Cours pour bien comprendre la gestion budgétaire

INTRODUCTION

Gérer ( une entreprise) c’est prévoir, organiser, commander, coordonner, contrôler... Prévoir, c’est à la fois évaluer l’avenir et le préparer, prévoir c’est déjà agir... La gestion repose sur la prévision : faire de la gestion budgétaire dans une entreprise, c’est faire de la gestion prévisionnelle. Gestion budgétaire et gestion prévisionnelle sont deux expressions synonymes. En économie d’entreprise, une prévision est appelée « budget ». Les budgets de l’entreprise ne doivent pas être confondus avec les budgets des administrations. Dans l’entreprise un budget est une prévision, alors que dans l’administration il est plutôt une allocation (une autorisation) de dépenses.

Qu’est ce que la gestion budgétaire ?

C’est une technique de gestion qui consiste à partir d’une prévision objective des conditions internes et externes d’exploitation, de fixer à l’entreprise, pour une période définie, un objectif, ainsi que les moyens nécessaires pour l’atteindre.

Que faut-il entendre par :

1. les conditions internes et externes d’exploitation

Les conditions externes : le marché, la conjoncture, les choix politiques, les possibilités d’approvisionnement en matières premières. Les conditions internes : la qualité et la qualification du personnel, les capacités productives de l’entreprise, etc....

2. L’objectif

L’objectif c’est le but à atteindre. Exemple : accroître notre chiffre d’affaires de X%, par exemple. Mais l’objectif doit être échéancé : accroître notre chiffre d’affaires de X% d’ici un an. Et les moyens doivent être définis. Dans la notion d’objectif but et moyens forment un couple inséparable. 3. La période Au sens strict de la gestion budgétaire, la prévision couvre une période d’un an. Cette prévision à un an s’inscrit évidemment dans une prévision à plus long terme (cinq ans par exemple) qui traduit la politique, la stratégie de l’entreprise.

4. Le rapprochement

Chaque mois l’entreprise va comparer les résultats prévus avec les résultats réels. De cette comparaison résultera (ou non) une déviation qu’on appelle un écart

Ces écarts sont soumis à une analyse qui doit permettre de mettre en évidence les causes mais aussi les responsables de cet écart et de prendre des mesures correctives. Le rapprochement des données prévues et des données réelles ainsi que l’analyse des écarts qui en résulte, constituent ce qu’on appelle le contrôle budgétaire.

Il y a donc deux phases dans la gestion budgétaire :

¾ La phase d’élaboration des budgets ;

¾ Et, la phase du contrôle budgétaire.

1. LA CONSTRUCTION DES BUDGETS :

I.1. La procédure budgétaire :

I.1.1. Définition du budget :

Le représente un chiffrage des objectifs et/ou des moyens ; il est exprimé en valeur et/ou en quantité.

I.1.2. Les étapes de la procédure budgétaire :

la procédure budgétaire comprend cinq grandes étapes :

• Transmission des objectifs du plan opérationnel aux responsables des centres ;
• Elaboration d’un budget provisoire par ces responsables ;
• Les budgets provisoires sont regroupés pour tester leur cohérence ;
• Elaboration des budgets définitifs ;
• Et, suivi et actualisation des budgets en fonction des évolutions et des réalisations.

I.1.3. L’articulation des budgets :

On distingue quatre catégories de budgets :

• Les budgets d’exploitation : ils comprennent le budget commercial (budget des ventes et budget des frais de commercialisation), le budget de production et le budget des approvisionnements.
• Le budget des investissements : il recense les engagements à court terme qui découlent des projets d’investissement de l’entreprise.
• Le budget des frais généraux (charges de structure) : il regroupe les charges liées à l’administration générale de l’entreprise.
• Le budget de trésorerie : traduit les données budgétées en terme d’encaissements et de décaissement, et permet le suivi régulier de la situation de trésorerie de l’entreprise. L’élaboration des documents de synthèse prévisionnelle constitue la dernière étape de la construction budgétaire.

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I.2. Le budget des ventes :

L’objectif est de chiffrer en volume l’activité prévisionnelle des services commerciaux afin d’estimer :

• Les ressources potentielles tirées de la vente ;
• Et, les dépenses liées à la mise sur le marché des biens et services vendus par l’entreprise.

Des outils mathématiques et statistiques permettent à l’entreprise de prévoir l’évolution de ses ventes à court terme.

I.2.1. La prévision des ventes :

Des outils mathématiques et statistiques permettent à l’entreprise de prévoir l’évolution de ses ventes à court terme. Ces techniques consistent à extrapoler les évolutions futures à partir de l’observation des phénomènes passés.

I.2.1.1. L’ajustement linéaire :

Considérons le tableau suivant, regroupant les chiffres d’affaires annuels (en milliers de dirhams), réalisés par l’entreprise Previtec de N à N+4

... ...

Nous constatons que l’évolution présente une certaine régularité dans le temps. Les points forment un nuage relativement homogène ayant approximativement la forme d’une droite. L’ajustement linéaire consiste à déterminer cette droite significative de la tendance des ventes sur la période d’observation et son équation. L’équation de cette droite est de la forme y = ax +b.

Réaliser un ajustement linéaire consiste à trouver les paramètres (a et b) de cette équation.

