Cours management : Gestion projet
Qu’est-ce qu’un projet ?
Définition AFNOR/AFITEP
« Processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences, incluant les contraintes de délais, de coûts et de ressources »
Qu’attendre du projet ?
Objet du projet
– définition fonctionnelle : « à quoi ça sert »
But du projet
– pourquoi le lance - t - on ?
Effets du projet
– directs
– Retombées
Identification du périmètre
– qui le veut
– pourquoi?
– qui utilise l’outil, le produit, le service?
– à qui cela profitera - t - il?
Objectifs poursuivis par les projets
Maîtrise des coûts
Maîtrise des délais
Assurance de la qualité du produit à livrer
Objectifs poursuivis par les projets
la gestion de la production est celle qui permet d'atteindre globalement l'objectif ou du moins de s'en rapprocher régulièrement : elle consiste en organisation, en direction de travaux et en contrôle (suivi)
la gestion des ressources est la gestion des moyens humains (choix de l'équipe, affectation de personnel, coordination), matériels (choix, acquisition, location), et financiers (gestion du budget, coûts d'utilisation des ressources).
la gestion du temps doit permettre la maîtrise des délais. Bien évidemment, ces trois types de gestion sont interdépendants.
Outils pour atteindre ces objectifs:
Techniques de conduite de projet
Découpage et structuration
Planification en délais
Allocation des ressources
Estimation, évaluation
Planification budgétaire
Suivi de projet
Outils pour atteindre ces objectifs:
Management de projet
Organiser le projet (humains, ressources, méthodes de contrôle)
Outils méthodologiques: plan de projet, plan qualité
Outil de pilotage
Gestion des risques
Retour sur expérience
Position du projet dans l'entreprise
Entreprise schématisée par
– sommet stratégique
– techno-structure
– centre opérationnel
Projet situé dans le schéma
...
Maître d’ouvrage
Responsable du respect des objectifs, des délais et des coûts globaux
Assure la définition des besoins, les spécifications et exigences
Assure la recette fonctionnelle et les performances techniques
Met en place l’exploitation et gère le changement
Est en relation permanente avec le maître d'œuvre
Assure l'utilisation du produit, service
Le maître d’ouvrage :
– Personne physique (ou le plus souvent une personne morale), qui sera propriétaire de l’ouvrage. C’est le représentant du client, de l’utilisateur.
– Le maître d’ouvrage fixe:
Les objectifs,
L’enveloppe budgétaire,
Les délais souhaités pour le projet dans le cadre d’un contrat.
– C’est lui qui paie pour posséder le produit.
– C’est le client du maître d’œuvre.
Maître d'œuvre
Organise la réalisation
Choisit et met en œuvre la configuration technique
Réalise les fonctionnalités, fabrique les produits ou services selon les spécifications, exigences établies
Coordonne la réalisation et les ressources
Contrôle le résultat et livre le produit spécifié
Est en relation permanente avec le maître d'ouvrage
Le maître d’œuvre :
– Personne physique (ou morale) qui reçoit mission du maître d’ouvrage pour assurer la conception et le contrôle de la réalisation d’un ouvrage conformément au programme.
– Il est responsable de la réalisation opérationnelle du projet,
– Il désigne en accord avec le maître d’ouvrage un chef de projet.
Remarque:
– Dans certains domaines d’activités, le maître d’ouvrage et d’œuvre sont confondus et remplacés par un directeur de programme.
Maître d’ouvrage & Maître d’oeuvre
Le chef de projet :
– C’est le responsable du projet et le garant des résultats,
– Il dirige le projet,
– Il dispose du pouvoir et des compétences nécessaires pour décider et agir en toute indépendance conformément à la délégation d’autorité que lui a reconnu sa hiérarchie.
– C’est l’interlocuteur privilégié du client.
L’équipe projet : l’équipe opérationnelle
– Chaque équipier du projet est détaché de son service ou temporairement mis à disposition.
