Formation avancé pour apprendre à utiliser Sharepoint
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Windows SharePoint Services (WSS) aide les équipes à rester connectées et productives en fournissant un accès facile aux contacts, documents et à l'information dont ils sont besoin pour prendre des décisions et faire leur travail efficacement. WSS permet de partager facilement des documents, de suivre des tâches, d'utiliser l'e-mail efficacement, et de partage facilement des idées et de l'information.
Une implémentation de WSS vous permettra:
– De fournir des espaces de travail permettant aux équipes de coordonner les agendas, d'organiser des documents, et de participer à des discussions - au sein de l'organisation et à travers un extranet.
– De créer et de gérer des documents facilement, tout en garantissant leur intégrité grâces à des fonctionnalités comme le verrouillage de documents (check-in / check-out), la possibilité de revenir sur des versions antérieures, et la capacité de contrôler la sécurité document par document si nécessaire.
– D'aider les équipes et leurs membres à rester informés avec une variété de fonctions de communication qui leur permet d'être prévenus si action est requise ou si des changements sont apportés: annonces, alertes, sondages, et forums de discussion.
– De fournir des espaces permettant de brainstormer des idées, de construire des bases de connaissances, ou simplement de recueillir de l'information sous un format simple, grâce à des outils tels que les Blogs et les Wikis.
– D'aider les utilisateurs mobiles à rester productifs grâce à la synchronisation hors connexion via les fonctionnalités offertes par Microsoft Office Outlook 2007 pour gérer les bibliothèques de documents, les listes, les calendriers, les tâches et les forums même hors connexion, et en se resynchronisant une fois reconnecté au réseau.
Les 10 principaux apports de Windows SharePoint Services
Améliorer la productivité des équipes avec des outils collaboratifs simples d’emploi
WSS connecte les utilisateurs avec l’information et les ressources dont ils ont besoin. Les utilisateurs peuvent créer des espaces de travail, coordonner les calendriers, organiser des documents, et recevoir des notifications et des mises à jour via des annonces et des alertes. De plus, il est possible de créer des Blogs et des Wikis, et les utilisateurs mobiles peuvent bénéficier de fonctionnalités de synchronisation hors connexion.
Faciliter la gestion des documents et contribuer à leur intégrité
WSS offre des fonctions sophistiquées de gestion de documents, incluant la possibilité d’activer le verrouillage avant édition, la possibilité de visualiser des versions antérieures et de les restaurer, et le contrôle fin des droits jusqu’au niveau du document individuel.
Des utilisateurs rapidement opérationnels
L’interface utilisateur de WSS inclut des vues et des menus clairs facilitant la navigation dans les espaces de travail. L’intégration avec les outils de productivité familiers, y compris la suite bureautique Microsoft Office, permet de faciliter l’adoption de la solution. Par exemple, les utilisateurs peuvent créer des espaces de travail, poster et éditer des documents, visualiser et mettre à jour des calendriers SharePoint, sans sortir du contexte de leurs outils Office.
Une solution adaptable à vos besoins
Les espaces fournis en standard avec WSS sont très simples à implémenter, mais les organisations recherchant un déploiement plus personnalisé peuvent rapidement modifier des modèles d’applications prêts à l’emploi pour répondre à des besoins spécifiques.
Un environnement collaboratif rapide et simple à mettre en œuvre
WSS est simple à administrer et simple à faire évoluer ; cela permet aux équipes informatique de déployer un environnement collaboratif rapidement avec un coût maîtrisé, depuis des configurations à un seul serveur jusqu’à des configurations redondantes à l’échelle de l’entreprise. Parce que les paramètres de déploiement peuvent être modifiés facilement, WSS requiert moins de planification, et les organisations peuvent démarrer encore plus rapidement.
Facilite la sécurisation des informations de l’entreprise
WSS permet aux équipes informatiques d’améliorer la sécurité de l’information via des contrôles administratifs sophistiqués, tout en réduisant la complexité et le coût associés à la création, la gestion et le support des espaces de stockage : gestion du cycle de vie des espaces, permissions, limites de stockage.
Des contrôles sophistiqués pour sécuriser les données
Les départements informatiques peuvent désormais offrir une sécurisation au niveau du document, et les gestionnaires de sites ou les équipes pourront créer eux-mêmes des espaces répondant à ces critères de sécurité fixés en amont.
Des fonctionnalités robustes de partage de documents
WSS inclut dans les espaces de travail des fonctionnalités de stockage de documents, incluant le check-in/check-out, l’historique de versions, un jeu de métadonnées personnalisable, et des vues personnalisables également. WSS offre également une corbeille permettant aux utilisateurs de récupérer facilement des fichiers effacés par erreur, ce qui évite des opérations de sauvegarde/restauration.
Une solution collaborative évolutive pour répondre aux besoins métier
La solution WSS est simple à gérer et à configurer via une interface Web ou les utilitaires en ligne de commande. WSS s’appuie sur le Framework ASP.NET 3.0, ce qui réutiliser des solutions tierces venant encore améliorer la facilité d’administration.
