La comptabilité analytique, une démarche au service du pilotage de
l’établissement
Plan
Qu’est-ce que la comptabilité analytique?
A quoi sert une comptabilité analytique?
Articulation Contrôle de gestion, Comptabilité analytique et Système de pilotage
| DISPOSITIONS REGLEMENTAIRES APPLICABLES | |||
| EPSCP | DROIT DE LA CONCURRENCE | FISCALITE | |
| Décret n° 62-1587 du 29 décembre1962 (article 53) : « La comptabilité analytique a pour objet : De faire apparaître les éléments de calcul des coûts des services rendus ou du prix de revient des biens et des produits fabriqués ; De permettre le calcul du coût du rendement des services. » | Traité instituant la Communauté Européenne: toute activité consistant à offrir des biens et des services sur un marché donné, constitue une activité économique et se trouve soumise aux règles de la concurrence. | Les EPSCP accomplissent des activités qui se trouvent placées dans le champ d’application des impôts commerciaux (TVA, impôt sur les sociétés (IS) et taxe professionnelle). 3 | |
| Décret n° 80-700 du 17 novembre 1980 (contrats de recherche) « … le calcul précis et la décomposition du prix de revient. » | Avis du 8 novembre 2000 du Conseil d’État : un EPA, lorsqu’il intervient sur un marché concurrentiel n’enfreint pas les règles du droit de la concurrence s’il est en mesure d’établir: | ||
| Décret no 94-39 du 14 janvier 1994 relatif au budget et au régime financier des EPSCP(Art. 45) « Chaque établissement se dote d'une comptabilité analytique dont les procédures et méthodes sont conformes à celles proposées par le plan comptable général. » | 1. que le prix qu’il propose comporte tous ses coûts, directs et indirects ; 2. qu’il n’a pas bénéficié, pour déterminer son prix, d’avantages découlant de ses missions de service public ; 3. que ses données peuvent être justifiées par des documents probants (et notamment comptables). UNDE 27/04/2010 | ||
| LOLF n° 2001-692 du 1er août 2001 (art.27) « Obligation de l’Etat de tenir une comptabilité permettant la connaissance du coût des actions. » Pilotage par la performance, recherche d’efficacité (objectifs - résultats) et d’efficience (moyens - résultats) | |||
| 7è PCRD : Contrat de recherche européen • « Obligation de présenter son budget en coût complet » | |||
Introduction : Quelques éléments de contexte
Introduction : Qu’est-ce que la comptabilité analytique?
Ø Une démarche encore récente dans les EPSCP
Ø Un outil d’aide au pilotage au service de la démarche de contrôle de gestion
- Mesure de l’efficience (moyens/résultats)
- Mesure de la pertinence (moyens/objectifs)
Ø Un outil « sur mesure » répondant aux objectifs spécifiques de l’Université en termes d’analyse des coûts
- Objectifs fixés – mesure des résultats – actions correctives
- Mesure et analyse des écarts entre coûts prévisionnels et coûts réels - Benchmarking
Ø Un système d’information utile à chaque niveau de l’organisation
(Les résultats issus du calcul de coûts sont à intégrer dans les outils de pilotage : Tableaux de bord)
Ø Un dispositif complexe dont la mise en place nécessite l’implication de nombreux acteurs pendant plusieurs mois
Introduction : A quoi sert une comptabilité analytique?
Une comptabilité analytique permet de répondre à différents objectifs de mesure de coûts définis à différents niveaux de l’Université :
• Mieux se connaître
• Faire des choix d’organisation
• Outiller les choix d’allocation de ressources
• Outiller les négociations avec les partenaires
• Faire des choix stratégiques d’évolution des activités
• Mesurer l’efficience de l’établissement
• Identifier les coûts maîtrisables et les maîtriser
• Communiquer le coût des biens et services
• Réduire et/ou optimiser les coûts
• Tarifer les biens et services au coût complet
|
| 4 Agir | 2 Evaluer |
| Calculer des coûts pour mieux se connaître |
• Calculer le coût des fonctions, des services, des actions…;
• Favoriser la prise en compte des coûts comme éléments d’aide à la décision ;
• Calculer des coûts « environnés ».
