Cours mes 59 secrets ou techniques personnelles d'organisation du temps

Cours les secrets ou techniques personnelles d'organisation du temps

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3.2 L’emploi et le gaspillage du temps

Le décompte de l'agent XYQ/384/b à M. Fusi, à partir de la « Caisse-d’épargne-temps, montre que la différence entre la somme de temps qu'il avait précédemment à disposition et la somme de temps qu'il a utilisée pour quoi que ce soit est égale à zéro. Et c’est toujours ainsi, quoi que vous fassiez de votre temps. A votre naissance, un compte-temps vous est alloué. Le contrat du compte de votre vie stipule que des secondes, minutes, heures, jours, semaines, années s’écoulent en continue. Même lorsque vous ne faites rien du tout, ce temps s’écoule tout de même. Vous n’avez aucune influence sur cet écoulement. L'agent XYQ/384/b évalue maintenant, dans le cadre de son décompte, l'utilisation du temps telle qu’elle a été entreprise par M. Fusi jusqu’à présent comme un gaspillage de temps et détermine sur cette base, et seulement sur cette base, un potentiel d'économies de temps. Il mélange le calcul et l'évaluation. Le résultat pour M. Fusi est par conséquent:

« De tous le temps qu’il a économisé, il ne lui restera jamais réellement quelque chose. Ce temps disparaissait tout simplement mystérieusement et n'était plus là. [...] Et quand il s’apercevait, parfois avec horreur, à quelle vitesse de plus en plus rapide ses journées fonçaient, il économisait avec d'autant plus d’acharnement».

Ende, 1973

1. Fusi ne fait donc pas d’économie de temps, qui ne se retrouve pas non plus dans la casse-d’épargne - du temps ; après la visite de l'agent de XYQ/384/b, M. Fusi emploie son temps juste différemment. Même la théorie de la relativité d'Einstein dans le rapport au temps n’aide pas l'individu à augmenter son temps personnel. Pour un individu qui se déplacerait à la vitesse de la lumière, le temps ne s’arrêtera pas vraiment. Il ne le fera que par rapport à ceux qu’il a laissé chez lui. Pour le pilote du vaisseau spatial, le temps s’écoulera de manière inchangée, seconde par seconde. Son horloge est en mouvement pour lui à la même vitesse et il ne vivra pas une seconde de plus que s’il était resté chez lui.

D’où la troisième phrase mnémonique

Phrase mnémonique

L'homme ne peut faire passer le temps plus lentement ou plus rapidement.

D’où la quatrième phrase mnémonique

Phrase mnémonique

L'homme peut employer son temps différemment, il a une influence sur cela.

3.3 La durée subjective et la durée objective (du temps)

Le temps est une donnée objectivement mesurable mais qui est vécue de manière subjective. La perception et l'évaluation subjectives des événements influent sur notre notion du temps.

Histoires de la durée subjective et de la durée objective de temps:

Attendre seule l‘arrivée du bus ou en s’entretenant avec une ami.

Etre avec des amis, ou passer le même temps assis dans une réunion ennuyeuse.

D’où la cinquième phrase mnémonique

Phrase mnémonique

L’Homme a une notion subjective du temps, il a de l’influence sur cela.

Résumé

Les propriétés élémentaires du temps sont:

• Le temps ne peut être stocké
• Le temps ne peut être augmenté
• Le temps ne peut être divisé
• Le temps ne peut être cédé
• Le temps ne peut être récupéré
• Le temps ne peut être épargné
• Le temps ne peut être acheté
• Le temps ne peut être vendu
• Le temps ne peut être accéléré
• Le temps ne peut être ralenti
• L'utilisation du temps est individuelle et influençable
• La perception du temps est subjective et influençable

La gestion du temps met à profit ces deux derniers points.

4. Qu’est ce que la gestion du temps ?
5. 1 Définition de la gestion du temps
6. 2 La première étape de votre gestion du temps

4.1 Définition de la gestion du temps

Le concept de gestion du temps est en réalité trompeur et contradictoire, dans la mesure où le temps – comme nous l'avons vu – s’écoule, indépendamment de la manière par laquelle nous le planifions. Le temps lui-même ne peut donc à proprement parler être géré. Ce que vous pouvez par contre gérer, c’est vous-même et votre rapport au temps. La gestion du temps est donc, en fait, une partie spécifique de l'autogestion.

