Cours d’initiation au logiciel Ciel gestion Commerciale


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Formateur : M. BRECHET StØphane ETUDE DE CAS DE LA SOCIETE ALAN CrØation

SOMMAIRE

I-       Installation gØnØrale :

1)   Configuration.

2)   Installation et lancement du logiciel EBP.

3)   Fonctionnement gØnØral d un logiciel de gestion commerciale.

II-       Initialisation des fichiers param?tres :

1)   Les Besoins.

2)   CrØation d un dossier

3)   Informations sur la SociØtØ

4)   Les prØfØrences

5)   Les Familles et autres fichiers param?tres

III-     Les fichiers de donnØes :

1)   Le fichier articles.

2)   Le fichier clients.

3)   Le fichier commerciaux.

IV-    Du Devis jusqu la facture :

1)   RØalisation d une facture :

2)   RØalisation d un devis et utilisation du transfert jusqu la facture.

 

1)  La configuration matérielle nécessaire :

-    Windows 95 ou supérieur.

-    PC 486

-    16 Mo de RAM

-    Résolution 800*600

-    Un lecteur de CD-Rom

-    Espace disque 30 Mo

En Bref, tous les ordinateurs de plus de 4 ans ont les configurations requises pour ce style d’application. Dans le cas contraire, on en trouve pour moins de 5000 Francs dans les grandes surfaces qui feront parfaitement l’affaire.

Sans oublier qu’il vous faut aussi une imprimante que l’on trouve pour 300 F. (Attention tout de même au prix des cartouches, et à la vitesse d’édition.)

2)  Installation et lancement :

N’hésitez pas à faire appel au manuel d’utilisation, car selon les logiciels et la version, l’installation ne s’effectue pas obligatoirement de la même manière. Dans le cas présent il faut suivre les étapes suivantes.

-    Insérer le CDROM.

-    Attendre l’Auto_Run.

-    Suivez les étapes une à une :

-    Accepter les conventions d’utilisation.

-    Cliquez sur installation complète.

-    Choisir un répertoire d’installation.

-    Choisir un répertoire d’installation du ou des dossiers EBP. (Tous les dossiers de vos autres logiciels EBP y seront automatiquement installés)

-    Questions diverses (Icône sur le bureau, dans le menu démarrer, par dossier)

3)  Fonctionnement général d’un logiciel de Gestion commerciale :

Le fonctionnement d’un logiciel de gestion commerciale est le même, quel que soit le logiciel (Ciel, Api, Ebp). Les changements proviennent de la disposition des menus et de l’ergonomie générale du logiciel.

Le logiciel de gestion commerciale est une base de données qui fonctionne à l’aide de tables : « client » et « article » ainsi que des champs :

« nom_client », « prénom_client », …

Voir schéma :

 

Pour regrouper les différentes tables on utilise des familles de tables.

On peut par exemple créer une famille de client qui ont les mêmes remises. Ou une famille d’articles ayant un taux de TVA à 19.6 %.

La création de famille est très utile pour les statistiques. De même on peut éviter de remplir certains champs lors de la création d’une nouvelle table (client, article,…) que l’on peut affecter à une même famille. 

 

Les besoins :

Mme Dupont Julie vient d’acquérir un nouveau salon de coiffure

« Allan’Coiff » au 18 Bd de la Liberté à Agen. Elle souhaite mettre en place un système de gestion commerciale dans son entreprise.

Articles :

Libellé

Famille

Px de Vente

Px achat

Fournisseu r

Peigne x

soin

4

 HT

3,5

L’Oréal

Peigne y

soin

5

 HT

4

L’Oréal

Shampoing x

soin

7

 HT

6

Yves Rocher

Shampoing y

soin

7,50

 HT

6,20

Yves Rocher

Séchoir x

Equipement

35

 HT

30

Jamais le

même

Séchoir y

Equipement

40

 HT

35

Jamais le

même

Laque x

Soin

6

 HT

5

L’Oréal

Laque y

Soin

7

 HT

6

L’Oréal

Kit1 (1 Peigne y + 1 Shampoing y)

Kit

12

 HT

?

