1Introduction
Aujourd’hui, les applications web deviennent la règle pour beaucoup d’entrepre-
neurs : email, documents partagés, stockage décentralisé…
Même les relations avec l’Etat sont désormais entièrement dématérialisées .
Mais il reste un domaine de l’entreprise qui échappe à cette tendance de fond : c’est
la facturation, et de manière plus générale, la gestion commerciale .
Faire un devis ou une facture reste souvent une action ressentie comme complexe et
contre-productive pour les entrepreneurs .
Dans leur grande majorité, les entreprises reposent sur des solutions bureautiques
(tableur, traitement de texte) ou sur des logiciels conçus au milieu des années 80…
Les solutions de gestion commerciale en ligne apportent de nombreuses réponses à
ces problématiques : ergonomie, mobilité, efficacité…
Elles répondent également aux impératifs de souplesse des entreprises, car les appli-
cations web savent s’adapter à un périmètre d’activité donné, à un instant donné .
De plus, elles répondent aux nouveaux besoins de mobilité des entrepreneurs : le
bureau n’est plus nécessairement le lieu central de la vie de l’entreprise .
Mais el es soulèvent également des questions notamment en terme de confidentia-
lité et de pérennité des données .
Pour faire le point sur la situation et évaluer les avantages comme les inconvénients
de gérer son entreprise « dans le nuage », nous vous proposons ce livre blanc .
Bonne lecture .
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Livre blanc - La gestion commerciale sur internet
Qu’est-ce qu’une application web ?
Une application web est un logiciel utilisé directement
sur internet . On désigne souvent les applications web
par l’acronyme « SaaS », qui signifie « Software as a Service » .
Comment fonctionne une application web ?
Le principe général des applications web est simple :
- vous accédez au logiciel avec un navigateur internet
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- vous disposez d’un espace personnalisé protégé par un mot de passe
- la tarification s’effectue par abonnement ou au volume d’utilisation
Il existe des milliers d’applications web, qui répondent à de nombreux besoins .
Le meilleur exemple d’application web reste le webmail : Gmail, Yahoo Mail ou Hot-
mail sont pour ainsi dire les inventeurs du modèle SaaS .
Auparavant, vous deviez paramétrer un logiciel (Outlook par exemple) sur votre
ordinateur pour accéder à vos mails . Et vous ne pouviez y accéder que depuis le
poste concerné .
Avec les webmails, vous pouvez accéder à vos mails depuis n’importe quel ordina-
teur et à n’importe quel moment : si votre ordinateur est en panne, il vous suffit de
changer de machine .
C’est ce principe d’application web qui se décline de plus en plus dans le monde de
l’entreprise .
Par exemple, la suite Google Apps a pour vocation d’apporter une réponse en mode
SaaS aux logiciels bureautiques classiques, comme Word ou Excel .
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Livre blanc - La Facturation à l’heure des web applications
La facturation avant les applications web
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Les entrepreneurs n’ont pas attendu l’arrivée du modèle SaaS pour faire des factures,
en fait, ils en font même depuis l’antiquité .
On peut distinguer 3 grandes familles de solutions « traditionnelles » :
Les outils bureautiques : tableur & traitement de texte
C’est souvent par cette solution que commencent les jeunes entreprises . Le principe
est simple : on crée un modèle de facture, puis on le copie autant de fois que néces-
saire, en faisant les modifications adéquates .
Cette solution, quoique souvent souple et efficace pour obtenir un résultat rapide et
satisfaisant, comporte cependant à l’usage de nombreux désavantages .
Les risques d’erreurs sont élevés (copier-coller à répétition), le travail est fastidieux et
cette solution n’apporte aucune vision globale statistique de l’activité .
Le plus souvent, l’entrepreneur maintient une feuille de calcul récapitulative, ce qui
implique une double saisie des données .
Les logiciels prêts à l’emploi
Ces logiciels « en boîte » sont apparus dans le milieu des années 80 . Vendus dans des
réseaux de distribution très généralistes, ils ont une forte notoriété et font souvent
partie des premiers achats du créateur d’entreprise .
Cependant ils cumulent un certain nombre d’inconvénients .
D’abord, le modèle économique de tous ces éditeurs est le même : vendre un pro-
duit très accessible pour facturer ensuite des options (assistance, installation, mises
à jour…) .
Cet inconvénient s’alourdit lorsque l’entreprise souhaite passer à une solution col-
laborative : le tarif est sans commune mesure avec la boîte initiale, et de plus, il est
souvent nécessaire d’acheter un serveur et d’engager une société pour le paramétrer .
