Manuel de gestion des chantiers

Manuel de gestion des chantiers en détaille

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1. L’ENTREPRISE DANS SON CONTEXTE

1.1. L’ENTREPRISE

1.1.1. Structure constitutive

1.1.1.1. Généralités

L’entreprise se définit comme toute application de l’activité humaine qui con¬siste à combiner l’emploi de forces diverses pour atteindre un objectif déter¬miné. L’objectif est double :

– satisfaire le client par un produit correspondant à ses exigences ;

– dégager des profits en réalisant le produit.

L’élément déterminant de l’existence de base d’une entreprise, c’est la pré¬sence de personnes (les actionnaires de la société) dont l’objectif est d’utiliser celle-ci comme un générateur de profits, par rapport et proportionnellement aux moyens financiers qu’elles ont mis en œuvre pour la créer, la maintenir ou la développer.

Toute action engagée au nom ou pour le compte de l’entreprise doit, en con-séquence, avoir pour objectif de créer des profits. Les profits permettant, entre autres, de réaliser des investissements, eux-mêmes, en principe, devenant à leur tour générateurs de profits, on définit ainsi la croissance.

La conjoncture économique relativise le concept décrit ci-dessus : actuelle¬ment, on considère souvent pouvoir se satisfaire de ne pas perdre d’argent en travaillant. « Avant de gagner de l’argent (objectif naturel de toute entreprise), encore faut-il ne pas (ou ne plus) en perdre ». La structure, l’organisation et les outils mis en œuvre pour le traitement de ce besoin définissent le principe et l’environnement de la gestion de chantier.

1.1.1.2. Quelques définitions

Actionnaire

Personne possédant des titres représentant une fraction du capital d’une so¬ciété, et matérialisant ses droits d’associé dans cette société. La rémunération des actions est proportionnelle, à la fois, à la fraction du capital représenté et au montant des bénéfices restant à distribuer.

Capital

Ensemble des biens monétaires ou autres, possédés par une ou des personnes ou une Entreprise, et constituant un patrimoine pouvant rapporter un revenu.

Société

Contrat par lequel plusieurs personnes mettent en commun soit des biens, soit leur activité, en vue de réaliser des bénéfices qui seront ensuite partagés entre elles, ou pour profiter d’une économie. La société, c’est aussi la personne morale qui est née de ce contrat.

Entreprise

Affaire commerciale ou industrielle ; unité économique de production. C’est, en fait, l’outil créé par la société en vue d’atteindre ses objectifs.

1.1.2. Schéma organisationnel

Les trois encadrés ci-après sont censés figurer le schéma organisationnel de

l’entreprise et de la société qui la « gouverne » :

– figuration de la société ;

– figuration de l’entreprise ;

– conséquences applicatives de l’analyse du bilan.

1.1.3. L’organisation de l’entreprise

L’organisation de l’entreprise est réalisée dans ce but exclusif : la recherche et le développement d’actions tendant à accroître la productivité. Cependant, la prise en compte d’un phénomène conjoncturel de moindre activité, qui gé¬nère une plus grande concurrence et, en conséquence directe, la réduction des profits, incite les entreprises à développer des activités de survie tout autant que de profits : pour faire des profits, encore faut-il commencer par minimiser, voire maîtriser les pertes (vieux proverbe auvergnat !).

Dans les travaux publics, le chantier représente l’élément de base sur lequel re-pose toute la politique définie ci-dessus. Les actes simples et isolés que l’hom¬me y accomplit en peu de temps prennent le nom d’opérations. Le chantier, en particulier, et l’entreprise, en général, sont composés de suites d’opérations qui tendent vers un même but.

L’organisation de l’entreprise consiste d’abord à organiser et à réguler toutes les opérations qui découlent de son fonctionnement et de sa démarche vers ses objectifs. La qualité de l’entreprise sera en partie reconnue par la qualité de son organisation interne.

1.1.3.1. Méthode de base pour l’organisation dans l’entreprise

• Lister toutes les opérations ;
• Classer les opérations par activités ;
• Classer les activités par fonctions;
• Établir la chronologie des activités dans chaque fonction de l’entreprise ;
• Établir les liaisons entre les activités ;
• Établir les liaisons entre les fonctions ou « services » ;
• Établir l’organigramme fonctionnel et relationnel de l’entreprise.

