abusives, d'erreurs inexcusables et d'oublis impardonnables. Après tout, il est écrit par un informaticien Pour les autres, pour ceux pour qui les termes "Journaux" évoquent Libération et Paris-Match et "Mouvement" évoque les symphonies, j'ai essayé de simplifier au maximum la comptabilité ainsi que la relation entre la théorie et ce logiciel. Petite historiette Pour la démonstration, nous imaginerons l'histoire 1 de Mr P qui décide de se lancer dans le commerce des tartes aux pommes. 1) Au départ, Mr P dispose d'un petit pécule placé dans une boîte à sucre avec lequel il achète les ingrédients nécessaires, et fabrique ses tartes. Il replace dans la boîte le montant encaissé par la vente des tartes au camping, et recommence. Il a fixé le prix de vente de ses tartes au pifomètre, mais quand même supérieur au prix de revient des ingrédients. 2) Après quelques semaines, Mr P reçoit une grosse commande de la mairie pour le repas du troisième âge (on est en période électorale). Ouvrant sa boîte à sucre, il se rend compte qu'il n'a pas assez d'argent pour acheter au comptant (en payant immédiatement) sa farine. Il demande donc à son fournisseur s'il peut le payer un peu plus tard, après que lui-même aura reçu son paiement de la Mairie. Le fournisseur accepte, et Mr P se retrouve pour la première fois de sa vie à devoir de l'argent au meunier. Il a un CREDIT chez le meunier. Les tartes sont fabriquées, livrées, mais Mr le Maire étant malade, le comptable de la Mairie ne peut régler à la livraison les tartes. Il demande à Mr P d'attendre quelques jours. La Mairie à un CREDIT chez Mr P, et inversement, Mr P à un DEBIT envers la Mairie. 3) Les tartes aux pommes de Mr P ont beaucoup de succès. Celui ci est obligé d'en fabriquer beaucoup d'avance. De plus, le meunier peut faire un effort sur le prix de la farine si Mr P prend une grosse quantité plutôt que plusieurs petites. Mr P commence donc à faire des STOCKS de farine. Il n'a donc plus seulement de l'argent dans sa boîte à sucre, mais aussi de "l'argent" sous forme de farine et des tartes en cours de fabrication. De surcroît, quand la boîte à sucre est pleine, il met de l'argent à la banque, quand elle est vide, il en retire de la banque. 4) Les affaires marchent de mieux en mieux, et Mr P est de plus en plus surchargé de travail. Il se demande s'il ne pourrait pas remplacer la gazinière de sa grand-mère par un four plus moderne, automatique, qui surveillerait la cuisson à sa place. Il trouve un vendeur d'équipement qui accepte d'être payé par mensualité. Mr P se retrouve donc avec: • Des factures à payer chez le meunier • Des règlements à percevoir de ses clients. (Le maire va mieux, mais pas les délais de règlements ) • Des stocks de tartes à vendre et de farine. • Une machine neuve qui IMMOBILISE une partie de son argent pour une longue durée. • De l'argent dans la boîte à sucre (la CAISSE), et de l'argent à la BANQUE. Arrivé à ce stade où la plus grosse part de l'argent n'est plus visible dans la boîte à sucre, mais dispersé ici et là sous forme de crédits ou débits divers, Mr P se rend compte qu'il est temps de faire un bilan pour savoir s'il gagne ou perd de l'argent. Il décide de tenir une COMPTABILITE de TOUT ce qui entre et sort de chez lui dans le cadre de son activité tarteaupommesque, depuis le plus petit sac de farine jusqu'à l'électricité consommée par son nouveau four et aux timbres utilisés pour les lettres de relance au comptable de la Mairie. Buts de la comptabilité 1) Enregistrer TOUT • Les achats, qu'ils soient payés comptant ou à crédit. • Les ventes, qu'elles soient payées comptant ou à crédit, en espèces ou en chèque ou par traite etc • Les relevés de banque, ce qui permettra de savoir quels achats et ventes ont été réellement payés (voir plus bas) • Les dépenses liées à l'activité de la société: Salaires, crédits, bien d'équipement, etc 2) Puis effectuer un RAPPROCHEMENT entre les écritures, c'est à dire vérifier grâce aux relevés de banque (enregistrés dans votre comptabilité, si vous avez bien suivi ) que les fournisseurs ont été réglés et que vous avez bien reçu l'argent de vos clients en compte. 