Présentation
Microsoft Outlook est un gestionnaire d'informations personnelles indépendant et un client de messagerie inclus dans la suite bureautique Microsoft Office. Il est développé et commercialisé par Microsoft depuis 1997. La toute première version d’Outlook date de 1992 pour MS-DOS, et a ensuite été déployée sur toutes les versions Windows et mac. Aujourd’hui, il est également possible d’échanger des emails entre appareils mobiles à travers le Outlook Mobile Service.
Depuis septembre 2005, Microsoft a appliqué des mesures correctives intenses afin de renforcer la sécurité du logiciel, en améliorant l’anti-spam et en proposant des solutions contre l’hameçonnage. Et à la version 2016, Outlook intègre la possibilité d'ajout des groupes au lieu des listes de distribution, ainsi que la fonctionnalité EAI (l'Internationalisation des adresses de messagerie) permettant d’échanger des courriers entre toutes adresses de messagerie quelle que soit leur langue.
Ce programme a été principalement conçu pour permettre aux utilisateurs d'envoyer et de recevoir des messages électroniques depuis et vers leurs ordinateurs. Or, il fonctionne parfaitement comme un gestionnaire de tâches et de planification. Il permet ainsi la création, la gestion et l’affichage d’informations à l’aide d’une interface plutôt cohérente et organisée. MS Outlook jongle donc entre et les tâches de bureau et la communication par courrier électronique, depuis la même plateforme.
Objectifs
Outlook est principalement utilisé pour créer, stocker, recevoir et envoyer des e-mails. Il aide également à partager des informations et fichiers sur des dossiers publics ou des formulaires pour un meilleur travail de groupe. C’est un programme beaucoup plus complet et plus sûr pour les entreprises, avec un meilleur support et des fonctionnalités supplémentaires avancées.
Bien qu’il facilite la collaboration entre les professionnels en toute fiabilité et rapidité, Outlook est également utilisé pour la gestion personnelle d’informations et l’emailing dans un cadre individuel. Il peut ainsi être acheté séparément en tant qu'application unique si vous n’avez pas besoin du pack Office en entier.
Il comprend un calendrier, un espace de gestion de tâches, de contacts et de notes ainsi qu'un journal. Ce dernier aide à trouver un document en fonction de la date et du nom de création.
L’espace dédié aux e-mails possède les fonctionnalités habituelles des applications de messagerie telles que la boîte de réception, la boîte d’envoi, les brouillons, les messages supprimés, les courriers indésirables, etc.
Le Calendrier d'Outlook est généralement utilisé pour sauvegarder des rendez-vous et planifier des réunions. Il rend possible la synchronisation avec les calendriers d'autres utilisateurs Outlook. Cet élément peut être utile pour suivre les événements et les dates importantes, en particulier lorsqu'il est utilisé avec des alertes.
Le gestionnaire de tâches, quant à lui, est utile pour se souvenir des choses que vous devez faire à une date et une heure précises, avec la possibilité de définir une alarme sonore de rappel.
Et enfin l'élément Contacts, qui permet de stocker les coordonnées de vos amis et de votre famille, y compris leurs noms, leurs adresses mail, etc. Cela facilite l’envoi de messages directement à partir de la liste de contacts.
Exemples d’application
C’est là où les professionnels planifient leurs rendez-vous et réunions, envoient et reçoivent leurs courriels importants. MS Outlook fonctionne parfaitement comme gestionnaire de contacts dans le cas de vente de produits, tout en assurant le suivi client et la relance des partenaires.
Et grâce à la boîte de réception Prioritaire, vos messages électroniques importants s’affichent en premier. Cela vous permet de séparer les demandes de votre directeur des courriers moins urgents de façon à vous concentrer sur les priorités.