1.1.3.2. Extension de la méthode

En tout domaine d’organisation et, notamment, sur les chantiers, la méthode de base ci-dessus pourra être utilisée ; les documents issus de son application correspondront cas par cas au domaine traité. Dans le domaine de l’organisation de chantier, la méthode est la suivante :

– lister les opérations ou « tâches » ;

– classer les tâches par spécialités ;

– établir la chronologie des tâches par spécialité ;

– établir les interfaces entre les tâches et les spécialités ;

– établir en conséquence le planning du chantier et

– déterminer parallèlement les moyens à mettre en œuvre pour le respecter.

1.1.4. Les fonctions de l’entreprise 1.1.4.1. Généralités

Au point de vue économique, l’entreprise est, à la fois, un groupement d’hommes et de capitaux, qui se donne pour but de produire, de transformer, d’échanger ou de faire circuler des richesses avec l’objectif de se maintenir, voire de se développer, tout en rétribuant les actionnaires qui ont choisi de placer leur capital ici plutôt qu’ailleurs.

L’exécutif de l’entreprise, c’est-à-dire l’ensemble des opérations qui condui¬sent l’affaire à son but, comporte, à la fois, l’administration des hommes qui coopèrent à l’œuvre commune, la gestion des capitaux, la transformation des matières employées et la tractation des affaires commerciales.

1.1.4.2. Les fonctions ou services

Ces activités se répartissent dans les « fonctions de l’entreprise » suivantes :

• la fonction administrative, qui est à l’affaire ce que le système nerveux est au corps humain ; c’est elle qui gouverne l’activité des autres fonctions ;
• la fonction financière et comptable, qui met en œuvre les capitaux, enregistre leurs mouvements et contrôle le résultat des opérations ;
• la fonction relationnelle, qui établit un circuit de communication entre les or-ganes des différentes fonctions ;
• la fonction technique, qui gère la main-d’œuvre, les matériels et les matières, qui définit les produits et règle les conditions de fabrication ;
• la fonction commerciale, qui met l’entreprise en relation avec le monde ex-térieur, en approvisionnant les éléments dont elle a besoin et en vendant ses services et/ou ses produits ;
• la fonction de sécurité qui protège les hommes et les organes. Ces fonctions se répartissent en deux groupes :
• les fonctions créatrices de ressources pour l’entreprise : fonctions financière, technique, commerciale et, pour une part, sécurité ;
• les fonctions non productives assurant la conservation des moyens des précé-dentes fonctions administrative, comptable et de sécurité.

1.1.5. Le contexte économique 1.1.5.1. Le marché

La création, puis le développement d’une entreprise sont nécessairement basés sur l’observation et l’analyse du marché. Le marché, c’est :

– une activité potentielle (l’aménagement du territoire, etc.) ;

– des financements pour le réaliser (budgets des collectivités, privé...) ;

– le niveau de la concurrence.

Les actionnaires prennent le risque d’engager leurs fonds lorsque les conclu¬sions de l’étude du marché présentent un créneau porteur d’activité.

1.1.5.2. Les particularités des travaux publics

La relation qui lie l’entreprise (le fournisseur) avec le client est régie par les codes des marchés qui servent de référence. Cependant, dans un milieu con-currentiel, il revient au client de faire connaître les règles selon lesquelles il effectuera le choix du fournisseur. Trois critères sont généralement pris en compte dans ce cadre :

• le délai. Dans la plupart des cas, le délai, contractuel, ne génère pas d’inci¬dence prépondérante sur le choix du fournisseur ;
• la qualité. Comment juger de la qualité d’un produit tant que celui-ci n’est pas construit ? Le client s’appuie alors sur des considérations de notoriété, de références, d’expérience, de qualification, de potentiel. Il est rassuré par l’obligation qui est faite aux entreprises de construire en suivant des règles, mais aussi, actuellement et de plus en plus, par le choix de celles-ci de constituer leur organisation par référence au modèle constitué par les normes de la série ISO 9000 ;
• le prix. C’est l’élément prépondérant.

