Guide de formation en management d’equipe

Guide de formation en management d’équipe

Les entreprises évoluent, les équipes et le management aussi

L’heure est au changement, tant pour les entreprises que pour leurs managers et leurs collaborateurs. Depuis un certain nombre d’années, les évolutions tant sociales, économiques, politiques que techniques bousculent la stabilité des entreprises et des individus.

Il n’est pas nécessaire d’être un économiste brillant pour constater que l’environnement des entreprises ne cesse de changer : la succession de crises, la multiplication des attentats, la montée du chômage dans les différents pays de l’Union européenne (c’est le cas actuellement entre autres pour la Grèce, l’Espagne et le Portugal), les changements dans la consommation des biens et des services, la globalisation de l’économie et son lot de délocalisations… Ces événements nous montrent à quel point nous vivons dans un monde changeant et incertain, souvent appelé pour ces raisons V.U.C.A. world. Ce monde tel que défini requiert de votre part le développement de compétences et de connaissances qui vous permettent de :

· créer une vision du monde qui a du sens pour vous et pour les collaborateurs de votre équipe

· savoir ce que vous voulez devenir et où aller en tout temps, tout en étant ouvert à de multiples façons d'y arriver : votre flexibilité en toutes circonstances

· oser sortir des sentiers battus en recherchant des solutions créatives : votre capacité d’innovation pour sortir des impasses

· pratiquer sans modération la capacité à vous adapter et à rebondir face à n’importe quelle situation : votre résilience.

Ce monde en constante évolution, instable et incertain, représente un véritable défi pour toutes les générations - actuelles et à venir - et pour les entreprises qui sont également de plus en plus confrontées aux changements dans leurs activités quelles qu’elles soient: elles opèrent sur des marchés en constante évolution, elles développent leurs activités au niveau international, elles doivent adapter leurs activités aux besoins évolutifs de leurs clients, elles changent leur structure organisationnelle, elles recrutent sans cesse de nouveaux profils professionnels, …

Même si cette dynamique peut parfois paraître surprenante, voire être perçue comme dévoreuse de temps et d’énergie pour chacun d’entre vous, elle n’a rien d’étonnant. Le changement fait partie de la vie et il n’y a pas de vie sans changement : une entreprise qui n’évolue pas est une entreprise qui met sa survie en difficulté, voire l’hypothèque ; il en est de même pour les individus. Les entreprises ont besoin d’adapter non seulement leur fonctionnement aux nouvelles donnes de leur marché, mais aussi le contenu du travail et les compétences attendues de tous leurs collaborateurs, y compris celles de leur ligne hiérarchique. Dès lors, la capacité des organisations à identifier les changements et à développer en interne les talents de l’ensemble de leurs collaborateurs devient plus que jamais un avantage compétitif et l’assurance d’offrir à leurs clients une qualité élevée dans leur prestation de service en adéquation avec leurs attentes et besoins.

Face à tous ces changements, vous, en tant que responsable de service ou manager, quel que soit votre niveau hiérarchique, devez également évoluer et faire évoluer les collaborateurs de votre équipe. Vous ne gérez plus une équipe, un service, comme vos prédécesseurs ont pu le faire il y a quelques années, voire le siècle passé. Il n’y a pas que le contexte qui change, les personnalités des collaborateurs de votre équipe évoluent également : les façons de travailler et de communiquer, les modes d’organisation du travail mutent également fortement, sans aucun doute sous l’impact des technologies qui occupent un terrain de plus en plus important dans tous les domaines de la vie. Dans votre vie professionnelle : pouvez-vous aujourd’hui vous passer d’un ordinateur et d’une connexion Internet pour travailler? N’avez-vous jamais perdu du temps au travail lorsqu’il y a un souci avec le réseau informatique à l’intérieur de votre entreprise ?

