Formation bureautique PowerPoint 2010 en pdf


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Nous allons envisager dans les pages ci-après l’utilisation générale de Microsoft PowerPoint 2010 et l’usage que nous pouvons en avoir dans une école. Commençons par passer en revues les différents rubans et leurs icônes.

La barre d’outils « accès rapide »

Cette barre d’outils est personnalisable : vous pouvez ajouter un accès rapide à d’autres fonctions de Powerpoint 2010.

Vous pouvez pousser plus loin la personnalisation en cliquant sur la commande « Autres commandes… ». Vous obtenez l’accès à une boite de dialogue :

Vous choisissez la commande que vous désirez installer au niveau de la barre d’outils « Accès rapide ». Cette commande apparaît sur fond bleu.

La commande choisie, cliquez sur le bouton « Ajouter ». La commande passe de la colonne de gauche à celle de droite. Cliquez sur ok et la commande est installée au niveau de la barre d’outils « Accès rapide ».

La commande « Dupliquer les diapositives sélectionnées »

Le ruban « Accueil »

Le ruban « Accueil » de Powerpoint 2010 se compose de six groupes que nous allons envisager successivement.

Le groupe « Presse-papiers »

Figure 6 : le groupe « Presse-papiers »

Le groupe « Diapositives »

Figure 9 : le groupe « Diapositives »

Le groupe « Polices »

Le groupe « Police » regroupe les commandes qui permettent de changer la police de caractères ou d’en modifier l’apparence (texte sélectionné). Caractère gras, souligné, italique, barré, exposant, indice, surlignement, couleur de la police, effet de texte, casse du texte, effacement de la mise ne forme.

En cliquant sur la pointe de flèche en bas à droite du groupe, vous ferez apparaître la boîte de dialogue « Police ». Cette boîte de dialogue permet un paramétrage complet du texte préalablement sélectionné. Apparence de la police, couleur de la police, taille, effets, type de soulignement, couleur du soulignement. Contrairement à Word, PowerPoint ne dispose pas d’une fenêtre d’aperçu.

Le groupe « Paragraphe »

Le groupe « Dessin »

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© Hebrant Pierre – année scolaire 2010 /2011

L’outil « Styles rapides »

L’outil « Remplissage de forme »

Comme pour les styles rapides, les possibilités sont nombreuses, mais sans véritable intérêt dans le cadre de la rédaction d’une présentation de cours : il ne s’agit pas ici de notes de cours. Powerpoint sert à formaliser les lignes de forces du cours, à faciliter votre animation de la classe en vous offrant un support moderne, attrayant, animé.

Pour qu’une présentation soit efficace, elle doit être simple et élégante, lisible et séduisante. Il ne faut surtout pas la surcharger et la transformer en animation de carnaval….

Figure 18 : l’outil « Remplissage de forme »

L’outil « Contour de forme »

Un liseré simple, fin et élégant peu parfois apporté une touche intéressante pour faire ressortir une idée force ou particulièrement importante.

Figure 19 : l’outil « Contour de forme »

L’outil « Effets sur la forme »

Figure 20 : l’outil « Effets sur la forme »

Figure 21 : l’outil « Insérer une forme prédéfinie

Le groupe « Modification »

L’outil rechercher permet de rechercher un terme dans le fichier. En cliquant sur « Remplacer… », vous obtenez une seconde ligne qui vous permet de préciser un terme de remplacement.

L’outil « Remplacer les polices… » permet quant à lui de remplacer une police par une autre.

Le ruban « Insertion »

Le ruban « Accueil » de Powerpoint 2010 se compose de sept groupes que nous allons envisager successivement.

Le groupe « Media »

Figure 24 : le groupe « Média »

Le groupe « Média » offre la possibilité d’insérer de courtes séquences vidéo ou d’animation et / ou une séquence audio. Les fichiers qui posent le moins de problèmes sont les mp3, wav, mid ou midi, mp4, mpg ou mpeg. D’autres formats sont possibles mais implique parfois de devoir télécharger un plugin. Prenez la précaution de mettre les fichiers Média et la présentation PowerPoint dans un même répertoire : vous serez ainsi sûr de toujours les avoir à disposition au moment de lancer la présentation.

Beaucoup de cours peuvent être efficacement illustrés de cette façon.

Si vous devez utiliser un fichier imposant, le mieux est de le ranger dans un répertoire ad hoc et d’établir un lien hypertexte entre la diapositive et le fichier. De cette manière votre présentation ne sera pas ralentie par l’insertion d’un fichier lent à charger.