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Mais au delà du coût, c’est le faible service rendu par ces solutions qui les rendent
obsolètes . Compliquées à prendre en main, elles sont souvent exploitées à moins de
5% de leurs capacités, juste parce que les utilisateurs ne les maîtrisent pas suffisa-
ment .
Les possibilités de personnalisation offertes (modèles) sont également limitées ou
font appel à des outils d’un autre âge .
Enfin, ces solutions sont le plus souvent réservées au monde PC, écartant les utilisa-
teurs qui auraient fait le choix d’un autre système d’exploitation .
Les logiciels sur-mesure
Quand le flux de facturation de l’entreprise grandit et se complexifie, l’entreprise a
souvent recours à un développement spécifique .
Qu’ils soient basés sur des solutions grands comptes (Oracle, IBM, SAP) ou sur des
développements spécifiques, ces logiciels sont conçus pour répondre très précisé-
ment aux besoins de l’entreprise et à ses échanges avec son environnement (fournis-
seurs, prestataires) .
Ce type de développement, généralement long et coûteux, est indispensable dans
certains secteurs (industrie, distribution) et s’adresse généralement à des entreprises
de grande taille .
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Les avantages des applications web
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D’une manière générale, les applications web ont un certain nombre de points forts
par rapport aux logiciels installés sur le réseau de l’entreprise .
La sécurité
Avec une application web, les données de l’utilisateur sont sauvegardées sur les ser-
veurs de l’application, protégeant l’utilisateur en cas de panne informatique de son
ordinateur personnel .
Les serveurs sont toujours situés dans des centres d’hébergement ultra-sécurisées .
L’architecture informatique est systématiquement redondée : les données sont ré-
parties sur plusieurs machines, dans des lieux différents .
La mobilité
L’accès à l’application se faisant depuis un navigateur internet (voire un smart-
phone), l’utilisateur peut accéder à ses données et travailler depuis n’importe quel
ordinateur connecté à internet, indépendamment du système d’exploitation utilisé .
L’évolutivité et l’ouverture
Dans une application web, les mises à jour et nouvelles fonctionnalités sont ajoutées
au fur et à mesure : dès qu’une nouvelle fonctionnalité est proposée, l’ensemble de
la base d’utilisateurs en profite .
Au delà, l’interconnexion avec d’autres applications web permet d’étendre le péri-
mètre d’utilisation : par exemple, l’utilisateur pourra partager son fichier client avec
une application d’emailing .
La gestion des coûts
Le modèle de facturation des applications web, souvent mensuel, permet de plani-
fier l’utilisation comme une ressource normale de l’entreprise : pas d’amortissement,
pas d’effort initial de trésorerie…
Il est également possible de prévoir l’impact financier des évolutions à venir, que ces
coûts soient liés à une augmentation de l’usage ou du nombre d’utilisateurs .
De plus, l’adoption d’une application web est souvent synonyme d’une moindre
charge de travail pour les équipes informatiques : pas de serveur et de logiciels à
maintenir .
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Les avantages du modèle SaaS
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appliqué à la gestion commerciale
Dans le domaine de la gestion commerciale, les avantages du modèle SaaS sont par-
ticulièrement forts :
Un vrai gain de temps à l’utilisation
Si la création de facture à partir d’un catalogue de produits et d’un fichier client n’a
rien de révolutionnaire, l’utilisation d’une solution en ligne apporte cependant un
fort gain de productivité .
Par exemple, la communication des documents par email se fait de manière totale-
ment intégrée : plus besoin d’enregistrer un document, de le joindre à un email, de
rédiger un message… Toutes ces actions s’effectuent d’un simple clic .
Une mobilité totale
Dans le cadre d’une entreprise, l’accès complètement décentralisé aux données
commerciales est un vrai plus qui peut améliorer fortement le chiffre d’affaires .
Par exemple, un commercial en déplacement pourra accéder à ses tarifs à distance
et même faire un devis sur place . Il est donc plus facile de boucler une affaire, sans
attendre le retour du collaborateur au siège de l’entreprise .
C’est aussi pour l’entrepreneur la possibilité d’accéder à ses données et à ses chiffres
depuis son domicile . Quel chef d’entreprise n’est jamais retourné le samedi au bu-
reau pour finir des factures ou des devis en retard ?
