à appuyer sur la touche Tab. Si vous désirez un retrait à partir de la marge de gauche pour le paragraphe en entier, vous n'avez qu'à cliquer sur ce bouton . Chaque fois que vous appuyez sur ce dernier bouton, le curseur avancera au prochain taquet de tabulation. Pour cesser la mise en retrait d'un paragraphe, vous n'avez qu'à appuyer sur la touche Entrée et votre curseur reviendra à la marge gauche. Dans la case Retrait, vous pouvez indiquer le retrait que vous désirez pour la marge de gauche et celle de droite. Ces retraits peuvent être placés avant ou après avoir tapé du texte, mais assurez-vous que votre curseur se trouve au début de votre paragraphe. Il est également possible de placer un retrait à partir de la marge de droite en utilisant la même boîte de dialogue. CRÉATION D'UNE LETTRINE
WORD permet la création de pour améliorer l'apparence d'un paragraphe. Une lettrine est une lettre, un mot ou un texte sélectionné qui est modifié en grande initiale. Habituellement, la lettrine représente la première lettre d'un paragraphe. Voici les étapes à suivre pour créer une lettrine : | • | Sélectionnez l'option Lettrine du menu Format. La boîte de dialogue suivante va s'afficher : | | | | • | Dans la case Position, sélectionnez l'endroit où doit être insérée la lettrine. Il existe trois choix : aucune lettrine, dans le texte en s'alignant sur la marge de gauche ou dans la marge gauche (texte déplacé vers la droite). | | | • | Dans la case , choisissez le type de de caractères désiré pour la lettrine. | | | • | Dans la case Hauteur (lignes), indiquez la hauteur de votre lettrine. Si vous choisissez 3, par exemple, cela voudra dire que votre lettrine aura une hauteur de trois lignes. | | | EXERCICE 4 | | En utilisant le document ACADIE1, faites les changements suivants : - Déplacez votre curseur après le deuxième paragraphe et insérez une ligne blanche pour créer un nouveau paragraphe.
- Insérez des tabulations à 3,2 cm (alignement centré) et à 6,7 cm (alignement à droite).
- Entrez les trois colonnes de texte suivantes en respectant les tabulations définies (la première colonne devra être entrée à la marge de gauche) :
Durée Bateaux Équipage 30 jours 3 250 24 jours 4 350 70 jours 6 500 C'est à Florentin au service du roi de France, et qui mourut quelque part
dans les Antilles, dévoré par des cannibales, que nous devons
le toponyme Acadie Giovanni de Verrazzano fut le dernier Européen à naviguer et à explorer
la côte du continent nord-américain, de la Floride à Terre-Neuve. Du
moins, il fut le premier qui nous ait laissé un récit authentique de ses
découvertes. Durée Bateaux Équipage 30 jours 3 250 24 jours 4 350 70 jours 6 500 Faites la mise à jour de votre document. | | | | | Leçon 6 : Mise en page d'un document DÉFINITION DES MARGES
La feuille standard de 8,5 po (21,59 cm) x 11 po (27,94 cm) possède des marges définies par défaut. Ces marges sont de 1 pouce (2,54 cm) à la gauche et à la droite. Elles sont aussi de 1 pouce (2,54 cm) pour les marges supérieure et inférieure soit 6 lignes. Une feuille standard a donc 66 lignes. Pour modifier les marges, faites les étapes suivantes : | • | Sélectionnez l'option Mise en page du menu Fichier. La boîte de dialogue suivante doit s'afficher : | | • | Utilisez les flèches pour déterminer les marges ou entrez la mesure dans la case Haut, Bas, Gauche et Droite. | | • | Cliquez sur le bouton OK pour accepter les nouvelles marges | CHOIX DU PAPIER Les choix de papier disponibles dépendent du type d'imprimante que vous utilisez. Pour définir un nouveau type de papier, vous devez sélectionner la même option utilisée pour définir les marges. Donc, sélectionnez l'option Mise en page du menu Fichier. La boîte de dialogue suivante est affichée : Cliquez sur l'onglet Papier. La boîte de dialogue suivante va s'afficher : Dans la case Format du papier vous pouvez sélectionner le type de papier en utilisant la flèche pointant vers le bas. Dans la case Appliquer, vous pouvez déterminer si le changement de type de papier s'appliquera à l'ensemble du document ou seulement aux feuilles qui vont suivre.
Leçon 7 : Impression d'un document APERÇU AVANT IMPRESSION Pour visualiser le document tel qu'il apparaîtra sur papier, sélectionnez l'option Aperçu avant impression du menu Fichier. L'écran suivant sera affiché : L'option Aperçu avant impression permet l'utilisation de nouveaux boutons. Voici une brève description de ces boutons : | Imprime le document. | | Agrandit ou diminue le contenu de la page courante. | | Affiche une page. | | Affiche plusieurs pages. | | Permet de régler le facteur d'agrandissement de la fenêtre. | | Affiche ou masque la permettant de mieux visualiser les marges. | | Affiche en mode Plein écran. | | Quitte la fenêtre Aperçu avant impression. | | Offre de l'aide sur la fonction Aperçu avant impression. | SÉLECTION D'UNE IMPRIMANTE Pour sélectionner une imprimante, vous devez suivre les étapes suivantes : | • | Sélectionnez l'option Imprimer du menu Fichier. La boîte de dialogue suivante doit
s'afficher : | | • | Cliquez sur la pointe à droite du nom de l'imprimante en cours. Sélectionnez l'imprimante désirée dans la liste qui apparaîtra. | | • | Cliquez sur le bouton Fermer. | MPRESSION DU DOCUMENT Pour imprimer un document, vous pouvez utiliser ce bouton ou vous pouvez sélectionner l'option Imprimer du menu Fichier. Cette option va afficher cette boîte de dialogue : Cliquez sur le bouton OK pour imprimer votre document. | Créez des tableaux avec Microsoft Word | | Pour créer des tableaux avec Microsoft Word vous avez 3 méthodesque nous allons découvrir dans cet article, pour un large éventail de versions du traitement de texte. | 1 – Création d’un tableau avec le crayon | | | Ici sous Microsoft Word 2003 beta. | | | | A gauche l’outil tableaux et bordures, en barre flottante sous Microsoft Word2003. Adroite du crayon se trouve la gomme. | | La barre tableaux et bordures sous Word 2000 ou sous Word 97. | 2 - Création d’un tableau depuis l’outil tableau. | | La méthode la plus usuelle pour créer un tableau est d’utiliser l’outil insérer un tableau. Ici depuis Word 2003. | | En cliquant sur l’outil insérer un tableau vous faites apparaître un tableau avec des carrés. Pour créer le tableau déplacez votre souris vers le bas pour le nombre de lignes et à droite pour le nombre de colonnes. Ici on a créé un tableau de 3 lignes sur 5 colonnes. | | 3 – Création d’un tableau depuis le menu tableau. | Vous pouvez aussi créer des tableaux depuis le menu tableau puis insérer tableau. Une boîte de dialogue vous demandera le nombre de colonnes et le nombre de lignes du tableau. | | Ici depuis Word 2003 beta. Identique sous Word 2000 et Word 2002. | | | Indiquez le nombre de colonnes et le nombre de lignes.