2. Évaluer
3. Préciser
| Nourrir les arbitrages lors de l’allocation de ressources Disposer d’éléments de négociation du budget |
• Objectiver la prise de décision ;
• Négocier les moyens avec les acteurs internes et les partenaires externes sur la base de données complètes et justifiées ; • Calculer le coût des actions LOLF ; • Alimenter le Rapport Annuel de Performance (RAP) ; • Décider de faire ou de faire faire (externalisation).
| Tarifer des produits et / ou prestations |
• Comparer des coûts de revient et des prix ;
• Définir la structure des coûts en fonction d’un coût cible ;
• Disposer des éléments de coûts concourant à la formation des prix dans le cadre d’un contrat.
| Améliorer le degré de précision des autres comptabilités |
• Valoriser la gestion des matières, produits et fluides ;
• Définir le montant des amortissements dans le calcul de coûts ;
• Compléter les informations issues de la comptabilité budgétaire par des valorisations de coûts « réels ».
| Le contrôle de gestion est un système d’aide au pilotage qui s’attache aux objectifs fixés et aux résultats obtenus |
Le contrôle de gestion repose sur une démarche itérative en trois temps:
? l’identification et la quantification des objectifs ;
? la mesure de la réalisation de ces objectifs
(efficacité et efficience) ; ? l’analyse des écarts.
Il s’insère dans :
? une dimension instrumentale:
? les tableaux de bord ;
? le contrôle budgétaire ;
? les analyses de coût et la comptabilité analytique.
? une dimension animation:
? recherche collective ou individuelle des causes ;
? affichage des standards ;
? utilisation et commentaires des résultats.
| La comptabilité analytique est un outil au service de la démarche de contrôle de gestion |
?Les coûts calculés permettent de mesurer l’efficience des biens et services fournis par l’établissement (indicateurs d’efficacité de la gestion dans le cadre de la LOLF).
? La possibilité de mesurer la pertinence des moyens et du coût au regard des objectifs.
? L’utilisation des résultats de coût dans le cadre du contrôle budgétaire (préparation budgétaire et analyse des écarts).
Introduction : A quoi sert une comptabilité analytique?
B. Mobiliser les acteurs 4 Le choix des acteurs 4 Schéma d’organisation
C. Définir les objectifs
Ø Une impulsion et un soutien politique
Ø Un pilotage par une structure désignée
Ø Une mis en œuvre progressive mobilisant tous les acteurs concernés : présidence, direction de composantes, direction d’entités et gestionnaires
Ø Le besoin d’articuler les objectifs de la comptabilité analytique avec les choix stratégiques de l’établissement ;
Ø Porter une attention particulière à l’utilité / la nécessité de l’information recherchée
Ø Éviter « l’usine à gaz »
Colloque GISGUF YAOUNDE 27/04/2010
| ACTEURS | MISSIONS |
| Comité de pilotage |
- Président ? valide les objectifs de la comptabilité analytique en lien avec
- Secrétaire général ?les objectifs stratégiques de l’établissement ;donne les axes prioritaires du projet de mise en œuvre de la
- Directeur financier comptabilité analytique ; …… ? valide les choix et pilote la communication de la démarche. Pilotage
| Groupe projet |
--Secrétaire généralDirecteur Financierstratégique?? propose les objectifs de la comptabilité analytique ;choisit les axes de l’ossature analytique et les élabore ;
- Agent comptable ? choisit le modèle de comptabilité analytique à déployer en
- Mission aide au cohérence avec les objectifs validés ; pilotage ? veille à la déclinaison opérationnelle de la méthode et des
- Responsables entitésPilotage outils, principalement le paramétrage du système d’information. opérationnel
| Chef de projet |
Mission projet ;? en charge de la coordination des travaux de l’équiped’aide au pilotage ? valide les documents pour le comité de pilotage ;
| Réseau Contrôleur de gestion |
physique et?prépare et collecte dans chaque domaine « métier » les
Dans chaque entitéfinancieréléments nécessaires à la consolidation des calculs du coût
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B - Mobiliser les acteurs Schéma d’organisation
Pourquoi veut-on mesurer les coûts ?
Ø Proposer une réponse adaptée aux différentes attentes des acteurs de l’établissement (responsables de formation, directeurs de laboratoires, directeur de composante, équipe de direction, …)
Ø Constituer des groupes d’objets de coûts cohérents (ex : cycles universitaires par discipline et par diplôme) ;
Ø Construire une ossature analytique établissant des liens fonctionnels et comptables entre objets de coûts ;
Ø Disposer de plusieurs axes analytiques : l’articulation des axes propres de l’établissement avec les axes composantes, processus/activités et LOLF ;
Ø Diffuser une culture de la comptabilité analytique étendue à l’ensemble du périmètre de l’établissement ;
| AXES ANALYTIQUES | OBJETS DE COUTS |
| Entités organiques |
• Les départements de formation
• Les laboratoires, filières, services, direction, etc….