Pour s’adapter à cette situation, les entreprises doivent faire face à deux diffi-cultés :

– Comment donner un prix pour un produit qui n’existe pas ?

– Comment rendre ce prix compétitif ?

Contrairement à l’industrie, où l’on maîtrise parfaitement le coût des produits avant de les sortir sur le marché, les entreprises de travaux publics doivent déterminer le prix de vente de l’ouvrage à exécuter avant sa réalisation, donc sans pouvoir bénéficier, par exemple, d’une expérience acquise sur un prototy¬pe qui lui permettrait de mieux cerner les conditions d’exécution, les coûts, et, en conséquence, les prix. Ce qui tient lieu de prototype, c’est toute l’expérience antérieure de l’entreprise, acquise sur des chantiers précédents, à condition qu’elle soit relevée, mémorisée et rendue utilisable. D’où une organisation adéquate.

La maîtrise des prix de revient assure les références de calcul des futurs prix de ventes et, par là même, la compétitivité de l’entreprise. Le prix de revient, d’une part, et les paramètres commerciaux particuliers à une affaire, d’autre part, dé-terminent la proposition de l’entreprise. Il s’agit de « jouer ni trop haut, ni trop bas, mais de jouer juste » :

– jouer trop haut, elle ne sera pas retenue car trop chère par rapport à la con-currence ;

– jouer trop bas, elle sera peut-être retenue parce que la moins chère, mais elle risque une perte d’exploitation due à la sous-estimation de ses dépenses pour ce chantier ;

– dans les deux cas, elle n’atteint pas ses objectifs et, pire même, elle est en péril.

1.1.5.3. Conséquences organisationnelles

Les progrès des techniques, la mécanisation des chantiers inhérente à l’évolu¬tion des matériels, à la multiplication des engins et à l’amélioration constante de leurs performances, le renouvellement des méthodes de travail qui en est résulté, le volume de travaux et la concurrence de plus en plus serrée... obli¬gent les entreprises à mettre en œuvre une organisation de plus en plus élabo¬rée, pour répondre aux impératifs de prix, de qualité et de délai.

Dans le contexte économique, décrit précédemment, l’entreprise, pour espé¬rer atteindre ses objectifs, doit organiser son activité, aussi bien administrative que productive, de manière à en maîtriser les coûts. Ceux-ci, composants es¬sentiels des prix de ventes des produits, conditionnent sa compétitivité sur le marché concurrentiel.

L’organisation consiste à rechercher constamment la meilleure façon d’utili¬ser rationnellement les ressources mises en œuvre pour réaliser une tâche : les personnels, les matériels, le personnel en fonction des matériels, les fournitu¬res. Pour cela, il convient de :

• définir avec précision les méthodes d’exécution, les modes opératoires, per-mettant la mise en pratique de techniques en progression constante dans le sens d’un haut rendement ;
• arrêter en quantité et en qualité les différentes ressources à mettre en œuvre (personnels, matériels) ;
• répartir et coordonner les tâches :

– par la décomposition et l’ordonnancement d’opérations élémentaires, – par la recherche de toute opération à caractère répétitif et l’étude de cy¬cles de travaux que l’on étudiera une seule fois, mais qui apporteront intrin¬sèquement la possibilité de contrôler donc de corriger, et en conséquence d’évoluer.

C’est, en fait, un problème d’efficacité et d’économie, termes qui définissent la productivité.

1.1.5.4. La planification

La mise en œuvre des principes ci-dessus définit les règles de la planification des travaux, dont le principal objectif est de permettre à l’entreprise d’assumer les tâches qui caractérisent l’accomplissement de toute action :

• prévoir : établir les programmes d’actions et les situer dans le temps ;
• organiser : mettre en place les moyens propres à la réalisation des prévi¬sions ;
• commander : déclencher l’exécution des différentes phases de réalisation des travaux, et évaluer toutes les répercussions que peut entraîner leur enchaî¬nement ;
• coordonner : relier entre elles les différentes phases de réalisation des tra¬vaux ;
• contrôler : vérifier que la réalisation des travaux est conforme aux prévisions et prendre les mesures nécessaires pour corriger les écarts.