– Chaque équipier du projet doit connaître la structure du projet et ce que l’on attend de lui,
– Il exécute sa mission sous la responsabilité du chef de projet ou de son représentant délégué.
Les intervenants extérieurs :
– Des sous traitants et experts techniques, Ils reçoivent des commandes spécifiques de l’équipe projet,
– Des observateurs et utilisateurs de référence, ils peuvent être consultés au cours du projet (validation de document, mise en service du produit,…).
La logique de PROJET
– marque le passage d’une organisation
Traditionnelle stabilisée (fonctions métiers : vente, production,..)
À une organisation transversale basée sur le regroupement de moyens, de ressources et de compétences spécifiquement dédiées au projet.
Organisation
Fonctions
Organisation
Projet
Le projet : une structure matricielle dans l’entreprise
Le projet : une structure matricielle dans l’entreprise
Métier 1:
Commerce
Métier 2:
C.Technique
Métier 3:
Outillage
Métier 4:
Méthode
Métier 5:
Fabrication
Métier …:
….
Les projets
Les Métiers
Projet 2
Projet n
Projet 1
Ressources allouées (ou détachées) pour faire aboutir un projet
Spécificité d'un projet de système d'information
On peut distinguer au moins deux caractéristiques des projets de systèmes d'information par rapport à des projets industriels ou de travaux publics par exemple
Spécificité d'un projet de système d'information
L'objectif n'est pas toujours complètement défini au début du projet. La part d'aléas est grande et un objectif, pour être réalisé, nécessite des moyens et des délais idoines. Ceux-ci ne sont pas pré-définis de manière exacte et on est souvent conduit à des ré-ajustements, le plus souvent de l'objectif compte tenu des moyens et des délais constatés. Tout ceci est nettement contestable dans la construction d'une route ou d'un véhicule automobile
Spécificité d'un projet de système d'information
Le projet de système d'information se déroule dans une organisation dont la "stabilité" peut être remise en cause par le projet. L'interaction entre le projet et l'organisation dans laquelle il doit se développer est un facteur non négligeable qu'il n'est pas possible d'omettre
...
Pourquoi exécuter le travail par phases? (découpage temporel)
Parce que diviser, c'est régner
Permet de mettre l'accent sur les activités critiques
Permet une meilleure concentration, des qualifications appropriées
Permet de mesurer la qualité et le contenu de chaque phase
Assure une meilleure visibilité de gestion
Diminue les coûts et améliore productivité
Favorise la planification et le contrôle pas à pas
Cycle de vie du projet: approche par phase
Qu'est-ce que c'est?
– C'est la division de la totalité du travail en groupes logiques de tâches ayant un rapport les unes avec les autres, selon une organisation séquentielle
Chaque phase doit
– Avoir des entrées identifiables
– Avoir un point final
– Avoir des objectifs explicites et tangibles
– Avoir des ressources identifiables
– Être planifiable séparément
Modèle en spirale
Analyse du risque
Développement d'un prototype
Simulation et essais du prototype
Détermination des besoins à partir des résultats des essais
Validation des besoins par le comité de pilotage
Planification du cycle suivant
...
Exemples de structuration opérationnelle (activités tâches)
Structure hiérarchique (lots, sous-ensembles)
Organigramme technique OT ou (Work Break
Structure)
Démarche top-down / bottom-up
Approche concourante
Qui fait quoi, quand, comment
Qui?
– Affectation des tâches élémentaires
– Détermination des rôles et responsabilités
(OBS : Organisation Breakdown Structure)
Quoi?
– Décomposition en fonction pour atteindre l’objectif
(PBS : Product Breakdown Structure)
Comment?
– Décomposition en sous ensembles, éléments et tâches pour atteindre le produit
(WBS : Work Breakdown Structure)
...
Phases préliminaires
avant-projet
Cette phase est de la responsabilité du maître d'ouvrage. Le projet est décrit dans ses grandes lignes dans un document dont la finalité est
de s'assurer que le projet répond à des besoins réels
de communiquer sur le projet auprès des utilisateurs concernés
de susciter des réactions permettant de conforter le projet.
