Support de cours sur la politique financiere


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Support de cours sur la politique financière

2 Mission et valeurs de [Nom de l’organisme]

[Nom de l’organisme] est un organisme démocratique et à but non lucratif. Sa mission principale est de [écrire la mission de l’organisme, telle quelle est décrite dans les règlements] ………………………………………………………………. Cette mission s’articule autour de certaines valeurs qui constituent la base des actions communautaires de [Nom de l’organisme].

Citons :

  1. [mentionner les différentes valeurs de l’organisme]
  2. …………………………….
  3. …………………………….

3              Objectifs de [Nom de l’organisme]

Les objectifs poursuivis par [Nom de l’organisme] sont les suivants :

  1. [inscrire les objectifs visés par l’organisme tels qu’ils sont décrits dans      les ….]
  2. ……………………………………………………………………………………
  3. ……………………………………………………………………………………

4          Responsabilités financières

4.1          Directeur ou coordonnateur

Le directeur ou coordonnateur doit  travailler en collaboration avec le conseil d’administration. Il doit :

4.1.1      préparer le budget de l’organisme en fonction de la planification stratégique et assurer sa mise en œuvre après approbation;

4.1.2      préparer et présenter des rapports financiers clairs et précis;

4.1.3     réaliser des contrôles internes régulièrement;

4.1.4     préparer des états financiers à chaque fin de période;

4.1.5     soumettre régulièrement des rapports financiers au gouvernement et aux            bailleurs de fonds tout en informant le conseil d’administration.

4.2         Conseil d’administration

   Les responsabilités suivantes incombent au conseil d’administration :

·         Approuver le budget.

·         Analyser les contrôles financiers réalisés par le directeur.

·         Assurer un suivi financier régulier pour maintenir l’intégrité financière de        l’organisme.

·         S’assurer que les codes d’éthique et de valeurs, les statuts, règlements         généraux et autres politiques de l’organisme sont respectés.

·         S’assurer que les recommandations de l’auditeur ont été mises en pratique.

5          Comité de vérification

5.1          Composition

Le comité de vérification doit être composé de trois personnes minimalement dont au moins un membre du conseil d’administration. Au moins deux des trois personnes doivent avoir un minimum de connaissances sur la comptabilité des organismes sans but lucratif.

5.2          Responsabilités

Le comité a les responsabilités suivantes :

·         Vérifier si les décisions du conseil d’administration sont bien suivies.

·         Vérifier l’application de la politique financière.

·         Rencontrer l’auditeur externe avant et après l’audit annuel.

·         Préparer et présenter des rapports sur les vérifications réalisées au conseil   d’administration.

6              Finances internes

6.1       Procédure de finance interne

6.1.1      L’organisme doit maintenir à jour son compte bancaire et sa liste de signataires pour ce compte.

6.1.2     Tout argent reçu doit être déposé à la banque le plus rapidement possible.

6.1.3     Une personne autre que celle qui tient les livres doit recevoir l’état de banque      mensuel et en faire la conciliation.

6.1.4     Il faut trois (3) signataires pour ce compte, dont deux (2) administrateurs et un    (1) membre de la direction.

6.1.5     Les chèques doivent être prénumérotés et justifiés.

6.1.6     Il faut respecter l’ordre numérique des chèques.

6.1.7     L’émission d’un chèque doit exiger la signature d’au moins deux (2) des trois       (3) signataires, dont celle, obligatoire, du représentant de la direction.

6.1.8     Les signataires doivent être intègres et respecter le code d’éthique et de valeurs.

6.1.9     Il est interdit d’apposer une signature sur un chèque en blanc. Tout chèque doit   être rempli au complet avant que quiconque ne le signe.

6.1.10   Les signataires autorisés sont également en droit, avant de signer, de comparer les chèques aux factures correspondantes.

6.1.11   Le bénéficiaire d’un chèque ne peut être le signataire de ce chèque.

6.1.12   Tous les talons de chèque doivent être gardés en lieu sûr et, idéalement, sous clé pour éviter tous risques.

6.1.13   Tous les chèques signés qui ont été retournés par la banque ainsi que les chèques annulés doivent être conservés en lieu sûr et idéalement sous clé.

6.2          Politique sur les dépenses

6.2.1      Le budget annuel de l'organisme prévoit les limites de dépenses pour chaque secteur d’activité.

6.2.2      Toute dépense doit être faite par chèque, sauf les  dépenses de la petite caisse.

6.2.3      Seule la personne autorisée a accès à la petite caisse pour vérifier le type et la limite des achats déterminés.

6.2.4      Tout achat doit être accompagné d’une pièce justificative valable et conforme.

6.2.5      Toute dépense non prévue au budget et hors des pouvoirs décisionnels du directeur général doit être approuvée par une proposition soumise au conseil d'administration.