Une fondation pour construire ses applications Web
WSS expose un framework complet pour la gestion documentaire et le travail collaboratif qui peut être utilisé pour construire des applications Web, des solutions intranet, ou des sites Web répondant aux besoins spécifiques de l’organisation.
Le passage à Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) vient étendre encore ces fonctionnalités pour offrir une solution d’entreprise incluant une infrastructure de portail personnalisable et de gestion de contenu Web, la gestion documentaire évoluée, la gestion des archives, la recherche transverse, les workflows, les notions de réseau social d’entreprise...
Vue d’ensemble des fonctionnalités Collaboration
WSS aide les équipes à rester connectées et productives en fournissant un accès facile aux personnes, aux documents et à l’information dont ils ont besoin pour exécuter leur travail quotidien.
WSS fournit les fonctionnalités suivantes pour accomplir cet objectif:
- Collaboration et communauté
- Alertes, notifications, support de RSS
- Integration avec les applications Office famiières
- Interface utilisateur et navigation
- Modèles d’applications
Collaboration et Communauté
Fonctions Fonctionnalités détaillées
Intégration de la présence et communication instantanée
Accès par périphérique mobile Le « smart tag » de présence est affiché quasiment partout où apparaît le nom d’une personne, et montre si une personne est en ligne et disponible pour un appel téléphonique, une conférence audio, un message instantané, ou une conversion vidéo.
WSS permet aux utilisateurs d’accéder aux listes SharePoint à l’aide d’une interface Web spécifique, permettant de visualiser les données sur un navigateur mobile (type PDA ou Smartphone).
Modèles de WSS inclut les modèles suivants en standard, plus 40 modèles sites en prêts à l’emploi et téléchargeable sur le Web.
standard • Site d’équipe
- Espace de travail documentaire
- Site vide
- Blog
- Wiki
- Espace de travail de réunion (cinq types)
Wikis Un wiki est un nouveau modèle de site WSS permettant de gérer très facilement un ensemble de pages Web. Les utilisateurs peuvent exploiter les Wikis pour brainstormer, gérer des bases de connaissances, créer des documents, ou simplement collecter de l’information très simplement. Les Wikis permettent d’éditer des pages, de les modifier, de les annoter, de gérer les contributions et les modifications, et de simplement créer des liens entre pages.
Les fonctionnalités clés :
- Création de pages simple et rapide
- Création simplifiée de liens hypertexte
- Gestion des versions
- Edition WYSIWYG
- La possibilité d’exploiter les autres fonctions SharePoint, comme la recherché, la navigation, les alertes, etc.
Blogs Les blogs offrent une expérience de publication simplifiée pour un utilisateur ou une équipe. WSS inclut un modèle de site supportant :
- Post d’article
- Commentaires des lecteurs
- Gestion des articles et des commentaires
- Vue d’archives
- Génération de flux RSS
Cette liste offre un emplacement centralize où trouver, communiquer et gérer les personnes et leurs permissions.
Calendriers Gestions de calendriers partagés, avec vues riches, support des évènements récurrents, et des évènements “pleine journée”.
Intégration e- Les bibliothèques de documents, les blogs, les forums de mail discussion, les calendriers et les annonces peuvent recevoir des contributions via e-mail. De plus, il est possible d’étendre le système de traitement des e-mails entrants.
La liste Tâches offre des fonctionnalités basiques de gestion de tâches
Gestion de tâches, incluant une visualisation Gantt des tâches et de leur avancement.
Sondages Les sondages permettent de recueillir des réponses à un nombre quelconque de questions, et supporte des branchements conditionnels.
Collaboration documentaires
Suivi de problèmes
Les bibliothèques de documents permettent de :
- Verrouiller et extraire les documents localement
- Editer des documents hors connexion via Microsoft Outlook 2007
- Gestion et suivi de versions majeures et mineures
- Support de multiples types de contenus
- Audits et workflows
- Vue arborescente
Cette liste est spécifiquement conçue pour le suivi d’incidents ou de problèmes sur un projet.
Filtrage des alertes Information riche Personnalisatio n des alertes
Mise en avant des alertes pertinentes.
L’alerte inclut des informations sur l’élément qui a changé.
La plateforme offre des fonctionnalités de personnalisation des alertes (présentation, etc.)
Notifications de Les notifications sont automatiquement envoyées par e tâches mail lorsqu’une tâche est assignée.
Flux RSS L’ensemble des outils WSS (bibliothèques, listes, calendriers, Wikis, Blogs, etc.) génèrent des flux RSS standard permettant de s’abonner aux notifications.
WSS offre une intégration complètes avec les outils bureautiques via un ensemble de services Web et d’interfaces totalement documentées. Cela facilite la prise en main et l’adoption des nouveaux outils collaboratifs par les utilisateurs.
Il est par exemple possible d’éditer des documents Word, Excel, PowerPoint, InfoPath, Project ou OneNote directement depuis WSS, sans avoir à télécharger le document au préalable.
Les utilisateurs peuvent également créer des espaces de travail, éditer des documents, assigner des tâches, sans jamais avoir à sortir de leur application Office.
