Guide pratique de Comptabilité Générale
Version 1.3 du 16 mars 2017
Table des matières
Le plan comptable IVS est appliqué selon les directives de l’Etat de Vaud, valables depuis le 01 janvier 1998, réglementant les relations financières et comptables des Institutions Vaudoises Subventionnées reconnues d’intérêt public « IVS ».
Plan Comptable
Le plan comptable qui est livré avec le logiciel de comptabilité est le plan comptable IVS officiel. Il est donc fixe et comporte des comptes obligatoires sur cinq positions.
Aucun compte ne doit être supprimé de ce plan comptable.
Tous les comptes qui sont ajoutés par l’institution doivent être des comptes à 6 ou 7 positions. Les 5 premières positions du compte doivent correspondre à un compte officiel du plan comptable IVS.
Disponible depuis : Finance \ Gestion \ Comptabilité \ Comptes financiers.
Ce programme permet de gérer les comptes.
Par défaut, la commande de base est la liste de compte valable par numéro.
Il contient le numéro de compte et la description, ainsi que si la nature (bilan ou Pertes et profits).
De plus, il indique si le compte est de type collectif et si de la TVA est possible sur ce compte.
Il permet de spécifier le type de compte (liquidité) mais aussi de rendre le compte inactif au moyen des restrictions. Un compte ayant « imputation non autorisé » ne sera plus proposé dans la saisie des écritures. Vous pouvez désactiver les comptes IVS que vous n’employez pas, mais pas les supprimer.
Cet onglet permet d’enregistrer les informations nécessaires aux transactions de type DTA et BVR notamment.
Deux sous-onglets :
Les données du compte (IBAN, Banque, CCP, ..) doivent-être indiquées.
Les différentes méthodes disponibles sur le compte sont indiquées
Il est aussi possible de fixer une date de validité par méthode de paiement au moyen de la zone
« Disponible jusqu’au ».
Une méthode de paiement non disponible ne sera plus proposée dans les transactions concernées (DTA, BVR).
Indique la(es) division(s) autorisée(s) sur le compte.
L’affectation d’une division est réalisée au moyen du + (bas de la fenêtre).
Voir la gestion des divisions sous : Les divisions
Nous recommandons la création d’un compte par copie d’un compte existant. Cette opération permettra de récupérer toutes les données de base du compte d’origine.
Se positionner sur le compte d’origine que l’on souhaite copier et utiliser « Dupliquer »
Dans la fenêtre « copie de compte » il faut indiquer le compte de cible (Les 5 premières positions doivent être identique au no de compte source) ainsi que la description du nouveau compte. Il faut aussi cocher la case « Copie des interactions » pour copier les autorisations des divisions.
Il n’est pas possible de supprimer un compte sur lequel vous avez passé des écritures.
Une classification et une structure de liste qui est utilisée notamment pour les impressions. Il existe une classification pour
Le bilan IVS
Le décompte d’exploitation IVS
La formule IVS
La récapitulation condensée
Le résultat enveloppe de charge
Les manipulations des classifications sont détaillées sous Annexe : Gestion des classifications et variantes de listes le CIAD intervient sur mandat pour réaliser des classifications spécifiques.
Lors de la modification du plan comptable suite à des ajouts de comptes, il faut mettre à jour les classifications comptables (présentation des listes). Pour ce faire, il faut aller dans le programme gestion des comptes financiers depuis \Finance\Gestion\Comptabilité
Et prendre l’onglet « Classification » à gauche.
Un clic droit sur la loupe permet d’afficher les différentes classifications.
Pour mettre à jour la classification, faire un clic droit sur la classification, puis choisir « Rafraichir »
Lors d’un changement du plan comptable, nous vous recommandons de « rafraichir » toutes les classifications.
Cet onglet liste les classifications ainsi que l’emplacement dans la classificationoù figure le compte.
L’impression est disponible depuis « Etats »
Vous pouvez alléger l’impression du plan comptable en utilisant le filtre d’impression et en excluant par exemple les comptes « bloqués »
Une division représente la possibilité de détailler les comptes de charges et produits. Avec cette notion de division, vous avez la possibilité d’avoir un seul bilan et plusieurs « décompte d’exploitation » pour chacune de vos structures, mais aussi un consolidé de toutes les structures. L’utilisation des divisions est généralement liée au financement du canton.
Ces divisions sont personnalisées au moment où l’application est mise en service dans l’institution et cela est modifiable en tout temps.
La division permet aussi d’avoir un budget spécifique.
Les divisions ne s’appliquent pas aux comptes de bilan qui utilisent exclusivement la division 000.
Les institutions ayant une seule structure doivent obligatoirement utiliser une division (par exemple 010) pour les comptes charges / produits.