Ici depuis Word 2000 à Word 2003. | | 4 – Modifications d’un tableau. | | Nous venons de découvrir 3 méthodes de création d’un tableau avec Microsoft Word. Ce tableau peut être modifié pour différentes raisons telles qu’ajout de colonnes, de lignes, regroupement ou fractionnement des cellules. | | | Nous allons travailler sur un tableau 3 lignes sur 5 colonnes. | | 4.1 – Fusionner des cellules | | | | | Ici on a fusionné 2 cellules appartenant à 2 colonnes sous Word X. | | Pour regrouper plusieurs cellules en une seule, sélectionnez les cellules et allez dans le menu tableau et fusionner les cellules. | | | | | | | Ici on a fusionné 2 cellules appartenant à 2 lignes sous Word X. | | | | | Ici sous Word 2003 | | Ici sous Word 97 | | 4.2 – Fractionner des cellules. | | Pour fractionner une ou plusieurs cellules, sélectionner la (ou les) cellule et allez ensuite dans le menu tableau et fractionner cellules. Le processus sera identique dans toutes les versions de Word. | | | | | | | Et voilà le résultat. | Il est aussi possible de fractionner des cellules appartenant à plusieurs lignes et colonnes adjacentes. | | 4.3 – Ajuster la taille des cellules. | | | | | | Pour ajuster la largeur des cellules, amenez avec votre souris sur la limite de séparation des cellules. La flèche se transforme en double flèche. Décalez cet outil à droite ou à gauche pour modifier la largeur des cellules. C’est le même processus pour modifier la hauteur d’une ligne de cellules. | | | | | | | | | | | | | Le menu ajuster vous donne la possibilité d’ajuster la hauteur ou la largeur des colonnes ainsi que l’ajustement au contenu. | | | | 4.4 – Insérer des colonnes, des lignes ou des cellules. | | | | Pour insérer une ou plusieurs colonnes, positionnez vous dans une cellule et allez dans le menu tableau, insérer une colonne (à droite ou à gauche). Si vous avez sélectionné plusieurs colonnes vous pourrez insérer autant de colonnes que de colonnes sélectionnées. | | Le processus sera identique pour insérer une ou plusieurs lignes. | | 5.5 – Supprimer des colonnes, des lignes ou des cellules. | | | | | Pour supprimer une ou plusieurs cellules, positionnez vous dans une cellule (ou sélectionnez plusieurs cellules) et allez dans le menu tableau, supprimer des cellules (à droite ou à gauche). Le processus sera identique pour supprimer une ou plusieurs lignes ou une ou plusieurs colonnes. | | 6 – Ajuster la largeur d’une cellule au contenu. | | | | | Si le texte saisi ne tient pas dans la cellule le texte est coupé avec un envoi à la ligne si nécessaire, sauf si vous ajustez au contenu, comme ci-dessus. | | 7 – Orienter et cadrer le texte dans une cellule. | | Vous pouvez modifier l’orientation du texte dans une cellule. Ici dans Word 2003. | | | | | | | Pour modifier l’orientation du texte dans une cellule, positionnez votre curseur dans la cellule désirée et cliquez sur l’outil orientation du texte dans la barre d’outils tableaux et bordure (dans cet exemple depuis la barre d’outils flottante de Word 2003). Quand vous cliquez sur l’outil orientation du texte, le texte pivote, ainsi que l’outil orientation (le A). A chaque fois que vous cliquez sur l’outil orientation votre texte pivote selon 3 orientations (voir ci-dessus). Cette fonctionnalité existe dans toutes les versions de Word citées dans cet article. | | Cadrer le texte. | | Depuis la version Word 9 (Windows et Mac) vous disposez de 9 outils pour cadrer votre texte dans une cellule. Les différents cadrages sont droite, centrée et gauche dans le coin gauche, au centre ou coin droit. Dans les versions 8 vous ne disposiez que de 3 outils de cadrage. A gauche dans Word 2003. | | Ici dans Word 8 (Word 97 Windows etWord 98 Mac). | | Outils de cadrages dans les versions 9, 10et 11. Il est possible de séparer la barre alignement des cellules (à droite). | | | | | | | | Vous pouvez aussi accéder à la fonctionnalité d’alignement par le clic droit (ctrl clic sur Mac). Vous accédez alors à un menu contextuel alignement de cellules puis choix de l’alignement. | | | | | | 8 – Gérer des listes. | | | | | Pour gérer des listes (feuille de présence, annuaire …), vous pouvez utiliser un tableur (Excel par exemple) ou un traitement de texte (Word dans notre article). Avec Microsoft Word, vous pouvez trier votre tableau, sur 3 colonnes différentes, en ordre croissant ou décroissant et en tenant compte de la ligne de titre. | | | | | | Ici dans Word 2003 | Ici dans Word 2000 | Ici dans Word 97 | | 9 – Convertir un tableau en texte, et inversement. | | | | | Pour transformer un tableau en texte, sélectionnez votre tableau (ou une partie) et allez dans le menu tableauconvertir et convertir tableau en texte. Une boîte de dialogue vous demandera de préciser les caractères ou les signes pour séparer chaque colonne ; généralement on choisira les marques de tabulations. | | Pour convertir un texte en tableau, sélectionnez le texte à convertir et allez dans le menu tableau et convertir texte en tableau. Les différentes rubriques devront être séparées par un caractère séparateur tel que marque de paragraphe, points-virgules, tabulations ou un autre caractère qui sera précisé dans la boîte de dialogue convertir un texte en tableau. A droite avec Word X; les versions Windows 2000 à 2003 sont identiques à cette copie d’écran. | | | Ici avec Word 2003 ou Word 2002. | | 10 – Cadres et bordures des tableaux. | | | Quand vous créez un tableau ce dernier comporte des traits qui délimitent le contour du tableau ainsi que les délimitations des cellules. Il est possible de supprimer, ou de rajouter les traits de séparations des cellules ou du contour du tableau. Les traits supprimés deviendront gis et ne seront pas imprimés.
