Débuter étape par étape avec le logiciel Ciel Gestion Commerciale


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CIEL GESTION

COMMERCIALE

   

CREATION DE LA SOCIETE

CRÉER UN DOSSIER

•    Cliquer sur la commande Dossier puis Nouveau.

•    Saisir le nom de la société.

•    Cliquer sur Créer.

•    Sélectionner les différents paramètres : longueur des comptes, nombre de décimales…

CRÉER UN DOSSIER

Suite

•     Cliquer sur Suivant> après avoir sélectionné un mode de création.

•     Saisir tous les éléments signalétiques de la société.

•     Cliquer sur Terminer à la fin des différentes étapes. Pour apporter par la suite quelques modifications :

Dossier puis Paramètres..

PARAMETRAGES

LES BASES

Ce sont les fichiers de base de votre gestion commerciale.

Ils comprennent notamment les fiches clients, fournisseurs, les articles, les fiches représentants…

Base T.V.A.

Listes

 

TVA..

La fenêtre T.V.A. présente les codes de T.V.A. ainsi que les taux et les comptes correspondants.

Base représentants

Listes

 Représentants..

Bases Modes de règlement

Listes

 Modes de règlements..

Pour en ajouter d’autres, cliquer sur l’icône Créer..

Pour modifier les paramètres de ceux déjà créés, cliquer sur l’icône Modifier..

Base familles d’articles

Listes

 Familles d’articles..

Création des trois familles d’articles.


Base Articles

Listes puis Articles.. Ou clic sur l’icône Liste articles..

sous la barre des menus.

Cliquer sur l’icône Créer..

Renseigner une fiche

–    Code : il est obligatoire et peut être généré automatiquement.

–    Gestion de stock : cette zone doit être décochée pour les articles non stockables comme les prestations de services.

–    Stock réel : stock initial lors de la création d’un article.

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Base Articles

Suite

Renseigner une fiche

–    Stock minimum :cette information permet d’éditer les états de réapprovisionnement.

–    Prix/tarif :

•    Mode de calcul : à partir du HT ou du

TTC

•    T.V.A. : code à indiquer

•    Prix d’achat HT : à saisir

•    PAMP (Prix d’Achat Moyen Pondéré) calculé automatiquement en fonction des entrées en stock.

•    Coefficient de marge : zone accessible si le mode de calcul est fixé à partir du coefficient de marge.

•    Prix de vente HT : calculé automatiquement si le PA HT et le coefficient de marge sont indiqués.

•    Prix de vente TTC : calculé automatiquement

Base Clients (ou Fournisseurs)

Renseigner une fiche

•   Code : il est obligatoire et peut être généré automatiquement.

•   Famille : création de familles de clients selon un critère comme le type d’activité.

•   Crédit accordé : crédit maximum autorisé à un client.



•   Mode de règlement : à indiquer

en le sélectionnant sur la liste ou en l’ajoutant.

•   ….

Impression du stock d’articles

États

 Inventaire des articles..

Fin première partie

Saisie et traitement des pièces commerciales


Liste des pièces commerciales : les deux modules

Pièces Clients (menu Ventes)

Pièces Fournisseurs (menu Achats)

Saisie

Transfert en

Saisie

Transfert en

Bons de

commande

Bons de livraison

Devis/

Proforma

Factures

Avoirs

Règlements

Bons de livraison – Factures

Factures

Bons de commande – factures Avoirs

Bons de

commande

Bons de réception Factures

Avoirs

Règlements

Bons de réception – Factures

Factures

Avoirs

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•   Avant de transférer certaines pièces, vous devez procéder à leur validation.

•   Lors du transfert, c’est la date du jour qui s’inscrit sur le document généré une modification est donc nécessaire.

Saisie et impression des pièces commerciales (commande client)

Ventes

 Commandes..

•    Cliquer sur l’icône Créer.

•    Sélectionner la pièce désirée puis cliquer sur l’icône Imprimer.

•    Cliquer dans la liste sur un état (modèle) : Format A4.

Validation – Transfert - Suppression des pièces commerciales

•    Accéder à la liste des pièces désirées.

•    Sélectionner la (ou les) pièce(s) à traiter.

•    Cliquer sur :

–    Valider : la pièce est définitivement validée et ne peut plus être modifiée.

–    Transférer : une pièce est transférée en une autre.

–    Supprimer : la pièce est définitivement supprimée.

Gestion des tarifs

1. Dans la fiche client, dans l’onglet complément

–     la zone « Taux de remise facture » permet de faire bénéficier le client concerné d’un taux de remise générale.

–     la zone « Code tarif » permet d’indiquer si le prix de vente pratiqué sera fonction des quantités ou non.

Gestion des tarifs

Suite

2.    Dans la fiche article, dans la partie

« Prix/tarif »

Trois possibilités :

•      un seul prix de vente par article

•      des tarifs par quantités : saisie dans la grille de tarifs

•      des tarifs diversifiés indépendants des quantités

                                                                »    renseigner la colonne

« Tarif 1 »

» Cocher dans « code tarif » de la fiche client le numéro correspondant de 1 à 7 au tarif que vous désirez appliquer.



Imprimer la liste des clients (ou des produits)

Listes

 Clients

Il est recommandé de faire un aperçu avant impression.

Dossier puis Impressions

Cette option permet de revoir une impression.

Dossier puis Mise en page

Cette option permet de configurer l’imprimante correctement.

Saisie des pièces commerciales

(commande client)

Ventes

 Commandes..

Pour accéder à une nouvelle commande et

la saisir, cliquer sur l’icône Créer..

Le corps de la commande est composé de données réparties sur quatre fiches : lignes, pied, informations tiers et observations.

Saisie des pièces commerciales

(commande client) Suite

Pour saisir un article, cliquer sur « Ajouter » qui ajoute une ligne de saisie dans la grille.

Remise pour un article : inscrire manuellement le taux correspondant sur la ligne de facture, colonne % Remise.

Au niveau de la fiche Pied de commande :

–   vous visualisez le bas du bon de  commande client.

–   vous pouvez saisir les frais de port.

Édition des états

•     Le menu « Etats » permet de

réaliser l’édition du portefeuille

des commandes, des commandes non livrées, l’évolution des ventes, le suivi des stocks (articles à réapprovisionner ou surstockage)…….

•     Le mode « Divers » permet d’établir et d’éditer des statistiques.

Les pièces commerciales doivent être validées.

Régulation des stocks

Traitements  Régulation

des stocks

Cette option permet de rapprocher le stock réel et le stock physique et d’enregistrer manuellement les différences d’inventaire.

Enregistrement des règlements de factures clients

Ventes

                                                                               Factures..

Sélectionner la facture et cliquer

sur Régler…

Dans la fenêtre Nouveau règlement :

–    noter la somme réglée dans la zone Mt règlement,

–    sélectionner dans la liste, la facture sur laquelle le montant du paiement doit être imputé,

–    Cliquer sur « Tout régler ».

Édition de la liste des règlements clients

Ventes

 

Règlements..

Impression de l’état des ruptures de stock ou de réapprovisionnement

Etats

 Suivi des stocks…

•      Sélectionner Réapprovisionnement.

•      Retenir le stock théorique plutôt que le stock réel.

•      Déclencher le réapprovisionnement lorsque « stock inférieur à la quantité minimum ».

•      Afficher la quantité à commander en fonction du stock maximum.



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