Ce programme permet de gérer les divisions.
L’onglet base contient le numéro de la division (de 000 à 999) ainsi que la description.
L’onglet complément permet de limiter la validité de la division. Une seule division est définie par défaut.
Dans cet onglet figure les comptes qui sont autorisés dans cette division.
L’autorisation entre comptes divisions est désigné dans ProConcept par le terme « d’interaction ». Les autorisations sont définies de manière explicite. Ainsi si une division est autorisée sur un compte, seule cette division sera autorisée. Si aucune autorisation n’est définie, cela signifie que tout est autorisé. Nous vous recommandons vivement d’utiliser les interactions afin de définir clairement les autorisations sur les comptes.
Exemple :
Deux structures
010 Foyer A
020 Foyer B
1) Définir l’autorisation de la division sur les comptes Actifs / Passifs exclusivement
Définir l’autorisation des divisions 010 et 020 sur les comptes Charges / Produits exclusivement
Avec ces autorisations, il n’est pas possible de :
- Comptabiliser sur un compte de bilan avec une division différente que la 000
- Comptabiliser sur un compte perte et profit ave une division autre que 010 ou 020
Ces autorisations sont aussi contrôlées lors de l’intégration d’écritures venant des salaires ou des débiteurs. Ceci permet d’éviter des erreurs d’imputation dans ces deux modules.
Disponible depuis : Finance \ Travaux comptables \
Ce programme permet de gérer le budget
L’onglet base contient l’exercice ainsi que la description du budget.
On utilise la fonction ++ « Dupliquer » pour créer un nouveau budget en utilisant les valeurs de l’année précédente.
Statut version : Doit être non arrêtée pour pouvoir saisir tout le détail.
Version par défaut : Doit être coché
Numéro de version : Nous vous recommandons d’indiquer « budget » avec l’année concernée
La saisie s’effectue simplement en entrant les comptes, les divisions et les montants par ligne.
Les fonctions + et – sont disponibles.
Le budget doit être saisi par division.
Pour les institutions qui n’ont pas de division, il faut impérativement indiquer 000 dans le champ division.
Cet onglet permet de filtrer l’affichage des lignes du budget. Cela peut-être utile pour afficher qu’une division par exemple.
Le filtre se désactive au moyen du bouton « Supprimer filtres »
La répartition périodique est obligatoire ! Si elle n’est pas effectuée, le budget n’est pas affiché sur les listes (décompte d’exploitation par exemple).
La répartition périodique est disponible soit depuis l’icône figurant à gauche de la grille de saisie ou avec la combinaison de touches (ALT + R)
Pour les comptes salaires, vous avez la possibilité d’effectuer une répartition différente qui intègre le 13ème salaire sur le mois de décembre.
Pour se faire il faut utiliser la répartition de type « salaire » :
Pour les autres comptes la répartition de type « par mois »
A la fin de ces opérations le type de répartition est affiché.
Le contrôle de la répartition périodique est disponible depuis l’icône ci-après ou avec la combinaison de touches (ALT-C).
Si tout est en ordre la fenêtre ci-après est affichée
En cas d’erreur de répartition affichage du(des) compte(s)
Il est aussi possible de modifier / effectuer une autre répartition depuis le détail par période.
Pour contrôler le budget, vous avez à disposition les tableaux croisés ou l’aperçu.
La comptabilisation des écritures se fait au travers de journaux. Chaque type de journal peut contenir différents types d’écritures. Un journal peut contenir plusieurs écritures. Pour des raisons de sécurité et de performance, nous vous déconseillons toutefois de faire qu’un seul journal d’écriture.
Il est important de savoir que lorsque vous comptabilisez des écritures elles sont de type provisoire. Vous pouvez donc les modifier ou les supprimer en tout temps. Ceci à l’exception des journaux qui viennent d’une comptabilité auxiliaire (salaires, débiteurs) et des journaux de type définitif.
Disponible depuis : Finance \ Travaux comptables \
Ce programme est le cœur des opérations comptables. Il permet de passer les écritures, imprimer les différentes listes, visualiser les comptes …
Les journaux peuvent être classés dans un travail de type « A faire », « En cours » et « Terminé ». Par défaut, un nouveau journal est créé dans « En cours ».
Le type « intégré » est conditionné directement par la nature du journal. Lorsqu’un journal est passé en définitif il apparait sous « définitif ».
Dans la partie de droite, les journaux sont regroupés par type. Un signe + indique et permet de visualiser le détail des journaux.
Dans l’exemple ci-dessous, le regroupement CG-Interne contient différents journaux
Le numéro du journal ainsi que le nombre de documents (d’écritures) est indiqué.
Pour commencer la saisie des écritures, il faut commencer par créer un journal avec un plus dans « Transactions ».