3) Afin de pouvoir faire un BILAN, c'est à dire savoir si l'on gagne ou perd de l'argent chaque année 4) Et aussi PAYER VOS IMPOTS, car l'état se base sur vos chiffres pour calculer ce que vous lui devez. Cet aspect de l'usage de la comptabilité implique diverses modalités pratiques et contraintes résumées dans le document "Directive 13 L 1-06" installé avec FastCompta dans le dossier "Documentation". Moyens utilisés La base de la comptabilité est l'enregistrement de MOUVEMENTS entre COMPTES dans un JOURNAL. Ensuite, on effectue un RAPPROCHEMENT des écritures (appelé également Lettrage). Enfin, vous certifiez l'exactitude des sommes enregistrées en VERROUILLANT les écritures. LES COMPTES Voyez les comptes comme des tiroirs dans lesquels vous rangez de l'argent ou des reconnaissances de dettes. Il est préférable d'utiliser un tiroir pour chaque type de dépense ou de dettes, en particulier concernant les tiers (clients et fournisseurs) et les type de produits vendus et achetés. L'ensemble des tiroirs s'appelle le PLAN COMPTABLE. Chaque tiroir porte un numéro correspondant à un type de dépense ou de recette. FastCompta est livré avec un plan comptable standard. Vous pouvez vous procurer un plan comptable complet sous la forme d'un fascicule dans tous les magasins de fournitures administratives. Vous pouvez aussi importer un plan comptable. Il existe une norme concernant le nom des comptes: • La première lettre du compte est un chiffre entre 1 et 8. On appelle ceci la CLASSE du compte. • Les comptes commençant par à '1', '2' '3' '4' ou '5' (Classe 1 à 5) s'appellent les comptes de Bilan. • Les comptes commençant par '6' ou '7' (classes 6 et 7) s'appellent les comptes de gestion. • La classe 8 est réservée au report du résultat d'un exercice. Elle ne comprend généralement qu'un seul compte, le 880000. Pour chaque exercice comptable: • La somme des comptes de bilan doit être égale à la somme des comptes de gestion. Dit autrement: le total des classes 1 à 5 est égal au total des classes 6 et 7 • Le résultat de l'exercice comptable est donné par la différence entre la classe 7 (les ventes) et la classe 6 (les achats) • Plutôt que d'utiliser des sommes négatives, on préfère parler de COMPTE CREDITEUR et de COMPTE DEBITEUR. Prenons par exemple la balance des comptes de la société exemple: Vous pouvez vérifier sur cette balance la plupart des éléments déjà évoqués. Notez également que vous pouvez dans FastCompta utiliser des comptes auxiliaires (voir ci dessus 401000 SOLDE et 401000 PODE01). Un compte auxiliaire est un sous-compte, généralement rattaché au 401000 (compte général des fournisseurs) ou au 411000 (compte général des clients). LES MOUVEMENTS Maintenant que les tiroirs (les comptes) sont étiquetés, il faut les remplir et les vider. Un mouvement est un transfert d'argent entre deux comptes ou plus. Il ne peut pas y avoir de "pertes", c'est à dire que les sommes ajoutées sur un compte sont EXACTEMENT EGALES aux sommes retirées d'un autre compte. Autrement dit, la somme de la colonne CREDIT doit être égale à la somme de la colonne DEBIT. Exemple de mouvement typique en comptabilité: Je commande un article chez mon fournisseur: Je paye mon achat Vous notez que ce deuxième mouvement annule ma dette au fournisseur dans le compte 401000 (compte fournisseur) et reporte la dette sur la banque (le compte 512101) Le client achète l'article Et la banque encaisse le chèque En fin de compte, on constate que la plupart des écritures s'annulent entre elles. Seul reste le bénéfice qui dans ce cas est égal à la différence entre le compte 700001 (vente de l'article) et le compte 600003 (Achat de l'article), soit 57,39 €. Pour être complet, il faudrait également ajouter les mouvements relatifs à la TVA. Dans FastCompta, il est impossible de valider (enregistrer) un mouvement si le solde n'est pas nul. LES JOURNAUX Un journal est l'endroit où sont enregistrées les écritures. Bien qu'en théorie il soit possible de n'avoir qu'un seul journal unique pour tous les mouvements de votre comptabilité, il est nettement préférable d'organiser la saisie dans les types de journaux suivants: • Un journal pour les achats. On y enregistre tous les mouvements du compte 401000 (Fournisseurs) • Un journal pour les ventes. On y enregistre tous les mouvements du compte 411000 (ventes) • Un journal par compte bancaire. On y enregistre tous les mouvements des comptes 5121xx • Un journal pour la caisse. On y enregistre tous les mouvements du