Support de cours lettre commerciale français
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1.2. - Les tendances actuelles en matière de rédaction
1 – Rédiger des phrases courtes (pas plus de 25 mots par phrase), en limitant l’emploi :
- des participes présents (surtout en début de phrase), - des pronoms relatifs,
- des conjonctions de subordination.
NB : limiter ne signifie pas proscrire absolument... !
2 – S’exprimer K positivement » !
Les formules négatives ou restrictives (ne... pas, ne... plus, ne... que) répétées dans un même courrier donnent une impression de fatalité, de soumission aux événements. Par exemple :
Évitons d’écrire... Écrivons plutôt...
En conséquence, je ne peux que En conséquence, je vous conseille ou vous conseiller je vous suggère
Nous pourrons peut-être alors donner... Nous pourrons sans doute alors...
3 – S’adresser directement au correspondant, l’impliquer...
Comme on le ferait au téléphone... en recourant, chaque fois que possible, au sujet « vous » et à l’adjectif possessif « votre » ou « vos », plutôt que « nous » et « notre » ou « nos ». Par exemple
Évitons d’écrire... Écrivons plutôt... (bien que ce soit correct)
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1.3. - Les pièges à éviter
1 – Les archaïsmes
Ce sont les expressions stéréotypées, vestiges du 19e siècle, qui ont perdu toute signification de nos jours, quand elles ne sont pas tout simplement ridicules. Par exemple :
Nous avons l’honneur de... ) Notons que ces expressions sont encore en usage
Nous avons l’avantage de... ) dans le courrier échangé entre fonctionnaires...
Nous sommes dévoués à Imagine-t-on un fournisseur qui ne le serait pas ? vos ordres...
Ces formules sont à la correspondance actuelle ce que seraient des manches de lustrine à un cadre d’entreprise !!
2 – Le vocabulaire affectif
Certaines expressions, certains mots n’ont pas leur place en rédaction commerciale parce qu’ils expriment d’une façon trop intense l’impression ressentie, la réaction suscitée, l’émotion éprouvée. Par exemple...
Évitons... Écrivons plutôt...
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3 – Le style recherché ou les K effets de style »
La langue commerciale n’est pas la langue littéraire. La tendance est à la simplicité, à l’utilisation d’un style direct, proche du langage parlé. Le souci est de se faire comprendre, en privilégiant le vocabulaire et les constructions de phrases propres au registre professionnel courant.
4 – La recherche à tout prix de synonymes
Encore une fois, la langue commerciale n’est pas la langue littéraire et il vaut mieux répéter un mot déjà utilisé que de rechercher à tout prix (et à n’importe quel prix) un synonyme, au risque de se faire mal comprendre ou de se rendre ridicule ! D’autant qu’il n’existe pas, en français, de synonyme absolu. Ainsi :
- le mot « facture » n’a pas de synonyme courant et actuel ;
- le mot « lettre » peut à la rigueur être remplacé par « courrier » (terme générique) mais certaine- ment pas par « missive » ou « épître » qui sont pourtant des synonymes littéraires !
2 - LA LETTRE COMMERCIALE
2.1. La lettre commerciale : caractères et typologie
2.2. Présentation de la lettre commerciale
2.3. La lettre commerciale... document normalisé ou non ?
2.4. Structure et rédaction de la lettre commerciale
2.1. – La lettre commerciale : caractères et typologie
La lettre commerciale participe à la diffusion de l’image de l’entreprise. Elle obéit donc à des règles de présentation, de structure et d’expression. A la différence de la lettre privée, elle se caractérise par :
NB : pour les lettres de relance, certains logiciels comptables prévoient l’insertion automatique des variables relatives au débiteur concerné à partir d’informations extraites de sa situation comptable. (La rédaction est souvent à revoir...)
2.2. - Présentation de la lettre commerciale
En-tête : nom et adresse de l’expéditeur Et mentions obligatoires : RCS, type de société...
Nom et adresse du destinataire (suscription). L’usage français la situe en haut et à droite de la page
Nom de la personne concernée. NB : à l’attention de (et non à l’intention de)
Lieu et date de la lettre (mois écrit en lettres)
Nom et qualité du signataire, alignés généralement sur la suscription
2.3. - La lettre commerciale... document normalisé ou non ?
Il existe une norme de présentation de la lettre commerciale (réf. NF Z 11-001 de juillet 1982) mais, comme toutes les normes administratives, cette dernière n’a qu’un caractère indicatif et n’est pratiquement pas utilisée en entreprise. Elle présente cependant l’avantage de citer tous les éléments qu’il est souhaitable ou obligatoire de faire figurer.
Les entreprises respectent en général leur propre "norme" appelée "charte graphique".
La charte graphique est un document qui précise où et comment sont imprimés les mentions obligatoires (police, corps, couleur, graphisme...) et le logotype (taille, emplacement, couleurs...), le type, la couleur, le grammage du papier à utiliser.
Cette charte s'applique à tous les supports externes (courriers, documents commerciaux...) et internes (notes, imprimés divers) émanant de l'entreprise ou utilisés dans l'entreprise.
