INTRODUCTION
Ce livret vous apprendra à utiliser des filtres simples et plus complexes.
Pré-requis :
Livret 1,2,3,5 et maîtriser les références relatives et absolues
Objectifs :
Maîtriser le filtre automatique et le filtre personnalisé
Maîtriser le filtre élaboré simple
Maîtriser l'extraction de données filtrées
Maîtriser les filtres multicritères
Information complémentaire
Chapitre 1 Quelques définitions - Rappels
Excel vous permet de gérer des listes de données simplifiées.
Grâce à ces listes, vous pourrez organiser et gérer vos informations ou encore les filtrer selon des critères bien définis.
Une liste se compose de différents éléments : la liste, les champs, les enregistrements.
| Définition | |
|
Liste | Désigne un tableau regroupant les champs et les enregistrements |
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Champs | Désigne un ensemble de données de même type (Les prénoms, les adresses ...). Un champs est caractérisé par le titre (étiquette) de la colonne. |
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Enregistrements (ou fiche) | Désigne une ligne contenant les informations d'éléments liés |
La liste :
Une telle liste est reconnue par Excel comme étant une base de données (avec noms de colonnes : noms de champs; et les données).
Un enregistrement :
Généralités sur les filtres :
Les filtres vous permettront de retrouver rapidement des données précises dans un tableau. Vous déterminerez le ou les critères que vous souhaitez pour retrouver ces données.
Chapitre 2 Le filtre automatique
Objectif : Découvrir le filtre automatique et son utilité.
2.1 Filtre automatique personnalisé
Objectif : Maîtriser le filtre élaboré qui permet de faire des recherches plus précises que le filtre automatique. Il fonctionne différemment.
Le filtre élaboré se compose différemment du filtre automatique. Il faut, en premier lieu, distinguer deux zones :
La plage de données, c'est à dire votre tableau de données.
La zone de critère, c'est à dire votre critère de filtrage
La zone de critère est composée du nom des champs ainsi que du critère lui même.
1 : Copiez la ligne comportant les titres des colonnes et collez-la en dessous du tableau :
Il ne reste qu'à inscrire notre critère. Recherchons par exemple toutes les secrétaires.
2 : Validez votre saisie
3: Sélectionnez une cellule de votre tableau de donnée.
Résultat :
Nous avons réalisé un filtre élaboré dit sur place, c'est à dire que notre tableau a masqué les données qui ne correspondent pas à notre critère.
Allons plus loin, réalisons le même filtre mais cette fois en copiant le résultat sous notre zone de critères.
Objectif : Extraire des données filtrées afin de pouvoir travailler avec des données sans toucher au tableau d'origine.
La zone Plages correspond aux références des cellules du tableau de données avec les titres de colonne.
La Zone de critères, elle, correspond aux cellules où se trouvent vos critères (c'est le critère lui même et la colonne à laquelle il s'applique) il y a toujours au moins deux cellules sélectionnées ici.
La zone Copier dans fait référence à une cellule, celle à partir de laquelle sera copiée l'extraction.
Résultat :
Objectif : Faire un filtre avec plusieurs critères qui doivent être vrai en même temps.
Il s'agit ici d'un filtre où plusieurs critères doivent être vrais en même temps. Par exemple, tous les employés de l'atelier 1 qui ont un salaire horaire supérieur à 9,3 euros (il s'agit d'un test logique ET)
1 : Créez une nouvelle zone de critères en dessous du résultat précédent. Renseignez-le ensuite comme ci-dessous :
Imaginons que nous souhaitions afficher tous les employés du bureau d'étude et aussi ceux de la comptabilité. Il faudra alors mettre nos deux critères sur deux lignes différentes (c'est une fonction logique OU):
Résultat :
Nous allons maintenant rechercher tous les employés dont le prénom commence par un « P »
1 : Saisissez le critère comme suit :
L'utilisation de * est expliquée plus loin
2 : Lancez votre filtre élaboré Résultat :
Essayons nous à l'exercice inverse : afficher tous les employés dont le prénom ne commence pas par un « P »
1 : Saisissez le critère comme suit :
Le symbole * remplace n'importe quelle chaîne de caractères. Ainsi <>P* est équivalent à : afficher tous les prénoms ne commençant pas par « P ».
2 : Vous pouvez lancer votre filtre élaboré : menu « Données/Filtrer/Filtre élaboré » 3 : Renseignez la boîte de dialogue avec le critère ci-dessus, et validez.
Remarque : Pour pouvoir afficher le résultat sur une autre feuille, celle-ci doit être la feuille active au moment où vous appelez le filtre élaboré. Dans la logique des choses, votre zone de critères devrait aussi se trouver sur la feuille qui
reçoit le résultat afin de savoir quel a été le critère d'extraction.
Essayons maintenant d'extraire tous les Noms dont la deuxième lettre est un « a »
| L | es caractères génériques |
| * | Remplace une chaîne de caractères ex : b* trouve balle, bol, brave ... |
| ? | Remplace un seul caractère. Ex : b?lle trouve balle, bulle mais pas bol |
| ~ (tilde) | Suivi d'un ? Ou *, le ~ (tilde) permet de recherche un mot qui contient un ? Ou * ou ~. ex : b*~? trouve balle?, bulle? |
Objectif :Faire un filtre dont le critère est une comparaison avec un calcul ou une fonction
Essayons maintenant d'afficher tous les salaires qui sont supérieurs à la moyenne.
1 : Dans la cellule B120 tapez un nom de champ qui ne fait pas partie de votre plage de données. Par exemple, Moyenne des taux
La cellule « G2 » est la cellule qui contient le premiertaux horaire dans votre tableau.
Les arguments de la fonction moyenne font référence à la colonne des taux horaires.
ATTENTION :
Les arguments doivent être passés en tant que références absolues (voir le livret 3).
3 : Validez votre critère et faites apparaître le résultat à partir de la cellule A123
4 : Exécutez votre filtre élaboré
Chapitre 4 Exercices
Chapitre 1 Quelques définitions - Rappels...........................................................................................5
Chapitre 2 Le filtre automatique...........................................................................................................7
2.1 Filtre automatique personnalisé...............................................................................................10
Chapitre 3 Le filtre élaboré.................................................................................................................13
3.1 Filtrer sur place........................................................................................................................13
3.2 Filtrer en copiant vers un autre emplacement..........................................................................16
3.3 Filtrage multi critère ET...........................................................................................................18
3.3.1 Filtrage multi critères OU................................................................................................19
3.4 Filtrer sur une partie des mots..................................................................................................20
3.5 Filtre élaboré calculé................................................................................................................22
4.1 Exercice 1................................................................................................................................23
4.2 Exercice 2................................................................................................................................24
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