Cours les secrets ou techniques personnelles d'organisation du temps
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3.2 L’emploi et le gaspillage du temps
Le décompte de l'agent XYQ/384/b à M. Fusi, à partir de la « Caisse-d’épargne-temps, montre que la différence entre la somme de temps qu'il avait précédemment à disposition et la somme de temps qu'il a utilisée pour quoi que ce soit est égale à zéro. Et c’est toujours ainsi, quoi que vous fassiez de votre temps. A votre naissance, un compte-temps vous est alloué. Le contrat du compte de votre vie stipule que des secondes, minutes, heures, jours, semaines, années s’écoulent en continue. Même lorsque vous ne faites rien du tout, ce temps s’écoule tout de même. Vous n’avez aucune influence sur cet écoulement. L'agent XYQ/384/b évalue maintenant, dans le cadre de son décompte, l'utilisation du temps telle qu’elle a été entreprise par M. Fusi jusqu’à présent comme un gaspillage de temps et détermine sur cette base, et seulement sur cette base, un potentiel d'économies de temps. Il mélange le calcul et l'évaluation. Le résultat pour M. Fusi est par conséquent:
« De tous le temps qu’il a économisé, il ne lui restera jamais réellement quelque chose. Ce temps disparaissait tout simplement mystérieusement et n'était plus là. [...] Et quand il s’apercevait, parfois avec horreur, à quelle vitesse de plus en plus rapide ses journées fonçaient, il économisait avec d'autant plus d’acharnement».
Ende, 1973
D’où la troisième phrase mnémonique
Phrase mnémonique
L'homme ne peut faire passer le temps plus lentement ou plus rapidement.
D’où la quatrième phrase mnémonique
Phrase mnémonique
L'homme peut employer son temps différemment, il a une influence sur cela.
3.3 La durée subjective et la durée objective (du temps)
Le temps est une donnée objectivement mesurable mais qui est vécue de manière subjective. La perception et l'évaluation subjectives des événements influent sur notre notion du temps.
Histoires de la durée subjective et de la durée objective de temps:
Attendre seule l‘arrivée du bus ou en s’entretenant avec une ami.
Etre avec des amis, ou passer le même temps assis dans une réunion ennuyeuse.
D’où la cinquième phrase mnémonique
Phrase mnémonique
L’Homme a une notion subjective du temps, il a de l’influence sur cela.
Résumé
Les propriétés élémentaires du temps sont:
La gestion du temps met à profit ces deux derniers points.
4.1 Définition de la gestion du temps
Le concept de gestion du temps est en réalité trompeur et contradictoire, dans la mesure où le temps – comme nous l'avons vu – s’écoule, indépendamment de la manière par laquelle nous le planifions. Le temps lui-même ne peut donc à proprement parler être géré. Ce que vous pouvez par contre gérer, c’est vous-même et votre rapport au temps. La gestion du temps est donc, en fait, une partie spécifique de l'autogestion.
Définition
« La gestion du temps est l'application systématique et délibérée de méthodes de travail éprouvées dans la pratique quotidienne, afin de s’organiser soi-même et d’organiser (= «gérer») ses propres espaces de vie de telle manière que le temps disponible soit employé à bon escient et de manière optimale.»
Dans la mesure où le concept de gestion du temps s’est largement imposé, il continuera à être employé dans ce module au sens défini ci-dessus.
Par la gestion du temps vous n’obtenez donc pas de temps supplémentaire, mais apprenez plutôt à mieux gérer votre compte - temps personnel. Grâce à l'autogestion, vous gagnez du temps pour d'autres choses importantes à vos yeux. La gestion du temps n'est en cela pas une fin en soi, mais devrait vous aider à passer d’un propriétaire de temps à un utilisateur de temps.
4.2 La première étape de votre gestion du temps
Que nous nous limitions à posséder le temps ou que nous l’employions aussi et comment nous l’employons, dépend de nous et de notre attitude, forgée par les croyances qui se sont formées tout au long de notre vie et que nous tenons de nos parents et grands-parents, de nos amis et ennemis ainsi que de notre vécu.
