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EXCEL 2003 - FONCTIONS DE CALCUL

Les fonctions Excel sont nombreuses et permettent de réaliser des calculs simples et complexes. Vous trouvez ainsi des fonctions pour réaliser des calculs statistiques, mathématiques ou encore financiers. Certaines permettent même de poser des raisonnements logiques comme la fonction SI. La structure des fonctions de calcul se composent de trois éléments :

<
p align="left">? Signe = : Tout calcul excel commence par ce symbole,

? Nom de la fonction : Le nom de la fonction employé suit le signe égal comme SOMME ou SI,

? Les paramètres : Après avoir nommé la fonction, vous devez ouvrir les parenthèses pour fournir les paramètres du calcul (Souvent des cellules) à la fonction. Ex: =SOMME(A1:B1).

 

QUELQUES FONCTIONS SIMPLES

Certaines fonctions sont incontournables car leur emploi est trivial et elles fournissent des résultats de synthèse forts intéressants. D’autres sont plus complexes mais nécessaires pour poser des raisonnements et aller plus loin.

Nom Fonction

Exemple

Description

SOMME

=SOMME(A1:A4)

Calcule la somme des valeurs contenues dans les cellules passées dans les parenthèses.

MOYENNE

=MOYENNE(A1:A4)

Calcule la moyenne des valeurs contenues dans les cellules passées dans les parenthèses.

MAX

=MAX(A1:A4)

Extrait et affiche la plus grande des valeurs contenues dans les cellules passées entre parenthèses.

MIN

=MIN(A1:A4)

Extrait et affiche la plus petite des valeurs contenues dans les cellules passées entre parenthèses.

NB

=NB(A1:A4)

Compte et affiche le nombre de cellules contenant une valeur.

 

(A1:A4;“valeur”)

Compte et affiche le nombre de cellules identiques à la valeur passée en deuxième argument.

SI

=SI(A1>10;“Reçu”;“Eliminé”)

Permet de vérifier un critère et d’envisager l’un ou l’autre cas selon que le critère est vérifié ou non. Ainsi dans l’exemple, si la valeur de la cellule A1 est supérieure à 10, le résultat de la fonction affiche Reçu, Eliminé sinon.

Comme vous le remarquez, certaines fonctions utilisent du texte dans leurs paramètres soit comme critère soit comme valeur à afficher. Dans ce cas, vous devez l’encadrer de guillemets pour spécifier à Excel qu’il s’agit de données textuelles et non numériques ou de date.

 

LA SOMME AUTOMATIQUE

Avec la fonction Somme automatique, Excel facilite l’addition de valeurs qui est l’un des calculs les plus fréquents dans une feuille de calcul Excel. Un bouton lui est dédié sur la barre d’outils standard . Vous remarquez que ce bouton est accompagnée s’une flèche permettant d’accéder rapidement à certaines autres fonctions mais aussi à l’assistant fonction (Autres fonctions...).

Créez un nouveau classeur dans Excel,

Réalisez le tableau simple de la figure,

Sélectionnez la première cellule de total (B7),

Cliquez sur le bouton Somme automatique,

La fonction SOMME s’affiche dans la cellule avec entre parenthèses, une suggestion de la liste des cellules à sommer, ici B2: B6. Si la suggestion n’est pas la bonne, il vous suffit de cliquer et glisser la souris sur une autre plage de cellules pour changer les paramètres de la fonction.

Validez ce calcul en réalisant la combinaison de touches CTRL + ENTREE.

La fonction SOMME affiche le résultat du calcul dans la cellule ou elle est écrite.

Remarque : Notez la présence des deux points (B2:B6) pour l’énumération des cellules à sommer dans les parenthèses de la fonction SOMME. Cette syntaxe est une partie du langage Excel. Les deux points signifient de B2 à B6. Concrètement toutes les cellules entre B2 et B6 sont sommées, ce qui simplifie l’écriture. L’autre symbole pouvant remplacer les deux points est le point virgule (;). Dans ce cas, la somme automatique additionne seulement B2 et B6.

Remarque : Généralement, une saisie est validée par la touche Entrée. Mais cette action a pour effet de sélectionner la cellule du dessous. Le fait de valider une saisie par la combinaison CTRL + Entrée permet de conserver la cellule active. Ainsi, il est moins fastidieux de tirer la poignée dans la foulée pour reproduire un calcul.