La fenêtre « Nouveau travail » affiche la sélection des modèles disponibles.
Dans les nouvelles implémentations nous préfixons les types de travail par domaine d’activité comme ci-après
CG-
FO- (Fournisseurs)
DE- (Débiteurs)
RH-
Après sélection du modèle, la description est personnalisable.
Pour créer une nouvelle écriture, il faut utiliser « Ajouter ». Le raccourci clavier et la combinaison de touches <ctrl><insert>.
Le type de transactions disponible est affiché dans « Sélection »
Si vous avez des modèles de transactions ils sont disponibles sous «actions »
Voir Fonction spécifique : les Modèles de transactions
No Document : le système propose automatiquement un numéro, mais vous pouvez aussi mettre votre propre numérotation. (Nous recommandons la numération automatique non modifiable des pièces car c’est la seule méthode garantissant l’unicité du numéro de pièce).
Date du document
Montant : celui-ci se notera directement quand on mettra un chiffre au débit ou crédit dans la 2ème partie.
Compte : numéro du compte financier Division : numéro de division/structure.
Libellé : Libellé de l’écriture (qui sera repris automatique pour la contrepartie). Vous pouvez saisir librement en texte ou utiliser les fonctions de catalogue des libellés. Voir Fonction spécifique : Modèles de libellés
Débit /Crédit : indiquer le montant total de la pièce au débit ou au crédit.
En dessous de l’imputation primaire, le libellé du compte et de la division est inscrit en bleu. Le solde du compte est aussi indiqué.
Le chiffre en rouge correspond au montant budgétisé.
Compte : numéro du compte de contrepartie.
Division : numéro de division/structure.
Libellé : libellé de l’écriture, repris automatiquement de l’imputation primaire mais modifiable. Débit/Crédit : montant à mettre soit au débit ou au crédit de la contrepartie. Par défaut le système propose le solde de l’écriture.
Compt./Valeur : repris automatiquement de l’imputation primaire mais modifiable.
On peut remarquer sur la 3ème partie, le nom du compte ainsi que le solde et le budget.
Pour valider une écriture, il faut évidemment que le débit et le crédit soit équilibré, sinon un message d’erreur est affiché.
Remarque Le total débit crédit est affiché
La confirmation est soit par « Valider » ou par la combinaison de touches <shift><enter>.
Pour valider et créer une nouvelle écriture vous pouvez utiliser «Ajouter » ou la combinaison de touches <Ctrl> <Insert>.
La saisie d’une écriture multiple est identique à une écriture simple. La différence est qu’il y aura plusieurs lignes de contreparties.
Le système proposera pour chaque ligne le solde par rapport au montant de départ. On peut comptabiliser autant de contreparties que l’on désire.
Il est aussi possible d’avoir du débit-crédit croisé dans l’écriture
Dans ce cas aussi, Le système proposera le solde par rapport au montant de départ.
Exemple recherche d’un montant
Pour modifier une écriture il faut obligatoirement utiliser la fonction « Modifier » ou la touche <F2 >
La suppression peut être effectuée sur l’ensemble de l’écriture (moins en haut) ou sur une contrepartie (moins du bas)
Toutes les écritures qui viennent d’une comptabilité auxiliaire (Débiteurs, Salaires) passent par une étape intermédiaire avant d’être comptabilisées dans la comptabilité générale : l’interface finance.
Les règles de gestion définies dans la comptabilité générale (par exemple la date de validité d’un compte) sont vérifiées. Si tout est en ordre, cette opération est transparente vis-à-vis de l’utilisateur. Dans le cas contraire, le document reste bloqué dans l’interface fiance, ce qui implique qu’il n’est pas comptabilisé !
Dans le programme « travaux comptables », l’interface finance est affiché dans le ruban sous « Interface ». Un bouton « Documents bloqués » est affiché en cas de problème. Dans ce cas vous devez obligatoirement intervenir !
Dans l’onglet « Document », en rouge, la cause de l’échec est affichée.
Cas les plus fréquents :
Une écriture est passée sur un compte pour lequel une division n’est pas autorisée, le cas le plus souvent rencontré est une division autre que la « 000 » pour un compte de bilan.
Le compte utilisé a été bloqué dans la gestion des comptes.
La date de valeur choisie s’inscrit dans un exercice déjà bouclé ou pas encore ouvert.
Pour visualiser l’écriture qui pose le problème et pour la corriger, il faut prendre l’onglet « Imputations financières ». La ligne contenant l’erreur est indiquée par une coche dans la colonne « Erreur ».
