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Support de cours PowerPoint 2007


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                                                                               Auto-Entreprise:Activités :

                                                                               Eric SOTY - Siret n° 478 683 535 00023            Formation Bureautique,

                                                                               APE : 8559A formation continue d'adultes.           identité visuelle, charte

T.V.A. non applicable, article 293 B du CGI. graphique, normalisation Site : . documentaire, formation Tél : 09 53 02 00 32 - Fax : 09 58 02 00 32continue d'adultes.

Il faut regarder pour comprendre, faire pour apprendre, et refaire pour bien faire.

Formation Bureautique, identité visuelle, charte graphique, édition documentaire. Siret 478 683 535 00023 - T.V.A. non applicable, article 293 B du CGI. Contact : .

Sommaire

Utiliser les attributs (gras, souligné, italique…et leurs raccourcis utiles) 34

Déplacements et sélections (texte, diapositives) 35

Insérer, supprimer, copier, couper, coller, dupliquer . 36

Les dangers du coller simple, intérêt du collage spécial . 37

Annulation et répétition d'actions . 39

Rédiger des commentaires . 40

Mise en forme avancée (texte) .. 42

Reproduire une mise en forme (une fois, plusieurs fois) . 42

Puces et numérotation de lignes (créer ses propres puces) . 43

Manipuler les diapositives 45

Travailler en mode Normal . 45

Travailler en mode Trieuse de diapositives 48

Travailler en mode Page de commentaires 49

Manipuler les objets . 50

Dessiner des formes de base 50

Dessiner flèches pleines .. 55 Dessiner organigrammes, étoiles, bannières, bulles et légendes .. 56

Dessiner lignes et connecteurs 60

Créer un objet « textuel » 63

Manipuler les images .. 64

Remarques sur les droits d’auteur . 64

Différents types d’insertion : depuis le disque dur local, depuis la galerie Clip Art, depuis le Web, copies

d’écran ou de fenêtres .. 65 Luminosité, contraste, colorisations .. 69

Style d’image et effets spéciaux .. 71

Options de format de l’image . 73

Réglages (taille, rotation, bordures, rognage, effets,) .. 74

Automatiser la mise en forme .. 75

Masques : notion et conseils . 75

Créer un masque de diapositives 76

Vérification du masque et premières diapositives .. 82

Masques des pages de commentaires . 83

Utiliser plusieurs masques de diapositives . 84

Masque des pages de commentaires .. 85

Correction et vérification . 86

Corriger l'orthographe et compléter le dictionnaire 86

Rechercher et/ou remplacer une expression 89

Imprimer le diaporama . 90

Mettre en page le diaporama (orientation, imprimante de destination, format du papier, options

d’impression ) . 90 Lancer l'impression . 91

Gérer ses impressions, annuler l’impression 95

Présenter soi-même un diaporama . 96

Régler les transitions . 96

Fonctions utiles pendant la présentation . 98

Conseils sur le fond (structure et contenu) . 99

Conseils sur la forme .. 100

Conseils au moment de la présentation 102

Trucs et astuces . 105

Passage d’un bloc de texte en majuscule ou inversement . 105

Effacer un style ou une mise en forme de caractère .. 105

Taper rapidement les É et les È 105

La touche   105

Annuler, et changer encore d’avis 105

Autres raccourcis .. 106

Légendes utilisées dans ce support de cours

Conseils de mise en page ou de normalisation            documentaire, pour des documents plus agréables

à lire et d’un aspect plus professionnel

Conseils sur l'utilisation du logiciel ou l’organisationet l'optimisation du poste de travail

                                                                                   Erreur fréquente à éviter

                                                                                   Point important

                                                                                   J’apprends par cœur pour gagner en productivité 

                                                                                   Raccourci clavier, bon à connaître

                                                                                   Partie théorique

                                                                                   Partie pratique

Votre clavier et ses touches (Français, AZERTY)

Pour un premier niveau d’aide en ligne, tapez    ou cliquez en haut à droite de l’écran sur   Guide et tutoriaux disponibles également depuis / menu Support.

Fichier d’exercice utilisé: …Nouveau document

La version 2007 : une nouvelle organisation de tous les menus

L’écran d’accueil du logiciel en version 2007 diffère sensiblement de la version 2003, et nombre d’utilisateurs auront du mal à s’adapter à la nouvelle répartition des fonctions et menus. Il vous faudra un peu de temps pour vous y faire, si vous venez de la version 2003.

