Débuter avec le logiciel Ciel Gestion Commerciale étape par étape


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Naviguer dans le guide électronique

Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter facilement l'information souhaitée.

Les signets

Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche.

Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant.

Exemple

Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé Sommaire.

Les liens dans le guide

Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide.

C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspon¬dant.

C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant.

Accéder à une information spécifique

Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche.

  1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION.
  2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].

Exemple

  1. Activez la commande RECHERCHER du menu EDITION.
  2. Saisissez Inventaire dans la zone Rechercher puis cochez la case Mot entier.
  3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération.

Saisir la fiche d'appréciation

  1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé ci-après.
  2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones concernées pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche].

 Menu Dossier

Nouveau

Ouvrir, Fermer

Paramètres

Ciel Mobile Live

Options

Imports, Exports

Mise en page

Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions

Mot de passe

Sauvegarde/Restauration

Quitter

 Menu Dossier

Vue d’ensemble

 Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier que vous devez créer.

Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en modifier les don-nées ou bien de les supprimer.

Menu Dossier

Nouveau

) Menu DOSSIER - commande NOUVEAU <Alt> <D> <N>

Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci.

  1. Dans la fenêtre Création, indiquez le nom de votre société ou association puis cliquez sur le bouton [Créer].

L'assistant Top Départ s'affiche.

  1. Vous pouvez soit créer un nouveau dossier soit récupérer un dossier de Ciel Devis Facture.
  • Cochez l'option Créer un nouveau dossier de Ciel Gestion Commerciale puis cliquez sur le bouton [Sui-vant>] ou bien,
  • Cochez l'option Récupérer un dossier de Ciel Devis Facture dans Ciel Gestion Commerciale puis cliquez sur le bouton [OK].

Création d’un nouveau dossier

Monnaie du dossier

Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné. Vous pouvez à ce stade créer la monnaie du dossier.

Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela :

  1. cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
  2. dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte,
  3. cliquez sur le bouton [OK]. Longueurs des comptes
  4. Cliquez sur le bouton .
  5. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes ana¬lytiques.

Menu Dossier

  1. Cliquez sur le bouton [OK].
  2. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour récupérer les informations saisies lors de votre référencement.

Paramétrage des décimales

Attention !

Vous ne pourrez plus modifier ces paramètres une fois que votre dossier sera créé.

  1. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF, escompte, remise) les poids, les coefficients etc.
  2. Si vous voulez revenir aux paramètres initiaux, cliquez sur le bouton [Par défaut].

Choix du mode de création

  1. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante :
  • Mode de création rapide en 3 étapes

Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. Voir Création rapide d’un dossier, page 13.

  • Mode de création détaillé en 9 étapes

Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Création détaillée d’un dossier, page 14.

Création rapide d’un dossier

~ Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .

Première étape : raison sociale

La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale.

  1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
  2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste dérou¬lante qui se déploie.
  3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
  4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
  5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).
  6. Indiquez votre Code société.

Deuxième étape : coordonnées et paramètres

Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.

  1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un.
  2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les

dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .

  1. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante.

 Menu Dossier

Dernière étape : options de démarrage

  1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante.
  2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 45.
  3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
  • saisir une pièce commerciale à l'aide de l'assistant Top Facture. Voir Top Facture, page 139.
  • visualiser la démonstration rapide de votre logiciel.
  1. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.

Création détaillée d’un dossier

~ Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .

Première étape : raison sociale

La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale.

  1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
  2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste dérou¬lante qui se déploie.
  3. Précisez votre activité et le nom du dirigeant de l'entreprise.
  4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
  5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).
  6. Indiquez votre Code société.

Deuxième étape : coordonnées et paramètres

Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.

  1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un.
  2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les

dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .

  1. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante.
  2. Les 3 boutons situés dans la partie Plus de paramètres vous permettent de définir :
  • les paramètres de facturation. Voir Paramètres Facturation, page 24.
  • les paramètres de numérotation. Voir Paramètres Numérotation, page 27.
  • les paramètres de votre banque principale. Voir Paramètres Banque principale, page 28.

