| Type d'erreur | Boutons | Effets | | Information | OK | Entre les données non valides dans la cellule (par défaut). | | Annuler | Restitue à la cellule la valeur précédente. | | Arrêt | Répéter | Renvoie à la cellule pour effectuer des modifications (par défaut). | | Annuler | Restitue à la cellule la valeur précédente. | | Avertissement | Oui | Entre les données non valides dans la cellule. | | Non | Renvoie à la cellule pour effectuer des modifications (par défaut). | | Annuler | Restitue à la cellule la valeur précédente | | LES FONCTIONS "RECHERCHE" | Les fonctions de recherche cherchent une valeur dans une liste et renvoient une autre valeur de la même ligne. RECHERCHEV ET RECHERCHEH Les fonctions de recherche horizontale (RECHERCHEH) et verticale (RECHERCHEV) fonctionnent de la même manière, la seule différence étant que RECHERCHEH recherche de gauche à droite, RECHERCHEV recherche de haut en bas. ? Cas pratique avec RECHERCHEV (recherche dans une liste de haut en bas) | A | B | C | D | E | F | | 1 | Ref | Nom | Prix | Ref | 105 | | 2 | 100 | Voitures | 200 | Prix | | 3 | 101 | ballon | 25 | | 4 | 102 | rollers | 399 | | 5 | 103 | roulettes | 200 | | 6 | 104 | VTT | 2950 | | 7 | 105 | boules OBUT | 200 | | 8 | 106 | jeu de plage | 30 | | 9 | 107 | raquette tennis | 395 | | 10 | 108 | raquette badmigton | 150 | | 11 | 109 | balle tennis (x10) | 140 Cliquer sur l’assistant Fonction Sélectionner Recherche & matrice. Sélectionner RECHERCHEV puis | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 12 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Les fonctions "recherche" | | valeur_cherchée : écrire la référence que la fonction cherchera (ici la cellule F1) table_matrice : sélectionner la zone de recherche (ici A2 :C11) no_index_col : écrire le numéro de la colonne d’où sera extraite la valeur (ici la colonne des prix est la colonne 3). Cliquer sur Si vous tapez une autre référence dans la cellule F1, le prix s’affiche immédiatement. Conseil ! Nous n’avons pas rempli le champ valeur_proche. Cela signifie que la fonction n’exige pas de trouver une valeur identique à la valeur recherchée. S’il n’y a dans la liste aucune valeur égale à celle que vous cherchez, la fonction de recherche « trouvera » la valeur inférieure la plus proche. Si vous tapez un zéro ou le mot FAUX (son équivalent logique) dans le champ valeur proche, le message d’erreur #N/A s’affichera si la fonction ne trouve pas la valeur recherchée dans la liste. Un zéro ou un FAUX dans le champ valeur proche signifient aussi que la liste ne doit pas nécessairement être triée. LA FONCTION RECHERCHE Cette fonction permet de consulter une table afin d'en extraire des valeurs recherchées. Exemple d’utilisation : vous avez saisi une liste d’articles (référence, désignation, prix…) sur une feuille, sur une autre feuille, vous avez saisi un modèle de facture. Vous désirez sur cette facture afficher automatiquement la désignation et le prix d'un article en saisissant uniquement sa référence. =RECHERCHE(Quoi;Où;valeur à recopier) Attention : La table de recherche (ici la grille des articles) doit être triée dans l'ordre croissant des valeurs de recherche (ici Réf articles) | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 13 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Les fonctions "recherche" | | ? EXEMPLE D'UNE RECHERCHE : Les formules : | F | G | | 4 | =RECHERCHE(E4;A2:A7;B2:B7) | =RECHERCHE(E4;A2:A7;C2:C7) | | 5 | =RECHERCHE(E5;A3:A8;B3:B8) | =RECHERCHE(E5;A3:A8;C3:C8) | | 6 | =RECHERCHE(E6;A4:A9;B4:B9) | =RECHERCHE(E6;A4:A9;C4:C9) | | 7 | =RECHERCHE(E7;A5:A10;B5:B10) | =RECHERCHE(E7;A5:A10;C5:C10) | On aurait pu nommer les zones Références, Désignation, Prix et dans ce cas la formule serait devenue : =RECHERCHE(E4;Références;Désignation) Sur le tableau FACTURE apparaît un message #N/A sur les lignes dans lesquelles on n’a pas saisi de référence. Ce message apparaît car il n'y a pas de valeur à rechercher. Pour éviter cela, introduire la fonction RECHERCHE dans une fonction SI : =SI(E4<>""; RECHERCHE(E4;Références;Désignation);" ") Si la cellule de saisie Réf est différente de RIEN alors on fait la recherche sinon on affiche rien. | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 14 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | L’audit d’une feuille de calcul | | L’AUDIT D’UNE FEUILLE DE CALCUL | La barre d’Audit permet d’afficher les cellules intervenant dans un calcul. C’est utile en cas de message d’erreur, où quand vous voulez vérifier comment est calculé le résultat d’une formule. Une barre d’outils comprend toutes les fonctions du menu Outils Audit. Outils Audit Afficher la barre d’outils Audit. ? Exemple: Placer le curseur sur la cellule contenant le calcul ici E3 Cliquer sur