Cours management ;historique, finalités, enjeux, normes
...
Historique du Records management
Naissance à la fin des 1940’s aux États-Unis
Théorie de l’archivage au service des producteurs : Schellenberg aux États-Unis,
Pérotin en France
Milieu des années 1990 : la norme RM australienne connaît un grand succès et devient la norme ISO 15489
2002 : l’AFNOR diffuse la norme en France
Document
Tout écrit ou enregistrement considéré comme une unité (Extrait Norme ISO 15489)
Information portée sur un support quels que soient sa forme ou ses caractéristiques. Un document peut correspondre ou non à la définition de record (Extrait DoD 5015.2.)
Records et archives
Records - Documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité (extrait Norme ISO 15489)
Archives - Ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité (loi du 15 juillet 2008 – code du patrimoine, titre II)
Les records : caractéristiques
Support (tous médias : papier, électronique, film…)
Contenu
Contexte de création (activité)
Pertinence (valeur informationnelle)
Appartenance à un fonds / relativité
(cf. Marie-Anne Chabin)
Les records : valeur primaire, valeur secondaire
Un organisme a besoin de prouver ses actions, ses volontés, ses droits…
Les records peuvent ainsi avoir :
une valeur primaire (administrative, fiscale, judiciaire)
ou une valeur secondaire (événementielle, informationnelle, patrimoniale)
Les records peuvent être considérés comme
vitaux, importants, utiles, ou non essentiels
Records management : définition
Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents.
[Norme ISO 15489-1, 2002]
Du cycle de vie de l’information au records continuum
Théorie des trois âges (Schellenberg) : archives courantes, intermédiaires, définitives
Cycle de vie du document : création, diffusion et usage, gestion et maintenance, tri et élimination, préservation et conservation permanente
Records Continuum (Canada, Australie) : vision du document dans sa continuité
Diagramme du Records
Continuum
Les trois statuts de l’information de Marie-Anne Chabin
Statut de production
Statut de trace
Statut de source de connaissance
Les normes ISO sur le
Records management
Récentes (moins de dix ans)
Issues d’une norme australienne, AS4390
ont entraîné la constitution d’un groupe de normalisation à l’ISO, le SC11, au sein du TC 46
l’université de Monash a développé au même moment la notion de continuum
Traitées par le sous-comité (SC 11) au sein du comité technique (TC 46) Information et documentation
Devenues une sorte de « famille » de normes internationales
ISO 15489-1 et –2:2001 Records management traduite en français en avril 2002
ISO 23081-1:2004 Métadonnées du RM
ISO/TR 26122 Work Process Analysis for Records
Proches des normes de la qualité ISO 9000 et 14000
Le contexte normatif : ISO
15489, la norme matricielle
RECORDS
ISO 12142
ISO 12033
MoReq2, ISO
15489
PDF/A
RFC 2821, 2822,
TIFF, JPEG 2000,
ISO 216
ISO 12037
GUID
XML
Metadata:
DC, ISAAR, ISO 23081,
639, 2788, 5964, 8601
ISO 18492, OAIS
X.509, XKMS
PDF/A
ISO 15801, 12654
X.509, XKMS
RECORDS
ISO 12142
ISO 12033
MoReq2, ISO
15489
PDF/A
RFC 2821, 2822,
TIFF, JPEG 2000,
ISO 216
ISO 12037
GUID
XML
Metadata:
DC, ISAAR, ISO 23081,
639, 2788, 5964, 8601
ISO 18492, OAIS
X.509, XKMS
PDF/A
ISO 15801, 12654
X.509, XKMS
ISO 15489
La norme de base, très simple, énonce les grands principes
Éditée en anglais en 2001, en français en 2002
2 parties
Descriptive
Technique, guide de mise en pratique, donnant aussi des recommandations sur la politique de gestion, les responsabilités, les besoins de formation
En cours de révision
Une cible très large
Les décideurs
Les professionnels de l’information
Les responsables des systèmes
Toutes les personnes physiques ayant la responsabilité de produire ou de conserver des archives
Objectifs
Organiser la traçabilité des documents produits ou reçus par tout organisme ou entreprise dans l’exercice de ses activités
Encadrer la responsabilité des entreprises ou organismes vis à vis de la loi, de ses collaborateurs, de ses partenaires, de la collectivité
S’assurer que les systèmes d’information produisent des documents fiables en accord avec les normes Qualité