Pour modifier l’écriture il faut prendre le mode « Modifier » sous transaction
Et effectuer la modification qui doit être validée par le vu vert
Note : il est possible de contrôler plusieurs documents via « Contrôler en série »
Si tout est ok, il n’y a plus rien d’affiché sous « Documents bloqués »
Pour renommer un journal comptable, il faut accéder aux « Propriétés du travail ». Soit par l’icône de Statut ou clic droit sur le journal.
Pour boucler un exercice comptable, il faut que tous les journaux comptables soient de type « définitifs ». Pour ce faire, la modification en série est à utiliser
Après sélection des journaux concernés
Le bouton « modifier » applique le changement d’état pour l’ensemble des journaux sélectionnés.
L’utilisateur n’arrive pas à ouvrir un journal, il obtient un message d’erreur
Coupure de courant / Défaillance du poste
Utilisation du journal par une autre personne (ou par la même personne)
Coupure réseau
Utilisation du bouton « Protection du travail » dans le programme Travaux comptables
Ce bouton permet de « libérer » le journal et donc à l’utilisateur de travailler.
Dans certains cas (comme par exemple coupure réseau), l’utilisateur se bloque lui-même et le bouton « Protection travail » ne fonctionne pas. Cela signifie qu’il y a plusieurs sessions concurrentes pour cet utilisateur sur le serveur Oracle. Dans ce cas il faut attendre le time-out de la session Oracle (suppression automatique des sessions inactives) ou demander au CIAD d’arrêter et redémarrer la base (nécessite de faire sortir tous les utilisateurs, n’est donc pas applicable aux clients TS hébergé).
Ce programme disponible depuis : Finance\Définitions\Structure comptable
Dans l’onglet base, on définira une clé ainsi qu’un descriptif.
Le descriptif sera affiché dans le choix de l’écriture
Le type de transaction est soit (1) pour les écritures financières soit (2,6) pour les écritures concernant les créanciers.
Il existe trois type de modèles
01 Sans montant : Seule l’imputation comptable de l’écriture est proposée.
02 Avec montant : L’imputation ainsi que le montant indiqué est proposé.
03 Avec Proportion : Il est possible de définir des facteurs de répartition sur l’écriture. Dans ce dernier cas, les champs suivants sont aussi disponibles.
Dans cet onglet, on définira où ce modèle sera disponible en sélectionnant les modèles de travaux.
Dans cet onglet, on définira le modèle d’écriture avec tous les champs, comme une vraie écriture.
Exemple
Après avoir choisi le modèle souhaité
L’écran « Création documents selon modèle » permet selon le type de modèle utilisé de personnaliser les champs de saisie prédéfinis.
Ce programme disponible depuis : Finance\Définitions\Structure comptable
Permet de gérer un catalogue standardisé des libellés. Ces libellés étant utilisables dans les travaux comptables.
Ce programme disponible depuis Finance\Interrogations
Permet de visualiser un compte. La partie de gauche permettant de sélectionner le compte et la partie de droite fournissant les informations.
Permet de suivre les soldes mensuellement
Pour les comptes de charges/produits, si un budget a été saisi, il est utilisé pour effectuer les comparaisons.
Le détail des cumuls calcul la différence entre le solde effectif et le montant du budget
Le sous-onglet « Graphique » affiche la représentation graphique des données.
Contrairement à l’onglet « Cumul » donnant la valeur « consolidée » du solde du compte, cet onglet permet de voir le solde par division.
Le comparatif « Budget » est aussi effectué.
Cet onglet permet de visualiser le détail de toutes les écritures comme le « Grand-livre ».
Depuis cet onglet, il est possible de filtrer l’affichage au moyen du bouton « Filtre » ou la combinaison de touches <Alt><R>
et de remplir les différents champs souhaités.
Une fois la sélection effectuée et affichée, le total est aussi calculé selon le filtre.
Pour annuler un filtre il suffit d’utiliser le bouton <supprimer les filtres>.
Au moyen du bouton « Document comptable » ou la combinaison de touches <alt><d> il est possible de visualiser l’écriture ou le journal de saisie.
Ce programme disponible depuis Finance\Interrogations
Permet d’effectuer des recherches d’écritures sur l’ensemble de la comptabilité.
Un premier choix est disponible depuis la zone de sélection.
Une fois les mouvements affichés, le bouton filtre est aussi disponible pour affiner si besoin la recherche (même fonction que dans l’interrogation des comptes)
La visualisation de la saisie est aussi disponible (même fonction que dans l’interrogation des comptes)
Les listes à disposition de la finance sont disponibles depuis les travaux comptables ou depuis les interrogations par le bouton « Etats »
Listes depuis travaux comptables
Listes depuis interrogations
Les paramètres d’impression du Grand-livre sont les suivants :
Comptes à imprimer : Permet de sélectionner les comptes. En laissant vide les zones Compte du / Acompte au, le programme prendra automatiquement tous les comptes.
