Cours MOT Merise : initiation aux bases du modèle organisationnel de traitement
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L'organisation est plus souvent modifiée que les fonctions. Si le "bras droit" du P. D. G. fonde sa société de livraison, si le livreur suit des cours de comptabilité et que le nombre de factures à écrire augmente considérablement, l'organisation deviendra P. D. G., comptable et facturier. Encaisser, livrer et facturer seront toujours effectués.
2 MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT (MOT)
S'organiser consiste aussi à prévoir les réactions ou les réflexes à acquérir face à des événements extérieurs. Ces réflexes normalisés au sein de l'entreprise sont décrits sous formes de procédures, les MOT.
Après avoir défini qui est qui, comment il se situe dans un organigramme, nous allons représenter qui fait quoi, quel poste de travail effectue quelle opération au moyen de procédures, les MOTS ou Modèles Organisationnels de Traitement.
Une procédure est un choix d'organisation face à un événement (message) externe (venant d'un partenaire).
Une procédure prévoit tous les cas possibles à l'intérieur de cette procédure. De manière plus abrupte : "savoir qui engueuler quand ça va mal". Le Plan ORSEC est une procédure d'urgence. La présence ou l'absence de procédure, prévoyant la conduite à tenir dans ces cas ex-trêmes, permet de juger l'organisation.
ENTREPRISE ORGANISEE
Partenaire Poste 1 Poste 2 Poste 3 Partenaire
Message "externe" enclenchant
Une procédure peut commencer par une opération sans message événement comme la décision de passer des contrats financiers.
L'éclatement d'une opération conceptuelle en N opérations organisées permet un partage des responsabilités et doit définir le contrôle en découlant. Le regroupement d'opérations conceptuelles en une opération organisée ou sur un poste de travail permet une synchronisation, donc une accélération des traitements organisés et la création de postes de travail "correspondant" de partenaires - le client a un interlocuteur unique pour la commande, la livraison, le service après-vente, le contentieux...
2.1 La procédure est composée d'opérations organisées (Quoi ?) par des postes de travail (Qui ?)
Chaque opération est enclenchée par zéro, un (ou plusieurs mais ceci n'est pas conforme à la réalité) message événement et, après traitement, engendre zéro, un ou plusieurs messages résultats.
L'opération peut être enclenchée de manière périodique, à 10 heures, tous les jours, toutes les décades, toutes les mille factures... par un temporisateur. Les clients réguliers pour lesquels de nombreuses factures sont à émettre peuvent recevoir leurs factures toutes les décades par exemple.
tous les
Temporisateur dix jours émettre factures des clients réguliers
Factures client
Sans message événement, ni temporisateur, l'opération est une décision. Sans message résultat, l'opération est une prise en compte d'un message informant venant d'un partenaire. Il n'existe pas d'opération sans message événement et sans message résultat. Si un message informant est émis par un autre poste de travail, ses informations sont à l'intérieur du système d'information et sa représentation est inutile. Les messages de poste de travail à poste de travail sont toujours enclencheurs.
Prendre note j'ai décidé que ...
Le choix d'une procédure plutôt qu'une autre est un choix personnel de l'utilisateur ou de celui qui conçoit les procédures (l'organisateur). Ce choix est subjectif. L'important est de s'assurer qu'une personne suive toutes les procédures liées à un domaine afin de vérifier leur cohérence et souligner les détours inutiles.
Chaque opération correspond à une valeur ajoutée. Si l'opération consiste à transmettre le message à un autre poste de travail, elle peut être supprimée (l'opération, pas le poste de travail, sauf s'il ne fait que ça). Cette valeur ajoutée provient souvent d'une opération conceptuelle.
Toute opération conceptuelle doit donner lieu à au moins une opération organisée.
Les messages organisés, décrits par une procédure comme événement ou résultat d'opération organisée, correspondent à certains documents circulant dans l'entreprise. A ce stade de l'étude, il est intéressant de comparer ces documents avec le modèle (MOT ou procédure). L'existence des informations des documents existants est alors vérifiée. Ce point est développé dans le paragraphe concernant les MODs.
