Cours Outlook

Tutoriel Configuration du client OUTLOOK 2007


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2             Exchange Server

 Pour envoyer et recevoir des messages, il faut qu'OUTLOOK travaille avec un service de messagerie. On peut illustrer cela par un exemple simple : Outlook est essentiellement un facteur et le service de messagerie est le bureau de poste.

Pour un PC isolé – à la maison par exemple : le service de messagerie sera votre ISP (Internet Service Provider) par le biais de votre connexion Internet.

Au travail : le service de messagerie correspond à Microsoft Exchange.

Exchange pilote les fonctionnalités suivantes :

Les dossiers publics

Le gestionnaire d'absence du bureau L'octroi de permissions à des tiers Le rappel d’un message

La disponibilité d’un utilisateur pour une demande de réunion (en PC isolé, il faut que celui-ci ait publié son calendrier sur un site approprié – microsoft.com par exemple).

3             L’arborescence Outlook

 Toutes vos activités OUTLOOK sont enregistrées dans votre « boîte aux lettres » (Exchange) ou dans le fichier Outlook.pst (PC isolé). La mise à jour est automatique et se fait en général toutes les 10 minutes. Votre boîte aux lettres/fichier contient tous les dossiers d'OUTLOOK et leurs différents éléments.

Voici par exemple une arborescence Outlook (en PC isolé car avec Exchange, Jael sera remplacé par Boîte aux lettres + le nom de l’utilisateur) :

4             Mode OFFLINE

C’est un mode que l’on définit sur votre poste (éventuellement fixe mais surtout pour les laptop). – C’est en général le service informatique qui s’en charge. On crée sur votre portable un fichier particulier et portant l’extension .ost.

Lorsque vous lancez Outlook, celui-ci cherche naturellement la connexion vers Exchange Server. S’il ne la trouve pas, il propose automatiquement de passer en mode OFFLINE. Vous acceptez. Vous poursuivez votre travail comme si vous étiez connecté. Vous préparez vos messages, vous les « envoyez », vous définissez de nouveaux rendez-vous etc ….

Lorsque vous quittez Outlook, celui-ci vous informe que des éléments non envoyés figurent dans votre Boîte d’envoi et vous demande de confirmer votre sortie. Vous confirmez.

Lorsque la connexion devient à nouveau possible, la synchronisation est automatique entre le fichier offline et votre compte sur le serveur.

5             Archiver ou « faire du ménage » régulièrement

Il est impératif de veiller à ce que le « poids » de votre boîte aux lettres reste raisonnable. En général les sociétés fixent une taille maximale. Les outils dépendent de la politique d’archivage choisie par votre société. Voici les outils les plus courants (en très bref) :

Note : un simple DEL pour déposer l'élément dans le dossier ELEMENTS SUPPRIMÉS mais un MAJ + DEL pour une suppression totale.

C’est le dossier nommé X-Archivage-2008 de la capture d’écran ci-dessus. Le fichier auquel il correspond est toujours stocké hors Serveur Exchange. Vous y créez des dossiers de « rangement » et y faites glisser les éléments périmés.

Créer    FICHIER – NOUVEAU – FICHIER DE DONNÉES OUTLOOK et confirmer votre choix Choisir le nom et l'emplacement du fichier xxx.pst

Choisir le nom sous lequel se fichier apparaîtra dans l'arborescence Outlook

Il est automatiquement ouvert dans votre VOLET DE NAVIGATION habituel

Fermer Clic droit sur le fichier de données personnelles et option FERMER "XXX"

Ouvrir   FICHIER – OUVRIR – FICHIER DE DONNÉES OUTLOOK - Choisir le fichier

Outlook propose et active par défaut un archivage automatique tous les 14 jours. Après un laps de temps défini, les éléments périmés sont automatiquement déplacés dans un fichier d’archivage – stocké sur votre disque dur. En général les entreprises appliquent une politique d’archivage qui n’utilise pas cette fonctionnalité et celle-ci est désactivée. Pour la désactiver manuellement : OUTILS – OPTIONS – Onglet AUTRE – Zone ARCHIVAGE AUTOMATIQUE …

Archivage automatique piloté directement depuis le serveur Exchange, utilisant un fichier d’archivage – stocké sur le réseau

Divers logiciels tiers peuvent se charger de l’archivage.