 

SOMME AUTOMATIQUE ET INSTANTANÉE

 

? Cliquez sur le bouton Somme automatique,

Tous les résultats s’affichent instantanément dans les trois cellules du total. Cette technique permet d’éviter l’étape intermédiaire qui consiste à valider la plage de sélection à sommer que suggère Excel.

 

INSÉRER UNE FONCTION

 

Sélectionnez la première cellule de la moyenne (B10),

Cliquez sur la flèche associée au bouton Somme automatique,

Dans le menu, cliquez sur Autres fonctions...,

La boîte de dialogue Insérer une fonction apparaît. Par défaut, les fonctions sont classées selon la catégorie Les dernières utilisées. Mais il suffit de dérouler cette liste et de choisir la catégorie adéquate. Si vous n’avez pas idée de la catégorie de la fonction mais que vous connaissez son nom, vous pouvez choisir la catégorie Tous. Elles seront alors triées par ordre alphabétique croissant.

Sélectionnez la catégorie Tous,

Au clavier, tapez la lettre M,

Ainsi vous sélectionnez directement la première des fonctions dont le nom commence par la lettre M.

Utilisez la barre de défilement pour faire apparaître les fonctions situées plus bas, jusqu’à afficher Moyenne,

Sélectionnez Moyenne dans la liste,

Notez la présence d’une brève description de la fonction sélectionnée en bas de la boîte de dialogue, juste sous la liste. De même, vous remarquez la présence d’un lien Aide sur cette fonction qui propose des exemples judicieux d’application de la fonction. Il est parfois plus simple de se diriger directement vers cette rubrique pour apprendre à utiliser une fonction.

Cliquez sur le bouton Ok pour utiliser la fonction Moyenne,

L’assistant de la fonction se déclenche. Un bref descriptif explique comment remplir les arguments de la fonction. La fonction moyenne réalise la

moyenne des valeurs des cellules sélectionnées. Les zones Nombre1 et Nombre2 correspondent aux plages de cellules que vous pouvez sélectionner pour les inclure dans le calcul de la moyenne. Ces plages de cellules ne peuvent être constituées que d’une seule cellule.

Cliquez dans la zone de saisie Nombre1 pour l’activer,

Sélectionnez les cellules B2 à B6 sur la feuille,

Excel écrit alors B2:B6 signifiant que vous allez réaliser la moyenne des cellules allant de B2 à B6. Vous pourriez sélectionner une autre plage de cellules dans la zone Nombre2, C2 à C6 par exemple. La fonction résultante serait

=MOYENNE(B2:B6;C2:C6) selon la syntaxe expliquée auparavant, signifiant que vous réalisez le moyenne des cellules B2 à B6 et C2 à C6. Dans ce cas, vous constatez l’apparition d’une nouvelle zone de saisie Nombre3 et ainsi de suite. Dans le cas présent, nous nous contentons de la moyenne pour le mois de juin (B2:B6).

Cliquez sur Ok pour valider le calcul.

Le résultat s’affiche dans la cellule. L’assistant fonction permet donc de ne pas saisir le calcul et de ne pas se soucier de la syntaxe.

Tirez la poignée de deux cases sur la droite pour reproduire le calcul.

 

LES ASSISTANTS INFO-BULLES

Lorsque vous utilisez des fonctions simples il est quasiment préférable de se laisser guider par les info-bulles qui s’affichent en même temps que vous saisissez la fonction plutôt que d’utiliser l’assistant. Les fonctions Max et Min s’utilisent exactement comme la fonction moyenne. Il suffit de sélectionner en argument la plage de cellule sur laquelle elles doivent extraire la valeur caractéristique. Les info-bulles expliquent comment remplir la fonction en cours.

Sélectionner la cellule B11,

Commencez la saisie de la fonction par =MAX(,

Vous constatez l’apparition de la bulle d’aide : MAX(nombre1; [nombre2];...). nombre1 et nombre2 pouvant correspondre à une cellule ou à une plage de cellules. Les trois petits points signifient que la liste des arguments après le premier est facultatif. Ainsi nous pouvons nous contenter de ne sélectionner qu’une cellule ou une plage de cellule.