Utilisé sur Mac, Pc ou appareil mobile, Outlook permet également de :
- Joindre facilement des fichiers de votre disque dur à une diffusion de messages;
- Gérer et partager vos calendriers afin de mieux contrôler les emplois du temps de votre équipe;
- Créer des rappels afin de ne pas oublier de répondre à un contact vous demandant un retour sous un délai donné;
- Partager et accéder à des fichiers à partir du Cloud pour toujours visualiser la dernière version;
- Utiliser les raccourcis clavier afin de faire vite (Par exemple le raccourci Ctrl+N pour Nouveau message et Ctrl+S pour Enregistrer en brouillon)
Prérequis
Si vous avez déjà utilisé une application de messagerie électronique auparavant, Outlook vous semblera assez familier avec presque les mêmes éléments. Le seul bémol demeure la configuration.
En effet, la configuration est automatique si une version antérieure d’Outlook a été déjà utilisée sur le même ordinateur. Si vous l’installez pour la première fois, une configuration de compte sera requise avant d’accéder à l’interface d’accueil. Vous devez au préalable connaître votre adresse de messagerie, votre mot de passe, le nom du serveur de courrier entrant et le nom du serveur de courrier sortant, livrés par votre fournisseur de services Internet.
Cette procédure guidée s’exécute en quelques étapes et vous pouvez désormais profiter de toutes les fonctionnalités d’Outlook citées précédemment. Une formation rapide depuis le site officiel de Microsoft vous fera du bien et aucun délai d’apprentissage n’est fixé pour commencer à organiser vos tâches et envoyer vos premiers emails via Outlook.
Outlook, un logiciel pour la gestion de vos contacts
La particularité d’Outlook, c’est qu’il vous offre la possibilité de gérer les protocoles standards afin de lire et envoyer des mails. Cependant, il ne se connecte pas aux comptes Hotmail. Pour faire face à ce manque de compatibilité, Microsoft a alors créé Microsoft Outlook Connector. Il s’agit d’un outil permettant de lire un protocole particulier souvent utilisé par les messageries Microsoft (Live, Hotmail et MSN). Dès lors, en utilisant cet outil, il devient possible d’utiliser son compte Office Live Mail, MSN ou Windows Live Mail directement sur le client de messagerie Microsoft Outlook. Dès lors, il devient possible d’accéder directement au gestionnaire des tâches afin de gérer et partager ses contacts et son calendrier. Grâce aux nombreuses options avancées, il est surtout possible de gérer plusieurs comptes à la fois et de bloquer les courriers indésirables.
Comment fonctionne Outlook ?
Outlook Connector est un outil qui agit un peu de la même manière qu’Outlook. En effet, il se connecte à la messagerie et se charge de vérifier la présence de nouveaux messages. La nouveauté réside sans doute dans le fait que ce qui est affiché au niveau du client de la messagerie est dupliqué en même temps sur le serveur. Par exemple, lorsqu’on lit un message, il sera marqué comme lu automatiquement au niveau de la boite de réception Live. De la même manière, lorsqu’un mail est supprimé ou déplacé, l’autre compte fait de même. Pour une meilleure sécurité, les messages sont tous enregistrés sur le compte de la messagerie et sur le serveur auquel il est possible d’y accéder de manière traditionnelle.
Installation et configuration de Outlook
L’installation et la configuration d’Outlook sont relativement faciles. En effet, Microsoft Outlook est un outil compatible avec la plupart des systèmes d’exploitation. Il est contenu dans la suite bureautique Microsoft Office qui prend aussi en compte Excel, Word et Access.
Si vous souhaitez utiliser tous vos comptes sans réels soucis, il suffit de télécharger Microsoft Outlook Connector puis lancer le logiciel. Ajoutez ensuite un compte Hotmail /Outlook puis reliez-le aux autres comptes (Live et MSN).
Pour envoyer un message, il suffit de cliquer sur « Nouveau », puis sur le bouton « compte » afin de sélectionner le compte dans la liste qui s’affiche. Rédigez par la suite le message puis appuyez sur « Envoyez ». Le message sera alors envoyé depuis l’adresse Hotmail.
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