Il est donc important d'obliger l'étudiant à se référer et à tenir compte de règles d'écriture de disposition précises qui constituent, en classe, donc en formation, la "charte graphique" définie par le professeur... Une fois dans l'entreprise, il s'adaptera à la charte graphique en usage dans l'organisation qui l'emploie..
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Dans la pratique, cette formule est toujours la même, quel que soit le destinataire.
- le présent, le passé composé et l’imparfait (parfois le plus que parfait) et le futur de l’indicatif, - le présent du conditionnel et le présent du subjonctif (en fonction de la syntaxe)
L’impératif n’est utilisé que sous la forme « veuillez ». Le passé simple de l’indicatif n’est jamais utilisé.
3.1. - Les notes : caractères et typologie
Les notes sont des écrits à caractère interne. On peut les classer en deux catégories :
- les notes dites « de service » qui circulent verticalement, de façon descendante (d’un échelon hiérarchique supérieur vers des échelons hiérarchiques inférieurs) ou horizontalement (émetteur et destinataires sont au même niveau hiérarchique).
- les « autres » notes qui circulent verticalement elles aussi mais souvent de façon ascendante (d’un échelon subalterne vers un échelon supérieur).
La note d’instructions
Les notes de service
La note d’information
La note de synthèse
La « note » (sans autre précision) ou le « mémo » *
* « mémo » : abrégé de « mémorandum »
3.2. - La note d’instructions
Indication du service émetteur (en-tête souvent simplifié) : indispensable
Académie de Lille - Nov. 2000 - Formation BTS CGO - La communication écrite 12/20
3.3. - La note d’information
- Le style impersonnel se caractérise par l’emploi du pronom « il » dépersonnalisé. Par exemple, il vous appartient de, il est indispensable que... ou d’un sujet collectif : la direction estime que...
- Le style indirect recourt généralement à la forme passive. Par exemple, il a été porté à notre connaissance, il a été souhaité... (sous-entendu « par... »)
4.1. - Le compte rendu : caractères et typologie
Le compte rendu est un document interne à une organisation ou à un groupe de personnes. Il peut avoir un ou plusieurs destinataires. Le rédacteur du compte rendu n’exprime jamais son avis personnel ou ses prises de position.
On distingue
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4.2. – Structure d’un compte rendu de réunion analytique
Titre du document, date et objet de la réunion
4.3. – Structure d’un compte rendu de réunion synthétique
Académie de Lille - Nov. 2000 - Formation BTS CGO - La communication écrite 16/20
Titre du document, et date de la réunion
Titre ou rappel de l’ordre du jour COMPTE RENDU DE LA REUNION 12 DECEMBRE 20..
Ordre du jour : Le point sur ........................
Structuration du compte rendu en fonction des points abordés • Présents • Absents
- Mme A...- Mr C.... - Mr B...Mr F
- Mr D...
- Mr E...• Excusée - Mme G...Mme F
Après un rapide tour de table, il est 10 h lorsque Monsieur D, président, propose d’aborder directement le thème de la réunion.
I – Notre politique aujourd’hui en matière de ....
Il ressort de l’étude statistique effectuée par le service d’administration du personnel que la situation ..................
II – Quelle politique pour demain ?
Le débat s’oriente alors sur les modalités de contrôle de l’absen¬téisme. Certains s’inquiètent de penser que ...........................
En conclusion, Monsieur D... fait le point sur les propositions qui ont recueilli l’adhésion de la majorité du groupe, à savoir
Clôture : heure de fin de séance et date d’une éventuelle pro- chaine réunion
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 11 h 30. La prochaine réunion du groupe est fixée au 25 janvier 20...
Le 14 décembre 20...
Secrétaire de séance Date de rédaction du compte rendu et nom du rédacteur
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5.1. - Le rapport : caractères et typologie
Le rapport est un document à usage interne qui circule verticalement, de façon ascendante, c’est-à-dire d’un échelon subalterne vers une autorité hiérarchique. Il n’a généralement qu’un seul destinataire.
Il rend compte de la réalisation d’une étude ou d’une mission demandée par un supérieur hiérarchique mais, à la différence du compte rendu, le rédacteur émet un ou des avis, propose des solutions ou des orientations susceptibles d’influencer le jugement et la décision du destinataire.
Quel que soit le type de rapport, la présentation n’est pas normalisée.
On distingue
Il rend compte de l’analyse d’une situation comptable, financière, administrative, commerciale et débouche sur des propositions de solutions.
1 – Le rapport d’étude
Il se développe souvent sur plusieurs pages et peut même cons- tituer un dossier (rapport proprement dit plus annexes). Il est rédigé à la demande de la personne qui a confié l’étude ou la mission considérée
2 – Le rapport d’opportunité
Il justifie une demande importante (investissement, création de poste...)
Il est souvent rédigé spontanément, à l’appui de cette demande. Il est généralement court (deux ou trois pages au maximum)
Rédigé à la demande d’une autorité hiérarchique, il fait le point sur un sujet déterminé.
3 – Le rapport de synthèse
Il s’apparente à la note de synthèse