Support de cours de base sur l’indicateur de performance et le cadre de mesure du rendement

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MODULE IV

Les indicateurs de performance et cadre de mesure du rendement

LES INDICATEURS DE PERFORMANCE

Principaux éléments de la présentation

 

Résultats n Indicateurs de performance

Résultats n Indicateurs de performance

Résultats n Indicateurs de performance

 

Définition de l’indicateur

Un indicateur est une variable ayant pour objet de mesurer, de décrire ou d’apprécier totalement ou partiellement un état, une situation et/ou l’évolution d’une activité ou d’un programme  en y ajoutant qu’il doit  permettre de:

n    fixer des cibles traduisant les objectifs ;

n    mesurer les réalisations par rapport à ces cibles ;

n    comprendre et analyser ces réalisations ;

n    orienter les décisions des gestionnaires dans le but d’améliorer la performance ; n nourrir le dialogue de gestion entre les différents niveaux hiérarchiques.

n    C’est également un indice permettant d’apprécier et de mesurer un facteur spécifique au contexte et à la nature de l’objet observé. Ils sont la base de la mise en place d’un système de suivi, contrôle et évaluation d’un projet/programme.

Définition de la performance(suite)

nrésultat obtenu (remarquable) dans l’exécution d’un projet, d’une tâche, d’une action. La performance est objet de préoccupations et d’interprétations selon les acteurs, les attentes et l’angle d’analyse.

nLa performance reflète l’efficacité dans la transformation d’apports en produits, effets et impact

nL’efficacité s’intéresse au niveau d'atteinte des

résultats du projet.                           PRODUITS

nCette efficacité s’exprime en terme de délais ,de coût et qualité

INTRANTS

Indicateurs

 

Avantage de l’indicateur

1.     La planification stratégique

2.     La performance

3.     L’ajustement et la prévention des problèmes pendant la phase de réalisation

4.     La mesure du succès du projet

5.     La qualité

6.     La motivation du personnel

TYPOLOGIE DES INDICATEURS

Les indicateurs sont habituellement classés sous trois grandes catégories:

•Les indicateurs de risques,

•Les indicateurs de résultats,

•Les indicateurs d’éfficacité.

 

 

TYPOLOGIE DES INDICATEURS (suite)

 

TYPOLOGIE DES INDICATEURS (suite)

 

La performance est suivie à partir d’indicateurs de moyens, de produits (ou prestations) et de résultats.

Les indicateurs de moyens « input » et de produits « Extrant » correspondent aux dispositions opérationnelles mises en œuvre : que fait-on ? Avec quoi ? Les indicateurs de moyens décrivent le volume (unités physiques) ou le coût des moyens mis en œuvre. La disponibilité du personnel (nombre d’agronomes, d’infirmiers, de policiers, d’enseignants, d’agents de bureau), du matériel (nombre de véhicules spécialisés, de machines agricoles, d’ordinateurs, d’imprimantes)

TYPOLOGIE DES INDICATEURS (suite)

 

Les indicateurs de produits décrivent l’ensemble des productions d’une administration ou d’un service (nombre de dossiers traités, nombre de formations dispensées, nombre d’heures d’enseignement, nombre de personnes accueillies, nombre de contrôles effectués, enquêtes réalisées, textes réglementaires élaborés). On peut éventuellement affiner en distinguant les indicateurs d’activité(heures d’enseignement) etles indicateurs de produits (nombre de diplômes délivrés).

TYPOLOGIE DES INDICATEURS (suite)

 

Les indicateurs de résultats (« outcome ») se définissent par rapport aux objectifs du programme.

Deux sortes de résultats peuvent être distingués : les résultats intermédiaires qui concernent les changements directement imputables au programme, et qui correspondent à ses objectifs spécifiques (par exemple, le taux d’utilisation de la ceinture de sécurité, les vulgarisateurs formés, les associations suivies, les agriculteurs conseillés), et les résultats finaux ou d’impacts qui concernent les changements qui ne peuvent être entièrement attribuables à un seul programme : par exemple, le taux de mortalité sur la route, dont l’évolution dépend aussi d’autres programmes (amélioration du réseau routier), ou encore la production agricole en culture de rente, dont le niveau dépend de la situation climatique de l’année, sans oublier celle des exportations, influencées par le contexte économique mondial.

TYPOLOGIE DES INDICATEURS (suite et fin)

 

La combinaison des indicateurs de moyens et de produits permet d’apprécier l’efficience dans la conduite des activités (est-ce que des prestations de qualité sont fournies au moindre coût ?). C’est une mesure de la « productivité » de l’activité administrative, autrement dit du rapport entre les ressources consommées « input » et l’activité réalisée « ouput ». La comparaison des indicateurs de résultats « outcome » aux objectifs initiaux et aux résultats attendus permet d’apprécier l’efficacité de l’activité administrative.