Pour réaliser tout cela il faut passer par l’outil bordures extérieures. | | | | | | | L’outil bordures est accessible depuis la barre des outils. L’outil bordures à proprement dit est détachable du menu barres d’outils. Vous pouvez aussi accéder à la barre d’outils tableaux et bordures et là aussi détacher l’outil bordures. | | | Ici barre d’outils bordures sous Word 2003; la barre bordures a été détachée. Fonctionnalités identiques sous Word 2000 à Word 2003. | | | Ici barre d’outils bordures sous Word 97 Outils identiques sous Word 98 | | | 11 – Calculs dans Microsoft Word | | | Bien qu’il ne faille pas confondre les tableaux de Word et ceux d’Excel, le traitement de texte Word est capable d’effectuer certains calculs du tableur Excel. Tout d’abord une somme d’une colonne avec l’outil somme automatique. Si le résultat ne correspond pas à votre attente allez dans le menu tableau et formule. | Création d'un modèle de lettre Nous allons dans ce tutorial découvrir comment créer un modèle de lettre en utilisant les styles de Word. Grâce aux styles nous allons pouvoir choisir la mise en forme et l'emplacement de chaque partie de notre lettre. Dans notre exemple, le modèle comportera un en-tête avec un logo et 5 styles différents (un pour l'addresse du destinataire, un pour la date, un pour l'objet, un pour le texte, et un pour la signature). Le résultat devrait sensiblement ressembler à ceci : Commencez par lancer Word et ouvrez un nouveau document. Pour la réalisation de notre modèle nous allons créer un en-tête qui abritera notre logo. Dans le menu affichage cliquez sur en-tête et pied de page puis insérez le Word Art suivant en cliquant sur le bouton word art de la barre d'outil dessin puis choisissez une forme de texte sans couleur et valider par ok et remplissez la fenêtre qui apparaît comme ci-dessous : Cliquez sur OK le Word Art apparaît puis sans désélectionner dans la barre d'outil Word Art cliquez sur forme : puis choisissez celle ci : Apportons maintenant la touche finale à notre logo en y plaçant une ombre, pour cela cliquer sur le bouton ombre de la barre d'outil dessin et choisissez celle, ci-dessous : Placez le logo dans le coin gauche de l'en-tête puis faites un double clic à l'extérieur de l'en-tête pour en sortir. Passons maintenant à la création des cinq styles de notre modèle. 1er style que l'on va nommer adresse pour l'adresse. Etape 1 Dans la fenêtre qui apparaît, écrivez adresse dans le champ Nom, puis cliquez sur le bouton Format en bas et choisissez Police, et indiquez times new roman 12 normal puis OK Etape 2 Refaites Format puis Cadre et remplissez comme ci-dessous : Etape 3 Explication : Pour choisir la position exacte du cadre adresse qui est une sorte de zone de texte, dans le champ Position écrivez 10 cmet choisissez Par rapport à Marge ainsi notre cadre se trouvera horizontalement à 10 cm de la marge de gauche. Pour la Position vertical choisissez 0 cmPar rapport à Marge, le cadre se trouvera donc contre la marge du haut. Valider par OK pour revenir à l'étape 2 puis valider encore par OK vous êtes maintenant revenu à l'étape 1. 2éme style que l'on va nommer date pour la date. Cliquez sur Nouveau puis dans la fenêtre qui apparaît, écrivez date dans le champ Nom, puis cliquez sur le bouton Format en bas et choisissez Police, et indiquez times new roman 12 normal puis OK Refaites Format puis Cadre puis remplissez : Horizontalement
Position10 cmPar rapport àMarge Verticalement3 cmPar rapport àMarge et OK et encore OK 3éme style que l'on va nommer objet pour l'objet de la lettre Cliquez sur Nouveau puis dans la fenêtre qui apparaît, écrivez objet dans le champ Nom, puis cliquez sur le bouton Format en bas et choisissez Police, et indiquez times new roman 12 gras puis OK. Refaites Format puis Paragraphe puis choisissez Espacement Avant 12 pt et Après 12 pt pour espacer l'en-tête de 12 points ainsi que le paragraphe suivant. Valider par OK puis encore OK 4éme style que l'on va nommer texte pour le texte Cliquez sur Nouveau puis dans la fenêtre qui apparaît, écrivez texte dans le champ Nom, puis cliquez sur le bouton Format en bas et choisissez Police, et indiquez times new roman 12 normal puis OK. Valider par OK puis encore OK 5éme style et dernier que l'on va nommer signature Cliquez sur Nouveau puis dans la fenêtre qui apparaît, écrivez signature dans le champ Nom, puis cliquez sur le bouton Format en bas et choisissez Police, et indiquez times new roman 12 normal puis OK. Refaites Format puis Cadre puis remplissez comme ci-dessous : Valider par OK puis encore OK. Nos cinq styles sont maintenant crées, il ne reste plus qu'à les organiser afin qu'ils s'enchaînent les uns à la suite des autres. Dans la liste des styles que nous avons crées, cliquer sur le style adresse puis sur Modifier comme ci-dessous : Dans la nouvelle fenêtre qui apparaît cliquer, sur le menu déroulant Style du paragraphe suivant et choisissez date ainsi lorsque l'on fera Entrée dans le cadre adresse le cadre date apparaîtra tout seul. Valider par OK. Refaites la même chose pour les autres styles. Pour le style date le style du paragraphe suivant sera objet. Pour le style objet le style du paragraphe suivant sera texte. Pour le style texte le style du paragraphe suivant sera signature. Dans la fenêtre des styles cliquez sur appliquer pour valider tous les styles. Le modèle est maintenant presque terminé, vous devez avoir une page blanche avec le logo en en-tête, dans la barre de mise en forme choisissez le style adresse qui sera le premier à apparaître à l'ouverture du modèle. Il ne reste plus qu'à enregistrer notre modèle, cliquez sur Fichier puis Enregistrer sous nommez le modelelettre et dans Type de fichier choisissez Modèle de document (*.dot) puis Enregistrer il sera automatiquement enregisté dans le dossier modèle. Pour ouvrir le modèle il faut impérativement passer par le menu Fichier puis Nouveau et choisir le comme ci dessous : Valider par OK Vous devez voir apparaître le document avec le logo en en-tête et un cadre pour saisir l'adresse du destinataire. Vous pouvez maintenant saisir le texte suivant :
Monsieur Jean Latour (Maj+Entrée)
15, rue de l'opéra (Maj+Entrée)
54000 Nancy (Entrée) Nancy, le vendredi 18 mars 2002 (Entrée) Objet : Confirmation de commande. (Entrée) Monsieur, (Maj+Entrée)
(Maj+Entrée)
Nous accusons réception de votre commande de 3000 rosiers, type rose blanche, référence y-5689 au prix de 2 € l'unité H.T. (Maj+Entrée)
(Maj+Entrée)
La livraison aura lieu sous huitaine par notre livreur. (Maj+Entrée)
(Maj+Entrée)
Veuillez bien vérifier la marchandise à la réception et signaler immédiatement au livreur toute réserves en cas de marchandise non conforme ou détériorée. (Maj+Entrée)
(Maj+Entrée)
Nous ne pourrons prendre en compte aucune réclamation qui n'aurait pas été signalée à la livraison. (Maj+Entrée)
(Maj+Entrée)
Vous remercions de votre confiance, veuillez agréer Monsieur nos salutations les meilleures. (Entrée) Pierre Lombard (Maj+Entrée)
Directeur commercial Voilà c'est terminé vous pouvez bien entendu personnaliser votre modèle en rajoutant ou modifiant les styles et supprimer l'en-tête. P4 | Insertion Note de bas de page : Numérotation automatique. Pour modifier une note de bas de page : sélectionner le numéro dans le texte et cliquer 2 fois | P5 | -> Création des cellules du tableau : Tableau - Insérer - Tableau : 4 colonnes 8 lignes.