6             Aide en ligne

 La première fois que vous démarrez un programme Office, on vous demande si vous souhaitez inclure l’aide en ligne lors de vos questions et autres recherches. L’aide locale est peu développée, donc si c’est possible, répondez OUI.

Si la fenêtre d’aide n’offre pas autant d’options que la capture d’écran précédente, vous n’êtes tout simplement pas connecté … (contrôlez l’indication au fond à droite de la fenêtre)

             Les fichiers d’aide locaux correspondent à la table des matières affichée par le bouton 

             Bouton PUNAISE

Par défaut, la fenêtre d’aide reste affichée par-dessus les autres fenêtres Outlook. A moins de cliquer sur ce bouton pour désactiver le placement dessus. Attention, cela ne concerne pas du tout les fenêtres des autres applications. Dans ce cas, la fenêtre d’aide disparaît au profit de la fenêtre active.

LA           MESSAGERIE     -

LA           BARRE  DES        TÂCHES  

1             Fenêtre de la messagerie

 2            Options de base d'affichage

Pointer la séparation et cliquer-glisser. Le panneau se dimensionne à volonté. Ici on l’a dimensionné au maximum pour faire apparaître le bouton RACCOURCIS. Si vous le réduisez, voici le résultat :

Accès aux différents composants ou dossiers d’Outlook

Le volet de navigation peut être affiché à la verticale                                                                   Arborescence complète d’Outlook (tous les composants ou dossiers et leurs sous-dossiers respectifs). La liste des dossiers se présente un peu comme votre Explorateur Windows :

Créez un dossier, copiez ou déplacez un élément d’un dossier à un autre, comme vous le feriez dans l’Explorateur.                                                                  

                                                                              Voici les options :

Afficher …           = faire glisser le panneau avec la

souris

Options …           = choisir l’ordre des boutons

= OUTILS – OPTIONS – Onglet AUTRE – Bouton NAVIGATION PANE

Ajouter …           = gestion de l’affichage des boutons

Le VOLET DE NAVIGATION est affiché par défaut. AFFICHAGE – VOLET DE NAVIGATION permet sa gestion complète.

             Attention : la navigation de composant en composant se fait selon 2 concepts différents :

  1. en cliquant sur le bouton qui correspond au composant souhaité (courrier, calendrier …). Le Volet de Navigation affiche alors toutes les options qui lui correspondent. C'est un accès complet. Les dossiers et options des autres composants sont masqués. 2 en affichant la LISTE DES DOSSIERS et en cliquant sur le dossier du composant. Les options du composant ne sont pas affichées au complet (partage et personnalisation par exemple) mais la Liste des dossiers reste affichée pour pouvoir passer à un autre dossier de composant.

Voici l’affichage par défaut :

             Les messages sont triés par date

             Les messages sont regroupés (aujourd’hui, hier, la semaine passée etc …)

             Vous ne voyez que l’en-tête du message (expéditeur, date ….) Tout ceci peut se modifier très facilement :



             Cliquer pour réduire ou développer                                   Clic gauche : tri tour à tour ascendant ou descendant et groupement par rapport au champ sur lequel vous avez cliqué

Clic droit et option RÉORGANISER PAR : pour changer de critère de regroupement

2.2.1      Affichage partiel dans les en-têtes

AFFICHAGE – APERÇU PARTIEL (fonctionne comme une bascule)

Tous les messages affichent les 3-4 premières lignes

Le plus simple est de cliquer sur le bouton de liste déroulante « Affichage actuel » dans la barre d’outils AVANCÉES :

* Messages avec aperçu partiel : seulement pour les messages non lus

Mais vous pouvez aussi passer par AFFICHAGE – AFFICHAGE ACTUEL

Ne vous contentez pas constamment de l’affichage par défaut, ce serait dommage. Selon vos besoins, changez d’affichage.

