Cours Sharepoint


Débuter et avancer avec Microsoft SharePoint 2010

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Microsoft SharePoint est un moyen pour les entreprises d’optimiser leurs productivités à travers une collaboration mutuelle et effective de l’ensemble de ses collaborateurs.

Table des matières

Qu’est-ce que Microsoft SharePoint ?

C’est quoi un site SharePoint ?

Comment fonctionne SharePoint ?

Quelle est la différence entre SharePoint et Teams ?

Quelle est la différence entre SharePoint et OneDrive ?

Pourquoi faire un SharePoint ?

Quel est l'intérêt de SharePoint ?

 

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Qu’est-ce que Microsoft SharePoint ?

Microsoft SharePoint est une plateforme collaborative qui comporte un certain nombre de logiciels, de fonctionnalités et d’applications ayant pour but de faciliter la collaboration mutuelle au sein d’une organisation donnée. Microsoft SharePoint se caractérise par une interface utilisateur simple et un menu de navigation bien élaboré.

Ces paramètres ont fait de ce logiciel, l’outil de collaboration préféré des entreprises. Microsoft tente d’effectuer des mises à jour de façon constante dans l’optique d’améliorer les options déjà présentes au niveau du logiciel et dans le but de répondre aux besoins croissants des utilisateurs.

Dans cette introduction de cours, nous allons découvrir ensemble les multiples fonctionnalités que propose Microsoft SharePoint en mettant en avant les particularités et les avantages de chaque paramètre. Il convient également de marquer le point sur les différences entre SharePoint et d’autres logiciels et applications connexes de Microsoft telles que Teams et OneDrive.

C’est quoi un site SharePoint ?

SharePoint, et comme nous l’avons précisé dans cette introduction, permet aux utilisateurs de bénéficier d’une panoplie impressionnante de fonctionnalités. Parmi ces options, nous retrouvons la possibilité de créer un site web SharePoint.

Les sites web que vous pouvez générer sur SharePoint peuvent avoir un caractère exclusivement personnel pour une utilisation personnalisée et individuelle, notamment pour les entrepreneurs ou les artistes qui souhaitent mettre en avant leurs compétences ou leurs services. Il est également possible de créer des sites web coopératifs.

Ces derniers sont le plus souvent utilisés dans le cadre d’une organisation professionnelle. SharePoint permet aussi de créer des intranets et des extranets de façon très simple et pratique. En tant qu’utilisateur de SharePoint, vous pouvez également créer un blog pour la diffusion d’un contenu particulier qui vous concerne personnellement.

SharePoint propose une série de Template de sites web prédéfinis et préconçus que vous pouvez télécharger rapidement et gratuitement. Vous pouvez ensuite personnaliser le format, le contenu et les paramètres du Template en apportant les modifications de forme et de contenu qui correspondent à votre besoin et/ou aux besoins de votre entreprise.

Il est possible de paramétrer les options d’accessibilité en identifiant votre public cible directement sur la plateforme du site web SharePoint. Dans ce sens, vous pouvez désigner une accessibilité restreinte qui concerne uniquement les membres de votre organisation (intranet) ou bien une accessibilité publique et dans ce cas, toute personne disposant du lien de votre site pourra y accéder.

Le Back-Office d’un site web SharePoint est très intuitif et ne requiert pas de compétences techniques ni de connaissances approfondies en développement informatique. Les menus de structure et d’intégration de contenu sont facilement accessibles. D’autant plus, plusieurs tutoriels vidéo et guides d’utilisation sont proposés par Microsoft pour accompagner les moins initiés dans cet exercice.

Comment fonctionne SharePoint ?

Le fonctionnement de SharePoint est conditionné par un certain nombre de paramètres indispensables. Le premier élément dont vous devez disposer est d’un accès valide à un compte Microsoft. Sans cet accès, il vous sera impossible d’exploiter le logiciel car l’hébergement de celui-ci est fait au niveau de Microsoft.

En ayant une licence Microsoft opérationnelle et une adresse e-mail valide, vous aurez directement un accès ouvert à SharePoint et vous pourrez commencer son utilisation de façon instantanée. Vos coordonnées personnelles sont synchronisées avec Microsoft. Vous n’aurez pas à les réintroduire.

Vous devez obligatoirement disposer d’une connexion internet fonctionnelle car toutes les options proposées par SharePoint sont associées à une configuration en ligne.

L’accès à SharePoint dépend entièrement de la version Microsoft dont vous disposez. Si vous avez une version ‘’Foundation’’, vous devez vous connecter à un réseau et vous diriger vers l’URL du serveur en question afin de compléter le processus d’authentification.

Pour le SharePoint Online, il est obligatoire de se connecter à Office.com dans un premier temps pour compléter le processus d’authentification. Au niveau d’Office, vous aurez un accès complet à votre Package Microsoft qui comprend SharePoint ainsi que d’autres applications connexes.

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Quelle est la différence entre SharePoint et Teams ?

