Les bases pour débuter avec le logiciel de gestion des entreprises OpenERP


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InfoColl : mise en œuvre du PGI Open ERP

 

©PF2009

  Table des matières

 

                                         Introduction                                                                                              7

3

?  Découvrir l'entreprise InfoColl

?  S'approprier l'espace Open ERP

?  Naviguer dans les principaux menus

?  Découvrir le 'workflow' de l'entreprise

?  Débuter avec les achats et les ventes

5

                                                Introduction               

L'entreprise InfoColl vient de modifier profondément son système d'information en optant pour l'installation du (PGI) Open . Cette entreprise est spécialisée dans la revente de matériel informatique auprès des Collectivités Locales et plus précisément auprès des Mairies. Vous prendrez connaissances des principales fonctions de l'entreprise pour ensuite retrouver ces éléments directement dans le PGI en vous appropriant les principales fonctionnalités. Enfin vous découvrirez les différents flux commerciaux de l'entreprise InfoColl, cette démarche vous permettra de participer aux tâches courantes de la gestion de l'entreprise.

1 - 2 -

7


 

Raison sociale

InfoColl

Forme juridique

SARL

Capital

72000 €

Adresse

Zac de Fabas 47550 Boé

Numéro intra-communautaire de TVA

FR047.7472701

Site Web

Courriel

Code APE

516G

Siret

402 225 098 00028

Registre du Commerce

93B

Gérant

Jean Pierre GIRARD

InfoColl est spécialisée dans la revente de matériel informatique auprès des Collectivités Locales. Les Mairies constituent le principal de la clientèle. Ces clients nous confient la gestion de leur parc informatique :

?  les consommables (cartouches d'encre, toner, câbles...)

?  la maintenance du matériel informatique

?  la mise en réseau

Présentation de l'entreprise InfoColl

?  le renouvellement des ordinateurs...

Le règlement des factures s'effectue à 30 jours fin de mois

Nous travaillons avec 5 fournisseurs grossistes et quelquefois il sera possible de commander du matériel spécifique chez d'autres fournisseurs. ? Nos fournisseurs :

Fournisseurs

Logo des entreprises

Act Service

Europ Computer Performance

Inmac Wstore

NordTech

SAB International

                           ? Nous payons nos fournisseurs à 30 jours fin de mois.

Présentation de l'entreprise InfoColl

 

?  InfoColl est une entreprise d'achat/revente de matériel informatique, son schéma fonctionnel est le suivant :

Achats

Stocks

 

Ventes

Commandes aux fournisseurs

 

Commandes des

clients

Livraison des marchandises par les fournisseurs

Entrée       

stock/Sortie  stock

en du

Livraisons des marchandises aux

clients

Facturation des fournisseurs

 

Facturation        aux

clients

Paiement des fournisseurs

 

Règlement        des

clients

?  Plusieurs personnes interviennent dans la gestion de l'entreprise, les rôles sont distribués de la façon suivante :

Présentation de l'entreprise InfoColl

Rôles

 

Activités

Responsable des achats

?

Passer les commandes aux

fournisseurs

 

?

Réceptionner les marchandises

 

?

Contrôler          les

livraisons

 

?

Suivi des entrées en stocks

Responsable des ventes

?

Réceptionner les bons de commande

des clients

 

?

Procéder aux colisage des commandes

 

?

Préparer          les

livraisons (expéditions)

 

?

Établir les factures (brouillon)

Comptable

?

Contrôler          les

factures d'achats

 

?

Contrôler          les

factures de ventes

 

?

Générer            les

écritures comptables

 

?

Payer les factures d'achats

 

?

Encaisser          les

factures de ventes

 

?

Contrôler            la

comptabilité

 

Comment se connecter à Open ERP :

 

Les actions

Les écrans d'aide

?

Lancer le navigateur internet (Mozilla Firefox si possible)

?

Saisissez l'adresse du PGI dans la barre d'adresse (cette adresse vous sera fournie au moment

opportun)

 

?

Sélectionnez la base de données qui vous a été attribuée

 

?

Saisissez votre code utilisateur et votre mot de passe, cliquez sur

« ouverture »

 

?

