Cours Excel 2007 les fonctions de base
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n Qu’est-ce qu’une feuille de calcul ?
La feuille de calcul appartient à un classeur, elle est composée de lignes, de colonnes et de cellules. Elle contient 1048576 lignes, 16384 colonnes et plus de 17 milliards de cellules.
Un classeur peut contenir plusieurs feuilles de calcul. Le nombre maximal étant de 255 feuilles. Voici une feuille de calcul :
n Qu’est-ce qu’une cellule ?
La cellule est l'élément de base de la feuille de calcul. C’est une case de la feuille de calcul. Elle contient une donnée (texte, nombre, formule de calcul, ...) et un format (Police de caractères, couleur, etc ...).
L'intersection entre une ligne et une colonne constitue une cellule. Une cellule est identifiée par sa référence. La référence est composée du titre de la colonne et du numéro de la ligne. Exemple : Cellule A1 --> Colonne A --> Ligne 1.
Voici une cellule :
n Qu’est-ce qu’un format de cellule ?
Le format d'une cellule définit sa mise en forme. Il est composé :
Ø d'une ou plusieurs polices de caractères
Ø d'une position de la donnée dans la cellule
Ø de bordures qui définissent les contours de la cellule
Ø d'un format des nombres (sans décimales, avec 2 décimales, ...)
Ø d'un motif qui définit la couleur du fond de la cellule
Ø d'une protection de la cellule
Ø et éventuellement d'autres caractéristiques.
Voici un exemple de format de cellule :
n Qu’est-ce qu’une formule de calcul ?
Une formule permet de faire un calcul. Elle permet d'effectuer des opérations sur les données contenues dans les cellules.
Exemple :
n Qu’est-ce qu’un classeur ?
Le classeur est le document de base d'Excel 2007.
Un classeur est constitué de plusieurs feuilles de calcul ayant chacune un onglet. Cliquer sur un onglet permet d’afficher la feuille souhaitée.
Dans Excel 2007, le classeur est enregistré dans un fichier portant l’extension .xlsx.
Le titre du fichier par défaut est Classeur1, il s'affiche en haut de l'écran. Lors de l'enregistrement, il sera remplacé par le nom donné au fichier.
Le nom de la feuille par défaut, inscrit sur le premier onglet, est Feuil1. Un classeur comporte 3 feuilles par défaut pour un nouveau document. Le nom de chaque feuille peut être modifié.
L’écran comprend le ruban avec des onglets pour les différents menus.
Sous le ruban se trouve une barre avec deux zones de saisie, puis sous la zone de saisie s'affiche la fenêtre principale qui est une feuille du classeur. Le classeur est amovible par cliqué-glissé sur sa barre de titre lorsque l'on réduit la taille de la fenêtre.
Sous le ruban se trouve la barre d'outils Accès rapide. Elle peut s'afficher soit sous le ruban, soit sur le ruban. Dans l'exemple suivant elle est affichée sous le ruban.
En-dessous du classeur et en bas de l'écran se trouve la barre d’état.
Le pointeur de la souris change de forme en fonction de l’objet ou de la zone de l’écran qu’il survole, voici ses principales formes et fonctions associées :
Désigner, déplacer, copier, activer un menu ou un outil.
Sélectionner dans une zone de saisie, positionner le point d’insertion (curseur), ou sélectionner du texte.
...
Elle vous informe sur le document de travail en cours et vous permet de gérer la taille de la fenêtre ou de la fermer. Cette barre disparaît lorsque l'on clique sur :
ü Onglet Affichage / Groupe Affichages classeur / Plein Ecran
ü Cliquez sur la touche Echap pour revenir à l’affichage normal.
...
n Le Bouton Office
Il remplace le menu Fichier de l'ancienne version. Il permet d'accéder aux documents récents et de paramétrer les options spécifiques à Excel. Il comporte les mêmes commandes de base que les versions précédentes, à savoir celles permettant d'ouvrir, d'enregistrer et d'imprimer votre fichier.
n Les options d'Excel
Elles sont accessibles par le Bouton Office (Voir écran ci-dessus) et permettent de modifier les paramètres d'Excel.
Une seule barre d'outils est visible à l'écran. Il s'agit de la barre d'outils Accès rapide.
Elle permet d’accéder rapidement aux différentes fonctions du tableur. La fonction de chaque bouton s’affiche dans une bulle d’aide lorsqu'on le survole avec la souris.