Troisième étape : logo

Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise.

Vous pouvez coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse-papier.

Vous pouvez importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). Vous pouvez récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique.

Menu Dossier

Pour régler la taille de l'image

Faites glisser le curseur de contrôle de la taille vers la droite pour augmenter la taille de l'image ou vers la gauche pour la réduire.

Quatrième étape : familles articles

La troisième étape vous permet de créer vos familles d’articles. Créer une famille d’articles

Voir Créer une famille d’articles, page 99. Modifier une famille d’articles

Pour modifier une famille d’articles, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

Supprimer une famille d’articles

Pour supprimer une famille d’articles, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].

Cinquième étape : articles

La quatrième étape vous permet de créer vos articles. Créer un article

Voir Créer un article, page 85. Modifier un article

Pour modifier un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

Supprimer un article

Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. * Deux articles sont créés par défaut : ArtAuto et ArtDivers.

  • Article divers

Cet article est utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code article.

Le code article défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix, quantité, dépôt, code TVA ou TPF, etc.

  • Article automatique

Cet article est utilisé par défaut pour générer automatiquement des pièces commerciales (factures d'acompte, remboursement d'avoir).

Menu Dossier

Ces articles sont considérés comme «utilisés» s'il sont définis par défaut dans les Paramètres facturation onglet Options. Vous ne pouvez donc pas les supprimer. En revanche, vous pouvez les modifier.

Sixième étape : clients

La cinquième étape vous permet de créer vos clients. Créer un client

Voir Créer un client, page 64. Modifier un client

Pour modifier un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

Supprimer un client

Pour supprimer un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].

Septième étape : fournisseurs

La sixième étape vous permet de créer vos fournisseurs. Créer un fournisseur

Voir Créer un fournisseur, page 77. Modifier un fournisseur

Pour modifier un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

Supprimer un fournisseur

Pour supprimer un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].

Huitième étape : représentants

La septième étape vous permet de créer vos représentants. Créer un représentant

Voir Créer un représentant, page 82. Modifier un représentant

Pour modifier un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

Menu Dossier

Supprimer un représentant

Pour supprimer un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].

Dernière étape : options de démarrage

  1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante.
  2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 45.
  3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
  • saisir une pièce commerciale à l’aide de l’assistant Top Facture. Voir Top Facture, page 139.
  • visualiser la démonstration rapide de votre logiciel
  1. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.

Récupération d’un dossier Ciel Devis Facture ou Ciel Facturation Facile

La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion Commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Devis Facture ou Ciel Facturation Facile.

  1. Sélectionnez le dossier de Ciel Devis Facture ou de Facturation Facile à récupérer puis cliquez sur le bouton [OK].
  2. Cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer :
  • Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier.
  • Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier.
  1. Cliquez sur le bouton [Suivant].
  2. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bou-ton [Suivant].
  3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la récupération.

Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion Commerciale.



  1. Cliquez sur le bouton [Continuer].

~ Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler.

Menu Dossier

Ouvrir

) Menu DOSSIER - commande OUVRIR <Alt> <D> <O>

La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant.

Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement, votre logiciel ouvre directement votre dossier. Vous n'avez donc pas à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER.

Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de dos¬sier courant.

Si vous souhaitez récupérer un ancien dossier

Pour convertir et ouvrir un dossier d'une version antérieure à celle du logiciel, cliquez sur le bouton

Si vous avez créé votre propre dossier

La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir :

  • SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le logiciel.
  • le dossier correspondant à celui que vous avez créé à l'aide de l'assistant. Si vous avez créé plusieurs dossiers ils apparaissent dans cette fenêtre.
  1. Cliquez sur le dossier à ouvrir.
  2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé.
  3. Si un mot de passe est attribué au dossier, une fenêtre s'affiche et vous devez le saisir. Cliquez ensuite sur le bouton [OK].

* Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur le bouton pour sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir.

Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier

Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. Vous pouvez créer un nouveau dossier à

partir de celle-ci, en cliquant sur le bouton . Vous obtenez alors la fenêtre de création d'un nou  veau dossier.

La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. Voir Nouveau, page 12.

Options supplémentaires

Les options supplémentaires sont proposées dans le menu Contextuel (clic-droit) et lorsque le mode avancé est activé.

Menu Dossier

En mode avancé

Pour activer le mode avancé, cliquez sur le bouton droit de la souris puis choisissez la commande MODE AVANCÉ.

Le bouton apparaît dans la barre d’actions. Cliquez dessus pour accéder à la Gestion des dossiers. Vous pourrez ainsi renommer, supprimer ou dupliquer un dossier.

A partir du menu Contextuel

Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre.

  • Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir où se situe le dossier sur votre ordinateur.
  • Ouvrir le dossier en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez consul-ter votre dossier sans apporter de modifications.

Menu Dossier

Fermer

) Menu DOSSIER - commande FERMER <Alt> <D> <F>

Cette commande permet de fermer le dossier ouvert.

Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.

Menu Dossier

Paramètres

) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES <Alt> <D> <A>

Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, Comptabilité, Facturation, Numérotation, Banque) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création.

Paramètres société

'~r Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ

On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expert comptable, du logo de votre société.

Onglet Coordonnées

Identification

  1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise.
  2. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Télé-phone, Télécopie, adresse e-mail, etc).
  3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise).
  4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Indivi¬duels à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.

 Menu Dossier

  1. Saisissez votre N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA.

* La plupart des informations définies dans cette étape sont récupérées dans les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel.

Coordonnées

  1. Indiquez le numéro de Téléphone, le Fax, l'adresse E-mail et éventuellement l'adresse du site Internet de votre entreprise.
  2. Indiquez ensuite le titre et le nom Responsable.

Onglet Compléments

  1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise.
  2. Précisez ensuite son Activité et Code société.
  3. Saisissez si vous le souhaitez le nom de votre Établissement (principal ou secondaire).
  4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert comptable.

Onglet Logos

Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société.

Paramètres Comptabilité

'~r Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ

Onglet Paramètres

  1. Indiquez les dates suivantes :
  • dates de Début et de fin de l'exercice courant de votre société,
  • dates de Début et de fin de période de saisie
  • date de Début des objectifs.

Menu Dossier

~ La date de Fin des objectifs se calcule automatiquement.

L’icône , située en fin de zone, vous permet de consulter le calendrier et de choisir une date.

Attention !

La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.

TVA sur ventes / TVA sur achats

  1. Définissez dans cette zone le type de TVA sur les ventes (clients) et sur les achats (fournisseurs).
  2. Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits.
  3. Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements.

Ainsi lors de la génération des écritures en comptabilité les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement.

Réglages compta

Cliquez sur le bouton pour accéder à la fenêtre de paramétrage des comptes (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.).

Journaux par défaut / Principaux comptes par défaut

Vous pouvez définir les éléments qui seront pris en compte par défaut :

  • les racines des principaux comptes comptables (achats, ventes, clients, fournisseurs),
  • les codes des principaux journaux (journaux d'achat, de vente et de banque).

Onglet Comptes

Cet onglet vous permet de paramétrer :

  • les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé, acompte reçu),
  • les comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.),
  1. lUne fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

Menu Dossier

Paramètres Facturation

'~r Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION

Onglet Divers

Cet onglet regroupe les informations spécifiques à la loi sur les nouvelles relations commerciales du 15 mai 2001, dite NRE. Cette loi impose l'affichage des délais de paiement sur les factures.

Des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture dans le cas où les sommes dues sont réglées après cette date.

  1. Dans la zone Pénalités de retard, indiquez le taux des intérêts de retard retenu.
  2. Saisissez le taux d'escompte appliqué dans la zone Escompte en cas de paiement anticipé.
  3. Dans la zone inférieure de la fenêtre saisissez les autres informations que vous souhaitez afficher sur votre facture.

