Support de cours de management des services et de documents et d’archives
Support de cours de management des services et de documents et d’archives
Introduction
Dans une organisation, l’on retrouve deux grandes catégories d’activités : celles qui sont reliées à sa gestion et celles qui sont reliées à sa mission propre. La conduite de l’organisation implique donc un certain nombre d’activités reliées à la gestion des ressources humaines, des ressources financières et des ressources matérielles. Ces activités s’exercent d’abord au niveau supérieur de l’organisation pour les décisions mais elles s’appliquent également aux différentes directions ou services qui la composent. Pour un responsable ou un membre du personnel d’un service d’archives, connaître la gestion des ressources d’une organisation, c’est d’abord pouvoir identifier les principales responsabilités qui sont rattachées à chacune d’elles et même les exercer dans certains cas. C’est aussi être informé sur les principaux types de documents qui découlent de l’exercice de ces fonctions.
Préalables au management
La gestion d’un service de documents et d’archives exige que les personnes qui en ont la charge possède un bon sens des responsabilités et du leadership. Afin que les efforts investis le soient d’une façon concertée et profitable, l’archiviste doit tenir compte du fait que la mise sur pied et la viabilité d’un tel service impliquent nécessairement la volonté des plus hautes instances d’une organisation de reconnaître l’importance des archives pour la poursuite de ses activités et la constitution de sa mémoire organisationnelle. Cette volonté se traduit généralement par la mise en place d’une législation ou d’un cadre réglementaire qui vise à favoriser l’organisation et le traitement des archives.
« Plus que les actions ou les textes uniquement administratifs, la législation et la réglementation constituent les véritables fondements juridiques qui facilitent les interventions de l’archiviste. Il y va de la crédibilité, de l’efficacité et de la viabilité même des services et système d’archives de fonder en droit l’exercice exclusif de leurs responsabilités. […] Enfin, la législation et la réglementation sont des indicateurs fiables du degré de volonté qu’a l’institution de gérer efficacement ses archives. » (Couture et collab., 1999, p. 11)
Cette volonté de l’organisation de reconnaître l’importance des archives se concrétise également en situant avantageusement le service d’archives dans la hiérarchie politique et organisationnelle de l’organisation.
Le fonctionnement d'un service d'archives est déterminé par sa position organique dans l'administration. Pour qu'il fonctionne efficacement, il doit relever d'un ministère qui soit en harmonie avec ses activités, qui soit capable de faciliter les opérations archivistiques et d'imposer que les autres ministères se plient aux exigences du service (Mazikana, 1990, p. 42-43).
La législation et la position organique du service d’archives jouent donc un rôle capital puisqu’elles fournissent un contexte favorable pour l’archiviste qui devra faire valoir ses priorités et solliciter les ressources nécessaires à la gestion de son service d’archives. Une fois acquises, ces ressources doivent être gérées efficacement. Pour ce faire, l’archiviste s’appuie sur des principes et des méthodes de management qu’il applique aux ressources qui lui ont été octroyées pour le fonctionnement de son service.
Le contexte institutionnel de la gestion d’un service d’archives
Les services d’archives sont généralement rattachés à un organisme parrain duquel ils dépendent et par qui ils ont été créés pour assurer différentes responsabilités relatives à la gestion de l’information. Ces services remplissent tous les mêmes fonctions archivistiques. Toutefois, leurs responsabilités particulières dépendent de la mission de l’organisation elle-même. C’est ainsi que, dans le milieu gouvernemental, les Archives nationales ont un mandat aussi large que celui de « prendre en charge le système national de gestion de documents et d’archives », ce qui implique qu’elles doivent « [...]veiller à la constitution, à la conservation, à l’organisation et à l’utilisation de tous les fonds d’archives des services relevant de l’État, des collectivités locales, des établissements et des entreprises publics, des organismes privés chargés de la gestion d’un service public et des officiers publics » (Archives nationales de Tunisie). Dans certains pays comme la France ou le Canada, à côté des archives nationales qui gèrent les archives produites par le gouvernement centre, des services d’archives dépendent des niveaux de gouvernement pour différentes unités territoriales comme les départements en France et les provinces au Canada. Les services d’archives départementales assurent la gestion des archives produites ou reçues par les conseils généraux des départements tandis que les services d’archives provinciaux prennent la responsabilité des archives des gouvernements provinciaux. Il en est de même pour les villes ou les communes.