Cette barre d’outils peut être affichée au dessus ou en dessous du ruban et elle peut être personnalisée en utilisant le clic droit.
Nous verrons plus de détails dans le chapitre Personnalisation de la barre d’outils Accès rapide.
Sous les onglets, vous retrouvez les différentes commandes utilisées dans une feuille de calcul. Les options supplémentaires sont situées sous le lanceur de boîtes de dialogue.
Les onglets vous donnent accès à l’ensemble des fonctions d'Excel.
n L’onglet Accueil : accès à la gestion de la mise en forme, de la police et des styles.
n L’onglet Insertion : insertion de tableau, image, ligne, colonne, en-tête et pied de page, etc....
n L’onglet Mise en page : gestion de la mise en page du document.
n L’onglet Formules : création des formules de calcul.
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n L’onglet Révision : révision du document, orthographe, commentaires, protection.
n L’onglet Affichage : gestion de l’affichage, des fenêtres et des volets.
n Les onglets complémentaires :
Excel 2007 affiche des onglets pour les commandes principales. Cependant, il existe des onglets complémentaires pour gérer les éléments que l'on peut insérer dans les classeurs tels que des images, diagrammes, graphiques, tableaux croisés dynamiques ou autres objets.
Exemple : Lorsque vous insérez une image, il suffit de cliquer sur l'image pour voir apparaître le menu Outils Image / Format, ou pour un graphique, le menu Outils de graphique / Création, ou encore pour une forme, le menu Outils de dessin / Format.
Il s'agit des commandes que vous utilisez pour créer votre document telles que l'insertion d'une fonction, la création d'une formule, ou d'un graphique, les options de mise en page, etc...
Pour faciliter l'utilisation des commandes, une info-bulle s'affiche lorsque vous survolez une commande.
Exemple : Insérer une image
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Ces nouveaux menus regroupent des commandes similaires. Chaque regroupement est identifié par un nom (Ex : Police ou Alignement). Un lanceur de boîte de dialogue situé dans le coin inférieur droit du groupe vous permet d'afficher les différentes options.
n Le lanceur de boîte de dialogue
Les boites de dialogue sont accessibles à partir du ruban. Il suffit de cliquer sur le bouton suivant.
Exemple :
ü Menu Accueil / Groupe Police.
ü Cliquez sur la petite flèche située à droite de Police et la boîte de dialogue
Format de cellules va s’ouvrir directement sur l’onglet Police.
Lorsque vous survolez le bouton correspondant à une boîte de dialogue, une info-bulle vous indique quelle est la boîte de dialogue qui va s’ouvrir et sur quel onglet.
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n Les éléments d'une boîte de dialogue
Excel 2007 affiche des galeries d'options pour personnaliser vos documents. Vous pouvez survoler chaque galerie et voir l'effet grâce à l'aperçu instantané.
Exemple : Dans l'onglet Accueil / Groupe Style / Mettre sous forme de tableau vous pouvez utiliser différents modèles de tableaux avec un style prédéfini.
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Vous avez la possibilité d'utiliser les raccourcis du clavier au lieu de la souris. Pour cela, cliquer sur la touche Alt puis sur la lettre correspond au menu souhaité.
Pour afficher la lettre correspondant à chaque commande, vous devez positionner votre souris sur une cellule du tableau et appuyer ensuite sur la touche Alt ou appuyer sur la touche F10 de votre clavier.
Exemple : Le menu Données est accessible avec la touche Alt + la lettre E. Les lettres ou les chiffres à utiliser apparaissent en-dessous des commandes.
Le menu contextuel est affichable à tout moment par un clic-droit sur un élément de l’écran. Son contenu affiche une liste de commandes relatives à l’élément pointé.
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Elle est située en bas de la feuille de calcul, juste au-dessus de la barre des tâches. Elle peut ne rien contenir. Elle est entièrement configurable.
Pour ajouter des options :
ü Positionnez votre curseur sur la barre et activez le menu contextuel par un clic droit.
ü Cochez ou décochez les options souhaitées. Voici la barre d'état :
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Il existe différentes façons de se déplacer dans la feuille de calcul.
n Les barres de défilement
Chaque feuille de calcul possède une barre de défilement horizontale et une barre de défilement verticale.
n Les touches de déplacement
Ø Les flèches de direction situées sur le clavier à côté du pavé numérique permettent de se déplacer vers le haut, le bas, la droite ou la gauche.