Définition

« La gestion du temps est l'application systématique et délibérée de méthodes de travail éprouvées dans la pratique quotidienne, afin de s’organiser soi-même et d’organiser (= «gérer») ses propres espaces de vie de telle manière que le temps disponible soit employé à bon escient et de manière optimale.»

Dans la mesure où le concept de gestion du temps s’est largement imposé, il continuera à être employé dans ce module au sens défini ci-dessus.

Par la gestion du temps vous n’obtenez donc pas de temps supplémentaire, mais apprenez plutôt à mieux gérer votre compte - temps personnel. Grâce à l'autogestion, vous gagnez du temps pour d'autres choses importantes à vos yeux. La gestion du temps n'est en cela pas une fin en soi, mais devrait vous aider à passer d’un propriétaire de temps à un utilisateur de temps.

4.2 La première étape de votre gestion du temps

Que nous nous limitions à posséder le temps ou que nous l’employions aussi et comment nous l’employons, dépend de nous et de notre attitude, forgée par les croyances qui se sont formées tout au long de notre vie et que nous tenons de nos parents et grands-parents, de nos amis et ennemis ainsi que de notre vécu.

Soyez conscient des croyances selon lesquelles vous vivez jusqu’à présent. Ces croyances sont souvent la source de vos difficultés éventuelles avec l’une ou l’autre technique de gestion du temps. D’autres font que les techniques de gestion du temps vous semblent plus faciles à suivre.

Voici quelques exemples de croyances en rapport avec la gestion du temps:

• Il faut donner du temps au temps
• Le temps de la réflexion est une économie de temps
• L’organisation est le dernier refuge d'un esprit fatigué
• Dans les bons comme dans les mauvais jours
• Qui veut aller loin ménage sa monture
• Profitez pleinement de votre journée !
• Passez une agréable journée !
• Allez-y doucement!
• Commencez par prendre les choses 'mollo' !
• On ne vit qu’une fois
• « L'impossible est accompli de suite, le miracle exige plus de temps » (proverbe allemand)
• « Qui trop embrasse mal étreint » (proverbe français)
• Ne reporte jamais au lendemain ce que tu peux faire le jour même !
• Il est plus difficile de finir un travail que de le commencer
• Aller au bout des choses
• Faute d'exercice, on se rouille !
• Le temps c'est de l'argent

L’on n’a souvent pas conscience de ces croyances. Elles ne sont généralement pas rationnelles et compréhensibles par la raison. Elles se trouvent plutôt dans votre être émotionnel et doivent être ramenées de l'inconscient à la conscience. Elles ont été marquées par l'éducation, l'empreinte de l'environnement et du vécu, nourries par la culture, des normes, des valeurs, des croyances, des sentiments. Mais elles sont également déterminées par vos prédispositions, vos sentiments et instincts humains.

Vos croyances sont comme un iceberg ; la plus grande partie en est immergée dans l'inconscient et doit être hissée, à travers une confrontation consciente avec soi-même, à la surface. Une autoréflexion et une rétroaction, le plus honnêtement possible, sont un préalable indispensable. Prenez donc le temps de regarder sous la surface et faites face à votre inconscient, la majeure partie de votre «iceberg de l'origine de vos croyances ». Ce n’est qu’une fois que vous connaissez l'origine et la motivation de vos actions et pensées que vous aurez la possibilité d'avoir un impact durable sur elles.

Iceberg de l'origine des croyances

Illustration 1 : Iceberg de l'origine des croyances

Légende : de haut en bas et de gauche à droite

La raison – rationnel – conscient

Emotionnel – inconscient

Culture, normes, valeurs, croyances, sentiments, prédispositions, instincts etc.

Confrontation consciente, rétroaction, autoréflexion

Exercice

Notez vos croyances et triez-les selon que vous souhaitez les modifier, les reconsidérer ou les conserver. Consultez-les à chaque fois qu’un changement de comportement vous paraît difficile. Vous devez alors décider si la croyance fait partie de vos habitudes que vous pouvez changer, ou si elle fait partie de votre être que vous ne souhaitez pas changer.