ISO 9001, ISO 9002 et ISO 14000
Gérer l’information au meilleur coût
NB : elle n’inclut pas l’organisation et la gestion des archives historiques qui se fait au sein des institutions d’archives
Environnement réglementaire
Le Records management tient compte de l’environnement réglementaire défini par :
la législation dans les domaines administratif et judiciaire et la réglementation spécifique du secteur d’activité concerné, ainsi que les lois et règlements relatifs aux documents d’archives, à l’accès à l’information, au respect de la vie privée, à la notion de preuve, au commerce électronique et à la protection des données
les normes en vigueur
les procédures internes
Principes généraux de
Records management (1)
Définir quels documents doivent être créés pour chaque type d’activité et quelles informations doivent y figurer :
dire sous quelle forme et quelle structure les documents doivent être produits et archivés, et quelles technologies doivent être utilisées
définir les métadonnées nécessaires
Principes généraux de
Records management (2)
évaluer les risques attachés à la non-disponibilité de documents probant
rechercher l’amélioration de la rentabilité, l’efficacité et la qualité des méthodes, des décisions et des opérations de création, d’organisation ou de gestion des documents
Les métadonnées décrivent la structure du document, le contexte de création et d’exploitation du document ; les liens organiques des documents avec d’autres documents
Caractéristiques d’un document d’archives
Authenticité
Fiabilité
Intégrité
Exploitabilité
Caractéristique du système d’archivage
“Records management system”
Fiabilité
Intégrité
Conformité
Étendue
Caractère systématique
Mise en œuvre du Records management en 8 étapes
Enquête préliminaire
Analyse des activités
Identification des exigences archivistiques
Évaluation des systèmes existants
Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques
Conception d’un système d’archivage
Mise en œuvre d’un système d’archivage
Contrôle a posteriori
Procédures d’archivage et contrôles
Sélection des documents à archiver
Définition des durées de conservation
Intégration des documents
Classification des activités
Stockage et conditionnement
Accès
Traçabilité
Mise en œuvre du sort final
Rédaction d’une charte d’archivage
Contrôle et audit
Formation
ISO 23081
Métadonnées pour décrire le contexte dans lequel les documents sont produits, leur contenu, leur structure, leur gestion dans le temps
Identifient également leurs producteurs, les processus et systèmes qui permettent la création, la gestion, la maintenance et l’utilisation des documents et des procédures
ISO 26122
Rapport technique publié en 2008
Le plan de classement doit normalement représenter ces processus
Les textes relatifs au « Records management électronique »
OAIS (Open Archival
Information System)
Modèle conceptuel destiné à la gestion, à l'archivage et à la préservation à long terme de documents numériques
Norme ISO (ISO 14721)
Identifie les acteurs, décrit les fonctions et les flux d’information, et propose un modèle d’information adapté à la problématique de l’archivage numérique
OAIS : modèle fonctionnel
Producteur Utilisateur
Management
Planification de la Préservation
Administration
Gestion des Données
Stockage d’Archive
Versement Accès
MoReq
1996 : décision lors du DLM Forum
2001 : publication de MoReq
Model Requirements for the Management of Electronic Records
Modèle d'exigences pour l'organisation de l'archivage électronique
2004 : traduction française par Marie-Anne Chabin (10 sponsors)
2008 : publication de MoReq2
décembre 2008 : présentation de la traduction française par la Direction des Archives de France au DLM Forum de Toulouse
Contexte institutionnel
La Commission européenne
Le DLM-Forum
De MoReq 1 à MoReq 2
But : décliner les exigences de la norme ISO
15489 dans un environnement électronique
MoReq 1 traduit en 11 langues ; utilisé en dehors de l’Europe (Brésil, Russie)
Valorisation de MoReq dans le monde du records management : publication du guide
Apprivoiser MoReq (groupe IALTA)
Utilisé majoritairement dans le secteur privé
De MoReq 1 à MoReq 2
Pourquoi une nouvelle version ?
