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Support d’introduction à la Gestion des ressources humaines


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1. INTRODUCTION

 Le Centre de santé et de services sociaux des Etchemins prône une philosophie de gestion qui encourage la participation de ses employés et reconnaît l’importance des ressources humaines dans l’organisation. Il en découle un intérêt particulier pour la formation en cours d’emploi. Cette politique constitue un maillon important du plan de développement des ressources humaines (P.D.R.H.) et, de plus, elle tient compte des exigences légales (Loi 120 - Loi 90), des dispositions particulières, des conventions collectives et de celles spécifiques au personnel d’encadrement.

2. DÉFINITION

La formation peut être définie comme un processus continu et intégré visant à introduire, à parfaire ou à compléter des connaissances et habiletés, ainsi qu’à développer des aptitudes chez un employé ou un groupe d’employés.

3. PRINCIPES

 Cette politique promulgue des objectifs et des règles de fonctionnement qui respectent les valeurs et les principes mis de l’avant dans le plan d’organisation.

4. OBJECTIFS

La politique de formation vise à :

1.  contribuer à l’actualisation des orientations de l’établissement et à l’émergence d’une fierté et d’une appartenance collective;

2.  maintenir et/ou améliorer la qualité des services en assurant la meilleure adéquation possible entre la compétence des individus et l’évolution des besoins de l’organisation;

3.  favoriser le développement des ressources humaines, en leur donnant l’opportunité de parfaire leurs connaissances et d’acquérir de nouvelles habiletés;

4.  responsabiliser les employés en favorisant leur implication aux diverses étapes de la formation;

5.  répondre aux besoins identifiés par les employés et par l’établissement, en regard de la mission, des orientations et du style de gestion adoptés;

6.  encourager l’ouverture et la concertation avec les partenaires de l’organisation et de la région.

5. CLIENTÈLE VISÉE

La clientèle, visée par cette politique, est constituée de l’ensemble du personnel de toutes les catégories d’emploi ainsi que des membres du conseil d’administration et des bénévoles.

6. TYPES DE FORMATION

Les deux seuls types de formation conservés par la mise à jour de la présente politique sont:

•    Interne: pour les formations données par un formateur qui est à l'emploi de l'établissement.

•    Externe: pour les formations données par un formateur provenant d'un organisme externe.

7. IDENTIFICATION DES BESOINS

La Direction des ressources humaines, informationnelles et hôtellerie en collaboration avec le Comité de développement des ressources humaines, coordonne annuellement la collecte des besoins de formation, en impliquant les différentes directions et instances consultatives. Cette collecte permet ainsi l’élaboration d’un plan annuel de formation.

8. PLAN ANNUEL DE FORMATION

Ce plan, qui couvre l’année financière, comprend :

•  les priorités retenues par l’établissement;

•  les objectifs poursuivis;

•  les résultats anticipés;

•  les employés visés;

•  le(les) programme(s) prévu(s);

•  les coûts estimés;

•  les ressources humaines et financières consenties.

Le Directeur des ressources humaines, informationnelles et hôtellerie soumet ce plan au Comité de direction pour approbation et subséquemment, aux Conseils consultatifs et aux différentes instances syndicales et associations.

9. RESPONSABILITÉS

Employé

•  Être l’artisan de son développement personnel et professionnel et maintenir sa compétence;

•  Participer à l’analyse des besoins;

•  Participer aux programmes de formation répondant à ses besoins et en faire l’évaluation; • Appliquer dans son travail, les connaissances acquises;

•  Respecter les procédures administratives inhérentes à l’application de la présente politique;

•  Transmettre le contenu de la formation reçue à d’autres personnes, à la demande du supérieur immédiat.

Personnel d’encadrement (chef d'unité, de service ou de programme)

•  Informer ses employés des activités de formation;

•  Identifier les besoins de formation de son personnel;

•  Analyser et accepter les demandes individuelles;

•  Faire la sélection des participants aux activités collectives pour son service;



•  Assurer le transfert des apprentissages et vérifier l’atteinte des résultats.

Direction des ressources humaines, informationnelles et hôtellerie

En collaboration avec le comité de développement des ressources humaines,

•  Coordonner l’analyse des besoins de formation;

•  Élaborer ou adapter des programmes de formation en fonction des priorités;

•  S’assurer de la réalisation des devis de formation;

•  Planifier et coordonner la mise en oeuvre des activités de formation;

•  Élaborer des mécanismes permettant l’évaluation des impacts des activités de formation;

•  Évaluer et rechercher les ressources nécessaires à l’actualisation des activités de formation;

•  Maintenir à jour une banque de données sur les activités de formation et assurer la circulation de l’information;

•  Agir comme personne-ressource auprès des différents intervenants, selon les besoins;

•  Assurer la liaison avec les diverses instances syndicales, les comités internes et les organismes extérieurs;

•  Établir un bilan annuel des activités de formation dans l’établissement.

