Cours sur les fonctionnalités avancées de MS Excel niveau 2
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Excel un logiciel de Microsoft qui permet de créer des feuilles de travail qui servent d'abord et avant tout à insérer des données, faire des calculs et gérer une base de données. A travers ce support de cours, les usagers ayant un niveau intermédiaire pourront apprendre à effectuer des opérations assez complexes comme les fonctions préprogrammées, les tableaux croisés dynamiques, etc.
Les fonctions préprogrammées sont des formules Excel qui permettent de calculer automatiquement le maximum, le minimum, la moyenne et le nombre valeur de données contenues dans un classeur. Les différentes fonctions possibles vous sont proposées sous forme d’exemples.
Cette fonction renvoie le nombre le plus grand d’une plage de cellules donnée.
Exemple : Allez dans le menu supérieur Fichier et cliquez sur Nouveau : un classeur apparaît. Remplissez les cellules A1 à A4 avec les données (info 1, info 2, …) et les cellules B1 à B4 avec les données (10, 20, …). Dans la cellule B5, entrez la formule = Max. Sélectionnez la cellule B1 avec la souris jusqu’à la cellule B4, et tapez sur la touche Entrée du clavier pour avoir la réponse.
On obtient le résultat 120 qui est le nombre maximum entre l’info 1 et l’info 4.
Cette fonction renvoie le nombre le plus petit d’une plage de cellules donnée.
Exemple :
Allez dans le menu supérieur Fichier et cliquez sur Nouveau : un classeur apparaît. Remplissez les cellules A1 à A4 avec les données (info 1, info 2, …) et les cellules B1 à B4 avec les données (10, 20, …). Dans la cellule B5, entrez la formule = Min. Sélectionnez la cellule B1 avec la souris jusqu’à la cellule B4, et tapez sur la touche Entrée du clavier pour avoir la réponse.
On obtient le résultat 10 qui est le nombre minimum entre l’info 1 et l’info 4.
Cette fonction calcule la moyenne de plusieurs plages de cellules.
Exemple :
Allez dans le menu supérieur Fichier et cliquez sur Nouveau : un classeur apparaît. Remplissez les cellules A1 à A4 avec les données (info 1, info 2, …) et les cellules B1 à B4 avec les données (10, 20, …). Dans la cellule B5, entrez la formule = moyenne. Sélectionnez la cellule B1 avec la souris jusqu’à la cellule B4, et tapez sur la touche Entrée du clavier pour obtenir la réponse.
On obtient le résultat 12,5 qui est la moyenne des données pour les infos 1 à 4.
Cette fonction compte le nombre de cellules renseignées par une valeur dans une plage de cellules donnée.
Exemple :
Allez dans le menu supérieur Fichier et cliquez sur Nouveau : un classeur apparaît. Remplissez les cellules A1 à A4 avec les données (info 1, info 2, …) et les cellules B1 à B4 avec les données (10, 20, …). Dans la cellule B5, entrez la formule = nbval. Sélectionnez la cellule B1 avec la souris jusqu’à la cellule B4, et tapez sur la touche Entrée du clavier pour avoir la réponse.
On obtient le résultat 4, c’est-à-dire que nbval vérifie que les infos 1 à 4 correspondent bel et bien à 4 cellules.
Toutes les feuilles de calculs, à quelques exceptions près, peuvent être représentées sous forme de graphiques. Un graphique est une représentation visuelle qui permet de mettre en lumière les relations entre les données dans votre feuille de calcul.
Il existe des graphiques de type standard.
Et il existe également des graphiques de types personnalisés.
Exemple :
Création d’un graphique sectoriel.
Sélectionnez les cellules qui contiennent les informations à placer dans le graphique.
Ensuite, cliquez sur l’icône Assistant graphique qui se trouve sur la barre des icônes de votre feuille de calcul. Une fenêtre apparaît. Sélectionnez le graphique de type Secteurs pour lancer sa création. Vous choisissez un sous-type de graphique en fonction des données que vous voulez représenter.
Puis cliquez sur Suivant et une nouvelle fenêtre apparaîtra. Ici, cliquez sur le bouton rouge en face de Plage de données et sélectionnez les cellules contenant les données que vous utilisez dans le graphique et cliquez sur Suivant.
Arrivez à cette étape, vous devez mettre en forme votre graphique c’est à dire lui donner un titre. Pour cela, cliquez sur Titres (saisissez par exemple Orientations).
Ensuite, cliquez sur Légende et faites un choix pour sa position (par exemple droite).
Cliquez sur Etiquettes de données et faites un choix d’affichage (par exemple, cochez afficher le pourcentage).
Cliquez sur Suivant. Dans la fenêtre qui apparaît, vous avez la possibilité de placer votre graphique en tant qu’objet, c’est-à-dire sur le même classeur que votre tableau, ou sur une nouvelle feuille, c’est-à-dire sur une autre page. Ici, nous allons cocher sur une nouvelle feuille. Cliquez sur Terminer pour valider la création et la mise en forme de votre graphique.
III. Les tableaux croisés dynamiques
Un tableau croisé dynamique est un tableau interactif qui permet d’effectuer une synthèse rapide et de croiser de grandes quantités de données. C’est pourquoi les titres des colonnes et des lignes peuvent être inversés, les opérations mathématiques effectuées sur les colonnes peuvent être modifiées, les données peuvent apparaître de manière détaillée ou synthétique.
Exemple : Le tableau ci-dessous présente des statistiques de ventes. Ces statistiques sont présentées suivant leur année de réalisation, la région de vente, le sport pratiqué et bien sûr le montant du chiffre d’affaires hors taxe. Grâce au tableau croisé dynamique d’Excel, nous allons exploiter ces statistiques et les présenter de différentes manières.
Sélectionnez votre tableau. Cliquez dans le menu supérieur Données, puis sur Rapport de tableau croisé dynamique.
Cette manipulation fait apparaître un assistant qui comporte 3 étapes.
Vous devez choisir l’endroit où se trouvent les données à analyser et le type de rapport que vous voulez créer. Choisissez ici Liste ou base de données Microsoft Excel et cochez Tableau croisé dynamique puis cliquez sur Suivant.
Excel vous demande de confirmer la plage des données (si besoin est, re-sélectionnez la plage sans fermer l’étape 2). Cliquez sur Suivant.
Vous devez choisir si le tableau croisé dynamique va figurer sur la feuille de calcul où se trouvent les données ou sur une autre feuille. Choisissez Nouvelle feuille et cliquez sur Terminer.
Une fenêtre apparaît. Elle permet de construire le tableau croisé dynamique. Pour cela, il suffit de déposer à l’aide de la souris les boutons ANNEE, REGION, SPORT et CA HT dans les champs affichés, c’est-à-dire que vous faites glisser le bouton ANNEE dans la cellule A1, REGION dans la cellule B3, SPORT dans la cellule B4 et CA HT dans la cellule A3.
Après avoir fait glisser les boutons ANNEE, REGION, SPORT et CA HT sur le diagramme ci-dessus, vous obtenez alors la création de votre tableau croisé dynamique.