6.2.6      Le conseil d’administration doit fixer des limites quant aux achats qui peuvent  être autorisés par le directeur.

6.2.7      Tout achat de plus de… (par exemple, 200 $) doit nécessiter au moins trois (3) soumissions. Si l’achat dépasse… (par exemple, 500 $), il doit être approuvé par une proposition du conseil.

6.2.8      Pour les dépenses supérieures à… (par exemple, 5 000 $), le conseil d’administration doit recourir à un appel d’offres. Après examen par le conseil d’administration de deux ou trois soumissions écrites, les achats peuvent être faits.

6.3          Transactions en espèces

6.3.1      La somme des encaissements doit être faite le plus tôt possible. Puis, on doit en consigner le total et l’objet sur une pièce justificative.

6.3.2      Il faut toujours qu’il y ait au moins deux (2) personnes présentes quand il y a manipulation d'argent. Cependant, ces deux (2) personnes ne doivent pas être les mêmes que celles qui font les enregistrements comptables.

6.3.3      Une fois l'argent comptabilisé, le mettre sous clé dans un endroit accessible uniquement aux personnes autorisées.

6.3.4      La clé du bureau contenant l’argent doit être « gérée » par la personne désignée par le conseil d’administration.



6.3.5      Des dépôts bancaires doivent être faits fréquemment pour éviter de garder des sommes importantes dans le bureau.

6.3.6      Les personnes qui touchent de l'argent doivent signer un formulaire déclarant qu'elles l'ont bel et bien reçu.

6.4          Cartes de crédit et de débit

6.4.1      Les montants de transactions quotidiennes ne doivent pas excéder… (par exemple, 500 $) sans autorisation expresse.

6.4.2      Les détenteurs des cartes doivent respecter les directives reçues quant à l'utilisation de celles-ci.

6.4.3      Les cartes de crédit de l'organisme ne doivent jamais servir à des fins personnelles même si la personne paie avant l'échéance sa part du solde inscrit sur le relevé de compte.

6.4.4      Les cartes de crédit doivent être conservées en lieu sûr par la personne désignée et remises à la personne autorisée lors d’un achat ou d’un déplacement.

6.5          Examens financiers périodiques

6.5.1      Chaque année, avant l’assemblée générale annuelle (AGA), l’organisme doit faire effectuer un audit, un examen ou une compilation de ses états financiers par un expert-comptable compétent, objectif et indépendant.

6.5.2      Toute crainte quant à la santé financière de l'organisme ou quant à ses pratiques financières doit être portée à l'attention des membres au moment opportun par le conseil d’administration.

6.6          Production de rapports périodiques

6.6.1      La conduite de la politique financière par l’organisme doit être transparente et compatible avec les impératifs de confidentialité et d’efficacité.

6.6.2      Le directeur doit soumettre un rapport financier détaillé et clair qui doit être produit et soumis au conseil d’administration chaque mois.

6.6.3      Les rapports financiers doivent fournir des informations concernant :

  • l'état de l'encaissement de l'organisme à la date de production des états financiers périodiques,
  • les encaissements et décaissements pour la période visée et pour l’exercice financier à jour,
  • les comptes à recevoir et les comptes à payer, y compris les redevances fiscales,
  • un état comparatif réel/budget pour la période et pour l’exercice.

6.6.4      Des exemplaires des rapports financiers doivent être distribués à tous les membres du conseil avant la rencontre.

6.6.5      Il appartient aux administrateurs de revoir et de s'assurer de comprendre les rapports financiers fournis.

6.6.6      Les livres ou les registres comptables de l'organisme sont la propriété de l'organisme et non du trésorier. Par conséquent, ils doivent être conservés au local de l’organisme et les administrateurs doivent pouvoir les examiner à des moments raisonnables.

6.6.7      Les membres de l’organisme doivent toujours être informés de la santé financière de l’organisme au moins une (1) fois par an, soit lors des assemblées générales annuelles.

6.7          Autorisation d’achat

6.7.1      Pour toute demande, un bon d’achat doit être rempli et signé par le demandeur.

6.7.2      La demande d’achat doit être remise au responsable des achats au moins… (par exemple, sept (7) jours) avant la date de livraison du produit demandé.

6.7.3      Le responsable des achats doit approuver la requête et la soumettre au conseil d’administration au moins… (par exemple, cinq (5) jours) avant la date de livraison du produit pour les achats supérieurs à ceux que le directeur général peut approuver.

6.7.4      La recherche de trois (3) soumissions est exigée pour toutes dépenses dépassant… (par exemple, 200 $).

6.7.5      Seules les personnes autorisées doivent rechercher des soumissions et faire   des achats.

6.7.6      L’absence de soumission doit être justifiée par écrit.

6.7.7      Le conseil d’administration doit analyser le choix des fournisseurs avant d’émettre un chèque.

6.7.8      Tout achat doit être accompagné de pièces justificatives. Cependant, pour les achats de plus de… (par exemple, 200 $), on doit aussi annexer les soumissions.

