COURS DE MS PROJECT
Cours animé par : BENNANI Amal
Microsoft Project (ou MS Project ou MSP) est un logiciel de gestion de projetsédité par Microsoft. Il permet aux chefs de projets et aux planificateurs de planifier et piloter les projets, de gérer les ressources et le budget, ainsi que d'analyser et communiquer les données des projets
Actuellement, Microsoft Project est le logiciel de gestion de projet le plus utilisé au monde.
Historique
La première version commerciale de Microsoft Project (sous DOS) est sortie en 1984. Microsoft acheta ensuite tous les droits sur le logiciel en 1985 et sortit 3 autres versions V2 ,V3 et V4.
La première version pour Windows parut en 1990 et fut nommée la version 1 pour Windows 95 et fut la première version à utiliser les menus communs Microsoft Office.
Les années de sortie de Microsoft Project sont : 1992 (v3), 1993 (v4), 1995 (4.1a), 1998 (98 ou 8.0), 2000 (2000 ou 9.0), 2002 (2002 ou 10.0), 2003 (2003 ou 11.0), 2007 (2007 ou 12.0) et enfin 2010 (2010 ou 14.0).
En 1991, une version pour Apple Macintosh sortit et développa des versions successives jusqu’à la version 4.0 pour Mac en 1993. En 1994, Microsoft arrêta le développement de la plupart de ses applications pour Mac et à ce jour.
Depuis la version 2000, Microsoft développe, au travers de versions « serveurs », des fonctionnalités étendues et collaboratives destinées aux entreprises : gestion centralisée des ressources, portefeuille des projets de l’entreprise, rapports d’analyse… Celles-ci sont accessibles au travers d’un client Web. Appelé tout d’abord Microsoft Project Central (version 2000), le logiciel serveur s’est ensuite nommé Microsoft Project Server (versions 2002, 2003, 2007 et 2010).
Le nom Microsoft EPM (pour 'Enterprise Project Management) est le nom donné à la solution Microsoft, regroupant Microsoft Project et Microsoft Project Server.
MS Project 2007 est proposé en plusieurs versions :
•   Microsoft Project Standard : Planning et gestion mono et multi projets. Gestion des ressources et suivi non automatisés et sans workflow (validation), gestion de risques et des résultats.
•   Microsoft Project Pro : Peut ouvrir plus de types de fichiers : XML, ODBC, etc. et se connecter à MS Project Server. Sinon, outre quelques subtilités mineures, mêmes possibilités que MS Project Standard
•   Microsoft Project Server : Utilisé pour le suivi de projet, la gestion des ressources (RBS, suivi du travail en temps réel), structure hiérarchisée du travail (rôles prédéfinis) et intégration d'un workflow (validations), d'une gestion documentaire centralisée (risques et résultats). Peut être intégré avec SharePoint Portal Server (entre autres)
La mise en place d'un projet est un enjeu fondamental pour les entreprises et les organismes soucieux d'optimiser l'utilisation de leurs ressources humaines et matérielles. Les décideurs et les gestionnaires de projet ont à leur disposition un outil informatique performant, Microsoft Project, qui leur permet de suivre les différentes phases d’un projet : conception, réalisation et suivi.
L'utilité de ce logiciel peut se répartir dans les différentes catégories ci-dessous :
1.  Modélisation de projets
2.  Plannings
3.  Affectation et suivi du travail des ressources (à ne pas confondre avec la gestion des ressources)
4.  Gestion des risques (avec quelques plug-ins et exports…)
Nombreux ceux qui aujourd'hui utilisent ce logiciel uniquement comme simple outil de communication ou d'interface graphique. La plupart des utilisateurs affirment que les possibilités offertes par MS Project en termes d'enrichissement de la présentation des informations (graphiques ou non) sont très importantes,
Remarques à retenir :
•   Il est à préciser que MS Project n'est pas un "logiciel de gestion de projets", mais un logiciel principalement "d'aide à la modélisation de projets" (la nuance est absolument non négligeable). Cette précision est importante car certaines personnes se déresponsabilisent de leurs erreurs de gestion en accusant à tort le logiciel.
•   MS Project est donc un logiciel de modélisation de projet. Il ne faut pas le confondre avec d'autres logiciel et corps de métier comme : la gestion des ressources humaines, la comptabilité analytique, la gestion du risque, etc. !
•   Ce cours, ne se veut pas être un cours sur la gestion de projets mais sur l'utilisation d'un logiciel spécifique sur des exemples concretsÂ
Top 10 des travaux que MS Project ne sait pas faire :
1.  Il ne fera pas le plan horaire de vos ressources à votre place
2.  Il ne va pas accroître l'estime que vos collègues ont pour vous
3.  Il ne va pas forcer vos ressources à respecter les échéances
4.  Il ne va pas vous conseiller des ressources supplémentaires
5.  Il n'enlèvera pas les défauts de votre produit
6.  Il ne va pas prévoir les erreurs que vous ferez
7.  Il ne va pas changer la planification pour l'adapter au budget
8.  Il ne va pas négocier à votre place
Principales fonctionnalités
Microsoft Project permet la planification des projets, c’est-à -dire la création d’un plan. Il permet la création de tâches et de jalons, leur hiérarchisation, et de définir des liens entre les tâches. Une estimation de la durée et de la charge (ou travail) nécessaire à la réalisation de chaque tâche peut ensuite être réalisée.
Microsoft Project propose différentes représentations graphiques du projet : , réseau des tâches
Les possibilités de pilotage des projets sont nombreuses : définition de la planification initiale (c’est-à -dire l’enregistrement d’une photographie de référence du plan de projet), saisie de l’avancement des tâches, replanification.