Voici les menus de la version 2007 (faisant partie de la suite Microsoft appelé Office 12)

Pour les plus récalcitrants, il y a des programmes tiers qui permettent de retrouver les menus 2003 dans la version 2007, mais je vous déconseille.

Exemple de programme tiers (payant) : 

 Faîtes une recherche Google pour trouver votre bonheur, si vous le

jugez nécessaire. Cette « Addon » affiche en plus un menu appelé , que vous verrez dans les copies d’écran de ce support de cours. Ne vous en occupez pas ?.

Paramétrages préalables au travail  

Avant de travailler, utilisez le menu . Les onglets Standard et Vérification,et Options avancées sont par défaut bien paramétrés.

Onglet Enregistrement – Compatibilité des versions

Enregistrez les informations de récupération toutes les 10 minutes est un choix pertinent.

Choisissez bien le format par défaut d’enregistrement de vos fichiers. Dans l’exemple ci-dessous, j’ai choisi Document PowerPoint 97-2003 (*.doc). Pourquoi ? Parce que l’ascendance des versions est très importante :

        ?    Le format par défaut d’un document PowerPoint 2003 est : *.ppt

        ?    Le format par défaut d’un document PowerPoint 2007 est : *.pptx

Si vous enregistrez un document fait sous PowerPoint 2007 au format natif *.pptx, et qu’un collègue tente de l’ouvrir avec PowerPoint 2003, il en sera incapable. L’inverse est pourtant vrai : PowerPoint 2007 est capable d’ouvrir un document au format *.ppt. Il s’ouvrira alors au format *.ppt (mode de compatibilité).

Pensez bien aux problèmes de version lorsque vous travaillez en mode collaboratif. N’oubliez pas que vous travaillez avec des collègues proches de vous, mais aussi avec des personnes extérieures, dans d’autres sociétés, et que tout le monde n’a pas forcément la même version du logiciel que vous. Bref, anticipez afin de préserver la fidélité lors du partage de vos documents.

Options avancées

Vous pouvez augmenter de à 50 le nombre d’annulations, cela pourrait vous être utile ultérieurement. En revanche, Afficher les boutons d’options de collage peut être lassant, à la longue. Cette option n’est pas nécessaire et personnellement je la décoche.

Personnaliser

Attardons nous sur cet onglet pour ajouter des icônes tout en haut à gauche de notre fenêtre PowerPoint,

juste à droite du menu   . Vous pouvez aussi accéder à ces paramétrages par le bouton   / Autres commandes (info-bulle : Personnaliser la barre d’outils Accès rapides).



Sélectionnez les commandes courantes dans la colonne de gauche, puis  vers la barre d’outils

Accès rapide. Utilisez les boutons  pour changer l’ordre d’apparition des icônes. (en bas = à droite) Insérez un ou deux <séparateurs> pour isoler les fonctions d’un même genre.

Exemple de paramétrages conseillés (ci-dessous, cf colonne de droite) :

En particulier, le bouton Enregistrer (fort utile au quotidien), n’est pas affiché par défaut. Profitez-en pour compléter votre barre d’Accès rapide avec les fonctions de votre choix.

Voici le résultat en haut à gauche de votre fenêtre PowerPoint :

De gauche à droite, les fonctions : Aperçu avant impression, Enregistrer, Ouvrir, Polices, Collage spécial, Orthographe, Dessiner un tableau, Styles, Styles rapides, Personnaliser la barre d’outils Accès rapide.

Ressources

Si vous souhaitez vous faire aider par téléphone sur Word, vous devez impérativement connaître la version du logiciel que vous utilisez. Sous PowerPoint 2003, nous avions le menu  / A propos de

Désormais, cette information se trouve dans l’onglet Ressources, bouton  

Vous y trouverez les informations nécessaires pour mieux vous faire aider par votre hotline ou un spécialiste :

Note : Depuis la version 2007, vous ne pouvez plus déplacer les barres d’outil en faisant un cliquer / glisser

sur cette icône :  , qui était situé à gauche de chaque barre. La présentation a changé depuis PowerPoint 2003.

