Crésus-comptabilité analytique
Supplément au manuel d'utilisation Crésus-comptabilité
Table des matières
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Ce manuel s'adresse aux personnes ayant déjà une bonne connaissance du logiciel Crésus-comptabilité.
Crésus-comptabilité version LARGO contient plusieurs extensions par rapport à la version PRO. Elles vous donnent la possibilité de :
1. Affecter des produits et des charges à des centres d'analyse afin depouvoir évaluer par exemple le coût d'un projet. (cf section 2)
2. Subdiviser l'année comptable en périodes d'imputation et affecterdes produits et des charges à une période d'imputation
indépendamment de la date de l'écriture. (cf section 3)
3. Répartir les budgets dans les périodes d'imputation. (cf section 3.5)
4. Gérer des comptes avec des soldes en quantités arbitraires.(cf section 4)
Ces quatre extensions sont indépendantes les unes des autres et vous pouvez les utiliser selon vos besoins.
Important
Pour activer ces extensions il faut utiliser la commande Définitions du menu Options et cocher la case Utilise la comptabilité analytique dans l'onglet Analytique.
Un centre d'analyse permet de regrouper des charges et/ou des produits en provenance de comptes différents. Par exemple pour gérer les coûts de différents projets.
Il est possible d'imputer une charge ou un produit directement dans un centre d'analyse ou indirectement dans plusieurs centres d'analyse à l'aide d'un code de répartition (cf. section 2.4, page 6).
Les exemples ci-dessous sont livrés avec Crésus-comptabilité à partir de la version 4.1.014. Ils se trouvent dans le dossier Exemples et les noms des fichiers sont "Analyse1" à "Analyse4". Vous pouvez également les télécharger dans la section téléchargement du site Epsitec ().
Déroulez le menu Options et choisissez la commande Codes analytiques. Le dialogue suivant apparaît:
Utilisez le bouton Insérer pour créer un nouveau code dans la liste.
Le dialogue suivant apparaît:
Un centre d'analyse est défini par son numéro. Celui-ci peut être une suite de lettres et de chiffres de longueur quelconque. Pour des raisons de place lors de l'affichage et de l'impression nous vous conseillons de vous limiter à 10 caractères environ.
Dans le titre vous pouvez donner une description plus parlante.
Finalement vous pouvez taper un commentaire quelconque.
Cliquez sur OK pour valider l’entrée. Exemple
Créez les centres d'analyse P1000 – Projet A et P2000 – Projet B.
Dans le journal des écritures trois colonnes intitulées "Analyt.", "Quantité" et "Période" seront utilisées pour définir les écritures analytiques. Pour l'instant, occupons-nous de la colonne "Analyt.". Dans cette colonne vous pouvez entrer le code analytique à attribuer à l’écriture.
Bien entendu une pression sur la touche F2 fait apparaître un dialogue permettant de choisir le code analytique dans une liste.
Utilisant les deux centres d'analyse "P1000" et "P2000" créés cidessus, le journal contient les écritures suivantes:
Débit Crédit Pce. Libellé Montant Analyt.
1000 3200 1 Vente pièces détachées 100.00 P1000
1000 3200 2 Vente billets 50.00 P2000 4200 1000 3 Achats divers 60.00 P2000 4200 1000 4 Achat outils 70.00 P1000
1000 3400 5 Surveillance chantier 110.00 P1000
1000 3400 6 Facture chauffeur120.00 P2000
4400 1000 7 Sous-traitance bureau 10.00 P1000 4400 1000 8 Sous-traitance nettoyages 120.00 P2000
Sans l'information dans la colonne "Analyt." il ne serait pas aisé de déterminer combien chacun des deux projets a coûté et combien chacun a rapporté. Même en créant des comptes spécifiques pour chaque projet, il n'y aurait pas moyen de déterminer automatiquement les totaux pour chaque projet sans l'utilisation de centres d'analyse. Crésus-comptabilité calcule les totaux de la façon suivante:
| Débit Crédit | Pce. Libellé | Charges | Produits | |
| 1000 3200 | 1 | Vente pièces détachées | 100.00 | |
| 4200 1000 | 4 | Achat outils | 70.00 | |
| 1000 3400 | 5 | Surveillance chantier | 110.00 | |
| 4400 1000 | 7 | Sous-traitance bureau | 10.00 | |
| Totaux | 80.00 | 210.00 | ||
| Résultat P1000 | 130.00 210.00 | 210.00 | ||
| P2000 Débit Crédit | Pce. | Libellé | Charges | Produits |
| 1000 3200 | 2 Vente billets | 50.00 | ||
| 4200 1000 | 3 Achats divers | 60.00 | ||
| 1000 3400 | 6 Facture chauffeur | 120.00 | ||
| 4400 1000 | 8 Sous-traitance nettoyages | 120.00 | ||
Totaux 180.00 170.00
Résultat P2000 10.00
Le projet P1000 a rapporté 130.00 alors que le projet P2000 est déficitaire de 10.00.