Phases préliminaires
Expression des besoins
L'avant-projet permet de s'assurer de la pertinence du projet. Il convient ensuite, pour le maître d'ouvrage, d'exprimer les besoins en termes de fonctionnalités. En général, cette étude donne lieu à un document qui doit être validé, non seulement par la direction de projet, mais aussi (et surtout) par les utilisateurs concernés du produit envisagé).
Phases d'études
Expression détaillée des besoins
Il s'agit de la suite logique de la phase d'expression des besoins. En effet, pour la réalisation du produit envisagé, il est nécessaire d'avoir la liste détaillée des fonctionnalités requises. Cette phase est normalement conduite par la maîtrise d'ouvrage, mais il est usuel d'y associer la maîtrise d’œuvre, dont l'intervention permettra de compléter utilement un certain nombre de "blancs" ou de "silences". Cette phase se conclut par la production d'un document.
Phases d'études
Analyse fonctionnelle
C'est un travail important de la maîtrise d’œuvre, puisqu'il s'agit de concevoir sur le plan fonctionnel, le produit à réaliser.
L'analyse fonctionnelle partira de l'expression détaillée des besoins et en déduira l'architecture du produit à réaliser. Il y a souvent confusion entre cette phase et la précédente. La phase d'expression détaillée des besoins est une liste de ces besoins, tandis que l'analyse fonctionnelle est une construction conceptuelle du produit. Les résultats de l'analyse fonctionnelle sont traduit dans un cahier des charges fonctionnel, validé par la maîtrise d'ouvrage.
Phases d'études
Etude technique
Les contraintes techniques sont ici examinées par la maîtrise d’œuvre qui décrira l'architecture technique du produit, les moyens et ressources nécessaires au développement de celuici.
Dans certains cas, notamment les développements multimédias, une maquette doit permettre de vérifier que le produit à développer convient bien au commanditaire. Les résultats de l'étude technique sont consignés dans un cahier des charges techniques, quelquefois appelé cahier des clauses techniques particulières qui, également, à valider par la maîtrise d'ouvrage.
Phases de réalisation
Lancement du projet
Cette phase consiste notamment à un ajustement des prévisions de charges et de planning produites dans les étapes précédentes. Une planification précise peut maintenant être effectuée puisque toutes les données du problème sont (supposées) connues. Un accord entre maîtrise d'ouvrage et maîtrise d’œuvre sur cette planification est nécessaire.
Par ailleurs, une communication sur le projet auprès des utilisateurs proches ou lointains du futur produit n'est pas à négliger.
Phases de réalisation
Développement
C'est une phase dense pour la maîtrise d’œuvre qui doit vérifier que la planification prévue est strictement suivie, mais qui doit aussi parer aux aléas inévitables : maladies, congés des développeurs, pannes de ressources, déménagements de locaux, coupures de réseaux, etc.... Ces aléas sont courants (bien plus que l'on croit) et ils doivent être pris en compte dans l'analyse des risques.
La phase de développement doit prévoir
une relation permanente avec la maîtrise d'ouvrage (pas d'effet "tunnel") pour l'informer de l'avancement des travaux
une mise en œuvre de la documentation relative au projet
Phases de réalisation
Recette
La recette est la livraison du produit par la maîtrise d’œuvre à la maîtrise d'ouvrage. Elle implique des tests de conformité, de fonctionnement, éventuellement de qualité. La recette doit donc se préparer, de la part de la maîtrise d'ouvrage, bien sûr, mais aussi de la maîtrise d’œuvre qui doit vérifier elle-même le travail accompli avant livraison (pas seulement que tout fonctionne, mais aussi les temps de réponse). En fait, la recette se prépare dès le début du projet et un référentiel "recette" peut faire l'objet d'un accord entre la maîtrise d’œuvre et la maîtrise d'ouvrage.