Avec Office Outlook 2007, les utilisateurs peuvent visualiser les calendriers et listes de contacts stockés dans WSS, et créer et gérer des sites associés à des réunions.
- Accès en lecture/écriture aux composants SharePoint, comme les calendriers, les tâches, les contacts, les discussions et les documents
- Synchronization de ces listes et bibliothèques pour utilisation hors connexion
- Possibilité d’éditer les documents hors connexion
- Vues agrégées de calendriers et tâches provenant de différents sites
- Vue unifiée des tâches personnelles et SharePoint Microsoft Office SharePoint Designer 2007, basé en partie sur Microsoft FrontPage®, fournit les outils permettant la personnalisation des sites, et la creation d’outils spécifiques, sans développement.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 étend WSS en fournissant des outils de gestions complets des sites SharePoint, ainsi que des outils avancés de publication Intranet.
Interface Utilisateur et Navigation
Fonctions Fonctionnalités détaillées
Interface WSS implémente une interface graphique simple et utilisateur uniforme, permettant aux utilisateurs de toujours se simple retrouver dans un environnement familier.
Interface
Les utilisateurs ne voient que les fonctions et les sécurisée documents auxquels ils ont droit.
Fil d’Ariane Fournit une indication de l’emplacement de l’utilisateur dans la hiérarchie.
Barre de lancement rapide Barre de navigation globale Barre de raccourcis disponibles sur toutes les pages.
Fournit un accès global aux fonctions via une barre en haut de page.
Menus Actions Le menu Actions résume toutes les actions pouvant être effectuées par l’utilisateur sur une page ou une bibliothèque.
Interface de
L’interface de gestion des Web Parts présente une liste gestion des très simple et illustrée des Web Parts pouvant être
Web Parts ajoutées à une page.
Interface Utilisateur et Navigation
Fonctions
Fonctionnalités détaillées
Accessibilité WSS offre une interface prenant mieux en compte les standards d’accessibilité.
Application Templates
Feature area Features
Stockage et Sécurité
- Référentiel et Métadonnées
- Authentification et Autorisation
- Versions
- Restauration d’informations
- Indexation et Recherche
Référentiel et Métadonnées
Fonctions
Fonctionnalités détaillées
Bibliothèques Les fonctionnalités incluent les points suivants : de documents
- Verrouiller et extraire les documents localement
- Editer des documents hors connexion via Microsoft Outlook 2007
- Gestion et suivi de versions majeures et mineures
- Support de multiples types de contenus
- Audits et workflows
- Vue arborescente
Dossiers
Il est possible de créer des dossiers et des sous-dossiers, aussi bien dans des bibliothèques que dans des listes.
Eléments de
WSS offre des fonctions évoluées de gestion des elements dans
listes les listes:
- Sécurité par élément et par dossier
- Versions
- Verrouillage (obligatoire ou non)
Métadonnées Les utilisateurs peuvent étendre les bibliothèques et listes avec des propriétés (aussi appelées métadonnées ou colonnes) : chaînes de caractères, dates, nombres, devises, listes de choix, etc.
Ces propriétés personnalisées peuvent facilement être éditées directement depuis les applications de la suite Office.
Types de contenus
Les Types de contenus sont des définitions réutilisables de types de documents au sein du référentiel. Une bibliothèque peut stocker plusieurs types de documents.
Un type de contenu définit un ensemble de documents partageant un ensemble de propriétés, comme:
- Modèles de documents
- Accès direct par le bouton « Nouveau... »
- Métadonnées spécifiques
- Colonnes réutilisables
- Formulaires personnalisés pour l’édition directe dans Office
- Politique de gestion du contenu
- Workflows
Workflows
WSS héberge le moteur Windows Workflow Foundation pour permettre la création de solutions métier reposant sur des workflows, typiquement associés à des types de documents exposant des propriétés permettant de déterminer le routage du document.
Ces workflows peuvent être créés avec Office SharePoint Designer 2007.
Authentification et Autorisation
Fonctions
Fonctionnalités détaillées
Authentification extensible
Contrôles d’accès au niveau des dossiers et éléments Il est possible de créer son proper système d’authentification afin de se connecter à un système spécifique.
WSS permet d’appliquer des règles de sécurité au niveau de chaque dossier et élément ou document.
Versions
Fonction Fonctionnalités détaillées s
Gestion des versions Historiqu e des versions Il est possible de gérer les versions pour tout élément (document ou élément d’une liste).
La liste des versions permet de visualiser et éventuellement de restaurer les anciennes versions. Un champ commentaires permet de décrire les modifications apportées.
Versions
Fonction Fonctionnalités détaillées s
Gestion de versions majeures et mineures Il est possible de gérer des versions majeures uniquement, ou majeures et mineures.
Restauration d’informations
Fonctions Fonctionnalités
Corbeille La corbeille permet à un utilisateur de restaurer lui même un élément qu’il aurait détruit, évitant ainsi que faire appel à un support IT pour effectuer une restauration.
Indexation et Recherche
Fonctions Fonctionnalités détaillées
Recherche WSS partage l’implémentation technique du moteur de recherché avec Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 ; néanmoins, dans WSS, la recherche est limité à un seul espace collaboratif.