Cliquez sur , nous avons terminé nos paramétrages (une fois pour toute).

Fichier d’exercice utilisé: …Nouveau document

En haut de l’écran

1ère ligne : de gauche à droite : 

Les icônes de raccourci personnalisés, le nom du document, les icônes de gestion de la fenêtre (réduire, maximiser, fermer)

2ème ligne : les rubans principaux (un peu comme dans Word 2003, mais classement différent)

3ème ligne : le détail duruban sélectionné, avec différentes sections et contenus et fonctions

4ème ligne : en fonction de vos préférences d’affichage, vous auriez du afficher la règle. De gauche à droite :

La règle elle-même, avec la représentation des marges gauche et droite, et indicateur de retrait

A gauche de l’écran

Le volet de visualisation des diapositives. Ce volet affiche toutes les miniatures des diapositives.

Naviguez verticalement avec l’ascenseur et cliquez sur une miniature pour l’afficher dans l’espace central.

De cet endroit, vous pouvez aussi Déplacer, Couper, Copier,Coller les diapositives en manipulant leurs miniatures.

Au centre de l’écran

Nous l’appellerons l’espace central. C’est ici que vous affichez et modifiez les éléments de votre diapositive courante.

Sous l’espace central

Une zone permettant de saisir rapidement vos commentaires pour cette diapositive. Ces commentaires ne sont pas affichés en mode Diaporama. Vous pouvez réduire cette zone en faisant glisser vers le bas le trait horizontal de séparation.

Tout en bas de l’écran

Vos options d’affichage :  : modes Normal, Trieuse de diapositive, Diaporama.

Votre curseur de réglage de facteur de zoom :                                               

(cliquez sur le pourcentage en chiffres      pour accéder à une fenêtre de dialogue plus complète, mais jamais indispensable). Pour zoomer et dé-zoomer plus rapidement, il suffit de maintenir la touche    

tout en utilisant la molette  de votre souris.

Les informations / statistiques du document :   cette barre indique

la diapositive courante ou se trouve votre pointeur (pas forcément la page que vous visualisez), ainsi que le total de diapositives.

Tout en bas à droite, un bouton très utile au quotidien :     Il permet d’ajuster la taille de la diapositive à

celle de la fenêtre :

Avant ajustement :

Après ajustement

Fichier d’exercice utilisé: …Nouveau document

Principe de fonctionnement

C’est la principale différence avec PowerPoint 2003. PowerPoint 2007 organise différemment l’accès aux fonctions et menus. Cliquer sur un menu affiche en dessous le ruban qui correspond et détaille les fonctions de ce ruban.

Chaque menu (ou ruban) est divisé en plusieurs sections.

Certaines sections possèdent en bas à droite de leur zone propre un bouton  qui permet d’afficher la fenêtre de dialogue correspondante et indique son raccourci clavier (s’il en existe un).

Récapitulons

On choisit un Menu (ruban) :

Le ruban correspondant s’affiche :

Ce ruban comporte plusieurs Sections : ci-dessous, la section Police :

Liste des 7 rubans principaux

Le ruban correspondant au menu Accueil

Sections : presse papier, diapositives, polices, paragraphes, outils de dessin, recherches.

Le ruban correspondant au menu Insertion :

Sections : tableaux, illustrations, liens, texte, clips multimédias

Le ruban correspondant au menu Création :

Sections : mise en page, thèmes, arrière-plan

Le ruban correspondant au menu Animations :

Sections : aperçu, animations, accès à cette diapositive

Le ruban correspondant au menu Diaporama :

Sections : démarrage du diaporama, configuration du diaporama, moniteurs

Le ruban correspondant au menu Révision :

Sections : vérification orthographique, commentaires, protéger

Les autres rubans, contextuels

Ruban contextuel pour les images

Lorsque vous insérez une image et que vous la sélectionnez, il apparaît un ruban Outils image spécifique :

Ruban contextuel pour l’aide à la création, Outils de dessin

Ruban spécifique pour l’adaptation des formats et les outils de dessin :

Ruban contextuel pour l’aide à la création, Outils SmartArt

Ruban spécifique pour l’adaptation des formats et les objets de type SmartArt :

Ruban contextuel pour l’aide à la création de Graphiques

Ruban spécifique pour gérer la création des graphiques depuis un fichier de données Excel.