Un poste de travail effectue plusieurs opérations de plusieurs procédures. La lecture de toutes les opérations organisées d'un poste de travail détermine la définition du poste. Une chronologie des événements et des opérations peut être tenue : 8H réception des commandes, 14H Livraison. Ainsi, la charge de travail dans le temps est analysée par poste de travail et définit les ressources à mettre en place y compris aux heures de pointe.
2.2 Tâche-homme et tâche-machine sont dans l'opération
Le découpage de l'opération en sous-opérations manuelles ou au-tomatisées n'est pas nécessaire. L'opération peut être décomposée en sous-opérations ou tâches pouvant être de deux types : les tâches "nobles", humaines et les "machinables". Pour aller au cinéma, la tâche humaine est de regarder le film, la tâche machine est le déplacement à la salle de cinéma. Un choix supplémentaire s'effectue. La décomposition dépend de l'utilisateur. La périodicité des tâches à effectuer et le gain attendu en temps ou en argent ou en pénibilité sont les principaux critères de choix. La décomposition est ardue quand les deux tâches sont exécutées en même temps. Je conduis et je passe les vitesses. Tâche-homme ou tâche-machine ? C'est pourquoi cette notion de tâche exécutée par un homme ou une machine peut être oubliée en première approche. Il importe surtout de comprendre que l'opération comprend tout et même et surtout les décisions (opérations sans message événement).
Les messages internes à un même poste de travail doivent être supprimés.
Exemple : soit l'opération de "Prise en compte de la commande". A réception de la commande, la première tâche est de vérifier la confiance que j'ai dans le client, d'examiner son encours, ce qu'il me doit et s'il n'a pas atteint le plafond fixé par client, son encours maximum. Si son plafond est atteint, je décide ou non d'honorer sa commande. Si sa commande est honorable, je vérifie si les produits commandés sont en stock. S'ils ne sont pas en stock, j'envoie un avis de réapprovisionnement à un autre intervenant ou un autre poste de travail. S'ils sont en stock, un avis de déstockage ou un bon de sortie magasin est émis pour livraison et la facture est envoyée au client.
Commande du client
Commande
Commande au client refusée
Fournisseur
Facture au Client
L'opération "Prise en compte de la commande" est découpée en 2 sous-opérations ou tâches :
- Tâche 1 : Vérifier encours client.
- Tâche 2 : Vérifier si les produits commandés sont en stock. Cette opération se ramène à :
…
Les conditions de sortie et les messages résultats associés sont :
1 - Produit manquant et message résultat Commande fournisseur (ou commande interne).
2 - Produit en stock et message résultat facture client (et bon de sortie magasin).
3 - Commande non honorable et message résultat commande refusée.
Il est donc inutile de la décomposer.
2.3 Exemple de procédure ou MOT
Après avoir étudié organigramme et procédure, voici un exemple représentatif de l'intérêt d'une procédure. Une opération conceptuelle, "décider de réparer" est éclatée en 3 opérations organisées.
L'organigramme va du responsable de chantier, en bas, au responsable national (en haut) :
Responsable National
Responsable Régional
Responsable Départemental
Responsable De Chantier
Le niveau de décision de réparation d'équipements, local, régional ou national, est décidé en fonction du montant de la réparation.
Le responsable de chantier constate qu'un matériel qu'il utilise est endommagé. Il en réfère au responsable départemental qui a le droit de donner des ordres de réparations quand le devis estimé ne dépasse pas
Tous les messages ne sont pas représentés. Quand un avis positif sur la réparation est donné, mais que le montant ne correspond pas à la compétence, il faut indiquer au niveau inférieur que le dossier est en bonne voie : "On s'occupe de votre cas", "Nous suivons votre dossier avec la plus haute attention", "je m'en occupe personnellement". N'apparaissent pas non plus les demandes de remplacement du matériel endommagé dans les autres départements et régions que pourrait faire le responsable régional ou national. Enfin, le responsable de chantier ne sait jamais quand sa demande finale va aboutir. Vous pouvez compléter la procédure en conséquence.