Sélectionnez alors la plage de cellule B2 à B6,

Fermez la parenthèse,

Validez le calcul par CTRL + Entrée,

Il ne vous reste plus qu’à tirer la poignée de deux cases supplémentaires sur la droite pour reproduire le calcul. La poignée est le petit carré noir situé en bas à droite de la cellule. Lorsque vous placez votre curseur sur ce carré, il se transforme en une petite crois noire, signifiant que vous pouvez glisser la souris sur d’autres cellules pour reproduire le calcul sans le ressaisir.

Remarque : Si vous ne fermez pas la parenthèse de la fonction, au moment de valider, Excel le fera pour vous.

 

PLUTÔTQUEDETIRERLAPOIGNÉE...

Dans tous les calculs que nous avons vus jusqu’alors, nous avons d’abord posé la formule sur une cellule pour reproduire ensuite la logique sur les autres cellules en tirant la poignée. Mais une technique méconnue permet de valider en calcul tout en le reproduisant simultanément sur les cellules désirées. Elle consiste à premièrement sélectionner toutes les cellules où doivent apparaître le calcul. Ensuite, il faut réaliser le calcul comme s’il s’agissait de la première cellule sélectionnée. Enfin, il faut valider par CTRL + Entrée. Voyons cela avec le calcul du minimum.

Sélectionnez les cellules B12 à D12,

Par défaut dans une plage sélectionnée, c’est la première cellule qui est active. C’est ainsi que nous débutons le calcul.

Saisissez la formule =MIN(B2:B6),

Il est préférable de ne pas saisir la plage de cellules mais de la sélectionner.

Validez ce calcul en enfonçant ensemble les touches CTRL et Entrée.

Vous constatez que le résultat du calcul est répercuté dans toutes les cellules présélectionnées.

Remarque : La casse des noms de fonction n’a pas d’importance. Aussi pouvez vous saisir une fonction aussi bien en majuscules qu’en minuscules. ex : =min(B2:B6) ou =MIN(B2:B6).

 

ACCÈS RAPIDE AUX FONCTIONS COURANTES

Les fonctions les plus simples et les plus courantes bénéficient d’un accès rapide, dérivé de l’assistant fonction.

Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez réaliser le calcul,

Cliquez sur la flèche du bouton Somme automatique,

Vous pouvez choisir entre Somme, moyenne, Compteur, Max et Min.

Cliquez sur la fonction de votre choix,? Et laissez vous guider par l’info-bulle.

 

LES OPÉRATEURS DE CALCUL

Bien sûr il existe les fonctions Excel pour réaliser des calculs simples ou complexes, mais l’utilisation des opérateurs n’en demeurent pas moins vrai lorsqu’il s’agit de réaliser une addition, soustraction, division, multiplication ou encore un calcul de puissance. Le tableau ci-dessous liste ces opérateurs.

Opérateur

Opération

Exemple

+

Addition

A1+A2

-

Soustraction

A1-A2

*

Multiplication

A1*A2

/

Division

A1/A2

%

Pourcentage

55%

^

Exposant

A1^A2

La figure ci-contre illustre le calcul du nombre 5 élevé à la puissance 3.

Réalisez ce calcul en saisissant des valeurs arbitraires dans des cellules,

Remarque, calculs dynamiques : La philosophie des calculs dans Excel consiste à ce que toutes les opérations soient bâties sur des variables comme c’est le cas ici et non sur des constantes. En effet, nous n’élevons pas le nombre 5 qui est une constante à la puissance 3 qui est une autre constante, mais le nombre contenu dans la cellule B20 élevé au nombre contenu dans la cellule C20. Comme les calculs sont dynamiquement liés aux cellules sur lesquels ils sont bâtis, si nous changeons les valeurs de l’une ou l’autre cellule, le résultat change instantanément car il est recalculé.

En B20, saisir 8 à la place de 5, ? Validez ce calcul.

Vous constatez en effet que le résultat n’est plus 125 mais 512.

 

PRINCIPE DE RAISONNEMENT - FONCTION SI

 

cellule comparée à une valeur,

? Ensuite et en deuxième argument, il faut indiquer quoi faire lorsque le critère est vrai. Il peut s’agir d’un texte un écrire dans la cellule du calcul mais aussi d’un calcul à réaliser,

? Enfin, en troisième et dernier argument, il faut lui indiquer quoi faire lorsque le critère est faux. Là aussi, il peut s’agir d’un texte comme d’un calcul.