7              Procédures de remboursement de frais

  • Toute dépense doit être approuvée par la personne désignée avant d’être remboursée.
  • À moins d'une situation particulière, une demande de remboursement doit être effectuée dans le ou les… (par exemple, deux (2) mois) suivant le moment de la dépense.

7.1  Repas

Les frais de repas admissibles à un remboursement sont ceux que la personne a été dans l'obligation d'engendrer dans l'exercice de ses fonctions chez [Nom de l’organisme], et ce, dans les circonstances suivantes :

  • Lors d'une réunion ou d’un événement imprévu à l’extérieur du bureau et qui augmente la durée du travail. La réunion ou l’événement doit avoir une durée minimale de quatre heures et la personne doit être présente avant, pendant et après l'heure du repas.
  • Lors d'une activité officielle de [Nom de l’organisme] ayant lieu à l'extérieur de la ville de…
  • Lors d'une activité où la personne représente l’organisme auprès d'un autre organisme et qui dure plus de quatre heures.

7.1.1          Modalités de remboursement du repas

7.1.1.1      Le coût réel du repas (incluant taxes et pourboire) est remboursé sur présentation de la facture jusqu'à concurrence de… (par exemple, 11 $) pour le déjeuner, de… (par exemple, 17 $)  pour le dîner et de… (par exemple,  21 $) pour le souper.

7.1.1.2      Dans le cas d'une activité qui dure toute une journée, soit de 7 h 30 à 19 h, le conseil d’administration peut octroyer à une personne un montant maximal de… (par exemple,  60 $) par jour pour couvrir tous ses frais de repas.

7.2          Transport

Sont admissibles à un remboursement les frais de transport engendrés dans le cadre d'activités de [Nom de l’organisme]. Cependant, les déplacements pour les réunions des différentes instances de [Nom de l’organisme] (assemblée générale, conseil d’administration ou tout autre comité) ne sont pas admissibles à un remboursement. En tout temps, le moyen de transport le moins coûteux et le plus adapté (le covoiturage) au besoin est privilégié.

7.2.1      Utilisation de la voiture d'un membre

Quand une personne utilise sa voiture pour un déplacement, le kilométrage effectué est remboursé au taux de… (par exemple,  0,47 $) le kilomètre.

7.2.2      Location de voiture

7.2.2.1  Toute location de voiture doit être au préalable approuvée par la personne autorisée. Les coûts d'essence et de location sont remboursés aux montants inscrits sur les factures, sur présentation de ces dernières.

7.2.2.2  Les prix de location de deux ou trois agences de location de voiture doivent être vérifiés avant de choisir une agence.

7.2.3      Autre moyen de transport

Si la personne n'utilise pas sa voiture et ne loue pas une voiture, [Nom de l’organisme] rembourse le moyen de transport le moins coûteux et le plus adapté aux besoins spécifiques du transport sous présentation d’une facture.

7.2.4      Stationnement

7.2.4.1  Les frais de stationnement préautorisés engendrés dans le cadre d'activités de [Nom de l’organisme] sont remboursables si la personne utilise sa voiture ou une voiture louée par l’organisme.

7.2.4.2  Le coût réel du stationnement est remboursé au montant de la facture, sur présentation de cette dernière.



7.3          Hébergement

7.3.1      Sont admissibles à un remboursement les frais d'hébergement que la personne a été dans l'obligation d'engendrer pour assister à une activité de [Nom de l’organisme] ayant lieu à l'extérieur de la ville de...

7.3.2      Le coût réel de l'hébergement est remboursé sur présentation de la facture jusqu'à concurrence de…. (par exemple, 125 $) par nuit.

7.3.3      Tous autres frais facturés à la chambre doivent être assumés par la personne qui occupait la chambre.

7.4       Téléphone cellulaire

7.4.1      Les frais de téléphone cellulaire engendrés par toute personne disposant d'une autorisation à cet effet sont admissibles à un remboursement. De ce fait, la personne doit présenter une facture, le numéro de téléphone appelé, la date et l’heure de l’appel.

7.4.2      Tout autre membre doit obtenir l'autorisation du conseil d’administration pour bénéficier du remboursement de ses frais de téléphonie cellulaire qui ne doivent pas excéder… (par exemple, 25 $) par mois.

8              Paiement des employés

8.1          Heures payées

            Chaque heure travaillée pour [Nom de l’organisme] par un membre est payée selon le montant prévu dans le budget ou par les fonds de [Nom de l’organisme]. Toutefois, [Nom de l’organisme] ne rémunère pas les heures suivantes :

  • les repas, qui sont d’une durée de… (par exemple,  d’une (de 1) heure);
  • les rencontres du conseil et celles des autres comités hors des heures           normales de travail;
  • les réunions de l'assemblée générale hors des heures normales de travail;
  • la participation à des activités sociales et militantes;
  • les formations, congrès ou toute autre activité rémunérée par un autre          organisme hors des heures normales de travail.