Dans votre vie sociale : combien de temps consacrez-vous par jour à communiquer via les réseaux sociaux ? A quelle fréquence réservez-vous vos vacances via Internet et utilisez-vous les services d’e-banking pour réaliser vos paiements à distance, ainsi que les services d’e-santé pour gérer votre dossier personnel à distance ? En conséquence, des changements de l’environnement économique et de l’informatisation des unités de production s’ajoutent les besoins sans cesse croissants en qualifications professionnelles de votre personnel. Les maîtres-mots qui symbolisent le mieux l’évolution attendue des compétences de vos salariés sont la polyvalence, la mobilité, la flexibilité, le développement et l’adaptation des compétences tout au long de la vie professionnelle, ainsi que l’accélération de la circulation des informations et de la vitesse d’exécution des tâches qui incombent à chacun. Et, c’est avec ces nouvelles données, à la fois changeantes et complexes, que vous devez composer et travailler au quotidien tout en motivant vos collaborateurs afin de les conduire à un niveau de performance tel que défini et souhaité par votre direction.

Enfin, la coopération, le plaisir de travailler ensemble, le respect de tous par tous, l’efficacité au travail, … n’apparaissent pas naturellement ou inévitablement quand on travaille ensemble. Votre équipe se construit petit à petit, sa cohésion se consolide au quotidien. Le travail en équipe est une donnée variable, changeante et donc évolutive dans le temps. Pour bien comprendre les différentes dimensions du travail en équipe, il vous appartient en tant que responsable d’équipe de vous doter de ressources telles que des concepts, des outils, des exemples concrets, … de vous les approprier, de les tester en situations réelles, de développer les compétences nécessaires à l’exercice de votre fonction et de cheminer pas à pas pour continuer à évoluer de manière positive grâce et à travers votre fonction en tant que responsable d’équipe. Les temps de réflexion sur vos propres pratiques, d’observation de votre environnement, d’analyse des données que vous récolterez sur base de vos observations seront vos alliés. Ce cours a l’ambition de vous aider à atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés pour exercer avec succès et performance votre fonction de responsable.

1. Mieux comprendre le fonctionnement de votre équipe

1.1. Introduction

1.1.1 Votre motivation à devenir chef d’équipe

En guise d’introduction à ce premier chapitre, nous vous invitons à réaliser un premier exercice qui porte sur votre motivation à devenir responsable d’une équipe. Cet exercice est à considérer comme :

· un premier état des lieux de vos connaissances et de vos expériences en management

· une redéfinition des motivations qui vous ont incité ou qui vous motivent à devenir responsable d’une équipe.

Nous vous invitons à créer un document spécifique pour répondre à ces questions et à enregistrer ce document dans les dossiers de votre ordinateur sous l’extension « exercice 1_autoevaluation_version 1 ».

1.1.2 Exercice : auto-évaluation de votre motivation pour devenir chef d’équipe

· Que connaissez-vous au sujet de la gestion d’équipe ?

· Quelles sont vos expériences dans le domaine du management, soit en tant que collaborateur dans une équipe, soit en tant que responsable ?

Quels seraient vos objectifs principaux pour gérer de manière efficace votre équipe ?

…

1.1.3 Pourquoi parler de votre motivation à devenir responsable d’équipe?

Tout d’abord, parce qu’il est très important que vous sachiez en tant que responsable d’équipe pourquoi vous occupez cette fonction. Si vous n’en connaissez pas les raisons, qui les connaîtra à votre place ? De plus, votre motivation à devenir responsable d’une équipe, c’est vous qui la détenez et c’est à vous qu’il appartient de l’entretenir. Nous reviendrons ultérieurement sur les différentes composantes de la motivation de tout individu, composantes qu’il vous faut connaître si vous souhaitez motiver votre équipe au quotidien afin de la mener à la performance.

Enfin, pour pouvoir motiver les membres d’une équipe et pour être en mesure de donner du sens à ce qu’ils font, il faut que vous, en tant que responsable de votre équipe :

· vous puissiez vous motiver vous-même dans vos défis quotidiens

· vous soyez en mesure de donner du sens à votre fonction, afin de pouvoir donner du sens à chaque membre de votre équipe quant à sa fonction et quant aux tâches quotidiennes qui leur incombent.