En résumé : =SI(CRITERE; QUOI FAIRE ALORS; QUOI FAIRE SINON).

La fonction SI comptant nécessairement trois paramètres compte forcément deux points virgules pour séparer ces paramètres.

Sur une feuille vierge, réalisez le tableau présenté par la figure ci-dessus,

Le principe est simple. Des moyennes générales correspondent à des élèves. Dans la colonne vide Avis du conseil, il s’agit d’inscrire dynamiquement si l’élève passe (Moyenne supérieure ou égale à 10) ou s’il redouble. Le critère consiste donc à comparer la valeur de chaque moyenne générale à la valeur 10.

Sélectionnez la première cellule de la colonne Avis du conseil (C4), ? Saisissez la fonction suivante : =SI(B4>=10;“Passe”;“Redouble”).

Sa traduction est simple. Si la moyenne est supérieure ou égale à 10 alors la fonction écrit le texte Passe sinon elle écrit le texte Redouble.

Remarque : >= signifie supérieur ou égal. <= signifie inférieur ou égal. <> signifie différent de.

Validez ce calcul par CTRL + Entrée,

Tirez la poignée sur toute la colonne Avis du conseil.

Vous constatez que tous les résultats sont instantanément reproduits en s’adaptant à chaque moyenne du tableau.

Bien sûr il demeure un inconvénient. La fonction est en effet bâtie sur des constantes comme le sont la valeur 10 mais aussi les textes Passe et Redouble. Nous verrons comment palier le problème avec les références absolues. De même, la fonction ne permettant de poser qu’un seul critère ne permet d’envisager que deux cas. Voyons dès maintenant comment il est possible d’augmenter le nombre de critères avec la technique d’imbrication.

 

IMBRICATIONS DE FONCTIONS SI

Voici la problématique. Lorsque la moyenne de l’élève est supérieure ou égale à 10, l’élève passe. Cela ne change pas. Lorsque sa moyenne est inférieure à 9,5, il redouble. Enfin, lorsque la moyenne est comprise entre 9,5 et 10, son cas est à étudier.

Il y a trois cas à envisager : Passe, Redouble et à étudier. Un seul critère ne suffit plus car il peut être soit vrai soit faux. Nous devons ajouter un critère en imbriquant une seconde fonction SI dans la première au niveau du dernier argument (Celui qui exprime le Sinon).

Traduction concrète : Si la moyenne est >=10, la fonction écrit Passe sinon si elle est >= à 9,5, la fonction écrit à étudier, sinon elle écrit redouble. Il y a donc deux critères pour trois cas.

Vous avez compris la subtilité, l’expression Compris entre n’a pas de traduction en langage Excel. Tout dépend de l’ordre des critères. Lorsque vous exprimez, sinon si elle est >= à 9,5, signifie que le premier critère (>=10) n’est pas vrai, donc vous êtes inférieur à 10. Si en même temps, vous vérifiez ce deuxième critère, vous déduisez que vous êtes dans l’intervalle 9,5 à 10.

Supprimez tous les résultats de la colonne Avis du conseil,

Sélectionnez toutes les cellules de cette colonne,

Saisissez la formule : =si(B4>=10;“Passe”;si(B4>=9,5;“A étudier”;“Redouble”)),

Bien sûr il faut fermer deux parenthèses puisque vous en ouvrez deux, étant donnée que la seconde fonction SI est imbriquée dans la première.

Validez le calcul par CTRL + Entrée.

Vous le répercutez ainsi sur toutes les cellules de la sélection. Bien sûr si vous souhaitez encore augmenter le nombre de critères, il vous suffit d’imbriquer une troisième fonction SI dans la deuxième selon le même principe et ainsi de suite...