Si tout se passe bien, vous serez identifié par Open ERP

?

Vérifiez en bas de l'écran que vous êtes connecté sur la base de données qui vous a été attribuée

 

Le menu principal qui apparaît lors de votre connexion est différent en fonction du


rôle que vous occupez dans l'entreprise.

        ? Les 3 rôles possibles :

 

Le menu du comptable

 

Le menu du vendeur



 

Le menu de l'acheteur

L'espace de travail d'Open ERP

 

Les requêtes représentent un puissant mécanisme de communication entre les utilisateurs du système. Elles sont basées sur des e-mail mais offrent plusieurs avantages par rapport au système traditionnel :

?  les requêtes sont liées aux autres documents

?  l'historique d'une demande est attachée à la requête

?  un suivi efficace des demandes envoyées est disponible

OpenERP utilise ce mécanisme pour informer les utilisateurs de certains évènements liés au système. Par exemple, s'il y a un problème concernant le réapprovisionnement d'un produit, une requête est envoyée par OpenERP au responsable de la production.

 

?  Cliquez sur le lien Requêtes pour lister toutes les requêtes en attente

?  Cliquez sur le bouton Nouveau pour créer et envoyer une nouvelle requête

?  Complétez le champ Objet de la requête puis donnez une description de la demande dans le champ Requête

Rechercher le destinataire

 

 

 Requête 2

Cliquez sur l'icône de recherche  pour ouvrir la fenêtre des destinataires et sélectionnez votre nom (envoi d'une requête à soi-même)

 

Les champs Références vous permettent de lier une requête à d'autres documents du système tel qu'un partenaire, un devis ou une facture.

 

?  Cliquez sur le bouton Envoyer pour Envoyer la requête à la personne concernée.

?  Cliquez ensuite sur Menu Principal pour retrouver la page d'accueil.

Date de déclenchement :

Il est possible d'envoyer une requête comportant une date dans le futur. Il suffit pour cela de compléter le champ Date de déclenchement.

Réception des requêtes

 

En revenant sur l'écran du Menu Principal, il est possible que la zone Requêtes

L'espace de travail d'Open ERP

 

affiche toujours le message 'Pas de requêtes'. En effet le mise à jour se fait périodiquement et non instantanément.

 

Cliquez sur le lien à droite de l'intitulé Requêtes. La liste des requêtes s'ouvre et vous pouvez y voir la requête envoyée à l'étape précédente.

 

Cliquez sur la requête pour la visualiser et sélectionnez ensuite le bouton Répondre pour envoyer une réponse.

 

Remplissez le champs Requête et cliquez sur Envoyer pour répondre à l'expéditeur original.

La requête et son historique

 

 

Requête 7

Sélectionnez la requête reçue et cliquez sur l'onglet Historique. Vous pouvez alors consulter la requête originale et toutes les réponses.

 

 

Le responsable des achats gère le flux d'achat à partir du bon de commande au fournisseur jusqu'à la facture brouillon adressée au comptable.


Les groupes et les rôles

Le rôle de l'acheteur en détail :

Rôles

 

Menus

 

Actions

Acheteur

?

?

?

Gestion        des

achats Commandes

d'achats

Nouvelle

commande

?

?

Compléter le bon de commande au fournisseur

Vérifier dans l'onglet "Livraisons & factures" que la méthode de facturation est basée sur "Du Colisage"

 

 

 

?

Confirmer la commande au fournisseur

Comptab

le

?

?

Gestion        des

achats Commandes

d'achats

?

?

?

Recherche les commandes "visé par l'acheteur"

Vérifie les commandes

Valide la commande "Approuvé par le fournisseur"

Acheteur

?

?

Gestion   

stocks Produits entrants

des

?

?

?

Rechercher les commandes dont l'état est "Disponible"

Sélectionner le pack généré

Valider "Réception des produits"

 

 

 

 

?

Cliquer sur "Faire le colisage"

 

 

 

 

?

Sélectionner "Créer une facture"

 

 

 

 

?

Valider la facture

Comptab

le

?

?

?

Finances          comptabilité Factures

Factures fournisseurs

et

?

?