-> Sélection de tout le tableau : Tableau - Sélectionner - Tableau
-> Format - Paragraphe : Alignement "centré"
-> Sélection de tout le tableau : Tableau - Sélectionner - Tableau
-> Format - Bordure et trame : Quadrillage - style "=====" | P6 | Après sélection des 7 cellules en haut à droite du tableau, Tableau - Supprimer - Cellules décaler cellules vers la gauche. | P9 | Après avoir sélectionné la première colonne du tableau, Tableau - Propriétés du tableau, onglet "Colonne" : Largeur des colonnes "6 cm"
Les mêmes cellules étant sélectionnées, Format - Paragraphe : Alignement "Gauche" - Retrait gauche "1 cm". | P10 | Après sélection des 2 cellules du titre, Tableau - Fusionner les cellules
puis Format - Bordure et trame : onglet "Trame de fond", style "60 %" | P11 | Après sélection des cellules qui contiennent les notes,Tableau - Propriétés du tableau : onglet "Colonnes" : largeur "3,2 cm"
puis Format - Bordure et trame : onglet "Trame de fond", style "20 %"
Après avoir sélectionné le texte "moyenne générale", Format - Police : style de police "Gras" | P12 | Après sélection des cellules contenant les chiffres, Format - Tabulations : Alignement "Décimal" Taquets par défaut "1 cm"
Sur les mêmes cellules sélectionnées, Format - Paragraphe : Alignement "Gauche" | 6. INSERTION D’UN TABLEAU EXCEL Vous pouvez bien sûr copier un tableau réalisé sous Excel, puis le coller dans un document Word. Si vous souhaitez bénéficier des fonctionnalités d’Excel, utilisez un « collage spécial ». Procédez ainsi : - Copiez le tableau réalisé sous Excel ; - Dans votre document Word, prévoyez un paragraphe vide pour y insérer le tableau ; - Menu Edition > Collage spécial > cochez la case « Coller » Si vous cochez la case « Coller avec liaison » (choisissez alors « Feuille de calcul Microsoft Office Excel Objet») les modifications apportées au tableau dans Excel pourront alors également être automatiquement effectuées dans le tableau inséré dans votre document.
Chapitre 4 – PRESENTATION EN COLONNES 1. PRESENTATION D’UN TEXTE EN COLONNES Par défaut, un texte est présenté sur une seule colonne. Pour le disposer sur plusieurs colonnes, procédez ainsi : 2. MODIFIER LA LARGEUR DES COLONNES Placez le curseur sur le texte en colonnes (cliquez dessus). Pour afficher sur la règle la largeur des colonnes : Alt + clic. Il y a deux méthodes pour modifier la largeur des colonnes : ? Sur la règle ??sans changer l’espacement entre les colonnes : cliquez-glissez au milieu d’un séparateur de colonnes (pointeur ??, info-bulle : « Déplacer colonne ») ??en changeant l’espacement entre les colonnes : cliquez-glissez sur l’extrémité d’un séparateur de colonnes (pointeur ??, info-bulle : « Marge de droite » ou « Marge de gauche »). Avant de cliquer-glisser, veillez bien à ce que soit affichée l’une de ces info-bulles (pour ne pas modifier l’emplacement d’un retrait ou d’un taquet de tabulation). ? Avec la fenêtre « Colonnes » Affichez la fenêtre « Colonnes » : menu Format > Colonnes. Ou plus rapidement : double-cliquez dans la règle sur un séparateur de colonnes. La fenêtre « Colonnes » apparaît. Paramétrez les colonnes comme vous l’entendez.
3. SAUTS DE COLONNE Placez le curseur là où vous souhaitez faire un saut de colonne. Comme on passe à la ligne suivante (Saut de ligne) avec la touche Entrée, ou à la page suivante (Saut de page) avec Ctrl + Entrée, on peut faire passer le texte après le curseur à la colonne suivante (Saut de colonne) en tapant Ctrl + Maj + Entrée, ou bien : menu Insertion > Saut > Saut de colonne. Tout le texte situé derrière le curseur passe alors colonne suivante et sur une seule colonne. On peut effectuer alors d’autres sauts de colonne pour disposer le texte situé sur cette colonne.
4. SUPPRESSION DE LA PRESENTATION EN COLONNES Pour annuler la présentation en colonnes : - Commencez par supprimer les sauts de colonne (ils constituent des caractères non imprimables) : affichez-les (bouton d’icône ¶), puis touche Suppr devant ; - Supprimez les sauts de section : pour chacun, cliquez devant et appuyez sur la touche Suppr.
Chapitre 5 – OBJETS GRAPHIQUES
On se servira souvent de la barre d’outils « Dessin ». Pour l’afficher : barre d’outils Standard, cliquez sur le bouton d’info-bulle « Dessin » et d’icône représentant un A, un cube et un cylindre. La barre apparaît en bas de l’écran. Vous pouvez bien sûr la déplacer : cliquez-glissez sur les pointillés verticaux en début de barre, sinon sur la barre de titre.
1. IMAGE On peut choisir une image clipart (fournie par Word) ou une image importée d’un fichier. ? Choix de l’image ??Image clipart Barre d’outils « Dessin », cliquez sur le bouton (portrait), d’info-bulle « Insérer une image clipart ». A droite de l’écran, s’affiche le volet « Images clipart ». Cliquez sur l’image sélectionnée pour l’insérer dans votre document. Ou bien : cliquez sur la droite de l’image pour ouvrir un menu qui contient l’option « Insérer ». ??Image à partir d’un fichier Barre d’outils « Dessin », cliquez sur le bouton (montagne et soleil), d’info-bulle « Insérer une image ». WORD 2003 26 Dans la fenêtre qui apparaît, parcourez vos dossiers et vos fichiers pour trouver l’image de votre choix, et cliquez dessus pour l’insérer. ? Mise en forme Sur la barre d’outils spéciale de l’objet, cliquez sur le bouton Format de l’objet (ou bien clic droit sur l’objet > Format de l’objet) pour ouvrir la fenêtre Format de l’objet. Choisissez vos options.
