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Cours merise : le MCC ( modele conceptuel de communication)

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CHAPITRE I LE NIVEAU CONCEPTUEL

 

Sans entrer dans la tanière du tigre, comment capturer ses petits ? (Proverbe chinois)

1 REPRESENTER L'ACTIVITE

L'objectif est de représenter l'activité de l'entreprise et de formaliser son "système d'information" indépendamment de son organisation.

Le compte rendu de cette étude est matérialisé sous la forme de dessins normalisés, de modèles complétés par un dossier explicatif. Le but de ce chapitre est d'expliquer comment décrire l'entreprise concernée en respectant les normes de chaque modèle.

Le modèle de communication formalise les échanges d'informations entre systèmes fonctionnels et identifie les systèmes "à mémoire".

Le modèle de traitement formalise, comme son nom l'indique, les traitements effectués par un système fonctionnel, comment l'entreprise réagit à une réception d'informations, ou quand, s

pontanément, elle décide d'émettre des informations.

Le modèle de données est la référence de l'activité de l'entreprise, la manière dont elle perçoit et mémorise son activité. Il formalise toutes les informations mémorisées. Ces informations sont structurées, regroupées en ensembles appelés individus et en ensembles appelés relations entre les individus : les rectangles et les ellipses de MERISE qui vous seront bientôt familiers.

2 MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION.

Une approche théorique est faite avec l'étude des systèmes, la systémique. Celle-ci repose sur les principes suivants :

1    - Une approche du général au particulier. Tout système se décompose en systèmes.

2    - La méthode s'attache à identifier les échanges entre systèmes. 3 - La systémique amène à décomposer l'entreprise en systèmes homogènes d'information appelés domaines.

2.1 Intervenant

Application de ces principes.

- Du général au particulier et décomposition en systèmes.

L'entreprise est considérée comme un système. L'extérieur, avec qui l'entreprise effectue ses échanges est aussi perçu comme un ensemble de systèmes. L'entreprise est découpée en systèmes fonctionnels ou conceptuels. Systèmes externes et internes sont appelés intervenants.

 

Tout est SYSTEME ou FLUX entre systèmes

 

L'ENTREPRISE est un système qui peut être découpé en systèmes FONCTIONNELS, les INTERVENANTS

Soit une entreprise de livraison. Ses intervenants sont livrer, facturer et encaisser. Ils sont spécifiques de l'entreprise.

 

2.1.1 partenaire

Un partenaire est un intervenant extérieur à l'entreprise. Il peut être perçu de manière FONCTIONNELLE et décrit par un verbe : client (qui paye), fournisseur (qui ), courtier (qui sert d'intermédiaire), associé (qui partage les risques ou les profits) ou PHYSIQUE, société, Banque de France, personne morale, personne physique, Etat. La perception fonctionnelle est préférable à la perception physique : ne voir que le payeur dans le client, ce qui n'empêche pas d'avoir tous les égards pour sa personne.

Un partenaire physique est perçu sous plusieurs vues fonctionnelles : si la société EDF est à la fois fournisseur et cliente d'une même entreprise, elle sera vue "fonctionnellement" de cette entreprise de deux manières différentes, fournisseur (d'énergie) et client (payeur).

2.1.2 domaine et sous-domaine

Ils sont l'application du troisième principe de systémique : l'existence de systèmes d'information homogènes.

Un découpage trop fin de l'entreprise entraînerait une perte de cohérence de la fonction. Un niveau de ce découpage est identifié, représentant un "tout homogène".

Un domaine est un système de l'entreprise qui a la caractéristique d'avoir une mémoire, un système d'information. Le système d'information sera construit par domaine.

L'entreprise est décomposée en domaines décomposés en sous-domaines, somme de fonctions élémentaires.

Exemple : l'entreprise est entourée des systèmes tels que Client, Etat les partenaires. Elle est découpée en domaines : vendre, produire, assurer la vie sociale, qui dépendent de son activité. Ces domaines sont décomposés en systèmes appelés sous-domaines. "Produire" peut être découpé en "Maintenir", "Assurer l'approvisionnement des chaînes de production"

 

Les    INTERVENANTS   sont  EXTERNES  (PARTENAIRES)   ou     INTERNES  à l'entreprise

(DOMAINES et SOUS-DOMAINES)

Un sous-domaine est fonctionnel, joue un rôle. Si la vue est physique et le nom donné à un sous-domaine un signe d'organisation (back office ou gestion administrative, front office ou négociateurs, piloter ou chef), il faut en dégager la vue fonctionnelle. Un verbe peut définir un domaine ou un sous-domaine. Il représente une fonction, un nom représente plus une entité physique ou morale (organisation, personne).