1.2. LES PHASES PRÉALABLES À L’OUVERTURE D’UN CHANTIER

1.2.1. Généralités

La conjoncture et ses conséquences (voir paragraphe précédent) imposent aux entreprises de parcourir en deux étapes principales l’espace situé entre la décision de répondre à une affaire et le début du chantier correspondant : – l’étude initiale ;

– la préparation du chantier.

1.2.2. Étude initiale - Objectif : avoir le marché 1.2.2.1. Provenance d’une affaire

• Appel d’offre traditionnel par voie de presse ou consultation ;
• Négociation commerciale sur marché de gré à gré ;
• Montage d’affaire (plus courant dans l’immobilier que dans les T.P.) ;
• Baux d’entretien pour des collectivités locales...

1.2.2.2. Le choix du fournisseur

Le règlement du marché définit les critères de choix du fournisseur. Le prix de l’ouvrage est un des éléments prépondérant de ce choix, l’étude de prix prend ainsi sa juste valeur.

1.2.2.3. L’étude de prix : le concept de base Le concept de base :

Prix de vente = Prix de revient + Marge

L’application du concept de base devrait logiquement engager la personne chargée de l’étude de prix à déterminer le véritable prix de revient total du projet. Il devrait tout d’abord définir l’ensemble des ressources à mettre en œuvre pour réaliser l’ouvrage à construire, et la durée de leur utilisation. Cela reviendrait, pour lui, à établir un planning détaillé et un budget des dépenses prévisionnelles correspondantes, pour chaque affaire à l’étude.

Dans le contexte économique actuel de concurrence serrée, les entreprises ré-pondent à plus de dix appels d’offres ou autres devis pour obtenir un marché. L’application du concept de base génère une masse de travail d’étude impor¬tante et onéreuse, en regard du « déchet » occasionné.

Il a fallu, en conséquence, imaginer et développer des méthodes d’études de prix permettant, le plus rapidement possible, (donc en minimisant les dépen¬ses), d’estimer rigoureusement les prix à remettre.

Ces méthodes sont fondées sur l’établissement de sous-détails alimentés en termes de rendements et de ressources par l’expérience acquise, le bon sens, et aussi, quelquefois, un peu de chance. Des coefficients purement stratégiques sont adjoints aux éléments techniques pour compléter les bases de l’offre.

L’engagement financier qui résulte d’un marché « gagné » démontre la néces-saire qualité et la justesse de vue que ces méthodes doivent intégrer. Ne pas les appliquer pourrait en effet faire courir un gros risque à l’entreprise, celui de ne pas atteindre ses objectifs de profits. Ce risque pourrait apparaître dans les deux cas décrits au paragraphe précédent :

– soit en traitant trop bas et en perdant de l’argent en travaillant ;

– soit en traitant trop haut et en « ratant » l’affaire en conséquence.

1.2.2.4. L’étude de prix : la méthodologie

La méthode à mettre en œuvre doit intégrer les phénomènes contradictoires suivants :

D Opposition entre le coût du temps passé à l’étude et le risque de déchet : on pourrait avoir la tentation de bâcler l’étude pour en minimiser le coût...

Conséquence opérationnelle : la méthode doit être rapide et précise

• rapidité = décomposition par unité d’article au lieu d’un traitement global ;
• précision = utilisation de l’expérience acquise : – en terme de rendements techniques, – en terme de coefficients.

D Opposition entre la présentation issue du calcul du prix de revient global, et la présentation imposée dans les pièces du marché : le premier est le résultat de l’addition des coûts de ressources et de l’application du concept de base, le second est le résultat de l’addition des ventes.

Conséquence opérationnelle : application du concept de base au niveau de l’établissement des prix unitaires

• calcul du prix unitaire de vente par article de bordereau ;
• application de la quantité du métré au prix unitaire calculé correspondant ;
• somme des montants d’article.

1.2.2.5. L’application

Le paragraphe 3.2, « L’étude de prix », détaille les composants et les mécanis¬mes de l’étude de prix.

1.2.3. Étude analytique préparatoire du chantier 1.2.3.1. Principe

À la suite de l’étude, l’entreprise ayant été retenue sur ses critères qualitatifs et financiers pour la réalisation de l’ouvrage, il lui reste encore à préparer avec précision le déroulement du chantier, quant aux moyens à mettre à la disposi¬tion, pour respecter la qualité, le prix et le délai.