On privilégiera le suivi des indicateurs de produits « output » et de résultats intermédiaires «outcome » qui permettent plus aisément d’identifier les mesures  visant à améliorer la performance, plutôt que le suivi d’indicateurs d’impact, dont l’évolution dépend en partie de facteurs étrangers au programme.

CARACTERISTIQUE DES INDICATEURS

 

n    Les indicateurs de performance peuvent être:

n    Quantitatifs: une valeur numérique leur est attribuée et ils sont mesurés, comme par exemple: nombre, ratio, classement, pourcentage, effectifs, taux de croissance ou de productivité; ou

n    Qualitatifs: descriptifs et basés sur le jugement ou la perception, comme par exemple: le niveau de participation, la cohésion ou la satisfaction du groupe, l’aptitude à la prise de décision ou au leadership, le changement d’attitude ou de comportement.

n    Les indicateurs qualitatifs peuvent être quantifiés.

n    Par exemple:

n    Nombre de (mesure quantitative) participants très satisfaits (jugement qualitatif) du contenu de la formation; ou

n    Pourcentage des (mesure quantitative) membres de la communauté qui signalent une augmentation des revenus (jugement qualitatif) entre les membres des différents groupes ethniques.

 

CARACTERISTIQUE DES INDICATEURS (suite)

                                                          Quantitatif                               Qualitatif

Dépenses pour les agents  Qualité de la formation des agricoles agents

Nombre d’agents sur Motivations des agents, place capacité à transmettre savoir

Niveau d’amélioration des  Satisfaction des agriculteurs techniques de production   couverts

Production et surface de   Changement dans la terre cultivable     perception de l’indépendance

alimentaire future

CARACTERISTIQUE DES INDICATEURS

 

n   La conceptualisation des indicateurs de performance est également facilitée par le recours aux critères SMARTd’une utilisation très répandue dans le monde du développement:

n   Spécifique– Qu’est-ce que le projet à l’intention de changer? Rattaché donc à un objectif

n   Mesurable– L’indicateur peut-il être évalué de manière objective et indépendante?

n   Atteignable– Est-il possible que le projet réalise l’indicateur?

n   en Rapport– L’indicateur est-il applicable au contexte et au projet?

n   limité dans le Temps– L’indicateur peut-il être réalisé pendant la durée du projet? À quelle échéance l’indicateur sera-t-il réalisé?

CARACTÉRISTIQUES DES INDICATEURS

•   En rapport avec les objectifs spécifiques et

•   Pertinent :     généraux

•   Limitée :  • Un minimum d’indicateurs significatifs pour le

•   Facile      suivi

d’utilisation :                 • Simple et Pratique, élaboré par / avec le Client. Données facilement accessibles.

•   Intermédiaire et  • Capacité d’Annoncer / de présager d’un Précurseur :  événement significatif.

•   Quantitatif :   • Évite les biais de perception et d’interprétation.

•   Comparable :      • T₀ [ ] T_n: Données de référence et Valeurs

•   Spécifique :   cibles

•   Permet de situer / cerner le problèmes, facilite le choix des actions correctrices.

Éléments de l’indicateur de performance

 

n    Temps –Quel est le délai prévu pour réaliser la cible? Exemple: D’ici octobre 2015.

n    Cible– Au cours d’une période précise, combien de participants en bénéficieront? La définition des valeurs cibles nécessite la disponibilité de données de base. Exemple: 10 000 ménages ruraux seront touchés d’ici 2015.

n    Données de base– Il est important de mentionner la comparaison avec les données de base dans les énoncés d’indicateurs lorsque, en fait, il est prévu la collecte des données de référence.

n    Dans certains cas, une mesure de référence peut être estimée à partir d’une données secondaire disponible ou de l’expérience d’un précédent travail similaire. Exemple: En plus de ce qui existe au moment de l‘étude de base ou au démarrage du projet  .Exemple : En 2010  seulement 4500 ménages ruraux étaient touchés

n    Sous-groupe de participants– Quels sous-groupes tireront profit du changement? Les sousgroupes peuvent inclure des ménages ,les groupes sociaux et les agents des institutions gouvernementales

n    Exemple: Ménages ruraux dans le ZANZAN.

Étant donné qu’une programmation réussie est soucieuse de l'équité entre les sexes, il est important de distinguer les participants au programme par sexe, le cas échéant (genre).