| LOLF (programmes et actions ) |
Reprend le découpage en programmes et actions : • du programme 150(formations supérieures et recherche) : les actions 1 à 3 (formation initiale et continue), 5 (bibliothèque et documentation), 7 - 11 et 12 (recherche universitaire), 13 (diffusion du Savoir), Patrimoine (14),
Pilotage (15)
• et du programme 231(vie étudiante) : les actions 1 à 4
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| AXES ANALYTIQUES | OBJETS DE COUTS |
| Processus & Activités |
• Les processus : formation, recherche, diffusion du savoir et de la connaissance, pilotage, logistique, etc.
• Les activités : accueillir et orienter l’étudiant, former les étudiants en L, M, et/ou D, assurer l’entretien des bâtiments, etc.
• Les grands processus « cœurs de métiers » / « supports »
4 Quels modèles?
4 Quelles méthodes?
4 Mécanique générale ?
B- Définir le périmètre des charges et produits
Ex : les salaires des personnels État sont ils intégrés aux coûts ?
C- Les outils : le système d’information
4 Paramétrer et tester l’application de gestion financière
Quels modèles ?
ØLe modèle dépend des objectifs et des orientations analytiques retenues
(approche organique, approche processus, approche projet, approche programme)Il doit permettre les calculs, de manière stable et pérenne, des objets de coûts.
Ø2 grandes catégories usuelles de modèles :
2. Le déploiement A - Définir le choix du modèle
Quelle(s) méthode(s) ?
modèle en coût complet traitant de l’ensemble des ressources.
découpage organique de l’établissement, préétabli et stable en centres d’analyse (lien avec la notion de Centres Financiers pour les universités)
déversement en cascade des données de l’exécution budgétaire
choix spécifique d’une seule unité d’œuvre par centre d’analyse censée traduire le fonctionnement ou l’activité du centre.
modèle en coût complet traitant de l’ensemble des ressources
découpage transversal de la structure par
activités et par processus traduisant des «métiers»
identification d’inducteurs de coût,
indicateurs compréhensibles car traduisant la réalité des activités.
Ils permettent d’expliquer l’émergence et la variation du coût
| Le déploiement A - Définir le choix du modèle Quelle(s) méthode(s) ? LES INCONVENIENTS … |
modèle en coût complet traitant de l’ensemble des ressources.
les unités d’œuvre retenues sont plus utiles au déversement et à la mécanique
analytique qu’à la compréhension des coûts charges de structure déversées globalement
il est très difficile de remonter dans la chaîne de création des coûts
les causes des dérives des coûts sont
difficiles à identifier (intérêt pour la mesure de la performance ?)
modèle en coût complet traitant de l’ensemble des ressources.
la notion d’inducteur est parfois difficile à
comprendre
la multiplicité des inducteurs rend plus
difficile les règles de déversement des coûts des activités sur les produits
reconfiguration des activités pas toujours aisée
utilisation pour la réduction des coûts moins évidente pour que la composition des coûts
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la mécanique généraleLa méthode «en sections homogènes»:
2. Le déploiement A- Définir le choix du modèle
La méthode basée sur les activités(ABC)»:la mécanique générale
Exemple d’objets de coût (section homogène)
| Processus | Exemple d’objet de coût |
| Formation | • Département ou service • Filière • Niveau • UE, étape ou parcours • Etudiant • … |
| Recherche | • Unité de recherche • Equipe de recherche • Programme de recherche • Chercheur • … |
| Support (services d’appui) |
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Exemple d’objets de coût (activités)
| Définition | Exemples | |
| Charges incorporables | Charges effectives, prises en compte dans la comptabilité générale, qu’il est nécessaire d’intégrer dans la détermination du coût | Charges du compte de résultat |
| Charges non incorporables | Charges effectives, prises en compte dans la comptabilité générale, mais dont la comptabilité analytique fait abstraction | Provisions, frais financiers, charges exceptionnelles non reconductibles |
| Charges supplétives | Charges hors budget qui ont une relation économique avec la production de l’établissement et qu’il convient d’intégrer au périmètre des charges pour l’analyse des coûts | Salaires des personnels enseignants chercheurs et IATOS, tous les moyens mis à disposition gratuitement |