Exemples de domaines et de verbes associés : Trésorerie (optimiser les flux financiers), Ventes (vendre, connaître les souhaits des clients), Comptabilité générale (se conformer à la législation, assurer la sortie des documents comptables dans les délais impartis), Pilotage (décider et suivre les budgets, décider et suivre la planification). Toutes les définitions sont sujettes à remaniement suivant le contexte.

A chaque domaine ou sous-domaine, des objectifs ou des critères d'appréciation du résultat peuvent être définis : trésorerie, comparaison avec un taux standard du marché monétaire ; ventes, nombre de clients conservés ou nouveaux, chiffre d'affaires ; comptabilité générale, observations du commissaire aux comptes ou délai de remise des documents.

Dans le cas de petits services où les mêmes personnes effectuent plusieurs fonctions, cette étape de définition des sous-domaines doit être limitée dans le temps. En général, il existe plus de fonctions que de personnes et l'utilisateur a beaucoup de peine à s'affranchir de l'organisation. La définition des différentes fonctions est alors effectuée par rapport à la définition des postes de travail actuels, portant préjudice à une définition correcte des fonctions.

Pour identifier les domaines, deux approches sont possibles :

n  soit ne voir directement que les fonctions majeures qui répondent à la question pourquoi ?

n  soit, si la première démarche n'aboutit pas à un accord général, énumérer des fonctions élémentaires en réunion de "brain storming" et les regrouper en sous-domaines, puis en domaines. Pour cela, répondre toujours à la question pourquoi ? Pourquoi gérer des stocks, pourquoi tenir une comptabilité, pourquoi enregistrer une commande ? Ainsi sousdomaines et domaines seront découverts.

Exemple : soit les fonctions analyser la production, produire, gérer les stocks, maintenir, gérer les pièces détachées, suivre les pannes et gérer les réparations.

 

Plusieurs découpages

Nous allons recomposer ces fonctions en les réunissant en ensembles ou systèmes fonctionnels en posant la question pourquoi ?

L'exercice pourrait s'intituler "Manger pour vivre ou vivre pour manger ?" La règle à appliquer est : lorsque ceci explique cela, mettre cela dans le cercle de ceci.

 

L'entreprise est    découpée   en     domaines,  sous-domaines    et     fonctions élémentaires.

n  Pourquoi analyser la production ? Pour produire à moindre coût.

n  Pourquoi produire ? Pour vendre.

n  Pourquoi gérer les stocks ? Pour approvisionner la production.

n  Pourquoi maintenir ? Pour produire.

n  Pourquoi gérer les pièces détachées ? Pour approvisionner la maintenance.

n  Pourquoi suivre les pannes ? Pour planifier les réparations.

n  Pourquoi gérer les réparations ? Pour planifier les réparations.

Si les réponses précédentes sont correctes, nous arrivons à la découpe suivante :

 

sont possibles.

Les fonctions élémentaires, telles que analyser , gérer , suivre , etc., sont trop fines et n'ont pas de véritable finalité. Elles ne sont pas traitées dans l'analyse de l'entreprise.

2.2 Flux

Les intervenants définis, intéressons-nous aux échanges entre ceux-ci. Suivant la systémique, ces échanges sont plus importants que les intervenants.

Des flux sont échangés entre des émetteurs et des récepteurs, les intervenants. Ils peuvent être réels (produit, énergie, argent) ou d'information, les messages.

Le modèle de communication représente tous les flux et toute l'activité de l'entreprise. Un dessin ne représentant que les messages est un sousensemble du modèle de communication. Seul, ce sous-ensemble est détaillé par la suite. En effet, non seulement les flux physiques sont suivis par des messages porteurs d'informations, mais encore, l'informatique ne traite que des informations.

2.2.1 Construction du MCC.

Pour s'aider, la construction d'un graphe des flux réels (physiques ou financiers) est conseillée.

Bien différencier les flux physiques et d'informations : un catalogue imprimé, vu de l'imprimeur, est un flux physique. Il s'apparente à un produit. Le même catalogue, envoyé au client, est perçu comme un message.