À titre d’exemple, voici une diapositive qui présente deux vidéos : une animation sur la méiose et un petit film réalisé avec une caméra vidéo de l’Agers et dont le héros involontaire est un écureuil esneutois.

Figure 25 : deux animations vidéo insérées dans une diapositive

Le groupe « Symboles »


Le groupe « Liens »

Le groupe lien permet soit de créer un lien hypertexte (vers un fichier, vers un site) ou de créer un évènement conditionnel lié à une zone de la diapositive (si je clique ici, je vais à la diapositive N° x). Cela permet par exemple d’insérer des zones cliquables (sans remplissage de forme et sans contour de forme !!!) sur une carte de géographie (une planche d’anatomie, un poème de Baudelaire,…) avec à la clef de bonnes et mauvaises réponses. En cas de bonne réponse, je suis dirigé vers une diapositive qui affiche la satisfaction, en cas de mauvaise réponse, je suis dirigé vers une diapositive qui rappelle une règle et me dirige ensuite vers un autre exercice (par exemple).

Ceci permet de créer de petites séquences d’exercices qui, sans être interactives, changent agréablement ce qui se fait d’habitude. Pour plus d’interactivité, mieux vaut se diriger vers Hotpotatoes ou Viewletquiz

Le groupe « Illustrations »

Le groupe « Illustrations » permet d’insérer des formes préétablies. L’option SmartArt permet d’insérer des organigrammes, tandis que l’option graphique permet d’insérer des graphes simples. Pour des graphes plus évolués, le mieux est de passer par Excel puis de faire un copier / coller (éventuellement avec liaison). Le collage avec liaison permet de garder un lien avec le fichier Excel : une modification dans Excel se répercutera donc dans PowerPoint, mais en contrepartie les deux fichiers doivent toujours coexister.

Figure 28 : le groupe « Illustrations »

Le groupe « Images »

Figure 29 : le groupe « Images »

Le super ruban « Outils image » et son ruban « Format »

Figure 30 : le super ruban « Outils image » et son ruban « Format »

Ce ruban compte quatre groupes que nous allons envisager ci-après.

Le groupe « Ajuster »

Figure 31 : le groupe « Ajuster »

Le groupe « Styles d’images » permet de changer la forme du contour de l’image, d’ajouter une ombre, des effets d’images, de colorer les bords de l’mage… L’ombre portée donne parfois de bons résultats esthétiques sans nuire à la lisibilité.

Le groupe « Organiser »

Figure 34 : le groupe « Organiser »

Figure 36 : le groupe « Taille »

Revenons au ruban « Insertion »

Le groupe « Tableaux »

Figure 38 : le groupe « Tableaux »

Le super ruban « Outils de tableau »

Que voici :

Pour pouvoir manipuler efficacement, ajoutons un contenu

Le ruban disposition va nous permettre d’effectuer quelques changements. Nous voudrions introduire un titre au-dessus du tableau, puis modifier la taille du tableau.

Pour introduire un titre, nous allons devoir insérer une ligne audessus de la première ligne actuelle du tableau.

Le groupe « Lignes et colonnes »

Le groupe « Fusionner »

Figure 40 : le groupe « Fusionner »

Le groupe « Taille de la cellule »

Figure 41 : le groupe « Taille de la cellule »

Le groupe « Taille du tableau »

Figure 42 : le groupe « Taille du tableau »

Le groupe taille du tableau permet de retravailler la taille du tableau dans son ensemble. Nous pouvons aussi le faire à la souris en tirant sur l’un des quatre coins du tableau. Voici un tableau

Figure 43 : le groupe « Tableau »

Le groupe tableau permet soit de sélectionner le tableau entier, soit une ligne ou une colonne : celle qui contient le curseur de la souris au moment de la demande. Ce groupe permet aussi de supprimer le tableau ou une partie du tableau, à nouveau celle qui contient le curseur de la souris au moment de la demande.

Enfin, la commande « Afficher le quadrillage » permet d’obtenir un quadrillage facilitant le travail si nous optons pour un tableau sans quadrillage permanent.

Le groupe « Alignement »

Le groupe « Organiser »

Figure 45 : le groupe « Organiser »

Le groupe « Texte »


Le ruban « Création »

Le ruban « Création » compte trois groupes, simples d’utilisation et complémentaires.