La classification est aussi utilisable (comme par exemple pour la liste les comptes individuels du SPJ).
Dans les options, l’impression du budget ainsi que l’impression des comptes sans mouvements sont deux options utiles.
Ces deux listes s’obtiennent par « Etats » Bilan structuré / Référence 2 comparaisons
Dans ce type de liste, il est possible d’utiliser les variantes de listes (voir Variantes de liste)
La zone classification permet de choisir le type de sortie (Bilan ou décompte d’exploitation)
La case à cocher permet de mettre à jour la classification.
La case à cocher impression des comptes permet d’imprimer le détail des comptes ou simplement le regroupement. Le détail des comptes personnalisés à 6 ou 7 positions n’est pas imprimé si cette case n’est pas cochée.
Exemple : avec impression des comptes
Sans impression des comptes
Ces listes permettent d’effectuer des comparaisons entre les colonnes. La première colonne est la colonne de référence, les comparaisons sont toujours effectuées depuis cette colonne.
Avec ce système vous pouvez comparer les comptes effectifs avec le budget, l’exercice actuel avec l’année précédente, mais aussi des périodes entre elles.
Le sous-onglet « Division » permet de choisir les divisions qui seront utilisées. Pa défaut toutes les divisions sont sélectionnées.
Il est possible d’utiliser la zone recherche pour accéder à une division précise.
Les divisions choisies sous « Référence » sont directement reportées dans les 2 comparaisons. A la fin du rapport les divisions sélectionnées sont affichées
Les écarts sont exprimés en Fr. et en %
Une autre possibilité d’interrogation est disponible, ce sont les tableaux croisés. Ils sont disponibles depuis le bouton « Tableau croisés ».
Les avantages d’un tableau croisé sont la simplicité de manipulation, comme par exemple ce changement de présentation
Mais aussi la grande interaction avec Excel ceci grâce à l’exportation. Cette opération permet de transférer le tableau croisé dans Excel.
Disponible depuis Finance\Services
Ce programme effectue une vérification entre la CG et les comptabilités auxiliaires. Il est nécessaire d’effectuer ce contrôle tous les mois.
On ajoute un contrôle de cohérence en indiquant les points à contrôler ainsi que les ensembles concernés.
A la fin de la procédure vous pouvez visualiser le résultat avec un rapport :
Ou regarder le détail dans les onglets correspondants :
Cette marche à suivre vous permet d'ouvrir rapidement un nouvel exercice comptable. Cette opération est obligatoire pour clôturer la période décembre et respectivement ouvrir la période janvier des salaires.
Dans Finances \ Gestion \ Comptabilité
Choisir le programme « Exercices comptables »
Se positionner sur le dernier exercice et cliquer sur le ++
Automatiquement le programme propose le prochain exercice ainsi que les dates de début et de fin d'exercice.
Dès ce moment l’exercice a le statut « en préparation »
Dans Finances \ Travaux Comptables \
Ouvrir le programme « Travaux comptables »
Faire un plus pour ouvrir un nouveau journal
Choisir dans le modèle le journal "Ouverture / Bouclement exercice"
Et faire "OK"
Il ne reste plus qu'à cliquer sur le bouton "Ouverture" et fermer le programme.
Dans Finances \ Gestion \ Comptabilité
Choisir le programme « Exercices comptables »
Dans le nouvel exercice se positionner sur l'onglet "Période"
Puis pour toutes les périodes (de Janvier à bouclement) répéter les opérations suivantes :
Se positionner sur la période
Puis faire un clic sur « Activer »
A la fin de cette opération les 14 périodes doivent avoir l’état « Active ».
Votre excercie est maintenant prêt pour une nouvelle année !
Opérations à effectuer avant de préparer votre bouclement comptable.
NB Ces opérations ont pour but de vous assurer que votre bouclement se basera sur des chiffres corrects.
? Recalculer les cumuls ? Mettre à jour les classifications ? Vérifier l’interface finance ? Contrôle des reports de l’année précédente ? Effectuer le contrôle de cohérence
Les écritures de bouclement des comptes de charges et de produit sont à faire par une écriture globale avec comme imputation les comptes de clôture (bilan de clôture, résultat exploitation principale, résultat hors exploitation). Il ne faut pas clôturer individuellement les comptes, faute de quoi les soldes seront à zéro et ne seront pas disponibles dans les échanges eIVS.
Cette opération recalcule les soldes mensuels ainsi que le solde annuel. Ceci évite notamment les problèmes de différence entre le total des mouvements (grand livre) et les soldes (Bilan, décompte d’exploitation).
Avant d’effectuer cette procédure, aucun module de comptabilité ne doit être ouvert (par vous ou par une autre personne).