Exemple : produit livré, virement bancaire L'entreprise donne le produit à livrer à un livreur qui livre le même produit au client. Les flux physiques de "produits" sont entre entreprise et livreur et livreur et client. Si le client apporte de l'argent liquide à sa banque, le flux financier "liquidité" existe entre Client et Banque. Enfin l'entreprise est payée par un virement, flux financier, de la Banque.

 

Voici les flux "réels".

2.2.2 message

Un flux est appelé message quand il est ensemble d'informations.

Le modèle conceptuel de communication MCC représente les échanges de messages entre intervenants. Les messages décrits sont conceptuels et indépendants de l'organisation. Si un document physique est analysé, les questions sont "quels sont les messages conceptuels de ce document ?", "quels sont les messages qui donneront lieu à une réaction ou une action de l'entreprise ?" Pourquoi ce message et non qui traite le message ?

 

sous un même "DOCUMENT PHYSIQUE"

Exemple : le document "état des équipements" est envoyé par une filiale en plusieurs exemplaires. Il correspond à plusieurs messages conceptuels différents selon chaque récepteur. Pour l'un, le message est une demande de réparation, pour un autre, un flux de trésorerie à prévoir pour payer la réparation et pour un troisième, une demande d'achat des équipements. Le message organisé ou "physique" comprend trois messages conceptuels :

 

existent plusieurs messages conceptuels.

Une banque de données reçoit des messages avant d'en donner.

Le conceptuel consiste à trouver le pourquoi. Si nous nous intéressons à l'activité d'une entreprise qui est une Banque de données, la question "Pourquoi des abonnés consultent-ils une banque de données ?" doit être posée. Le message conceptuel émis par la personne qui se connecte sur la banque de données est une demande d'information. Il est nécessaire de s'interroger sur le besoin d'information de l'abonné pour comprendre l'activité de l'entreprise. La question se pose pour des motifs de marketing ou d'étude du client. De manière organisée, seule la banque de données émet des informations.

Deux types de messages sont distingués, les messages enclencheurs ou stimulants et les messages informants. Messages enclencheurs et informants servent à séparer les messages moteurs d'une action et les messages moteurs d'une mémorisation.

message enclencheur

Dans ce cas, l'émetteur du message enclencheur attend une réponse ou une réaction du receveur. Il s'agit, la plupart du temps, d'une demande structurée - demande de remboursement dont les données sont répertoriables : montant dû, date de la créance - ou non structurée : conseil ou avis.

message informant

Un message informant renseigne sur une situation donnée sans attendre une réponse immédiate : cours de la bourse, compte rendu synthétique (reporting) vers la direction générale, journal des ventes, statistiques. Les informations contenues dans ces messages serviront à moyen ou à long terme. Elles constitueront le contexte de la réaction à un futur message enclencheur. Au lieu de tourner sept fois ma langue dans ma bouche, je tourne sept fois mes messages informants dans mon système d'information. Quelquefois, le dernier arrivé est le message enclencheur quand il est attendu pour réagir.

Les messages informants "n'existent pas" entre sous-domaines d'un même domaine. Un domaine a un système d'information commun à tous les sousdomaines. Ce que sait un sous-domaine, un autre le sait aussi en consultant le système d'information propre aux deux sous-domaines. Cela découle du troisième principe énoncé de systémique, l'existence de systèmes d'information homogènes, les domaines. Le message transite par le système d'information.

2.3 Information

L'information ou la donnée ou la propriété est l'atome du système d'information et du futur système informatique. L'information est un "renseignement" ou une "connaissance" élémentaire désignée à l'aide d'un mot ou d'un groupe de mots prenant des valeurs.

Exemple : nom de personne, nombre de portes, nom de maison.

2.3.1 Occurrence d'information.

Une   information est    un     ensemble   d'occurrences,     de     valeurs      possibles d'information.

Soit l'information nom de personne. M. Martin, M. Doe, M. Smith, M. Svensson, M. Joe six pack, M. Bolomey ou M. Mueller sont des exemples de nom de personne. Une information est donc un ensemble d'éléments dont M. Martin est un exemple. Chaque élément de cet ensemble est appelé occurrence (avec deux r).