3 MODELE ORGANISATIONNEL DE DONNEES (MOD)
Les MOT, les procédures, déterminent qui fait quoi ? De la même manière, les modèles organisationnels de données déterminent qui - quel site de données - stocke quoi - quelles informations dans quel modèle organisationnel de données. Cette découpe par site, construite à partir du MCD permet de conserver la cohérence, de maîtriser la "redondance"
Ce découpage permet de calculer les volumes de données nécessaires par site de données final. Ce calcul de volume des données est de moins en moins nécessaire suite à l'augmentation rapide des capacités de stockage.
De plus, de nouveaux individus, reflets de l'organisation, tels que documents, ou reflet de la réflexion, tels que Règle, apparaissent dans le modèle de données à ce stade de l'étude.
3.1 L'organisation par site de mémorisation.
La notion de site est géographique. Un site peut être le site d'un poste de travail ou le site de données pour un même poste de travail. Néanmoins, si l'informatique est définie, des sites plus précis et cor-respondant aux bases de données sont retenus : un site tableur, un site micro-ordinateur, un site central à l'entreprise, un site pour interrogation des données ou infocentre... Dans ce cas, le choix du niveau de détail dépend du système informatique.
Le modèle conceptuel de données est rapproché des différents sites géographiques de données, ou de mémorisation, ou de traitement.. Pour chaque site, une "vue externe" ou partielle du modèle général de données est définie. Cette vue concerne les individus, les relations et les informations.
Pour chaque base de données, un modèle organisationnel de données (MOD) est construit. Ces modèles organisationnels de données sont des vues externes du modèle principal (MCD) sur chaque site.
Exemple : soit une entreprise de livraison constituée d'un siège social, d'un entrepôt et d'agences. Le siège qui s'occupe de tous les clients et de toutes les factures aura le modèle général comme vue externe :
…
L'entrepôt ne s'occupe que de la livraison à partir des ventes et a un modèle sans contrat ni facture.
Une agence n'effectue que les livraisons et les factures et a un modèle sans contrat.
Un site comprendra le modèle commande et facture et l'autre le modèle commande et livraison. L'organisation des données n'est pas par sous-ensembles cohérents du modèle principal tels que modèle contrat, modèle facture ou modèle livraison. Le découpage organisationnel est réalisé à partir des individus "vus de la lorgnette utilisateur" basés sur un site précis.
Analyse des modèles organisationnels : chaque individu d'un modèle organisé est analysé. Quel type d'occurrences gère-t-il ? Les produits gérés par l'entrepôt AUFEU situé à Lyon sont-ils les mêmes que ceux du siège de Paris ? Quelles informations sont prises en compte ? Le prix du produit est-il communiqué ?
3.2 Evaluation des volumes des données
L'évaluation du volume des données est nécessaire quand une solution est envisagée sur micro-ordinateur ou quand l'application finale risque de faire "sauter" les disques de stockage. Elle permet de calculer le volume d'espace disque nécessaire ou d'en déduire des sauvegardes sur disquette ou bande magnétique. Nous sommes à la limite de l'organisationnel et de l'informatique. Ce calcul est nécessaire dans le cas d'applications du type "statistiques de ventes" où les informations résultats de calcul sont mémorisées.
Les volumes concernent le nombre d'occurrences d'individus par site et les informations de chaque individu ou chaque relation par site de données. Combien d'occurrences contient l'individu PRODUIT sur le site de LYON en moyenne ?
Quand tous ces renseignements seront connus, il sera possible de calculer les volumes de mémoire nécessaires à l'informatisation par site en multipliant le nombre d'occurrences de chaque individu "organisé" par le nombre de caractères des informations d'un individu.
Exemple : le client porte comme informations son code sur 3 caractères, son adresse sur 30 caractères, son nom sur 20 caractères, son prénom sur 10 caractères et le nom de la personne à contacter sur 20 caractères. 20 000 clients seront gérés sur la base de l'agence YVES, donc l'individu client comportera 20 000 (3+30+20+10+20) = 1 660 000 caractères. Ensuite, la conversion en kilo -octets, unité de base d'espace mémoire informatique se fait en fonction du type de la base de données. Le nombre final d'octets est supérieur au nombre de caractères du fait des relations entre individus. Le fait qu'un chiffre prenne moins de place qu'une lettre est négligeable. 1,7 Mega Octets sont nécessaires, dans cet exemple, pour stocker les occurrences de client.