Coupe Homme

Service

15

 TTC

7

Coupe Femme

Service

30

 TTC

9

Kit2 (1 Coupe Homme + 1 Shampoing X)

Kit

20

 TTC

Coloration

Service

5

 TTC

1

Remises :

Type de clientèle

Remise

Tarif 1

Client Fidèle

5 % Remise générale

Tarif 2

Revendeur

5 % Sur l’équipement si achat > 10

Clients :

Noms

Tarifs à appliquer

Adresse

Duvergne Philippe

Client fidèle

18 rue Jean Jaurès 47000 AGEN

Carmen Julien

12 rue Paul Dangla 47000 AGEN

Testu Claude

Revendeur

169 Av Henri Barbusse 47000 AGEN

Dujean Martial

Le pigeonnier

47230 BARBASTE

Terro Myriam

Client fidèle et revendeur

3 Lot. Vallée st arnaud 47480 BAJAMONT

Dupont Stéphane

14 Place de l’église

47240 BON ENCONTRE

Varres Magalie

L’éclaire

47600 NERAC

Magelis Bruno

Client fidèle

Appt 115 Résidence Etoile

27 rue Jacques Vergne

47000 AGEN

Ubotin Laetitia

Client fidèle

114 rue Mallet 47410 LAUZUN

Employés :

Noms

Adresse

Commissions

Duran Jean

16 Av de la république 47000 AGEN

5 % sur les soins

Delfour Marie

Gare de Lyon 75000 PARIS

5 % sur les soins

Autre :

Duran Jean s’occupe toujours de Philippe DUVERGNE.

Mme Dupont Julie s’occupe toujours des clients :

-    Testu Claude.

-    Magelis Bruno.

-    Ubotin Laetitia.

1) Création d’un dossier :

Allez dans le menu « Dossier » -> « Nouveau » ou clic gauche sur



l’icône .

Pour les nouveaux utilisateurs pointez sur créer un nouveau dossier vierge. L’autre choix s’adresse aux utilisateurs d’une version antérieure d’EBP.

Choisissez ensuite si vous désirez créer un nouveau dossier entreprise, ou si vous désirez créer un dossier concernant une entreprise déjà initialisée par un autre logiciel EBP, afin de récupérer les informations société déjà saisies.

Puis indiquez la raison sociale du nouveau dossier.

Dans notre cas :

 

4) Informations sur la société :

C’est lors de la création d’un dossier que vous saisissez les coordonnées et les informations spécifiques à la société.

Allez dans le menu « Dossier » -> « Propriétés » -> « Coordonnées »

N’oubliez pas de remplir les différents onglets, et en particulier :

Identification, contact, et adresse pour regrouper un maximum

 

5) Les préférences :

Bien que des données de base soient déjà rentrées, la modification des différents choix est fortement recommandée lors de la création de votre dossier pour indiquer au logiciel votre mode de fonctionnement. Malgré tout sachez que vous pourrez y revenir à tout moment pour les modifier.

Allez dans le menu « Dossier » -> « Propriétés » -> « Préférences… »

 

6) Les familles et autres fichiers paramètres :

Dans le menu « fichiers » nous retrouvons les différents fichiers de base (Clients, Articles, Fournisseurs, Commerciaux) mais aussi différentes familles qui permettent un classement ainsi qu’un pré-paramétrage des différents fichiers tout en laissant à l’utilisateur la possibilité de les modifier lors de la création d’un article, d’un client, ou d’un fournisseur.

                           a- La famille articles :

Nous allons ici suivant le cas de Mme Dupont créer les différentes familles.

Allez dans « fichiers » -> « familles d’articles »

Pour créer une nouvelle famille, 3 possibilités :

-   Clic droit de la souris et choisir nouveau.    - La touche Inser.

-   Cliquez sur l’icône  de la barre de navigation.

Visionner les différents onglets et indiquer les éléments qui sont en votre possession concernant les points communs que l’on retrouve dans la même famille. (Exemple une famille possédant des articles qui utilisent toujours le même taux de TVA).

TAF : Trouver et créer les différentes familles d’articles, dans le cas de Mme Dupont. 

b-   Les autres familles :

La famille de clients :

TAF : De la même manière que pour la famille article, trouver et créer les différentes familles fournisseurs et clients.

c-    Les remises articles :

Une remise permet, pour des articles et un client précis, d’appliquer une remise en fonction de la quantité d’articles vendus ou du chiffre d’affaires réalisé sur la vente.

TAF : Trouver et créer le ou les remise(s) sur articles.

d-   Les banques, les modes de règlements, les frais de port, les commerciaux :

TAF : Terminer l’initialisation des fichiers paramètres en allant tour à tour dans les différents modules du menu « fichier ».

 

Après avoir créé votre dossier et mis en place l’ensemble de vos fichiers paramètres, vous pouvez donc maintenant définir vos fichiers de travail (articles, clients, fournisseurs, commerciaux).