Cette attitude positive et votre capacité à vous autogérer en toute circonstance vous permettront d’asseoir votre crédibilité et votre légitimité sans contestation possible.

Si le doute s’installe peu à peu dans votre esprit à propos de votre fonction et de vos responsabilités, également au sujet de votre utilité dans votre entreprise, accueillez ce moment de doute positivement et considérez-le comme une opportunité pour faire le point sur votre fonction en tant que responsable d’équipe. Pour dépasser ces moments de doute, souvent rencontrés dans les situations complexes et changeantes au cours desquelles vous aurez parfois la perception de ne plus savoir vers quelle direction vous diriger, veillez à vous recentrer sur vos motivations initiales, sur ce qui vous a incité à devenir responsable d’équipe.

Relisez de temps en temps les réponses au premier exercice que vous avez réalisé, et comme mentionné plus haut, n’hésitez pas à modifier les réponses que vous aviez données initialement selon les consignes qui vous ont été données. Chaque fois que cela sera nécessaire, y compris dans des moments où vous pourrez vous sentir moins à l’aise dans votre fonction, et surtout grâce à cette force intérieure et cette détermination que vous aurez développées en vous recentrant sur vous-même, vous parviendrez sereinement à redonner du sens à votre fonction.

Cette démarche, que nous avons initiée avec vous en début de ce chapitre, est capitale pour votre évolution professionnelle et personnelle :

· pour vous, il en va de votre motivation et de votre crédibilité dans votre fonction en tant que responsable d’équipe ;

· pour votre équipe, c’est également vital pour la motivation de chaque membre qui la constitue.

Toutes ces informations que vous avez rédigées vous aideront à prendre conscience de votre progression tout au long de ce cours. Sans doute, les réponses que vous venez d’apporter à toutes ces questions évolueront dans le temps ; c’est tout à fait normal. N’hésitez donc pas à modifier ces réponses chaque fois que vous le jugerez nécessaire, mais veillez à enregistrer vos nouvelles réponses dans une autre version de votre document afin que vous puissiez suivre votre évolution, comme par exemple de cette façon : « exercice 1_autoevaluation_version 1 », « exercice 1_autoevaluation_version 2 ». Comme précisé plus haut, nous reviendrons sur ces premiers résultats ultérieurement.

N’oubliez pas que les entreprises évoluent tout LE temps, les managers et les collaborateurs également.

Vous allez vous rendre compte que la gestion d’une équipe est une aventure fabuleuse et très enrichissante.

1.2. Comment allez-vous gérer votre équipe ?

1.2.1 Définition et caractéristiques du travail en équipe

 Le travail en équipe comporte à la fois des avantages et des limites. En tant que responsable, il est important que vous en soyez conscient pour mener votre équipe à la performance.

Voici quelques avantages du travail en équipe qu’il vous faudra mettre en avant auprès des membres de votre équipe, afin de renforcer leur cohésion, mais surtout quand les membres de votre équipe auront des doutes sur l’efficacité du travail en équipe pour l’atteinte des objectifs collectifs :

· Bénéficier de l’expérience des autres membres de l’équipe

· Faciliter l’exécution des objectifs communs grâce à l’expertise de tous

· Enrichir les façons de faire au quotidien grâce à un échange d’informations continu entre les membres de l’équipe

· Explorer de nouvelles modalités de travail grâce aux échanges d’informations et à l’ouverture d’esprit qui animent chaque membre de votre équipe

Table des matières :