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Une compétitivité accrue
Dans un contexte économique souvent de plus en plus compétitif, la rapidité d’exé-
cution est souvent un facteur important d’amélioration des performances .
Par exemple, facturer en retard diffère les encaissement (les clients vont payer plus
tard) . Autre exemple, si l’entreprise tarde à relancer ses clients en retard de paiement,
c’est encore une fois la trésorerie de l’entreprise qui sera sollicitée .
Ceci vaut encore plus pour les devis : combien d’entreprise perdent plusieurs jours
avant d’envoyer leur devis ? Dans bien des cas, un compétiteur plus réactif aura eu
tout loisir d’arriver plus rapidement avec une proposition .
Un outil naturellement collaboratif
Sur internet, le collaboratif c’est la norme : on peut se connecter à plusieurs à une
même plate-forme . On peut même être des millions simultanément : il suffit de
regarder Facebook .
Dans le cadre d’une application web de gestion commerciale, cet avantage devient
essentiel pour l’entreprise .
Au delà de la création de devis et factures, c’est un vrai outil de travail à plusieurs
qui est proposé . Chaque document bénéficie d’un fil d’information : Quand a-t-il été
créé ? Quand a-t-il été envoyé ?
Il est possible pour les différents collaborateurs de laisser des commentaires ou de
définir des alertes : le suivi des affaires s’en trouve grandement amélioré .
Des évolutions constantes
Si vous prenez un logiciel de gestion commerciale de l’an 2000 et son grand frère
de 2011, vous constaterez peu de différences . Ces logiciels sont mis à jour une fois
par an, voire deux fois, mais leur fonctionnalités de base évoluent peu . C’est tout le
contraire avec une application web .
Les applications web ne dépendent pas d’une méthode de distribution physique :
elles évoluent constamment, souvent en fonction des demandes formulées par les
utilisateurs .
Une démarche durable
En réduisant le volume de papier imprimé, en supprimant de nombreux déplace-
ments inutiles et en reposant sur une ressource informatique limitée aux besoins
réels, l’utilisation d’une application web de gestion commerciale s’inscrit dans une
démarche globale de développement durable .
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Une ouverture sur d’autres applications
Il est de plus en plus courant de proposer des passerelles d’interconnexion entre
applications web .
Par exemple, votre application de facturation peut interroger votre boîte mail pour
y récupérer vos contacts . Cette logique de briques logicielles qui s’emboîtent selon
les besoins des entreprises est déjà très répandue aux Etats-Unis et va sans contexte
devenir la norme .
Chaque entreprise peut se constituer une solution en fonction de ses besoins : par
exemple, un e-commerçant pourra interconnecter sa boutique en ligne avec son
outil de facturation .
Une adoption rapide des utilisateurs
Former un collaborateur à l’utilisation d’une application web est souvent beaucoup
plus rapide que la formation (coûteuse) à un logiciel ou l’apprentissage du travail
collaboratif, souvent hasardeux, avec les outils bureautiques .
Sur internet, les utilisateurs retrouvent naturellement les codes auxquels ils sont déjà
très largement habitués : remplir un formulaire, envoyer un message, laisser un com-
mentaire, définir une alerte…
Toutes les actions dans une application web font appel à des réflexes désormais an-
crés dans les habitudes des utilisateurs .
Un coût maîtrisé
Quand une entreprise souhaite travailler de manière collaborative, il lui faut tradi-
tionnellement un serveur : une machine coûteuse et complexe, dont il faut le plus
souvent déléguer la gestion à un professionnel .
Le coût élevé des licences multi-utilisateurs des logiciels vient en sus : l’addition fi-
nale est élevée et devra s’amortir sur plusieurs exercices, sans préjuger des évolutions
nécessaires (mises à jour, serveur plus puissant, etc) .
Avec une solution en ligne, toute la couche technique est entièrement déportée
chez le prestataire, qui est un spécialiste de ces questions : le coût est complètement
proportionnel à l’utilisation faite de l’application par l’entreprise .
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A quelles entreprises s’adresse
la gestion commerciale en ligne ?
Contrairement à un logiciel installé, qui est souvent spécifiquement destiné à une
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utilisation donnée, les applications web sont beaucoup plus versatiles et adaptables .
La typologie des utilisateurs s’en trouve élargie :
Travailleurs indépendants et auto-entrepreneurs
Ce type d’entreprise se caractérise souvent par un grande simplicité de leur problé-
matique : mono-utilisation, nombre de documents réduits …
Ces entrepreneurs ont tout à gagner à l’utilisation d’une solution en ligne, car leur
objectif est de trouver une réponse simple à quelque chose qui peut paraître com-
plexe, et ce à un coût raisonnable .