Comité de développement des ressources humaines

• Collaborer à l’analyse annuelle des besoins de formation, à l’établissement des priorités,           à l’élaboration du plan annuel et au bilan annuel des activités de formation.

Directeur des ressources humaines, informationnelles et hôtellerie

•  Voir à la gestion de la présente politique;

•  Soumettre un plan annuel de formation au Comité de direction et aux instances syndicales;

•  Préparer le budget annuel de formation;

•  Mettre en oeuvre des conditions facilitantes afin d’utiliser les compétences internes.

Comité de direction

•  Prévoir les changements organisationnels et communiquer les informations pertinentes pour l’élaboration du plan annuel;

•  Adopter le plan annuel de formation;

•  Adopter les budgets nécessaires à la réalisation du plan annuel.

Conseils consultatifs (C.M.D.P., C.I.I.,C.I.I.A., C.M.)

Conformément aux mandats dévolus par la loi,

• donner leur avis sur la présente politique et sur sa mise à jour éventuelle, de même que sur le plan annuel de formation.

Conseil d’administration

Conformément aux responsabilités qui lui sont dévolues par la loi, 

• entériner la politique de formation.

Syndicats et associations

•  Collaborer à l’analyse des besoins de formation;

•  Donner son approbation, lorsque requise, au plan annuel de formation.

10. RESSOURCES

Ressources humaines

Tout en respectant des normes de compétence, l’utilisation maximale des ressources internes est favorisée afin de permettre une plus grande implication et de faciliter le suivi, tout en minimisant les coûts. À cette fin, un inventaire de nos ressources internes est fait, annuellement, dans le but de les faire connaître à l’ensemble du personnel. L’utilisation des ressources du réseau (Régie régionale, MSSS, etc.) est privilégiée, quand les ressources locales sont jugées insuffisantes. Des ressources spécialisées sont retenues, quand un besoin spécifique exige une expertise particulière.

Le choix de personnes-ressources revient à l’employeur, mais en collaboration avec le comité de développement des ressources humaines.

Ressources matérielles

L’employeur fournit le matériel requis et les locaux nécessaires à la bonne marche des activités de formation.

Ressources financières

Afin d’assurer une gestion efficace du budget de formation, celui-ci est partiellement décentralisé.  La répartition de l’argent se fait, selon les paramètres suivants :

•  Formation déterminée par la Direction, en fonction des changements prévus;

•  Formation collective planifiée par le Comité de développement des ressources humaines;

•  Formation individuelle, en fonction des besoins prioritaires des directions;

•  Réévaluation, dans le dernier tiers de l’année, du budget restant dans les directions  et répartition des sommes restantes, selon les besoins prioritaires.

Il revient à chaque directeur de distribuer les montants prévus pour la formation individuelle, en fonction des besoins et objectifs de l’établissement.

Quand des subsides sont versés, par les maisons d’enseignement, pour la formation de stagiaires, ceux-ci devront être utilisés pour le développement de l’expertise des superviseurs.



Le Comité de direction du CSSSE a convenu, le 14 avril 2008, des modalités suivantes concernant l’aide financière accordée.

A)    En ce qui concerne les personnes salariées qui sont inscrites au Programme de relève des cadres régional :

-    Frais d’inscription remboursés par le CSSSE;

-    Aucun frais de déplacement ni de repas remboursé par le CSSSE;

-    Temps de libération alloué avec solde pendant les heures de travail régulières;

-    50 % en temps accumulé à taux simple en compensation des heures de cours suivies en dehors des heures régulières (en soirée ou sur fin de semaine); - Attestation de réussite exigée pour remboursement.

B)    En ce qui concerne les personnes salariées inscrites au Programme de relève des cadres régional mais qui ne suivront pas le Programme de relève des cadres régional parce qu’elles sont déjà inscrites au Programme de Maîtrise ou de 2è cycle en Administration publique, ces personnes salariées pourront se prévaloir des dispositions du paragraphe C) plutôt que B) et demander à ce que 50 % des frais d’inscription leur soient remboursés sur présentation d’une attestation de réussite

-    Aucun frais d’inscription remboursé par le CSSSE;

-    Aucun frais de déplacement ni de repas remboursé par le CSSSE;

-    Temps de libération alloué avec solde pendant les heures de travail régulières, après entente avec le supérieur immédiat;

-    50 % en temps accumulé à taux simple en compensation des heures de cours suivies en dehors des heures régulières (en soirée ou sur fin de semaine).

Les dispositions du paragraphe B) s’appliquent également aux cadres intermédiaires et supérieurs, à l’exception, toutefois, de la possibilité de remboursement des frais d’inscription.