Phases poste production
Mise en œuvre
Appelée quelquefois phase de mise ne production, la phase de mise en œuvre consiste en l'installation dans les locaux et sur les matériels du commanditaire du produit logiciel développé. La phase comprend également généralement la formation des utilisateurs finaux.
Phases poste production
Maintenance
Cette phase recouvre toutes les mesures à prendre pour que l'application installée continue à fonctionner et puisse évoluer.
Cette phase peut faire l'objet d'un contrat de prestation complémentaire avec la maîtrise d’œuvre.
Par ailleurs, cette dernière se doit de conserver la documentation du projet : documents fonctionnels et documents techniques, non seulement en cas d'intervention ultérieure sur le produit mais aussi dans un but de capitalisation des connaissances (mémoire de l'entreprise). découpage temporel de Merise
En l'occurrence, pour Merise, les étapes sont :
le schéma directeur
l'étude préalable
l'étude détaillée
la réalisation
la mise en œuvre
la maintenance
Ces étapes considèrent que le problème à résoudre doit être préalablement examiné de manière globale, puis après découpage du sujet traité en domaines et sous-domaines, on procède à des analyses plus fines.
...
Exercice d’application :
« Préparer un petit déjeuné »
Idée : Préparer le petit déjeuné
Objectifs : Préparer un petit déjeuné dans un délai le plus court et comprenant des éléments précis (café, lait, pain, beurre ….)
Utilisation des méthode : PBS-WBS-OBS
Product Breakdown Structure définir les constituants du produit (petit déjeuné) « les sousensembles et sous-éléments »
Café chaud
Lait chaud
Pain grillé
Sucre
Beurre
Tasses + cuillères + assiette
La totalité des éléments posés sur une table
...
Les méthodes du contrôle de gestion
Gestion budgétaire
Coût cible
…
ESTIMATION DES CHARGES
Charge et durée
– Notions de base
La CHARGE représente une quantité de travail nécessaire, indépendamment du nombre de personnes.
– Elle permet d ’obtenir un coût prévisionnel.
– Elle s ’exprime en mois/homme.
– Elle aide à définir la taille d ’un projet.
Projet < 6 m/H => très petit
Projet > 100 m/H => très grand (année/homme).
ESTIMATION DES CHARGES
Charge et durée
– Notions de base
La DURÉE est le temps consommé par le projet.
Elle dépend du nombre de personnes, mais l ’évaluation n ’est pas isotrope
– (100 personnes pendant un mois ne sont pas équivalentes à 1 personne pendant 100 mois)
Les besoins en estimation
Au niveau du projet global
Au niveau de l ’étape
– Ordre de grandeur : semaine/homme
– Ajuster le découpage
– Sous-traiter
– Prévoir des délais pour planifier l ’ordonnancement des étapes
Les besoins en estimation
Au niveau de la phase
– Faire une planification précise
– Annoncer un calendrier de remise des différents résultats intermédiaires
– Prévoir et effectuer un suivi, pour surveiller les écarts
– Prévoir l’affectation des ressources
Les besoins en estimation
Au niveau de la tâche
– Affectation des ressources individuelles
– Planification au niveau le plus fin
Visibilité croissante du projet vers la tâche
Utilisation de techniques différentes selon le niveau de granularité
LES MÉTHODES D ’ESTIMATION
Loi de Parkinson : « le travail se dilate jusqu ’à remplir le temps disponible »
« méthode du marché »: la charge correspond au prix à proposer pour
remporter l ’appel d ’offre.
Les vraies méthodes :
– Delphi, Répartition proportionnelle , Cocomo
LES MÉTHODES D ’ESTIMATION
Schéma général
– Construire une BC rassemblant l ’expertise des projets antérieurs
– Faire une estimation de la taille du projet à l ’aide d ’une unité de mesure
– Ajuster la taille ou la charge brute en fonction des spécificités du projet
– Répartir la charge entre les différentes étapes
La méthode DELPHI
Elaborée en 1948 par la Rand Corporation
Fondée sur le jugement d ’experts
Consiste à rechercher des analogies avec des projets antérieurs.