Les services d’archives n’existent pas seulement dans les organismes du secteur public. Des organismes privés peuvent aussi se prévaloir de tels services. Ainsi, par exemple, la Fédération des Caisses populaires Desjardins (banque québécoise) possède un centre d’archives chargé de la gestion des documents mais aussi de la diffusion des archives de ce mouvement coopératif. Que ce soit dans le secteur public ou le secteur privé, les services d’archives ont d’abord la responsabilité de soutenir la gestion des archives courantes, d’offrir les services appropriés pour la gestion des archives intermédiaires et de conserver et mettre en valeur les archives définitives. Comme ils constituent généralement une unité autonome dans l’organisation, ils doivent répondre aux mêmes exigences de gestion et remplir la fonction « management » aux mêmes titres que les autres unités de l’organisation. C’est donc en tenant compte de la mission spécifique de l’organisation à laquelle il est rattaché, de la structure qu’elle présente et de sa culture administrative que le responsable du service d’archives ou de gestion des documents exercera ses fonctions de gestionnaire.
1. Les principes et méthodes de management pour la gestion d’un service d’archives.
Les sciences de l’administration ont émis des principes de gestion ou de management qui sont maintenant largement répandus et appliqués dans tous les domaines où l’on doit gérer efficacement des ressources et ce, peu importe leur nature. Ces principes de gestion1 (aussi appelés fonctions de la gestion, savoir-faire de la gestion ou clefs de la gestion) sont communément connus et reconnus par le terme « PODC » ; planifier, organiser, diriger et contrôler. Même si les sciences de la gestion ou de l’administration sont en constante évolution, ces principes demeurent très présents et sont utilisés dans les organisations. À cet effet, la définition tirée du Grand Dictionnaire 2 reflète bien cette réalité puisque qu’elle y intègre trois de ces principes : « Le management est l’ensemble des activités de planification, de direction et de contrôle nécessaires pour que l'entité atteigne ses objectifs ». Nous verrons donc en détail chacun de ces principes et la façon qu’ils peuvent s’appliquer à la gestion d’un service de documents et d’archives.
1.1 Planifier – définition, activités et documents
1.1.1 Définition
Selon Omar Aktouf 3 , professeur et chercheur reconnu dans le domaine de la gestion, planifier est l’activité qui consiste à déterminer des objectifs précis et à mettre en oeuvre les moyens propres à les atteindre. Cette activité dont l’objectif est de répondre aux questions « Quoi faire?, Pourquoi ?, Qui?, Quand?, Où? et Comment? » est caractérisée par une phase à deux niveaux. Le premier niveau consiste à déterminer les objectifs à long terme par la planification stratégique. Par cette dernière, on fixe les orientations et les activités futures de l’organisme. Elle permet de répondre aux grandes questions : « Quoi faire? et Pourquoi ?». Le deuxième niveau, constitué par la planification opérationnelle, correspond à traduire en des moyens concrets (structures, ressources, tâches) la mission et les objectifs de l’organisme déterminés dans la planification stratégique. C’est par le plan opérationnel ou d’action que l’on peut répondre aux questions « Qui?, Quand?, Où? et Comment? » 4
1.1.2 Activités
Concrètement, par cette fonction, l’archiviste responsable du service d’archives est appelé à :
· énoncer la mission c’est-à-dire déterminer la nature des services que fournit ou désire fournir un service d’archives. Cet énoncé doit être suffisamment souple pour s’adapter aux changements mais assez précis pour faciliter la planification et le processus de prise de décision.
· évaluer l’environnement externe (situation économique, socioculturelle, politique, juridique, technologique et concurrentielle) et interne en identifiant tous les facteurs qui peuvent avoir une influence sur le fonctionnement du service d’archives :
· l’institution parent et plus particulièrement sa mission, sa culture organisationnelle, son statut légal, son histoire, son ampleur, son personnel, son style de gestion, ses activités et son degré d’informatisation;
· la réglementation qu’elle soit gouvernementale, institutionnelle, professionnelle;
· les ressources humaines, matérielles, financières, documentaires et technologiques qui peuvent affecter son fonctionnement;
· les autres organisations qui peuvent toucher de près ou de loin son fonctionnement, ces organisations peuvent être similaires, connexes et concurrentes.
· évaluer les besoins;
· identifier des orientations, des buts et des objectifs. Les buts sont ce qu’on aimerait atteindre dans le cadre de l’énoncé de la mission et les objectifs sont les visées particulières et accessibles auxquelles le service doit arriver pour atteindre ses buts. Ils sont exprimés avec plus de précision que ces derniers.
· élaborer des stratégies par lesquelles on détermine les tâches nécessaires pour atteindre les objectifs fixés.
· préparer des plans, à court, moyen ou long terme, qui permettront d’atteindre ces buts et objectifs.
1.1.3 Principaux documents
Une des activités majeures de la planification est, bien évidemment, de préparer des plans, à court, moyen ou long terme qui permettront d’atteindre les buts et objectifs préalablement fixés. Ces plans sont :
1. Le plan stratégique : document qui exprime la stratégie d'une organisation c'est-à-dire l'ensemble des décisions visant, à long terme, à orienter ses activités. Il énonce la mission, les buts et objectifs à atteindre et le choix des stratégies et moyens qui doivent être mis en œuvre pour atteindre les objectifs. Il précise les comportements qui sont attendus de la part de chaque service ou individu pour que soit réalisée la stratégie. Il couvre généralement une période de 5 ans.