Dans Finance\Gestion\comptabilité\ il faut appeler le programme « Exercices comptables »
Dans le programme, il faut choisir dans « Option » «Outils » puis « Recalcul des cumuls »
Les différents exercices ouverts sont proposés, il faut tous les traiter.
Et prendre l’onglet « Classification » à gauche.
Un clic droit sur la loupe permet d’afficher les différentes classifications.
Pour mettre à jour la classification, il faut faire un clic droit sur la classification, puis choisir « Rafraichir »
Il faut rafraichir toutes les classifications
L’interface finance contient les éventuelles journaux / pièces qui sont bloquées à l’entrée de la comptabilité générale. Ce sont les journaux des salaires ou des factures débiteurs qui ne peuvent pas être intégrés dans la comptabilité à cause d’erreurs.
Pour vous assurer que vous n’avez pas ce genre de problème, vous pouvez simplement regarder depuis les travaux comptables si vous avez le bouton « Documents bloqués » actif. Vous pouvez aussi accéder au module « Interface finance » pour cette opération.
Si c’est le cas, vous devez intervenir, car cela implique que vous avez des documents présents dans votre comptabilité auxiliaire (comme par exemple un journal des salaires) qui ne sera pas pris en compte dans votre comptabilité !
Vous pouvez vous assurer du bon report des soldes à nouveau en établissant votre bilan de l’année 1 avec en comparaison l’année suivante uniquement sur la période 0.
Les chiffres doivent être absolument identique (aucune différence ne doit apparaitre). Si ce n’est pas le cas, cela signifie que des comptes ont été mal renseignés (type perte et profit à la place de bilan).
Si cette opération n’est pas effectuée régulièrement (comme recommandé), il faut l’effectuer avant le bouclement. Cette opération consiste à vérifier la cohérence des différents axes de la comptabilité (Créanciers, débiteurs, TVA).
Le programme est disponible depuis Finance\Service
Pour être sûr des chiffres de votre comptabilité, pour vous assurer qu’il n’y a pas, par exemple, de problème de compte n’apparaissant pas dans les listes, vous pouvez effectuer un contrôle croisé. Il faut établir la liste au moyen de la classification « récapitulation», en activant la mise à jour de la classification et en désactivant l’impression des comptes.
Cette liste vous donne de manière regroupée les différents chiffres clés de votre comptabilité.
Que vous pouvez comparer avec vos autres listes (Bilan, Exploitation).
Des comptes ne figurant pas dans un bilan ou un décompte d’exploitation sont des comptes qui ne sont pas classifiés. Vous devez dans ce cas effectuer l’opération de mise à jour des classifications. Pour contrôler cette opération, vous pouvez interroger les éléments qui sont non classifiés.
Dans l’exemple ci-dessus, la classification est «Bilan ». Dans ce cas, il ne faut donc pas trouver des comptes « Actifs »/ « Passifs ». Il est en revanche normal de voir des comptes de charges / produits.
Si des comptes devant être classifiés figurent dans cette liste, c’est qu’ils ne respectent pas les principes de bases du plan comptable obligatoire IVS. (Les 5 premiers numéro doivent correspondre à un compte officiel du plan comptable).
Si votre budget n’apparait pas dans ces différentes listes, il faut vérifier / corriger les points suivants :
1) Dans le programme de gestion du budget, dans « Version », vérifier que la case à cocher « Version par défaut » est bien indiquée.
Le bouclement technique est la seule opération qui garantit qu’aucune modification n’est apportée dans votre comptabilité. Cette opération doit donc absolument être effectuée. Une fois les comptes controlés et présentés, il est évident que vous devez boucler définitivement l’exercice comptable. Il est encore plus important de boucler un exercice lorsque vous utilisez la comptabilité auxiliaire débiteur. En effet, une facture ayant une date de facture correspondant à un exercie actif sera comptabiliée dans cet exercice. A plusieurs reprise, le CIAD a été sollicité pour des problèmes de bouclement avérés faux. Problèmes qui se sont avérés être liés à une comptabilisation intempestive de factures sur des exercices précédents.
Règles à suivre pour le bouclement « Technique »
1) Boucler les exercices dans l’ordre chronologiques du plus ancien au plus récent
2) La perte ou le bénéficie de l’exercie doit être comptabilisé (totaux égaux du bilan) 3) Tous les journaux doivent avoir le statut « Définitif »
Le point (1) est vérifiable dans le programme « Excercice comptable » dans la partie « Etat de l’excercice »
Le point (2) est vérifiable avec la bilan.