En cas de livraison vers d'autres pays de la Communauté Européenne, vous devez obligatoirement ins-crire sur la facture la mention exonération de TVA (art 262 ter I du CGI).

Onglet Saisie

Cet onglet vous permet de paramétrer selon vos besoins certaines options utilisées principalement lors de la saisie des pièces commerciales (alertes, contrôles et calculs automatiques etc.).

Alerte sur les pièces commerciales

Vous pouvez être alerté ou non lorsque vous êtes en saisie de pièces commerciales. Il suffit de cocher (ou décocher) les options suivantes :

  • Article bloqué.
  • Client bloqué.
  • Quantité insuffisante sur stock (alerte sur la quantité du stock réel ou sur la quantité du stock dispo¬nible).
  • Alerte sur la gestion des articles HT/TTC.

Menu Dossier

  • Nature soumises à taxes. Si des clients sont en mode de TVA C.E.E., Hors C.E.E ou Suspension de TVA et que vous indiquez un taux de TVA lors de vos saisies de pièces, un message vous alertera que l'ajout d'une TVA est impossible.
  • Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) : cette option permet d’activer l’alerte qui vous prévient qu’une adresse client (adresse de facturation, de livraison ou autre) est incorrecte. Cette alerte est éga¬lement valable pour les adresses des prospects.
  • Encours client dépassé : en cochant cette option, le dépassement de l’encours client vous est signalé au moment de la validation de sa facture.
  • Remises/Promotions : en cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article.

Gestion des clients

Si vous cochez la case Blocage automatique, les clients ayant un total dû supérieur au crédit accordé seront automatiquement bloqués.

Si vous cochez Déblocage automatique, les clients bloqués dont le total dû redevient inférieur ou égal au crédit accordé seront automatiquement débloqués.

Mode de calcul des statistiques articles

Si vous cochez la case Comptabiliser les remises pied, les remises que vous avez effectuées seront prises en compte dans vos statistiques.

Les escomptes seront pris en compte si vous cochez la case Comptabiliser l’escompte.

Statistiques représentants

Si vous cochez l'option Factures et avoirs validés, les statistiques représentants se mettront à jour lorsque les factures et avoirs seront validés.

Si vous cochez la case Factures réglées, les valeurs des statistiques représentants changeront lorsque les factures seront réglées.

Autres

Lorsque vous cochez la case Contrôle et calcul de la clé EAN13, le programme vérifie et calcule automatique¬ment la clé EAN13 quand vous saisissez le code article.

Le programme effectue le même type de vérification lorsque les cases Contrôle clé RIB et Contrôle du N.I.I sont cochées.

Cocher la case Edition des factures selon le client vous permet d'imprimer automatiquement le nombre de documents indiqué dans la zone Nombre exemplaire facture de l'onglet Complément de la fiche client. Voir Onglet Complément, page 67.

Onglet Options

Cet onglet vous permet de paramétrer la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi-échéances, etc.

Gestion

  1. Sélectionnez le mode de gestion de la TVA sur port soumis.

Le Port soumis correspond aux frais de port soumis à la TVA : ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans cette zone.

Article par défaut

  1. Sélectionnez un code article pour la saisie libre.

Cet article sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne préci¬sez pas de code article. Le code article défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix, quantité, dépôt, code TVA ou TPF, etc.

  1. Vous devez également définir un article automatique. Cet article sera utilisé pour générer automatique¬ment des pièces commerciales (factures d’acompte, remboursement d’avoir).

* Ces deux codes sont obligatoires. S'il ne sont pas renseignés, un message l'indique.