Les affichages peuvent se personnaliser mais ceci est expliqué dans un chapitre ultérieur

Ce volet vous permet non seulement de visualiser le corps de texte mais d'ouvrir les pièces jointes, de suivre un lien hypertexte, de répondre aux demandes de réunions et d'afficher les propriétés d'une adresse de messagerie.

2.4.1      Placement

AFFICHAGE – VOLET DE LECTURE

2.4.2      Gestion

L’idéal est de pointer le sommet du volet et de faire un clic droit (pastille sur la capture d’écran).

Les options sont les suivantes :

Les Reading Pane Options correspondent à OUTILS – OPTIONS – Onglet AUTRE – Bouton VOLET DE LECTURE

Il y en a 4 et elles fonctionnent comme celles de Word, Excel….. Si une barre manque sur votre écran :                AFFICHAGE – BARRES D’OUTILS

Choisir dans la liste déroulante la barre.

Petite personnalisation : clic à l'extrémité droite d'une barre fixe ou gauche d'une barre flottante et option AJOUTER/SUPRRIMER DES BOUTONS :

Personnalisation : modifier une barre ou en créer une nouvelle :           AFFICHAGE – BARRES D’OUTILS – PERSONNALISER ou OUTILS - PERSONNALISER.

OUTILS – PERSONNALISER – Onglet OPTIONS – Option TOUJOURS AFFICHER LES MENUS DANS LEUR INTÉGRALITÉ

3             Outlook Aujourd’hui

Il permet de savoir quels éléments d'OUTLOOK (messages, rendez-vous etc…) concernent la journée en cours.

Cliquer sur le dossier « racine » de votre arborescence. En général sur l’indication « Boîte aux lettres X » (dans la capture d’écran sur Jael)

Les rendez-vous de votre Calendrier (pour les événements seulement : dans la couleur de catégorie qui leur a été assignée)

Les tâches (en rouge = en retard)

Les messages non lus dans les 3 dossiers par défaut

Clic sur le bouton PERSONNALISER OUTLOOK AUJOURD’HUI

(le bouton se trouve au milieu du panneau si vous travaillez dans la configuration « hiver » - c’est-à-dire dans des tons un peu dans les « bleu ») :

La boîte de dialogue permet de spécifier :

  • Qu'au démarrage, OUTLOOK doit afficher OUTLOOK AJOURD’HUI plutôt que BOÎTE DE RÉCEPTION.
  • Que les rendez-vous du Calendrier couvrent 2, 3, 4, 5 …. jours.
  • Quels types de tâches doivent être affichés.
  • Le style d'affichage du composant.

4             Recevoir et envoyer des messages

Voici quelques icônes courantes et leur signification :

Message reçu.

Message reçu et lu.      

Message auquel vous avez répondu.

Message que vous avez transféré.

Message système : ici notification de remise du message.

                Brouillons par exemple : message non envoyé.

Boîte d'envoi par exemple : message prêt à être envoyé.

Importante du message spécifiée par l’expéditeur (haute, faible).

Indicateur de tâche spécifié par l’expéditeur.

(pour info seulement, ne pas envoyer de réponse …).                

Message avec une pièce jointe (fichier, élément OUTLOOK …).              

Demande de réunion.

Demande de tâche.

  • Clic sur le bouton                                ou ACTIONS – NOUVEAU MESSAGE ÉLECTRONIQUE ou           FICHIER – NOUVEAU – MESSAGE ou double-clic dans la zone vide de BOÎTE DE RÉCEPTION ou de tout autre composant de la messagerie (Sent Items ….)