Ruban spécifique pour gérer la disposition des graphiques depuis un fichier de données Excel.

Ruban spécifique pour gérer la Mise en forme des graphiques depuis un fichier de données Excel.

Ruban contextuel pour l’aide à la création de Tableaux

Ruban spécifique pour gérer la création des tableaux dans une diapositive PowerPoint.

Ruban spécifique pour gérer la Disposition des tableaux dans une diapositive PowerPoint.

Etc.

Fichier d’exercice utilisé: …Explorateur Windows

Si vous voulez retrouver plus tard vos documents, il convient de respecter quelques règles simples. On croit perdre du temps en les appliquant, mais sur la durée cela est parfaitement rentable.

Une arborescence logique et maîtrisée

Avant d’enregistrer des fichiers ou des documents, il convient de préparer un réceptacle structuré dans lequel on pourra facilement chercher et retrouver ses documents. Ce sont les dossiers. Votre disque dur est comme une grande armoire, contenant des tiroirs, lesquels peuvent aussi contenir des sous-tiroirs, etc. Nous les appelons des dossiers, sous-dossiers…

Conseil n°1 : on ne devrait jamais dépasser un total de 10 tiroirs par rang, sous peine d’avoir plus tard à perdre du temps pour retrouver ses données ! Ne voir que maximum 10 dossiers permet de gagner du temps et de mémoriser ses dossiers.

Conseil n°2 : si vous souhaitez avoir toujours le même ordre de tri à l’affichage de vos dossiers ou sous-dossiers, il faudra les numéroter de 0 à 9… dans le cas contraire, ils seront par défaut triés et affichés par ordre alphabétique. Exemple :

Conseil n°3 : si vous souhaitez créer un grand nombre de fichiers similaires dans un dossier

(une bibliothèque d’image par exemple), vous pouvez les numéroter. Ne commencez pas par « 1 » ! Car si vous dépassez les 10 fichiers, le fichier « 12 » sera classé avant le fichier « 2 », car c’est le premier caractère qui sert à trier (tri alphabétique : 0, 1, 2, …8, 9, A, B, C, etc.…).

Pour être tranquille, commencez par nommer le premier fichier « 000… » puis « 001.. », etc. Vous serez ainsi tranquille jusqu’à 999 fichiers différents.

Conseil n°4 : affichez vos fichiers en mode « détail » : c’est le seul mode qui permette de voir immédiatement les noms des fichiers, avec leurs extensions, leur format, leur taille en Ko, leur date de mise à jour. Pour les images, il est parfois utile d’afficher en mode « diapositive » afin de disposer d’un aperçu.

Pour changer les affichages, clic droit dans une zone vide de l’explorateur, puis affichage, puis choisissez l’option voulue.

  montre qu’un dossier

contient des sous-dossiers. Cliquer   pour le développer.

Conseil n°4 : cela paraît une évidence, mais les termes choisis pour nommer les dossiers doivent correspondre aux fichiers qui y résideront… dans le cas contraire, attendez-vous à perdre beaucoup de temps lorsque vous devrez retrouver un document.

Ne mettez jamais un fichier hors d’un dossier ( non classé) : investissez 20 secondes de plus pour lui trouver un classement logique, vous économiserez du temps sur la durée.

Conseil n°5 : nommez correctement vos fichiers :

Les caractères spéciaux comme ‘’ « ? / ! % $ ö â ) @, etc.… sont prohibés, ils ne sont pas compris par Windows.

Prenez 30 secondes pour trouver un nom qui soit révélateur du contenu : bannissez les termes isolés du type « rapport », « divers », compte-rendu », « facture », etc. Ils ne vous serviront pas à retrouver un contenu précis, ultérieurement, car ce sont des termes « génériques ».



Conseil n°6 : utilisez les dates dans vos noms de fichier pour un classement efficace :

Si vous comptez éditer par exemple des news régulièrement et les conserver pour archive dans un dossier unique, vous devriez faire en sorte qu’ils se classent automatiquement par date.