Soyez conscient des croyances selon lesquelles vous vivez jusqu’à présent. Ces croyances sont souvent la source de vos difficultés éventuelles avec l’une ou l’autre technique de gestion du temps. D’autres font que les techniques de gestion du temps vous semblent plus faciles à suivre.
Voici quelques exemples de croyances en rapport avec la gestion du temps:
L’on n’a souvent pas conscience de ces croyances. Elles ne sont généralement pas rationnelles et compréhensibles par la raison. Elles se trouvent plutôt dans votre être émotionnel et doivent être ramenées de l'inconscient à la conscience. Elles ont été marquées par l'éducation, l'empreinte de l'environnement et du vécu, nourries par la culture, des normes, des valeurs, des croyances, des sentiments. Mais elles sont également déterminées par vos prédispositions, vos sentiments et instincts humains.
Vos croyances sont comme un iceberg ; la plus grande partie en est immergée dans l'inconscient et doit être hissée, à travers une confrontation consciente avec soi-même, à la surface. Une autoréflexion et une rétroaction, le plus honnêtement possible, sont un préalable indispensable. Prenez donc le temps de regarder sous la surface et faites face à votre inconscient, la majeure partie de votre «iceberg de l'origine de vos croyances ». Ce n’est qu’une fois que vous connaissez l'origine et la motivation de vos actions et pensées que vous aurez la possibilité d'avoir un impact durable sur elles.
Iceberg de l'origine des croyances
Illustration 1 : Iceberg de l'origine des croyances
Légende : de haut en bas et de gauche à droite
La raison – rationnel – conscient
Emotionnel – inconscient
Culture, normes, valeurs, croyances, sentiments, prédispositions, instincts etc.
Confrontation consciente, rétroaction, autoréflexion
Exercice
Notez vos croyances et triez-les selon que vous souhaitez les modifier, les reconsidérer ou les conserver. Consultez-les à chaque fois qu’un changement de comportement vous paraît difficile. Vous devez alors décider si la croyance fait partie de vos habitudes que vous pouvez changer, ou si elle fait partie de votre être que vous ne souhaitez pas changer.
Lors de l'acquisition de la gestion du temps, il y a toujours deux aspects à considérer: les techniques / méthodes de gestion du temps et le(s) objectif(s) que vous souhaitez atteindre à travers elle. La gestion du temps a tant quelque chose d'un agent de la caisse-d’épargne-temps que d’un « Momo ». L'agent de la caisse-d’épargne-temps représente le "comment" et Momo le «pourquoi» de la gestion du temps. Alors, gérez vous-même votre temps d’après Momo, avant que les hommes en gris de la caisse-d’épargne-temps ne s’en chargent pour vous.
Mais tenez-compte du fait que :
La gestion du temps requiert un entrainement intensif.
Initiez les changements lentement, car vous devez faire un pas après l’autre.
5 Les objectifs d’une gestion du temps
Efficace (« doing the right things / Faire les bonnes choses »)
Efficient (« doing the things right / Bien faire les choses »)
L’objectif principal de la gestion du temps est de vous aider à atteindre vos objectifs de manière efficace et efficiente. L’efficacité représente une sélection minutieuse des cibles et donc de « faire les bonnes choses », c'est-à-dire les choses importantes à vos yeux. Alors que l'efficience vient après et représente la façon dont la tâche est exécutée, autrement dit comment « bien faire les choses ».