Lors de l'acquisition de la gestion du temps, il y a toujours deux aspects à considérer: les techniques / méthodes de gestion du temps et le(s) objectif(s) que vous souhaitez atteindre à travers elle. La gestion du temps a tant quelque chose d'un agent de la caisse-d’épargne-temps que d’un « Momo ». L'agent de la caisse-d’épargne-temps représente le "comment" et Momo le «pourquoi» de la gestion du temps. Alors, gérez vous-même votre temps d’après Momo, avant que les hommes en gris de la caisse-d’épargne-temps ne s’en chargent pour vous.

Mais tenez-compte du fait que :

La gestion du temps requiert un entrainement intensif.

Initiez les changements lentement, car vous devez faire un pas après l’autre.

5 Les objectifs d’une gestion du temps

Efficace (« doing the right things / Faire les bonnes choses »)

Efficient (« doing the things right / Bien faire les choses »)

L’objectif principal de la gestion du temps est de vous aider à atteindre vos objectifs de manière efficace et efficiente. L’efficacité représente une sélection minutieuse des cibles et donc de « faire les bonnes choses », c'est-à-dire les choses importantes à vos yeux. Alors que l'efficience vient après et représente la façon dont la tâche est exécutée, autrement dit comment « bien faire les choses ».

Grâce à la gestion du temps, vous devriez être en mesure de mieux atteindre vos objectifs professionnels et privés et de réfléchir et de travailler en termes d'objectifs. Vous devez atteindre de meilleurs résultats plus efficaces et ainsi vous qualifiez pour des responsabilités plus élevées. Augmentez votre motivation au travail et atteignez une plus grande satisfaction à travers des expériences positives quotidiennes et plus de temps autodéterminé. Utilisez le temps alloué de manière rationnelle et trouvez une meilleure organisation pour votre propre travail. Réduisez votre stress de travail et de performance par une planification efficiente et gagner du calme dans vos tâches. L'accomplissement des tâches de manière bien planifiée et efficiente diminue le stress et réduit l’effervescence de votre vie quotidienne. En fait, la gestion du temps est également une gestion du stress, car, le stress est causé par trop de tâches à la fois et la pression du temps. L’absence de planification et une organisation du travail inefficiente augmentent le stress. Les personnes en situation de stress extrême mettent souvent leurs actions sur «pilote automatique» et volent à l'aveuglette à travers leur journée de travail. Ils agissent inconsciemment et de manière non planifiée. Ceci conduit, en fin de compte, souvent à des décisions peu réfléchies et à des étapes inutiles de travail, mais aussi à un manque de concentration et par la suite à une accumulation d’erreurs. La gestion du temps veut briser cette spirale et vous amener à achever vos tâche avec moins d'effort et moins d'erreurs.

Indication

Astuce:

Employer donc aussi une partie du temps récupéré à travers la gestion du temps pour vous détendre, pour des activités sportives et autres formes d’activités dé-stressantes.

Analyse de l'état des lieux- page 1 de l’objet d’apprentissage

II - Analyse de l'état des lieux

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Cet objet d’apprentissage a été créé avec oncampus-factory

Aperçu

Comme toujours, lorsqu’on accepte un poste de management et qu’on veut le gérer de manière efficace et efficiente, il faut commencer par faire un état des lieux. C’est pareil pour la gestion du temps, vous avez besoin de l’état réel pour pouvoir définir votre objectif prévisionnel et la manière de l’atteindre. Quelle est en fait la taille de votre «entreprise temps» et quelles sont ses forces et ses faiblesses?

Objectifs d’apprentissage

• Déterminer votre répartition personnelle de la ressource temps
• Identifier votre capital temps personnel
• Evaluer la répartition de votre temps sur vos activités actuelles
• Identifier et prendre conscience des voleurs de temps.
• Développer une prise de conscience des propres biorythmes
• Evaluer l’importance des courbes de performance pour la planification.

1 Le capital temps personnel

2 Analyse du temps et analyse de l'activité

3 Le procès-verbal ou journal du temps / des activités

4 Les voleurs de temps / bouffes-temps

5 La courbe de performance – votre biorythme personnel

Volume horaire

Volume horaire

Le traitement de cette leçon / unité d’apprentissage nécessite environ sept heures

Analyse de l'état des lieux- page 3 de l’objet d’apprentissage

1 Le capital temps personnel

Chaque individu a un «compte temps» personnel.