? Encadrer une image : Couleur, Ligne avec motifs, Style et Epaisseur du trait, Pointillés Sélectionnez l’objet. L’encadrement peut être réalisé : - soit avec la fenêtre « Format de l’image » (double-cliquez sur l’objet pour l’afficher), onglet « Couleurs et traits » ; - soit avec la barre Dessin (située en bas de l’écran), en utilisant les trois boutons suivants : ? Le bouton d’icône avec pointillés permet d’obtenir un encadrement en pointillés. Choisissez la couleur, la ligne avec motifs, le style et l’épaisseur du trait, les pointillés que vous souhaitez comme encadrement de l’objet sélectionné. Paramétrez. Pour supprimer un encadrement, il suffit, après sélection de l’objet, de choisir l’option « Aucun trait ». ? Remplissage d’une image : Couleur, Dégradé, Texture, Motif, Image Sélectionnez l’objet. Le remplissage peut être réalisé : - soit avec la fenêtre « Format de l’image » (double-cliquez sur l’objet pour l’afficher), onglet « Couleurs et traits » ; - soit avec la barre Dessin (située en bas de l’écran), en utilisant le menu déroulant ??du bouton d’icône pot de peinture. Choisissez la couleur, le dégradé, la texture, le motif, l’image que vous souhaitez voir dans l’objet. Paramétrez. Pour supprimer un remplissage, il suffit, après sélection de l’objet, de choisir l’option « Aucun remplissage ». ? Agrandir ou réduire l’image Quel que soit l’habillage, poignées carrés noirs ou ronds blancs, vous pouvez redimensionner l’image en cliquant-glissant sur les poignées. Pour conserver les proportions, utilisez exclusivement les poignées d’angle. ? Pivoter Cette action n’est possible que si l’image n’a pas l’habillage « Aligné sur le texte », donc si ses poignées sont des ronds blancs ??quand elle est sélectionnée. Pour faire pivoter alors l’image, cliquez-glissez sur sa poignée verte. ? Supprimer une image Sélectionnez-la, puis appuyez sur la touche Suppr. Habillage
2. ZONE DE TEXTE Il s’agit d’un rectangle dans lequel on peut écrire ou insérer des objets. ? Créer la zone de texte - Barre d’outils « Dessin », cliquez sur le bouton (rectangle avec A), d’info-bulle « Zone de texte » ; ? Sélectionner une zone de texte Cliquez sur son contour. Les hachures se transforment alors en pointillé. Il convient de bien distinguer la sélection du texte (contour hachuré) et la sélection de la zone de texte en tant qu’objet graphique (contour en pointillé). ? Déplacer, Copier, Supprimer ? Encadrement, Remplissage ? Mettre en forme, Dimensionner ? Lier des zones de texte Il est possible d’écrire dans une zone, puis, quand cette zone est pleine, de poursuivre automatiquement dans une autre, puis encore dans une suivante, et ainsi de suite, à volonté. Pour créer cet enchaînement de zones, on se sert de la petite barre d’outils « Zone de texte ». On procède ainsi : - Sélectionnez la zone source. Le contour est alors en pointillé ; - Barre d’outils « Zone de texte », cliquez sur le premier bouton (chaînons). Le pointeur se transforme ; - Cliquez dans la zone de destination, qui doit impérativement être vide (si par mégarde, cette opération a été effectuée vers une zone non vide, créez une zone de texte pour la terminer, quitte à supprimer cette zone juste après). Pour supprimer une liaison : sélectionnez la zone source, puis cliquez sur le 2ième bouton (chaînon cassé) de la barre Zone de texte.
3. WORDART C’est un texte mis sous la forme d’un modèle artistique. Pour insérer un WordArt, procédez ainsi : - Barre d’outils « Dessin » (obtenue en cliquant sur le bouton « Dessin » de la barre d’outils Standard), bouton A (lettre A penchée, A comme Art), d’info-bulle « Insérer un objet WordArt ». La fenêtre « Galerie WordArt » apparaît ; - Double-cliquez sur le modèle de votre choix ; - Une boîte de dialogue « Modification du texte WordArt » apparaît. Elle invite à saisir le texte sur lequel sera appliqué l’effet, et à choisir des options de police, de taille et de style (gras, italique) de caractère. ? Habillage ? Déplacer, Copier, Supprimer ? Encadrement, Remplissage ? Mettre en forme, Dimensionner 4. FORMES AUTOMATIQUES On se servira de la barre d’outils « Dessin ». ? Choix de la forme automatique ??Quatre formes de base Quatre formes de base font l’objet d’un bouton spécial sur la barre « Dessin » : Trait, Flèche, Rectangle, Ellipse. Cliquez sur l’un d’eux. Sur le document, le pointeur se transforme en croix noire ?. Il existe alors plusieurs possibilités pour insérer la forme : ??Les autres formes Les autres formes, beaucoup plus nombreuses, sont classées en 9 catégories accessibles avec le menu (?) du bouton « Formes automatiques ». ? Ecrire dans une forme (dans laquelle il est possible d’écrire) Clic droit sur la forme > « Ajouter du texte » ? Déplacer une forme ? Mise en forme 5. DIAGRAMMES
Dans la barre de Dessin, cliquez sur le bouton d’icône représentant un diagramme cyclique et d’info-bulle « Insérer un diagramme ou un organigramme hiérarchique ». Choisissez. Dans le diagramme Venn (les trois cercles) et dans le diagramme cible, il n’est pas possible d’ajouter du texte. Il reste la possibilité d’y insérer des zones de texte.
6. GRAPHIQUES Pour créer un graphique, procédez ainsi : - Dans la barre des menus, menu Insertion > Objet. La fenêtre « Insérer un objet » apparaît. Cliquez sur l’onglet Nouvel objet ; - Dans la zone Type d’objet, cliquez sur Graphique Microsoft Graph. Validez. Sur l’écran, s’affichent une feuille de données et le graphique en barres correspondant. Saisissez dans la feuille vos propres données. Pour afficher ou masquer la table des données, cliquez sur le bouton d’info-bulle « Afficher la feuille des données ». Pour exclure des données de lignes ou de colonnes (afin qu’elles ne soient pas prises en compte dans le graphique) : - Menu Données (dans la barre des menus, en haut de l’écran) > Exclure lignes/colonnes. Pour supprimer des lignes ou des colonnes : Sélectionnez-les en cliquant sur l’en-tête ; puis menu Edition > Supprimer.