Éléments de l’indicateur de performance

 

n    Quantité– Quelle est la quantité ou niveau de changement souhaitée? Exemple: Utilisation accrue de l’eau ou de l’engrais.; le nombre de violations des droits de la personne, le ratio hommes-femmes dans les postes de décision au sein du gouvernement.

n    Nature– Quelle est la nature du changement fondamental prévu? Exemple: Utilisation de l’eau ou de l’engrais.

n    Qualité– Comment décririez-vous la qualité du changement souhaité? Exemple: Eau potable,

n    Par exemple:D’ici octobre 2015 (délai), 10 000 (cible) ménages ruraux supplémentaires ((référence) de la région du Zanzan (sous-groupe de participants) bénéficient de l’utilisation accrue (quantité) de l’eau (nature) potable (qualité).

Formulation des indicateurs

Ajouter la quantité (combien)

Les rendements de riz des petits exploitants augmentent de  (ou passent de x à y).

Ajouter la qualité(quel type de changement) Les rendements de riz (même qualité que la récolte 2010) des petits exploitants (possédant 3 hectares ou moins) ont augmenté de x/ha (ou sont passés de x à y).

Ajouter le délai (quand)

Les rendements de riz (même qualité que la récolte 2010) des petits exploitants (possédant 3 hectares ou moins) ont augmenté de x/ha (ou sont passés de x à y) par an à partir de la récolte 2010.

INDICATEURS ET CADRE DE RESULTATS

ParamètreIndicateurs de Sources et Moyensdu projetRésultat de Vérification

IOV en rapport avec les changements

Impact intervenus dans la qualité de vie,création d’oppotunités dans la socièté                             Sources d’informationsprivilégiées et moyens

civile, dans le comportement collectif,

spécifiques choisis pour la

                                                                    etc.                                               collecte des informations

Effets             etc.   Sources d’informationsprivilégiées et moyens

Indices objectivement vérifiables

                                                                      permettant de démontrer la quantité et spécifiques choisis pour la

                                                                       la qualité des changements      collecte des informations

recherchés

Produit           Quantité et qualité des services à                            Sources d’informationsprivilégiées et moyens

s                      fournir et /ou des biens à livrer.   spécifiques choisis pour la

collecte des informations

Intrant Nature et ampleur des ressourcesnécessaires, coûts, dates de mise en                              Sources d’informationsprivilégiées et moyens

s         œuvre prévues. Listes des ressources,budgets prévus, échéancier                                                  spécifiques choisis pour la

collecte des informations

 

•De par leur nature, les indicateurs doivent être mesurables. Ils doivent, en effet, permettre l'évaluation d'une situation pour en faciliter l'analyse et éventuellement en déduire les actions à prendre.

•Cependant, il est important de connaître le type des données (ou des variables) qui ont servi à mesurer une situation afin de pouvoir l'analyser correctement. En effet, du type de données prélevées pour la mesure dépend la signification ainsi que la fiabilité et la pertinence d'un indicateur.

Elle dépend :

•     la durée du projet

•     du niveau de risque du projet

•     des activités (nature) du projet

•     du type d’indicateurs retenus au sein du projet

•     du type de gestion établi pour le projet

•Un système d’indicateurs efficace doit être mis en place dès la phase identification. Il pourra par la suite être amélioré.

•Il doit permettre la synthèse et la visualisation de la situation d’une activité, d’un produit, du projet ou du programme sous observation. Il doit faciliter la prise de décision et susciter les actions en indiquant clairement les sources et les raisons des problèmes détectées.

1.Déterminationdeszonesdemesures(niveauxdeperformance,cadre Logique)

2.Déterminerlesciblesàatteindre(intermédiairesetfinales)

3.Recensement(listes,"Brainstorming"oucollectedesidéesetopinions, etc..)

4.Sélectiondel'indicateurselondescritèresdéterminés

5.Vérificationdelasourcedesdonnéesetdutraitementpossible

6.Testdesindicateurs(pourronsnousagir?)

7.Validationetajustement(avecpartenairesetutilisateurs)

8.Présentationetutilisation(tableaudebord,pland’action,etc.)

 

Élaborer un système d’Indicateurs c’est répondre à certaines Questions dont :

1.    Quoi mesurer ?

2.    Dans quel cadre, dans quel contexte ?

3.    Quelles sont les valeurs d’origine et les valeurs cibles ?

4.    Qui doit collecter l’information ?

5.    Quand doit-on recueillir les renseignements utiles au suivi ?

6.    Qui doit définir et suivre les indicateurs ?

7.    Quelles sont les actions appropriées à mettre en œuvre suite à l’analyse des résultats?

8.    Quelles décisions devraient être prises et par qui ?

9.    Qui doit exploiter les résultats obtenus à la lecture des indicateurs ?

10.  Existe-t-il des indicateurs types à partir desquels je peux débuter ma planification ?

11.  Puis-je utiliser des modèles existants, Etc..

 