Lorsque vos fichiers deviennent volumineux vous pouvez, dans les différentes listes, les trier par code, désignation, famille, … 

Vous pouvez aussi les filtrer. Pour cela avec le clic droit de la souris ajoutez un nouveau filtre. Ainsi, par exemple, si vous créez un filtre sur la famille Equipement, vous avez la liste de tous vos équipements et rien d’autre. 

1)   Le fichier articles :

Le fichier articles vous permet de créer, modifier ou bien supprimer vos articles. Vous pouvez selon le cas, soit garder les configurations par défaut saisies dans les différentes familles, soit les personnaliser en modifiant certains critères.

TAF : Créer les articles nécessaires à la gestion commerciale de Mme Dupont.

 

2)   Le fichier clients :

TAF : De même que pour les articles, procéder à la création du fichier clients.

 

3)   Le fichier commerciaux :

 

TAF : De même que pour le fichier articles et clients entrez ici les différents commerciaux de Mme Dupont ainsi que les commissions qui leur sont dues.

 

1) Réalisation d’une facture :

TAF : Editer une facture à M.Duvergne pour une coupe de cheveux. (Le travail a été fait par Jean DURAN)

La réalisation de la facture est l’étape finale. Nous supposons ici que votre dossier est paramétré, que les fichiers paramètres (TVA, code Remise, mode de règlement, …) et les fichiers de base (clients, articles et fournisseurs) sont définis.

La réalisation d’un BL, d’un devis, d’une commande ou d’une facture fonctionne selon le même principe.

Nous allons ici créer une facture de vente. Une facture peut être générée à partir d’une commande client, d’un BL, d’un devis ou encore de façon directe.

Dans ce dernier cas, lancez la commande « Nouvelle Pièce » du menu Ventes. Choisissez le type de pièce et cliquez sur OK.

a-    L’entête de la facture :

 

L’entête de la facture permet d’enregistrer toutes les informations concernant le client. Nous retrouvons les mêmes informations dans le fichier client.

Lorsque vous entrez un code client (chose obligatoire pour la création d’une facture) toutes les informations le concernant s’afficheront automatiquement.

Vous aurez la possibilité de les modifier uniquement dans ce formulaire si les modifications sont que temporaires, dans le cadre de cette facture. Ou de manière durable, en saisissant les informations directement dans la fiche client.

b-   Le corps :

 

Le corps de facture vous permet de saisir les articles à facturer.

Dans la colonne Code Article, vous pouvez soit :

-    saisir le code complet de l’article si vous le connaissez (par exemple ART10)

-    Saisir les premiers caractères du code pour le rechercher.

-    Cliquer sur le « petit livre » pour pouvoir choisir dans la liste complète.

Lorsque le code article est identifié et validé, nous remarquons que les informations que nous avons saisies dans la fiche articles s’affichent automatiquement.

Vous pouvez bien entendu les modifier ici, si elles sont temporaires, ou directement dans la fiche articles si elles sont durables.

c-    Le pied :

Les montants qui s’affichent sont automatiquement calculés selon les articles que vous avez entrés dans le corps de la facture.

 

Reste à saisir (sauf si vous l’avez déjà fait dans le fichier client) :

l’échéance, le(s) remise(s), l’escompte, les frais de port.

d-   Règlement :

Comme son nom l’indique cet onglet n’est utile que lors du règlement ! Il permet d’affecter le règlement partiel ou total à la facture. (Lors d’un paiement sans échéance, nous saisirons directement le règlement lors de la création de la facture).

e-    Impression de la facture :

Pour imprimer la facture courante, cliquez sur l’icône  dans la barre d’outils.

Cochez la case Euro, si vous souhaitez imprimer en Euro.

Sélectionnez dans Modèle, le modèle de facture à utiliser (facture, Facture HT + Traite, …). Le modèle par défaut peut être paramétré dans le menu « dossier » -> « préférence ».