  1. Cochez l'option Visible dans les états pour que ces codes s'affichent lors des éditions.

Menu Dossier

  1. Sélectionnez un code client par défaut. Ce client sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce com¬merciale dans laquelle vous ne précisez pas de code client. Le code client défini dans cette zone s'affi¬chera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix, quantité, etc.
  2. Sélectionnez un code fournisseur par défaut. Ce fournisseur sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code fournisseur.
  3. Cochez les options correspondantes si vous gérez :
  • le Multi-échéances : gestion des factures payables en plusieurs fois.
  • les Relations client : gestion des contacts commerciaux que vous établissez avec un client (opéra-tions de prospection, actions marketing, lettres de relances).
  • les Abonnements : gestion des factures de ventes et d'achats répétitives et à intervalle de temps régulier.
  • la TPF : gestion de la taxe para-fiscale (TPF) . Il s'agit d'une taxe perçue sur certains produits agroa¬limentaires, sur les viandes de boucherie, sur les huiles de base et huiles usagées, etc.
  • les nomenclatures.

Stocks

Cet onglet vous permet de paramétrer le mode de gestion des stocks.

  1. Cochez, en fonction de votre activité, les cases Gérer les stocks, Gérer les mouvements de stock, Gérer le multi-dépôts (suivi des stocks des différents dépôts de votre entreprise), Articles stockables par défaut (articles gérés en stock par défaut).

Gestion à 0 ou négatif

Il s'agit du paramétrage concernant le Prix d'Achat Moyen Pondéré (PAMP) à la création d'un article.

  • PAMP = 0 : le prix moyen pondéré reste à zéro lorsque le stock passe en négatif.
  • PAMP = dernier PAMP : le dernier PAMP est conservé si le stock passe en négatif. Un stock nul ou négatif ou un prix d'achat nul entraîne un PAMP nul.

Dans le cours d'exécution du programme, le PAMP est mis à jour dans les cas suivants :

  • validation de factures fournisseurs,
  • entrées «manuelles» de stock direct,
  • validation d'ordre d'assemblage.

Onglet Relances

Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution.

Cet onglet permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients. Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance. Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS).



  1. Pour chaque niveau de relance, cliquez sur le bouton et choisissez la lettre à utiliser par défaut.

10.Une fois que vous avez défini tous les paramètres de facturation, cliquez sur le bouton [OK] pour vali¬der.

Menu Dossier

Paramètres Numérotation

'e' menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION

La fenêtre Paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquel-les l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible.

Codes Bases

  1. Saisissez le code d'origine pour les bases pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémenta-tion automatique.

Exemple

Saisissez C0001 pour le fichier Clients.

Lors de la création d'une fiche Client, le premier code proposé sera C0001.

Pour la création de la fiche suivante, le logiciel indiquera automatiquement C0002.

  1. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique.

Codes Pièces

Le principe est identique à celui des Codes bases.

  1. Saisissez le code d'origine pour les pièces pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémenta-tion automatique.

Exemple

Avant utilisation du logiciel, le numéro de la dernière facture que vous avez faite manuellement corres¬pondait à FA971249.

Pour paramétrer l’incrémentation automatique des numéros de factures à la suite de la dernière facture émise, saisissez le numéro FA971250 dans la zone Factures.

  1. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique.

Menu Dossier

Paramètres Banque principale

'~r Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE.

Cet onglet regroupe les données bancaires de votre société. Il vous permet de créer les différents établisse¬ments bancaires utilisés par la société.

Onglet Coordonnées

  1. Saisissez le Code et le Nom de la banque.
  2. Indiquez le nom de l’agence et celui de l’interlocuteur.
  3. Saisissez l'Adresse postale, le Téléphone, le Fax, le Portable, le Télex , l’ Email et le site Internet de l'éta-blissement bancaire

* En cliquant sur l’icône , vous pourrez directement écrire à votre agence via votre messagerie électronique. En cliquant sur l’icône , vous serez redirigé vers le site Internet de la banque.

Onglet R.I.B./Divers

Identification

  1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre banque.
  • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire.
  • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international.
  1. Indiquez le R.I.B proprement dit : le code banque, le Code guichet, le N° de compte bancaire, la Clé R.I.B.
  2. Renseignez la domiciliation et le nom du titulaire du compte bancaire. Divers
  3. Saisissez le n° de compte comptable en vous aidant de l’icône puis le montant de découvert autorisé, le N° Emetteur LCR et le N° Emetteur national.