Le chef de projet peut mettre à jour l’avancement du projet :
•    via la saisie d’un pourcentage d’avancement (délai ou charge) ;
•    via la mise à jour de la durée réelle et de la durée restante ;
•    via la mise à jour du travail réel (réalisé) et du travail restant (reste à faire).
Microsoft Project permet la gestion des ressources de chaque projet, c’est-à -dire la création de l’équipe projet puis l’affectation des ressources définies.
Il est possible de créer différents types de ressources :
•   ressources « travail », à qui l’on peut attribuer des charges de travail : individus, mais aussi des machines-outils par exemple ;
•   ressources « matérielles », correspondant à des matériaux (ressources consommables avec des unités) : béton (m3), câble (km)
•   ressources « coût » (apparue depuis la version 2007 de Microsoft Project), pour pouvoir associer aux tâches du projet des postes de dépense : frais de déplacement, achat de prestation au forfait…
Les ressources, en particulier celles de type travail, peuvent être typées comme génériques : elles correspondent alors à des profils de compétences.
Chaque ressource peut être ensuite affectée aux tâches du projet. Via le planificateur d’équipe, nouveauté de la version 2010, il est possible de gérer un plan de capacité des ressources et d’allouer ainsi les tâches du projet aux ressources.
Chaque ressource peut avoir un coût : taux journalier pour une ressource de type travail, coût unitaire pour une ressource matérielle… Ainsi, en fonction des affectations des ressources réalisées sur les tâches du projet et de coûts fixes pouvant être définis pour chaque tâche, Microsoft Project calcule le coût du projet. Pour les individus, il est également possible de gérer les heures supplémentaires.
Depuis la version 2007, des ressources budgétaires permettent par ailleurs de définir le budget initial du projet, qui peut être comparé au coût du projet calculé.
Microsoft Project offre une palette de possibilités d’analyse des données du projet et propose de nombreux rapports. Il est même possible d’exporter les informations du projet dans Microsoft Excelou Microsoft Visio pour analyser le travail et les coûts du projet en fonction de différents axes d’analyse (tâches, ressources, affectation, temps), via des tableaux, graphiques et diagrammes croisés dynamiques.
Microsoft Project permet de communiquer les informations des projets : copie du diagramme de Gantt, impression et surtout, depuis la version 2010, possibilité de créer une frise chronologique exportable vers Microsoft PowerPointou dans un message électronique.
1Â Introduction . 2
2 Planification des Projets avec MS Project .. 9
2.1 Vue d’ensemble ..            9
2.2 Création d’un projet dans MS Project 9
2.2.1       Créer un nouveau projet .      10
2.2.2       Entrer les informations clés sur le projet 11
2.2.3       Définir le calendrier du projet . 11
2.2.4       Vérifier et modifier les options du calendrier . 12
2.3 Organiser les tâches (Activités) .. 13
2.3.1       Entrer les tâches et leur durée 14
2.3.2       Créer une tâche périodique .. 15
2.3.4       Modifier une liste de tâches . 17
2.4 Planifier les dates de début et de fin des tâches .. 18
2.4.1       Établir des relations entre des tâches . 18
2.4.2       Définir une date de début ou de fin spécifique (contrainte) pour une tâche .                                     20
2.4.3       Ajouter une échéance à une tâche 21
2.4.4       Créer un jalon                            21
2.5Â Entrer et affecter des ressources . Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â 22
2.5.1       Créer une liste de ressources                     23
2.5.2       Définir (ou modifier) le temps de travail d'une ressource 24
2.5.3       Affecter des ressources à des tâches 25
2.5.4       Vérifier et modifier les affectations de ressources  27
2.5.5       Vérifier l’impact des modifications d’affectations sur les prévisions du projet .                                  28 2.6 Entrer les coûts des tâches et des ressources                   28
2.6.1 Affecter des coûts aux ressources . 29
2.6.2 Procédure : affectation de coûts à une liste de ressources . 29
2.6.3 Choisir la méthode d'allocation des coûts .                                           29
2.6.4 Définir des coûts fixes pour les tâches                           30
2.6.5 Visualiser le coût des tâches ou des ressources . 30
2.6.6 Visualiser le coût de l'ensemble du projet . 31
 2.7 Afficher et vérifier les prévisions du projet . 32
2.7.1 Afficher l'ensemble du projet à l'écran 32
2.7.2 Vérifier les dates de début et de fin du projet 33
2.7.3Â Identifier le chemin critique . 33
2.7.5 Changer les informations présentées dans un affichage de type tableau 34
2.7.6 Afficher des informations spécifiques en utilisant un filtre . 35
2.7.7 Trier des informations dans un affichage .. 36
2.7.8Â Regrouper des informations dans un affichage .. 36
 2.8 Ajuster les prévisions du projet .                                                                                                      37
2.8.1 Vérifier et ajuster une interdépendance de tâches ..                                                       38
2.8.2 Superposer ou retarder des tâches ..                                           38
2.8.3 Vérifier et ajuster les contraintes des tâches ..            38
2.8.4 Modifier la durée d'une tâche .            39
2.8.5 Écourter la durée d’une tâche en ajoutant des ressources .. 40
2.8.6 Fractionner une tâche en segments . 40
2.8.7 Supprimer une tâche 41
 2.9 Equilibrer la charge de travail des ressources : Audit des ressources 41
2.9.1 Rechercher les informations sur les ressources surutilisées 41
2.9.2 Modifier le volume de travail d'une ressource                                     42
2.9.3 Réaffecter du travail à une autre ressource .        42
2.9.4 Retarder une tâche                                 42 2.9.5 Effectuer un audit automatique des ressources 43
3 Suivi & Contrôle des Projets avec MS Project 44
3.1 Vue d’ensemble 44
3.2Â Enregistrer la planification de base . 44
3.2.1Â Â Â Â Â Â Â Enregistrer une planification initiale 44