Ø La touche Home renvoie à la première cellule gauche sur la même ligne.
Ø Les touches page suivante et page précédente permettent de naviguer d’une page à l’autre.
Ø La combinaison des touches + active la cellule A1.
Ø La combinaison des touches + active la dernière cellule remplie.
Vous avez la possibilité de travailler avec l’affichage en mode Normal ou en mode Mise en page. Vous pouvez également afficher l'aperçu des sauts de pages.
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En mode Mise en page, vous pouvez visualiser la page telle qu'elle apparaîtra lors de l'impression. Si vous souhaitez changer de mode d'affichage :
Par le menu :
ü Onglet Affichage/ Normal ou Mise en page /ou aperçu des sauts de page. Avec la souris :
ü Cliquez sur les boutons situés en bas à droite de l'écran pour modifier l'affichage. Nous verrons cet affichage plus en détail dans la partie Mettre en page et imprimer.
...
n Exercice 2
ü Affichez la barre d'outils au dessus du ruban.
n Exercice 3
En utilisant le clavier, positionnez-vous :
ü sur la cellule A1
ü sur la cellule A18
ü sur la cellule A3
ü sur la cellule F3
ü sur la cellule F18
n Exercice 4
ü Quittez Excel et n'enregistrez pas les modifications.
Saisir et gérer les données
Saisir et gérer les données
Cliquez sur la cellule de votre choix, la cellule sélectionnée est entourée d'un cadre noir.
Cliquez sur la feuille dans une autre cellule, en dehors de la sélection.
Elle apparaît toujours en haut à gauche de l'écran dans la zone nom. La référence de l'élément sélectionné correspond à l'intersection d'une ligne et d'une colonne.
ü Positionnez le pointeur de la souris sur l'en-tête de la ligne ou de la colonne à sélectionner.
ü Cliquez sur le numéro de la ligne ou de la colonne quand le pointeur prend la forme d'une flèche ou . Les bords de la colonne ou de la ligne sont délimités par un trait noir.
Saisir et gérer les données
La même opération s'accompagnant d'un cliquer glisser quand le pointeur prend la forme ou permet la sélection de plusieurs lignes ou colonnes contiguës.
La même opération s'accompagnant d'un appui sur la touche Ctrl, permet la sélection de lignes ou colonnes non contiguës.
ü Cliquez sur la cellule de début.
ü Faites glisser sur la cellule de fin en maintenant la souris appuyée. Ou
ü Cliquez sur la cellule de début.
ü Appuyez sur la touche Majuscule et maintenez la touche.
ü Cliquez sur la cellule de fin.
ü Relâchez la touche Majuscule.
ü Sélectionnez la première plage de cellules.
ü Maintenez la touche Ctrl enfoncée.
ü Sélectionnez les autres plages de cellules.
ü Relâchez la touche Ctrl.
Saisir et gérer les données
ü Cliquez sur une cellule du tableau.
ü Appuyez sur les touches Ctrl + *
Cette combinaison de touches sélectionne toutes les lignes et colonnes du tableau qui ne sont pas séparées par des lignes ou des colonnes vides.
ü Cliquez sur le bouton Tout sélectionner (Voir écran ci-dessous)
ou
ü Utilisez le raccourci de clavier Ctrl+A.
ü Relâchez éventuellement les touches Ctrl ou Majuscule.
ü Cliquez sur une cellule hors sélection.
Saisir et gérer les données
ü Cliquez sur la cellule
ü Saisissez la donnée
ü Validez en appuyant sur la touche Entrée
Une date est composée d'un jour, d'un mois ou d'une année. Pour saisir une date, ces trois éléments doivent être séparés soit par un -, soit par un /. Cette option peut être paramétrée dans le menu Démarrer / Panneau de configuration / Région et langue.