Onglet Infos Dailly

L'onglet Infos Dailly permet de saisir les coordonnées bancaires et postales de la société d'affacturage à laquelle vous êtes rattaché.

  1. Saisissez la Date de convention de la banque, la Forme juridique et le N° RCS.

Menu Dossier

* Vous pouvez utiliser l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière (Fin du mois courant, Fin de l'année).

Siège social

  1. Saisissez l'adresse complète du siège social de l'établissement bancaire (adresse postale, Email, site Internet).

10.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

Paramètres des calculs sur la quantité

'~r Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ.

Les calculs sur les quantités sont des règles que vous créez dans le but de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente).

Exemple

Vous vendez des bobines de fil électrique au mètre. Le calcul sur la quantité vous permet de calculer le nombre de bobines à facturer en fonction de la longueur que le client veut. Ainsi, lorsque vous saisirez une pièce commerciale, vous indiquerez la longueur souhaité par le client dans la zone Quantité. Et, en appelant la règle de calcul, la conversion sera automatiquement réalisée.

Toutes les règles définies y compris lors des saisies clients sont listées dans cette fenêtre.

Définir une règle

Au préalable

  1. Réalisez manuellement le calcul que vous voulez définir.

Par exemple, vous vendez des étagères de 1,80X0,40m avec un prix de vente au M2. Un client vous com-mande 4 étagères. Vous devez calculer la surface que représente cette quantité de 4 pour obtenir le prix de vente exact. La règle de calcul sera la suivante : QuantitéX(longueurXlargeur).

  1. Créez les rubriques qui ne sont pas par défaut dans la fiche article, par le menu LISTES, commande INFOS PERSO. Dans l’exemple, il s’agit des rubriques : Longueur et Largeur. Voir Créer une rubrique per¬sonnalisées, page 134.

Saisir la règle de calcul

~ Une règle peut être directement définie lors de la saisie d’une pièce commerciale de vente via le bouton.

  1. Dans la liste des règles, cliquez sur le bouton [Créer].

Une règle de calcul est constituée de rubriques, de fonctions, d’opérateurs numériques ou d’un texte. Vous la saisissez dans la zone Valeur à utiliser.

Menu Dossier

Insérer une rubrique

Exemple

Rubrique Rubriques personnalisées, créées via le menu Listes, commande Infos perso.

  1. Pour insérer une rubrique, cliquez sur l’icône .
  2. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez la rubrique dont la valeur sera prise en compte dans le calcul.
  3. Cliquez sur le bouton [OK].

Insérer une fonction

  1. Cliquez sur le bouton et choisissez une fonction. Par exemple, si vous voulez que la quantité soit arrondie, utilisez la fonction Arr.
  2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez dans la première zone la rubrique sur laquelle la fonction sera appliquée. Dans l’exemple, il s’agit de la rubrique Qté. Les autres zones permettent d’enrichir la fonction.

0 Pour plus de détails sur les fonctions, reportez-vous aux Annexes, au chapitre L’éditeur de scripts, paragraphe Les fonctions.

Insérer des opérateurs, du texte

Vous disposez en bas de la fenêtre d’opérateurs numériques et de boutons servant à la syntaxe.

~ Le texte doit être mis entre guillemets sans quoi votre formule comportera des erreurs.

  1. Dans la zone Valeurs à utiliser, placez votre curseur où vous voulez insérer un élément.
  2. Cliquez sur l’un des boutons pour insérer un opérateur, des guillemets ou un espace.

Modifier une règle

  1. Sélectionnez dans la liste le calcul à changer.
  2. Cliquez sur le bouton .
  3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].

Supprimer une règle

~ La suppression d’une règle n’annule pas les calculs déjà réalisés avec celle-ci en saisie de vente. 1. Sélectionnez dans la liste le calcul à effacer.