Ce qu’il ne faut pas faire :

La news du 15 juillet 2010 s’appelle : « News_du_15-07-2010_sujet_1 » La news du 8 septembre 2010 s’appelle : « News_du_08-09-2010_sujet_2 »

                         La news du 22 octobre 2010 s’appelle :                  « News_du_22-10-2010_sujet_3 »

Résultat du classement par défaut dans votre explorateur : (incorrect ! septembre, juillet, octobre…les sujets ne sont pas dans l’ordre chronologique de leur création)

Ce qu’il convient de faire : nommer ses documents en inversant année, mois, et jour, à l’anglaise :

La news du 15 juillet 2010 s’appellera ainsi : « 2010-07-15_News_sujet_1 » La news du 8 septembre 2010 s’appellera ainsi : « 2010-09-08_News_sujet_2 »

                         La news du 22 octobre 2010 s’appellera ainsi :       « 2010-10-22_News_sujet_3 »

Résultat du classement par défaut dans votre explorateur : (correct !)

Question : à votre avis, pourquoi une numérotation sous forme « 1_ », « 2_ », etc. ? (il y a deux bonnes raisons…)

C’est à vous de choisir une arborescence logique et structurée, en correspondance avec votre métier et la manière personnelle que vous avez de ranger vos affaires.

4 règles simples à appliquer :

?    Ne laissez pas Windows vous suggérer un classement (Mes documents, Mes images ) ?       Pas plus de 10 dossiers à la fois par répertoire = pas plus de 10 tiroirs dans une armoire.

?    Numérotez si vous ne voulez pas que l’ordre alphabétique vous dicte les priorités ou la fréquence d’utilisation de vos dossiers et fichiers.

        ?    Nommez correctement vos fichiers (nom révélateur du contenu)

Fichier d’exercice utilisé: …Explorateur Windows

Deux méthodes

Il y a deux méthodes pour retrouver un document sur son disque dur : en cherchant une chaine de caractère dans le nom du fichier, ou bien en cherchant une chaine de caractère dans le fichier lui-même (par exemple le texte qu’il contient)

Depuis votre explorateur de fichier : sélectionnez le dossier de votre choix (cela peut-être votre disque dur

Exemple 1 : je souhaite trouver tous les fichiers PowerPoint (version XP, 2002 ou 2003) dans le répertoire

« 0_Formation_informatique ». Depuis l’explorateur,  / Rechercher sur ce répertoire. Une fenêtre de recherche s’ouvre sur ma gauche :

Les documents PowerPoint portent une extension de type « .ppt ». Je saisie donc « *.ppt » dans ma zone de recherche, car « * » veut dire « tous ».

La recherche « *.ppt » va donc m’afficher tous les documents dont l’extension est « .ppt », c'est-à-dire les documents PowerPoint.

Cliquer sur .

Le résultat de ma recherche s’affiche : 

On peut faire varier les modes d’affichage du résultat avec le bouton .

Question : comment faire pour trouver aussi bien les fichiers PowerPoint 2003 que PowerPoint2007 ?

Exemple 2 : je souhaite retrouver un document mais  je ne me souviens plus du nom de fichier et dans quel dossier il se trouve. Par contre, je sais qu’il contient dans son texte la chaine de caractère suivante : « vidéoprojecteur »

Le résultat de ma recherche : j’ai retrouvé mon document, il s’appelait « organisation des cours ».

La recherche dans les corps de texte fonctionne aussi pour des documents Excel, PowerPoint, Bloc note, Acrobat PDF, etc. Ce type de recherche prend plus de temps que la recherche « simple » vue précédemment.

Recherche avancée

Fichier d’exercice utilisé: …Explorateur Windows

Méthode 1 : depuis l’explorateur

Si vos documents ou fichiers sont bien classés dans leurs dossiers, vous saurez les retrouver facilement

depuis l’explorateur ou depuis votre poste de travail.

Depuis le bureau Windows, lancez l’explorateur : ou bien par un raccourci déjà créé sur votre bureau :

Ou bien depuis votre barre de lancement rapide 

Sinon, créez un raccourci depuis l’emplacement suivant :  C:\ Windows\

Pour plus de confort et de lisibilité, il est conseillé d’afficher à gauche les dossiers et à droite les fichiers. Si ça n’est pas le cas, menu Affichage / Volet d’exploration / Dossiers, donne ceci : 

Réglez l’affichage des fichiers à droite en faisant Affichage / , au choix.

Pour les fichiers classiques ou mixtes, préférez le mode Affichage / Détails.