1 Mieux comprendre le fonctionnement de votre équipe

1.1 Introduction

1.1.1 Votre motivation à devenir chef d’équipe

1.1.2 Exercice : auto-évaluation de votre motivation pour devenir chef d’équipe

1.2 Comment allez-vous gérer votre équipe ?

1.2.1. Définition du travail en équipe

1.2.2. Définition de la dynamique de groupe

1.2.3. Les principales étapes de la construction d’une équipe

1.2.4. Comment définir les règles de fonctionnement d’un groupe ?

1.2.5. Les facteurs-clé pour le fonctionnement optimal d’un groupe

1.2.6. Les rôles dans une équipe selon le modèle de Belbin ®

1.2.7. Rôles axés sur la réflexion

1.2.8. Rôles axés sur l’action

1.2.9. Rôles axés sur la relation

1.2.10. Auto-diagnostic des différents rôles présents dans votre équipe

2 Vos rôles et missions en tant que chef d’équipe

2.1 Votre fonction de responsable : « entre le marteau et l’enclume »

2.1.1. Vos différents rôles en tant que responsable d’une équipe

2.1.2. Comment construire une équipe performante ?

2.1.3. Vos relations avec votre hiérarchie et les membres de votre équipe

2.2 Quel est votre style de management ou de leadership ?

2.2.1. Quelques concepts et réflexions pour vous aider à y voir plus clair

2.2.2. Etes-vous un manager ou un leader ?

2.2.3. Le leadership situationnel

2.2.4. Quel est votre cadre de référence en matière de leadership ?

2.2.5. Les différents types de leadership selon Hersey Blanchard

2.2.6. Le leadership situationnel selon Blake et Mouton

2.2.7. Cinq types de leadership

2.2.8. Etude de cas

2.2.9. Exercice : votre style de management / leadership préférentiel

2.2.10. Exercice: le diagnostic de votre équipe

2.3 Deux nouvelles approches du leadership

2.3.1. Le leadership transactionnel

2.3.2. Le leadership transformationnel

3 Comment construire une équipe performante ?

3.1 Les principaux obstacles

3.2 La mise en place d’un climat de confiance

3.2.1. Comment gagner et conserver la confiance de votre équipe ?

3.2.2. Comment articuler les stratégies individuelles et collectives des membres de votre équipe en conservant la confiance de chacun ?