Par le ruban :
ü Sélectionnez la ou les cellules à déplacer
ü Onglet Accueil / Couper
ü Positionnez votre curseur à l'endroit souhaité
ü Onglet Accueil / Coller
Avec la souris :
ü Sélectionnez la ou les cellules à déplacer
ü Amenez le pointeur de la souris sur le bord de la sélection
ü Le curseur de la souris prend cette forme
ü Effectuez un cliquer-glisser vers la nouvelle position
Saisir et gérer les données
Par le menu contextuel :
ü Sélectionnez la ou les cellules à déplacer
ü Clic droit / Couper
ü Positionnez votre curseur à l'endroit souhaité
ü Puis Clic droit / Coller
Par le ruban :
ü Sélectionnez la ou les cellules à déplacer
ü Onglet Accueil / Copier
ü Positionnez votre curseur à l'endroit souhaité
ü Onglet Accueil / Coller
Avec la souris :
ü Sélectionnez la ou les cellules à copier
ü Amenez le pointeur de la souris sur le bord de la sélection
ü Maintenez la touche Ctrl enfoncée
ü Un signe + se rajoute à la flèche
ü Effectuez un cliquer-glisser vers la nouvelle position.
ü Relâchez le bouton de la souris avant la touche Ctrl.
Saisir et gérer les données
Par le menu contextuel :
ü Sélectionnez la ou les cellules à copier.
ü Clic droit / Copier
ü Positionnez votre curseur à l'endroit souhaité
ü Puis Clic droit / Coller
ü Sélectionnez la ou les cellules.
ü Amenez le pointeur de la souris sur la poignée de recopie de la sélection.
ü Le pointeur de la souris se transforme en croix à l'intersection de la poignée de recopie.
ü Effectuez un cliquer glisser vers la droite, la gauche, le haut ou le bas.
ü Saisissez une valeur numérique dans une cellule.
ü Amenez le pointeur de la souris sur la poignée de recopie de la cellule.
ü Maintenez la touche Ctrl enfoncée.
ü Effectuez un Cliquer glisser dans le sens voulu (bas, haut, gauche ou droite).
ü Relâchez le bouton de la souris avant la touche Ctrl.
Saisir et gérer les données
Vous pouvez également cliquer sur les options de recopie incrémentée.
Avec un pas différent :
ü Saisissez les deux valeurs dans des cellules adjacentes.
ü Sélectionnez les deux cellules.
ü Amenez le pointeur de la souris sur la poignée de recopie de la sélection et effectuez un cliquer-glisser dans le sens voulu.
Saisir et gérer les données
Il est possible de créer une copie incrémentée sur des dates. La recopie d'une cellule contenant une date crée une série qui est incrémentée automatiquement de jour en jour.
La recopie sur des noms de mois (janvier, février,...) ou des jours de semaine (lundi, mardi,...) est possible, ainsi que la création de séries chronologiques avec un pas différent.
Faites des tests avec les mois et les jours de la semaine.
Remarque : La saisie d'une date n'est pas considérée comme du texte puisqu'il est possible de faire des opérations sur une date (exemple : 31/01/2013+1 donne 01/02/2013). Cela justifie que la méthode pour créer une série de dates est identique à la méthode pour créer une suite de nombres.
Saisir et gérer les données
Excel incrémente le numérique positionné avant ou après le texte.
Si le numérique est en première position, il doit être suivi d'un espace.
Effectuez la même opération que pour une série numérique, mais sans recourir à la touche Ctrl.
ü Cliquez sur la cellule dans laquelle va s'afficher le résultat.
ü Saisissez le signe = (très important, sinon la suite ne sera jamais considérée comme une formule).
ü Cliquez sur les cellules qui contiennent les valeurs intervenant dans le calcul en insérant les opérateurs +, -, * ou / disponibles sur le clavier.
ü Validez par la touche Entrée.
Excel met à votre disposition un outil qui vous permet d’effectuer une somme sur une ou plusieurs plages de cellules très facilement et très rapidement.
ü Cliquez sur la cellule ou s’affichera le résultat.
ü Cliquez sur le bouton (somme automatique) situé dans l'onglet Accueil /
Groupe Edition.
Par défaut, les cellules sont sélectionnées automatiquement, mais vous pouvez modifier cette sélection.
ü Validez par la touche Entrée.
Pour modifier la donnée d’une cellule sans l’écraser.
ü Sélectionnez la cellule à modifier.
ü Cliquez dans la barre de formule.
ü Modifiez la donnée.
ü Validez par la touche entrée.
Ou
ü Faites un double clic sur la cellule à modifier.
ü Modifiez la donnée.
ü Validez par la touche entrée.
Saisir et gérer les données
Par le ruban :
ü Sélectionnez la ou les cellules à effacer.
ü Menu Accueil / Groupe Edition /Effacer.
ü Choisissez l’option d’effacement.
