BTS Gestion Administrative

Cours BTS Gestion Administrative : métier, études, diplôme, salaire et horizons

Article rédigé par : Ouiam Elkihel

Un technicien supérieur en gestion administrative exerce son emploi dans une entreprise ou administration publique ou privée, sans tenir compte de la taille de l’entité. C'est un professionnel qui intervient dans tous les secteurs d’activité et qui joue un rôle de vecteur et d’interface entre les différents organes. Effectivement, son activité principale est liée au volet administratif et relationnel.

Par ailleurs, il faut savoir qu’un gestionnaire administratif est capable de traiter l’information et à la mettre à la disposition des collaborateurs et des partenaires en vue de participer à la prise de décision. Également, ce professionnel est en mesure d’assurer un bon climat relationnel au sein de l’organisation et d’un système de communication adéquat aux exigences des ressources humaines.

Le métier d’un titulaire BTS en gestion administrative

Un gestionnaire administratif travaille auprès des partenaires, internes et externes, qui exercent des responsabilités opérationnelles au titre d’un service ou d’une activité. Raison pour laquelle il est dans l’obligation d'allier le côté administratif et relationnel. En effet, il est amené à mettre l’information à la disposition des demandeurs et d’assurer la coordination entre les différents acteurs de l’entité.

Par ailleurs, sachez que le métier d’un gestionnaire administratif regroupe des activités très importantes, à savoir :

• Activités de soutien (efficacité) : gestion de l’information (recherche, organisation et diffusion), gestion administrative (organisation de dossiers, d’événements, etc.) et gestion d’un processus de communication interne et externe.
• Activités déléguées (efficience) : prise en charge de la gestion de dossiers, contribution à la prise de décisions, etc.

D'une autre part, un technicien supérieur en gestion administrative doit être autonome et capable de gérer la délégation de tâches selon plusieurs critères, notamment la compétence professionnelle, la nature de l’organisation où il exerce (taille, style de management), etc.

Les différentes missions d’un technicien supérieur en gestion administrative

Comme cité auparavant, la première tâche d’un gestionnaire administratif est d’assurer un excellent climat relationnel au sein de l’entreprise ou de l’administration publique. Mais pas que ! Il doit également gérer l’ensemble des tâches administratives, diffuser l’information et coordonner avec ses responsables, ses partenaires et ses collègues. Vous l’avez donc compris ! C’est un professionnel qui joue un rôle très important au sein de la société car il maîtrise l’ensemble des techniques et des principes liés à la bonne gestion administrative.

À tout cela, il convient d’ajouter que le gestionnaire administratif doit être capable d’assurer efficacement toutes les tâches liées à sa fonction, à savoir :

• La diffusion de l’information;
• L’organisation du travail de l’équipe ou des responsables;
• La maîtrise des missions de secrétariat basiques (courrier, téléphone, planning, etc.);
• La recherche de l’information;
• L’échange avec le supérieur et les partenaires internes et externes;
• La maîtrise des outils de communication à distance tels que le télécopieur, l’ordinateur, le téléphone;
• La maîtrise des outils bureautiques;
• La participation à certaines actions stratégiques;
• La maîtrise de l’expression orale et écrite en différentes langues.

Pour remplir toutes ces missions, ce professionnel est dans l’obligation de cerner différents domaines, notamment :

• L’organisation du processus administratif;
• La gestion de l’information;
• La gestion de la communication externe;
• L’accompagnement dans la prise décision;
• La prise en charge des différentes activités déléguées.

Les conditions et l’environnement de travail d’un gestionnaire administratif  

Il faut savoir qu’un gestionnaire administratif exerce son emploi dans un environnement en pleine évolution. Ce professionnel polyvalent doit donc s’adapter à chaque type d’entreprise en vue d’assurer la performance de celle-ci, qu’il s’agisse d’une organisation privée ou publique.

Ainsi, afin de s’aligner à l’environnement de travail de ce domaine, un GA doit être à jour avec les évolutions législatives et doit disposer des compétences en gestion, en droit, en secrétariat, en bureautique et en comptabilité. Il doit également se différencier par son bon sens de la communication, par sa capacité de gérer à la fois les tâches modestes et les missions à responsabilités.

Concernant les conditions de travail, un GA est censé être autonome dans l’exercice de la plupart de ses fonctions, en coordination avec les responsables de l’entreprise. En outre, il doit veiller à une bonne gestion administrative tout en respectant les finalités fixées par les services de décisions.

Jouant un rôle d’interface et de vecteur, ce professionnel est amené à être réactif, motivé, loyal et rigoureux. Il doit également respecter la confidentialité de l’organisation et doit être à l’écoute de l’équipe, de ses supérieurs et de ses partenaires.  C’est en effet un spécialiste ayant toutes les qualités nécessaires à la valorisation de l’image de l’organisation où il exerce son métier. 

