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Ajouter un indicateur de risque dans un projet MS Project


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Ajouter un indicateur de risque dans un projet MS Project

Auteur

:

Abdel YEZZA

Version

:

1.0

Date

:

Décembre 2008

Tables des matières

TABLES DES MATIÈRES1

CONTEXTE. 2

PRÉ-REQUIS.. 2

FONCTIONNALITÉS.. 3

SIGNIFICATION DES INDICATEURS UTILISÉS. 4

INSTRUCTIONS.. 4

PRÉ-REQUIS : . 4 CAS 1 (LE PLUS SIMPLE) : VALABLE POUR TOUT NOUVEAU PROJET .. 5

CAS 2 (PLUS COMPLEXE, MAIS ENRICHISSANT POUR LES CURIEUX !) : UN PROJET EXISTANT 5

CONCLUSION. 10

Contexte

Le but du présent document est de fournir aux personnes qui gèrent des projets un moyen rapide pour visualiser en un seul « click » toutes les tâches et les rubriques :

•   Non terminées dans les délais réels Î risque élevé

•   Devant se terminer aujourd’hui même Î risque moyen

•   Non terminées dans les délais réels, mais le taux achevé dépasse 80% Î risque modéré

•   Terminées à 100% dans les délais réels Î risque faible

Cette visualisation est réalisée par le biais d’une colonne appelée « Risk ? » et de deux filtres appliqués uniquement sur cette colonne. Les fonctionnalités offertes permettent un suivi quotidien et facilitent largement le contrôle des tâches, notamment pour des projets contenant un nombre de tâches assez important. 

Afin d’avoir un aperçu de l’indicateur de risque, voici une copie écran :

Pré-requis

L’utilisateur doit disposer de MS Project en version 2000 ou plus et connaître les principes de gestion de projets ainsi que les fonctionnalités de base de cet outil. 

Fonctionnalités

1.   Mise à jour de l’indicateur Risk pendant l’édition, à l’ouverture et à la fermeture du projet

2.   Quatre filtres sont disponibles :

High Risk Tasks

Permet de visualiser uniquement les tâches dont le risque de retard est élevé.

Medium Risk Tasks

Permet de visualiser uniquement les tâches dont le risque de retard est moyen.

Moderate Risk Tasks

Permet de visualiser uniquement les tâches dont le risque de retard est modéré.

Low Risk Tasks

Permet de visualiser uniquement les tâches dont le risque est faible

Notez bien que même si une tâche est terminée à 100%, ceci ne signifie guerre que le risque est nul, néanmoins, on peut le qualifier de faible.



3.   Une barre d’outil dédiée appelée Risk contenant deux boutons permettant de mettre à jour manuellement l’ensemble des tâches et la tâche courante respectivement : 

Mettre à jour les indicateurs de toutes les tâches

Signification des indicateurs utilisés

Les indicateurs sont basés sur deux critères, la couleur et la forme. Notons que les couleurs dépendent de la comparaison par rapport à la date courante et le pourcentage d’achèvement d’une tâche. Les formes sphériques sont associées aux tâches, quant aux formes carrées, elles sont associées aux rubriques (chantiers et sous-chantiers en d’autres termes). 

Signe

Signification

Tâche terminée à 100% dans le délai planifié

Tâche planifiée pour terminer aujourd’hui même

Tâche non terminée dans le délai planifié, mais le taux d’achèvement est au moins égal à 80%

Tâche non terminée dans le délai planifié

Rubrique terminée à 100% dans le délai planifié

Rubrique planifiée pour terminer aujourd’hui même

Rubrique non terminée dans le délai planifié

Rubrique non terminée à 100% ou Tâche ne commençant pas le jour courant

Instructions

Pré-requis :

Fixer le niveau de sécurité à Moyen (recommandé). Pour cela, aller dans le menu : OutilsÆMacroÆSécurité et sélectionner le niveau comme indiqué ci-dessous :

Cas 1 (le plus simple) : Valable pour tout nouveau projet

Template MS Project

C’est simple, il suffit d’ouvrir le projet prototype en cliquant ici : et de l’enregistrer sous un autre nom portant le nom de votre projet. Dorénavant, le nom sera attribué à ce modèle.

Note : Pour un projet existant, il suffit de créer un nouveau projet basé sur le prototype, puis copier et coller l’ensemble des tâches du projet existant dans le nouveau projet.

Cas 2 (plus complexe, mais enrichissant pour les curieux !) : Un projet existant

Le traitement dans ce cas assure la disponibilité de cette fonctionnalité à l’ensemble des projets MS Project sur la même station de travail sans avoir besoin d’utiliser le modèle comme base pour tout nouveau projet. En fait, ce cas révèle en quelque sorte comment le modèle précédent a été fabriqué.

Effectuer les étapes 1 à 3 une seule fois. Par contre, les étapes 4 et 5 c’est à exécuter pour chaque projet existant. 

Note importante : Avant de procéder, si votre fichier de configuration globale de MS Project n’a jamais été modifié ou personnalisé, passez directement à l’étape 4 après avoir copié le fichier

C:\Program Files\ Microsoft Office\Offic

(Microsoft Project Global Template) dans le dossier d’installation de MS Project,

généralement situé dans le dossier : 

C:\Program Files\Microsoft Office\Office\1036

pour une version française (code décimal : 1036). Par mesure de sécurité créez une copie de ce fichier, car il est à la base de tout nouveau projet.