Sélectionner les factures à l'état

"Brouillon"

Confirmer les factures brouillon

Comptab

le

?

?

?

Finances          comptabilité Reporting

Journaux

et

?

Vérifier l'écriture dans le journal des achats

Le responsable des ventes gère le flux des ventes à partir de la commande envoyée par le client jusqu'à la facture brouillon adressée au comptable.

Les groupes et les rôles

 

Le rôle du vendeur en détail :

Rôles

 

Menus

 

Actions

Vendeur

?

?

Gestion des ventes

Commandes       de

ventes

?

Compléter le bon de commande du

client

 

 

 

?

Dans       l'onglet

"Autres informations" vérifier que la commande est : "Facture basée sur la commande après livraison" dans le champ Mode d'expédition

 

 

 

?

Confirmer              la commande

 

 

 

?

Dans            l'onglet

"Historique"

sélectionner           le PACKxx généré

 

 

 

?

Vérifier la disponibilité ou

Forcer                 la

disponibilité

 

 

 

?

Cliquer sur Valider

 

 

 

?

Faire le colisage et Enregistrer

Vendeur

?

?



Gestion des vent

Commandes  

ventes

es

de

?

Vérifier que la commande a été livrée à 100 %

(selon le cas)

Comptable

?

?

?

Finances     

comptabilité Factures

Factures clients

et

?

?

Sélectionner la facture brouillon générée

Confirmer la facture brouillon

Comptable

?

?

?

Finances     

comptabilité Reporting

Journaux

et

?

Vérifier l'écriture dans le journal des ventes

?  Il possède des droits étendus.

?  Il est en relation directe avec le rôle de l'acheteur et du vendeur (voir rôle de l'acheteur et du vendeur ci-dessus)

Les groupes et les rôles

?  Il exerce un travail de contrôle au quotidien Le rôle du comptable en détail :

Rôle du comptable

 

Menus

 

Actions

En liaison avec l'acheteur

?

?

Gestion des achats Commandes

d'achats

 

?

Recherche les commandes "visé

par l'acheteur"

 

 

 

 

?

Vérifie               les

commandes

 

 

 

 

?

Valide                 la

commande "Approuvé par le fournisseur"

En liaison avec l'acheteur

?

?

?

Finances     

comptabilité Factures

Factures fournisseurs

et

?

?

Sélectionner les factures à l'état "Brouillon"

Confirmer          les

factures brouillon

En liaison avec l'acheteur

?

?

?

Finances     

comptabilité Reporting

Journaux

et

?

Vérifier l'écriture dans le journal des achats

En liaison avec le vendeur

?

?

?

Finances     

comptabilité Factures

Factures clients

et

?

?

Sélectionner la facture brouillon générée

Confirmer           la

facture brouillon

En liaison avec le vendeur

?

?

?

Finances     

comptabilité Reporting

Journaux

et

?

Vérifier l'écriture dans le journal des ventes

 

 

Le processus d'achat

Les différents flux commerciaux d'InfoColl

 

Le processus de vente

 

       Les achats et les ventes de la journée    25

 

Acheter et vendre

Les achats

 

Passer les commandes d'achat que nous avons reçues du gestionnaire des stocks :

Catégories

Références

 

Quantités

Fourniosseurs

Cartes mères

1315049

1315042

10

8

 

Act Service

Consommables

9900531

9900520

9900519

10

10

10

 

SAB

Disques durs

1640037

1624013

10

10

 

Nord Tech

Écrans

2128016

2128015

10

10

 

Act Service

Boîtiers

1002188

1002187

15

15

 

Nord Tech

Les ventes

 

Préparer les commandes de ventes reçues des clients :

Clients

Catégories

Références

 

Quantités

Mairie d'Agen

Cartes mères

Boîtiers

Disques durs

Toner

1315042

1002187

1640037

9900520

3

3

3

2

 

Mairie d'Astaffort

Écrans

Toner

Boîtiers

2128016

9900531

1002188

4

2

3

 

Mairie de Fumel

Disques durs

Écrans

Cartes mères

1624013

2128015

1315049

3

2

4

 

Mairie de Villeneuve sur Lot

Cartes mères

Boîtiers

1315042

1002187

3

3

 



1342