Grâce à la gestion du temps, vous devriez être en mesure de mieux atteindre vos objectifs professionnels et privés et de réfléchir et de travailler en termes d'objectifs. Vous devez atteindre de meilleurs résultats plus efficaces et ainsi vous qualifiez pour des responsabilités plus élevées. Augmentez votre motivation au travail et atteignez une plus grande satisfaction à travers des expériences positives quotidiennes et plus de temps autodéterminé. Utilisez le temps alloué de manière rationnelle et trouvez une meilleure organisation pour votre propre travail. Réduisez votre stress de travail et de performance par une planification efficiente et gagner du calme dans vos tâches. L'accomplissement des tâches de manière bien planifiée et efficiente diminue le stress et réduit l’effervescence de votre vie quotidienne. En fait, la gestion du temps est également une gestion du stress, car, le stress est causé par trop de tâches à la fois et la pression du temps. L’absence de planification et une organisation du travail inefficiente augmentent le stress. Les personnes en situation de stress extrême mettent souvent leurs actions sur «pilote automatique» et volent à l'aveuglette à travers leur journée de travail. Ils agissent inconsciemment et de manière non planifiée. Ceci conduit, en fin de compte, souvent à des décisions peu réfléchies et à des étapes inutiles de travail, mais aussi à un manque de concentration et par la suite à une accumulation d’erreurs. La gestion du temps veut briser cette spirale et vous amener à achever vos tâche avec moins d'effort et moins d'erreurs.
Indication
Astuce:
Employer donc aussi une partie du temps récupéré à travers la gestion du temps pour vous détendre, pour des activités sportives et autres formes d’activités dé-stressantes.
Analyse de l'état des lieux- page 1 de l’objet d’apprentissage
II - Analyse de l'état des lieux
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Cet objet d’apprentissage a été créé avec oncampus-factory
Aperçu
Comme toujours, lorsqu’on accepte un poste de management et qu’on veut le gérer de manière efficace et efficiente, il faut commencer par faire un état des lieux. C’est pareil pour la gestion du temps, vous avez besoin de l’état réel pour pouvoir définir votre objectif prévisionnel et la manière de l’atteindre. Quelle est en fait la taille de votre «entreprise temps» et quelles sont ses forces et ses faiblesses?
Objectifs d’apprentissage
1 Le capital temps personnel
2 Analyse du temps et analyse de l'activité
3 Le procès-verbal ou journal du temps / des activités
4 Les voleurs de temps / bouffes-temps
5 La courbe de performance – votre biorythme personnel
Volume horaire
Volume horaire
Le traitement de cette leçon / unité d’apprentissage nécessite environ sept heures
Analyse de l'état des lieux- page 3 de l’objet d’apprentissage
1 Le capital temps personnel
Chaque individu a un «compte temps» personnel.
Vous seul décidez de l'utilisation appropriée de chaque seconde de votre vie et c’est là qu’intervient la gestion du temps. Toutefois, nous ne voulons pas aborder la partie de votre vie qui est déjà écoulée, mais seulement la partie que vous reste à vivre. Etant donné que nous ne voulons pas spéculer sur votre âge potentiel, nous considérerons votre vie active probable, de l’instant présent à la retraite.
Tâche
Selon le modèle de Lothar J. Seiwert , vous trouverez ici une méthode de calcul approximative de votre capital temps personnel pendant votre vie active. Remplissez-le pour vous-mêmes.
Dans la version en ligne vous trouvez ici un élément multimédia interactif.
Vous venez ainsi de définir votre capital temps personnel pour votre vie active. Pour la plupart des gens, le résultat inattendu est que le capital loisir est généralement plus élevé que le capital travail
– même lorsque différentes durées hebdomadaires de travail sont prises en compte. Ce n'est qu’à partir d’une semaine de travail d'environ 49 heures que la valeur du capital temps de travail est supérieure à la valeur du capital loisir.
D’autre part, beaucoup de personnes prennent ainsi pour la première fois conscience de la limite de la ressource temps et donc de sa valeur centrale. Même pour un jeune de 18 ans, le capital temps de travail n’excèdera pas les 210.000 heures si l’on calcule, comme dans ce modèle, 12 heures par jour pour le travail et les loisirs et qu’on prévoit les 12 autres heures pour manger et dormir. Les besoins de sommeil et de nourriture sont plus ou moins prononcés chez les personnes. Si l’on réduit la valeur pour dormir et manger, il découle de chaque heure par jour un capital temps supplémentaire de 365 heures par année de travail. Mais méfiez-vous! Fatigué et affamé, vous serez moins performant et vous ne gagnerez pas vraiment plus de capital temps pour une utilisation judicieuse.