le bouton « repérer les antécédents » Des flèches s’affichent sur la feuille, ces flèches indiquent les cellules entrant dans le calcul de E3. | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 15 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Les plans | | Lorsque les données sont présentées sous forme de listes, Excel peut créer un plan pour vous permettre d'afficher ou de masquer d'un seul clic certains niveaux de détail. Un plan permet à partir d’un tableau contenant des calculs, d’afficher rapidement le tableau avec plusieurs niveau de détails : totalité des données ou uniquement les lignes ou colonnes fournissant les synthèses (sans les données de détails.) Excel peut créer un plan automatiquement à partir d’un tableau existant, en examinant les formules de calcul du tableau, il en déduit les niveaux hiérarchiques des informations et crée le plan. CRÉER UN PLAN AUTOMATIQUE Ci-dessous le tableau après la création automatique du plan : | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 16 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Les plans | | Les chiffres servent à sélectionner le niveau d’affichage du plan en ligne. Les chiffres. servent à sélectionner le niveau d’affichage du plan en colonnes. Les signes permettent de visualiser uniquement les totaux du groupe. Les signes permettent de visualiser les détails du groupe. Ci-dessous est affiché le niveau 3 en ligne et 2 en colonne, seuls les totaux des trimestres sont visibles. | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Les plans | | Ci-dessous est affiché le niveau 2 en ligne et 2 en colonne EFFACER LE PLAN : Votre tableau reprend son aspect initial. CRÉER UN PLAN MANUEL Cette méthode est utile quand Excel ne peut pas détecter lui-même la façon dont sont organisées les données (c’est le cas quand il n’y a pas de lignes ou de colonnes de total). Sélectionner Les lignes ou colonnes à grouper. Données Grouper et créer un plan Grouper | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 18 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Les plans | | Exemple : Voici le plan créé. | Dans cet exemple, Excel n’a aucun moyen de regrouper seul les modèles par marque, car il n’y a aucune formule de calcul. Pour créer le plan manuellement , il faut sélectionner les lignes à grouper (3 à 6) puis Données Grouper et créer un plan Grouper Et répéter cette opération pour les autres marques. | | V1.0 | Reproduction interdite sa l'autorisation des auteur | ns s | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 19 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Les listes de données (« base de données ») | | LES LISTES DE DONNÉES(« BASE DE DONNÉES ») | Une liste de données saisie dans une feuille de calcul peut être gérée comme une « base de données ». On peut utiliser les listes pour gérer un fichier client, un fichier du personnel, une facturation… CRÉATION D’UNE "BASE DE DONNEES" La première ligne de la liste doit contenir les noms des champs. Les lignes suivantes contiennent les enregistrements ou fiches. | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 20 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Les listes de données (« base de données ») | | SAISIE DES FICHES Sélectionner une des cellules de la liste Données Grille ? Pour ajouter une fiche, ? Pour supprimer une fiche Sélectionner une des cellules de la liste Données Grille Faire défiler les fiches en cliquant sur , Lorsque la fiche à détruire apparaît, cliquer sur Confirmer la suppression en cliquant sur | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 21 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Les listes de données (« base de données ») | | ? Pour modifier une fiche Sélectionner une des cellules de la liste Données Grille Faire défiler les fiches en cliquant sur , Lorsque la fiche à modifier apparaît, placer votre curseur sur le champ à modifier Modifier les données Terminer par RECHERCHE DE FICHES AVEC LA GRILLE Pour une recherche plus rapide que l’utilisation des boutons et , il est possible de fixer des critères de recherche, Excel n'affichera alors que les fiches répondant à la recherche : Sélectionner une des cellules de la liste Données Grille Cliquer sur Entrer le(s) critère(s) de recherche pour chaque champ. faire défiler les fiches répondant au(x) critère(s). Pour terminer cliquer sur . Dans l’exemple ci-contre, nous souhaitons afficher les fiches dont le champs vendeurs est égal à DELAGE PIERRE : ? Opérateurs de comparaison utilisables dans la grille = égal > supérieur à < inférieur à >= supérieur ou égal <= inférieur ou égal <> différent de ? CARACTERES GENERIQUES * remplace une chaîne de caractères quelconque. ? Remplace un caractère quelconque. Ces caractères ne sont utilisables