Chapitre 6 – MISE EN PAGE
1. LES MARGES Par définition, les marges sont les espaces blancs laissés non imprimés, sur lesquels on décide de ne pas écrire. Il y en a 4 : en haut, en bas, à gauche et à droite. Elles sont bien visibles en mode Page, mode habituel d’écriture d’un document (au bas de l’écran, parmi les 5 boutons, le bouton du milieu est activé). Les 4 parties bleues des règles horizontales et verticales indiquent leur largeur. Par défaut, elles sont égales à 2,5 cm. ? Modification des largeurs des marges Pour modifier une marge, il y a deux méthodes possibles : ??Avec la règle Pointez sur l’extrémité de la partie bleue correspondant à la marge à redimensionner. Quand le curseur prend la forme d’une double flèche ??, cliquez-glissez. En appuyant simultanément sur la touche Alt, les dimensions en cm apparaîtront sur la règle. ??Avec le menu La méthode est plus précise, et elle ne risque pas, comme la précédente, de déplacer des marques de retrait ou de tabulation. On procède ainsi : menu Fichier > Mise en page. La fenêtre « Mise en page » s’affiche. Ouvrez l’onglet « Marges ». Paramétrez.
2. ORIENTATION Cette même fenêtre, onglet « Marges », permet également de changer l’orientation des pages. Par défaut, l’orientation est verticale (Portrait). On peut la choisir horizontale (Paysage).
3. EN-TETE ET PIED DE PAGE Un en-tête est une insertion d’éléments dans la marge du haut. Un pied de page est une insertion d’éléments dans la marge du bas. Outre du texte, ils peuvent comprendre des objets graphiques. ? Création d’un en-tête ou d’un pied de page Il faut d’abord se mettre en mode « En-tête et pied de page » : menu Affichage > En-tête et pied de page. La barre d’outils « En-tête et pied de page » apparaît. Explorez-la. Elle propose plusieurs fonctionnalités, concernant par exemple l’insertion de numérotations variées, date, heure. Dans la zone encadrée de pointillé, vous pouvez écrire, insérer des objets graphiques, mettre en forme (police, bordure, trame), comme vous le feriez dans le restant du document. Chapitre 7 – LES MODELES ET LES VERSIONS 1. LES MODELES Un modèle est un fichier qui sert de …modèle pour réaliser d’autres documents. Il est constitué d’éléments constants (texte, objets graphiques, tableaux, styles…) qui n’auront pas ainsi à être ressaisis dans les documents qui l’utilisent. Un modèle de courrier peut contenir nom, prénom, coordonnées, en-tête, image d’arrière-plan, styles d’écriture utilisés. Alors qu’un nom de document s’écrit normalement sous la forme (doc comme document), un nom de modèle s’écrit sous la forme (t comme type). On peut créer un modèle, se servir d’un fichier existant ou utiliser un modèle prédéfini. ? Création d’un dossier Modèles et création d’un modèle ??Ouverture d’un document (destiné à être modèle) et création d’un dossier Modèles Ouvrez un nouveau document : barre d’outils Standard, 1er bouton (feuille vierge) ; Commencez par enregistrer le document comme modèle ; vous en profiterez pour créer le dossier dans lequel vous enregistrerez vos modèles. Enregistrez : barre d’outils Standard, bouton « Enregistrer » (icône de l’écran). Dans la fenêtre « Enregistrer sous » : - Type de fichier : choisir « Modèle de document » ; - Nommez le fichier (inutile de mettre l’extension .dot). ??Saisie et mise en forme des éléments du modèle ; ??Enregistrez et quittez le fichier. ? Utilisation du modèle Si on veut utiliser un modèle, on doit ouvrir un nouveau document à partir du menu Fichier (et non comme précédemment avec le 1er bouton de la barre Standard) : menu Fichier > Nouveau. Dans le volet qui apparaît à droite de l’écran, rubrique « Modèles », choisissez « Sur mon ordinateur ». Dans la fenêtre qui s’affiche, double-cliquez sur le modèle de votre choix. Il ne vous reste dès lors qu’à utiliser ce document (qui est une copie du « vrai » modèle). ? Modification du modèle Pour modifier ou supprimer le modèle, il faut y accéder, donc connaître son adresse. Une fois utilisé, le nom du modèle apparaît dans le volet, à la rubrique « Modèles récemment utilisés ». En pointant dessus, une info-bulle indique son adresse. L’adresse du dossierModèlesest de la forme : C:\Documents and Settings\Dossier utilisateur\Application Data\Microsoft\Modèles: Par défaut, le dossier Application Data est un dossier masqué, vous ne pouvez donc pas l’ouvrir. Afin de pouvoir l’afficher, procédez ainsi : - Démarrer > Mes documents (la modification peut être faite à partir de l’ouverture de n’importe quel autre dossier) ; - Dans la fenêtre qui s’affiche : Outils > Options des dossiers ; - Dans la nouvelle fenêtre : onglet Affichage, rubrique « Paramètres avancés », cochez « Afficher les fichiers et dossiers cachés » > OK ; - Refermez la fenêtre du dossier « Mes documents ». Maintenant que les dossiers masqués sont accessibles, il est possible d’aller jusqu’au modèle à modifier : - Barre d’outils Standard, 2e bouton « Ouvrir » ; (Dans le dossier Dossier utilisateur, si vous ne trouvez pas le dossier Application Data, écrivez ce dernier dans la zone de saisie « Nom de fichier », puis Ouvrir) ; - Dans le dossier Modèles, choisissez le modèle à modifier, et ouvrez-le (vous pouvez aussi le supprimer). Vérifiez bien le nom du modèle (sur la barre de titre en haut de l’écran) avant de modifier ce dernier. ? Utiliser un document existant en tant que modèle Vous pouvez utiliser un document que vous avez déjà et vous en servir comme modèle, sans pour autant le modifier. C’est en fait une copie de ce document qui servira de modèle. Procédez ainsi : - Menu Fichier > Nouveau ; - Dans le volet, cliquez sur « Créer à partir d’un modèle existant » ; - Double-cliquez sur le document que vous souhaitez utiliser comme modèle. Une copie de votre document s’affiche alors, avec un nouveau nom (Document suivi d’un numéro). ? Utiliser un modèle fourni par Word
- Menu Fichier > Nouveau ; - Dans le volet, cliquez sur « Sur mon ordinateur » ; - Explorez la fenêtre « Modèles » qui s’affiche, elle contient de nombreux modèles, classés par catégories (onglets). Double-cliquez sur le modèle choisi.