L’évolution des technologies
La diffusion des normes
La législation des États-membres
Les apports de MoReq2
Un ensemble plus volumineux: 231 pages contre 134 pour la première version, près de 800 exigences-types
La testabilité des exigences : vers la certification
La prise en compte du contexte national: le chapitre 0
Sur le fond
Quelques possibilités supplémentaires par rapport au plan de classement
Davantage de types de documents
Une plus grande modularité
Principes éditoriaux
13 chapitres
Texte introductif pour chaque fonctionnalité
Spécifications :
Obligatoires (must) : près des 2/3 des spécifications.
Recommandées (should)
Indication sur la testabilité (Oui, Non,
Partiellement)
Le périmètre couvert par MoReq 2
Les utilisateurs visés
Un archivage au sens du Records management
La mise en œuvre d’un processus de capture et d’archivage répondant aux exigences de la norme ISO 15489
Les objets traités par MoReq 2
Un outil logiciel dédié à la fonction d’archivage (plutôt qu’un outil générique)
Visant particulièrement les documents non structurés (plutôt que les données structurées)
Essentiellement tourné vers l’archivage des documents électroniques, mais peut aussi gérer les documents physiques
Tous les records d’une organisation :
Produits en interne ou provenant de sources d’acquisition externes
Quel que soit le format et le codage
- sorties d’applications telles que les suites bureautiques, message électronique, bases de données, formats PDF, scans, audio et vidéo, pages web…
Par rapport à MoReq 1 : prise en compte des e-mails (et pièces jointes), des documents composites
Les concepts-clés : le système d’archivage électronique (SAE)
Dans une acception stricte, application pour la gestion des documents électroniques, mais pouvant être utilisée pour d’autres besoins, notamment :
La gestion des archives physiques
L’interfaçage avec d’autres applications métier, ce qui permet d’en acquérir les documents :
La messagerie électronique
Le fax
La numérisation
Un logiciel de CMS…
Récupérer des documents d’application métier
Mais aussi laisser des applications consulter les documents du SAE
Les concepts-clés : le plan de classement
Plan de classement des activités (et non selon les contenus documentaires)
Hiérarchique, avec les niveaux suivants :
série (elle-même subdivisée au besoin en sous-séries),
dossier,
sous-dossier,
volume,
document,
composant, extrait ;
Rattachement très souple des documents : possibilité de lier directement à la série contrairement à MoReq 1
Codification du plan de classement
…
Les codes de classement
Politiques et procédures
Codes de classement
Plan de classement
Plannification et reporting
Stratégie
Continuité d'activité
Direction générale
Plannification
Reprise après sinistre Légende: Xxxx Titre de série
nnn Code de classement
Etc.
Procédures internes
Gestion de la qualité
Etc. Etc. Etc.
001 002
001 002 001 002
001
002
003
Les concepts-clés : la capture et la déclaration
Mettre en sécurité dans un système informatique
La procédure de capture se décompose selon
MoReq2 en :
Classement
Enregistrement (affectation d’un identifiant unique au document)
Ajout de métadonnées (et initialisation du cycle de vie)
La fixation des données du document archivé
Les concepts-clés : les règles de conservation / destruction
Un contrôle assez fin des règles
Un identifiant unique et un titre unique pour chaque règle
Une règle consiste en : une durée de conservation ; un évènement déclencheur ; un sort final ; une référence réglementaire
Possibilité de gérer plusieurs règles sur une même entité ; gestion de règles contradictoires
Traçabilité des opérations
Gel de destruction : autre nouveauté de MoReq2
Les concepts-clés : la sécurité
Profils, droits et restrictions d’accès
Niveaux de sécurité appliqués aux documents
Sauvegarde et restauration ; documents vitaux
Traçabilité des accès
Les exigences non fonctionnelles
Convivialité et ergonomie
Réactivité, temps de réponse et disponibilité
Pérennité du système
Normes techniques (format des dates, codage, choix de solutions ouvertes…)
Les exigences sur les métadonnées
Un modèle de métadonnées assez complet, 157 métadonnées pour :
le plan de classement
les séries, dossiers, sous-dossiers, volumes et documents
les règles de conservation/destruction
les composants,
les métadonnées témoins (après destruction)
les types de documents archivés
les extraits
les acteurs
Les entités/acteurs
MoReq et l’OAIS
Des terminologies différentes pour des objets documentés comparables
OAIS : Objet (« données ») + Information de représentation = Contenu d’information
MoReq : Série/Dossier/Document (document composite) + métadonnées = Document archivé
MoReq et l’OAIS
MoReq en amont de l’OAIS
Avant la mise en archives, définition des exigences fonctionnelles
L’OAIS en relais de MoReq2
L’obsolescence technologique et la pérennisation sont abordées dans les exigences non fonctionnelles de MoReq
MoReq à la rencontre de l’OAIS ?