3.2.2       Enregistrer une planification temporaire .. 45
3.3.1       Entrer la date d’état du projet . 46
3.3.2       Mettre à jour les tâches qui avancent conformément à la planification .. 46
3.3.3       Entrer les dates réelles de début et de fin d'une tâche achevée .. 47
3.3.4       Entrer la durée réelle d'une tâche . 47
3.3.5       Mettre à jour l'avancement d'une tâche sous forme de pourcentage .. 47
3.3.6       Mettre à jour le travail réel par période de temps 48
3.3.7       Vérifier les écarts de travail sur les tâches                                                                                      48
3.3.8       Comparer les dates de réalisation avec celles de la planification initiale . 49
3.4 Suivre le travail réel par ressource .. 49
3.4.1       Entrer le travail réel effectué par une ressource sur une tâche . 50
3.4.2       Mettre à jour le travail réel d'une ressource par période de temps 50
3.4.3       Afficher les écarts entre travail planifié et travail réel                                                      50
3.5 Suivre les coûts réels et les comparer au budget .       51
3.5.1       Mettre à jour (manuellement) des coûts réels par période de temps 51
3.5.2       Comparer les coûts réels des tâches aux coûts budgétés . 52
3.5.3       Afficher le coût total du projet                                                                                                               52 3.6 Mettre en forme, imprimer et communiquer les informations sur le projet .                                   53
3.6.2  Mettre en forme une catégorie de barres du Gantt 53
3.6.3Â Â Mettre en forme le style du texte . Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â 54
3.6.4Â Â Mettre en forme une impression .. Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â 55
3.6.5  Imprimer l'affichage qui apparaît à l'écran ..                                                     55
3.6.6Â Â Imprimer un rapport . Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â 56
Après avoir défini les objectifs, et avoir déterminé les principales phases du projet, on passe à la création proprement dite de la planification :
Entrée sur MS Project des informations concernant le projet
•    Définition d’un nouveau projet
•    Entrée et organisation des tâches, de leurs durées et leurs interdépendances
•    Définition et entrée des ressources ainsi que leurs coûts
•    Affectations des ressources aux tâches
Vérification et ajustement des prévisions crées par MS Project
MS Project crée des prévisions (de délais, coûts, et utilisation des ressources) basées sur les informations entrées. Ces prévisions doivent être revues et ajustées pour répondre aux objectifs du projet, et respecter ses contraintes :
•    Vérification et ajustement des délais
•    Vérification et ajustement des coûts
•    Audit des ressources (résolution des sur-utilisations des ressources)
La définition d’un projet consiste à :
•    créer un nouveau fichier Project,
•    paramétrer le projet
•
La définition du calendrier du projet est une partie essentielle du paramétrage du projet
Procédures MS Project
•    Créer un nouveau projet
•    Entrer les informations clés sur le projet
•    Définir le calendrier du projet
•    Vérifier et modifier les options du calendrier
Résultats
•    Un nouveau fichier Project créé contenant le nom et autres informations clés
•    Une date de début ou de fin du projet
•    Un calendrier du projet
| 2 . 2 . 1 | C r é e r u n n o u v e a u p r o j e t |
•    Lors de la création d’un nouveau projet dans Microsoft Project, il faut entrer la date de début ou de fin de votre projet, mais pas les deux. A partir de l’une de ces deux dates et des informations saisies sur les tâches, MS Project calcule l’autre date.
•    Si la date de début idéale est connue, il est plus efficace de prévoir à partir de cette date.
•    Si le projet doit impérativement se terminer pour une date donnée, il peut être plus commode de planifier à partir de la date de fin du projet. MS Project calculera alors quand le projet doit démarrer.
•    La date de début ou de fin peut être modifiée à tout moment en cliquant sur Informations sur le projet dans le menu Projet.
Procédure :
1.  Cliquez sur Nouveau
2.  Cliquez sur Informations sur le projet dans le menu Projet (voir Figure 1)
3.  Tapez ou sélectionnez une date de début ou de fin pour votre projet, puis cliquez sur OK (voir Figure 2)
4.  Cliquez sur Enregistrer.
5.  Dans la zone Nom du fichier, tapez un nom pour le projet, puis cliquez sur Enregistrer.
| 2 . 2 . 2 | E n t r e r l e s i n f o r m a t i o n s c l é s s u r l e p r o j e t Procédure : 1.  Dans le menu Fichier, cliquez sur Propriétés, puis sur l'onglet Résumé (voir Figure 3). 2.  Entrez toutes les informations que vous jugerez utiles sur votre projet. 3.  Cliquez sur OK.
•   Par défaut, trois calendriers (Standard, Equipe de nuit, et 24 heures) sont prédéfinis avec des jours ouvrés (du lundi au vendredi) et des horaires de travail spécifiés. • •   Il est possible de modifier le calendrier de projet, ou de créer d’autres calendriers pour refléter les jours ouvrés et les horaires de travail de chaque personne affectée au projet. • •   Il est possible de spécifier les périodes chômées comme les samedis et dimanches, ainsi que des jours de congé spécifiques. Procédure pour modifier le calendrier du projet: 1.  Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt. 2.  Dans le menu Outils, cliquez sur Modifier le temps de travail (voir Figure 4). 3.  Cliquez sur l’onglet semaine de travail / détails  et sélectionnez les jours de travail. 4.  Saisissez les heures auxquelles le travail doit démarrer et se terminer dans les zones De et À. 5.  Cliquez sur OK. 6.  Cliquez sur l’onglet exceptions  et saisir les jours chômés 7.  Cliquez sur OK. Remarque : Lorsqu’on modifie le temps de travail, plusieurs cas peuvent se présenter : Pour modifier un jour particulier : Sélectionnez une date dans le calendrier. Pour modifier un jour de la semaine sur la totalité du calendrier : par exemple, pour modifier le temps de travail de la journée du lundi, cliquez sur l'abréviation (L) du jour en question en haut du calendrier.