Crésus-comptabilité permet d'afficher les résultats analytiques de multiples façons (cf. section 2.5, page 9).
Si un montant ne peut pas être imputé directement à l’un ou l’autre des projets, comme par exemple une facture de téléphone, on parle de chargesindirectes (ou de produits indirects) Ces montants peuvent être répartis entre les différents projets grâce aux codes de répartition.
Un code de répartition est semblable à un centre d'analyse, sauf qu'il permet de répartir le montant dans plusieurs centres d'analyse selon la clé de répartition que vous définissez. Cette clé détermine les proportions de la répartition du montant dans les différents centres d’analyse.
NB: la proportion peut être exprimée en parts ou en %; dans le dernier cas le total des parts doit obligatoirement être égal à 100.
Les frais généraux doivent être répartis entre nos deux centres d’analyse P1000 et P2000, à raison de 50 parts contre 100, soit 1/3 au projet P1000 et 2/3 au projet P2000.
Pour créer un code de répartition procédez de la même façon que dans la section 2.2, page 4. Introduisez le numéro et le titre du code de répartition, puis activez la case Code de répartition. Le dialogue s'agrandit:
Cliquez sur le bouton Ajouter.
Choisissez P1000 dans la liste déroulante, et entrez 50 dans le champ Part.
Cliquez de nouveau sur le bouton Ajouter, choisissez cette fois-ci P2000 dans la liste déroulante et entrez 100 dans le champ Part:
Une écriture peut maintenant être affectée aux 2 projets selon la répartition définie par FGEN.
Par exemple une facture téléphonique de 30 fr. :
Débit Crédit Pce. Libellé Montant Analyt.
Ces 30 francs seront répartis entre P1000 et P2000 de la façon suivante: 50 parts seront imputées dans P1000 et 100 parts seront imputées dans P2000:
Fraction imputée à P1000: (30.00 *50.00) / 150.00 = 10.00
Fraction imputée à P2000: (30.00 *100.00) / 150.00 = 20.00
Le calcul des totaux des centres d'analyse est fait de la manière suivante:
| Débit Crédit Pce. Libellé | Charges | Produits | ||||
| 1000 3200 | 1 | Vente pièces détachées | 100.00 | |||
| 4200 1000 | 4 | Achat outils 70.00 | ||||
| 1000 3400 | 5 | Surveillance chantier | 110.00 | |||
| 4400 1000 | 7 | Sous-traitance bureau 10.00 | ||||
| 6510 1000 | 9 | Téléphone (50 / 150) 10.00 Totaux 90.00 | 210.00 | |||
| Résultat P1000 120.00 210.00 | 210.00 | |||||
| P2000 Débit Crédit | Pc | e. Libellé | Charges | Produits | ||
1000 3200 2 Vente billets 50.00 4200 1000 3 Achats divers 60.00
1000 3400 6 Facture chauffeur 120.00
4400 1000 8 Sous-traitance nettoyages 120.00
6510 1000 9 Téléphone (100 / 150) 20.00
Résultat P2000 30.00
200.00 200.00
En tenant compte de la répartition des frais indirects le projet P1000 a rapporté 120.00 alors que le projet P2000 est déficitaire de 30.00.
Attention: cette répartition n'est pas définitive. Si vous modifiez la clé de répartition d'un code de répartition, les montants des écritures existantes qui utilisent ce code seront répartis selon la nouvelle clé.