Pour les fichiers images ou vidéos seulement, préférez le mode Affichage / Miniature.

Méthode 2 : depuis PowerPoint

Depuis le logiciel PowerPoint, Fichier / Ouvrir, ou bien  le raccourci clavier  , affiche une fenêtre :

Elle permet de choisir son fichier dans l’arborescence de son disque dur, voir de filtrer certains types de fichiers.

Si vous êtes perdu(e), cliquez toujours sur  pour repartir depuis l’origine de l’arborescence de votre disque dur.

Fichier d’exercice utilisé: Explorateur Windows

Vous souhaitez pouvoir lancer PowerPoint depuis votre bureau ? créons un raccourci sur le bureau :

L’application PowerPoint (le fichier exécutable) s’appelle et se trouve par défaut dans :

Windows XP:

C: \ program files \ Microsoft Office \ Office XX* \   (le X dépend de votre version d’Office)

Windows 7 – 64 bits:

C: \ program files (x86) \ Microsoft Office \ Office XX*\   (le X dépend de votre version d’Office)

Avec XX qui peut prendre différentes valeurs, 10, 11, 12 par exemple, en fonction de la version de Microsoft Office que vous utilisez : 

 Office 10 correspond à Office 2002

 Office 11 correspond à Office 2003

 Office 12 correspond à Office 2007

 Office 14 correspond à Office 2010

Un fois que vous avez trouvé le fichier  , sélectionnez le avec , puis plusieurs méthodes : 

 / Créer un raccourci.

Déplacer ensuite ce raccourci    sur votre Bureau en faisant un Cliquer-Glisser ou un Couper / Coller.

Méthode 2 (rapide mais plus difficile) : réduisez la fenêtre de votre explorateur de manière à voir le Bureau

en fond. Sélectionnez le fichier  + glissé »

vers votre bureau, et choisissez enfin :

Enfin, renommez le raccourci si nécessaire (un

Vous pouvez aussi le supprimer et le recréer autant de fois que nécessaire, car supprimer un raccourci desupprime pas le programme en lui-même.

On reconnaît un raccourci à la petite flèche contenu dans son icône :  

On peut créer des raccourcis vers des programmes, des fichiers, des documents et tout ce que vous voulez, tant qu’un programme est capable d’ouvrir le fichier en question.

 : exemple de raccourci vers une présentation PowerPoint.

Fichier d’exercice utilisé: nouveau document

Passez par le menu Office :   / Nouveau  ou bien  ) 

Tout en haut de l’écran, il est indiqué : , ou bien Présentation2 si c’est le deuxième document que vous créez, ainsi de suite.

Nous donnerons bientôt un nom personnalisé à ce document en le sauvegardant.

Dans les faits, il est essentiel de sauvegarder immédiatement notre présentation, même si elle est vide pour le moment.

Pourquoi sauvegarder aussi tôt ? parce que le plus souvent, vous créer une présentation d’après une présentation qui existe déjà, et qui comporte déjà les éléments de la charte graphique de l’entreprise (typographies, jeux de couleurs, masque des diapositives, disposition des blocs de titres, de textes…).

Du coup, Si vous ouvrez le document et que vous commencez à le modifier, vous risquez d’oublier de le sauvegarder sous un nom différent ( par exemple). Si vous tardez à sauvegarder sous un nom différent de celui du modèle (duplication), vous risquez d’enregistrer sur lui-même et d’écraser votre document type.

Voila pourquoi il faut Enregistrer-sous un nom différent (dupliquer) le plus tôt possible.

Fichier d’exercice utilisé: …Explorateur Windows

Enregistrer

Si vous sauvegardez pour la première fois un nouveau document, vous devrez saisir un nom de fichier et choisir son emplacement sur votre disque dur.

Il faut sauvegarder souvent. Même si PowerPoint sauvegarde automatiquement votre travail par défaut toutes les 10 minutes, vous n’aimeriez pas recommencer deux fois la même chose en cas de coupure de courant ou suite à une mauvaise manipulation. Dès que vous avez saisi un paragraphe important, ayez le réflexe de faire   / Enregistrer ou d’utiliser la touche de

raccourci   , c’est une sécurité indispensable pour éviter de perdre du temps.