 

ET, OU...COMMENT VÉRIFIER PLUSIEURS CONDITIONS ENSEMBLES

Les fonctions ET et OU s’utilisent de la même façon et possèdent la même syntaxe. Il suffit, dans les parenthèses de la fonction, de lister tous les critères à vérifier en les séparant de points virgules. La fonction ET exige que tous les critères listés soient vrais. Si l’un d’entre eux est faux, tout le test est faux. La fonction OU en revanche exige que seulement l’un des critères listés soit vrai. Si plusieurs critères ou tous sont vérifiés, le test est toujours vrai. Pour que le test échoue, il faut que tous les critères soient faux. Voyons la syntaxe :

ET(Critère1; Critère2, Critère3; ...) OU(Critère1; Critère2, Critère3; ...)

 

Sélectionnez la cellule B8,

Saisissez la formule ci-dessous :

=SI(ET(B2>10;B4>10);“Passage”;“Redoublement”) ? Validez le calcul par CTRL + Entrée.

La fonction affiche le résultat Passage puisque les deux critères sont vérifiés (ET(B2>10;B4>10)).

Reproduisez cette formule pour l’autre étudiant, Jean :

=SI(ET(E2>10;E4>10);“Passage”;“Redoublement”) ? Validez par CTRL + Entrée.

Cette fois le résultat affiche Redoublement puisque seulement l’une des deux conditions est vraie.

Remplacez la fonction ET par la fonction OU dans les deux calculs.

Maintenant les deux résultats affiche Passage puisque dans les deux cas, au moins une des conditions est vérifiée.

Remarque, reprendre la saisie d’un calcul : Plusieurs techniques permettent de reprendre la saisie d’un calcul déjà validé. Vous pouvez par exemple modifier le calcul depuis la barre de formule en ayant préalablement sélectionné la cellule. Vous pouvez aussi double cliquer sur la cellule. La formule s’affiche et vous pouvez ainsi la modifier directement sur la feuille. La touche F2 du clavier permet elle aussi de rendre active la saisie d’une cellule qui contient déjà des informations.

Le saviez-vous ? Le fait d’enfoncer la touche Suppr du clavier ne supprime que le contenu d’une cellule (Textes, formules...) et non sa mise en forme (Couleurs, bordures...).

 

LA CONCATÉNATION

Le résultat obtenu est bien celui du prénom suivi du nom dans la même cellule. Cependant, il manque un espace pour les séparer. Concrètement nous devons concaténer le prénom avec un espace que nous devons concaténer avec le nom. L’espace doit être écrit entre guille-

 

RÉSULTAT STATISTIQUE ET CONCATÉNATION

 

Objectif : Afficher dans la cellule du total, le nombre d’admissions. Vous devez donc compter, à l’aide de la fonction , le nombre de notes supérieures à 10 dans la colonne Moyenne générale.

 

LA RECHERCHE D?INFORMATIONS

 

Remarque, préfixe zéro pour les cellules numériques : Dans le cas des cellules numériques, lorsque vous débutez la saisie par un zéro, vous constatez qu’Excel le masque. En effet, le tableur Excel manipulant des nombres estime l’information inutile. Mais dans le cas des codes postaux, ce comportement s’avère gênant. Ainsi pour un code postal comme 07500, débutez la saisie par une apostrophe ( touche 4 du clavier), ‘07500. Vous conservez ainsi le zéro en préfixe et l’apostrophe n’apparaît pas dans la cellule. D’ailleurs, par le biais d’une balise active, Excel vous informe que la donnée numérique est dorénavant stockée sous forme de texte.

? Sur une nouvelle feuille du même classeur, réalisez la petite fiche illustrée ci-dessous, ? Nommez cette feuille, fiche.

Principe : Vous saisissez un nom issue de la base de donnée en cellule C3. Lorsque vous validez, vous obtenez instantanément les informations correspondant à ce nom, comme le prénom et la ville grâce à la fonction RechercheV.

La fonction RechercheV requiert quatre paramètres. Tout d’abord il faut lui fournir l’élément à rechercher pour extraire l’information. Ici, il s’agit du

nom dont la recherche fournira le prénom et la ville. Appelons de paramètre el_recherche. Ensuite, il faut lui fournir la plage de cellule correspondant à la base de données contenant ces informations. Ici, il s’agit du tableau de la feuille Base. Appelons ce paramètre tableau. Ensuite, il faut lui indiquer en numérique, le numéro de colonne où se trouve l’information à extraire. Ici le prénom est en colonne 2 e la ville en colonne 4. Appelons ce paramètre num_colonne. Enfin, le dernier paramètre indique si la fonction doit tenter de se rapprocher du résultat lorsqu’elle ne trouve pas. Il admet deux valeurs, VRAI ou FAUX. Appelons ce paramètre, test.