Lors de la saisie d'une écriture (dans le Journal des écritures), vous pouvez directement répartir le montant sur plusieurs centres d'analyse sans passer par la création d'un code de répartition.
Lorsque le curseur se trouve dans le champ "Analyt." pressez sur la touche F2. Dans le dialogue qui suit, au lieu de choisir un code de répartition, cliquez sur la touche Manuel puis créez une répartition exactement de la même façon que dans la section 2.4, page 6. Le mot "(Manuel)" dans la colonne "Analyt." indique qu'il s'agit d'une répartition manuelle.
Pour changer la répartition manuelle d'une écriture existante, sélectionnez l'écriture, positionnez le curseur dans le champ "Analyt.", pressez sur la touche F2 et procédez comme ci-dessus.
Attention: n'abusez pas des répartitions manuelles, sinon vous risquez de perdre rapidement la vue d'ensemble.
Ce dialogue permet de choisir comment afficher les informations analytiques:
En choisissant les options comme ci-dessus vous obtenez le tableau suivant:
| Code Titre | Charges | Produits | Solde Ch. | Solde Pr |
| Centres d'analyse P1000 Projet 1000 | 90.00 | 210.00 | 120.00 | |
| P2000 Projet 2000 | 200.00 | 170.00 | 30.00 | |
| Codes de répartition FGEN Frais généraux | 30.00 | 30.00 |
En désactivant l'option Affiche le détail charges/produits vous obtenez une représentation plus simple dans laquelle les produits sont positifs et les charges négatives:
Code Titre Résultat
| Centres d'analyse P1000 Projet 1000 | 120.00 |
| P2000 Projet 2000 | -30.00 |
| Codes de répartition FGEN Frais généraux | -30.00 |
L'option Montre la composition permet d'afficher pour chaque code analytique la liste des comptes impliqués, avec les totaux:
| Code | Titre | Résultat |
| Centres d'analyse | ||
| P1000 | Projet 1000 | 120.00 |
| 3200 Ventes de marchandises brutes | 100.00 | |
| 3400 Ventes de prestations brutes | 110.00 | |
| 4200 Achats de marchandises | -70.00 | |
| 4400 Prestations de tiers | -10.00 | |
| 6510 Téléphone | -10.00 | |
| P2000 | Projet 2000 | -30.00 |
| 3200 Ventes de marchandises brutes | 50.00 | |
| 3400 Ventes de prestations brutes | 120.00 | |
| 4200 Achats de marchandises | -60.00 | |
| 4400 Prestations de tiers | -120.00 | |
| 6510 Téléphone | -20.00 | |
| Codes de répartition | ||
| FGEN | Frais généraux | -30.00 |
| 6510 Téléphone | -30.00 |
En activant l'option Montre les écritures vous obtenez pour chaque code analytique la liste des écritures:
| Code Cpt. Part | Date | Pce | Libellé | Résultat | |||
| Centres d'analyse | 09.01.03 | 1 | Recettes P1000 | 100.00 | |||
| 4200 | 09.01.03 | 4 | Matières P1000 | -70.00 | |||
| 3400 | 09.01.03 | 5 | Service P1000 | 110.00 | |||
| 4400 | 09.01.03 | 7 | Sous-traitance P1000 | -10.00 | |||
| 6510 50/150 | 10.01.03 | 9 | Téléphone | -10.00 | |||
| Total | 120.00 | ||||||
| P2000 3200 | 09.01.03 | 2 | Recettes P2000 | 50.00 | |||
| 4200 | 09.01.03 | 3 | Matières P2000 | -60.00 | |||
| 3400 | 09.01.03 | 6 | Service P2000 | 120.00 | |||
| 4400 | 09.01.03 | 8 | Sous-traitance P2000 | -120.00 | |||
| 6510 100/150 | 10.01.03 | 9 | Téléphone | -20.00 | |||
| Total | -30.00 | ||||||
| Codes de répartition | |||||||
| FGEN 6510 | 10.01.03 | 9 | Téléphone | -30.00 | |||
| Total | -30.00 |
Notez que l'écriture avec le numéro de pièce 9 figure deux fois, une fois sous P1000 (50 parts sur 150) et une fois sous P2000 (100 parts sur 150).