 

Un autre vocabulaire est de déclarer l'ensemble nom de personne comme information-type par rapport aux informations M. Martin, M. Doe, M. Smith. Dans l'ouvrage, la vue information et occurrence d'information est celle retenue. Il en sera de même pour individu et occurrence d'individu et relation et occurrence de relation que nous verrons plus tard. n Information : exemples d'occurrences d'information n Noms : dunepipe, paspossible, àcoucherdehors

n Conseils : yaqua, fautquon, yavaitcas, fallaitquon, faites mieux la prochaine fois, votre taux d'endettement est trop élevé n Type de voiture : R5, R11, AX,

2.3.2 Validation et épuration du vocabulaire

Des informations peuvent avoir le même sens, des sens différents ou être liées entre elles par composition ou une règle de calcul. Il importe d'identifier le sens de chaque information en supprimant les ambiguïtés de signification et les liaisons entre informations afin de manipuler un vocabulaire "épuré" qui sera mémorisé.

Suppression des polysèmes et des synonymes.

Une information dont le nom a plusieurs sens, est un polysème. Montant peut être le montant de la facture, du contrat, de la commande Il importe d'éclater ces informations en informations n'ayant qu'un seul sens pour éviter toute confusion. Renseigner chaque information identifiée par un texte évitant tout quiproquo.

1ère Signification

Un nom d'information

2ème Signification

un POLYSEME a au moins deux SIGNIFICATIONS

Les synonymes, ou les noms d'informations de même signification, sont plus connus.

1er nom d'information

Une Signification 2ème nom d'information

Deux SYNONYMES ont la même SIGNIFICATION.

Néanmoins, un type de synonymie un peu particulier est à expliciter. Soient les informations "numéro de donneur d'ordre" et "numéro de client". Un donneur d'ordre est un client ayant passé une commande. Un client n'ayant pas passé de commande est un prospect. "prospect" ou "client n'ayant pas commandé" sont synonymes. Par contre, la notion de donneur d'ordre apporte une restriction à celle de client. Un donneur d'ordre est un client qui a commandé. Numéro de donneur d'ordre est un sous-ensemble des numéros de client. Une équivalence "non équilibrée" est donc définie entre ces deux informations. L'information la plus générale "numéro de client" est en amont de l'information "numéro de donneur d'ordre". Noter l'équivalence entre les informations.

Noter les informations composées et les règles de calcul

Information composée.

Une information peut être composée ou décomposée en plusieurs informations. Noter les informations composées définit le niveau de détail, l'information élémentaire à gérer dans le MCD.

Une Information composée =

1ère Information

 

2ème Inf.

 

Nième Information

 

Soit le numéro de plaque minéralogique d'une voiture. Il est composé d'un numéro d'ordre et du numéro de département. Le numéro de plaque est la composition de ces deux informations. Le numéro d'ordre de la plaque est lui-même composé de deux informations, une numérique, composée de chiffres et une alphabétique, composée de lettres.

 

Règle de calcul

Une règle de calcul lie plusieurs informations. Dans ce cas, noter les informations en entrée et résultat de la règle et retenir quelles informations, entrée ou résultat, seront mémorisées. Si les deux types d'informations étaient retenues, une possibilité d'incohérence existerait. Ce qu'il faut éviter à tout prix !

2.4 Exemple de MCC, messages et informations.

 

MCC simplifié de l'entreprise de livraison

Avis d'encaissement : numéro compte bancaire, montant à encaisser, date d'encaissement.

Bon de livraison : numéro de bon de livraison, date de livraison, adresse de livraison, nom du client livré, nom du chauffeur.

Chèque : numéro chèque, numéro facture, montant du chèque, date chèque.

Demande de facturation : numéro de bon de livraison, nom du livreur, référence interne du colis.

Demande de livraison : Référence du colis à livrer, date de livraison, adresse de livraison, nom du client.

Facture : numéro facture, numéro colis, montant facture HT, montant facture TTC, date de paiement.

Facture émise : numéro de client, numéro de facture, date de paiement.

Ordre de livraison : numéro d'ordre de livraison, date de livraison, adresse de livraison, nom du client, nom du livreur.

2.5 Résumé du MCC.

Le modèle conceptuel de communication représente les échanges de flux de produits, d'énergie, de personne, de valeur ou d'information entre

systèmes. Ces systèmes fonctionnels appelés intervenants sont,

n  soit externes à l'entreprise (partenaires),

n  soit internes (domaine, sous-domaine). Un domaine de l'entreprise a un système d'information propre à tous ses sous-domaines.