1. Dans le menu Outils, cliquez sur options (voir Figure 5). 2. Cliquez sur l’onglet calendrier 3. Vérifier et modifier les options du calendrier si nécessaire pour se conformer aux durées de travail spécifiques au projet (ou à l’entreprise en général) 4. Si les durées de travail saisies sont applicables en général à l’ensemble des projets, il est recommandé de cliquer sur Définir par défaut. Ainsi, les durées saisies seront appliquées à tous les projets futurs. 2.3 Organiser les tâches (Activités)Résultat attendu : les phases et les tâches du projet bien identifiées. Après avoir créé un nouveau plan de projet (fichier Project), il faut entrer et organiser la liste des tâches du projet : •    Dresser la liste des étapes requises pour atteindre les objectifs du projet. •    Commencer par partager le travail en plusieurs grandes parties, •    Décomposer ensuite ces grandes parties en diverses tâches, chacune ayant trait à un seul élément livrable. •    Ajouter les jalons. •    Collecter et entrer les estimations de durée. Procédures MS Project •    Entrer les tâches et leur durée •    Créer une tâche répétitive •    Structurer le projet en créant des tâches hiérarchisées •    Modifier une liste de tâches
Un projet est constitué d'une série de tâches : •    Une tâche représente un volume de travail et concerne un élément livrable précis • Une tâche doit être suffisamment courte pour permettre un suivi régulier de son avancement (en générale, la durée d’une tâche est comprise entre un jour et deux semaines). •    Les tâches doivent être entrées dans l'ordre dans lequel elles interviennent. Procédure : 1.        Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt. 2.        Dans le champ Nom de la tâche, tapez un nom de tâche et appuyez sur TAB. MS Project entre une durée estimée d'une journée pour la tâche, suivie d'un point d'interrogation. 3.        Dans le champ Durée, tapez le temps que prendra une tâche en mois, semaines, jours, heures ou minutes, sans compter les périodes chômées. Vous pouvez utiliser les abréviations suivantes : mois = ms ; semaines = s ; jours = j ; heures = h ; minutes = m ; 4.        Appuyez sur ENTRÉE. 5.        Dans les lignes suivantes, entrez les tâches supplémentaires nécessaires pour réaliser le projet. La figure 6 illustre un affichage du Diagramme de Gantt après la saisie d’une liste de tâches. Remarques : •    N'entrez pas de dates dans les champs Début et Fin de chaque tâche. MS Project les calculera en fonction de la date de début du projet, et des interdépendances et durées des tâches. •    Pour représenter une durée estimée, tapez un point d'interrogation après la durée. •    Vous pouvez également ajouter une remarque sur une tâche. Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez la tâche, puis cliquez sur Remarques sur la tâche. Tapez vos informations dans la zone Remarques, puis cliquez sur OK.
Les tâches périodiques sont des tâches qui reviennent à intervalles réguliers, par exemple, des réunions hebdomadaires ou mensuelles Procédure 1.  Cliquez sur le champ Nom de la tâche 2.  Dans le menu Insertion, cliquez sur Tâche périodique. 3.  Dans la zone Nom de la tâche, tapez le nom de la tâche. 4.  Dans la zone Durée, tapez ou sélectionnez la durée d'une occurrence de la tâche. 5.  Sous Périodicité, cliquez sur Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel. 7.  Sous Plage de périodicité, tapez une date de début dans la zone Début, puis sélectionnez Fin après ou Fin le. Si vous avez sélectionné Fin après, tapez le nombre d'occurrences de la tâche. Si vous avez sélectionné Fin le, tapez la date de fin souhaitée de la tâche. 8.  Cliquez sur OK. 2 . 3 . 3 S t r u c t u r e r l e p r o j e t e n c r é a n t d e s t â c h e s h i é r a r c h i s é e s•    Le mode plan permet de structurer les tâches pour plus de facilité de gestion. •    Il est possible de hiérarchiser les tâches en créant des tâches récapitulatives et d’autres qui leur sont subordonnées. •    Les dates de début et de fin d'une tâche récapitulative sont déterminées respectivement par la date de début de la tâche subordonnée qui commence le plus tôt, et la date de fin de celle qui se termine le plus tard. •    Pour organiser la hiérarchie, utilisez les boutons du mode plan : o Abaisser o Hausser o Afficher les tâches subordonnées o Masquer les tâches subordonnées Procédure : 1.              Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt. 2.              Cliquez sur la première tâche dont vous souhaitez faire une tâche subordonnée. 3.              Dans le menu Insertion , cliquez sur Nouvelle tâche. 4.              Dans la ligne insérée, tapez le nom de la nouvelle tâche récapitulative dans le champ Nom de la tâche. 5.              Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez les tâches dont vous souhaitez faire des tâches subordonnées. 6.              Cliquez sur Abaisser pour abaisser ces tâches. Remarques : Pour afficher toutes les tâches subordonnées, cliquez sur Afficher, puis sur Toutes les tâches subordonnées. Pour afficher les taches suivant une hiérarchie WBS, cliquez sur le champs nom de tâche, cliquez sur insertion/colonne, dans Nom de champ, sélectionner WBS.