Les études d’un gestionnaire administratif

Tout étudiant désirant devenir un gestionnaire administratif, doit effectuer une formation de 2 ans minimum dans un institut ou dans un centre de formation. D'ailleurs, un candidat est dans l’obligation de réussir toutes les matières, les évaluations et les stages exigés par les professeurs. En effet, il est amené à étudier des matières spécifiques au cours des 2 ou 3 ans de formation. Nous en citons : 

• Les langues : arabe, français et anglais;
• Gestion des actions administratives;
• La prise de décision;
• Gestion des ressources humaines;
• Communication professionnelle;
• Économie, droit et management;
• Bureautique;
• Gestion comptable et financière;
• Mathématiques et statistiques.

Gestion des actions administratives

Cette matière regroupe :

• L’information : l’information relative au métier d’assistant, les sources d’information internes et externes, la collecte de l’information, le traitement et sélection de l’information, etc.
• Organisation de l’information : les supports de traitement de l’information, élaboration d’un plan de classement, la gestion de l’archivage des documents, le droit en matière de conservation et d'archivage, etc.
• Gestion d’un processus de circulation des documents : le système d’information, représentations du système d’information, etc.
• Prise en charge d’un dossier spécialisé : présentation des thèmes spécialisés.

La prise de décision

Cette matière regroupe :

• La résolution de problèmes : identification d’un problème, la méthode d’analyse et de résolution de problème (MARP), rédaction du rapport d’étude, etc.
• Organisation d’un événement ou d’un projet : définition de la notion « objectif », événement ou projet à organiser, détermination des moyens matériels, financiers existants et humains, etc.

Gestion des ressources humaines

Cette matière regroupe :

• Gestion d’un processus de recrutement : définition de la compétence, les différents supports de diffusion, les différents formats d’annonce, etc.
• Gestion des actions de formation : formation continue, besoins et modalités de formation, définition des objectifs de la formation, etc.
• Conditions de travail : hygiène, santé, sécurité au travail, etc.
• Gestion des dossiers du personnel : congés annuels, gestion des absences, dossier personnel, etc.
• Gestion de l’accueil physique et téléphonique : l’accueil physique, l’accueil téléphonique, la qualité de service, etc.
• Fondamentaux de la communication professionnelle : principes généraux de la communication, situations de communication, types de communication, etc.
• Gestion de la communication de groupe : dynamique du groupe, réunions, prise de parole en public, gestion de stress, etc.
• Gestion de la communication interpersonnelle : communication dans la relation interpersonnelle, techniques de l’entretien, négociation, etc.
• Rédaction des écrits professionnels : règles de base des écrits professionnels, étude des différents types de lettres commerciales, outils électroniques et méthodologie de recherche d’emploi.
• Gestion de la répartition des tâches : le tableau de répartition des tâches (TRT), collecter les informations, à partir d'entretiens, d'observations, ou de feuilles d'auto-pointage, l’analyse des tâches, etc.

Bureautique

• Environnement Windows
• Programme MS Word
• Formation MS Excel
• Programme MS Powerpoint
• Programme MS Access
• Formation Outlook

Les stages réalisés au cours de la formation gestion administrative

Durant la formation, l’encadrant programme un atelier métier d’une durée de 4 heures qui a pour but la préparation des étudiants au stage. En effet, ce programme permet de :

• Entraîner les étudiants à l’épreuve de l’atelier
• Gérer des activités permettant le déroulement efficace des travaux dirigés, du projet de fin du cursus et du stage
• Suivre et analyser les effets des activités conduites
• Préparer les étudiants à la période de stage
• Développer l’apprentissage des techniques de recherche d’emploi
• Rechercher des terrains d’application des projets et des stages
• Concevoir les documents du projet/stage et préparer l’intégration dans l’entreprise
• Organiser des activités extrascolaires : visites d’entreprises, interventions de professionnels, séminaires, etc.

Par ailleurs, l’étudiant est amené à réaliser un stage de première année et un stage de fin d’étude afin de réussir sa formation est d’obtenir un diplôme BTS. Ces stages permettent au candidat d’approfondir ses compétences professionnelles et d’appliquer la théorie en situations réelles de travail. Il permet également à l’étudiant de se familiariser avec le milieu professionnel et de développer le sens d’initiative et des responsabilités.

Ainsi, afin de réussir les stages, chaque étudiant doit être en mesure d’utiliser les méthodes d'organisation, de produire des messages écrits ou oraux, d’utiliser les outils (téléphone, micro-ordinateur…) et d’avoir une touche de créativité.

Stage de la première année

À la fin de la première année de formation, les candidats sont amenés à effectuer un stage au sein d’une entreprise, privée ou publique, pour une durée de 2 semaines minimum. D'ailleurs, ce stage a pour objectif de permettre à l’étudiant de :

• Découvrir le monde du travail;
• Découvrir le fonctionnement de l’entreprise;
• Développer ses qualités relationnelles.