4.2.1      Destinataires

Saisir le début du nom du destinataire et attendre qu'Outlook complète automatiquement (liste déroulante de noms utilisés précédemment).

Vous pouvez aussi saisir le début du nom et utiliser la combinaison CTRL + K

Ou encore cliquer sur le bouton suivant (onglet MESSAGE – Groupe NAMES) :

Outlook complète automatiquement le nom et en cas de doute

(il peut y avoir plusieurs David ou Dupont ) propose une boîte de dialogue avec les destinataires éventuels.

Sinon clic sur le bouton

Rechercher        Saisir le nom, le prénom … la recherche est instantanée

Carnet d’adresses          Les différents carnets d’adresses Outlook :

Carnet d’adresses global ou autrement nommé vous donne accès à la liste des utilisateurs de votre réseau ainsi qu'aux listes de distribution officielles. Cette liste est établie et maintenue par les administrateurs

Contacts correspond à la base de contacts personnels que vous avez créée. Si vos contacts possèdent une adresse e-mail, un numéro de fax …. et si vous avez créé des listes de distribution personnelles, tout ceci sera listé:

Dans la capture d’écran ci-dessus, il s’agit du Carnet d’Adresses Outlook, c’est-à-dire les contacts.

Sélection             Vous sélectionnez les destinataires comme dans l'Explorateur : clic simple, CTRL + clic pour des destinataires non consécutifs, MAJ + clic pour un groupe de destinataires etc….

Choix final          Soit vous double-cliquez sur chaque nom à intégrer dans la zone To, soit vous cliquez sur le bouton A, Cc, (Copie conforme), Cci (Copie conforme invisible) pour y insérer la sélection.

Validation finale par le bouton OK

Remarque

Accès aux sous- dossiers de Contacts    En général, la liste de Carnet d’adresses Outlook affiche les sous- dossiers éventuels du dossier Contacts. Si tel n'est pas le cas, contrôlez qu'ils ont bien été définis en tant que carnets d'adresses de messagerie :

Clic avec le bouton droit sur le sous-dossier dans la liste des dossiers Option PROPRIÉTÉS – Onglet CARNET D’ADRESSES OUTLOOK – Option AFFICHER DOSSIER EN TANT QUE CARNET D’ADRESSES OUTLOOK.

Si Outlook trouve une correspondance dans la liste globale ou les contacts, le nom est souligné (pour autant que l'option suivante soit activée : OUTILS – OPTIONS – Onglet PRÉFÉRENCES – Bouton OPTIONS DE LA MESSAGERIE – Bouton OPTIONS AVANCÉES DE LA MESSAGERIE – Option VÉRIFIER AUTOMATIQUEMENT LES NOMS).

Si Outlook trouve plusieurs correspondances, le nom est souligné en pointillé rouge. Clic droit sur le nom pour afficher les possibilités.

Développer les membres d’une liste de distribution

Le nom de la liste est précédé d’un signe plus 

En cliquant dessus, une boîte de dialogue vous rend attentif au fait que le remplacement du nom de la liste par ses membres ne pourra pas être annulé. Acceptez sans autre.



On peut ainsi ôter un membre pour CE message (parce qu’il est en vacances, en déplacement …) sans l’ôter de la liste elle-même.

4.2.2      Corps du message : le format texte

Par défaut, votre format texte est HTML avec Word comme éditeur de texte

Notez la présence du Ruban et ses habituels onglets, caractéristique majeure d’Office 2007 Toutes les fonctionnalités de Word sont à votre disposition

             Le modèle utilisé par Word dans Outlook n’est pas Normal.dotm mais NormalEmail.dotm. Des styles personnels enregistrés dans Normal.dotm, les Titres 1, 2, 3 modifiés dans Normal.dotm … ne seront pas disponibles. Outlook ne lit pas non plus le fichier Building Blocks.dotx : les insertions automatiques et autres contrôle de contenu ne sont donc pas disponibles.