Après avoir créé une liste des tâches, vous pouvez la modifier en : •    Déplaçant des tâches, •    Copiant des ensembles de tâches ou •    Supprimant les tâches dont vous n'avez plus besoin. Procédure : 1.   Dans le champ N°, sélectionnez la tâche que vous souhaitez copier, déplacer ou supprimer. 2.   Pour copier la tâche, cliquez sur Copier. Pour la déplacer, cliquez sur Couper. Pour la supprimer, appuyez sur SUPPR. 3.   Pour déplacer la sélection que vous avez coupée, ou dupliquer la sélection que vous avez copiée, sélectionnez les lignes où vous souhaitez la coller. 4.   Cliquez sur Coller. Si la ligne de destination contient des informations, les nouvelles lignes seront insérées au-dessus de celle-ci. Remarques : •   Pour ajouter une nouvelle tâche entre deux tâches existantes, cliquez sur un numéro de tâche et appuyez sur la touche INS. Après insertion de la nouvelle tâche, les tâches sont automatiquement renumérotées. •   En planifiant, vous pouvez aussi réorganiser les phases du projet dans des prévisions en mode plan. Lorsque vous déplacez ou supprimez une tâche récapitulative, ses tâches subordonnées sont également déplacées ou supprimées. 2.4 Planifier les dates de début et de fin des tâchesUne fois les tâches créées et organisées en mode plan, il faut les relier entre elles, et leur affecter des contraintes de délais et des échéances à respecter : •    Etablir les liens entre les tâches. •    Saisir les contraintes de dates. Un exemple de contrainte est la date de remise d'un rapport ou l’échéance pour la fin d’une phase du projet. •    Il faut savoir que chaque fois qu'une date est introduite manuellement, MS Project la considère comme une contrainte. C'est pourquoi, il ne faut faire de saisie manuelle de date que s'il s'agit d'une contrainte réelle à respecter. Dans les autres cas, les dates de début et de fin des tâches sont déterminées automatiquement à partir de la date de démarrage du projet, des durées et des liens entre les tâches. •    Utiliser des jalons pour une lecture plus facile du planning Procédures : •    Établir des relations entre des tâches •    Définir une date de début ou de fin spécifique (contrainte) pour une tâche •    Ajouter une échéance à une tâche •    Créer un jalon Résultat : Prévisions de durées et d’échéances pour le projet.
•    Les relations (interdépendances) entre les tâches permettent d’établir des prévisions pour le projet (durées et échéances des tâches et du projet dans son ensemble) •    Les interdépendances de tâches indiquent comment des tâches ultérieures (successeurs) dépendent de la date de début ou de fin de tâches précédentes (prédécesseurs). Par exemple, si la tâche 1 doit survenir avant la tâche 2, il est possible de lier les deux tâches, de façon que la tâche 1 soit le prédécesseur, et la tâche 2 le successeur. •    Il existe 4 types de liens possibles entre 2 tâches: §     fin-à -début (lien le plus courant, et créé par défaut par MS Project), §     fin-à -fin, §     début-à -début § début-à -fin. •    Une fois les tâches liées, la modification des dates du prédécesseur affecte celles du successeur. Procédure : 1.     Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt. 2.     Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez la tâche successeur et cliquer sur Informations sur la tâche. 3.     Dans la zone Type, sélectionnez le type de liaison qui vous convient, puis cliquez sur OK. Il est possible d’établir une liaison avec retard (ou avance) en jours ou en % de la durée du prédécesseur. Remarques : Pour lier rapidement des tâches : sélectionner les tâches dans l'ordre selon lequel vous souhaitez qu'elles soient liées et cliquer sur Lier les tâches Pour modifier une liaison de tâches, double-cliquez sur la ligne de liaison entre les tâches concernées. La boîte de dialogue Interdépendance des tâches s'ouvre Pour supprimer une liaison entre certaines tâches, sélectionnez les tâches en question dans le champ Nom de la tâche, puis cliquez sur Supprimer lier les tâches. Toutes les liaisons de la tâche sont supprimées et les tâches sont reprogrammées en fonction de leurs contraintes (telles que Dès Que Possible ou Doit Finir Le). 2 . 4 . 2 D é f i n i r u n e d a t e d e d é b u t o u d e f i n s p é c i f i q u e ( c o n t r a i n t e ) p o u r u n e t â c h e•    En général, les dates de début et de fin des tâches sont calculées par MS Project en fonction des durées et des interdépendances entre les tâches. •    Mais, il est possible de définir une date de début ou de fin spécifique (contrainte) pour une tâche. •    Ces contraintes de dates spécifiques sont appelées contraintes fixes •    Ces contraintes fixes ne doivent être utilisées que lorsque la tâche en question doit impérativement commencer ou se terminer à une date donnée. § Les plus flexibles : dès que possible ; le plus tard possible § Les moins flexibles : doit commencer (ou finir) le § Moyennement flexibles : début (ou fin) au plus tard le; début (ou fin) au plus tôt le Procédure : 1.           Dans le champ Nom de la tâche, cliquez sur la tâche pour laquelle vous souhaitez définir une date de début ou de fin, puis cliquez sur Informations sur la tâche. 2.           Cliquez sur l'onglet Avancé. 3.           Dans la zone Type de contrainte, cliquez sur un type de contrainte. 4.           Tapez ou sélectionnez une date dans la zone Date de la contrainte, puis cliquez sur OK. Remarque : Si vous sélectionnez une date de début pour une tâche dans le champ Début du Diagramme de Gantt ou si vous faites glisser une barre du Gantt pour modifier la date de début, MS Project définit une contrainte Début Au Plus Tôt Le en fonction de la nouvelle date de début. Si vous sélectionnez une date de fin pour une tâche, MS Project affecte automatiquement une contrainte Fin Au Plus Tard Le.