En résumé, la fonction RechercheV s’écrit ainsi :

=RechercheV(el_recherche, tableau, num_colonne, test)

Sélectionnez la cellule du prénom (C6),

Commencez la saisie de la formule comme suit :

=recherchev(C4;

Vous désignez ainsi la cellule du nom (à sélectionner) comme élément de recherche. Après le point virgule, vient le tableau dans lequel doit s’effectuer la recherche.

Durant la saisie de la formule, activer la feuille Base,

Puis, sélectionnez le tableau entier, lignes d’en-têtes comprises :

=recherchev(C4;base!A1:D16

Le tableau ainsi sélectionné s’écrit sous forme de plage de cellule précédé du nom de la feuille (Base!) sur laquelle il se trouve.

Ajoutez un deuxième point virgule pour passer au troisième argument,? Saisissez le chiffre 2 suivi d’un point virgule :

=recherchev(C4;base!A1:D16;2;

En effet, vous cherchez à extraire le prénom qui se trouve dans la colonne 2 du tableau.

Enfin terminez la saisie de la formule en saisissant le texte faux et en fermant la parenthèse, ? Validez cette formule par CTRL + Entrée.

=recherchev(C4;base!A1:D16;2;faux)

Vous terminez par la valeur Faux car la fonction ne doit pas tenter de se rapprocher du résultat si elle ne trouve pas. Le résultat obtenu est une erreur de calcul #N/A ! Bien sûr, comme la cellule du nom est vide, vous ne fournissez aucun élément de recherche à la fonction, par conséquent le résultat retourné est indisponible.

Sélectionnez la cellule du nom (C4),

Saisissez un nom de la base, par exemple Douch, ? Validez la saisie.

Instantanément, l’information correspondante (Le prénom) est retournée par la fonction RechercheV et s’affiche en C6. Bien entendu, si vous changez de nom, le prénom correspondant est répercuté dans la cellule du prénom.

Reproduisez cette formule pour récupérer la ville.

Désormais, le fait de changer le nom adapte automatiquement les Prénom et Ville correspondant, recherchés dans la base de données.

Néanmoins à ce stade, comme vous l’avez constaté précédemment, si vous supprimez le contenu de la cellule du nom, vous obtenez deux messages d’erreur disgracieux en lieu et place du prénom et de la ville. Bien qu’aucune information ne soit présente dans la cellule du nom, la fonction RechercheV tente d’effectuer la recherche. Comme elle n’y parvient pas, elle retourne #N/A.

La fonction SI est un excellent moyen de contourner le problème pour indiquer que si la cellule est vide, aucune recherche ne doit être effectuée. Dans le cas contraire, la recherche doit être réalisée. Il s’agit donc d’imbriquer la fonction RechercheV dans la fonction SI comme suit :

=SI(C4=“”;“”;RECHERCHEV(C4;base!A1:D16;2;FAUX))

Traduction : Si la cellule du nom est vide (SI(C4=“”;), alors il ne faut rien faire (“”;), sinon la fonction RechercheV doit rechercher le nom pour retourner le prénom (RECHERCHEV(C4;base!A1:D16;2;FAUX)). L’astuce “” permet de désigner une cellule vide dans le cas du test mais aussi dans le cas de la saisie.

Dès lors, si le nom est absent, la formule, intelligente, ne réalise aucune recherche et ne produit aucune erreur.

Remarque, comment afficher les formules dans les cellules à la place des résultats ?

Il suffit de dérouler le menu Outils et de cliquer sur Options. Dans la boîte de dialogue Options, vous devez sélectionner l’onglet Affichage et cocher la case Formules. Bien sûr pour ne plus voir les formules et retrouver les résultats de calculs, il suffit de décocher cette case.

 

RÉFÉRENCESRELATIVES - RÉFÉRENCESABSOLUES

Vous allez étudier le principe de ces références au travers d’un cas concret.

Créez un nouveau classeur Excel,

Réalisez le tableau proposé par la figure.