Pour cela, on peut utiliser différentes techniques. Dans tous les cas, on peut interpréter ainsi les éléments de l’équation :

• y = valeur du phénomène étudié (CA) ;
• x = période retenue pour l’observation du phénomène (les années) ;
• a = coefficient directeur de la droite qui mesure l’accroissement moyen du phénomène (dans l’exemple, accroissement annuel moyen des ventes).
• b = valeur du phénomène à la période précédant la première observation.

L’équation de la droite est calculée par la méthode des moindres carrés. Cette droite est telle que la somme des distances de chaque point par rapport à la droite soit minimale. La somme des distances est minimale pour :

... ...

I.2.1.2.2. Coefficients saisonniers et prévisions des ventes

A partir d’une prévision annuelle, on peut déterminer les chiffres d’affaires par périodes (mensuelles ou trimestrielles) en appliquant les coefficients saisonniers. Supposons dans notre exemple que l’entreprise retienne pour l’année N+2 une prévision de chiffre d’affaires de 500 000 DH.

CA janvier = 500 * 5.12% = 25.60

CA janvier = (500/12) * 0.614 = 25.58

On vérifie que le total du chiffre d’affaires est égal à 500 000 DH On remarque que les prévisions de chiffres d’affaires sont légèrement différentes selon qu’on utilise l’une ou l’autre méthode. Ces écarts sont dus aux arrondis retenus dans les calculs.

I.2. Confection du budget des ventes

La prévision des ventes peut être faite en faisant appel aux différentes méthodes de prévision étudiées, méthodes d’extrapolation qui prolonge l’évolution du passé dans le future (futur proche), et suppose la stabilité économique, d’autres incidences auront pour effet la diminution de la demande ou des prix non pas été prise en considération dans les différentes méthodes le budget global des ventes peut être découpé en plusieurs budgets si les ventes ont été ventilées comme suit :

- ventilation chronologique :

- ventilation géographique

- ventilation par produit

- ventilations par canal de distribution

Exemple de confection de budget des ventes

Une entreprise fabrique 2 produits A et B. ses prévisions pour le premier trimestre sont :

- produit A 300 000 articles prix prévisionnel 43 dh l’unité

- produit B 150 000 articles prix prévisionnel 85 dh l’unité

...

1. Le budget d’approvisionnement

Le budget d’approvisionnement permet de s’assurer que les matières nécessaires à la production seront disponibles en quantités suffisantes, pour qu’elle ne soit pas perturbée depuis quelques temps, deux conceptions semblent s’opposer. La méthode classique soutient que le délai d’approvisionnement

fournisseurs, le temps de transport, les goulots d’étranglements dans une chaîne de fabrication, la production de pièces intermédiaires, le rythme différent des fabrications et des ventes. Obligent à la constitution des stocks. La méthode dite « juste à temps » soutient qu’un stock n’est pas nécessaire puisqu’il est source de financement.

II.1. Les éléments du budget des approvisionnements

- le budget des achats de matières premières est établi d’après le budget de

production :

- les quantités sont issues des nomenclatures techniques,

- le prix d’achat est déterminé à partir de la politique des prix de vente probable des fournisseurs :

- le budget d’approvisionnement doit tenir compte des :

- coûts du transport

- coût de fonctionnement des services achats

- autres charges d’approvisionnement

- la prise en compte des niveaux de stock moyen et des délais de livraison est indispensable pour une meilleure prévision des commandes d’achat.

II.2. Confection du budget

II.2.a. Gestion des stocks :

1- Gestion de stock

Il est bon de rappeler que d’abord le rôle de la fonction approvisionnement est de fournir les matières premières et composantes en quantités suffisantes au moment voulu et au coût le plus bas possible. Aussi, faut –il se rappeler que constituer un stock entraîne des coûts dont la minimisation doit être un objectif important de la fonction approvisionnement.

Principaux coûts engendrés par les stocks

Coûtes liés à la commande :

ª Passer une commande crée des charges

Frais courrier, télex,….

Suivi des commandes particulières (contrôles chez les fournisseurs).

Frais de réception des commandes (vérification, contrôle qualité, création et circulation des documents aux intéressés).

L’ensemble de ces charges forme le coût d’obtention des commandes.

ª Coûtes liées à la possession du stock

Posséder un stock entraîne deux conséquences : il faut le loger et le financer

Ces deux obligations génèrent des charges :

Loyer des entrepôts, les assurances, le gardiennage, suivi administratif,

Le coût financier : qui est constitué par le coût des ressources nécessaires au financement du BFR généré par l’existence du stock.

Le coût d’opportunité gain dont l’entreprise se prive en affectant des ressources au financement du stock au lieu de les placer sur le marché financier.

L’ensemble de ces coûts forme le coût de possession du stock qui s’exprime comme un taux annuel de possession appliqué sur la valeur du stock moyen.

Coûts liés à l’insuffisance des stocks :

Il s’agit de l’ensemble des frais résultants du manque de disponibilité d’un article, exemple coûts des pénalités prévues dans les contrats d’approvisionnement).

La majeure partie de ces coûts correspond à un coût d’opportunité dont l’évaluation dépend en partie des conséquences de cette pénurie : ventes différées, ventes perdues avec ou sans perte de clientèle, arrêt de production.

L’ensemble de tous ces coûts constitue le coût de gestion du stock, en lui ajoutant le coût d’achat des articles, on obtient le coût du stock.