N’oubliez pas cependant qu’un message contenant de nombreux éléments Word RESTE UN MESSAGE OUTLOOK et n’offre ainsi pas le même confort de modification et de récupération qu’un FICHIER JOINT WORD

Les autres formats de texte disponible pour CE message

Onglet OPTIONS – Groupe FORMAT

Texte brut          Pas de formatage (ni gras, ni italique ...).

HTML    Attributs gras, italique ...., insertion de traits horizontaux décoratifs, ajout d'un papier peint ...

Texte enrichi     Quelques outils de formatage comme les attributs gras, italique ....

             On peut changer le format texte d’un message directement à sa création – sans pour autant changer les valeurs par défaut d’Outlook en la matière. ACTIONS – NOUVEAU MESSAGE EN UTILISANT – Choisir un autre format texte

On peut définir un format texte particulier PAR DEFAUT dans les options Outlook : OUTILS – OPTIONS – Onglet FORMAT DU COURRIER –

4.2.3      Contrôle de l’orthographe avant l’envoi

Le contrôle de l’orthographe est activé par défaut lorsque vous saisissez du texte dans le corps du message. En effet, Word étant votre éditeur de texte, c’est habituel.

Vous pouvez donc corriger les erreurs comme vous le feriez dans Word : clic droit sur un mot souligné en route et choisir parmi les suggestions proposées.

Mais Outlook ajoute une option supplémentaire : le contrôle avant envoi. Tout est contrôlé : la zone objet, le texte de la signature etc …

Ce contrôle peut bien sûr se désactiver dans les options Outlook par OUTILS – OPTIONS – Onglet ORTHOGRAPHE – Option TOUJOURS VÉRIFIER L’ORTHOGRAPHE AVANT

L’ENVOI. Mais est-ce vraiment une bonne idée ?

4.2.4      Envoyer le message ou l'enregistrer sans l'envoyer

Envoyer le message      

Cliquez sur le bouton    ou raccourci clavier pratique : Ctrl + Enter

             Une copie du message est automatiquement déposée dans le dossier ÉLÉMENTS ENVOYÉS

(ceci est défini par défaut : OUTILS – OPTIONS). Mais on peut l’éviter pour CE message : onglet OPTIONS

– Groupe AUTRES OPTIONS – Liste déroulante du bouton ENREGISTRER L’ÉLÉMENT ENVOYÉ

Enregistrer le message sans l’envoyer 

Enregistrez par Bouton OFFICE – ENREGISTRER ou Bouton OFFICE – FERMER et confirmez l’enregistrement. Il sera automatiquement placé dans le dossier BROUILLONS. Vous pouvez le reprendre plus tard (double-clic pour l'ouvrir puis envoyer)

Une boîte de dialogue du genre FICHIER - OUVRIR permet de spécifier le document à joindre au message : document Word, classeur Excel etc….(on ne peut pas spécifier un dossier par défaut).

             L'emplacement de la pièce jointe sera différent si votre format texte est Texte enrichi. Les pièces jointes sont insérées directement dans le corps du message (comme dans Lotus Notes)

             Assurez-vous que votre destinataire puisse ouvrir les fichiers que vous envoyez. Si le logiciel n’est pas installé sur son poste ou si la version ne correspond pas, il ne pourra peut-être rien lire.

Protection virus

Outlook refuse d'envoyer certains fichiers dits "sensibles" (pouvant contenir des virus). C'est le cas des fichiers (.bat, .exe, .vbs, .js …). L'administrateur Exchange peut en outre rajouter d'autres extensions. Outlook désactive également les scripts et les contrôles ActiveX. Quant aux macros, elles seront activées ou non en fonction de la stratégie de sécurité appliquée aux fichiers Office.

Si vous tenez quand même à envoyer un tel fichier, voici l’avertissement affiché par Outlook :

Quand vous lisez « risquent de …” comprenez :

« ne pourront pas du tout” ….

Chez le destinataire :

Et il n’y a rien à faire …..