2. Le plan d’action ou opérationnel : valable généralement pour une période d’un à trois ans, il décrit les activités, lesquelles sont ordonnées dans le temps et qui devront être accomplies pour réaliser un objectif. Le plan d’action ou opérationnel traduit en moyens concrets (structures, ressources, tâches), la mission et les objectifs énoncés dans le plan stratégique et ce pour chacun des départements ou fonctions d’un organisme.
3. Tout autre document ou instrument utile à l’application et à la réalisation des plans stratégique et opérationnel : ce sont les plans auxiliaires qui incluent : les politiques, les procédures, les programmes, les normes, les règlements, le calendrier et le budget.
Les politiques
Les politiques « [...]sont des plans qui servent de guides aux décisions prises par les cadres inférieurs et qui déterminent les limites de leurs activité » (Bergeron, 1989, p. 160). Les politiques sont des lignes directrices qui servent de référence aux individus pour décider et agir, au moment d'un problème particulier sans compromettre les objectifs ou les intérêts de l'organisation. Elles constituent des outils de coordination qui permettent la décentralisation des décisions pour traiter avec uniformité et cohérence des situations répétitives. Dans le cadre de la gestion d’un service archives, il est souhaitable de rédiger des politiques pour chacune des fonctions archivistiques ou chacun des stades de vie des archives. On parlera alors d’une politique de gestion des archives courantes, une politique d’acquisition, politique de conservation, etc.
Une politique est généralement constituée de plusieurs composantes dont les plus courantes sont :
L’objet de la politique qui facilite une reconnaissance rapide de sa portée et de son contenu.
Exemple : Par la présente politique, le service d’archives de l’Organisation X veut établir son plan d’action en matière de gestion des documents actifs, semi-actifs et inactifs et préciser le mandat, le rôle et les modalités d’opération des différents intervenants en ce domaine.
· Les définitions de chaque terme archivistique employé dans la politique. En regard de l’énoncé de politique de l’exemple cité ci-dessus, on définira les termes de ; calendrier de conservation, unité administrative, document, document actif, document inactif et document semi-actif.
· Le contexte réglementaire et normatif qui cite les textes législatifs qui légitiment son contenu. Cette section pourrait ainsi contenir l’énumération des différentes lois qui touchent la gestion des documents et des archives.
Exemple :
· La Loi sur les archives,
· La Loi sur l’accès aux documents et à la protection des renseignements personnels
· La Loi sur la preuve photographique
· Les textes statutaires et réglementaires de régie interne de l’institution parent.
· Les buts ou objectifs : c’est ce qui doit être réalisé en conformité avec le mandat du service d’archives.
Exemple : L’objectif principal de la présente politique est de présenter aux différentes unités administratives de l’université un ensemble de moyens administratifs et techniques leur permettant de planifier et de contrôler la création, l’utilisation, la conservation et la disposition finale de leurs documents. De cette façon, cette politique aura pour effet :
1) D’améliorer le processus décisionnel à tous les niveaux de l’organisme.
2) De rationaliser l’utilisation des ressources humaines, physiques et matérielles affectées au traitement et à la conservation des documents.
3) De diminuer la masse de documents à conserver tout en préservant ceux qui ont une valeur administrative, légale ou historique
4) De permettre à l’organisme de rencontrer les exigences des récentes législations provinciales en matière d’accès du public à l’information, de protection des renseignements personnels et de sauvegarde du patrimoine.
· Le champ d’application ou d’intervention qui constitue la raison d’être de la politique, toutes les autres composantes ne constituant que le contexte.
Exemple : La présente politique s’adresse à toutes les unités de l’Université et s’applique à tous les documents actifs, semiactifs et inactifs, produits ou reçus dans le cadre de leurs activités et ce, quels qu’en soient la nature et le support (manuscrit, imprimés, plans, documents audio-visuels, microformes, cartes perforées, rubans magnétiques, etc.).
Dans certaines circonstances, la politique pourra être complétée par quelques procédures et directives pour en faciliter sa mise en application.
Les procédures
« Les procédures sont les règles et les étapes à suivre pour obtenir un résultat précis ou accomplir une tâche donnée » (Gagnon et collab., 2000, p. 67). Par les procédures, on démontre comment atteindre l'objectif visé par une politique. En d'autres mots, une politique décrit ce qui doit être fait alors qu'une procédure explique de manière détaillée comment cela doit l'être.