Dans cette présentation vous pouvez cliquer sur une écriture avec le bouton de droite afin de la retrouver dans le journal ou dans l'extrait de compte.
Au lieu d'avoir une vision par code analytique, vous pouvez avoir une vision par compte. En activant l'option Par comptes et Montre la composition vous obtenez une liste qui montre pour chacun des comptes la répartition du solde entre les différents centres d'analyse.
Code Titre Résultat
| 3200 | Ventes de marchandises brutes | 150.00 |
| P1000 Projet 1000 | 100.00 | |
| P2000 Projet 2000 | 50.00 | |
| 3400 | Ventes de prestations brutes | 230.00 |
| P1000 Projet 1000 | 110.00 | |
| P2000 Projet 2000 | 120.00 |
4200 Achats de marchandises -130.00 P1000 Projet 1000 -70.00
Les options dans le rectangle Tri par permettent de définir l'ordre dans lequel les centres d'analyse sont affichés.
Numéro Tri par le numéro de code analytique
Titre Tri par le titre du code analytique
MontantTri par le montant affiché. Les montants des charges sont considérés comme négatifs et les montants de produits comme positifs.
Lorsque cette option est cochée, Crésus-comptabilité affiche d'abord les charges (centres ayant un solde négatif) indépendamment du type de tri choisi.
Tri par Titre
| Code | Titre | Résultat |
| B1000 | Projet 1000 | 50.00 |
| C1000 | Projet 2000 | -50.00 |
| A1000 | Projet 3000 | 100.00 |
| D1000 | Projet 4000 | -60.00 |
Code Titre Résultat
C1000 Projet 2000 -50.00 D1000 Projet 4000 -60.00
B1000 Projet 1000 50.00
A1000 Projet 3000 100.00
Il considère d'abord les codes avec un montant négatif (C1000 et D1000) puis les trie par Titre. Puis idem avec les codes ayant un montant positif.
Code Titre Résultat
C1000 Projet 2000 -50.00 D1000 Projet 4000 -60.00
B1000 Projet 1000 50.00
A1000 Projet 3000 100.00
Code Titre Résultat
D1000 Projet 4000 -60.00 C1000 Projet 2000 -50.00
B1000 Projet 1000 50.00
A1000 Projet 3000 100.00
Il considère d'abord les codes avec un montant négatif (C1000 et D1000) puis les trie par Montant. Puis idem avec les codes ayant un montant positif.
Si cette option est cochée, Crésus-comptabilité repartit les montants dans les centres d'analyse selon les codes de répartition. C'est ce qu'on désire généralement. Si l'option n'est pas cochée, les montants des écritures qui ont été passées avec un code de répartition ne sont pas répartis dans les centres d'analyse.
Dans notre exemple ceci permet d'obtenir les résultats des projets sans tenir compte des charges indirectes.
Exemples:
| Code Titre | Résultat |
| Centres d'analyse P1000 Projet 1000 | 120.00 |
| P2000 Projet 2000 | -30.00 |
| Codes de répartition FGEN Frais généraux | -30.00 |
| Sans répartition Code Titre | Résultat |
| Centres d'analyse P1000 Projet 1000 | 130.00 |
| P2000 Projet 2000 | -10.00 |
| Codes de répartition FGEN Frais généraux | -30.00 |
Cette option est utilisable seulement lorsque l'option Affiche le détail charges/produits est activée. Elle permet de montrer pour chaque total le pourcentage par rapport au total des charges ou des produits.
| Code | Titre | Charges | % charges Produits. | % prod | |
| Centres d'analyse | |||||
| P1000 | 90.00 | 31 % | 210.00 | 55 % | |
| P2000 | Projet 2000 | 200.00 | 69 % | 170.00 | 45 % |
| Codes de répartition | |||||
| FGEN | Frais généraux | 30.00 | 10 % | 0 % | |
Dans cette liste vous pouvez choisir individuellement les centres que vous désirez afficher.
Normalement les codes non utilisés ne sont pas affichés. En activant cette option vous pouvez les afficher. Affichage
Les options regroupées dans le rectangle Affichage permettent de déterminer quels types de codes analytiques doivent être affichés.