Il s’agit d’articles dont les prix unitaires sont référencés dans la deuxième colonne. Une certaine quantité de chacun de ces

articles a été vendue comme l’exprime la colonne Qtés. Il s’agit maintenant de calculer le montant hors taxe (MontantHT) ainsi que le montant TTC (MontantTTC) en considérant la TVA à 19,6%.

Le calcul du montant hors taxe est une simple multiplication du prix unitaire par la quantité vendue.

Sélectionnez les cellules de la colonne MontantHT (D4 à D8), ? Réalisez le calcul : =B4*C4, ? Validez par CTRL + Entrée.

Tous les montants hors taxe sont instantanément reproduits dans la colonne. Sans le savoir vous venez d’exploiter les références relatives, comme vous le faites intuitivement depuis le début. C’est le mode de fonctionnement d’Excel. Vous posez un calcul sur la ligne 4 (en D4) en multipliant deux cellules de cette même ligne. Lorsque vous validez par CTRL + Entrée ou que vous tirez la poignée, vous demandez à Excel de reproduire le calcul sur les lignes du dessous (5, 6, 7 et 8). Sur la ligne 5 par exem-

ple, Excel ne multiplie plus les cellules de la ligne 4 mais les cellules de la ligne 5 (B5*C5). C’est pourquoi on dit que les références du calcul sont relatives. Si le calcul bouge, change de ligne, alors les références changent elles aussi en suivant la même logique, une ligne plus bas et ainsi de suite...Cette remarque est vraie si vous changez de colonne.

Dans la majorité des cas, les références relatives sont adaptées au contexte du calcul comme dans cet exemple. Mais dans d’autres circonstances, comme nous allons le voir avec le calcul du TTC, ce comportement d’Excel est gênant et vous devez palier le problème pour ne pas avoir à reproduire maintes fois le calcul.

Sélectionnez les cellules de la colonne MontantTTC (E4 à E8), ? Réalisez le calcul : =D4*(1+E1), ? Validez par CTRL + Entrée.

Le calcul du TTC consiste en effet à ajouter les charges (HT*TVA) au montant hors taxe de départ (HT) => HT*(1 + TVA). Le calcul produit un résultat cohérent dans la mesure ou le TTC est bien supérieur au HT.

Tirez la poignée du calcul sur toute la colonne.

Cette fois, comme vous le constatez, rien ne va plus. Certains TTC sont identiques au HT, d’autres sont exorbitants et d’autres encore conduisent à un message d’erreur (#VALEUR!). La raison est dûe à ces fameuses références relatives qui n’ont pas lieu d’être ici. En effet le premier calcul met en jeu le HT (D4) et la TVA (E1). Lorsque vous tirez la poignée une ligne plus bas, Excel choisit donc les cellules une ligne plus, soit D5 pour le nouveau montant HT ce qui est logique, et E2 pour la TVA. Or la cellule E2 est vide. En effet, le taux de TVA est inscrit dans une cellule unique et le calcul bien qu’incrémenté sur les autres lignes doit toujours faire référence à cette même cellule E1. Pour palier le problème nous devons donc exploiter les références absolues.

Effacez les résultats de la colonne MontantTTC,

Sélectionnez de nouveau toutes les cellules (E4 à E8),

Commencez à saisir le calcul comme précédemment sans fermer la parenthèse : =D4*(1+E1

Vous venez de sélectionnez le taux de TVA (E1). Il s’agit maintenant d’indiquer à Excel que cette référence est absolue, qu’elle ne doit pas changer lorsque vous répercutez le calcul sur les cellules du dessous. Pour ce faire,

Enfoncez la touche F4 du clavier,

Vous constatez que deux $ encadrent désormais la référence à E1 ($E$1) signifiant que cette cellule est figée dans le calcul (absolue).

Fermez la parenthèse,? Validez par CTRL + Entrée.

Cette fois les résultats sont cohérents dans la mesure ou le taux de TVA est exploité dans chacun des calculs.