•    Il est possible de définir une échéance pour la fin d’une tâche. •    L’échéance n’est pas considérée comme une contrainte par MS Project. Elle n'affecte pas la façon dont les tâches sont prévues. •    L’échéance permet simplement à MS Project d’afficher un indicateur si une tâche risque de se terminer après son échéance. Dans ce cas, des actions peuvent être entreprises par l’équipe du projet pour ajuster les prévisions et respecter l’échéance. Procédure : 1.     Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt. 2.     Dans le champ Nom de la tâche, cliquez sur la tâche pour laquelle vous souhaitez définir une échéance. 4.     Sous Contrainte sur la tâche, tapez ou sélectionnez la date d'échéance dans la zone Échéance, puis cliquez sur OK. Remarque : Il est possible de faire glisser le symbole d'échéance dans le Diagramme de Gantt pour modifier la date d'échéance.
•    Un jalon est une tâche utilisée pour identifier facilement des événements importants dans les prévisions du projet, tels que l'achèvement d'une phase principale. •    En général, la durée d’une tâche jalon est égale à zéro, et est signalée par MS Project par le symbole du jalon dans le Diagramme de Gantt. Procédure 1. Dans le champ Durée, cliquez sur la durée de la tâche dont vous souhaitez faire un jalon, puis tapez 0j. 2. Appuyez sur ENTRÉE. Remarques : Une tâche dont la durée est 0 est automatiquement marquée comme jalon, Pour faire d’une tâche de durée non nulle un jalon : il faut cliquer sur la tâche dans le champ Nom de la tâche ; Cliquer sur Informations sur la tâche, sur l'onglet Avancées, puis activez la case à cocher Marquer la tâche en tant que jalon. 2.5 Entrer et affecter des ressourcesAprès avoir organisé et planifié les tâches du projet, il est recommandé de leur affecter les ressources nécessaires à leur réalisation. Avant l’affectation des ressources, MS Project calcule les prévisions du projet en fonction des durées des tâches, et de leurs interdépendances et contraintes éventuelles Après l’affectation des ressources, MS Project calcule les prévisions du projet en prenant en compte aussi de la charge de travail et de la disponibilité des ressources. L’affectation des ressources aux tâches permet de : •    suivre le volume de travail effectué par les ressources affectées aux tâches •    prévoir les tâches de manière plus précise ; •    équilibrer les charges de travail entre les ressources Procédure : 1.  Créer une liste de ressources 2.  Définir (ou modifier) le temps de travail d'une ressource 3.  Affecter des ressources à des tâches 4.  Vérifier et modifier les affectations de ressources 5.  Vérifier l’impact des modifications d’affectations sur les prévisions du projet Résultat : •    Ressources du projet identifiées et affectées aux différentes tâches •    Prévisions de travail définies
Il y a trois types de ressources : •    Ressources de type travail : personnes ou équipements; •    Ressources de type matériel : le terme matériel est utilisé pour désigner des matériaux ou consommables •    Ressources de type coût: introduit dans la version 2007,pour une meilleure gestion des coûts Procédure : 1.  Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des ressources. 2.  Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Entrée. 3.  Dans le champ Nom de la ressource, tapez un nom de ressource. 4.  Dans le champ Type, spécifiez le type de la ressource : Travail ou Matériel ou Coût. 5. Si vous souhaitez désigner un groupe de ressources, dans le champ Groupe correspondant au nom de la ressource, tapez le nom du groupe en question. 6.   Pour chaque ressource de type travail (personne ou équipement), tapez le nombre d'unités disponibles pour cette ressource dans le champ Capacité max, sous la forme d'un pourcentage. Ce pourcentage peut être égal, supérieur, ou inférieur à 100%. 7.   Pour chaque ressource de type matériel (matériaux ou fournitures consommés pendant le projet), dans le champ Étiquette Matériel, tapez une unité de mesure (exemple : tonne, mètre cube). Remarque : 2 . 5 . 2 D é f i n i r ( o u m o d i f i e r ) l e t e m p s d e t r a v a i l d ' u n e r e s s o u r c ePar défaut, MS Project affecte le calendrier Standard à toutes les ressources. Lorsqu'une ressource travaille selon des conditions particulières (horaires de travail, congé, temps d'indisponibilité de certains équipements), il faut lui affecter un calendrier approprié. Procédure : 1.  Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des ressources, puis sélectionnez la ressource pour laquelle vous souhaitez modifier le temps de travail. 2.  Dans le menu Projet, cliquez sur Informations sur la ressource, puis sur l'onglet Modifier le temps de travaille. 3.  Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez les jours que vous souhaitez modifier. 5. Cliquez sur OK. Remarque : Si un groupe de ressources a des horaires de travail et des jours de congé particuliers, il est possible de lui créer un nouveau calendrier de base. Dans le menu Outils, cliquez sur Modifier le temps de travail. Cliquez sur Créer et tapez un nom pour le nouveau calendrier de base. Effectuez les modifications souhaitées, puis cliquez sur OK.