S.ELACHOURI
3.3 Le modèle de données s'organise : de nouveaux individus apparaissent.
Les individus tels que DOCUMENT, HISTORIQUE, AUTORISATION apparaissent pendant l'étude du niveau organisationnel et sont des reflets de l'organisation.
Les documents sont souvent des occurrences d'un même individu. Ne pas créer autant d'individus que de documents !
Un document est émis par une personne et destiné à être reçu par d'autres personnes. Un document est d'un type donné et concerne un objet de gestion important de l'entreprise.
Exemples :
1 - L'objet géré est un contrat. Le type de document est lettre d'intention de commande, telex contractuel, confirmation du contrat, lettre de crédit, certificat de non-gage...
2 - L'objet géré est un mouvement de produit, les types de document sont rapport d'inspection, rapport d'analyse de produit...
3 - L'objet géré est un mariage. Les types de document sont compte-rendu de visite prénuptiale, dépôt de la liste de mariage, faire-part de mariage, livret de famille...
4 - L'objet géré est un procès. Les types de documents sont... innombrables.
Créer un seul individu pour plusieurs documents.
Historique provient des archivages à effectuer en ne retenant pas toutes les informations. Les informations des individus "archives" sont à définir. Elles peuvent être différentes des individus "vivants".
Premier exemple : les soldes des comptes généraux seront conservés pendant une période plus longue que les écritures comptables se rapportant à ces soldes.
Deuxième exemple : chaque contrat comporte des informations telles que date, taux contractuel si le contrat est un contrat de change ou d'intérêt. Il sont reliés à un client, un type de contrat, un chargé d'affaire, une division...
Prenons comme hypothèse que ces contrats sont conservés deux ans quand ils sont échus. Après ces deux ans, ils sont archivés. Les informations d'un contrat que l'on archive sont restreintes par rapport à celles d'un contrat en activité. Seul le résultat, le gain ou la perte, est mémorisé (information résultat de calcul). Seul le type de client est mémorisé et non le client particulier. Toutes les informations ne sont pas mémorisées.
….
Les individus Règle, Scénario... sont des indications de l'approfondissement de l'application. Ces individus apportent une forte valeur ajoutée et sont représentatifs de traitements formalisés dans les données. Ils apparaissent souvent au niveau organisationnel car ils sont identifiés et créés lors d'une deuxième "passe" sur les modèles.
Exemple : soit des contrats financiers (prêts ou emprunts) à options ou à échéance optionnelle. Dans le cas de contrat à option, le choix de respecter le contrat ou de livrer (d'emprunter un emprunt ou de prêter un prêt) est à l'initiative de l'acheteur du contrat. Dans le cas de contrat à échéance optionnelle, la date d'échéance réelle du contrat est à l'initiative de l'acheteur (date de remboursement du prêt).
Pour un scénario, c'est-à-dire un ensemble d'hypothèses, certains contrats sont retenus, d'autres non (cas des options). Un paramètre du contrat tel que date d'échéance peut être choisi. Après traitement, un résultat de scénario donne certaines valeurs de paramètre telles que montant à emprunter ou disponible pour certaines dates (position de trésorerie). Un scénario peut être de solder tous les contrats de prêts pour connaître "l'argent frais" disponible.
…
L'individu AUTORISATION exprime la sécurité, les contrôles sur mots de passe. Telle personne ou tel utilisateur a besoin d'une autorisation pour émettre tel document ou un ordre de paiement.
Il peut se retrouver dans le modèle de sécurité informatique, de la sécurité d'accès à des ressources informatiques (fichier, informations, base de données, systèmes informatiques, outils informatiques...).
Une autorisation d'accès d'un type donné (création, modification, suppression, lecture) est accordée à un utilisateur ou un groupe d'utilisateur.