Voici un exemple de contact et de message :

Comme l’indique le nom du bouton, il s’agit de joindre un élément Outlook. Cela implique que cette pièce jointe est envoyée avec sa « structure Outlook ». En général ce ne pose pas trop de problèmes car les mailers sont d’une bonne comptabilité entre eux. Mais certains le sont moins, tels Lotus Notes. Dans le doute, préférez un Transférer ou dans le cas d’un contact, l’envoi en Format Vcard (expliqué plus loin).

4.3.3      Ajouter une

importance au message              Onglet MESSAGE – Groupe OPTIONS

L’icône apparaîtra devant le message.

4.3.4      Ajouter un

indicateur de tâche        Onglet MESSAGE – Groupe OPTIONS

Permet d’ajouter la notion de « tâche » à un message. La tâche apparaîtra alors dans la Barre des Tâches.

Voici la liste déroulante :

Les options ci-contre concernent un suivi dans votre boîte aux lettres – sauf la dernière option Marquer les destinataires.

Les options PERSONNALISÉ et MARQUER LES DESTINATAIRES affichent la même boîte de dialogue. Celle-ci permet de spécifier un message personnel et fait la différence entre une tâche pour moi ou pour le destinataire :

Indicateur pour : textes autres que Assurer un suivi. Saisie manuelle possible.

Échéance: lorsque la date est passée, l’élément sera affiché en rouge dans la barre des tâches

Rappel : l'indicateur de suivi générera un rappel à la date et à l'heure

Indiquée

... ...

Suivi de tâche chez le destinataire : le message affiche l'icône suivante à son extrémité droite :  . Il ou elle peut alors d'un simple clic ajouter le message à sa Barre des tâches.

Création des signatures : rubrique Signatures page 24

4.5.1      Pour ce message

Dans le message en question : Onglet OPTIONS – Groupe SUIVI :

* ou lanceur de boîte de dialogue du groupe

OPTIONS de l’onglet MESSAGE.

 Accusé de lecture : le destinataire est informé de votre demande d'accusé et il peut l'accepter ou la refuser. Une absence d’accusé de réception ne veut donc pas nécessairement dire que le destinataire ne l’a pas lu …

Ne plus me poser la question … = acceptation automatique.

Voici un exemple d'accusé de réception et de lecture :

             Un accusé de non-lecture n'est envoyé que si le destinataire supprime le message sans l'avoir lu.

4.5.2      Par défaut

OUTILS – OPTIONS – Onglet PRÉFÉRENCES - Bouton OPTIONS DE LA MESSAGERIE – Bouton OPTIONS DE SUIVI :

OUTILS – OPTIONS – Onglet FORMAT DU COURRIER- Bouton SIGNATURES       ou

Au fond de la liste déroulante du bouton d’insertion de la signature, directement dans un message : option SIGNATURES …

4.6.1      Création et gestion

Les options de la boîte de dialogue ci-dessus sont assez explicites.

Vous pouvez créer autant de signatures que vous le souhaitez et les gérer.

Vous pouvez définir quelle signature sera votre signature par défaut – et pour quel compte La zone inférieure correspond à un « mini-Word » et vous offre de nombreux boutons de formatage (police, taille, gras …. et même image ou lien hypertexte).

4.6.2      Ajouter une carte de visite à sa signature

Un contact donné ou vous-même en tant que contact peut être ajouté à la signature. Le destinataire recevra ainsi une "carte de visite" avec vos coordonnées. Le message inclura alors une carte de visite en tant qu’image dans le corps du message, faisant partie de la signature ainsi qu’un fichier joint au format Vcard (.vcf).

Lors de la création de votre signature, clic sur le bouton CARTE DE VISITE et choisir le contact. C’est le cas de la carte de visite affichée dans la capture d’écran ci-dessus.



             Les informations d’une carte de visite sont bien sûr partielles par rapport à l’ensemble des données du contact. Ces informations peuvent se modifier directement dans la fiche du contact lui-même.