Attention, cette fonction écrase le fichier en sauvegardant, sans dupliquer votre présentation.

Enregistrer sous

Vous souhaitez utiliser un « document_1 » comme base de travail et créer un « document_2 » ? : utilisez le menu   / Enregistrer sous / Présentation PowerPoint, puis nommez votre fichier « document_2 ». A ce stade, le 2 est une copie du 1, que vous pourrez ensuite adapter ou modifier. Le 1 restera inchangé.

Vous devrez alors saisir un nouveau nom de fichier par-dessus celui d’origine.

Compatibilité

Pensez à vos amis ou collègues qui ont peut-être une version supérieure ou antérieure de PowerPoint, et qui devront ouvrir, lire ou modifier votre travail.

Cas n° 1 : vous utilisez PowerPoint 2007, et votre collègue a une version antérieure, PowerPoint 2003. Vous devez enregistrer votre fichier sous le format « PowerPoint », dans « Type de fichier ».



Cas n° 2 : vous utilisez PowerPoint 2003, et votre collègue a une version supérieure, par exemple

PowerPoint 2007. Dans ce cas vous n’avez rien à faire, puisque l’ascendance des versions permet à PowerPoint 2007 de reconnaître et d’ouvrir un document réalisé avec une version plus ancienne.

Fichier d’exercice utilisé: Office 2007 / PowerPoint 2007 / Exercices de cours /

Cette fonction est primordiale dans la « vie de tous les jours ». Pourquoi ? parce qu’elle permet de visualiser instantanément la diapositive (et ses miniatures) dans sa taille la plus adaptée au travail que l’on souhaite faire : plusieurs méthodes :

Méthode 1

Accessible depuis le menu Affichage / section Zoom, cliquez sur   

Méthode 2

En bas à droite de votre écran, utilisez le curseur de réglage de facteur de zoom

Méthode 3

 la meilleure si vous possédez une molette centrale sur

votre souris.

Il suffit de maintenir la touche    tout en utilisant la molette

 de votre souris.

Fichier d’exercice utilisé: Office 2007 / PowerPoint 2007 / Exercices de cours /

Avant de commencer la création d’un diaporama, il est judicieux de connaître à l’avance sont contenu et son organisation. Je vous conseille de séparer le diaporama en plusieurs parties distinctes, d’en extraire les titres principaux, puis les contenus connexes. Vous devriez alors, sur le papier, avoir une organisation de ce type : 

Structure conseillée

Diapositive 1 : page d’accueil

Diapositive 2 : titre de la section 1 Diapositive 3 : point 1 de la section 1

Diapositive 4 : point 2 de la section 1

Diapositive 5 : point 3 de la section 1

Diapositive 6 : titre de la section 2

Diapositive 7 : point 1 de la section 2

Diapositive 8 : point 2 de la section 2

Diapositive 9 : point 3 de la section 2 Etc.

Diapositive 10(+) : Page de conclusion / remerciements / références

Ordonner son travail

Il est donc essentiel de commencer à créer au minimum les diapositives 1, 2 et 3 avant d’aller plus loin. Le contenu de la diapositive 1 peut être corrigé ou complété en fin de travail, puisqu’il s’agit finalement d’une synthèse de l’ensemble du diaporama. Mais les diapositives 2 et 3 doivent être soignées, surtout en terme de mise en forme (typo, couleurs alignements…), car

nous les utiliserons ensuite en les dupliquant pour créer les autres diapositives.

Par exemple, les positions de chaque bloc de texte doivent être identiques d’une diapositive à une autre, sinon vous aurez un décalage lors de la transition au moment de passer en mode diaporama. Et si ces 2 diapositives « modèles » ne sont pas bien finalisées, et que vous les modifiez ultérieurement, vous devrez appliquer les mêmes modifications de mise en forme sur toutes les autres diapositives.

La fonction masque à utiliser au plus vite

Enfin, vous devez savoir que même si nous abordons plus tard la fonction « Masque », vous devrez dans les faits l’utiliser très tôt dans la création de votre diaporama. Idéalement, dès que vos diapositives 1, 2 et 3 sont en place en terme de contenu et de mise en forme, créez votre masque. Si vous créer un masque trop tard, vous risquez de devoir refaire la mise en page de toutes les diapositives, une par une, afin de caler la mise en page sur le masque, qui est commun à toutes les diapositives.