Stage de la deuxième année

C’est un stage effectué à la fin de la deuxième année en vue de permettre à l’étudiant d’approfondir ses compétences professionnelles, dans le cadre de situations réelles. Durant une période de 4 semaines, l’étudiant doit réaliser les tâches proposées par l’entreprise dans le cadre de sa problématique. Celle-ci doit être en relation avec son cursus de formation.

À terme de ce stage, l’étudiant doit donc établir un rapport de stage et réaliser une soutenance devant un jury composé au minimum de deux membres du métier dont un obligatoire enseignant des matières de spécialité.

Le diplôme, le salaire et les horizons d’un gestionnaire administratif

Pour devenir gestionnaire administratif, le candidat doit réussir ses 2 ans de formation dans un centre ou dans un institut. Pour cela, il est amené à passer l’ensemble des évaluations exigées par le programme de la filière, à savoir les contrôles contenus, l’examen au passage à la deuxième année et l’examen final à la fin de la deuxième année. À la fin de la formation, le centre délivre à l’étudiant un diplôme de BTS en GA (Brevet Technicien Supérieur).

Salaire d’un gestionnaire administratif

Après l’obtention du diplôme, le lauréat sera en mesure de décrocher un job de technicien supérieur dans une société publique ou privée, avec un salaire qui varie entre 4000 et 5000. Ainsi, sachez que ce salaire peut évoluer en fonction du profil et de l’expérience du professionnel. En effet, ce type de diplôme permet au futur technicien supérieur en gestion administrative d’évoluer en permanence dans son domaine.

Horizons et perspectives d’un titulaire de BTS en gestion administrative

Sur la base de sa formation, le parcours d’un gestionnaire administratif débute avec des emplois à responsabilité limitée. Ainsi, ces emplois permettent à ce professionnel de développer ses compétences techniques et d’approfondir ses connaissances en vue de décrocher des postes de haut niveau et des emplois de cadre supérieur administratif.

Somme toute, le gestionnaire administratif est un professionnel qui dispose d’un sens du relationnel et des compétences en gestion administrative. Il est donc vecteur de l’information entre son supérieur hiérarchique, les membres de l’organisation et les partenaires internes et externes. En effet, c’est un spécialiste qui produit, organise et diffuse l’information au sein de l’organisation où il exerce son emploi. Également, ce professionnel doit être en mesure de respecter la démarche qualitative et doit avoir une culture approfondie dans le domaine économique, politique et social.

Des formations permettant l’accès au métier de la gestion administrative

Le titulaire d’un BTS en gestion administrative intervient dans tous les secteurs d’activité et exerce son métier dans les services d’administration et les départements liés au relationnel. Et pour devenir technicien supérieur en gestion administrative, vous pouvez choisir un établissement qui propose des cours en présentiel ou à distance. En effet, les institutions assurent des formations qui s’étalent sur deux années. D’ailleurs vous pouvez choisir entre la préparation d’un BTS, DUT ou DEUST en gestion administrative.

EFC Formation

La plateforme EFC formation vous propose une formation de gestionnaire administratif qui vise à renforcer vos compétences techniques et vos connaissances en matière de relations externes de l’organisation, de la gestion du personnel, de la gestion des projets, etc. Cette formation dure 12 mois, soit 500 heures et elle est accessible avec un niveau 3ème, CAP ou BEP. 

ISCG Paris  

Cet établissement fournit une formation diplômante en BTS gestion administrative (BTS PME/PMI) d’une durée de deux ans. Vous allez donc suivre le rythme de l'alternance, soit 2 jours à l’école et 3 jours en entreprise. Vous pouvez également choisir un contrat d'apprentissage ou un contrat professionnel. 

IFAG 

Cet établissement propose à son tour une formation en gestion administrative étalée sur deux années avec un rythme d'alternance. Ce diplôme de niveau 5 (bac+2) vous permet de travailler dans plusieurs secteurs et de toucher de nombreux services au sein de l’entreprise.

Cours/contenu de la fomation BTS Gestion Administrative

Culture générale et expression support de cours

Manuel sur la culture générale BTS

Introduction à l’économie cours pour débutant

Cours sur les concepts de base en économie

Concepts de base de droit support de cours

Formation d’initiation au management des entreprises

Cours sur la stratégie et management des entreprises

Cours sur la relation avec la clientèle et les fournisseurs

Relation avec la clientèle et les fournisseurs formation approfondie

Cours sur l’administration et développement des ressources humaines

Outils d’administration et développement des ressources humaines

Cours sur l’organisation du travail

Support de formation sur l’organisation et planification

Cours de gestion et financement des actifs

Cours sur la gestion du système d'information

Cours sur le management des systèmes d’information

Pérennisation de l'entreprise support de cours

Formation sur la pérennisation de l'entreprise

Examen de langue vivante étrangère II

Cours complet sur la gestion des risques

Manuel sur la gestion du risque