Analyse de l'état des lieux- page 4 de l’objet d’apprentissage
2 Analyse du temps et analyse de l'activité
Vous connaissez maintenant votre capital temps personnel qui s’écoule en permanence. Cependant, avant que vous ne puissiez commencer à l'utiliser d’une manière la plus efficace et efficiente possible, vous devez d’abord vous faire une idée des raisons pour lesquelles vous utilisez actuellement cette ressource.
En vue de trouver votre propre voie à travers l’océan du temps, vous devez, comme lorsque vous pratiquez la voile, connaître deux choses: là où vous êtes et où vous voulez aller?
Pour répondre à la première question, il faut, avant toute gestion du temps, toujours faire un état des lieux. Cette analyse prend du temps! Comme c’est souvent le cas pour la gestion du temps, vous investirez au début plus de temps que d'autres sans la gestion du temps. Mais, la gestion du temps ne prétend pas vous aider à démarrer plus rapidement, mais plutôt à arriver plus rapidement à destination.
Tâche
Pour l'analyse du temps et l'analyse des activités, posez- vous d'abord les questions générales suivantes et répondez-y par écrit:
Par vos réponses à ces questions, vous avez une récapitulation de votre impression subjective de votre emploi du temps. La prochaine étape de l'analyse du temps et des activités et maintenant la saisie des activités que vous effectuez réellement au cours de la journée et combien de temps vous y consacrez.
Comment aborder cela est décrit dans le prochain chapitre «Procès verbal du temps ».
Si vous pensez que vous savez très bien ce que vous faites toute la journée et que vous pourriez aussi dire, combien de temps vous prennent vos activités, nous avons ici un exemple qui montre à quel point on peut se tromper à ce sujet.
Dans la version en ligne vous trouvez ici une vidéo
Comme vous pouvez le constater dans cet exemple quelque peu exagéré, le temps nécessaire est souvent sous-estimé, en particulier pour les activités «discrètes», qui sont souvent considérées comme sans importance et inférieures. C’est ainsi qu’on met plus de temps qu’on ne le pense à se préparer une tasse de café. Nous ne percevons pas toutes les choses qui nous coûtent du temps, comme telles. Nous nous étonnons juste en fin de journée, où est passé le temps.
Analyse de l'état des lieux- page 5 de l’objet d’apprentissage
3 Le procès-verbal ou journal du temps / des activités
Pour l’analyse du temps et l'analyse des activités, il est utile d’établir un procès-verbal des activités
/ procès-verbal du temps
Tâche
Etablissez un journal du temps personnel. Pour ce faire, notez dans un registre pendant une à deux semaines vos activités, par exemple à l'aide d'une telle feuille de saisie:
La première colonne n'est, à ce stade, pas encore à remplir. Ne saisissez pas de manière trop morcelée. Le décompte des heures ne devrait pas prendre plus de temps que l’activité même. Le but n’est pas non plus d’établir un journal du temps complet, dans lequel chaque mouvement est saisi. C’est pourquoi une grille de 15 minutes a été choisie dans ce formulaire. Vous devrez, le cas échéant, modifier la grille pour la rendre plus facilement maniable. Saisissez vos activités dès que possible, car l'Homme à tendance, rétrospectivement, à adapter la réalité à sa propre image de soi et à son idéal d’emploi du temps de la journée. Notez également par quoi et par qui, (vous pouvez vous-même être votre propre perturbateur) vous avez été perturbé dans votre travail.
L’objectif de la tenue d’un registre / journal sur ses propres activités est de déterminer:
Une fois que vous aurez établi votre journal du temps, parcourez- le et faites ce qu’un consultant fait en contrepartie d’honoraires élevés
Examinez vos processus et posez-vous les simples questions suivantes:
Dans de nombreux cas, de premières idées vous viendront ici déjà à l'esprit, comment vous pourriez réduire vos tâches, simplifier et accélérer vos processus. Vous apprendrez, cependant, au cours du module, d’autres possibilités et outils pour réaliser des économies de temps encore plus significatives.
![Cours sur le management d’equipe dans une organisation [Eng]](/images/remos_downloads/id-7347.7347.pdf_thumb-min.webp)