Dans le plan comptable deux colonnes supplémentaires apparaissent à droite: "Analyt." et "Mode Analyt."
La colonne "Analyt." permet de définir pour chaque compte un code analytique par défaut qui sera proposé automatiquement lorsque vous entrez une écriture sur ce compte dans le journal des écritures.
La colonne "Mode Analyt." indique le mode d'utilisation du centre analytique et des quantités pour le compte.
C'est une combinaison de lettres dont voici la signification:
O Il faut obligatoirement donner un code analytique pour les écritures sur ce compte
F Il faut utiliser le code analytique par défaut du compte pour les écritures sur ce compte. Crésus-comptabilité refusera d'autres codes.
Q Il faut obligatoirement donner une quantité pour les écritures sur ce compte (cf. section 4, page 23) .
N Il est interdit de donner une quantité pour les écritures sur ce compte (cf. section 4, page 23).
Comme d'habitude la touche F2 fait apparaître un dialogue permettant de choisir les modes sans devoir se rappeler la signification des lettres O, F, Q et N.
Vous pouvez subdiviser votre année comptable en périodes quelconques (appelées périodes d'imputation), par exemple en mois ou en trimestres.
Ceci vous permet de faire deux choses:
2. Assigner un budget différent à chaque période au lieu d'avoir unbudget global pour toute l'année (cf. section 3.5, page 18 pour plus de détails).
Pour définir comment vous voulez subdiviser l'année comptable, déroulez le menu Options et utilisez la commande Périodes d'imputation.
Dans la liste déroulante Répartitions prédéfinies vous pouvez choisir parmi les trois repartions les plus courantes. Si cela ne correspond pas à vos besoins vous pouvez définir les périodes à la main avec les boutons Insérer, Supprimer et Modifier. Pour notre exemple choisissez "Mois" puis cliquez sur OK.
Pour définir la période d'imputation d'une écriture utilisez la colonne supplémentaire "Période". Par défaut Crésus-comptabilité propose la période dans laquelle se trouve la date de l'écriture. Par exemple avec une subdivision de l'année en mois, la période par défaut d'une l'écriture à la date du 14.2.03 est 2 (Février).
Lorsque le curseur se trouve dans la colonne "Période", une pression sur la touche F2 montre la liste des périodes.
Passez quelques écritures (fichier Analyse3):
Date Débit Crédit Pce. Libellé Montant Période
15.02.03 1000 3200 1 Vente période 2 100.00 2 15.02.03 1000 3200 2 Vente période 3 200.00 3
15.02.03 1000 3200 3 Vente période 4 400.00 4
Permet d’afficher le tableau rapporté à une période.
3200 Ventes de marchandises brutes 700.00
Ensuite utilisez le filtre (Menu Edition – Filtre)
Activez Périodes d'imputation et mettez Depuis "2: Février" Jusqu'à "3: Mars". Le tableau des pertes et profit devient:
Pertes et profits Périodes d'imputation: Février-Mars
3200 Ventes de marchandises brutes 300.00
Le solde affiché du compte 3200 n'est plus que de 300.00 parce que grâce au filtre, seules les écritures qui se trouvent dans les périodes d'imputation 2 à 3 entrent en ligne de compte pour le calcul du solde, c'est-à-dire les deux écritures suivantes:
Date Débit Crédit Pce. Libellé Montant Période
15.02.03 1000 3200 1 Vente période 2 100.00 2
15.02.03 1000 3200 2 Vente période 3 200.00 3
Au lieu d'avoir un budget global pour toute l'année vous pouvez répartir le budget dans les périodes d'imputation et avoir ainsi un budget individuel pour chaque période.
Par exemple vous savez que votre consommation de glace est plus grande en été qu'en hiver. Si vous avez un budget annuel pour l'achat de glace de 2000 fr. vous pouvez les répartir par exemple de cette façon-ci:
| Janvier | 50 | Juillet | 400 | 50 | Août | 400 | ||
| Mars | 100 | Septembre | 200 | |||||
| Avril | 100 | Octobre | 100 | |||||
| Mai | 200 | Novembre | 50 | |||||
| Juin | 300 | Décembre | 50 |
Déroulez le menu Présentations et choisissez la commande Budgets ou cliquez sur l'icône "Budgets".