  1. Cliquez sur le bouton .
  2. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur le bouton [Oui].

Menu Dossier

Dupliquer

  1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton .
  2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Vous retrouvez dans la liste la règle en doublon.
  3. Effectuez alors des modifications dans la copie afin de la différencier de l'originale.

Renommer

  1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton .
  2. Saisissez le nouvel intitulé et cliquez sur le bouton [OK].

Les commandes du menu Contextuel (clic-droit)

Passer en interne / en externe

Par défaut, une règle est créée en interne, c’est-à-dire que la règle est uniquement disponible et applicable dans le dossier en cours. Cependant une règle peut être commune à tous vos dossiers Ciel Gestion Com¬merciale. Dans ce dernier cas, la règle doit être définie en externe.

  1. Sélectionnez une règle que vous voulez passer en externe ou interne.
  2. Faites un clic-droit et selon votre choix, choisissez la commande PASSER EN EXTERNE ou PASSER EN INTERNE.

Activer / Désactiver la sélection

Vous pouvez désactiver une règle à tout moment. Ainsi, sans avoir à la supprimer, celle-ci ne sera pas prise en compte et vous pourrez toujours la réutiliser lorsque vos besoins le nécessiteront.

  1. Sélectionnez la règle à activer ou désactiver.
  2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande ACTIVER LA SÉLECTION ou DÉSACTIVER LA SÉLECTION. La colonne Activé vous indique le changement de statut par l’affichage ou non d’une coche.

Gestion avancée

La gestion avancée permet d’ importer ou d’exporter des règles pour, par exemple, les récupérer sur un autre ordinateur.

A partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous pouvez également vérifier les règles, les mettre à jour ou encore restaurer les règles défauts, à savoir celles qui sont livrées en standard dans votre logiciel.

Importer une règle

  1. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande IMPORTER.
  2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier (.sgeda) à l’emplacement où vous l’avez stocké.
  3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir].

Si toutefois le fichier que vous importez a le même nom qu’une règle existante dans Ciel Gestion Commer¬ciale, un message s’affiche et vous propose de :

  • Remplacer la règle existante : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Remplacer].
  • Renommer la règle que vous importez : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Créer] et dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton [OK].

Menu Dossier

  • Ignorer : dans ce cas, la règle n’est pas importée.

Exporter une règle

  1. Sélectionnez dans la liste la règle à exporter.
  2. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande EXPORTER.
  3. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez à l’emplacement où vous voulez stocker le fichier.
  4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].

le' Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE <Alt> <D> <C>

Vue d’ensemble

Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indica¬teurs...).

Le principe est simple.

Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web.

Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone.

Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Mobile Live. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.

Envoyer les données

le' Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - ENVOYER LES DONNÉES

  • Si vous publiez vos données pour la première fois :

Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de réglage de Ciel Mobile Live.

Si vous cliquez sur [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Mobile Live s’affiche. Voir Paramétrage, page 34.

  • Si vous avez déjà publié vos données une ou plusieurs fois :

Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer la publica-tion de vos données sur Internet.

Si vous cliquez sur [Oui], une fenêtre de progression de la publication des données s’affiche.

Menu Dossier

Pour publier vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre d’actions de l’accueil de votre logiciel.

Paramétrage

'~r Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - PARAMÉTRAGE

La fenêtre de réglages de Ciel Mobile Live vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion.

  • Dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher. Par défaut, aucune de ces options n’est activée.
  • Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel publie automatiquement les données mises à jour sur Internet.
  • Afficher un icone dans la zone de notification : cette fonction affiche un icone dans la zone de notifica¬tion se trouvant en bas à droite de la barre de statuts de votre logiciel. Cet icone vous donne un accès rapide aux options de publication.
  • Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la publication des données en cochant la case Demander confirmation.
  • La zone du Code dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre société.
  • La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut.
  • La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche.
  • La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez effectuée.
  • Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut].
  • Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK].
  • Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Mobile Live.

Menu Dossier

Informations de connexion

'e' Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - INFORMATIONS DE CONNEXION

Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant la publication de vos don¬nées sur Internet s’affiche.

Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer].



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