Cours de base d’introduction au logiciel Ciel Gestion Commerciale


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Lancer Ciel Gestion Commerciale

Double-cliquer sur l’icône dans Applications fournies (Diminuer la fenêtre Applications fournies). Patienter. OK

Saisir le nom de l’utilisateur et le mot de passe. OK

  1. Créer un nouveau dossier

Votre société ne figurant pas dans la liste des dossiers existants, cliquer sur le bouton ANNULER.

Dossier – Nouveau - Saisir le nom de votre société (attention vous le ferez suivre d’un tiret puis de votre patronyme)

Complétez les informations dans la fenêtre Paramètres de la société.

Répondre OUI

  1. Paramètres de la société

Saisir les paramètres de la société.

  1. Ouvrir un dossier

Dossier - Ouvrir

Dans la liste des dossiers existants, cliquez sur le nom de votre dossier

Cochez la case située devant : Ouvrir en mode exclusif (cela vous permet de modifier les paramètres). OK

Devise : EUROS

TVA : Code 1 Taux normal

Période de saisie

Ne pas oublier les onglets !

1ère ligne d’adresse

Nom de la rue

  1. Préférences d’un dossier
  2. Bases

Tables : Consultez les bases Tables pour apporter d’éventuelles modifications. Bases - Tables

Modifiez par exemple les modes de règlement et les taux de TVA.

Familles d’articles : Bases - Familles d’articles

Articles : Bases – Articles – Edition – Créer (ou Modifier ou Supprimer après sélection d’une fiche article)

ATTENTION !

Vérifier les quantités saisies en stock car il ne sera plus possible de les modifier.

ATTENTION !

Lorsque la désignation comporte trop de caractères, il faut penser à compléter celle-ci dans l’onglet Désignation.

Clients : Bases – Clients – Edition – Créer (ou Modifier ou Supprimer après avoir sélectionné une fiche client)

Compléter en fonction des informations que l’on connaît.

Il est judicieux de cocher la case placée devant Relevé de comptes.

Comparez les adresses de Facturation et de Livraison.

Pensez aux différents onglets !

Fournisseurs : Bases - Fournisseurs – Edition – Créer (ou Modifier ou Supprimer après avoir sélectionné une fiche fournisseur)

Comme pour les clients, il faut penser à compléter les informations en cliquant au fur et à mesure sur les différents onglets.

Cocher Relevé de comptes.

  1. Imprimer les fichiers

Bases – Articles – Fonctions – Propriétés

La procédure est la même pour tous les fichiers : clients, fournisseurs.

  1. Saisir et éditer un bon de commande

Créer un bon de commande lors d’un achat

Achats – Commandes – Créer Compléter les informations et vérifier les dates.

Imprimer un bon de commande

Sélectionner une commande à imprimer.

Dossier – Imprimer

Cliquer sur le signe + placé devant Documents

Dans la liste choisir MODELE A4 puis OK

Choisir les colonnes à ajouter ou à insérer puis cliquer sur un des boutons.

Les colonnes apparaissent dans l’Aperçu des colonnes.

Modifier la taille de la police du titre et de la colonne après avoir cliqué sur un des boutons : Style titre ou Style col.

Supprimer une colonne après l’avoir sélectionnée (Clic sur son titre) en cliquant sur le bouton Supprimer.

Bouton Editer

On obtient la boîte de dialogue représentée ci-dessous.

  1. Saisir et éditer un bon de livraison ou un bon de réception

Créer un bon de livraison lors d’une vente ou un bon de réception lors d’un achat

Ventes – B Livraison - Créer ou Achats – B Réception - Créer

Imprimer un bon de livraison : Dossier – Imprimer – Documents – Modèle A4

10.Saisir et éditer une facture de vente ou d’achat

Créer une facture de vente ou d’achat

Ventes – Factures - Créer ou Achats – Factures - Créer



Compléter les informations sans oublier de saisir le taux de remise éventuel et de vérifier les dates et bien entendu les montants en cliquant soit sur l’onglet Pied de facture soit sur la case placée devant Info.

Une colonne apparaît avec le symbole monétaire autre que celui souhaité. Faire un clic droit sur la colonne.

Cliquer sur Propriétés…

Dans la zone Aperçu des colonnes, cliquer sur la colonne dont l’unité monétaire doit être modifiée.

Cliquer ensuite sur le bouton Monnaies… pour choisir Euros.

Imprimer une facture : Dossier – Imprimer – Documents – Modèle A4

Créer une facture lorsque le bon de livraison (ou le bon de réception) a été créé

Le bon de livraison (ou le bon de réception) doit être validé.

Ventes – Bons de livraisons

Dans la liste des bons de livraisons Clients, sélectionner le bon de livraison que vous voulez transférer en facture puis faire un clic droit pour obtenir le menu déroulant.

Choisir Marquer dans le menu déroulant.

Choisir Valider dans le menu déroulant.

Choisir Transférer en facture dans le menu déroulant.

Effectuer les modifications :

  • date
  • remise…

11.Saisir et éditer un avoir

Ventes – Avoirs – Créer ou Achats – Avoirs – Créer

Dossier – Imprimer – Documents – Modèle A4

12.Saisir et éditer un devis

Ventes – Devis/Proforma Saisir les informations, puis Dossier – Imprimer – Documents – A4

13.Encaissements

Ventes – Règlements

14.Relevé de comptes des clients

Il est indispensable avant de demander le relevé de comptes d’avoir :

  • validé les factures et les avoirs,
  • coché la case placée devant Relevé de comptes dans les fiches individuelles des clients.