Les flux représentés peuvent ne concerner que des flux d'informations, les messages. Ces messages sont informants ou enclencheurs. Il n'existe pas de message informant à l'intérieur d'un même domaine.

 

Commande est un message entre domaine et partenaire

Un flux est un passage d'objets d'un intervenant à un autre. L'objet est émis par un intervenant (l'émetteur) et reçu par un autre (le récepteur). Un message est un objet transmis ne contenant que des informations. Les intervenants communiquent par message.

Le modèle de communication est un dessin qui représente les flux d'information (messages) ou non informationnels échangés entre les intervenants internes de l'entreprise et les intervenants externes.

Les informations des messages peuvent être synonymes, polysèmes, liées par une équivalence, une règle de calcul ou être composées.

EXERCICES :

1.  Un message est-il un flux d'informations ou de matière ?

2.  Penser est-il un domaine ?

3.  "We demand " est-il un message informant ?

4.  Une demande de paiement est-elle un message informant ?

5.  Un tract électoral est-il un message informant ?

6.  Une facture est-elle un flux d'informations ou un flux réel ?

MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT.

Le modèle de traitement est un zoom sur le modèle de communication de l'entreprise. Dans le modèle de communication, sont représentés les messages échangés entre intervenants. Dans les modèles de traitement, nous "voyons" comment un intervenant de l'entreprise réagit quand il reçoit ce message et quelle opération il effectue.

Un modèle conceptuel de traitement (MCT) comprend les messages et leurs informations, les opérations conceptuelles et leurs opérateurs, les intervenants de l'entreprise. Les intervenants de l'entreprise pris en compte sont les domaines pour un modèle global ou les sous-domaines pour un modèle de traitement détaillé.

 

 

Vendre traite la commande. L'opération traite ou émet un message. Le message est événement ou résultat de l'opération.

 

3.1 le modèle conceptuel de traitements reflète le pourquoi indépendant de l'organisation.

Le Modèle Conceptuel de Traitement reflète le QUOI de l'activité de l'entreprise et le comment spécifique, les règles de gestion ou les choix de traitement. A ce niveau, la stratégie de l'entreprise n'est pas abordée, mais la cohérence de l'ensemble, la réponse aux différents cas de situation est étudiée en détail.

L'opération peut être différente suivant chaque utilisateur. Une fois le choix de gestion fait par l'utilisateur, l'opération décrit fidèlement son choix.

Exemples de choix de traitement à faire par l'utilisateur :

1  - La facture est émise dès réception de la commande.

2  - La facture est émise dès la livraison.

3  - La facture est émise dès la connaissance du compte-rendu de l'inspecteur chargé d'inspecter le chargement de la marchandise.

4  - La facture est émise dès réception d'un document particulier : douane, plan d'implantation particulier, crédit documentaire

5  - La facture est émise avant la commande. C'est le cas de fausse facture.

3.2 Opération conceptuelle

L'opération conceptuelle est un traitement, un travail effectué par un intervenant afin d'émettre un message et/ou d'en traiter un dans un but précis. L'opération est effectuée par un intervenant interne, un domaine ou un sous-domaine. L'opération est dite conceptuelle, indépendante de l'organisation. Seules les opérations effectuées par l'entreprise, les intervenants internes, sont analysées.

Exemple : la commande est une commande de coke. Le message à traiter ou événement de l'opération est commande de coke. Les messages pouvant résulter de l'opération sont les ordres de livraison ou de réapprovisionnement ou une proposition de produit de substitution au client.

 

 

Le résultat de l'opération dépend de certaines conditions ou, exprimé différemment, une opération peut comporter plusieurs messages en sortie ou résultat de l'opération à des conditions définies. Ces conditions dépendent des informations du message reçu, d'informations mémorisées ou d'une règle humaine non formalisée.

 

Exemple de la prise de commande. L'ordre de livraison est émis si le produit (coke) est en stock. S'il ne l'est pas, une proposition de produit de substitution est émise ainsi qu'un ordre de réapprovisionnement.

 

3.2.1 opération avec synchronisation

Pour effectuer une opération, l'intervenant a quelquefois besoin de plusieurs messages qu'il a reçus ou qu'il va recevoir.

 


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