OUTILS – OPTIONS – Onglet FORMAT DU COURRIER- Bouton PAPIER À LETTRES ET

POLICES. Pour définir un thème, le type de police et la couleur utilisée pour les réponses :

             Le thème peut se définir pour autant que votre format texte par défaut soit HTML. Si vous changez de format texte par défaut, le thème reste défini mais il n’est pas appliqué.

Thèmes avec le mot Papier à lettres entre parenthèses

Le thème n’est constitué que d’un papier-peint (image ou motifs en arrière-plan).

Libellés simples : le thème comprend le papier-peint (ici une barre bleue à gauche) et un set de styles personnalisés (les styles Titre 1, 2 ainsi que le format des listes à puces/numéros).

* Essais à ce jour : les puces restent standard.

             Image en tant que Papier-peint = Danger.

A moins de pouvoir garantir que vos destinataires travaillent sur Outlook ou sur un mailer capable de traiter correctement le thème en question. Lotus Notes par exemple, transforme l’image du thème en fichier joint. Désactivez alors la case.

Papier-à-lettres pour CE message uniquement : ACTIONS – NOUVEAU MESSAGE EN UTILISANT – DAVANTAGE DE PAPIER À LETTRES …

             Au travail : ne pas utiliser les thèmes et autres papiers-peints. Raison : poids du fichier

             Outlook est capable de traiter un document non sauvegardé mais nous vous conseillons tout de même de sauvegarder votre document au préalable.

  • Ouvrez le fichier Word, Excel … en question.
  • Bouton OFFICE – ENVOYER – COURRIER ÉLECTRONIQUE
  • Un message vierge est ouvert. Le fichier Word, Excel … apparaît comme fichier joint et vous pouvez spécifier le destinataire, inclure un texte qui pourra l'introduire etc…

Rappeler

  • Affichez le dossier des ÉLÉMENTS ENVOYÉS et double-cliquez sur le message.
  • Onglet MESSAGE – Groupe ACTIONS – liste déroulante du bouton AUTRES ACTIONS

– Option RAPPELER CE MESSAGE

Le message n’a été ni lu, ni déplacé : vous recevez un avis de réussite

Le destinataire ne « voit » rien

Le message a été lu ou transféré : Le destinataire reçoit une demande de rappel. Lorsqu’il l’ouvre :

OK est le seul choix possible : le message d'origine et la demande de rappel disparaissent. Le destinataire empoigne le téléphone !

L'expéditeur reçoit un avis d'échec :

Renvoyer

  • Affichez le dossier des ÉLÉMENTS ENVOYÉS et double-cliquez sur le message.
  • Onglet MESSAGE – Groupe ACTIONS – liste déroulante du bouton AUTRES ACTIONS
  • Option RENVOYER CE MESSAGE.
  • Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le message, le ou les destinataires …
  • Cliquez sur le bouton ENVOYER

4.10.1    Le Carnet d'Adresses Global

Ce carnet contient toutes les adresses électroniques des utilisateurs et des listes de distribution ayant été définies pour votre entreprise. C'est l'administrateur qui le crée et le maintient.

4.10.2    Le Carnet d’Adresses Outlook

Il est créé à partir des contacts listés dans le dossier Contacts et dont le champ « Adresse de messagerie » ou « Télécopie » est rempli. Les noms sont en général des personnes externes à votre organisation. De plus, ce carnet admet plusieurs adresses de messagerie électronique et de numéros de télécopie. Le dossier Contacts (et ses sous-dossiers) apparaît sous la forme d'une entrée séparée pour le carnet d'adresses Outlook. Les modifications apportées dans les contacts sont automatiquement répercutées dans le carnet d’adresses au prochain démarrage d’OUTLOOK. Il contient également les listes de distribution que vous avez créées.