La préparation d’un chantier a pour but, entre autres, de faciliter la commu¬nication des ordres d’exécution, d’harmoniser la régulation des tâches et de contrôler leur bonne exécution, selon les critères de qualité qui régissent toute la politique de survie de l’entreprise.

La décomposition du travail par unité de ressource de production doit permet¬tre à l’encadrement du chantier une distribution rationnelle des tâches et, par conséquence, un contrôle efficace de leur exécution :

« Bien décomposer le travail, afin de... bien le distribuer, de manière à... bien le contrôler ».

Pour ce travail de préparation, il ne s’agit pas de tout réinventer en ignorant to-talement les principes qui ont permis de prendre l’affaire. Il s’agit de compléter les éléments de l’étude, en se rapprochant au plus près des conditions réelles de la réalisation de l’ouvrage, et d’apporter des compléments d’informations, liés à :

– une modification stratégique ;

– des disponibilités de ressources différentes de celles qui étaient prévues ; – de nouvelles négociations sur les conditions des fournitures ;

– une vue plus pointue de l’organisation.

Il est clair que les supports de l’étude doivent être communiqués aux res-ponsables des travaux, et qu’en retour les responsables des travaux doivent remonter les informations d’acquisitions d’expériences jusqu’aux études. Ces deux parties essentielles de l’entreprise sont condamnées à travailler ensem¬ble.

1.2.3.2. Rappel de définitions

Tâche

Une tâche est une opération élémentaire répertoriée, qu’il n’est pas possible (ou souhaitable) de décomposer davantage. C’est une opération de type « mo-léculaire ».

Le suivi de chantier s’attache à rapporter tous les éléments facteurs de coûts, imputables à une tâche, de manière à permettre par une analyse appropriée et par une extrapolation circonstanciée, une exploitation ultérieure de l’expé¬rience acquise pour la mise en œuvre de cette tâche dans d’autres situations.

Phase

Une phase est un ensemble de tâches considérées sommairement comme un tout, qui a lieu à peu près au même moment, à peu près au même endroit, et qui est regroupé par affinités des moyens utilisés. On utilise en planification le terme de tâche récapitulative pour qualifier une phase.

Cycle

Un cycle est une phase à caractère répétitif dans la construction du même ouvrage. Dans la préparation du chantier, on systématise la recherche des cycles :

– une seule étude ;

– application au planning comme un tout (phase) ;

– déroulement perfectible dans le sens de la productivité.

1.2.3.3. Notion de criticité

On parle de tâche, de phase ou de cycle critique dans la pratique de la planifi-cation des travaux :

• Tâche critique. Tâche qui, prolongée ou retardée, peut retarder la date de fin d’un projet. Cela se présente souvent comme une tâche de durée n jours, dont la réalisation est impérativement prévue dans une période de n jours. Exem¬ple : une tâche de 4 jours, qui doit commencer impérativement le 10 et finir avant le 15.
• Tâche non critique. Tâche qui, prolongée ou retardée, n’affecte pas la date de fin du projet.

1.2.3.4. La préparation du chantier

Le principe de l’organisation du travail de production réside dans la détermi¬nation rigoureuse des besoins nécessités par la construction de l’ouvrage, et des moyens à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs. La préparation du chantier consiste en :

– déterminer les « besoins » nécessaires pour atteindre les objectifs contrac¬tuels et internes ;

– faire l’état des moyens disponibles ;

– choisir les moyens à mettre à la disposition ;

– établir le planning prévisionnel détaillé des tâches et des moyens ;

– établir le budget prévisionnel du chantier.

Cette étude est menée directement par les responsables de l’encadrement du chantier :

– le conducteur de travaux, en liaison avec le bureau d’études techniques, le bureau des méthodes, le service d’études de prix ;

– le chef de chantier, pressenti pour cette affaire, lui-même en relation avec le conducteur de travaux.

Les techniques spécifiques d’étude de prix et de préparation de chantier sont développées dans le chapitre 3 « L’amont du chantier ».