Par le clavier :
ü Sélectionnez la ou les cellules à effacer.
ü Appuyez sur la touche Suppr de votre clavier
Par le menu contextuel :
ü Sélectionnez la ou les cellules à effacer.
ü Faites un clic droit, sélectionnez Effacer le contenu.
Remarque : La touche F4 de votre clavier permet de répéter une action. Pensez à l'utiliser régulièrement.
n Exercice 1
ü Lancez Excel.
ü Dans un classeur vierge saisissez les données suivantes en utilisant au maximum les séries :
RESTAURANT SCOLAIRE à saisir en A1.
Saisir et gérer les données
Le 01/07/2009 à saisir en C1. Etc...
n Exercice 2
ü Copiez la plage de cellules B5-F5 sur la cellule B24.
ü Saisissez le titre Récapitulatif de l'année dans la cellule A22.
n Exercice 3
ü Déplacez le contenu de la cellule C1 vers la cellule F1.
n Exercice 4
ü Saisissez en D6 la formule qui permet de calculer la différence entre les recettes des deux années scolaires pour le mois de septembre (L'année scolaire 2008/2009 moins l'année scolaire 2007/2008).
Saisir et gérer les données
n Exercice 5
ü Recopiez la formule de calcul dans toutes les cellules de la colonne D jusqu'en D19.
n Exercice 6
ü Saisissez en E6 la formule qui permet de calculer l'évolution pour le mois de septembre (Différence des deux années scolaires divisée par l'année scolaire 2007/2008) et
ü Recopiez la formule de calcul dans toutes les cellules de la colonne E jusqu'en E19.
ü Les erreurs qui apparaissent en E10, E11, E15 et E16 sont normales pour l'instant.
Saisir et gérer les données
n Exercice 7
ü Saisissez en F6 la formule qui permet de calculer le total des deux années scolaires pour le mois de septembre et recopier la formule pour toutes les lignes de la colonne F jusqu'en F19.
n Exercice 8
ü Effacez le contenu des deux plages de cellules D10-F11 et D15-F16.
n Exercice 9
ü Calculez en B10, C10, D10 et F10 les totaux du 1er trimestre.
Pensez à vous servir de la fonction et de la poignée de recopie.
n Exercice 10
ü Même exercice pour les 2ème et 3ème trimestres.
n Exercice 11
ü Faites les calculs de la ligne 25 : Totaux, Différence, Evolution. Vous devez obtenir le tableau suivant :
Saisir et gérer les données
n Exercice 12
ü Faites un zoom arrière de 75% de votre document.
ü Affichez l'aperçu avant impression de votre document.
ü Fermez l'aperçu avant impression.
ü Fermez votre fichier et n'enregistrez pas votre tableau.
n Figer les volets pour l'affichage des grandes feuilles
Lorsque le contenu de la feuille n'est pas entièrement visible dans la fenêtre, il est possible de diviser celle-ci dans le sens de la largeur et/ou de la hauteur pour visualiser simultanément des lignes ou des colonnes trop éloignées. Pour cela vous devez utiliser l'option figer les volets.
ü Positionnez votre curseur sous la ligne ou après la colonne que vous souhaitez afficher.
ü Cliquez sur l'onglet Affichage / Groupe Fenêtre / Figer les volets
Voici le résultat obtenu :
Une ligne s'affiche au niveau de la position du volet.
Vous pouvez maintenant faire défiler l'écran pour afficher les lignes inférieures.
Il est possible de figer également la ligne supérieure ou la première colonne. Faites le test en utilisant la méthode décrite ci-dessus.
n Annuler l'affichage des volets
ü Positionnez votre souris sur n'importe quelle cellule de la feuille.
ü Puis cliquez sur l'onglet Affichage / Groupe Fenêtre / Libérer les volets.
La fenêtre peut être fractionnée en deux ou quatre parties pour disposer deux ou quatre fenêtres de navigation indépendantes les unes des autres.
n Pour fractionner
Par le menu :
ü Sélectionnez la cellule correspondant aux lignes ou aux colonnes à fractionner.
ü Cliquez sur l'onglet Affichage / Groupe Fenêtre /Fractionner.
ü Faites défiler ensuite la feuille pour afficher la partie à visionner.
Voici le résultat obtenu :
Avec la souris :
ü Effectuez un double-clic à droite de la barre de défilement horizontale ou en haut de la barre de défilement verticale. (Voir écran ci-dessous).