…
Les programmes
« Les programmes, conçus en fonction des politiques, des procédures, des règlements et des budgets, exposent les objectifs de l'organisation ou d'une unité administrative. Il y a un programme pour chaque objectif » (Gagnon et collab., 2000, p. 67).
…
Le calendrier
« Le calendrier est l'instrument qui fixe les délais accordés à certaines activités. Il permet de calculer le temps requis pour effectuer chacune de ces activités et de déterminer l’ordre des démarches requises pour chacune d’elles » (Bergeron, 1989, p. 167). Un exemple de calendrier est le diagramme de GANTT. C’est un outil de planification fort utile qui peut servir d’échéancier et de contrôle tout au long d’une activité ou d’un projet tel que l’aménagement d’un centre de semi-actifs, l’implantation d’un programme, en tout ou en partie, de gestion de documents ou l’informatisation d’un service, etc. Un projet comporte un nombre de tâches à accomplir dans des délais prévus et selon un agencement ordonné et bien déterminé. Le diagramme de GANTT est donc un outil permettant de planifier un projet, de suivre son déroulement et de prévoir suffisamment à l’avance les actions à poser et les ressources à mobiliser. (Le participant se référera à l’annexe 2 pour un exemple de diagramme de GANTT)
Le budget
Le budget est l'ensemble des recettes et des dépenses prévues par une organisation pour une période déterminée et en fonction de ses besoins. Il sera étudié plus en détail au point 2.3.2 Dans le processus de planification, les politiques, les procédures, les méthodes, les directives, les règlements, les normes, les programmes, les budgets et les calendriers constituent des plans auxiliaires qui facilitent la préparation des objectifs, des plans opérationnels et des plans stratégiques. (Bergeron, 1989, p. 159) Ces plans auxiliaires se divisent en deux catégories :
· Les plans continus ou durables ; appelés ainsi parce qu’ils sont employés lors d’activités répétitives et prévisibles. Ils sont ainsi utilisés d’une façon continue et rarement révisés. Ce sont les politiques, les procédures, les méthodes et les règlements.
· Les plans discontinus ou à application unique ; sont utilisés qu’une seule fois et s’appliquent ainsi qu’aux situations non répétitives. Ce sont les budgets, les normes, les programmes et les calendriers.
La tâche de planification relève de la direction du service d’archives. Cependant, l’implication de tout le personnel du service peut s’avérer utile et profitable pour accélérer la conception, l’implantation et la mise en application des différents plans. Mais tous les efforts concertés dans ce processus de planification ne doivent pas rester sans résultats.
Table des matières
Objectifs 4
Objectif général 4
Objectifs pédagogiques 4
Introduction 5
Préalables au management 5
Le contexte institutionnel de la gestion d’un service d’archives 6
1. Les principes et méthodes de management pour la gestion d’un service d’archives. 8
1.1 Planifier – définition, activités et documents 8
1.1.1 Définition 8
1.1.2 Activités 9
1.1.3 Principaux documents 10
Les politiques 11
Les procédures 13
Les programmes 14
Les normes 15
Les règlements 16
Le calendrier 17
Le budget 18
1.2 Organiser– définition, activités et documents 20
1.2.1 Définition 20
1.2.2 Activités 21
1.2.3 Principaux documents 21
1.3 Diriger – définition, activités et documents 22
1.3.1 Définition 22
1.3.2 Activités 22
1.3.3 Principaux documents 22
1.4 Contrôler – définition, activités et documents 23
1.4.1 Définition 23
1.4.2 Activités 24
1.4.3 Principaux documents 25
1.5 La communication organisationnelle et les relations publiques 26
1.5.1 La communication organisationnelle 26
1.5.2 Les relations publiques 28
2. La gestion des ressources 32
2.2 La gestion des ressources humaines 33
2.2.1 La planification 33
2.2.2 Le recrutement 35
2.2.3 La sélection 36
2.2.4 La formation et le perfectionnement 38
2.2.5 L’évaluation 39
2.2.6 La rémunération 40
2.2.7 Les relations de travail 40
2.3 La gestion des ressources financières 41
2.3.1 Les sources de revenus 41
2.3.2 Le budget 43
2.3.3 La comptabilité 45
Définition 46
Activités 46
Principaux documents 47
2.4 La gestion des ressources matérielles 49
Conclusion 51
Liste des lectures complémentaires 52
Bibliographie générale 53
Tests d’autoévaluation 55
Premier niveau : Vrai ou Faux 55
Deuxième niveau : Expliquer…. 57
Corrigés des tests d’autoévaluation 59
Premier niveau : Vrai ou Faux 59
Deuxième niveau : Expliquer…. 62
ANNEXE 1- Le processus de planification 67
ANNEXE 2- Le diagramme de GANTT 68
Exemple de politiques, procédures et autres 69
LECTURES COMPLÉMENTAIRES 70