3.3 Cultivez votre assertivité sans modération !

3.3.1. Caractéristiques d’un comportement assertif face aux autres comportements tels que l’agressivité ou la soumission

3.3.2. Les bénéfices que vous retirerez d’une communication assertive

3.3.3. Comment estimez-vous votre niveau d’assertivité ?

3.4 Développez une culture de la responsabilisation !

3.4.1. Quels sont les enjeux liés à la culture de la responsabilisation dans votre service ?

3.4.2. Comment responsabiliser au quotidien les membres de votre équipe ?

3.5 Le travail multidisciplinaire

3.5.1. Définition et enjeux

3.5.2. Comment développer le travail interdisciplinaire dans votre équipe ?

3.6 Les relations intergénérationnelles

3.6.1. Les changements démographiques à venir

3.6.2. Etat de situation de votre équipe

3.6.3. Les baby-boomers, générations X et Y

3.6.4. Trucs et astuces pour gérer les relations de travail entre vos collaborateurs issus de différentes générations

3.7 Comment favoriser la transmission des savoirs au sein de votre équipe ?

3.7.1. Définition d’une organisation apprenante

3.7.2. Les enjeux de la transmission des savoirs pour le développement des talents de vos collaborateurs

3.7.3. La transmission des savoirs : une opportunité de carrière pour les membres expérimentés de votre équipe

3.7.4. Les différentes modalités pour la transmission des savoirs dans votre équipe

3.7.5. Comment initier la transmission des savoirs dans votre équipe ?

3.8 Prévenir et gérer les conflits

3.8.1. Le conflit : quelques définitions

3.8.2. Les principales réactions face aux conflits

3.8.3. Trouvez votre zone de confort dans la gestion des conflits

3.8.4. Renforcez votre crédibilité en tant que responsable d’équipe

3.8.5. Repérez les comportements et les personnalités difficiles et réagissez !

3.8.6. Dépassionnez les relations entre les membres de votre équipe

3.8.7. Evitez les écueils tels que la désignation d’un bouc émissaire et les jeux psychologiques

3.8.8. Gestion des conflits dans votre équipe

3.9 Prévenir et gérer les mécanismes défensifs

3.9.1. Quels sont les principaux mécanismes défensifs que vous pourriez rencontrer dans votre équipe ?

3.9.2. Comment les mécanismes défensifs peuvent-ils se mettre en place ?

3.9.3. Quelles émotions se cachent derrière les mécanismes de défense ?

3.9.4. Comment faire face aux mécanismes défensifs dans votre équipe ?

3.10 Les apports de l’intelligence émotionnelle

3.10.1. Les enjeux pour votre équipe

3.10.2. Les différentes composantes de l’intelligence émotionnelle

3.10.3. Apprenez à mieux gérer vos propres émotions dans vos relations avec vos collaborateurs

3.10.4. L’intelligence émotionnelle dans votre pratique quotidienne

3.10.5. Votre intelligence émotionnelle et celle des membres de votre équipe

4 Développez votre influence personnelle et contribuez à la motivation de chacun

4.1 Identifiez les facteurs-clé de motivation

4.2 Evaluez et encouragez le niveau d’autonomie des membres de votre équipe

4.3 Comment gérer efficacement chacun en fonction de son niveau d’autonomie ?

4.4 Comment renforcer l’autonomie des membres de votre équipe et contrôler la qualité de leur travail ?

4.5. Devenir un acteur et un vecteur du changement au sein de votre équipe

5 Favoriser la cohésion entre les membres de votre équipe

5.1 Les enjeux de la cohésion entre les membres de votre équipe

5.2 Favorisez l’intégration des nouveaux collaborateurs

5.2.1. Mettre en place une procédure d’accueil des nouveaux collaborateurs

5.2.2. Faire le suivi de leur période d’intégration

5.2.3 L’encadrement des collaborateurs plus anciens dans votre service

5.3 Comment gérer le turn-over dans votre équipe ?

5.3.1. Etre conscient de l’impact négatif du turn-over

5.3.2. Observer et analyser les éléments factuels expliquant le turn-over dans votre équipe

5.3.3. Clôturer une relation de travail par un entretien de sortie en veillant à la réputation de votre entreprise et de votre service

5.3.4. Entretenir un climat positif dans votre équipe

5.4 Mener un entretien avec les membres de votre équipe

5.4.1. Les types d’entretiens et leurs enjeux sur la motivation

5.4.2. Les entretiens one to one à votre initiative

5.4.3. Les entretiens one to one à l’initiative de l’un de vos collaborateurs

5.4.4. Quelques clés pour mener avec efficacité les entretiens

6 La conduite de réunions

6.1 Introduction

6.2 Quel type de réunion mettre en place ?

6.2.1 Réunions d’information

6.2.2 Réunions de créativité pour résoudre un problème

6.2.3 Réunions de prise de décision

6.2.4 Réunion d’équipe pour le suivi de l’avancée du travail

6.2.5 Les stand up meeting

6.3 Connaître et maîtriser les différentes phases d’une réunion

6.3.1 Comment préparer votre réunion ?

6.3.2 Comment bien démarrer une réunion ?

6.3.3 Animer et gérer la dynamique de groupe

6.3.4 Comment clôturer une réunion de manière efficace ?

6.3.5 Le suivi des décisions : toute l’équipe est concernée

6.4 Comment communiquer avec votre équipe pendant les réunions ?

6.4.1 Les caractéristiques d’une communication efficiente

6.4.3 L’écoute active

6.4.4 La reformulation

6.4.5 Le questionnement

6.5 Comment traiter certaines situations délicates ?

6.5.1 Le retard systématique de certains membres de votre équipe

6.5.2 Certains membres de votre équipe ne s’expriment pas pendant les réunions

6.5.3 Les membres de votre équipe ne s’écoutent plus et des digressions vous empêchent d’atteindre vos objectifs

6.6 Comment réagir face à des participants difficiles ?

7 Bibliographie