Chapitre 11 – LE PUBLIPOSTAGE Comme son nom l’indique, un publipostage est l’ensemble des opérations à réaliser pour créer une lettre publicitaire (publi) envoyée (postage) à un ensemble de personnes, chaque courrier (pouvant être un mail) étant adapté au destinataire (civilité, nom, adresse, etc.). On appelle également « publipostage » ce courrier. On peut aussi créer par publipostage étiquettes, enveloppes et répertoire. L’étude du publipostage sera effectuée en prenant le cas commun d’une lettre publicitaire. La réalisation d’un autre type de document ne présente aucune difficulté particulière. La réalisation d’un publipostage requiert : - un 2ième document, qui servira de base au courrier envoyé (§ 2). Le publipostage est un 3ième document constitué à partir des deux fichiers précédents. Des champs de fusion ont été insérés dans le document de base (courrier dans le cas d’une lettre) ; ces champs contiennent des données sur les destinataires. 1. LA SOURCE DE DONNEES ? Exemple d’un tableau Word Pour établir le 1er document, contenant les coordonnées des destinataires, vous pouvez procédez simplement ainsi : - Créez un nouveau document (barre d’outils Standard, « Nouveau document »). - Insérez un tableau qui contiendra les coordonnées des destinataires : menu Tableau > Insérer > Tableau, ou bien, plus rapidement : cliquez sur le bouton « Insérer un tableau », situé dans la barre d’outils Standard. ??Choisissez le nombre de colonnes en fonction du nombre maximal de coordonnées des destinataires. (Les lignes s’ajouteront automatiquement lors de l’enregistrement des destinataires). Ce tableau doit être le plus simple possible, il n’est que fonctionnel. Il ne doit pas y avoir plus d’un paragraphe vide au-dessus du tableau ; vérifiez-le en activant le bouton Afficher/Masquer ¶ ; ??Saisissez les étiquettes, en première ligne du tableau. Elles contiennent les noms des champs : Civilité, Nom, Prénom etc. Saisissez, ligne par ligne, les coordonnées des destinataires. Utilisez la touche Tab ??pour passer d’un champ à l’autre. Chaque ligne constitue un enregistrement. Au sein d’une cellule, ne tapez ni la touche Entrée, ni la combinaison Maj + Entrée. Peu importe si le texte d’une cellule n’est pas entièrement visible dans la cellule. N’ajoutez aucune mise en forme. Ne fusionnez pas de cellules. Aucune ligne, aucune colonne ne doit être entièrement vide. - Enregistrez le fichier, par exemple dans le dossier Mes sources de données du dossier Mes documents. - Fermez le fichier. Exemple ¶ | Civilité¤ | Nom¤ | Adresse¤ | Code postal¤ | Ville¤ | | Madame¤ | Véronique¤ | Loiseau¤ | 5 rue des Mésanges¤ | 76120¤ | Le Beaulieu¤ | | Monsieur¤ | Adrien¤ | Victor¤ | 10 allée du Château¤ | 56230¤ | Villepinte-sur-Mer¤ | Ce tableau comporte une ligne d’en-tête avec 6 champs, et 2 enregistrements de destinataires potentiels. ? Diversité des sources de données On vient de voir l’exemple d’une source de données qui est un tableau réalisé sous Word. Elle peut être également un tableau Excel, une liste de contacts Outlook, une base d’Access ou d’un autre logiciel compatible avec Word. 2. LE DOCUMENT DE BASE Dans l’exemple, le document de base sera le courrier à envoyer. Contrairement au tableau, ce document sera transmis. Sa mise en forme doit donc être soignée. Un paragraphe vide, avec retrait gauche, est laissé pour l’inscription des coordonnées du destinataire. Exemple Société Les Jardins Verts¶ 18 bd des Platanes¶ 16340 LA COURONNE¶ ??05 45 99 65 44¶ ??06 54 65 98 75¶ l¶ ¶ La Couronne, le 05/04/2009 ¶ ¶ WORD 2003 60 Nous avons le plaisir de vous informer que …¶ Cliquez devant le paragraphe vide destiné à recevoir les coordonnées du destinataire. Laissez le fichier ouvert, et démarrez le publipostage. 3. REALISATION Pour afficher le volet « Fusion et publipostage » : Menu Outils > Lettres et publipostage > Fusion et publipostage Un « Assistant » guide les opérations pour réaliser le publipostage, en 6 étapes. Il est toujours possible de revenir à l’étape précédente. En haut du volet est l’étape actuelle. En bas du volet, sont précisées l’étape suivante et l’étape précédente. ? 1èreétape : type du document de base Précisez le type du document de base (dans notre exemple, « Lettres »). Cliquez en bas du volet sur « Suivante » ; ? 2èmeétape : sélection du document de base ? 3èmeétape : sélection des destinataires Ouvrez le fichier contenant la liste des destinataires. Une fenêtre « Fusion et publipostage : Destinataires » apparaît. Elle contient en ligne d’en-tête les noms des champs (chacun est doté d’un menu déroulant?) puis, sur les lignes suivantes, tous les enregistrements (chacun est précédé d’une case à cocher ??). Explorez-la. Vous pouvez trier (par nom, par ville…) et sélectionner les destinataires auxquels vous souhaitez envoyer le courrier. (Par exemple, vous pouvez décider de n’envoyer un courrier qu’aux habitants d’une ville définie). Quand un filtre (c’est-à-dire une restriction des destinataires) a été appliqué, la flèche du menu déroulant concerné devient bleue. Validez. Cliquez sur « Suivante ». ??Création d’une liste de destinataires Procédez ainsi : - Dans le volet « Fusion et publipostage », choisissez l’option « Saisie d’une nouvelle liste » ; puis cliquez sur « Créer » ; - Dans la fenêtre « Créer une liste d’adresses », cliquez sur « Personnaliser » ; - La fenêtre « Personnaliser la liste d’adresses » apparaît. Choisissez les champs souhaités et organisez-les. Validez ; WORD 2003 61 - De nouveau dans la fenêtre « Créer une liste d’adresses », il ne vous reste qu’à saisir les coordonnées des destinataires. La liste peut également être triée et filtrée. Fermez ; - Enregistrez. A partir de cette étape, les deux documents (Document de base et Liste des destinataires) sont reliés. ? 4èmeétape : « Ecriture de votre lettre » Après insertion, les champs peuvent être affichés ou masqués en tapant Alt+F9 (comme tout champ). Après sélection, les champs peuvent être copiés, déplacés ou supprimés. ??Insertion des champs de fusion Il est également possible d’insérer « d’un bloc » plusieurs champs à la fois, relatifs au nom, à la fonction, à l’adresse ou au téléphone, en activant le bouton « Bloc d’adresse ». La fenêtre « Insertion du bloc d’adresse » s’affiche. Pour que les champs puissent être insérés, leurs noms doivent correspondre aux noms prédéfinis du bloc d’adresse. Sinon, cliquez dans la fenêtre sur le bouton « Faire correspondre les champs ». A droite, les champs de la liste des destinataires divergeant de ceux du bloc sont signalés « sans correspondance ». Une fois inséré, pour modifier le champ bloc d’adresse : clic droit dessus > Modification du bloc d’adresse. Si on affiche les champs (Alt+F9), un champ de fusion est indiqué par « MERGEFIELD ». ??Insérer une ligne de salutation Une ligne de