CRITÈRES DE SÉLECTION DES INDICATEURS

•   L’indicateur permet de mesurer les résultats

•   Validité : • L’indicateur est cohérent au sein du

•   Fiabilité :     programme

•   Sensibilité : • L’indicateur est sensible aux

•   Simplicité :  changements

•   Utilité :   • L’information est facile à recueillir et à

•   Viabilité :     analyser

•   L’information est utile à la prise de décisions

•   Nous avons les moyens de recueillir cette information

•   Un groupe cible spécifié auquel s’appliquera l’indicateur

•   Des unités de mesures spécifiques à utiliser pour l’indicateur

•   Une période spécifique au cours de laquelle l’indicateur sera observé

•   Une mention de informations de références/repères à utiliser aux fins de comparaison

•   Une aire géographique spécifique à laquelle l’indicateur s’appliquera

Le cadre de rendement

Le but de la mesure continue du rendement est de suivre les progrès des projets/ programmes vers leurs résultats attendus. Les principaux indicateurs sont mesurés régulièrement et les résultats sont comparés aux attentes, afin de fournir aux gestionnaires de programme des informations utilisables pour modifier les programmes et assurer leur rendement optimal ou l'atteinte de leurs objectifs, ou signaler le besoin d'une exploration plus approfondie.

Le cadre de rendement

Afin d’assurer l’uniformité de la mesure du rendement dans l’ensemble de l’organisme, les cinq principes suivants ont été formulés pour orienter le processus :

n   1. Les résultats doivent être clairement définis.

n   2. Le système de mesure du rendement, y compris la collecte des données, devrait être simple et efficace par rapport au coût.

n   3. Le système de mesure du rendement devrait être positif et non pas punitif.

n   4. Les indicateurs de rendement devraient être simples, valables, fiables, abordables et pertinents par rapport à l’activité ou au processus mesuré.

n   5. Les indicateurs de rendement seront examinés et améliorés de façon continue. Ce n’est qu’avec l’expérience que l’on peut perfectionner et améliorer le processus.

Le cadre de rendement

n   La mesure du rendement diffère de la pratique d'évaluation traditionnelle en ce sens qu'elle est un processus continu d'autoévaluation du rendement entrepris par les partenaires d'exécution du programme ou du projet

n   Dans le contexte du suivi-évaluation, la mesure du rendement est adaptée pour répondre aux besoins d'information sur le rendement des gestionnaires de projet et de programme et des intervenants

 

Le cadre de rendement

Contenu du cadre de rendement Vertical

Le résultat escompté(long terme)

Le résultat intermédiaire (moyen terme)

Le résultat immédiat (court terme)

L’intrant

Le cadre de rendement

Horizontal L’indicateur de rendement:

L’indicateur de rendement est une unité qui précise ce qui doit être mesuré selon une échelle ou une dimension

Les indicateurs de rendement sont des moyens quantitatifs ou qualitatifs un résultat afin d’évaluer le rendement du programme

Le cadre de rendement

Horizontal Les données de base:

Elles correspondent aux conditions existentes au début du programme

Les résultats sont évalués ou mesurés par rapport à ces données de base

 

Le cadre de rendement

Horizontal La cible:

La cible précise une valeur pour  l’indicateur de rendement qui doit être atteinte à une date précise

 

Horizontal Sources de données:

La source de données sont les personnes, organisations, et publications qui peuvent fournir les données relatives à vos indicateurs de rendement;

Il faut déterminer la source de donnée pour chaque indicateur;

Il faut mettre l’accent sur les sources existantes;

Exemple: bénéficiaire, organisations partenaires, documents gouvernementaux, rapports statistiques……

 

Horizontal Méthode de collecte des données:

Elle indique comment les données relatives aux indicateurs sont recueillies

Exemples: analyse de dossier, de rapport ou autres documents, revue littéraire, sondage, entrevue, groupe de discussion, études comparatives, observation des participants…..

 

Horizontal Fréquence:

A quelle fréquence les données relatives à chaque indicateur seront recueillies?

Certains indicateurs sont régulièrement regardés comme élément de la gestion du rendement continue, alors que d’autres sont rassemblés sur une base périodique pour des évaluations à mi parcours ou finale

                                LE CADRE DE MESURE DU RENDEMENT

résultats

n   Si vous ne mesurez pas les résultats, vous ne pouvez pas faire la distinction entre succès et échec;

n   Si vous ne reconnaissez pas le succès, vous ne pouvez pas le répliquer ;

n   Si vous ne reconnaissez pas le succès, vous ne pouvez le récompenser;

n   Si vous ne distinguez pas l’échec, vous ne pouvez le corriger.

n   Si vous ne récompensez pas le succès, vous récompensez surement l’échec ;

n   Si vous ne pouvez pas montrer les résultats, vous ne pouvez avoir le soutien du public;

CONCLUSION :la loi de Pareto des 80-20

 

Nous en arrivons à la fin de la Phase 1, mais

   

… votre voyage didactique n’a fait que commencer.