Dans le dialogue qui suit activez Budgets de périodes par compte et désactivez Montre les comptes centralisateurs. Sous Affiche les périodes d'imputation suivantes mettez de "1: Janvier" à "6: Juin" afin de ne pas surcharger l'affichage et cliquez sur OK.
7
Maintenant entrez les budgets de Janvier à Juin comme ceci:
Pour sortir le tableau des pertes et profits avec comparaison avec le budget, déroulez le menu Présentation et choisissez la commande Pertes et profits. Activez l'option Comparaison et choisissez "Budget périodique" dans la liste déroulante:
Vous obtenez le tableau suivant:
Budget
3200 Ventes de marchandises brutes 300.00 600.00
Le budget affiché est la somme des budgets des périodes Février à Mars, c'est-à-dire 250.00 + 350.00 = 600.00.
Tout comme les comptes, les codes analytiques peuvent également avoir un budget annuel ou périodique.
Reprenez la comptabilité créée dans les sections 2.2 page 4 et suivantes. Subdivisez l'année en mois comme dans la section 3.2, page 16.
Déroulez le menu Présentations et choisissez la commande Budgets, ou cliquez sur l'icône "Budgets". Dans le dialogue qui suit activez Budgets annuels des centres analytiques et cliquez sur OK.
Maintenant vous pouvez entrer les budgets de la même manière que pour les budgets des comptes. Mettez 400.00 au budget du code P1000 et 500.00 au budget du code P2000.
Nous obtenons le tableau suivant:
| Code | Titre | Résultat | Budget |
| Centres d'analyse | |||
| P1000 | Projet 1000 | 120.00 | 400.00 |
| P2000 | Projet 2000 | -30.00 | 500.00 |
| Codes de répartition | |||
| FGEN | Frais généraux | -30.00 |
Déroulez le menu Présentations et utilisez la commande Budgets, ou cliquez sur l'icône "Budgets". Dans le dialogue qui suit activez Budgets annuels des centres analytiques et cliquez sur OK. Entrez les budgets de janvier à mars:
Passez les écritures suivantes (la date des écritures ne joue aucun rôle ici).
Débit Crédit Pce. Libellé Montant Analyt. Période
1000 3200 1 Vente période 2 100.00 P1000 1
1000 3200 2 Vente période 3 200.00 P1000 2
1000 3200 3 Vente période 4 400.00 P2000 3
Déroulez le menu Présentation et utilisez la commande Tableau analytique.
Désactivez l'option Affiche le détail charges/produits, activez Affiche la colonne des budgets et choisissez "Budget périodique" dans la liste déroulante.
Déroulez le menu Edition et cliquez la commande Filtre. Activez l'option Périodes d'imputation et choisissez les périodes depuis "1: Janvier" jusqu'à "2:Février" dans les listes déroulantes.
Vous obtenez le tableau suivant:
| Code Titre | Résultat | Budget |
| Centres d'analyse P1000 Projet 1000 | 300.00 | 150.00 Vous pouvez affecter à chaque écriture une quantité arbitraire afin de pouvoir gérer non seulement les soldes des comptes en monnaie mais aussi en quantités quelconques. Si vous vendez pommes de terre vous pouvez réserver un compte de produit exclusivement pour la vente de pommes de terre et entrer pour chaque écriture concernée, en plus du montant, le nombre des kilos vendus. Passez les écritures suivantes: Débit Crédit Pce. Libellé Montant Quantité 4200 1000 1 Achat 1 60.00 56.000 1000 3200 2 Vente 1 100.00 22.000 1010 3200 3 Vente 2 50.00 34.000 La commande Quantité du menu Présentation permet d'obtenir la liste de tous les comptes ce qui donne ici: Débit Crédit Solde Solde Qty 1000 Caisse 100.00 22.000 1010 CCP 50.00 34.000 3200 Ventes de marchandises brutes 150.00 -56.000 4200 Achat de marchandises 60.00 56.000 Vous pouvez régler la façon dont sont affichées les quantités (nombre de zéros après la virgule, séparateurs de milliers, etc.) dans l'onglet Nombres de la commande Définitions du menu Options. 24 |