Repose sur un raffinement successif de jugements porté par plusieurs experts jusqu’à l’obtention d ’une convergence.
La méthode de répartition proportionnelle
S ’appuie sur le découpage temporel classique
Trois types d ’utilisation
Estimation globale du projet que l ’on cherche à répartir dans le temps : descendante
Evaluation d ’une des étapes au moyen d ’une autre méthode, et on veut généraliser : ascendante
En cours de déroulement de projet, le temps consommé sur les étapes en amont redéfinit celui des étapes à venir : dynamique
La méthode de répartition proportionnelle
Ces ratios sont issus de l ’expérience
Ce sont des recommandations
Dans l ’étape ÉTUDE PRÉALABLE, on utilise une répartition proportionnelle entre phases
– Observation : 30 à 40 %
– Conception/Organisation 50 à 60 %
– Appréciation : 10 %
La méthode de répartition proportionnelle
L ’ÉTUDE DÉTAILLÉE est la plus difficile à évaluer
La charge de l ’ÉTUDE TECHNIQUE est liée à la charge de réalisation (éventuellement augmentée d ’un facteur de nouveauté)
La charge de l ’étape de RÉALISATION est liée à l ’ ETUDE DÉTAILLÉE.
– On évalue la charge de réalisation par une autre méthode et on divise par deux pour obtenir celle de l ’ED.
La méthode de répartition proportionnelle
La charge de l ’étape de MISE EN ŒUVRE
ne relève pas d ’un système standard.
– Elle est proportionnelle à la complexité des programmes écrits, et au nombre de sites.
– Le ratio appliqué sur la charge de réalisation doit être complété par les problèmes de basculement (ancien système vers nouveau)
La méthode de répartition proportionnelle
La méthode est aussi appliquée pour l ’estimation des charges complémentaires au développement de l ’application
– Tâche d ’encadrement de projet
– Recette
– Documentation utilisateur
LES MÉTHODES À MODÈLE : COCOMO .
Constructive Cost Model (COCOMO) Boehm 1981
Deux hypothèses :
– Un informaticien évalue mieux la taille du logiciel à développer que la quantité de travail nécessaire
– Il faut toujours le même effort pour écrire un nombre donné de lignes de programme, quel que soit le langage (3eme génération)
LES MÉTHODES À MODÈLE : COCOMO .
L ’unité : l ’instruction source
Le modèle permet d ’obtenir la charge de réalisation en m/H et le délai normal recommandé
Formules de calcul :
Charge en mois*Homme = a (Kisl)b
– Kisl = kilo instruction source testée
Durée normale en mois = c(charge)d
LES MÉTHODES À MODÈLE : COCOMO .
Les paramètres a, b, c et d dépendent de la catégorie du projet. Soit l la taille du logiciel.
– Projet simple si l< 50 Kisl, spécifications stables, petite équipe.
– Projet moyen si 300 Kisl >l > =50 Kisl, spécifications stables, petite équipe.
– Projet complexe si l >300 Kisl, grande équipe.
...
Planification du projet
La planification d'un projet consiste à prévoir l'ordonnancement des opérations sur le plan des délais et sur le plan de l'utilisation des ressources. Il convient dans un premier temps de mesurer le "poids" d'un projet en terme de charges et donc de durée ; dans un second temps, il s'agit d'optimiser la succession des tâches et aboutir ainsi à un calendrier des opérations.
Enfin, dans le développement du projet, il faut effectuer régulièrement des contrôles de suivi et éventuellement apporter des modifications au calendrier.
Méthode PERT
La méthode PERT (Program Evaluation and
Review Technique) utilise une représentation en graphe pour déterminer la durée minimum d'un projet connaissant la durée de chaque tâche et les contraintes d'enchaînement. Elle est complétée par l'établissement du diagramme de Gantt que l'on étudiera plus loin