Fichier d’exercice utilisé: Office 2007 / PowerPoint 2007 / Exercices de cours /

Afficher la règle, la grille

Au préalable, nous allons afficher la règle. Elle nous servira tout au long de nos travaux, donc faisons le une fois pour toute en allant dans le menu Affichage / section Afficher/Masquer / cocher Règle.

Cette règle est essentielle pour gérer les alignements de texte, les retraits, etc. Affichez-la tout le temps. Elle a un autre intérêt : le « 0 » est placé au centre.

Vous pouvez éventuellement afficher le quadrillage, en cochant cette option. Cela peut aider pour des présentations qui comportent des diagrammes ou pour tous objets devant être parfaitement alignés.

Insérer du texte

On insert du texte dans une zone de texte. Ce « bloc » ou « zone »  ne pourra contenir que du texte. Pour les images et autres formes ou objets, nous utiliserons d’autres fonctions.

Insérons un bloc de texte pour un titre de notre première diapositive : depuis le menu Insertion / section Texte / Zone de texte.

Votre souris change de forme, Cliquez/ Glisser pour dimensionner la taille de la zone de texte, à l’endroit

ou vous souhaitez insérer la zone de texte,   puis tapez votre texte au kilomètre. Ne faîtes aucun retour à la ligne, PowerPoint gèrera les alignements en fonction de la taille de la zone de texte. Pour une liste ou

une énumération, passez à la ligne avec  .

Nous mettrons en forme plus tard.

Sélectionner la zone ou le texte lui-même ?

Il y a deux manières de sélectionner du texte. Ou bien vous désirez modifier ou ajouter du texte dans une zone, et dans ce cas vous cliquez dans la zone de texte.

L’autre manipulation consiste à sélectionner la zone en elle-même, afin de la déplacer ou de la

redimensionner par exemple, ou encore pour interagir avec la totalité du texte qui s’y trouve. Dans ce cas, 2 méthodes : ou bien vous cliquez dans le texte puis sur la bordure grisée de la zone (entre 2 poignées), ou

bien plus rapide :  dans la zone.

Fichier d’exercice utilisé: Office 2007 / PowerPoint 2007 / Exercices de cours /

Gérer l’alignement

Pour aligner un texte dans sa zone, utilisez le menu Accueil / section Paragraphe, avec la barre de

raccourcis suivante :  

 : aligner à gauche (le plus courant).                         Raccourci clavier :                                       

 : aligner à droite.                                                    Raccourci clavier :                                       

        : centrer.                                                           Raccourci clavier : 

 : justifier

(Attention,    sert à dupliquer.)

Ajustement du texte à la zone

Sélectionnez votre zone de texte et toujours dans la section Paragraphe, cet icône :

 permet de caler le texte en hauteur sur un des trois formats proposés :

Le choix Autres options permet d’effectuer d’autres réglages depuis cette fenêtre : essayez, expérimentez.

Vous pouvez choisir d’ajuster automatiquement le texte à la zone, ou non. Pour des raisons pratiques, je vous conseille vivement la première option (par défaut).

On voit aussi le bouton Colonnes, qui permet un affichage en mode colonnes. Tapez le nombre de colonnes et validez. Votre zone de texte est désormais en format multi-colonnes. Autre possibilité : utiliser le bouton 

  et régler le nombre de colonnes.

Fichier d’exercice utilisé: Office 2007 / PowerPoint 2007 / Exercices de cours /

Sélectionnez une ou plusieurs zones de texte, ou bien une seule portion de texte dans une seule zone de texte, puis plusieurs méthodes (une zone de texte peut contenir des formats différents) :

La plus rapide : depuis le menu Accueil / section Police, utilisez la barre de mise en forme :

 : ajustez en fonction de vos besoins (mise à jour en temps réel)

N’oubliez pas que pour augmenter ou diminuer la taille d’un rang, vous avez avantage à passer par les

raccourcis de la même barre : . Utilisez le bouton    pour effacer toute mise en forme.

Le plus complet : sélection de la zone de texte ou de texte, puis    ou bien par le menu contextuel, + Police : c’est le plus riche et le plus complet. On y trouve tous les attributs. Testez les options de format et d’attributs pour vous familiariser.



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