Le groupe « Mise en page »

Figure 51 : le groupe « Mise en page »

Le groupe « Mise ne page » propose deux commandes : « Mise en page » et « Orientation ». « Orientation » permet de passer de portrait en paysage et inversement. « Mise en page » est plus complet et propose par l’intermédiaire d’une boîte de dialogue d’intervenir aussi sur les dimensions de la diapositive. Cette possibilité de devrait pas nous être utile.

Le groupe « Thèmes »

Figure 52 : le groupe « Thèmes »

Le groupe « Arrière-plan »

Figure 53 : le groupe « Arrière-plan »

Le ruban « Transition »

Figure 54 : le ruban « Transition »

Le ruban « Transition » compte trois groupes dont le plus important est le groupe central « Accès à cette diapositive ». La transition est en effet d’apparition qui se déclenche lorsque l’on passe d’une diapositive à la suivante. L’effet de transition est valable pour le diaporama dans son ensemble ou peut être attribué à une seule diapositive, ce qui permet de varier les effets. Je ne le conseille pas, car il est lassant pour un spectateur de voir les effets de transition ou d’ailleurs d’animation varier trop souvent. Mon conseil : un effet de transition et un effet d’animation (deux tout au plus) par diaporama.

Le groupe « Aperçu »

Figure 55 : le groupe « Aperçu »

Le groupe « Accès à cette diapositive »

Le groupe « Minutage »

Le ruban « Animations »

Figure 58 : le ruban « Animations »

Le ruban « Animations » se compose de quatre groupes. Il va nous servir à animer tous les objets (ou certains d’entre eux) que nous avons insérés dans nos diapositives successives.

Le groupe « Aperçu »

Figure 59 : le groupe « Aperçu »

Le groupe « Animations »

Le groupe « Aperçu » permet d’obtenir un aperçu de toutes les animations insérées dans une diapositive. Lors du choix d’une animation pour un objet, une zone de texte,…, un aperçu de cette animation précise se lance automatiquement. La commande « Aperçu » permet d’obtenir une vision d’ensemble de la diapositive animée.

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© Hebrant Pierre – année scolaire 2010 /2011

Le groupe « Animation avancée »                                    Le groupe « Animation avancée » compte quatre commandes :

ü  Ajouter une animation ajoute une animation supplémentaire à celle déjà existante (option à éviter car trop d’animations nuit !)

ü  Déclencheur permet de préciser où le clic doit s’effectuer pour que l’animation démarre (redoutable quand l’on oublie ce que l’on a programmé !)

ü  Reproduire l’animation permet de copier l’animation d’un objet pour la coller à un autre : très pratique

ü  Volet Animation ouvre un volet animation à droite de l’espace de travail, ce qui permet une meilleure gestion de ces animations Figure 61 : le groupe « Animation avancée »

Le groupe « Minutage »

Le ruban « Diaporama »

Figure 63 : le ruban « Diaporama »

Ce ruban ne nous sera pratiquement jamais utile. En effet, nos présentations de cours nécessitent que nous soyons en classe pour exploiter le diaporama et que nous le pilotions avec une commande à distance munie d’un rayon laser afin de préserver notre bonheur de circuler librement dans tout l’espace classe.

La seule commande intéressante peut éventuellement être la commande « Vérification du minutage » : lancez cette commande et faites votre présentation complètement, posément. Vous saurez de combien de minutes vous devez disposer pour la mener à bien. Il faudra bien sûr y ajouter quelques minutes pour rédiger le journal de classe, faire l’appel, répondre aux questions…Il est prudent de ne pas compter trop juste, et d’avoir une courte activité supplémentaire si les élèves sont très scolaires et travaillent rapidement.

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© Hebrant Pierre – année scolaire 2010 /2011

Le ruban « Fichier »

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© Hebrant Pierre – année scolaire 2010 /2011

La commande « Informations »

Vous trouvez une première ligne le chemin qui donne l’emplacement du fichier. Les autres options sont :

ü  « Optimiser la compatibilité du média » : optimiser peut se révéler utile, ceci dépend du matériel dont vous disposez

ü  « Compresser le média » : compresser signifie diminuer la taille du fichier. Ceci peut accélérer le traitement de la présentation mais altère parfois gravement la qualité du

support…. Je le déconseille

ü  « Protéger la présentation » : permet de définir un mot de passe pour protéger le fichier. Ceci n’est guère pertinent dans un contexte d’enseignement

ü  « Vérifier la présence de problèmes » : permet surtout de vérifier la compatibilité avec des versions antérieures de PowerPoint

ü  « Gérer les versions » : permet de récupérer une version précédente du fichier. Cette possibilité est limitée à la session en cours

                                                                                                                                                                      Figure 66 : les informations sur le fichier

La commande « Imprimer »

La commande « Imprimer » permet de choisir le nombre de copies à imprimer. La pointe de flèche à droite de l’imprimante permet de sélectionner quelle imprimante vous désirez utiliser si vous en avez plusieurs. Le lien « Propriétés de l’imprimante » permet de changer certains réglages, par exemple demander une impression en « ordre inverse » de façon à ce que le paquet de feuilles commence par la première lorsque vous le retirez du bac d’impression.