Pour le point 3, la modification en série du statut est utilisable pour changer le statut des différents journaux. Cette opération est réalisable depuis les tavaux comptables au moyen du bouton
« modification en série »
Le programme vous proposera tous les journaux figurant dans « En cours / intégré »
Il faudra donc aussi réaliser cette opération pour le type « Terminé »
Pour changer le statut il faut simplement sélectionner les journaux (touche « ctrl » « a » pour tout sélectionner) , choisir le type « Définitif » et confirmer avec modifier.
Il faut ensuite vous rendre dans le journal « Ouverture et bouclement » de l’excercice suivant .
Une fois réalisé, le bouclement affiche la « pièce comptable » de report des soldes.
Le système des classifications dans ProConcept permet d’organiser la présentation des comptes (avec des totalisateurs) dans listes suivantes :
- Grand-livre
- Bilan structuré
- Balance
Les classifications sont de deux types :
- Automatique
- Manuel
La classification de type automatique contient des bornes (De …. À …..) qui permettent de prendre en compte la création de nouveaux comptes.
La classification de type manuel nécessite que l’élément nouvellement créé (le compte) soit ajouté dans la classification.
Dans les deux cas, pour refléter les changements dans les différentes listes, un rafraichissement de la classification est nécessaire.
La gestion des classifications est disponible depuis le programme « Gestion Comptes / Comptes Financiers » et se situe dans la partie de gauche
Dans la partie de droite, l’onglet « Classification » indique pour l’élément sélectionné (le compte) où il est présent.
Par exemple, le compte 10000 est présent dans les classifications Bilan IVS, Interface IVS et Récapitulation condensée. Respectivement dans « Caisse principale » « Caisse » et « Actif »
Une classification contient un regroupement principal correspondant au nom de la classification ainsi qu’aux sous-totaux appelés « nœud ».
Les nœuds contiennent des éléments (les comptes) ou des nœuds (sous total).
Chaque nœud déclenche l’impression d’une ligne d’entête ainsi que d’une ligne de total lorsque l’option « Impression des comptes » est activée.
Si cette option est désactivée, seul le total est affiché.
Alors que si cette option est désactivée, le nœud « 1 Actif » n’affiche que le total.
Pour choisir une classification, il faut faire un clic droit sur la loupe dans la partie exploration.
Le menu contextuel (clic droit) sur la classification affiche les différentes manipulations disponibles dans une classification.
Copier classification
Permet de copier une classification existante pour créer une nouvelle classification.
Nouvelle classification
Permet de créer intégralement une nouvelle classification et ainsi définir la commande SQL de base.
Affiche les comptes qui ne sont pas présent dans la classification.
Par exemple les éléments non classifiés de la classification IVS sont les comptes d’exploitation.
NB Cette opération est indispensable lorsque vous effectuez des modifications dans le plan comptable ou dans les classifications.
Permet de définir ou modifier les propriétés de la classification
Description
Par défaut le nom de la classification.
Nom de table / clef Limiter utilisation …
Ces éléments ne sont pas à modifier
Multi occurrence des nœuds
Cette option permet / interdit d’avoir plusieurs fois le même compte dans la classification.
Permet d’utiliser le champ « Code » dans le nœud. Commande d’affichage Ne pas modifier !
Insère un nœud à l’emplacement du curseur. L’opération ci-dessous insère un nœud (sous-total) en dessous d’exploitation principale
Couper / Copier / Coller
Manipulations standards effectuées au niveau d’un nœud
Un nœud ayant été affiché peut être refermé en cliquant sur le « moins ».
Les nœuds contiennent
• Un code qui est utilisé pour l’affichage
• Une description
• Une commande SQL (pour les classifications automatiques
Les nœuds sont affichés dans l’ordre croissant alphanumérique de la valeur indiqué sous « Code » dans la propriété du nœud.
Ainsi si l’on désire faire figurer le totalisateur « Passif » avant le totalisateur « Actif » il suffit de donner une valeur plus petite au code du nœud « Passif »
Description du sous-total (nœud) 100 caractères maximum.
La commande SQL automatique (SQL =Structured Query Language, en français langage de requête structurée) est utilisée pour la sélection des comptes (les éléments).
Sans faire une analyse syntaxique du SQL on remarque rapidement ce passage
ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER >= '10000'AND ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER <= '1999999'
Le nœud en question nous affiche
La transcription de cette commande est donc :
Prendre le numéro de compte(ACC_NUMBER) qui est plus grand ou égal à (>=) 10’000 (‘10000’) et (AND) le numéro de compte qui est inférieur ou égal (<=) à 19'999 99 ('1999999') Ainsi tous les comptes situés entre 10'000 et 19'999 sont listés dans le nœud.
Comme il est possible de créer des comptes à 6 ou 7 positions on indique dans la fourchette la borne supérieure avec les 7 positions.