Remarque, deux dollars ($) pour deux degrés de libertés : Lorsque vous enfoncez la touche F4 du clavier, deux dollars encadrent la référence de cellule, un dollar devant le E et un dollar devant le 1 ($E$1). Le dollar devant le E bloque la cellule en colonne dans le calcul, si vous tirez la poignée à droite par exemple. Le dollar devant le 1 bloque la cellule en ligne dans le calcul, si vous tirez la poignée vers le bas comme c’est le cas ici. Dans cet exemple, nous aurions pu nous contenter de figer seulement la ligne donc. Si vous enfoncez de nouveau la touche F4 (en saisie de formule), vous constatez qu’il ne subsiste plus qu’un dollar devant la référence de ligne (E$1). Si vous continuez d’enfoncer la touche F4, le dollar se positionne devant la référence de colonne ($E1). Et si vous enfoncez une dernière fois la touche F4, les dollars disparaissent rendant les deux degrés de liberté à la cellule (ligne et colonne).

 

EN VRAC

RÉFÉRENCE CIRCULAIRE

Nous venons de voir les références relatives et absolues. Mais que sont donc les références circulaires. Les références circulaires ne constituent pas une technique de calcul mais résultent d’une erreur lorsque vous incluez la cellule sur laquelle est posée la formule dans le calcul. Elle ne peut livrer aucun résultat puisqu’elle attend sa propre valeur pour calculer. Il s’agit d’une fonction qui se mord la queue. On parle alors de référence circulaire.

Dans l’exemple de la figure, la moyenne inclue la cellule où le

calcul est posé (D9). C’est pourquoi aucun résultat n’est fourni. Dès validation, une aide ainsi que la barre d’outils Référence circulaire s’affichent. Pour palier le problème, il suffit de corriger la formule de la moyenne en excluant la cellule D9 du calcul.

Vous pouvez cliquer sur le bouton Repérer les antécédents de la barre d’outils

Référence circulaire de manière à afficher les cellules incluses dans le calcul et à isoler celle qui est incriminée.

LA FONCTION ROMAIN

Cette fonction est anecdotique. Cependant, à titre d’astuce, il est intéressant de l’utiliser pour constater qu’elle permet de transcrire un nombre arabe en nombre romain. Cette fonction ROMAIN n’attend qu’un seul paramètre, la cellule du nombre à transcrire.

Créez un nouveau classeur Excel,

Saisissez quelques nombres de A1 à A6 par exemple,

Sélectionnez les cellules de B1 à B6,

Puis, saisissez la formule =ROMAIN(A1),

Validez par CTRL + Entrée pour reproduire le calcul.

Vous obtenez ainsi toutes les transcriptions romaines des nombres saisis.

LA FONCTION ESTNUM

La fonction ESTNUM permet de réaliser un test logique. Elle n’attend qu’un paramètre, la cellule à tester. Elle renvoie VRAI si son contenu est numérique et FAUX dans le cas contraire. Utilisée conjointement avec une fonction SI pour réaliser un critère, elle s’avère fort utile.

Saisissez quelques nombres et textes de A1 à A6 par exemple,

Sélectionnez les cellules de B1 à B6,

Puis, saisissez la formule =ESTNUM(A1),

Validez par CTRL + Entrée pour reproduire le calcul.

Le résultat est illustré par la figure.

LA FONCTION ESTVIDE

La fonction ESTVIDE est elle aussi une fonction logique. De la même manière, elle n’attend qu’un paramètre, la cellule à tester. Elle renvoie VRAI si son contenu est vide et FAUX dans le cas contraire. Son utilisation conjointe avec la fonction SI en guise de test est elle aussi pertinente.

De A1 à A6, Saisissez tantôt des informations et tantôt laissez la cellule vide, ? Sélectionnez les cellules de B1 à B6,

Puis, saisissez la formule =ESTVIDE(A1),

Validez par CTRL + Entrée pour reproduire le calcul.

Le résultat est illustré par la figure.

LES FONCTIONS GAUCHE ET DROITE

Ces deux fonctions manipulent des chaînes de caractères. Elles fonctionnent de la même manière. Elles permettent d’extraire une partie d’une chaîne soit en partant de la droite, soit en partant de la gauche. Elles demandent deux paramètres, la cellule contenant le texte et la longueur sur laquelle le texte doit être extrait.

Dans l’exemple illustré ci-dessus, en B1 est écrit =GAUCHE(A1;3), car seulement les trois premiers caractères en partant de la gauche sont extraits (bon). En B2 est écrit =DROITE(A2;4), car seulement les quatre derniers caractères en partant de la droite sont extraits (jour).

 

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