Template MS Project

1.   Ouvrir le fichier prototype : :  ainsi que votre projet

2.   Menu : OutilsÆ Organiser

3.   Suivre les flèches comme indiqué ci-dessous :

Transférer le champ personnalisé Risk du prototype ci-dessus vers le prototype global

Transférer la barre d’outils personnalisée Risks du prototype vers le prototype global

Transférer les filtres High Risk TasksMedium Risk Tasks, Moderate Risk Tasks et Low Risk Tasks du prototype vers le modèle global . Ces quatre filtres vous permettent de visualiser en un seul click quatre types de tâches comme expliqué ultérieurement. 

Transférer le module modRisk du prototype vers le modèle global . Cette action assure le fonctionnement des boutons ajoutés dans la barre d’outils Risks.

4.   [Optionnel : pour les connaisseurs de Scripting VBA] Insérer le code suivant dans un module disons dans la partie code correspondant à votre projet, uniquement si vous désirez que les indicateurs de risque se mettent à jour en mode édition (autrement, utiliser les boutons de la barre d’outils Risks) :

'/////////////////////////////////////////////////

'   Author :    Abdel YEZZA

'   Date :      sep 27 2008

'/////////////////////////////////////////////////

Option Explicit

Public Enum Colors

    NONE = 0

YELLOW_SPHERE = 1

GREEN_SPHERE = 2

RED_SPHERE = 3

YELLOW_SQUARE = 4

GREEN_SQUARE = 5

RED_SQUARE = 6

VIOLET_SPHERE = 7

End Enum

Public Sub UpdateTaskFlag(tsk As Task)

    Dim Diff As Integer

    Dim Diff1 As Integer

    Static LastTsk As Task

    Static LastTskSaved As Boolean

    If Not ((LastTsk Is Nothing) Or LastTskSaved) Then

LastTskSaved = True

UpdateTaskFlag LastTsk

    End If

    If tsk Is Nothing Then Exit Sub

    On Error Resume Next

    If tsk.Duration > 0 And tsk.PercentComplete < 100 Then

If IsDate(tsk.Finish) And IsDate(tsk.Start)Then

                Diff = DateDiff("d", Now(), tsk.Finish, vbUseSystemDayOfWeek, vbUseSystem)

                Diff1 = DateDiff("d", Now(), tsk.Start, vbUseSystemDayOfWeek, vbUseSystem)

                Select Case Diff

                    Case 0:

                        If tsk.OutlineChildren.Count = 0 Then                             tsk.Number1 = YELLOW_SPHERE                          Else: tsk.Number1 = YELLOW_SQUARE 

                       End If

                    Case Is > 0:

                        If tsk.OutlineChildren.Count > 0 Then                             If tsk.PercentComplete = 100 Then                                 tsk.Number1 = GREEN_SQUARE                              Else

tsk.Number1 = NONE

End If

Else

                            If Diff1 >= 0 Then                                 tsk.Number1 = NONE                             Else

tsk.Number1 = GREEN_SPHERE 

End If



                        End If

                    Case Is < 0:

                        If tsk.OutlineChildren.Count > 0 Then

tsk.Number1 = RED_SQUARE 

Else

                            If tsk.PercentComplete >= 80 Then                                 tsk.Number1 = VIOLET_SPHERE                              Else

tsk.Number1 = RED_SPHERE 

End If

                        End If

                End Select

            End If

        Else

            If tsk.OutlineChildren.Count = 0 Then                 tsk.Number1 = GREEN_SPHERE              Else

                tsk.Number1 = GREEN_SQUARE 

            End If

        End If

    If Not (tsk Is Nothing) Then

        Set LastTsk = tsk

        LastTskSaved = False

    End If

End Sub

Public Sub UpdateAllTasksFlag(ByVal pj As Project)

    Dim TskNum As Integer

    Dim i As Integer

    TskNum = pj.Tasks.Count

    If TskNum > 0 Then

        For i = 1 To TskNum

            Call UpdateTaskFlag((i))

        Next

    End If End Sub

5. Menu : InsertionÆ Colonne et suivre les flèches comme indiqué ci-dessous :

Conclusion

Microsoft Project constitue un outil précieux et même indispensable pour assister les managers de projets de grande envergure à contrôler les différentes phases des projets et effectuer un suivi quotidien avec une granularité plus fine et une visibilité plus claire.

L’outil de gestion des projets offre aussi bien des fonctionnalités de base pour les débutants que des fonctionnalités plus avancées pour des utilisateurs avertis de niveau moyen ou expert. Dans ce document, on a montré comment ajouter une information précieuse, qu'est le risque de retard indiquant en un clin d'œil l'ensemble des tâches en retard ou qui risquent de l'être. 

MS Project met à notre disposition un certain nombre de variables libres (jusqu’à une trentaine pour quelques uns) de différents types comme Indicateur, Nombre, Texte, Coût, Date etc. On peut utiliser ces variables pour définir des colonnes (champs de tables) supplémentaires capables de quantifier ou qualifier différents aspects d’un projet. C’est justement cette fonctionnalité qui était à la base de cet article et qui a permis de qualifier le facteur Risque et quantifier son niveau.



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