2) Réalisation d’un devis et utilisation du transfert jusqu’à la facture :

La réalisation d’un devis s’effectue de la même manière que la réalisation d’une commande, d’un BL, d’une facture…

 

TAF : Un inventaire à été effectué. Entrer les données suivants :

Articles :

Libellé

Quantité

Peigne x

50

Peigne y

30

Shampoing x

52

Shampoing y

34

Séchoir x

112

Séchoir y

70

Laque x

40

Laque y

37

TAF : Editer les documents suivants :

Dates

Clients

Articles

Documents

Commerciaux

02/01/02

CARMEN Julien

1 Coupe

Homme

1 Shampoing x

Facture

Duran Jean

15/01/02

 DUVERGNE

Philippe

1 Coupe

Homme

1 Peigne x

1 Shampoing y

1 Laque x

Facture

15/01/02

 TESTU Claude

8 Séchoir x

12 Séchoir y

Devis

07/02/02

 TERRO Myriam

12 Séchoir y

Facture

Delfour Marie

12/02/02

 DUJEAN Martial

1 Coupe

Homme

1 Peigne y

Facture

Delfour Marie

05/03/02

 Magelis Bruno

1 Coupe Homme

Facture

11/03/02

 Ubotin Laetitia

1 Coupe Femme



1 Kit1

Facture

02/04/02

 Dupont Stéphane

1 Coupe

Homme

Facture

Duran Jean

06/04/02

 Varres Magalie

11 Séchoir x

Devis

Bon de Liv.

Facture

04/05/02

 DUVERGNE ph.

1 Coupe Homme

Facture

05/06/02

 CARMEN Julien

1 Coupe Homme

Facture

Delfour Marie

02/08/02

 TESTU Claude

12 Séchoir x

Facture

10/09/02

 Ubotin Laetitia

1 Coupe Femme

Facture

24/10/02

 TERRO Myriam

1 Coupe Femme

10 séchoir y

Facture

Delfour Marie

22/11/02

 CARMEN Julien

1 Coupe Homme

Facture

Duran Jean

11/12/02

 TESTU Claude

22 Séchoir x

Facture

TAF : Suite au devis précédent M. TESTU Claude décide d’acheter 10 séchoirs x et 12 séchoirs y. Il vous demande un nouveau Devis, un Bon de Livraison et une facture.

EXERCICE « Computer S.A. » :

M. Duval Jean vient d’acquérir une nouvelle société anonyme « Computer » au 118 Bd de la République à Agen. Il souhaite mettre en place un système de gestion commerciale dans son entreprise.

Articles :

Libellé

Famille

Px achat

Age of sail 2

Logiciel

40

Art of magic

Logiciel

45

F1 Racing championship

Logiciel

41

Ms office 2001

Logiciel

230

Globe trotter

Logiciel

22

Crime cities

Logiciel

32

Jet Fighter

Logiciel

18

Alerte rouge

Logiciel

19

UC x

Matériel

450

UC y

Matériel

690

Ecran x

Matériel

106

Ecran y

Matériel

213

Clavier x

Matériel

12

Clavier y

Matériel

11

Coefficient :

Coefficient

Remise

Tarif 1

1.8

5 %   Sur l’achat de Matériel > 1 500   

Tarif 2

1.6

2 %   Sur l’achat de Matériel > 1 500    5 %   Sur l’achat de Matériel > 3 000   

7 %   Sur l’achat de Matériel > 4 500    10 % Sur l’achat de Matériel > 7 500   

Clients :

Noms

Tarifs à appliquer

Adresse

Duvergne Philippe

18 rue Jean Jaurès

47000 AGEN

Carmen Julien

5 % sur les logiciels

Tarif 1

12 rue Paul Dangla

47000 AGEN

Testu Claude

Tarif 2

169 Av Henri Barbusse 47000 AGEN

Dujean Martial

Le pigeonnier

47230 BARBASTE

Terro Myriam

5 % sur les Logiciels Tarif 2

3 Lot. Vallée st arnaud

47480 BAJAMONT

Leslo Didier

Tarif 2

12 rue Cale-abadie 47000 AGEN

             TAF :            

-    Trouver des familles de clients.

-    Paramétrer le logiciel de gestion commerciale.

-    Editer les documents suivants à la date du jour.

Clients

Articles

Documents

CARMEN Julien

1 UC x

1 Ecran x

1 Clavier y

1 F1 Racing championship

Facture

DUVERGNE Philippe

1 Age of sail 2

1 F1 Racing championship

Facture

TESTU Claude

2  UC x

3  UC y

4  Ecran x

1 Ecran y

5 Clavier x

Devis

+ BL

+ Facture

TERRO Myriam

2 UC x

2 Ecran y

2 Clavier x

5 F1 Racing championship

Facture

DUJEAN Martial

5 UC x

5 Ecran y

5 Clavier y

Devis

+ BL

+ Facture

Leslo Didier

10 UC y

10 Ecran x

10 Clavier x

Facture



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