En haut de la barre de défilement verticale
À droite de la barre de défilement horizontale
n Pour supprimer le fractionnement Il suffit de refaire l'opération : Par le menu :
ü Cliquez sur le menu Affichage/ Groupe Fenêtre / Fractionner. Avec la souris :
ü Effectuez Double clic sur les barres de fractionnement (Voir écran ci-dessus).
Le zoom est une option qui permet soit d'agrandir, soit de diminuer l'affichage.
Pour accéder au zoom : Par le ruban :
ü Cliquez sur le menu Affichage / Groupe Zoom / Zoom.
ü Choisissez votre facteur de réduction/agrandissement.
ü Cliquez sur OK. Avec la souris :
ü Appuyez sur la touche Ctrl et actionnez la molette de la souris.
Seul l’aperçu avant impression peut donner une vision réaliste du document, tel qu’il sera après l’impression.
Par la barre de lancement rapide :
ü Cliquez sur le bouton Aperçu avant impression dans la barre de lancement rapide.
Par le ruban :
ü Cliquez sur Bouton Office / Imprimer / Aperçu avant impression.
n Les boutons de l’aperçu avant impression
Ø Imprimer permet de lancer l'impression du document.
Ø Mise en page ouvre la boite de dialogue Mise en page.
Ø Zoom permet d'agrandir ou de réduire le facteur d'agrandissement de l'aperçu. Plus sommaire que le zoom en mode normal, il n'offre que 2 niveaux de zoom.
Ø Page suivante et Page précédente permettent de naviguer de page en page si le document comporte plus d'une page.
Ø Afficher les marges permet de visualiser les marges du document.
Ø Fermer l'aperçu permet de revenir à l'affichage en mode normal.
Elle permet de sélectionner toutes les options de mise en page du document.
n L'onglet Page
Il permet de changer l'orientation, de réduire, d'agrandir ou d'ajuster la page. Il est possible également de sélectionner le format du papier, la qualité d'impression et de paramétrer la numérotation automatique.
n L'onglet Marge
Il permet de modifier les marges de la feuille et de centrer la page horizontalement ou verticalement.
n L'onglet En-tête/Pied de page
Il permet de définir un en-tête ou un pied de page.
n L'onglet Feuille
Il permet de définir une zone d'impression et les options d'impression du document, de gérer les titres à imprimer sur une ligne ou sur une colonne, de modifier l'ordre d'impression des pages et d'ajouter des options d'édition en fonction de l'imprimante.
Nous verrons plus en détail toutes ces options dans le chapitre Mettre en page et imprimer.
n Exercice 1
ü Ouvrez le document TEMPERATURE.
ü Posez la barre de fractionnement horizontale afin d'obtenir l'écran ci-dessous. Vous pourrez ainsi comparer les moyennes nord et sud.
ü Supprimez la barre de fractionnement horizontale.
n Exercice 2
ü Posez la barre de fractionnement verticale afin d'obtenir l'écran ci-dessous. Vous pourrez ainsi comparer le 1er trimestre au 4ème trimestre.
ü Supprimez la barre de fractionnement verticale.
n Exercice 3
ü Passez en zoom à 130 %.
ü Figez les volets de manière à obtenir l'écran ci-dessous :
ü Libérez les volets.
ü Passez en zoom à 75%.
ü Fermez et enregistrez le document.
Par la barre de lancement rapide :
ü Cliquez sur le bouton Ouvrir Par le menu :
ü Cliquez sur le Bouton Office
ü puis sur Ouvrir.
ü Retrouvez votre fichier en sélectionnant le répertoire dans lequel il est enregistré.
ü Vous pouvez l'ouvrir directement par un double clic, ou en le sélectionnant puis en cliquant sur Ouvrir.
Pour ouvrir un classeur récemment utilisé :
ü Cliquez sur le Bouton Office puis sélectionnez le fichier souhaité. Le Bouton Office affiche dans le cadre de droite la liste des derniers classeurs utilisés.
Vous pouvez augmenter la taille de cette liste en modifiant les options Excel :
ü Cliquez sur Bouton Office / Options Excel
ü Puis sur Options Avancées
ü Sélectionnez la rubrique Afficher
ü Choix Afficher ce nombre de documents récents
ü Indiquez le chiffre souhaité
ü Cliquez sur OK.