Etats – Relevé de comptes

Effectuez les choix :

8 Clients – bouton suivant

8 de tous vos clients – bouton suivant

8 de toutes les factures – bouton suivant

8 Choisir la période - bouton suivant puis OK.

15.Gérer les stocks

  1. Inventaire des articles

Etats – Inventaire des articles

Effectuez les choix :

8 de tous les articles – bouton suivant

8 en liste, triée par code – bouton suivant

8 euros - OK

Vous obtenez un tableau :

  1. Réapprovisionnement des articles ou Suivi des stocks

Etats – Suivi des stocks

Effectuez les choix :

8 Réapprovisionnement – bouton suivant

8 de tous vos articles – bouton suivant

8 stock réel – bouton suivant

8 stock inférieur à la quantité minimum – bouton suivant

8 triée par article

8 euros - OK

Prix d’Achat

Moyen Pondéré

16.Statistiques

Etats – Statistiques

Effectuer un choix : articles, clients, fournisseurs ou représentants.

Bouton Suivant

Effectuer les choix dans les boîtes de dialogue, puis bouton Suivant et pour terminer OK.

Le résultat apparaît à l’écran.

Dossier – Imprimer

… …

2°/ Par le menu BASES / TABLES / [Onglet Mode de règlement] …

Vous supprimerez tous les modes de règlement existants

3°/ Créez la fiche du fournisseur  “ART PLASTOQUE“  [Annexe 1]

NB :  Vous supprimerez toutes les familles-fournisseurs  inutiles

4°/ Créez la fiche du client  “DOUX-TRUCS“  [Annexe 2]

Puis imprimez cette fiche

  1. a) Affichez la liste des clients (Bases-Clients)
  2. b) Sélectionnez la ligne du client à imprimer (il n’y en a qu’une seule pour l’instant)
  3. c) Cliquez sur l’icône IMPRIMER ou sur APERCU
  4. d) Puis sélectionnez le dossier Documents (car nous ne voulons pas seulement la liste) puis DOCCLI

5°/ Créez les  fiches des  articles     [Annexe 3]



6°/ Le 6/1, on reçoit une livraison de notre fournisseur KWANN    [ANNEXE 4]

  1. a) Créer une  fiche pour ce fournisseur

| paiement par traite acceptée à 30 JFM

  1. b) Saisir la réception de cette livraison (achat)

(Saisir plusieurs lignes, avec  le même code-article mais un prix d’achat différent !)

  1. c) Consulter la fiche de l’article …

Quel est la quantité actuelle en stock ? ……..

  1. d) Valider le bon de réception créé au (a)

[Clic droit sur la ligne/valider]

  1. e) Consulter la fiche de l’article …

Quel est la quantité actuelle en stock ? ……..

  1. f) Pensez à rectifier la fiche de l’article, en y ajoutant le code du fourniseur…

7°/ Prenez connaissance de la commande reçue par téléphone…      [ANNEXE 5]

  1. a) Saisissez la commande du client pour préparer l’expédition
  2. b) Les articles étant disponible,  transférez les articles, directement en facture (Sans BL)

… vérifiez la facture (“nous sommes le 5 janvier…“ imprimez-la et validez-la lorsqu’elle est correcte)

8°/  On a reçu une commande d’un nouveau client  “TRODT“           [ANNEXE 6]

Créez ce nouveau client   (Il paiera par Chèque à 30 jours)

Créez et imprimer le bon de livraison, pour les articles disponibles…

Notez sur le BL que les articles qui manquent seront disponibles sous 8 jours

… imprimez et vérifiez les BL, puis VALIDER le BL (pour mettre a jour le stock)

9°/ Imprimez un état des réapprovisionnements de stock nécessaire… (menu ETAT/SUIVI DES STOCKS/Réappro… Suivant … suivant… jusqu’à préciser “stock inférieur à la quantité minimum“

Notez sur ce document, la quantité à commander ( = pour atteindre le stock maxi)

10°/ Créez le bon de commande pour notre fournisseur  “ ART PLASTOQUE“

Précisez-lui que la livraison est urgente

11°/ Saisissez la réception d’après le BL [ANNEXE 7] (transfert en Réception de la commande…)

12°/ Imprimez et vérifiez ce bon de réception, puis validez-le…

13°/ Création d’un nouveau fournisseur :

14°/ CREATION DES FAMILLES D’ARTICLES

Pour gérer plus facilement les articles, il faudra créer 4 familles d’articles :

- Produits ménage

- Produits pour la personne

- Jardin à 19,6 %

- Jardin à 5,5%

Sur les fiches de ces différentes familles,  indiquez le taux de TVA (seule la dernière est à 5,5%)

Pour cette dernière famille, indiquez aussi le code du fournisseur, car ce sera toujours AGRI-SUD-EST

15°/ MISE A JOUR DES FICHES-ARTICLES

- complétez la zone “famille“ sur les articles… (poubelles et containers = Ménage / Charentaises = pour la personne)

16°/  Créez la fiche de ce nouvel article :

Le prix de vente sera obtenu en utilisant un coefficient de 2,80

Puis imprimez la liste des articles

17°/ SAISIR LA FACTURE SUIVANTE

… imprimez ce document, pour vérification, puis ajouter le code-article du fourniseur sur notre fiche-article !

18°/ On reçoit un appel téléphonique de  “ART PLASTOQUE“

- en raison de la hausse du  pétrole, le prix des containers 1000 litres passe à 269,50 euros

Rectifiez la fiche de l’article, ainsi que son prix de vente en conservant le coefficient précédent…

19°/  recherchez la commande reçue du client TRODT et la livraison qu’on lui a faite.

Regardez si les articles manquants peuvent maintenant lui être livrés…  Si c’est le cas, préparez ci-dessous l’appel téléphonique que vous allez faire, pour informer votre client …



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