| Coûts harmonisés | Coût qui intègre dans le périmètre de charges une moyenne de charges par catégorie et non pas les charges réelles supportées par la structure ou l’activité | Salaire moyen par métier et par grade, coût moyen du m² immobilisé |
| Produits / recettes | Produits des inscriptions, de l’activité, de la vente des prestations et des subventions notifiées | Prestations de recherches, analyse, ventes, locations, droits d’inscription, subventions |
| Produits affectés | Recettes rattachées directement à un objet de coût, financement conditionné par la réalisation d’une activité spécifique | Financement de contrats de recherche, droits et brevets vendus, mécénats, dons et legs |
| Prix de cession interne (PCI) | Valorisation analytique de la valeur d’un échange de service ou de bien entre deux entités internes à l’établissement | Prix de l’heure d’utilisation d’un matériel, d’une plateforme technique, prix du chercheur CNRS dans une UMR |
2. Le déploiement C – Les outils : le SI
- doit comporter un module dédié à la comptabilité analytique permettant d’enregistrer les opérations en même temps que la comptabilité générale
- affectation des personnels, temps de travail heures d’enseignement
collecter- La comptabilité budgétaire de la structure
Les données
liées aux- La comptabilité générale et patrimonialedifférentes
gestion des- La gestion des activitéseffectifs et de
- les marchés
Les données
administratives - Les structures
2. Le déploiement E- Elaborer la mécanique analytique
Logique de déversement de charges
| Les Centres d’Analyse Principaux (CAP) | Les Centres d’Analyse Auxiliaires (CAA) | ||||||
| 911 | LSO | 922 | SCD | ||||
| 912 | MSO | 923 | SCUIO | ||||
| 913 | MIDO | 924 | Action Sportive | ||||
| 921 | DEP | 954 | Vie Etudiante | 954AC | Action Culturelle | ||
| 961 | Fond. Condorcet | 961FG | Gestion Fondation | 925 | Rech. Valo Etu Doc | 925RC | Réserve CS |
| 925 | Rech. Valo Etu Doc | 925AD | CEREMADE | 925FS | Fonct. Sce Rech Valo | ||
| 925AM | LAMSADE | 951 | Affaires Communes | 951HS | Serv. Hyg. Sécu. | ||
| 925CI | CICLAS | 951LB | DPL | ||||
| 925DD | IDD | 951PR | Présidence | ||||
| 925ED | MEDOC | 951RI | Rel. Internationales | ||||
| 925IF | IFD | 951SG | Secrétariat Général | ||||
| 925IM | IMRI | 951SI | Service Intérieur | ||||
| 925IR | IRISSO | 951GP | Rémunérations | ||||
| 925LE | LEDa | 951PM | Ress. Glob. Amort. | ||||
| 925RM | DRM | 951RB | Remboursements | ||||
| 953 | DSI | 953AV | Audiovisuel | ||||
| 953ID | CRIO Inter Dept. | ||||||
| 953IP | CIP | ||||||
| 953MM | CRIO Mutimédia | ||||||
| 953RL | CRL | ||||||
| 953SI | CRIC SI | ||||||
| 953UX | CRIO Unix | ||||||
3. Mise en œuvre de l’expérimentation DAUPHINE
3. Mise en œuvre de l’expérimentation
Le calcul de coûts spécifiques et partiels
Les objectifs :
Ø Cibler l’analyse sur un périmètre restreint et/ou sur des objets de coûts en nombre limité
Ø Mesurer les écarts de rentabilité sur des prestations « marchandes »
Ø Envisager l’hypothèse d’externalisation
Ø Mener une étude monographique
Le calcul de coûts spécifiques et partiels
Les méthodes spécifiques :
?? Elles reposent essentiellement sur :
Ø La différenciation :
? Des coûts directs / indirects sur le périmètre restreint retenu (par exemple : le coût du laboratoire) ;
? Des coûts fixes / variables en fonction de l’activité et/ou de la production associée à l’objet de coût.
Ø La capacité à associer des recettes aux charges constatées Ø Le calcul du :
? Rendement, de la contribution au chiffre d’affaires ;
? Besoin de financement ;
? L’équilibre de gestion en équilibrant les activités (A), les produits Réalisés (qr), les prix (p) et les subventions éventuelles (S) ;
? Calcul de rentabilité dans une logique pluri annuelle.
3. Mise en œuvre de l’expérimentation
Le calcul de coûts spécifiques et partiels
4- Analyser les résultats
- Analyse des résultats finaux
- Comparaison des objets de coûts
- Recherche des facteurs causaux
- Analyse de la structure des charges
ØUne telle connaissance est indispensable pour rompre le flou qui peut caractériser les activités d’une Université
ØElle est insuffisante