compte 530000. Notez que normalement le solde de ce journal ne peut jamais être créditeur. Il est censé refléter fidèlement l'état de votre tiroir-caisse, qui ne peut jamais "manquer" d'argent. • Un journal pour les opérations diverses: Taxes, Salaires, acompte de TVA, régulation de lettrage, etc, ect • ""Un Chaque journal est mensuel, mais par forcément présent à chaque mois de l'exercice. Par exemple, le journal des "A nouveaux" ne se trouve que pour le premier mois de l'exercice. Comme le journal contient des mouvements dont la somme est nulle (Crédit=Débit), le total d'un journal est forcément nul. On dit que le journal est "équilibré" (Total des Crédits = Total des Débit). Il est impossible d'avoir un journal déséquilibré dans FastCompta, puisqu'il est impossible d'avoir un mouvement déséquilibré. LE LETTRAGE Pour simplifier, le lettrage consiste à rechercher les factures non-réglées: On rapproche les sommes facturées (dans le journal des achats ou des ventes) avec le relevé bancaire saisie dans le journal de banque. En n'affichant QUE les écritures non-rapprochées d'un compte client, on obtient ainsi en fait la liste de sommes restantes à payer. Sur le plan pratique, chaque ligne d'un mouvement peut recevoir une lettre (de A à Z, puis AA à ZZ, etc). On retrouve la même lettre pour chaque ligne d'un compte concernant la même opération. Dans l'exemple ci-dessus, on lettre une ligne du journal des achats avec une ligne du journal de banque. A la fin de l'exercice, les écritures non-lettrées des classes 1 à 5 sont reportées dans l'exercice suivant. S'il est normal d'avoir des factures clients ou fournisseurs non-lettrées (= factures encore impayées), il est tout à fait anormal d'avoir des versements sans facture correspondante Il est conseillé de créer un compte séparé pour chaque client significatif. Ceci facilite le lettrage. Il est normalement impossible de lettrer des comptes différents. Toutefois, dans le logiciel FastCompta, cette opération est possible AVANT LE LETTRAGE: vous devez alors choisir dans lequel des deux comptes placer les écritures lettrées. En effet, en pratique, si l'on sait à quel compte client appartient une facture (journal des ventes), il est souvent difficile de dire à quel compte correspond une somme sur un relevé bancaire (journal de Banque). On place alors la facture dans le compte client (par exemple 401CL01) et le versement dans le compte général 401000. Lors du lettrage, FastCompta modifiera l'écriture pour placer le versement dans le 401CL01. LE VERROUILLAGE Opération essentielle pour la validité légale de votre comptabilité (on parle de comptabilité "sincère"), le verrouillage garanti que vos saisies ne seront pas modifiables à postériori. Lorsqu'un journal est en cours de saisie, il est modifiable. On parle alors de brouillard de saisie. Chaque mois, lorsque la saisie d'un journal est terminée et les écritures lettrées, vous devriez normalement "verrouiller" le brouillard. Vos écritures sont alors "figées": on ne peut pas les modifier ou les effacer. On peut ajouter un mouvement pour en annuler un autre (on parle alors de "contrepassation"), par exemple pour enregistrer une facture non-payée. Vous pouvez verrouiller la comptabilité à trois niveaux: 1. Verrouiller un mouvement. Vous ne pouvez plus modifier ou effacer ce mouvement, ni le lettrer ou le délettrer. Il est évidemment impossible d'effacer un journal contenant au moins un mouvement verrouillé. 2. Verrouiller un journal. Ceci consiste à verrouiller l'ensemble des mouvements du journal. Vous pouvez néanmoins ajouter des mouvements. 3. ""Verrouiller LE VERROUILLAGE D'UN MOUVEMENT, D'UN JOURNAL OU D'UN EXERCICE EST IRREVERSIBLE ! 6 Il est donc prudent de n'effectuer le verrouillage qu'au moment de la clôture d'un exercice, lorsque toutes les écritures ont été vérifiées et une copie (backup) de vos données effectuée. En fait, le verrouillage de l'exercice est la toute dernière opération effectué par FastCompta lors de la clôture. Dans FastCompta, • Il est impossible de clôturer un exercice sans avoir imprimé et verrouillé les journaux. • On parle de Journal tout court pour le brouillard, et de Journal verrouillé pour un journal contenant des mouvements verrouillés. NOTE : En fait un conte de fée, puisqu'on n'y parle ni d'impôts, ni de TVA !!!