Vous seul décidez de l'utilisation appropriée de chaque seconde de votre vie et c’est là qu’intervient la gestion du temps. Toutefois, nous ne voulons pas aborder la partie de votre vie qui est déjà écoulée, mais seulement la partie que vous reste à vivre. Etant donné que nous ne voulons pas spéculer sur votre âge potentiel, nous considérerons votre vie active probable, de l’instant présent à la retraite.

Tâche

Selon le modèle de Lothar J. Seiwert , vous trouverez ici une méthode de calcul approximative de votre capital temps personnel pendant votre vie active. Remplissez-le pour vous-mêmes.

Dans la version en ligne vous trouvez ici un élément multimédia interactif.

Vous venez ainsi de définir votre capital temps personnel pour votre vie active. Pour la plupart des gens, le résultat inattendu est que le capital loisir est généralement plus élevé que le capital travail

– même lorsque différentes durées hebdomadaires de travail sont prises en compte. Ce n'est qu’à partir d’une semaine de travail d'environ 49 heures que la valeur du capital temps de travail est supérieure à la valeur du capital loisir.

D’autre part, beaucoup de personnes prennent ainsi pour la première fois conscience de la limite de la ressource temps et donc de sa valeur centrale. Même pour un jeune de 18 ans, le capital temps de travail n’excèdera pas les 210.000 heures si l’on calcule, comme dans ce modèle, 12 heures par jour pour le travail et les loisirs et qu’on prévoit les 12 autres heures pour manger et dormir. Les besoins de sommeil et de nourriture sont plus ou moins prononcés chez les personnes. Si l’on réduit la valeur pour dormir et manger, il découle de chaque heure par jour un capital temps supplémentaire de 365 heures par année de travail. Mais méfiez-vous! Fatigué et affamé, vous serez moins performant et vous ne gagnerez pas vraiment plus de capital temps pour une utilisation judicieuse.

Analyse de l'état des lieux- page 4 de l’objet d’apprentissage

2 Analyse du temps et analyse de l'activité

Vous connaissez maintenant votre capital temps personnel qui s’écoule en permanence. Cependant, avant que vous ne puissiez commencer à l'utiliser d’une manière la plus efficace et efficiente possible, vous devez d’abord vous faire une idée des raisons pour lesquelles vous utilisez actuellement cette ressource.

En vue de trouver votre propre voie à travers l’océan du temps, vous devez, comme lorsque vous pratiquez la voile, connaître deux choses: là où vous êtes et où vous voulez aller?

Pour répondre à la première question, il faut, avant toute gestion du temps, toujours faire un état des lieux. Cette analyse prend du temps! Comme c’est souvent le cas pour la gestion du temps, vous investirez au début plus de temps que d'autres sans la gestion du temps. Mais, la gestion du temps ne prétend pas vous aider à démarrer plus rapidement, mais plutôt à arriver plus rapidement à destination.

Tâche

Pour l'analyse du temps et l'analyse des activités, posez- vous d'abord les questions générales suivantes et répondez-y par écrit:

• Ya -il déjà maintenant des activités que vous planifiez à l'avance, ou est ce que vous agissez toujours spontanément, en fonction de la situation? Lorsque vous planifiez des activités, le faites- vous par écrit ou simplement dans votre esprit? Quelles sont les activités qui vous paraissent particulièrement faciles? Quelles sont les tâches que semblent vous attirer? Sont-elles les mêmes que vous trouvez faciles?
• Quelles sont les tâches que vous choisiriez, si vous le pouviez, et de quel type sont-elles (faciles, difficiles, peuvent certainement être réalisées, représentent un grand défi, etc.)? Qu’est ce qui vous procure concrètement un sentiment d'accomplissement, comment cela arrive-t-il et comment le reconnaissez-vous?
• D’autre part, quelles sont les activités qui semblent sans fin et qui vous donnent l'impression, à certains moments, d’être comme une épée de Damoclès à toujours planer au dessus de vous? Quelles sont les tâches que vous essayez toujours d’éviter, sont-elles celles qui vous prennent toujours beaucoup de temps? Quel est leur type? Qu’est ce qui vous procure concrètement un sentiment d’échec, comment cela arrive-t-il et comment le reconnaissez-vous?