C)    En ce qui concerne les personnes salariées non cadres ni inscrites au Programme de relève des cadres et qui suivent une formation qui n’est pas demandée par le CSSSE :

-    50 % de remboursement des frais d’inscription pour la formation au niveau du certificat ou du diplôme de 1er et de 2è cycle qui doivent être reliés à l’exercice des responsabilités de la personne salariée;

-    Aucun frais de déplacement ni de repas remboursé par le CSSSE;

-    Aucune libération avec solde allouée pendant les heures de travail régulières;

-    Aucun temps accumulé en compensation des heures de cours suivies en dehors des heures régulières;

-    Attestation de réussite exigée pour remboursement.

11. PROCÉDURES

Toutes les activités de formation tant individuelles que collectives doivent être soumises à l'approbation du personnel d'encadrement des directions respectives.   Relevé de formation

Dorénavant, pour chaque formation, le formulaire       !"( Annexe I ) devra être complété, et ce, peu importe la durée et le type de formation. Seules les périodes d'initiation, d'orientation du personnel ou de supervision de stagiaire ne nécessitent pas que le relevé soit complété.

Formation individuelle

Toute demande de participation à une activité de formation individuelle doit se faire par le biais du formulaire           !"(Annexe I) en prenant soin de bien compléter la section        #.

L’employé complète ce formulaire et le fait signer par son supérieur immédiat pour autorisation de la formation entre l'employé et l'employeur sur les dépenses prévues pour la formation souhaitée. 

          Après avoir participé à l'activité de formation, l'employé devra:

•    inscrire sur sa "Feuille de présence", le titre et les heures consacrées à la formation. 

Il devra annexer à sa feuille de présence : 

•    Le formulaire "RELEVÉ de FORMATION";

•    S’il y a lieu, le formulaire de "Réclamation de frais de déplacements, repas et autres dépenses" qui y sont associées (factures jointes).

Formation collective

Le besoin de formation identifié sera analysé par le directeur(trice) de programme qui vérifiera si un budget est disponible et s'il y a concordance avec les priorités annuelles. Un devis de formation sera ensuite élaboré et distribué aux services concernés en apportant les précisions suivantes:



•    Le thème de l'activité de formation

•    Les objectifs poursuivis

•    La clientèle ciblée

•    La date et le lieu prévus

•    La personne ressource

•    Les coûts

La Direction des ressources humaines, informationnelles et hôtellerie assistera l'initiateur du projet. Il vérifiera s'il y a duplicata avec une autre activité ou s'il y a conflit d'horaire. Le Comité de développement des ressources humaines sera consulté, si nécessaire. Le projet sera soumis au Comité de direction, pour approbation.

Le responsable de l'activité de formation prévue pourra ensuite, grâce aux listes de participants fournies par les chefs d'unités ou de programmes ou de services, compléter le formulaire

                !"

(Annexe I ) en prenant soin de bien compléter la section       $ #%pour y inscrire les participants prévus à l'activité de formation. Une liste-maison peut aussi être annexée au relevé de formation.

Pour attester de sa présence à l'activité de formation, l'employé initialisera tout simplement le            "ou la liste préparée par le responsable de l'activité de formation.

Après avoir participé à l'activité de formation, l'employé devra:

•    inscrire sur sa "Feuille de présence", les heures consacrées à la formation.

S'il y a lieu, il annexera à sa feuille de présence : 

•    le formulaire de "Réclamation de frais de déplacements, repas et autres dépenses" qui y sont associées (factures jointes).

Si une activité de formation est offerte ou exigée par la Régie régionale, il revient à la direction concernée de décider des ressources humaines et financières attribuées à cette activité.

12. REMBOURSEMENT DES DÉPENSES RELIÉES À LA FORMATION

&'()'! !**+++* ,! le CSSSE est tenu, dans ce cas, d’assumer l’ensemble des frais qui en découlent :

Frais d’inscription, salaire, frais de déplacement et de séjour en conformité avec la Politique RF-2 et ce jusqu’à concurrence d’une journée régulière de travail (7.00, 7.25 ou 7.75 heures selon les titres d’emploi et les conventions).

Cependant, pour ce qui est 

•     des congrès, 

•     colloques et séminaires, 

le supérieur immédiat pourra accepter de ne défrayer que la partie «mise à jour», laissant à la personne le loisir de participer, sur une base personnelle, à la partie sociale ou à la partie délibérations, comme membre d’une association professionnelle.

De plus, tout dépendant de l’horaire du cours offert et de la nature des activités de la personne salariée en cause, l’employeur peut faciliter la participation de la personne, dans la mesure où la distribution et l’accessibilité des services aux usagers ne sont pas perturbés ou qu’il est possible de remplacer cette personne, soit en permettant une modification d’horaire ou un congé sans solde, ou même une reprise de temps accumulé.

13.     DISPOSITIONS PARTICULIÈRES POUR LE PERSONNEL D’ENCADREMENT

Le Comité de direction prévoit, annuellement, à l’intérieur de son budget, un montant pour les fins de formation du personnel d’encadrement.

15.     RÉVISION

À tous les deux ans, cette politique fait l’objet d’une révision. 


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