Objectifs distincts
Public (utilisateurs) différents
Modèles proches
Technologies convergentes
Clients communs
Utilisation de MoReq2
Bâtir un système d’archivage électronique
choix de spécifications pour l’écriture d’un cahier des charges
permettre à un développeur d’élaborer un produit conforme
Tester les capacités d’un logiciel déjà existant
Principes et exigences fonctionnelles pour l’archivage électronique
Publiés en juillet 2008 par ICA :
Importance d’un bon logiciel d’archivage (inclut plus fortement que MoReq l’archivage mixte, papier et électronique)
Autres normes d’archivage électronique
DoD 5015.2-SDT (Design criteria standard for electronic records management software applications) [Etats-Unis]
NOARK 4 (NOrsk ARKivsystem), [Norvège]
DOMEA (document management and electronic archives) [Allemagne]
Le Records management et les « normes archivistiques »
Les normes de l’ICA
ISAD(G) : Norme générale et internationale de description archivistique, (1994, 2000)
ISAAR(CPF) : Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles (1996, 2004)
ISDF : Norme internationale pour la description des fonctions (2008)
ISDIAH : Norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives (2008)
Les métadonnées
Les normes de l’ICA ont un recouvrement important avec les métadonnées du RM, même si celles-ci sont plus larges
14 éléments sur 26 communs d’ISAD(G) avec ISO 15489, 2-3 autres proches
Sur les 6 éléments définis comme essentiels par ISAD(G), 5 se retrouvent dans l’ISO 15489
Les 4 métadonnées minimales de l ’ISO 15489 ont leur équivalent dans ISAD(G)
Les entités
records (« documents d’archives » dans ISAD(G))
acteurs (« entités », collectivités, personnes ou familles, impliquées dans la production, la gestion ou la conservation des archives dans ISAAR(CPF) et ISDIAH),
missions et activités (« fonctions » dans ISDF)
Les normes du Records management en France
Une sensibilisation au RM en progression
Travaux de la CG46/CN11 de l’AFNOR (projet de révision de la norme 15489 traduction française de l’ISO 23081, première partie)
Appropriation progressive du concept par les institutions (DAF) et les associations professionnelles
AAF - ADBS, Comprendre et pratiquer le records
management- analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises (2005)
Norme AFNOR NF Z 42-013
énonce un ensemble de spécifications de l'AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d'en assurer la conservation et l'intégrité
Le RM et la Direction des
Archives de France
Circulaires, études et notes d’information de la DAF sur la gestion des archives courantes et intermédiaires et l’archivage électronique dans le secteur public
Audit transversal sur l’archivage dans les ministères, DGME (2007)
L'archivage numérique à long terme – Les débuts de la maturité ? (2009)
Standard d'échange de données pour l'archivage (SEDA)
Modélisation des transactions entre acteurs dans le cadre de l'archivage de données
Précise les types, l'ordre et la forme des messages échangés
Définit les métadonnées pour la description des archives
Hors du périmètre : la gestion et le stockage des objets transférés
Bibliographie / webographie
Normes RM
ISO 15489-1 Information et documentation « Records management », Partie 1 : Principes directeurs, 2001.
ISO/TR 15489-2 Information et documentation « Records management », Partie 2 : Guide pratique, 2001.
ISO/TS 23081-1 Information et documentation --
Processus de « Records management » -- Métadonnées pour les documents -- Partie 1: Principes, 2004
ISO/PDTR 26122 Information and documentation “Work Process Analysis for Records”, 2007
Circulaires de la DAF sur le Records management
Note d'information DITN/RES/2007/006 du 23 juillet 2007. Records management et gestion des archives courantes et intermédiaires dans le secteur public
Note d’information DITN/RES/2007/005 du 23 juillet 2007. Audit archivage dans les ministères
Circulaires AD/2002/2 et AD/2002/3 du 29 mai 2002 présentant les normes en matière de traitement d'archives