Figure 67 : la commande « Imprimer »

La commande « Enregistrer et envoyer »

La commande « Enregistrer et envoyer » ouvre des options dont certaines sont liées à votre adhésion aux services Microsoft. Dans le cadre de nos fonctions d’enseignant, nous envisagerons plus en détail quatre de ces options.

Dans la liste « Envoyer à l’aide de la messagerie » deux peuvent se révéler utiles :

ü  « Envoyer en tant que pièce jointe »

ü  « Envoyer en tant que PDF »

Cependant, il est tout aussi simple de joindre la pièce sur Gmail ou Yahoo.

Figure 68 : la commande « Enregistrer et envoyer »

ü

ü

ü

ü

                             l’extension    de    la                                                                                Figure 69 : l’option « Modifier le type de fichier »

Chaque diaporama est donc présent sous

Option « Créer un document PDF »


Option « Package de présentation pour CD-ROM »


Option « Créer des documents »

Figure 72 : créer des documents dans Microsoft Word

Table des matières

La barre d’outils « accès rapide » 1

Le ruban « Accueil » .. 5 Le groupe « Presse-papiers » . 5 Le groupe « Diapositives » ..6 Le groupe « Polices » .. 7 Le groupe « Paragraphe » 9

Le groupe « Dessin » ..10 L’outil « Organiser » 11 L’outil « Styles rapides » .13 L’outil « Remplissage de forme » ..14 L’outil « Contour de forme » 15 L’outil « Effets sur la forme » ..16

L’outil « Insérer une forme prédéfinie » 17

Le groupe « Modification » 18

Le ruban « Insertion » .19 Le groupe « Media » ..19 Le groupe « Symboles » ..21 Le groupe « Liens » .22 Le groupe « Illustrations » ..22

Le groupe « Images » 23

Le super ruban « Outils image » et son ruban « Format » .23

Le groupe « Ajuster » 24 Le groupe « Styles d’images » . 24 Le groupe « Organiser » ..25 Le groupe « Taille » .25

Le groupe « Tableaux » .. 26

Le super ruban « Outils de tableau » .27 Le groupe « Lignes et colonnes » . 28 Le groupe « Fusionner » . 29

Le groupe « Taille de la cellule » 30

Le groupe « Taille du tableau » .. 30 Le groupe « Tableau » ..31 Le groupe « Alignement » ..31 Le groupe « Organiser » ..32

Le groupe « Texte » 32

Le ruban « Création » . 35 Le groupe « Mise en page » . 35 Le groupe « Thèmes » . 36

Le groupe « Arrière-plan » ..37

Le ruban « Transition » . 38 Le groupe « Aperçu » 38 Le groupe « Accès à cette diapositive » 39

Le groupe « Minutage » .40

Le ruban « Animations » ..40 Le groupe « Aperçu » .41 Le groupe « Animations » 41 Le groupe « Animation avancée » 43

Le groupe « Minutage » . 43 Le ruban « Diaporama » ..44

Le ruban « Fichier » . 45 La commande « Informations » . 47 La commande « Imprimer » .48

La commande « Enregistrer et envoyer » 49 Option « Modifier le type de fichier » 50 Option « Créer un document PDF » .51 Option « Package de présentation pour CD-ROM » ..52 Option « Créer des documents » . 53