salutation sera par exemple : « Chère Madame Loiseau, ». Comme précédemment, les champs de la liste des destinataires doivent porter les mêmes noms que les noms prédéfinis. Sinon, cliquez sur le bouton « Faire correspondre les champs ». Une fois inséré, pour modifier ce champ : clic droit dessus > Modification de la ligne de salutation. Si on affiche les champs (Alt+F9), un champ de salutation est indiqué par « GREETINGLINE ». ??Insertion d’un champ avec le bouton « Insérer un mot clé » Vous pouvez ajouter d’autres champs après activation du bouton « Insérer un mot clé », situé sur la barre d’outils « Fusion et publipostage ». « Demander » : on définit un nom de signet, ainsi qu’une invite. Après fusion, la réponse à cette invite sera affichée aux emplacements du document, où l’on aura inséré un renvoi (menu Insertion > Référence > Renvoi). On peut ainsi fusionner un même document, chaque fois avec des réponses différentes à cette invite. WORD 2003 62 « Si…Alors…Sinon… » : un texte sera inséré à l’emplacement du curseur sous condition de la valeur d’un champ. Exemple : le mot « Cher » sera ajouté si le champ Civilité est Monsieur ; sinon ce sera le mot « Chère ». Dans la zone « Comparer avec », orthographiez le texte saisi exactement comme il l’est dans les courriers, en respectant en particulier la casse (majuscule ou minuscule). Numéro d’enregistrement et numéro de séquence : le premier correspond au numéro de tous les enregistrements de la source de données, tandis que le second correspond au numéro de l’enregistrement de l’ensemble des destinataires concernés par la fusion. S’il n’y a pas eu de filtrage, ces deux numéros sont identiques. « Suivant » : le document fusionné comprendra les 1er, 3ème, 5ème … enregistrements concernés par la fusion. Si on insère deux fois cette option, il contiendra les 1er, 4ème, 7ème … enregistrements concernés par la fusion. « Définir un signet » : cette option permet d’insérer une valeur de signet aux emplacements souhaités. Après avoir inséré et disposé les champs, cliquez sur « Suivante ». ? 5èmeétape : « Aperçu de votre lettre »(exemple d’un document de base de type Lettres) Nous sommes en Mode de prévisualisation, juste avant la fusion. Cliquez sur les flèches de navigation << et >> afin de visualiser les lettres personnalisées. Vous pouvez ajoutez des textes, insérer des objets graphiques, modifier la mise en forme (alignement, polices, retraits…) etc. Ces modifications réalisées sur une seule lettre seront effectuées automatiquement sur toutes les autres. Cliquez sur « Suivante ». ? 6èmeétape : « Fin de la fusion » ??Option « Imprimer » Vous pouvez directement imprimer, en lançant la fusion vers l’imprimante. ??Option « Modifier les lettres individuelles » Dans la fenêtre « Fusionner vers un nouveau document », cliquez OK pour lancer la fusion vers un nouveau document. Le nouveau document (nommé par défaut Lettres1) rassemble tous les courriers. Ils sont séparés par un saut de section (page suivante). ??Option « Messagerie électronique » A la première étape, il convient d’avoir précisé comme type de document de base « Messages électroniques », sinon l’option « Messagerie électronique » ne sera pas disponible. Cette option nécessite de disposer d’un logiciel de messagerie, tel qu’Outlook. WORD 2003 63 Un champ mail doit figurer parmi les champs des coordonnées des destinataires. Dans la fenêtre « Fusionner avec un message électronique », le nom de ce champ doit être saisi dans la zone suivant « A : ». 4. PUBLIPOSTAGE AVEC LA BARRE D’OUTILS SPECIFIQUE Au lieu de suivre l’Assistant, il est possible de réaliser un publipostage en n’utilisant que la barre d’outils « Fusion et publipostage ». Les principes et les méthodes sont les mêmes. Schématiquement, vous procéderez ainsi : - Créez et ouvrez le document de base, placez le curseur où devront être insérées les coordonnées du destinataire ; - Affichez la barre d’outils : clic droit sur une barre > « Fusion et publipostage » ; - Barre d’outils, 1er bouton « Préparation du document principal ». Cliquez sur le type ; - Cliquez sur le 2ième bouton « Ouvrir la source de données ». Ouvrez le fichier de la liste des destinataires ; - Cliquez sur le 3ième bouton « Destinataires ». Eventuellement, effectuez tris et filtres ; - Cliquez sur le bouton « Insérer les champs de fusion » ; - Le bouton « Mode publipostage » permet de visualiser les enregistrements ; - Lancer la fusion, en cliquant par exemple sur la commande « Fusionner vers un nouveau document ». Placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer la table des matières, puis suivez la procédure suivante : - Sous Word 2000 et Word Mac : Menu Insertion / Tables et index / Onglet Table des matières
- Sous Word 2003 : Menu Insertion / Référence / Tables et index/ Onglet Table des matières
Choisissez dans cette fenêtre la mise en forme souhaitée pour votre table des matières : - numéros de page alignés à droite ou non,
- choix des caractères de suite : points, tirets, etc…,
- format « Classique », « Officiel », « Recherché »…,
puis rendez vous dans les options pour choisir les styles à partir desquels sera créée votre table des matières. Un style est sélectionné lorsque la case « Niveau » qui lui correspond est renseignée : Ex : Titre 1 : Niveau 1 ; Titre 2 : Niveau 2, etc… Validez l'insertion en cliquant sur OK dans ces deux fenêtres. Exemple de table des matières automatique : La table des matières automatique est un élément actif de Word qui vous permet non seulement d'accéder directement à une partie du document en cliquant sur son titre, mais aussi de mettre à jour son contenu régulièrement. Sous les versions Microsoft de Word, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris à n'importe quel endroit de la table des matières, un menu apparaîtra et vous pourrez sélectionner l'option : « Mettre à jour les champs ». Vous aurez alors le choix entre la mise à jour des numéros de page uniquement et la mise à jour complète de la table. Sous Word Mac, vous pouvez remplacer le clic droit par la manipulation suivante : Sélectionner la table des matières, maintenir le bouton Ctrl appuyé et cliquer sur la table. Vous aurez alors accès à la même commande : « Mettre à jour les champs ». De la même manière que pour la table des matières, l'utilisation des styles permet de créer des listes d'illustrations actives et automatiques : Exemple d'une table d'illustrations : En utilisant plusieurs styles de légende (Légende de figure, de graphique, de carte, de tableau), vous aurez la possibilité d'insérer des tables spécifiques à chaque type d'illustration (liste des tableaux, liste des cartes ). La procédure de mise à jour des tables des illustrations est identique à celle de la table des matières.
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