Il est possible de travailler sous Excel avec plusieurs classeurs ouverts. Lorsque les classeurs sont ouverts, pour activer un autre classeur :
ü Cliquez sur l'Onglet Affichage / Groupe Fenêtre / Changement de fenêtre
ü Sélectionnez le classeur à activer.
Vous pouvez également utiliser les boutons situés sur la droite de l'écran pour afficher ou masquer le classeur en cours d'utilisation :
Dans l'exemple ci-dessous 2 classeurs sont visibles car l'une des deux fenêtres n'est pas affichée en plein écran. Il suffit de cliquer sur l'une des fenêtres pour l'activer. Lorsqu'une fenêtre est affichée en plein écran, elle masque les autres fenêtres.
Remarque : Une seule fenêtre visible à l’écran n’implique donc pas forcément qu’un seul classeur est ouvert.
Lorsque vous travaillez dans Excel, les données sont stockées dans une mémoire de travail. Une mise hors tension de votre ordinateur provoque la perte de ces données. La fonction d'enregistrement que nous allons voir, outre la sécurisation des données sous forme d'un fichier, permet aussi de transférer, copier voire renommer ce fichier sur le disque dur ou sur d'autres supports comme une clé USB, un lecteur réseau ou un disque externe.
n Premier enregistrement d'un classeur
Dès que votre saisie devient conséquente, il est important d'enregistrer vos données. Par le ruban :
ü Cliquez sur Bouton Office / Enregistrer.
Par la barre de lancement rapide :
ü Cliquez sur le bouton Enregister dans la barre de lancement rapide.
ü La boîte de dialogue Enregistrer sous s'affiche...
ü Choisissez la destination et le répertoire d'accueil.
ü Indiquez le nom du fichier.
ü Cliquez sur Ouvrir pour afficher le répertoire.
ü Puis cliquez sur Enregistrer.
n Enregistrements suivants
Par le ruban :
ü Cliquez sur Bouton Office / Enregistrer
Par la barre de lancement rapide :
ü Cliquez sur le bouton Enregistrer dans la barre de lancement rapide.
L'action est immédiate, il n'y a pas de boîte de dialogue puisque le répertoire et nom du fichier sont connus. La version du nouvel enregistrement écrase toujours la précédente.
n Fonction Enregistrer sous
Vous souhaitez effectuer un enregistrement, tout en conservant la version précédente.
ü Cliquez sur Bouton Office / Enregistrer sous
Vous retrouvez la même boîte de dialogue que lors du premier enregistrement.
ü Il suffit de spécifier un autre nom de fichier avant de cliquer sur Ouvrir. La version avec l'ancien nom sera conservée.
Vous pouvez aussi, grâce à cette fonction Enregistrer sous, faire une copie du fichier sans changer le nom mais en l'enregistrant dans un autre répertoire ou sur un autre support (Clé USB, espace réseau, disque externe, etc...).
Vous avez également la possibilité de choisir un autre type de fichier (Classeur Excel 97-2003, adobe PDF, etc...) en cliquant sur les options d'enregistrement situées sur la partie droite.
Remarque : Lorsqu'un document a été créé avec une version Excel 2007 et si l'on souhaite l'ouvrir avec la version Excel 2003, ce fichier doit être enregistré au format Excel 2003 (dans la version 2007) afin qu'il puisse être ouvert avec l'ancienne version d'Excel.
Gérer les documents
L’organisation des fenêtres peut être faite automatiquement par Excel.
ü Cliquez sur l'Onglet Affichage / Groupe Fenêtre / Réorganiser Tout.
ü Puis dans la boîte de dialogue, choisissez le mode de réorganisation.
ü Observez le résultat et faites le test avec les autres options d'affichage.
Il existe deux possibilités de fermeture : Avec la souris :
ü Cliquez sur la croix de fermeture de la fenêtre du classeur. Il s'agit de la croix en dessous de celle de l'application Excel.
Gérer les documents
Par le ruban :
ü Cliquez sur Bouton Office / Fermer
Par sécurité, si le classeur contient des modifications non enregistrées Excel renvoie une boîte de dialogue :
ü Cliquez sur Oui pour enregistrer les données
ü Si la réponse donnée est Non, les modifications apportées seront perdues
Lorsque vous avez plusieurs classeurs ouverts, si vous souhaiter les fermer et ne plus utiliser Excel :
ü Cliquez sur Bouton Office / Quitter Excel.