Figure 1 : la barre d’outils « Accès rapide » de PowerPoint 2010 .1

Figure 2 : personnaliser la barre d’outils « Accès rapide » 2

Figure 3 : les options de PowerPoint 2

Figure 4 : choisir une commande pour la barre d’outils « Accès rapide » . 3 Figure 5 : la nouvelle commande est installée .. 4 Figure 6 : le groupe « Presse-papiers » .. 5 Figure 7 : insérer une nouvelle diapositive ..6 Figure 8 : choisir une disposition de diapositive ..6 Figure 9 : le groupe « Diapositives » 6 Figure 10 : le groupe « Polices » . 7 Figure 11 : la boîte de dialogue « Police » .. 8 Figure 12 : le groupe « Paragraphe » 9 Figure 13 : le groupe « Dessin » .10 Figure 14 : l’outil « Organiser » 11 Figure 15 : diapositive non alignée ..12 Figure 16 : diapositive alignée 12 Figure 17 : l’outil « Styles rapides » ..13 Figure 18 : l’outil « Remplissage de forme » ..14 Figure 19 : l’outil « Contour de forme » 15 Figure 20 : l’outil « Effets sur la forme » ..16 Figure 21 : l’outil « Insérer une forme prédéfinie 17 Figure 22 : les outils « Rechercher » et « Remplacer » .18 Figure 23 : l’outil « Modification » 18 Figure 24 : le groupe « Média » .19 Figure 25 : deux animations vidéo insérées dans une diapositive .. 20

Figure 26 : insérer une équation ..21 Figure 27 : la boîte de dialogue « Caractères spéciaux » 21 Figure 28 : le groupe « Illustrations » .22 Figure 29 : le groupe « Images » ..23 Figure 30 : le super ruban « Outils image » et son ruban « Format » ..23 Figure 31 : le groupe « Ajuster » .. 24 Figure 32 : le groupe « Styles d’images » 24 Figure 33 : l’outil « Rogner à la forme » 25 Figure 34 : le groupe « Organiser » .25 Figure 35 : une image rognée à la forme .25 Figure 36 : le groupe « Taille » 25 Figure 37 : insertion rapide d’un tableau 26 Figure 38 : le groupe « Tableaux » . 26 Figure 39 : le groupe « Lignes et colonnes » 28 Figure 40 : le groupe « Fusionner » 29 Figure 41 : le groupe « Taille de la cellule » 30

Figure 42 : le groupe « Taille du tableau » . 30 Figure 43 : le groupe « Tableau » .31 Figure 44 : le groupe « Alignement » .31 Figure 45 : le groupe « Organiser » .32 Figure 46 : la commande WordArt 33 Figure 47 : insérer un objet 33 Figure 48 : icônes d’objets insérés 34 Figure 49 : insérer un Pied de page .. 34 Figure 50 : insérer un En-tête 34 Figure 51 : le groupe « Mise en page » . 35 Figure 52 : le groupe « Thèmes » 36 Figure 53 : le groupe « Arrière-plan » .37 Figure 54 : le ruban « Transition » .. 38 Figure 55 : le groupe « Aperçu » . 38 Figure 56 : le groupe « Accès à cette diapositive » .. 39 Figure 57 : le groupe « Minutage » 40 Figure 58 : le ruban « Animations » 40 Figure 59 : le groupe « Aperçu » ..41 Figure 60 : le groupe « Animations » .41 Figure 61 : le groupe « Animation avancée » 43 Figure 62 : le groupe « Minutage » 43 Figure 63 : le ruban « Diaporama » 44 Figure 64 : le ruban « Fichier » . 45 Figure 65 : les commandes de base ..46 Figure 66 : les informations sur le fichier .. 47 Figure 67 : la commande « Imprimer » 48 Figure 68 : la commande « Enregistrer et envoyer » ..49 Figure 69 : l’option « Modifier le type de fichier » 50 Figure 70 : créer un document PDF 51 Figure 71 : package de présentation pour CD-ROM ..52

Figure 72 : créer des documents dans Microsoft Word 53

A

accès rapide

1

Accueil

5

Ajuster

24

Alignement

31

Animations

40, 41

Aperçu

38, 41

Arrière-plan

37

C

caméra vidéo

20

Contour de forme

15

Création

35

Créer des documents

53

Créer un document PDF

51

D

Dessin

10

Diaporama

44

Diapositives

6

E

Effets sur la forme 16 Enregistrer et envoyer 49

exercice                                       22

F

Fichier

45

Format

23

I

Illustrations

22

Images

23

Imprimer

48

Informations

47

Insertion

19

L

Liens

22

Lignes et colonnes

28

M

Media

19

Minutage

40, 43

Mise en page

35

Modification

18

Modifier le type de fichier

50

O

Organiser 11, 25, 32

Outils de tableau 27

Outils image                               23

P

Package de présentation pour

     CD-ROM                                 52

Paragraphe                                  9

personnalisation                          2

Polices                                           7

Presse-papiers                              5

R

Remplissage de forme

14

S

Styles d’image

24

Styles rapides

13

Symboles

21

T

Tableau

26, 31

Taille

25

Taille de la cellule

30

Taille du tableau

30

Texte

32

Thèmes

36

Transition

38

V

vidéo                                           20



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