Ils se consultent et peuvent se gérer (pour la base de contacts) par OUTILS – CARNET D’ADRESSES :

Recherche, ajout d’un contact par FICHIER – NOUVELLE ENTRÉE – NOUVEAU CONTACT (mais on peut bien sûr le faire directement dans le composant Contacts) etc …

4.10.3    Création d'une liste de distribution personnelle

             FICHIER – NOUVEAU – LISTE DE DISTRIBUTION.

Vous arrivez directement dans une nouvelle liste de distribution prête à être nommée et remplie (arrivée à *).

             OUTILS – CARNET D’ADRESSES.

Dans la boîte de dialogue de la page précédente : FICHIER – NOUVELLE ENTRÉE :

             Au moment de l'élaboration d'un message : clic sur le bouton CARNET D’ADRESSES, clic droit sur un destinataire quelconque et option NOUVELLE ENTRÉE. C’est la boîte de dialogue ci-dessus qui est affichée.

Méthode 1-2-3 : voici la boîte de dialogue affichée :      (*)

Donner un nom à votre liste

Bouton SELECTIONNER LES MEMBRES  Vous disposez des "réservoirs" habituels d'adresses : liste d'adresses globale, contacts et même d'autres listes de distribution.

Bouton AJOUTER NOUVEAU    

AJOUTER AUX CONTACTS : laisser la case désactivée permet ainsi d’ajouter un membre à la liste de distribution sans nécessairement l'ajouter aux contacts

4.11.1 Boutons de vote

Choisissez parmi les propositions par défaut ou créez les vôtres avec l’option PERSONNALISÉ

Le destinataire reçoit le message :

Il vote. Vous recevez sa réponse. Le message d’origine – celui qui a été envoyé – affiche alors un bouton de suivi des réponses :

4.11.2 Enregistrer le message envoyé dans un autre dossier – ne pas l’enregistrer        Par défaut : une copie des messages envoyés est déposée dans le dossier ÉLÉMENTS ENVOYÉS.

Sauf si vous spécifiez différemment pour CE message.

4.11.3 Différer l’envoi   La boîte de dialogue des options est affichée et permet de spécifier la date et l’heure.

Envoyer le message comme d’habitude.

Le message reste dans le dossier BOÎTE DE RÉCEPTION jusqu’à l’heure spécifiée.

Attention : l’heure indiquée sur le message reçu sera l’envoi du premier envoi et non celle de l’envoi différé.

4.11.4 Réponses adressées à un autre utilisateur            La boîte de dialogue des options est affichée et permet de spécifier un utilisateur particulier

4.12.1    En continu

En réseau (avec Exchange Server), les messages vous parviennent automatiquement et en continu, sans aucune intervention de votre part. Les messages provenant d'Internet vous parviennent aussi automatiquement car c'est le serveur qui s'en charge.

La zone de notification (extrême droite de la barre des tâches Windows) affiche une enveloppe pour avertir que des messages reçus mais non lus sont dans votre boîte aux lettres

Ceci est prévu par défaut (OUTILS – OPTIONS Onglet PRÉFÉRENCES – Bouton OPTIONS DE LA MESSAGERIE – Bouton OPTIONS AVANCÉES DE LA MESSAGERIE)

4.12.2    Alerte sur le Bureau pour le courrier entrant

Lorsque vous recevez un message, que celui-ci soit un message normal, une invitation à une réunion … une petite fenêtre de ce type apparaît sur le Bureau pendant quelques secondes :

             Cette alerte apparaîtra même si vous vous trouvez dans Word, Excel ….

Si vous trouvez ceci désagréable et que vous souhaitez désactiver cette fonctionnalité ou si vous souhaitez simplement modifier son temps d'affichage, son apparence …. vous pouvez le faire de deux façons différentes :

  • Clic sur le triangle au sommet droit de l'encart et options correspondantes

Ou

  • OUTILS – OPTIONS – Onglet PRÉFÉRENCES – Bouton OPTIONS DE LA MESSAGERIE – Bouton OPTIONS AVANCÉES DE LA MESSAGERIE



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