1.3. LES SPÉCIFICITÉS ÉCONOMIQUES DES CHANTIERS DE TRAVAUX PUBLICS

Aucune réglementation, voire même, aucune norme n’étaye les techniques de gestion. Il est par conséquent nécessaire, pour le moins, d’adopter un lan¬gage qui soit reconnu par tous les utilisateurs : les mêmes mots doivent avoir la même signification pour tout le monde, faute de quoi aucune méthode ne pourra jamais être élaborée. Ce paragraphe liste et définit les termes le plus souvent employés dans les entreprises de travaux publics, ceux-ci créant une forme de convention tacite.

1.3.1. Terminologie générale

TRÉSORERIE

Ensemble des capitaux liquides disponibles d’une entreprise.

La trésorerie a pour objet principal de permettre sans découvert bancaire, de combler les décalages existants dans le temps entre les décaissements et les encaissements se rapportant à une affaire.

Le défaut de trésorerie, sans démontrer la mauvaise marche d’une entreprise, provoque des difficultés dues au remboursement des intérêts des emprunts contractés pour honorer les factures : les agios. Le total des agios versés par l’entreprise est appelé : frais financiers.

INVESTISSEMENT

Acte par lequel un capital monétaire ou financier est transformé en biens ayant la capacité à produire d’autres biens pendant un certain temps. Pour une entreprise, c’est une décision par laquelle elle décide d’affecter ses ressources propres, ou des fonds empruntés à l’accroissement de son stock ou de biens productifs.

En conséquence, l’investissement ne doit pas être confondu avec une dépense de renouvellement de matériel :

– renouveler, c’est amortir ;

– investir, c’est accroître le potentiel de production.

BUDGET

Projection à court terme des équilibres économiques d’un chantier, d’une en¬treprise ou d’un état, pour guider les décisions économiques ou tester leurs effets.

Le budget de chantier a pour objet de prévoir les dépenses et les recettes relatives à un projet de réalisation, puis d’enregistrer leurs variations par les mesures liées au déroulement réel de la construction, et les comparaisons avec les prévisions.

RESSOURCES

Moyen dont on dispose, ou possibilité d’action en vue de réaliser une activité.

Dans le cadre d’un chantier de travaux publics, le terme de « ressource » est utilisé couramment pour qualifier :

– le personnel et, en particulier, la main-d’œuvre du chantier ;

– les matériels utilisés ;

– les fournitures consommées ;

– les sous-traitants.

Main-d’œuvre

Travail de l’homme dans la construction d’un ouvrage.

La main-d’œuvre est dite « productive » lorsqu’elle participe directement à l’ouvrage et est facturée comme telle. Elle est dite « improductive » lorsque les travaux réalisés ne sont pas rémunérés directement (travaux d’installation, d’aménagements divers, non prévus au devis, et qui ne sont pas factu¬rés en cette qualité.)

Matériels

Moyen de production machine pour la construction d’un ouvrage, mais aussi tout instrument ou objet utilisé par l’entreprise (bureautique, véhicu¬le, mobilier...) qui induit la notion d’amortissement par rapport à la notion de consommation.

La nuance matériel productif ou improductif est identique à celle décrite pour la main-d’œuvre.

Dans la construction, on associe au matériel la main-d’œuvre de conduite des engins.

Matériaux

Matières d’origine naturelle ou artificielle qui entrent dans la construction des ouvrages.

Dans la construction, la notion de « matériau » est étendue à un moyen de fabrication mis en œuvre, qui reste dans le produit fini (exemple : coffrage perdu, tubage etc.).

La notion matériau productif ou improductif est là aussi identique à celle décrite pour la main-d’œuvre.

PRODUCTION

Ensemble des moyens qui aboutissent à la création d’un bien nouveau (un ouvrage).

Dans la construction, la production représente le résultat de la mise en œuvre

des moyens qui touchent directement le produit. Ces moyens sont :

– le personnel productif ;

– les matériels productifs ;

– les matériaux productifs ;

– les sous-traitants.

IMPRODUCTION

Activités du chantier non imputables à un article du bordereau, mais cepen¬dant indispensables à la réalisation de l’ouvrage, et ventilées en dépenses dans le cadre des frais locaux décrits ci-après. Exemples courants : transferts, installa¬tions, signalisations, encadrement, véhicules, etc.