Selon l’exemple précédent, on indique 1999999 pour prendre tous les comptes à 5, 6 ou 7 positions situés entre 10'000 et 19'999.
Si on désire prendre des comptes qui ne sont pas forcément à la suite on utilisera une commande ce type de commande :
ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER >= '10000' AND ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER <= '1049999'
OR(ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER >= '10600' AND ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER <= '1999999') Dans l’exemple ci-dessus, on souhaite sauté les comptes de type débiteur 10500 -> 10599. Pour ce faire on utilise une clause OR pour préciser que la fourchette se définira en plusieurs parties. Il faut dans cas utiliser les parenthèses pour isoler les éléments.
La transcription de cette commande est donc :
Prendre les comptes entre 10'000 et 10499 99 OU les comptes entre 10'600 et 19’999 Pourquoi OU et non pas ET ?
Car un compte ne peut pas être simultanément entre 10'000 et 10499 et en même temps être entre 10600 et 19999. C’est donc pour cela qu’on utilise un OU.
Une autre forme est l’affectation directe avec une combinaison OR
ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER = '10000' OR
ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER = '10100' OR
ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER = '10200' OR
(Tous les comptes entre 40000 et 49990)
SELECT ACS_ACCOUNT1.ACS_ACCOUNT_ID FROM ACS_ACCOUNT ACS_ACCOUNT1 WHERE ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER BETWEEN '40000' AND '49990'
(Que les comptes 10000, 10100, 10200 et 15501)
SELECT ACS_ACCOUNT1.ACS_ACCOUNT_ID FROM ACS_ACCOUNT ACS_ACCOUNT1 WHERE
ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER = '10000' OR
ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER = '10100' OR
ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER = '10200' OR
ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER = '15501'
(Tous les comptes entre 40000 et 49990 SANS les comptes 48xxx)
SELECT ACS_ACCOUNT1.ACS_ACCOUNT_ID FROM ACS_ACCOUNT ACS_ACCOUNT1 WHERE
(Tous les comptes entre 40000 et 49990 SANS les comptes 48000 et 48100)
SELECT ACS_ACCOUNT1.ACS_ACCOUNT_ID FROM ACS_ACCOUNT ACS_ACCOUNT1 WHERE
ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER BETWEEN '40000' AND '49990' and ( ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER
<> '48000' AND ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER <> '48100')
La suppression d’un nœud (clic droit menu contextuel -> Supprimer) affiche une confirmation si le nœud contient des éléments.
L’utilisation des classifications est possible dans les différentes listes principalement.
Nous avons une classification comme ci-après :
Dans les paramètres d’impression du Grand-livre, il est possible de choisir cette classification ce qui aura pour effet de sélectionner exclusivement les comptes figurant dans la classification.
Le choix de la classification dans le bilan structuré offre aussi la possibilité d’effectuer un « rafraichissement » de la classification en cochant la case à droite du choix de la classification.
Exemple de la liste
Il est possible de « piloter » l’interrogation des comptes via la classification. De ce fait seuls les comptes présents dans la classification sont présentés.
Les classifications peuvent être utilisées dans les tableaux croisés disponibles dans l’interrogation des comptes.
Les variantes de liste permettent d’enregistrer les paramètres à utiliser dans une liste de type bilan structuré. Il est ainsi possible de stocker
• La classification utilisée
• Les comparaisons
• Les périodes
En plus de cela, l’utilisation d’une variante de liste permet de renommer la liste.
Dans la fenêtre des paramètres d’impression du bilan structuré, faire un clic sur « Variantes »
Puis, dans la fenêtre « Ajout nouvelle variante » donner les indications nécessaire
Le nom de la variante qui sera proposé dans la liste de choix. Le titre (si souhaité) qui remplacera le titre de la classification comme en tête de liste.
Un commentaire (si souhaité).
Ensuite, faire « Créer » et Quitter
Les opérations suivantes consisteront à choisir les options habituelles de la liste. Classification, Comparaison, Divisions, ….
Après cette opération faire un clic sur « Variante »
Et choisir « Mettre à jour »
Dès ce moment la variante de liste est utilisable et elle contient tous vos paramètres. En ce qui concerne les années, il faut penser en début d’exercice à modifier cette donnée ou créer une nouvelle variante de liste correspondante.
Pour utiliser la variante de liste, il faut la choisir dans la fenêtre « Paramètres d’impression » du bilan structuré.
Dès que le choix est effectué, tous les autres paramètres sont initialisés conformément aux choix effectués dans la création de la variante de liste.
On remarquera que la liste est intitulée « Liste trésorerie » et non pas Test_Classification.
Un ou plusieurs paramètres enregistrés par la variante de liste peuvent-être modifiés lors de l’édition de la liste sans pour autant modifier la variante de liste.