que sur des champs de texte. | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 22 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Les listes de données (« base de données ») | | TRIER LES FICHES OU Avec la barre d’outils : Cliquer dans la liste sur une cellule de la colonne à trier. Cliquer sur pour trier par ordre croissant. Dans l’exemple ci-dessus, la liste sera d’abord trié sur le nom du vendeur puis, pour les fiches qui auraient le même nom de vendeur, le tri sera effectué sur le nom du client, et si pour le même vendeur plusieurs clients portent le même nom le tri se fera ensuite dur le prénom.. LES FILTRES Les filtres permettent de n’afficher à l’écran que les fiches de votre liste qui répondent à certains critères. ? Le filtre automatique Le filtre automatique est le plus rapide pour filtrer les données mais elimite à 2 le nombre de condition par champ : À droite de chaque champ apparaît un bouton de liste déroulante qui, lorsqu’on l’ouvre, affiche toutes les valeurs saisies dans le champ. | | V1.0 | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 23 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Les listes de données (« base de données ») | | Dans l’exemple ci-dessus seront affichées toutes les fiches des clients qui habitent soit TOURS soit CHINON ?Pour quitter le mode filtre automatique : Données Filtre Filtre Automatique ?afficher toutes les fiches Données Filtre Afficher tout ? Le Filtre élaboré Utilisez les filtres élaborés lorsque vous avez plus de 2 critères de recherche sur un même champ, ou lorsque vous voulez copier les fiches répondant aux critères de recherche à côté de votre base de données. | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 24 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Les listes de données (« base de données ») | | ?Préparer la zone de critères Copier les noms de champs intervenant dans les critères de recherche sur la feuille de calcul, en dehors de la liste (ou mieux sur une autre feuille du classeur). Puis sur les lignes en dessous de chaque champ, taper les critères de recherche. Exemple de zone de critères Les critères se trouvant sur une même ligne seront combinés avec un ET Les lignes de critères seront combinées avec un OU | Vendeur | Ville | Voyage | Prix | | Huron | >2500 | Recherche toutes les fiches dont le vendeur commence par HURON ET dont le prix est supérieur à 2500 | Vendeur | Ville | Voyage | Prix | | TOURS | | BLOIS | | CHINON | | Vendeur | Ville | Prix | Prix | | TOURS | >3000 | <6000 | Recherche toutes les fiches dont la ville commence par TOURS ET dont le prix est compris entre 3000 et 6000 (bornes exclues). Ici le champ prix apparaît 2 fois car il y a 2 critères sur le même champ combiné avec un ET. Par exemple sur le champ vendeur : HURON ressortirait HURON Jacques ; HURON Luc ; etc Pour faire une recherche sur le texte exact la syntaxe serait : Vendeur Ville Voyage Prix ="=HURON Luc" Recherche les fiches dont le vendeur est strictement égal à : HURON Luc | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 25 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Les listes de données (« base de données ») | | ?Préparer la zone de destination (si nécessaire) Dans une autre partie de la feuille de calcul, copier les noms des champs à extraire de la base de données. La zone de destination doit être sur la feuille active lors de l'appel de la commande Données Filtre Filtre élaboré ?Filtrer les données avec un filtre élaboré: | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 26 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Les sous totaux | | CRÉER DES SOUS TOTAUX | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 27 sur 36 | | | | | |
| EXCEL 2000 niveau 2 | Les sous totaux | | Cliquer sur le | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 28 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Tableaux croisés dynamiques | | TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES CRÉATION D’UN TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE Sélectionnez une cellule de la liste Données Rapport de tableau croisé dynamique… L’assistant vous guide pour sa création. | Étape 1 : Indiquez où est la source de données, en général liste ou base de données Excel Puis cliquez sur | | Étape 2 : Sélectionnez, si nécessaire,la plage de données, puis cliquez sur (Excel détecte automatiquement la plage si vous avez pris soin de vous placer sur une des cellules de votre liste avant de lancer l’assistant « tableaux croisés dynamiques ». | | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 29 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Tableaux croisés dynamiques | | Étape 3 : Précisez la destination du tableau croisé. Cliquez sur pour construire le