Lorsqu’on affecte une ressource à une tâche, on crée une affectation. On peut affecter plusieurs ressources à une tâche et spécifier si une ressource travaille à temps complet ou partiel sur une tâche. Si le travail affecté à une ressource dépasse sa capacité maximale (le nombre d'heures quotidien prévu dans le calendrier du temps travaillé de la ressource), cette ressource est dite surutilisée. MS Project indique en rouge les noms des ressources surutilisées dans les affichages des ressources. Les affectations créées peuvent être revues et modifiées à tout moment. Procédure 1: 1.  Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt. 3.  Dans le champ Nom de la ressource, cliquez (dans la liste déroulante) sur la ressource à affecter à la tâche. 4.  Pour affecter une ressource à temps partiel, tapez ou sélectionnez un pourcentage inférieur à 100 dans la colonne Unités. Pour affecter plusieurs ressources avec les mêmes fonctions (par exemple, deux ingénieurs), tapez ou sélectionnez un pourcentage supérieur à 100 dans la colonne Unités. Pour affecter plusieurs ressources, cliquez sur les noms des ressources concernées. 5.  Cliquez sur OK. Remarque : Pour remplacer une ressource par une autre : Sélectionnez la tâche à laquelle est affectée la ressource à remplacer. Dans la boîte de dialogue Affecter les ressources, sélectionnez la ressource affectée et cliquez sur Remplacer. Sélectionnez une ou plusieurs ressources à affecter, puis cliquez sur OK. Ou Procédure 2 : Cliquez sur affichage de Gantt. Sélectionnez la ou les tâches et cliquez sur l’icône affectation des tâches. La boîte de dialogue affecter les ressources apparaît. Sélectionnez la ou les ressources que vous voulez à ces tâches et cliquez sur affecter 2 . 5 . 4                              V é r i f i e r e t m o d i f i e r l e s a f f e c t a t i o n s d e r e s s o u r c e s L'affichage Utilisation des ressources présente les tâches du projet regroupées par ressource : en dessous de chaque ressource, figurent les tâches qui lui sont affectées. Cet affichage permet de déterminer le nombre d'heures de travail prévues pour chaque ressource sur chacune de ses tâches et de détecter les ressources sur utilisées. Procédure : 1.  Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des ressources. 2.  Dans la colonne Nom de la ressource, examinez les affectations de la ressource. Remarques Les réaffectations peuvent aussi être effectuées à partir de l’affichage Diagramme de Gantt, en saisissant les modifications dans le champ Noms ressources, ou en cliquant sur Informations sur la tâche, ou sur Affecter des ressources. Il est possible de calculer et afficher le temps disponible de chaque ressource en vue d'affectations de travail supplémentaires : Format, Détails, Disponibilité restante Si l'échelle de temps n’est pas adéquate, il est possible de la modifier, en la faisant passer des jours aux mois par exemple. Dans le menu Format, cliquez sur Échelle de temps, puis sur l'onglet Niveau inférieur. Spécifiez l'échelle de temps voulue dans les zones Unités. Vous pouvez répéter cette opération pour les zones Niveau intermédiaire et Niveau supérieur. 2 . 5 . 5 V é r i f i e r l ’ i m p a c t d e s m o d i f i c a t i o n s d ’ a f f e c t a t i o n s s u r l e s p r é v i s i o n s d u p r o j e t•    La modification des affectations peut avoir un impact sur les durées : par exemple, le doublement des ressources peut réduire de moitié la durée d’une tâche, si celle-ci est pilotée par l’effort. •    Il y a trois types de tâches dans MS Project : •    Tâche à travail fixe : toujours pilotée par l’effort •    Tâche à durée fixe : peut être ou non pilotée par l’effort •    Tâche à capacité fixe : peut être ou non pilotée par l’effort •    Une tâche pilotée par l’effort nécessite une quantité de travail déterminée pour sa réalisation. Un ajout de ressources aura pour conséquence soit une réduction de la durée de la tâche, soit une réduction du taux d’utilisation des ressources •    Pour maîtriser l’impact des changements d’affectations sur les prévisions, il faut définir un type adéquat pour chaque tâche Procédure pour définir le type de tâche : 2. Dans le champ Nom de la tâche, cliquez sur la tâche dont vous voulez vérifier ou modifier le type, 3. Cliquez sur Informations sur la tâche, puis sur l’onglet Avancées. 4. dans la zone Type de tâche, sélectionner un type, puis activer ou désactiver la case à cocher Pilotée par l’effort 5. Cliquez sur OK. 2.6 Entrer les coûts des tâches et des ressources•    L’entrée des coûts permet d’établir des prévisions de budget pour le projet, et de vérifier par la suite si ce budget est respecté. •    En général, seuls les coûts des ressources sont entrés, mais parfois il peut être utile d’entrer aussi des coûts (fixes) pour les tâches •    Les coûts des ressources peuvent être fixes (coût d’utilisation) ou variables (selon un taux standard et un mode d’allocation propres à la ressource), alors que ceux des tâches ne peuvent être variables •    Plusieurs coûts unitaires peuvent être affectés à une même ressource Procédures : •    Affecter des coûts aux ressources •    Choisir la méthode d'allocation des coûts •    Définir des coûts fixes pour les tâches •    Visualiser le coût des tâches ou des ressources •    Visualiser le coût de l'ensemble du projet Résultat : Projet planifié avec prévision des coûts des tâches et des ressources
•    MS Project permet d'affecter des coûts aux ressources de types travail, matériel ou coût. •    Les coûts peuvent être affectés sous forme de taux (horaires, journaliers, ..), ou de coûts d'utilisation. 2 . 6 . 2 P r o c é d u r e : a f f e c t a t i o n d e c o û t s à u n e l i s t e d e r e s s o u r c e s1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des ressources. 2. Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Entrée. 3. Dans le champ Nom de la ressource, sélectionnez une ressource (ou tapez le nom d'une nouvelle ressource). 4. Pour une ressource de type travail, dans le champ Tx. Standard, Tx. Hrs. sup. ou Coût/Utilisation, tapez les taux applicables à la ressource. 5. Pour une ressource matérielle, tapez un taux dans le champ Tx. Standard ou Coût/Utilisation. 6. Appuyez sur ENTRÉE. Remarques : Pour affecter plusieurs coûts à une même ressource : Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des ressources. Dans le champ Nom de la ressource, sélectionnez une ressource, puis cliquez sur Informations sur la ressource. Ensuite, cliquez sur l'onglet Coûts et entrez les informations dans la Table des taux de coûts.