Par vos réponses à ces questions, vous avez une récapitulation de votre impression subjective de votre emploi du temps. La prochaine étape de l'analyse du temps et des activités et maintenant la saisie des activités que vous effectuez réellement au cours de la journée et combien de temps vous y consacrez.

Comment aborder cela est décrit dans le prochain chapitre «Procès verbal du temps ».

Si vous pensez que vous savez très bien ce que vous faites toute la journée et que vous pourriez aussi dire, combien de temps vous prennent vos activités, nous avons ici un exemple qui montre à quel point on peut se tromper à ce sujet.

Dans la version en ligne vous trouvez ici une vidéo

Comme vous pouvez le constater dans cet exemple quelque peu exagéré, le temps nécessaire est souvent sous-estimé, en particulier pour les activités «discrètes», qui sont souvent considérées comme sans importance et inférieures. C’est ainsi qu’on met plus de temps qu’on ne le pense à se préparer une tasse de café. Nous ne percevons pas toutes les choses qui nous coûtent du temps, comme telles. Nous nous étonnons juste en fin de journée, où est passé le temps.

Analyse de l'état des lieux- page 5 de l’objet d’apprentissage

3 Le procès-verbal ou journal du temps / des activités

Pour l’analyse du temps et l'analyse des activités, il est utile d’établir un procès-verbal des activités

/ procès-verbal du temps

Tâche

Etablissez un journal du temps personnel. Pour ce faire, notez dans un registre pendant une à deux semaines vos activités, par exemple à l'aide d'une telle feuille de saisie:

La première colonne n'est, à ce stade, pas encore à remplir. Ne saisissez pas de manière trop morcelée. Le décompte des heures ne devrait pas prendre plus de temps que l’activité même. Le but n’est pas non plus d’établir un journal du temps complet, dans lequel chaque mouvement est saisi. C’est pourquoi une grille de 15 minutes a été choisie dans ce formulaire. Vous devrez, le cas échéant, modifier la grille pour la rendre plus facilement maniable. Saisissez vos activités dès que possible, car l'Homme à tendance, rétrospectivement, à adapter la réalité à sa propre image de soi et à son idéal d’emploi du temps de la journée. Notez également par quoi et par qui, (vous pouvez vous-même être votre propre perturbateur) vous avez été perturbé dans votre travail.

L’objectif de la tenue d’un registre / journal sur ses propres activités est de déterminer:

• Qu’est ce qui prend combien de temps?
• Quelles sont les activités similaires qui peuvent être regroupées dans un même bloc?
• Où est-ce que des synergies peut-être créés entre des tâches?
• Quelles sont les activités de routine et quand les faites-vous?
• Quelles sont les tâches que vous avez plaisir à faire, quelles sont celles que vous n’aimez pas faire et quand est-ce que vous effectuez laquelle de ces tâches?
• Quelles activités sont déterminées par d'autres – lesquelles le sont par vous et quelle influence avez-vous sur quand et comment les exécuter?
• L'activité était-elle nécessaire?
• Le temps que vous y avez passé était-il justifié?
• L’exécution était-elle appropriée?
• Le moment était-il judicieux?
• Quels sont les problèmes et les interruptions qui sont le plus souvent survenus?
• Quels sont les problèmes et les perturbations qui ont coûté le plus de temps?

Une fois que vous aurez établi votre journal du temps, parcourez- le et faites ce qu’un consultant fait en contrepartie d’honoraires élevés

Examinez vos processus et posez-vous les simples questions suivantes:

• Pourquoi est- ce que je fais cela?
• Pourquoi est ce que je le fais de la façon dont je le fais?
• Quel est au fait l’utilité de cette activité?
• D’autres ne pourraient-ils pas faire ce travail mieux et / ou moins cher?

Dans de nombreux cas, de premières idées vous viendront ici déjà à l'esprit, comment vous pourriez réduire vos tâches, simplifier et accélérer vos processus. Vous apprendrez, cependant, au cours du module, d’autres possibilités et outils pour réaliser des économies de temps encore plus significatives.