tableau. Vous pouvez aussi cliquer sur dans ce cas vous construirez directement le tableau dans la feuille de calcul. | Vous pouvez faire glisser les champs vers n’importe quelle zone du tableau croisé dynamique. Après avoir fait glisser un champ sur le tableau, vous pouvez personnaliser la façon dont sont synthétisées les données en doublecliquant sur le champ. Votre tableau croisé dynamique et une nouvelle barre d’outils apparaissent sur une nouvelle feuille. | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 30 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Tableaux croisés dynamiques | | Mise en forme automatique du tableau Créé un graphique à partir du tableau Lance l’assistant Tableau croisé dynamique Affiche la boite de dialogue Champ de Tableau croisé dynamique. Le contenu de la boite dépend du champ sélectionné. Affiche les lignes ou les colonnes de détail. Affiche ou masque la liste des champs. Lance la mise à jour du tableau croisé ACTUALISER LES DONNÉES D'UN TABLEAU CROISÉ Pour que le tableau croisé dynamique soit réactualisé à chaque fois que vous ouvrez le classeur : cocher Actualiser lors de l'ouverture. Si vous ajoutez des données à votre liste, pensez à modifier la zone sur laquelle s’appuie le tableau croisé : Lancez l’assistant, puis cliquez sur et modifier la plage de cellules MODIFIER LE TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE Cliquez sur une cellule du tableau, puis sur le bouton dans la barre d'outils Tableau croisé dynamique, puis procédez comme pour la création. OU | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 31 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Les consolidations | | Consolider, c’est combiner plusieurs tableaux. Supposons qu’on ait 2 tableaux récapitulant des ventes : un pour l’Europe, un autre pour l’Asie – on peut les consolider en un seul tableau qui affichera les ventes globales. Créer plusieurs feuilles identiques Aller sur une nouvelle feuille, activer la 1ère cellule du futur tableau de consolidation | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 32 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Créer un groupe de travail | | CRÉER UN GROUPE DE TRAVAIL | Si groupe de travail est créé, toutes les opérations réalisées sur la feuille active (Saisie de valeurs, mise en forme, etc..) seront dupliquées sur les autres feuilles sélectionnées. Pour créer un groupe de travail il faut sélectionner les feuilles concernées : Si les feuilles sont contiguës : Cliquer sur l'onglet de la 1ère feuille, puis cliquer sur l'onglet de la dernière feuille à sélectionner en maintenant enfoncée la touche Shift Les onglets des feuilles sélectionnées apparaissent alors en blancs. La mention groupe de travail apparaît alors sur la barre de titre de la fenêtre. Pour annuler ce groupe de travail cliquer sur une feuille qui n’en fait pas partie, ou choisir dans le menu contextuel des onglets la commande : DISSOCIER LES FEUILLES ou Shift + clic sur l'onglet de la feuille active | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 33 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Gestion des barres d'outils | | GESTION DES BARRES D'OUTILS | EXCEL possède plusieurs barres d'outils qu'il est possible d'afficher en fonction de vos besoins. Il est aussi possible de créer des barres d'outils personnalisées. AFFICHER UNE BARRE D'OUTILS POUR CRÉER UNE NOUVELLE BARRE D'OUTILS AFFICHAGE Barre d'outils Sélectionner Personnaliser Cliquer sur Taper le nom de la nouvelle barre d'outils à créer puis Cliquer sur l’onglet Commandes Dans la zone "Catégories", sélectionner la catégorie d'outils à partir de laquelle vous souhaitez ajouter des outils. Faire glisser les outils dans la barre d’outils puis cliquer sur . | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 34 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Les macros | | GÉNÉRALITÉS Les macros sont employées pour : Automatiser des tâches routinières Créer des fonctions personnalisées Vous pouvez écrire une macro simplement en recourant à l'enregistreur de macros ou en programmant en Visual Basic (langage de programmation commun à tous les programmes de MS Office). L'enregistreur de macros fonctionne comme un magnétophone : il enregistre vos opérations pour vous permettre de les reproduire le moment voulu. Excel stocke ces macros en langage Visual Basic. ENREGISTREMENT D'UNE MACRO | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 35 sur 36 | | | | | | | EXCEL 2000 niveau 2 | Les macros | | Pour exécuter la macro, il suffira de cliquer sur l'objet. EXÉCUTER UNE MACRO | | V1.0 | Reproduction interdite sans l'autorisation des auteurs | Marie-Anne Daniaud ; Michel Tellia | Page 36 sur 36 | | | | | |
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