8.2          Nombre d'heures mensuelles

8.2.1      Le nombre d’heures mensuelles payées est de… (par exemple, 120 heures).

8.2.2      Les heures supplémentaires doivent être approuvées par la personne autorisée.

8.3          Procédures de paiement des employés

8.3.1      Chaque membre ayant travaillé pour le [Nom de l’organisme] compile ses heures et les inscrits sur un formulaire conçu à cet effet et qui doit être approuvé par l’instance autorisée, et ce, chaque fin de semaine.

8.3.2      La personne autorisée doit analyser le formulaire afin de le comparer avec le registre de présence, s’il y a lieu.

8.3.3      Si le nombre d’heures inscrit dans le formulaire est contraire au nombre d’heures réellement effectué et inscrit dans le registre de présence, la personne qui doit l’approuver a le pouvoir de demander à la personne de lui donner des explications et de le corriger conformément au registre de présence.

9              Conservation des registres financiers

La durée de conservation des registres financiers de l’organisme est de… (par exemple, sept (7) ans), selon les exigences gouvernementales ou celles des bailleurs de fonds. Cette exigence s'applique tant aux registres tenus à la main et aux pièces justificatives (grands livres, chèques, reçus, etc.) qu'aux registres électroniques si le trésorier utilise un programme informatique pour tenir les livres de l'organisme.

10           Demande de dons

10.1       Procédure

10.1.1   Toute demande de dons doit être en lien avec la mission, la vision et l’objectif de [Nom de l’organisme].

10.1.2   Toute demande de dons doit faire l’objet d’une demande officielle écrite sur le papier à en-tête de l’organisme demandeur.

10.1.3   Toute demande de dons doit comprendre un résumé du projet ainsi que le montant demandé et parfois une description détaillée de la contrepartie offerte.

10.1.4   Toute demande doit être examinée et autorisée par le conseil d’administration.

10.1.5   Le conseil d’administration peut accepter les demandes d’aide en tout ou en partie, les refuser ou les retransmettre à d'autres organismes concernés.

10.1.6   Une réponse écrite est transmise au demandeur à la suite de la décision du conseil d’administration.

10.1.7   Chaque trimestre, un rapport doit être rédigé sur les dons accordés.

10.2       Restrictions

10.2.1   [Nom de l’organisme] ne peut octroyer un don de plus de… (par exemple, 500 $).

10.2.2   [Nom de l’organisme] ne peut octroyer un don à un organisme ayant déjà bénéficié d'un don ou d'une commandite à l'intérieur de la même année financière.

10.2.3   Le budget de dons maximal est de… (par exemple, 3 000 $) par année financière.

10.2.4   Cette politique est rentrée en vigueur lors de l’assemblée générale, le… et peut être modifiée par le conseil d’administration sur demande des membres de l’organisme.

11           Délivrance des reçus

11.1       Tout organisme de bienfaisance doit conserver des registres et livres de comptes adéquats afin que l’Agence du revenu du Canada (ARC) puisse vérifier les copies des reçus officiels délivrés aux donatrices et donateurs, ainsi que les revenus perçus et les dépenses effectuées. L’organisme doit garder une copie des reçus fiscaux dans un endroit facile d’accès.

11.1.1       L’organisme doit tenir trois sortes de registres :

  • les copies des reçus de dons;
  • les renseignements permettant de déterminer s’il y a motif à révocation de son statut en vertu de la Loi;
  • les autres renseignements qui permettent la vérification des dons donnant droit à une déduction ou à un crédit d’impôt.

11.2       L’organisme doit respecter les lignes directrices générales relatives à la délivrance des reçus fiscaux qui consistent à :

  • préparer des copies de tous les reçus officiels;
  • conserver une copie de tous les reçus délivrés;
  • s’assurer que les reçus officiels sont numérotés et veiller à ce que chacun    porte la signature d’une personne autorisée;
  • conserver les copies des reçus pendant deux ans (sauf dans les cas des      dons à conserver pendant dix ans);
  • voir à ce que chaque reçu comporte tous les renseignements demandés.     Un reçu incomplet peut ne pas âtre accepté par l’ARC.

11.4       Transmission par courriel ou Internet

Les organismes peuvent transmettre des reçus par courriel ou Internet, mais ils doivent s’assurer que les documents sont en lecture seule. Les donatrices et donateurs ainsi que toutes les personnes qui ont accès à cette information par courriel ou Internet doivent seulement pouvoir lire et imprimer les reçus. 

Il appartient à l’organisme de bienfaisance de garantir la sécurité de son système électronique de délivrance des reçus.



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