•    MS Project permet de choisir parmi trois méthodes d’allocation des coûts : •    Début : coût imputé au début de la tâche •    Fin : coût imputé à la fin de la tâche •    Proportion : coût réparti proportionnellement sur la durée de la tâche •    La méthode d'allocation des coûts, par défaut dans MS Project, est la méthode proportionnelle. Il est possible de changer cette méthode et la remplacer par une allocation au début ou à la fin de la tâche. •    Les coûts d'utilisation de ressources sont toujours alloués en début d'affectation Procédure : 1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des ressources. 2. Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Entrée. 3. Dans le champ Allocation, cliquez sur la méthode que vous souhaitez utiliser.
•    En général, les coûts d'un projet sont associés aux ressources. •    Cependant, certaines tâches peuvent avoir des coûts fixes associés, par exemple, les coûts de transport ou d'impression. Procédure : 1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt. 2. Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Coût. 3. Dans le champ Coût fixe de la tâche, tapez le coût. 4. Appuyez sur ENTRÉE. Remarque : Dans le champ Allocation des coûts fixes de la table de coûts, vous pouvez sélectionner une méthode d'allocation. Celle-ci détermine si le coût fixe doit être imputé au début ou à la fin de la tâche, ou s'il doit être réparti proportionnellement sur la durée de la tâche.
•   Une fois les coûts affectés aux ressources et aux tâches, il est possible de vérifier si les coûts totaux correspondent au budget. •   Si le coût total d'une tâche ou d'une ressource dépasse votre budget, vous pouvez revoir les différentes composantes de ce coût et examiner les possibilités de les réduire. Procédure pour afficher les coûts des ressources 1.  Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des ressources. 2.  Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Coût. Procédure pour afficher les coûts des tâches 1.  Dans le menu Affichage, cliquez sur Plus d'affichages, puis sur Tableau des tâches. 2.  Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Coût. Remarques Il est possible de vérifier la répartition dans le temps des coûts des ressources : 1.  Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des ressources, 2.  Dans le menu Format, pointez sur Détails, puis en cliquez sur Coût. Il est aussi possible d’obtenir une représentation graphique des totaux des coûts liés aux ressources : 2.  Dans le menu Format, pointez sur Détails, puis cliquez sur Coût ou sur Coût cumulé. Vous pouvez également connaître la répartition des coûts sur la durée d'une tâche : 1.  Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des tâches. 2.  Dans le menu Format, pointez sur Détails, puis cliquez sur Coût.
•    Pour vérifier si le budget global est respecté, plusieurs types de coûts peuvent être affichés et examinés : •    En cours : coût selon la dernière mise à jour du projet •    Planifiés : coût selon la planification initiale enregistrée •    Réels : coût du travail réalisé •    Restants : coût du travail restant à effectuer •    Ces coûts sont mis à jour par MS Project dès qu’une information nouvelle est entrée. •    Les informations sur les coûts permettent de voir s’il n’y a pas de risque de dérapage sur le budget. Procédure : 1. Dans le menu Projet, cliquez sur Informations sur le projet. 2. Cliquez sur Statistiques. 3. Sous Coût, dans la ligne En cours, figure le coût total du projet selon la dernière mise à jour. Remarques : Si aucune planification initiale n’est enregistrée, le coût planifié n’est pas renseigné Si aucune information sur les réalisations n’est saisie, le coût réel n’est pas renseigné 2.7 Afficher et vérifier les prévisions du projet•    Après avoir entré les données sur le projet, il faut afficher et vérifier les prévisions de réalisation. •    La revue des prévisions permet de s’assurer du respect des délais, du budget, et de la disponibilité des ressources affectées au projet •    Il est possible d’effectuer des vérifications : •    Des prévisions plus détaillées : concernant des tâches et des ressources individuelles •    En examinant les prévisions du projet, les sources de problèmes éventuels seront plus faciles à détecter, et des mesures appropriées peuvent alors être recherchées et mises en oeuvre avant qu'ils ne soient trop tard. Procédures : •    Afficher l'ensemble du projet à l'écran •    Vérifier les dates de début et de fin du projet •    Identifier le chemin critique •    Visualiser les informations sur le projet dans différents affichages •    Changer les informations présentées dans un affichage de type tableau •    Afficher des informations spécifiques en utilisant un filtre •    Trier des informations dans un affichage •    Regrouper des informations dans un affichage Résultat : Prévisions du projet vérifiées Sources de problèmes éventuels identifiées
Il est possible d’avoir une vue d’ensemble du planning du projet, ainsi que des phases principales en effectuant des zooms avant ou arrière dans le Diagramme de Gantt. Procédure : 1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt. 2. Dans le menu Affichage, cliquez sur Zoom, sur Ensemble du projet, puis sur OK. Remarques •    Pour voir les barres du Gantt sur une échelle de temps différente, cliquez sur Zoom avant ou sur Zoom arrière. •    Si vous avez organisé les tâches selon une structure hiérarchique, vous pouvez afficher uniquement les tâches récapitulatives de niveau supérieur ou des tâches jusqu'à un niveau hiérarchique donné. Cliquez sur l'en-tête de la colonne N°, sur Afficher, puis sur le niveau souhaité.
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