Avec une solution en ligne, ils pourront être opérationnels en une demi-heure .
PME
Pour une entreprise comportant plusieurs collaborateurs, l’adoption d’une solution
en ligne, au delà de sa simplicité de prise en main, sera souvent de répondre à une
problématique informatique (achat d’un logiciel et d’un serveur, frais d’installation
et de maintenance) .
Mais au delà de l’avantage compétitif, elle trouvera dans les capacités collaboratives
d’une application web un vrai moyen d’améliorer ses performances commerciales et
la communication interne de l’entreprise .
En centralisant l’information, une application web permet de mieux travailler, sans
perdre de temps à chercher des mails ou à renvoyer des pièces jointes .
Artisans
Souvent, la problématique chronique des artisans c’est le manque de temps : la jour-
née est consacrée aux chantiers et l’administratif se fait le soir ou le week-end .
Résultat, faire un devis ou une facture prend souvent plus de temps que nécessaire .
Avec une solution en ligne et les moyens technologiques actuels (smartphones, clés
3G), un artisan peut garder le contact avec ses clients, même lorsqu’il est à l’extérieur .
De plus, la création et l’enrichissement de son catalogue de produits et services lui
permet de deviser beaucoup plus rapidement .
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Les applications web :
un modèle en pleine croissance
L’adoption des applications web se généralise très rapidement, qu’il s’agisse d’appli-
cations grand public ou strictement BtoB .
Selon le cabinet Gartner, cité par le Journal du Net, ce mode de diffusion des logiciels
est en pleine croissance :
Les applications disponibles sous forme de services Web à distance (Software as a Ser-
vice) ont plus que jamais le vent en poupe. Ainsi, selon les derniers chiffres du cabinet
d’études Gartner, le marché du SaaS devrait atteindre les 9,2 mil iards de revenus dans
le monde cette année contre 7,9 mil iards de dollars en 2009, soit une hausse de 15,7%.
«Les interrogations sur la sécurité, les temps de réponse et la disponibilité d’accès ont
diminué pour beaucoup d’organisations alors qu’au même moment les technologies et
le marché du SaaS ont gagné en maturité», a précisé dans un communiqué Sharon
Mertz, directeur de recherche au Gartner.
Parmi les domaines applicatifs qui connaissent le plus de succès en mode SaaS, le
cabinet américain évoque ceux relatifs aux contenus, aux communications et collabo-
rations (CCC) avec 2,9 mil iards de dollars de revenus, devant celles liées à la gestion de
la relation client (CRM) avec 2,6 mil iards de dollars de revenus. Par ailleurs, le Gartner
estime que 75% des applications SaaS présentes sur le marché peuvent être considérées
comme un service de type Cloud Computing.
Source : JDN - Dominique FILIPPONE – 14/12/2010
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Les freins à l’adoption d’une solution en ligne
La peur de la perte de données
C’est probablement le principal frein à l’adoption d’un modèle SaaS . D’ailleurs, cette
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considération ne concerne pas que les applications professionnel es : il ne se passe
pas un jour sans que ce sujet soit évoqué au sujet de Google ou Facebook .
Mais ce qu’il faut également prendre en compte, c’est que pour les éditeurs de logi-
ciels en ligne, les données de leurs utilisateurs ont une valeur inestimable : plus de
données, c’est plus de clients .
Les acteurs du secteur ont donc plutôt tendance à optimiser en permanence la sécu-
rité et la redondance de leur architecture informatique .
En fait, en utilisant une solution SaaS, il y a de fortes chances pour que vos données
soient bien plus en sécurité qu’elles ne pourraient l’être au sein même de votre entre-
prise !
Le souci de la confidentialité
En stockant ses données sur les serveurs d’un éditeur, l’entreprise peut légitimement
se demander de quel niveau de confidentialité vont bénéficier ses données .
Est-ce que les employés de l’éditeur pourront accéder à ses documents ? Est-ce que
son fichier client sera utilisé par l’éditeur pour des opérations marketing ?
Encore une fois, les éditeurs de solutions en ligne prennent généralement des pré-
cautions à ce sujet et vous garantissent contractuellement un haut niveau de confi-
dentialité .
De plus, la règle est de crypter à 100% les données entre les serveurs de l’éditeur et
l’utilisateur final .
La réputation de l’opérateur
Choisir de confier la mémoire de son entreprise à une entreprise tierce suppose
une relation de confiance . Avant de choisir un prestataire, il convient de vérifier son
sérieux : Qui sont ses actionnaires ? Depuis combien de temps existe la solution ?
Comment la société est-elle financée ?
Mais ce type de vérification vaut pour tout fournisseur et même si l’on décide de se
reposer sur une solution sur internet, le bon sens commande tout de même de faire
des sauvegardes régulières de ses données .
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myFacture : l’application web
plébiscitée par les entrepreneurs
Lancée en janvier 2010, après un an de développement technique, la solution de
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gestion commerciale en ligne myFacture a rapidement conquis de nombreux utili-
sateurs .
Suite à ce succès, Easybill, l’éditeur de myFacture a réalisé une levée de fonds d’1 mil-
lion d’euros auprès du fonds d’investissement Alto Invest, spécialisé dans les entre-
prises innovantes .
Créé par des entrepreneurs chevronnés, myFacture évolue en permanence, le plus
souvent grâce aux remarques de ses utilisateurs . Ainsi en un an, ce sont des dizaines
de fonctions qui ont été ajoutées .
Mais au delà de l’outil, c’est l’implication de l’équipe qui permet le succès de la solu-
tion : les équipes d’assistance sont situées à La Rochelle, au cœur de l’entreprise et à
proximité immédiate des équipes de développement .
Cette organisation permet une remontée directe des demandes des utilisateurs et
un suivi personnalisé de chaque client .
Alain Mevellec, Directeur du développement d’Easybill, nous explique la stratégie
de myFacture :
« Le retour de nos utilisateurs, très positif, nous incite à aller beaucoup plus loin dans la
démarche et à proposer des nouveaux outils, notamment pour amplifier la dimension
collaborative de la solution.
Ainsi, nous allons prochainement lancer une nouvelle version du site, plus ergonomique
et plus rapide, mais surtout qui intègre de nombreuses suggestions de nos utilisateurs
qui nous ont semblées pertinentes.
De nouveaux outils collaboratifs vont apparaître, avec entre autres des outils de com-
munication interne et de gestion d’alertes, faisant de myFacture un outil central du
système d’information de l’entreprise.
Mais au delà, nous allons également ouvrir le site à d’autres applications, en proposant
une API complète (un interface de programmation qui permet de connecter myFacture
avec d’autres services). C’est sur cette base que nous concevons les versions mobiles du
service (tablettes et smartphones).
Avoir en permanence son fichier client, ses tarifs et ses documents en cours sera un
avantage compétitif très fort pour nos utilisateurs. »
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Témoignages d’entrepreneurs
Dans le cadre du blog myFacture, des utilisateurs commentent leur choix d’une solu-
tion en ligne . Voici leurs témoignages .
10 Rudy Leroy - Prevents Guard International
J’avais un programme de facturation sur mon PC personnel, cela
posait des problèmes pendant mes périodes de vacances et j’ai eu
peur aussi du crash possible de mon PC .
J’ai trouvé myFacture, un peu par hasard sur le net, et tous nos
problèmes étaient résolus . Mon responsable commercial habite
Parme en Italie, il peut maintenant envoyer des devis via le serveur et les factures
pendant mes congés . Et plus de problème de panne informatique puisque tout est
sur serveur .
Thierry Faucher - LearningDrip
Nous avions besoin d’une solution pour gérer les devis et factures .
Lorsque j’ai essayé myFacture, j’ai tout de suite aimé sa simplicité .
C’est une solution qui est conçue pour un usage et y répond très
bien .
J’ai eu un coup de coeur quand je me suis rendu compte que mes
clients allaient pouvoir retrouver en ligne le suivi de leur compte et télécharger les
devis et factures .
Frédéric Martinet - Architecte - Urbaniste
Architecte avec deux bureaux, l’un à Brives et l’autre à La Ro-
chelle, je suis en déplacement en permanence . Equipé de mon
ordinateur et d’une clé 3G, je fais tout avec internet : courrier,
partage de dossiers et bien sûr, ma facturation .
J’ai immédiatement adopté myFacture pour plusieurs raisons : sa
simplicité d’utilisation, sa disponibilité et son ergonomie très intuitive .
Mais ce qui m’a séduit par rapport à des solutions concurrentes, c’est la possibilité de
vraiment personnaliser le design des factures . Dans un métier comme le mien, très
axé sur l’image, c’était un point essentiel .