Teams est une application de Microsoft qui offre des options de communication et de conversation entre deux ou plusieurs utilisateurs. Les options de communications proposées sont nombreuses. Vous avez la possibilité d’initier des conversations écrites, des appels vidéos ou encore des visioconférences.

Nous pouvons dire que Teams est venu remplacer les outils classiques de communication en entreprise comme Skype par exemple. C’est une aubaine pour les entreprises qui disposent d’une licence Microsoft. D’autant plus, son utilisation est simple et son architecture de son interface est facilement exploitable.

Teams est un moyen de collaborer à distance avec d’autres utilisateurs externes à votre environnement de travail en ayant recours à un appel vidéo ce qui n’est pas le cas pour SharePoint ou l’utilisation d’un appel vidéo n’est pas possible.

Contrairement à Teams, SharePoint est un moyen très optimal pour le stockage de vos documents et pour l’organisation de vos tâches et celles de vos équipes en entreprise.

L’utilisation de Teams peut s’avérer intéressante si vous êtes un manager qui entreprend des réunions de travail de façon fréquente avec des collaborateurs ou des collègues qui ne sont pas forcément physiquement présents avec vous ou bien si vous souhaitez partager des fichiers et des documents qui ne sont pas volumineux et qui ne requièrent pas une organisation importante.

L’utilisation de SharePoint permet une meilleure organisation des priorités et des tâches attribuées. Son utilisation est optimale si vous travaillez sur plusieurs documents de façon instantanée et simultanée avec plusieurs collaborateurs. Il est également possible de stocker vos fichiers en toute sécurité et de paramétrer les options d’accès.

Quelle est la différence entre SharePoint et OneDrive ?

SharePoint et OneDrive sont toutes les deux des applications de Microsoft. Les deux outils sont intimement liés et proposent des fonctionnalités et des options plus ou moins similaires avec quelques différences qu’il convient de préciser.

Les deux outils requièrent une connexion internet. Il est possible d’y accéder aussi bien à travers un ordinateur que sur mobile. SharePoint et OneDrive permettent tous les deux de partager des fichiers de façon instantanée et synchronisée.

Le point de divergence le plus important qu’il convient de connaître est que OneDrive est un moyen de sauvegarder un ou plusieurs fichiers avec un accès restreint. Cela veut dire que seul l’administrateur a la possibilité d’accéder au dossier pour lecture ou modification. Sur SharePoint, il est possible de partager les fichiers avec un ou plusieurs membres de l’organisation. L’emplacement SharePoint est par conséquent plus approprié si vous travaillez en équipe sur un seul et même projet.

Les autres points de divergences sont en relation principalement avec l’interface utilisateur. Le menu et les paramètres proposés ne sont pas identiques et renvoient vers des options propres à chaque logiciel.

Pourquoi faire un SharePoint ?

Faire un SharePoint est un moyen efficace pour optimiser votre gestion de projet surtout si vous travaillez avec plusieurs équipes en même temps. C’est un moyen également de mieux classer vos fichiers et d’organiser vos documents.

Grâce à SharePoint, vous pouvez établir une organisation plus optimale des tâches et des missions attribuées à vos équipes et celles que vous devez vous-même compléter. Ainsi, vous bénéficierez d’un gain de temps énorme pour la collecte des informations transmises par vos collègues.

Un autre avantage lié à l’utilisation de SharePoint est sa simplicité et son accessibilité. Le logiciel propose une interface intuitive et abordable avec des catégories de menu et de rubriques facilement identifiables.

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Quel est l'intérêt de SharePoint ?

SharePoint permet une diffusion rapide et fluide de l’information au sein d’une organisation professionnelle. Les options de partage sont performantes et permettent de transmettre l’information en toute sécurité en respectant les paramètres de confidentialité.

Dans un environnement professionnel où la collaboration instantanée est de plus en plus présente, il convient d’utiliser des outils adaptés comme SharePoint. Les collaborateurs pourront facilement organiser leurs missions et coordonner leurs actions avec les collègues concernés.

Pour les managers SharePoint est un moyen de gestion efficace car il comporte des fonctionnalités très utiles en termes de gestion, d’attribution des tâches et de partage de fichiers. Il est également possible de programmer des réunions d’équipe sur SharePoint.

En centralisant l’information sur une plateforme collaborative comme SharePoint, vous aurez une meilleure capacité de prise de décision et un aperçu global des performances de chaque membre de votre équipe.

Microsoft SharePoint est un outil collaboratif utilisé par plusieurs entreprises à travers le monde. L’outil propose plusieurs options et paramètres utiles pour tout organisme professionnel souhaitant évoluer dans un environnement professionnel compétitif basé sur la collaboration mutuelle, le partage de l’information et surtout sur l’organisation. D’autant plus, l’utilisation d’un tel outil reste quasi-simple et intuitif ce qui rend Microsoft SharePoint l’un des logiciels les plus convoités de nos jours.

 

Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane