Cours général pour débuter avec le logiciel Ciel Devis Factures


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CIEL DEVIS - FACTURES

AVERTISSEMENT

AP Formation Informatique et l’auteur de ces tutoriaux et support de cours déclinent toute responsabilité de leur utilisation, interprétation et exactitude.

SOMMAIRE

I CREATION ET MISE EN PLACE D’UN DOSSIER..3

Créer un dossier 3

La fenêtre Création d’un nouveau dossier ..3

L’assistant de création d'un dossier .3Ouvrir un dossier .5

Si vous souhaitez récupérer un ancien dossier .5

Si vous avez créé votre propre dossier 5

Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier .5

Les paramètres du dossier .6

Onglet Facturation .7

Onglet Comptabilité 7

Les préférences du dossier .8

La fenêtre Préférences .8

Les catégories .8

Affecter un mot de passe au dossier .9

Créer un mot de passe ..9

II LISTES DES CLIENTS, FOURNISSEURS ET PROSPECTS ..9

Colonnes affichées 11

Nouveau client, fournisseur ou prospect 11

Créer une fiche client .11

Créer une fiche fournisseur .12

Créer une fiche prospect 12

Liste des contacts ..13

Nouveau contact 13

Liste des articles .14Créer un article ..15

Liste des modes de paiement .16

Liste des taux de TVA 16

Préparer un mailing 17

Préparer un devis .17

Facturer un client .19Etablir un avoir .20

Encaisser un règlement .22

Règlement total d'une facture ..23

Règlement partiel d'une facture ..24

Gérer les écarts de règlement 25

Règlement entre une facture et un avoir 25

Consulter un compte client .27

Relancer un client .28

Rapport des ventes ..29

Générer les écritures comptables 29Purges ..30

Sauvegarde sur un autre support 31

Restauration .31

Gestion des dossiers .32

I CREATION ET MISE EN PLACE D’UN DOSSIER

Créer un dossier

Accès

Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci.

La fenêtre Création d’un nouveau dossier

1.    Sélectionnez l’option Créer une nouvelle société nommée

2.    Saisissez son nom.

3.    Cliquez sur le bouton [Créer].

L’assistant de création d'un dossier

Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant>].

Choisissez la méthode de création de votre dossier :

MMooddeeddeeccrrééaattiioonnrraappiiddeeeenn22ééttaappeess

Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité) sont à renseigner.

PPrreemmiièèrreeééttaappee

La première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale.

1.    Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.

2.    Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie.

3.    Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise. 

4.    Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.

5.    Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intra-communautaire (N° TVA).

DDeeuuxxiièèmmeeééttaappee

Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres

1.    Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un.

2.    Indiquez en sélectionnant l’option correspondante :

•    si vous êtes assujetti ou non à la TVA

•    si vous souhaitez facturer en TTC

3.    Indiquez la date de début d’activité. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icone du calendrier             .

La date de début d'activité correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.

DDeerrnniièèrreeééttaappee

•    Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante.

•    Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe

•    Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.

MMooddeeddeeccrrééaattiioonnddééttaaiillllééeenn55ééttaappeess

Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement.

Les deux premières étapes sont similaires à celles détaillées pour la création rapide d'un dossier. Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape 3.

TTrrooiissiièèmmeeééttaappee

Dans la troisième étape, vous allez créer vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut.

QQuuaattrriièèmmeeééttaappee

Dans la quatrième étape, vous allez créer vos Articles.

CCiinnqquuiièèmmeeééttaappee

Dans la cinquième étape, vous allez créer vos Clients.

DDeerrnniièèrreeééttaappee

•    Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante.

•    Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe

•    Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.

Ouvrir un dossier

Accès

Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement, votre logiciel ouvre directement votre dossier.

Vous n'avez donc pas à passer par la commande Ouvrir du menu Dossier. Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, cette commande vous permet de changer de dossier courant.

Si vous souhaitez récupérer un ancien dossier

Pour convertir et ouvrir un dossier d'une version antérieure à celle du logiciel, cliquez sur le bouton             .

Si vous avez créé votre propre dossier

La fenêtre d'ouverture de dossier vous propose de choisir le dossier à ouvrir :

•    RF COMPTOIRS, correspondant à la société d'exemple livrée en standard avec le logiciel,

•    le (ou les) dossier(s) que vous avez créé(s) à l'aide de l'assistant.  Sélectionnez le dossier à ouvrir puis cliquez sur le bouton [OK].

Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier

Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. 

Vous pouvez créer un nouveau dossier à partir de celle-ci en cliquant sur le bouton

[Nouveau]. Vous obtenez alors la fenêtre de Création d'un nouveau dossier.

La procédure à suivre est identique à celle décrite dans la rubrique Créer un dossier.

Les paramètres du dossier

Accès : menu Dossier - commande Paramètres

Lors de la création de votre dossier, vous avez défini certains paramètres du dossier en renseignant les différentes étapes de l'assistant. On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner.

Par la suite, pour modifier et compléter ces paramètres, activez la commande Paramètres du menu Dossier.

PPaarraamèttrreess SSoocciété

Accès : menu Dossier - commandes Paramètres - Société

Dans la fenêtre Paramètres société, cliquez sur l'onglet correspondant aux données à modifier :

Coordonnées

1.    Saisissez la Raison sociale de votre entreprise.

2.    Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Téléphone, Télécopie, adresse e-mail, etc).

3.    Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise) et le R.C.S. (numéro d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.

4.    Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA.

La plupart des informations définies dans cet onglet seront récupérées pour les états et éditions que vous effectuez à partir de Ciel Devis Factures.

Compléments

1.    Sélectionnez la Forme juridique de votre entreprise à l'aide de l'icone       .

2.    Précisez son Activité.

3.    Indiquez le nom du Responsable.

4.    Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert comptable.

Divers

1.    Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA.

2.    Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier en utilisant les paramètres des taux de TVA définis par défaut accessibles en cliquant sur l'icone .

3.    En fonction de la gestion de la loi NRE, renseignez les zones suivantes : Franchise TVA, Taux escompte paiement anticipé et taux pénalités de retard. Dates

1.    Indiquez la date de début de votre premier exercice comptable. 

2.    Précisez également la Période de saisie : toutes les pièces commerciales devront avoir une date comprise dans cet intervalle pour être enregistrées.

Logos

Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Pour cela, sélectionnez la commande Importer du menu contextuel (clic droit).

PPaarraammèèttrreessFFaaccttuurraattiioonn

Accès : menu Dossier - commandes Paramètres - Facturation

Onglet Facturation

Tous les éléments de bases, pièces commerciales , tiers et articles, sont identifiés par un Code, proposé par défaut, chaque fois que vous créez un nouvel élément.  Exemple : Le code défini pour le premier devis est DC0001. C'est lui qui sera proposé lorsque vous créerez votre premier devis.

Par la suite, au fur et à mesure que vous créerez de nouveaux éléments, le code sera calculé dans un ordre chronologique selon le code du dernier élément saisi.  Exemple : Lorsque vous allez créer votre deuxième devis, le code proposé par défaut sera DC0002, le troisième DC0003, etc.

1.    Pour chaque type d'éléments, vous pouvez modifier cette codification en saisissant directement le numéro du premier code à prendre en compte.  Vous conservez la possibilité de modifier, à tout moment, le code de départ d'un élément. Notez toutefois que la codification des pièces commerciales doit suivre un ordre chronologique tout au long de l'année. 

La taille des codes est limitée à 20 caractères. Ce code peut être alphanumérique.

2.    Si vous êtes concerné, cochez la case Facturer en TTC par défaut

Dans ce cas, les montants HT seront recalculés depuis le TTC. 

Onglet Comptabilité

Cet onglet permet de définir les informations comptables qui seront utilisées lors du transfert en comptabilité de vos écritures. 

PPoosstteessccoommppttaabblleess

Ciel Devis Factures est livré avec des Postes comptables par défaut, mais vous pouvez les modifier afin de les mettre en concordance avec les comptes paramétrés dans votre comptabilité. 

Définissez les postes comptables dans lesquels seront enregistrées les écritures concernant vos pièces commerciales. Chaque poste doit être rattaché à un numéro de compte comptable. Le logiciel vous autorise le paramétrage de 3 postes de recette que vous affecterez aux articles selon leur nature (service, produit fini, …). 

•    poste de recette 1: indiquez le compte comptable Vente de marchandises. 

•    poste de recette 2 : indiquez le compte comptable Vente de produits finis. 

•    poste de recette 3 : indiquez le compte comptable Prestations de services. 

•    poste de banque 1 et banque 2 : vous pouvez enregistrer deux comptes bancaires différents, sur lesquels vous enregistrerez les règlements clients. Indiquez le compte de comptabilité générale dans lequel seront imputées les écritures de ce poste. Il s'agit d'un compte de sous-classe 512. 

•    poste de caisse : il est utilisé pour enregistrer les opérations effectuées en espèces. Saisissez les Libellé et Compte de comptabilité générale associés au poste de caisse. 

•    poste de CCP : si vous possédez un compte de chèques postaux, précisez également ses coordonnées comptables. 

•    produits exceptionnels et charges exceptionnelles : définissez les comptes comptables correspondant aux éventuels écarts de règlement qui vont être constatés. 

PPoosstteecclliieennttss

Chaque facture client génère une écriture comptable, mais celle-ci est toujours rattachée au même compte client pour lequel vous définissez un Libellé et un Compte comptable. 

•    Si vous cochez l'option Utiliser le code du client, l'écriture générée comportera le numéro de code du client auquel elle correspond. 

•    Si vous cochez la case Ajouter 411 devant le code, l'écriture comportera 411 devant son code.  

Exemple  : une écriture dont le code est CL0001 s'affichera 411CL0001. 

•    Si vous cochez l'option Utiliser le poste, l'écriture générée comportera toujours le même N° de poste. Par défaut, le logici el affiche le poste 411000, clients divers. Vous pouvez le modifier. 

Les préférences du dossier

Accès : menu Dossier - commande Options - Préférences

Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions.

La fenêtre Préférences

La fenêtre Préférences se présente sous la forme d'une liste contenant les différentes catégories de préférences. Pour chaque catégorie, le symbole permet d'afficher les préférences de la catégorie en question.

Sous la liste des catégories, vous disposez d'une option Voir les commentaires. Elle permet de visualiser ou non une zone d'aide où sera affiché un résumé de la préférence sélectionnée.

Au-dessus de la liste, le bouton [Modifier] permet d'ouvrir la préférence sélectionnée.

Vous obtenez le même résultat en double-cliquant sur la préférence.

Le bouton [Défaut] permet de réinitialiser la préférence sélectionnée à ses valeurs d'origine.

Les catégories

Les préférences sont classées en 8 catégories :

Générales

Codes barres

Dates

Démarrage

Tâches automatiques

Environnement

Confort

Couleurs

Graphiques

Polices

Impressions

Fond de page

Impression

Sauvegarde Restauration

Alerte sauvegarde

Sauvegarde

Etats paramétrables

Etats

Agenda

Agenda

Liaison comptable

Génération des écritures

Synchronisation des données

Réglages synchronisation

Affecter un mot de passe au dossier

Accès : menu Dossier - commande Mot de passe

Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe.

L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière étape.

La commande Mot de passe du menu Dossier ouvre la fenêtre Contrôle d'accès au dossier.

Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points, sinon elle est vide.

Créer un mot de passe

1.    Pour créer un mot de passe cliquez sur le bouton         .

La fenêtre Mot de passe s'affiche.

2.    Saisissez votre mot de passe. 

Vous pouvez indiquer un indice qui vous aidera à vous en rappeler. La liste déroulante vous propose quelques indices mais vous pouvez en créer un nouveau.

3.    Cliquez sur le bouton [Ok]. 

Le programme revient à la fenêtre Contrôle d'accès au dossier ; il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone concernée.

4.    Cliquez sur le bouton [Ok] pour fermer la fenêtre.

                Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton                            .

II Listes des clients, fournisseurs et prospects

Accès : menu Listes - commande Clients/Tiers

Trois listes accessibles en cliquant sur les onglets Clients, Fournisseurs et Prospects regroupent toutes les fiches clients, fournisseurs et prospects que vous créez.

Pour établir les factures de vos clients avec Ciel Devis Factures, il est préférable de créer une fiche pour chacun d’eux.

LLeess ccoommmmaannddeess

Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre Les filtres (recherches) du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.

Les icones

Les petits icones placés sur le côté droit permettent successivement de définir les propriétés de la liste, un aperçu de la sélection avant impression de la liste, l'Impression de la sélection de la liste et d'autres fonctionnalités comme l'édition de graphiques, l'export de la sélection, etc. 

Les colonnes affichées

Pour modifier l'affichage des colonnes, ouvrez le menu contextuel (clic droit sur l'entête d'une colonne) puis sélectionnez la commande Modifier les colonnes.  La fenêtre Colonnes affichées s'ouvre.

Colonnes affichées

Vous retrouvez, sur la gauche, toutes les colonnes qui peuvent être affichées ; sur la droite, celles qui sont actuellement affichées dans la liste.

•    Utilisez les boutons au centre pour [Ajouter>>] ou [<<Enlever] des colonnes.

•    Le bouton [Défaut] annule toutes vos personnalisations et réaffecte les colonnes de base.

La case Voir les commentaires ajoute une zone dans laquelle sera affiché le commentaire de la rubrique sélectionnée.

En cochant la case Afficher les options, des informations complémentaires sont disponibles :

•    Trier les rubriques par nom : pour faciliter les recherches des rubriques à afficher, cette option permet de trier les rubriques sur leur nom.

•    Afficher l’extensions des fichiers : cette fonctionnalité permet d'ajouter, à la fin du nom de chaque fichier, une extension indiquant son nom abrégé.

•    Afficher le type des rubriques : permet d'indiquer à la suite du libellé le type de chaque rubrique (texte, date, numérique, monnaie, etc.).

Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.

Nouveau client, fournisseur ou prospect

Accès : menu Listes - commande Clients/Tiers -bouton. CREER

Créer une fiche client

Un nouveau Code client vous est proposé. Les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.

        •     Saisissez le Nom du client. 

L'icone       vous permet d'ajouter un commentaire.

LL''oonngglleettFFiicchhee

• Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, téléphone, fax, adresse E-mail, etc.)

LL''oonngglleettCCoommpplléémmeenntt

L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers selon des caractéristiques communes. 

1.    Choisissez une famille à l'aide de l'icone d’appel de liste ou bien créezen une nouvelle à l'aide du bouton [Créer].    

2.    De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier.

3.    Définissez, dans la zone Autorisé, le  montant maximum des factures dues que vous autorisez à votre client. 

La zone Actuel affiche automatiquement l'encours du client. 

LL''oonngglleettCCoonnttaacctt

Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact.

•     Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer uncontact].

Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client.

Les contacts sont également accessibles depuis la Liste des contacts dans la barre d'outils ou bien par le menu Listes, commande Contacts.

Créer une fiche fournisseur

Vous pouvez créer une fiche pour chacun des fournisseurs auprès desquels vous vous approvisionnez régulièrement. En revanche, il n'est pas nécessaire de créer une fiche pour des fournisseurs occasionnels. C'est le cas par exemple des petites dépenses courantes (courses, frais de réception, etc.). 

La création d'une fiche fournisseur est semblable à celle d'un client. Cependant, dans l'onglet Complément, vous n'avez que la Famille à renseigner.  Créer une fiche prospect

Les prospects, clients potentiels, peuvent également être répertoriés dans Ciel Devis Factures, en attendant leur première facture. 

Vous pourrez leur adresser des mailings personnalisés leur faisant part de vos offres et propositions commerciales ou encore leur faire parvenir des devis par messagerie électronique. Si vous avez un contact précis chez ce prospect, vous pouvez également noter ses coordonnées. 

La création d'une fiche prospect est semblable à celle d'un client.

        •     Validez la création du client, fournisseur ou prospect en cliquant sur [OK].

Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un client, fournisseur ou prospect, et d’en recréer un autre immédiatement. En effet, la fenêtre de créationreste active.

Liste des contacts

Accès : menu Listes - commande Contacts.

Les contacts définis pour les clients, fournisseurs et prospects sont regroupés dans une seule liste : la Liste des contacts. 

Vous pouvez y ajouter les coordonnées d'autres personnes (votre banquier, votre avocat) ou d'administrations (centre des impôts, caisse de retraite, etc.). Cette liste de contacts peut donc être également utilisée comme un répertoire. 

LLeessccoommmmaannddeess

créer un contact

modifier un contact 

 supprimer un contact 

Nouveau contact

Accès : menu Listes - commande Contacts -

Que les contacts soient créés à partir d'une fiche Tiers ou directement dans la liste des contacts, les informations à renseigner sont identiques. 

1.    Indiquez la Civilité du contact puis saisissez ses nom et prénom dans la zone Nom.

2.    Déterminez sa Fonction

3.    Spécifiez ses coordonnées téléphoniques et fax. Précisez son e-mail (adresse électronique). 



4.    Vous pouvez noter des observations concernant ce contact dans la zone texte réservée à cet effet ; celle-ci présente quelques outils pour mettre en forme votre texte. 

5.    Si votre contact est relié à un tiers, sélectionnez celui-ci à partir de la zone Tiers.

Validez la création du contact en cliquant sur le bouton [OK].

Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un contact et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau contact reste active.

Liste des articles

Accès : menu Listes - commande Articles.

Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans Ciel Devis Factures, vous devez créer des articles ou prestations correspondant aux produits que vous vendez. Cette liste regroupe tous les articles que vous créez.

LLeessccoommmmaannddeess

créer un article

modifier un article 

supprimer un article 

Créer un article

Accès : menu Listes - commande Articles  Dans la fenêtre Nouvel article :

1.    Définissez le Code (alphanumérique) de l’article.

2.    Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions.

3.    Saisissez le Libellé complet de l'article. L'icone            vous permet d'ajouter un commentaire.

Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.).

Lorsque vous indiquez un libellé et une description, c'est la description qui est récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de description, c'est le libellé de l'article qui est repris.

4.    Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté.

5.    Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé.

Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule : Prix vente HT -

Prix de revient = Marge HT.

6.    Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant. 

Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement.

7.    Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icone d'appel de liste.

        •     Validez la création de l'article en cliquant sur [OK].

Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création de l'article et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvel article reste active.

Liste des modes de paiement

Accès : menu Listes - commande Modes de paiement

Cette liste regroupe les modes de paiement que vous créez.

Les pièces commerciales que vous enregistrez nécessitent un mode de paiement spécifique. Ils peuvent être ensuite affectés par défaut à un poste de trésorerie afin de faciliter les opérations de saisie. 

A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.

CCrrééeerruunnmmooddeeddeeppaaiieemmeenntt

Accès : menu Listes - commande Modes de paiement -boutonDans la fenêtre Nouveau mode de paiement :

1.    Définissez le Code (alphanumérique) du mode de paiement et indiquez un Libellé.

2.    Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection            .

Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc.

Les types de paiement sont définis dans l'application. Vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux.

3.    Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icone d'appel de liste         . La zone Echéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client. 

4.    L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur le bouton [Modifier]. Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche.  

        •     Validez la création du mode de paiement en cliquant sur [Ok]. 

Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création du mode de paiement et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau mode de paiement reste active.

Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste.

Liste des taux de TVA

Accès : menu Listes - commande Taux de TVA

Cette liste regroupe les taux de TVA prédéfinis par le logiciel et les plus couramment utilisés.

NNoouuvveeaauuTTaauuxx

Accès : menu Listes - commande Taux de TVA  Dans la fenêtre Nouveau taux de TVA :

1.    Saisissez le code puis le taux.

2.    Précisez le Poste TVA collectée ainsi que son Libellé

3.    Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la création.

Préparer un mailing

Accès : menu Relations clients - commande Préparer un mailing

Cette commande vous permet de réaliser des mailings pour vos prospects, clients ou fournisseurs, à partir d'une lettre type que vous avez précédemment créée.

PPrriinncciippee

Vous créez un modèle correspondant à une lettre type dans laquelle vous distinguez le texte commun des informations variant d'une lettre à l'autre (nom du client, adresse, etc.). Ces informations sont définies à l'aide de variables. 

Vous pouvez dupliquer le modèle de mailing Standard en vue de l'adapter à vos besoins. 

Une fois la lettre type réalisée, vous sélectionnez les tiers à qui vous allez l'envoyer.

1.    Activez la commande Préparer un mailing du menu Relations clients

2.    Dans la liste des états disponibles, double-cliquez sur le modèle que vous souhaitez imprimer. 

Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les sélections nécessaires à l'édition de votre mailing. 

3.    Sélectionnez les tiers auxquels vous voulez envoyer votre mailing : clients, fournisseurs, prospects.

Pour chaque type de tiers retenu, vous pouvez affinez la sélection en cochant une des options proposées :

•    Tous les

•    De la famille Choisissez le mode de sortie de l'édition (Trié par) : Nom, Code postal ou Type.

4.    Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK].

La fenêtre Mise en page s'affiche pour que vous puissiez vérifier le paramétrage de votre imprimante et du format d'impression. 

Préparer un devis

Accès : menu Relations clients - commande Préparer undevis.

Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le sélectionnant dans la liste des devis et en appelant la commande Dupliquer du menu contextuel (clic droit).

À l'appel de la commande Préparer un devis, le logiciel affiche la liste des clients et prospects existants.

•    Sélectionnez celui auquel est adressé le devis puis cliquez sur le bouton [OK].  Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client ou du prospect  Dans la fenêtre Nouveau devis

définis dans l'onglet Facturation des Paramètres facturation du menu

Dossier.

La date de travail est proposée comme Date du devis. 

La Date de validité correspond à la date à laquelle l'éventuelle facture, issue du devis, devra être payée par le client. Elle est fixée en fonction du mode de paiement que vous avez choisi. 

•    Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icones du calendrier ou des dates prédéfinies          situés en fin de zone.

•    Informations client/prospect

Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. 

•    Vous pouvez modifier ces informations. 

Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icone d'appel de liste         situé en fin de zone.

SSaaiissiisssseezz  lleess  aarrttiicclleess  ddaannss  llee  ccoorrppss  dduu  ddeevviiss

Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis. 

La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. 

Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes : 

1.    Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icone d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide.  

Pour saisir un article non référencé

2.    Appuyez sur la touche <Tabulation> ou <Entrée> pour passer à la zone suivante. 

Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. 

3.    Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 

4.    Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1) puis appuyez sur la touche <Tabulation> ou <Entrée>.

Les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées.  Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants présentés dans le pied du devis est calculé. 

CCoommpplléétteezz  eett  vvéérriiffiieezz  lleess  ddoonnnnééeess  dduu  ppiieedd  dduu  ddeevviiss

Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT.

•    Saisie d'une remise globale

Vous pouvez déterminer un taux de remise globale, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en saisissant une valeur dans la zone Montant. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement. 

•    Saisie d'un acompte

Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant dans la zone Acompte

Les autres zones de la partie Total pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans le devis. 

•    Une fois toutes les informations définies, validez le devis en cliquant sur le bouton [OK]. 

Facturer un client

Accès : menu Relations clients - commande Facturer un client.

C'est à partir de cette commande que vous créez vos nouvelles factures. 

Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants par

       la commande Devis du menu Listes, bouton                               .

À l'appel de la commande, le logiciel affiche la liste des clients existants. 

• Sélectionnez celui auquel est adressée la facture puis cliquez sur le bouton [OK].  

Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client  Dans la fenêtre Nouvelle facture

RReennsseeiiggnneezz  ll''eenn--ttêêttee  ddee  llaa  ffaaccttuurree

•    Informations pièce et règlement

Le Numéro de pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro de la dernière facture créée. 

Si vous créez votre première facture, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet Facturation des Paramètres facturation du menu Dossier

La date de travail est proposée comme Date de la facture. 

La Date d'échéance correspond à la date à laquelle la facture devra être payée par le client. Elle est fixée en fonction du mode de paiement que vous avez choisi. 

•    Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icones du calendrier ou des dates prédéfinies           situés en fin de zone.

•    Informations client

Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. 

•    Vous pouvez modifier ces informations. 

Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icone d'appel de liste         situé en fin de zone.

SSaaiissiisssseezz  lleess  aarrttiicclleess  ddaannss  llee  ccoorrppss  ddee  llaa  ffaaccttuurree

Vous allez maintenant créer les différentes lignes de la facture. 

La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date d'échéance renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie.  Pour chacune des lignes de la facture, vous renseignez les informations suivantes : 

1.    Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icone d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide.  

Pour saisir un article non référencé  : ne renseignez pas la zone Code article. Dans la zone Description article, saisissez votre description. 

2.    Appuyez sur la touche <Tabulation> ou <Entrée> pour passer à la zone suivante. 

Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. 

3.    Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 

4.    Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1) puis appuyez sur la touche <Tabulation> ou <Entrée>.

Les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées.  Chaque fois que vous validez une ligne de la facture, le récapitulatif des montants présentés dans le pied de la facture est calculé. 

CCoommpplléétteezz  eett  vvéérriiffiieezz  lleess  ddoonnnnééeess  dduu  ppiieedd  ddee  llaa  ffaaccttuurree

•    Facturer en TTC

Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT.

•    Saisie d'une remise globale

Vous pouvez déterminer un taux de remise globale, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en saisissant une valeur dans la zone Montant. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement. 

•    Saisie d'un acompte

Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre facture, vous pouvez saisir son montant dans la zone Acompte

Les autres zones de la partie Total pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans la facture. 

•    Une fois toutes les informations définies, validez la facture en cliquant sur le bouton [OK]. 

Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement de la facture et vous propose d'effectuer différents traitements.

Etablir un avoir

CCrrééeerr  uunn  aavvooiirr

Accès : menu Relations clients - commande Etablir un avoir.

Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces. 

À l'appel de cette commande, le logiciel affiche la liste des clients existants. 

•     Sélectionnez celui auquel est adressée l'avoir puis cliquez sur le bouton [OK].  Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client  Dans la fenêtre de création d'un avoir : 

RReennsseeiiggnneezz  ll''eenn--ttêêttee  ddee  ll''aavvooiirr

•    Informations pièce et règlement

•    Informations client

SSaaiissiisssseezzlleessaarrttiicclleessddaannsslleeccoorrppssdd''aavvooiirr

CCoommpplléétteezz  eett  vvéérriiffiieezz  lleess  ddoonnnnééeess  dduu  ppiieedd  ddee  ll''aavvooiirr

•     Une fois toutes les informations définies, enregistrer l'avoir en cliquant sur le bouton [OK]. 

L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé.

Vous pouvez le consulter à partir de la liste des avoirs (commande Avoirs du menu Listes).

EEttaabblliirr  uunn  aavvooiirr  dd''aannnnuullaattiioonn  ddee  ffaaccttuurree

Accès : menu Listes - commande Factures

Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous évitez ainsi une double saisie des informations. 

À partir de cette commande, vous créez des avoirs sur les factures clients existantes.

Pour cela, les factures doivent préalablement être créées et validées. 

Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être enregistré.

1.    Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez établir un avoir

                puis cliquez sur le bouton                          . 

2.    Si la facture n'est pas validée , Ciel Devis Factures vous propose de le faire. Cliquez sur [Oui] pour effectuer ce traitement, sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'avoir. 

Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra d'annuler la facture.  

Si la facture est validée et réglée , un message vous informe que l'avoir généré sera un avoir total. 

3.    Cliquez sur [Oui] pour enregistrer l'avoir. 

Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique et la colonne Reste à payer est à zéro. 

Il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs.

EEttaabblliirr  uunn  aavvooiirr  ttoottaall

Accès

Un avoir total s'établit à partir d'une facture préalablement validée et réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture partiellement réglée. 

1. Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez établir un avoir

                total puis cliquez sur le bouton                         . 

Le logiciel vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total.

3. Cliquez sur [Oui] pour enregistrer l'avoir. 

Dans la liste des avoirs, l'avoir apparaît en italique.

Le Solde dû de la facture est à zéro. Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Total TTC de l'avoir sera égal au Total TTC de la facture. 

Encaisser un règlement

Accès : menu Mon argent - commande Encaisser un règlement

Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. 

La date de travail est proposée comme Date de règlement. 

Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du menu dossier. 

Le Libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez le modifier. 

1.    Choisissez le Client pour lequel vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de recherche rapide ou en cliquant sur l'icone d'appel de liste . Puis validez-le en appuyant sur la touche <Tabulation> ou

<Entrée> de votre clavier.

La liste de toutes les factures et avoirs validés établis pour ce client mais impayés à ce jour est présentée dans la partie basse Liste des factures et avoirs validés non réglés

2.    Choisissez le Poste de trésorerie puis validez-le en appuyant sur la touche

<Tabulation> ou <Entrée> de votre clavier. 

Le Mode de paiement est proposé par défaut selon les informations définies dans la fiche du client. Vous pouvez le modifier. 

3.    Dans la Liste des factures et avoirs validés non réglés, sélectionnez la facture à régler.

Le montant s'affiche dans la zone Sélection

4.    Cliquez sur l'icone    pour passer le montant dans la zone Réglé

La facture étant totalement réglée, la valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Si ce n'était pas le cas, les zones Reste et Reste à ventiler indiqueraient le montant restant dû sur la facture et le montant restant à ventiler. 

5.    Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement.

Vous pouvez le consulter en utilisant la commande Règlements du menu Listes.  Dans Liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique rouge

Règlement total d'une facture

Le règlement du client correspond exactement (ou est supérieur) au Solde dû d'une facture. 

1.    Dans la liste des factures (menu Listes), sélectionnez celle à régler puis

                cliquez sur le bouton                  .

Dans la fenêtre qui s'affiche, la somme à régler renseigne automatiquement la zone Réglé

2.    Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement. 

Vous pouvez aussi effectuer le règlement total d'une facture à partir de la commande Encaisser un règlement.

RRèègglleemmeenntt  ttoottaall  ddee  pplluussiieeuurrss  ffaaccttuurreess

Le règlement client correspond exactement (ou est supérieur) aux montants de plusieurs factures. 

Exemple : Le règlement du client de 1838,06 Euros couvre les factures FC0044 (de 919,03 €) et FC0051 (919,03 €). 

1.    Activez la commande Encaisser un règlement du menu Mon argent

2.    Vérifiez les informations qui s'affichent automatiquement : la Date, le Code et le Libellé

3.    Sélectionnez le Client concerné. 

La liste des factures et avoirs validés non réglés du client s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre.

4.    Dans cette liste, sélectionnez les factures correspondant au règlement cité dans notre exemple. 

Le montant dû de ces deux factures s'affiche dans les zones Sélection et Reste

5.    Cliquez sur l'icone    pour passer le montant dans la zone Réglé.

6.    Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement. 

Règlement partiel d'une facture

Le règlement du client est inférieur au montant dû d'une facture. 

1.    Dans la liste des factures (menu Listes), sélectionnez celle à régler

                partiellement puis cliquez sur le bouton                  .

2.    Saisissez le montant du règlement client dans la zone Réglé

Le montant restant dû est calculé automatiquement et affiché dans la zone Reste



3.    Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement partiel. 

Un message vous indique que le montant saisi ne correspond pas au montant total de la pièce sélectionnée et vous demande de confirmer votre règlement. 

4.    Validez en cliquant sur le bouton [Oui]. 

La fenêtre qui s'affiche vous rappelle les caractéristiques du règlement et vous propose : 

•    d'effectuer un règlement partiel de la facture et de ne pas solder la facture 

•    ou de solder définitivement la facture et de générer alors un écart de règlement négatif (perte) 

5. Cliquez sur le bouton [Oui] pour enregistrer le règlement partiel. 

La facture réglée partiellement est affichée en gras dans la liste des factures. La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement, et la colonne Reste à payer indique le montant restant dû. 

Vous pouvez aussi effectuer le règlement partiel d'une facture à partir de la commande Encaisser un règlement.

RRèègglleemmeenntt  ppaarrttiieell  ddee  pplluussiieeuurrss  ffaaccttuurreess

Le règlement du client correspond à une partie seulement du montant global de plusieurs factures. 

1.    Activez la commande Encaisser un règlement du menu Mon argent

2.    Vérifiez les informations qui s'affichent automatiquement : la Date, le Code et le Libellé

3.    Sélectionnez le Client concerné. 

La liste des factures et avoirs validés non réglés du client s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre.

4.    Dans cette liste, sélectionnez toutes les factures à régler. 

5.    Saisissez le montant du règlement client dans la zone Réglé puis cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement partiel. 

Un message vous indique que le montant saisi ne correspond pas au montant total de la pièce sélectionnée et vous demande de confirmer votre règlement. 

6.    Validez en cliquant sur le bouton [Oui]. 

La fenêtre qui s'affiche vous rappelle les caractéristiques du règlement et vous propose : 

•    d'effectuer un règlement partiel de la facture et de ne pas solder la facture 

•    ou de solder définitivement la facture et de générer alors un écart de règlement négatif (perte) 

7. Cliquez sur le bouton [Oui] pour enregistrer le règlement partiel. 

Le logiciel solde alors toutes les échéances possibles en commençant par la première facture de la liste que vous avez sélectionnée. 

Ciel Devis factures utilise ensuite le reste du montant perçu pour régler le maximum de l'échéance suivante et ainsi de suite jusqu'à ce que le montant perçu de la part du client soit à zéro.

Gérer les écarts de règlement

Vous avez la possibilité de gérer les écarts de règlement de deux façons : 

•    Montant réglé inférieur au montant total de la facture

Si vous saisissez, dans la zone Réglé, un montant inférieur au montant total de la facture, un message vous signale un écart de règlement lorsque vous cliquez sur le bouton [OK], et vous demande de confirmer le règlement.  Si vous cliquez sur [Oui], la fenêtre qui apparaît vous rappelle les caractéristiques du règlement et vous propose :

•    d'effectuer un règlement partiel de la facture et de ne pas solder la facture. Dans ce cas, cliquez sur [Oui]. La facture n'est pas soldée et le solde reste dû. 

•    de solder définitivement la facture et de générer alors un écart de règlement négatif. Dans ce cas, cliquez sur [Non]. Ciel Devis Factures passe alors l'écart de règlement en perte et solde la facture. 

•    Montant réglé supérieur au montant total de la facture

Si vous saisissez, dans la zone Réglé, un montant supérieur au montant total de la facture, un message vous signale un écart de règlement lorsque vous cliquez sur le bouton [OK], et vous demande de confirmer le règlement.  Si vous cliquez sur [Oui], Ciel Devis Factures passe alors l'écart de règlement en profit et solde la facture.

Règlement entre une facture et un avoir

LLee  mmoonnttaanntt  ddee  llaa  ffaaccttuurree  àà  rréégglleerr  eesstt  ééggaall  aauu  mmoonnttaanntt  ddee  ll''aavvooiirr

Si le montant de la facture correspond au montant de l'avoir, l'avoir va compenser la facture. Il y aura donc un règlement d'un montant nul. 

1.    Sélectionnez dans la liste des factures et avoirs validés non réglés les pièces en question.

Le montant à régler étant égal à zéro, rien ne s'affiche dans la zone Sélection

2.    Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement.

 Ciel Devis Factures solde et règle les deux pièces. La colonne Reste à payer de la facture et de l'avoir est à zéro. 

LLee  mmoonnttaanntt  ddee  llaa  ffaaccttuurree  àà  rréégglleerr  eesstt  ééggaall  aauu  mmoonnttaanntt  ddee  ll''aavvooiirrmmaaiiss  llee  cclliieenntt  aa  éémmiiss  uunn  rrèègglleemmeenntt

Exemple : La facture est de 500 Euros et l'avoir de 500 Euros. Le montant du règlement reçu est de 1000 Euros.

1.    Sélectionnez dans la liste des factures et avoirs validés non réglés les pièces en question.

La zone Sélection reste vide étant donné que les deux montants s'annulent. 

2.    Saisissez le montant versé dans la zone Réglé.

Le logiciel indique alors qu'il vous reste à ventiler 1000 Euros sur les factures et avoirs validés non réglés. 

3.    Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement. 

Un message vous informe que le règlement indiqué ne correspond pas strictement au total des pièces sélectionnées et vous demande de confirmer votre règlement. 

4.    Validez en cliquant sur le bouton [Oui]. 

La fenêtre qui s'affiche vous informe que le montant réglé est supérieur au montant total des factures et avoirs sélectionnés et vous propose :

•    de mettre à jour l'avoir

Pour cela, cliquez sur [Oui]. Le logiciel solde et règle la facture. Le montant de l'avoir va venir en complément du montant payé par le client pour régler la facture. L'avoir est alors mis à jour et pourra être utilisé en déduction d'une prochaine facture à régler.

•    de solder l'avoir et de générer un écart de règlement

Pour cela, cliquez sur [Non]. Le logiciel solde et règle la facture. L'avoir est soldé et le montant Reste à ventiler vous indique le montant du profit.

LLee  mmoonnttaanntt  ddee  llaa  ffaaccttuurree  àà  rréégglleerr  eesstt  ssuuppéérriieeuurr  aauu  mmoonnttaanntt  ddee  ll''aavvooiirr

Exemple : La facture est de 100 Euros et l'avoir de 50 Euros. 

1.    Sélectionnez dans la liste des factures et avoirs validés non réglés les pièces en question.

Le montant à régler s'affiche dans la zone Sélection, le logiciel faisant la différence entre le montant de la facture et celui de l'avoir, soit 50 Euros. 

2.    Cliquez sur l'icone    pour passer le montant dans la zone Réglé.

Les zones Reste et Reste à ventiler sont vides. 

3.    Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement. 

Ciel Devis Factures solde les deux pièces. La colonne Reste à payer est à zéro. 

LLee  mmoonnttaanntt  ddee  llaa  ffaaccttuurree  àà  rréégglleerr  eesstt  ssuuppéérriieeuurr  aauu  mmoonnttaanntt  ddeell''aavvooiirr,,  eett  llee  rrèègglleemmeenntt  éémmiiss  ppaarr  llee  cclliieenntt  ssuuppéérriieeuurr  aauu  mmoonnttaanntt  ddûû

Exemple : La facture est de 358.80 Euros et l'avoir de 179.40 Euros. Le règlement est lui de 180 Euros. 

1.    Sélectionnez dans la liste des factures et avoirs validés non réglés les pièces en question.

Le montant à régler s'affiche dans la zone Sélection, le logiciel faisant la différence entre le montant de la facture et celui de l'avoir, soit 179.40 Euros. 

2.    Indiquez le montant de votre règlement dans la zone Réglé.

La zone Reste est vide et la zone Reste à ventiler indique 0.60 correspondant au trop perçu. 

3.    Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement. 

Un message vous informe que le règlement indiqué ne correspond pas strictement au total des pièces sélectionnées et vous demande de confirmer votre règlement. 

4.    Validez en cliquant sur le bouton [Oui]. 

La fenêtre qui s'affiche vous informe que le montant réglé est supérieur au montant total des factures et avoirs sélectionnés et vous propose :

•    de mettre à jour l'avoir

Pour cela, cliquez sur [Oui]. Le logiciel solde et règle la facture. L'avoir est mis à jour de la manière suivante : le trop perçu réglé par le client s'affichera dans la colonne Reste à payer de l'avoir. Le trop perçu pourra alors venir en déduction d'une prochaine facture à régler.

•    de solder l'avoir et de générer un écart de règlement

Pour cela, cliquez sur [Non]. Le logiciel solde et règle la facture. L'avoir est soldé ; le trop perçu passera en profit.

LLee  mmoonnttaanntt  ddee  llaa  ffaaccttuurree  àà  rréégglleerr  eesstt  iinnfféérriieeuurr  aauu  mmoonnttaanntt  ddee  ll''aavvooiirr

Exemple : La facture est de 50 Euros et l'avoir de 100 Euros. 

1.    Sélectionnez dans la liste des factures et avoirs validés non réglés les pièces en question.

Le montant à régler s'affiche dans la zone Sélection, le logiciel faisant la différence entre le montant de la facture et celui de l'avoir, soit -50 Euros. 

2.    Cliquez sur l'icone    pour passer le montant dans la zone Réglé Les zones Reste et Reste à ventiler sont vides. 

3.    Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement. 

Ciel Devis Factures solde les deux pièces. La colonne Reste à payer des pièces est à zéro. 

Consulter un compte client

Accès : menu Relations clients - commande Consulter un compte client  À partir de cette commande, vous pouvez, pour un client donné : lui envoyer une lettre de relance, un e-mail, consulter son site Web, accéder à sa fiche pour lui apporter d'éventuelles modifications ou encore éditer des statistiques. 

•     Choisissez le Code du client dans la liste de recherche rapide ou en cliquant sur l'icone d'appel de liste         , puis appuyer sur la touche <Entrée> ou <Tabulation>.

Le nom du client s'affiche dans la zone Nom et les données le concernant renseignent les différents onglets.

EEnnvvooyyeerr  uunn  ee--mmaaiill  aauu  cclliieenntt

Pour envoyer un message électronique à votre client, vous devez avoir préalablement installé un modem et une messagerie électronique sur votre ordinateur. 

1.    Cliquez sur le bouton          . 

Votre messagerie électronique s'ouvre.

2.    Si aucune adresse électronique n'est déclarée pour le client auquel vous voulez faire parvenir un message, vous devez saisir son adresse.  Si cette adresse a déjà été renseignée dans la fiche du client, elle est récupérée comme adresse du destinataire. 

3.    Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée. 

SSttaattiissttiiqquueess

Le bouton                              calcule automatiquement des statistiques sur l'ensemble 

des pièces commerciales du client. 

EEnnvvooyyeerr  uunnee  rreellaannccee  aauu  cclliieenntt

Le bouton                                  vous permet d'effectuer une relance pour le client.

Relancer un client

Accès : menu Relations clients - commande Relancer un client

Cette commande vous permet d'envoyer une lettre de relance à un ou plusieurs clients n'ayant pas réglé leurs factures à la date d'échéance. 

1.    Dans la liste des états disponibles, double-cliquez sur l'état que vous souhaitez imprimer. 

Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les sélections nécessaires à l'édition de vos relances. 

2.    Sélectionnez les Clients auxquels vous voulez envoyer une lettre de relance : 

•    Tous: tous les clients existants seront sélectionnés. 

•    Le client: indiquez le code du client auquel vous voulez envoyer une relance. Vous pouvez utiliser l'icone d'appel de liste      pour le sélectionner. 

•    De la famille: seuls les clients appartenant à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés. Vous pouvez utiliser l'icone d'appel de liste pour sélectionner la famille. 

3.    Dans la partie Critères, zone Factures non réglées et échues au, indiquez la date d'échéance à laquelle les factures auraient dû être réglées. 

Vous pouvez affiner la sélection des factures en indiquant le nombre de jours correspondant au Dépassement de la date d'échéance ainsi que le mode de paiement utilisé pour les factures. 

4.    La sélection peut aussi être réalisée en fonction de deux autres critères par rapport aux Factures : 

•    D'un montant minimal  : toutes les factures dont le montant TTC est inférieur à celui que vous indiquez ne seront pas sélectionnées. 

•    De l'encours client autorisé  : dans ce cas, c'est le montant de l'encours, défini dans la fiche de chaque client, qui est utilisé comme critère de sélection. 

5.    Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK].

La fenêtre Mise en page s'affiche pour que vous puissiez vérifier le paramétrage de votre imprimante et du format d'impression. 

Rapport des ventes

Accès : menu Mon argent - commande Rapport des ventes

Le rapport des ventes présente, pour chaque client sélectionné, le détail des factures et avoirs, classé par article. Un cumul par article et un par client sont également calculés. Le rapport des ventes peut être consulté sous la forme d'un tableau récapitulatif. 

1.    Dans la partie Clients, sélectionnez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport des ventes : 

•    Tous  : tous les clients pour lesquels une pièce commerciale a été créée seront sélectionnés. 

•    Le client  : indiquez le code du client pour lequel vous souhaitez imprimer le rapport des ventes. Vous pouvez utiliser l'icone d'appel de liste          pour le sélectionner. 

•    De la famille  : seuls les clients appartenant à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés. Vous pouvez utiliser l'icone d'appel de liste pour sélectionner la famille. 

2.    Dans la partie Articles, sélectionnez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport des ventes : 

•    Tous  : tous les articles existants seront sélectionnés. 

•    L'article  : indiquez le code de l'article pour lequel vous souhaitez imprimer le rapport des ventes. Vous pouvez utiliser l'icone d'appel de liste          pour le sélectionner. 

•    De la famille  : seuls les articles appartenant à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés. Vous pouvez utiliser l'icone d'appel de liste pour sélectionner la famille. 

3.    Définissez la période à prendre en compte dans les zones Du et Au. Toutes les pièces dont la date est comprise dans cette période seront sélectionnées.

                L'icone     présentée à la fin des zones ouvre le calendrier. 

4.    Cliquez sur [OK].

5.    Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez le mode de sortie du rapport des ventes en cliquant sur le bouton correspondant : 

•    [Ecran] : pour consulter le tableau sur votre écran dans la fenêtre Aperçu.

•    [Imprimer] : pour imprimer le tableau sur papier.

Générer les écritures comptables

Accès : menu Traitements - commande Liaison comptable

La première fois que vous activez cette commande, le logiciel vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être faits. 

1.    Cliquez sur le bouton [Oui] puis effectuez ces réglages dans la fenêtre

Génération des écritures

Une fois ces réglages effectués, Ciel Devis Factures passe à l'étape suivante qui vous sera ensuite proposée directement à l'appel de la commande Liaison Comptable.

2.    Vous pouvez définir les dates des écritures à transférer dans les zones Du et au.

Le fichier de destination est affiché pour information et l'option de visualisation des écritures peut encore être modifiée indépendamment des réglages précédemment effectués. 

3.    Cliquez sur [Ok] pour lancer le traitement. 

Un fichier d'export est alors généré. Il sera repéré à la prochaine ouverture de Ciel Compta qui incorporera les écritures. 

Purges

Accès : menu Traitements - commande Purges

Ce traitement consiste à supprimer les pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis, factures, avoirs et règlements). 

1.    Indiquez la date jusqu'à laquelle les pièces seront purgées en la saisissant directement ou bien en utilisant les icones du calendrier ou des dates prédéfinies. 

2.    Par défaut, Ciel Devis Factures sélectionne tous les types de pièces commerciales mais vous pouvez décocher la case correspondant aux pièces que vous souhaitez conserver. 

3.    Cliquez sur le bouton          . 

Une fenêtre vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre demande.

4.    Validez en cliquant sur [Oui].

Un message d'avertissement vous rappelle qu'il est préférable d'effectuer une sauvegarde avant de lancer une purge.

•    Si vous cliquez sur le bouton, choisissez l'emplacement des données qui vont être sauvegardées. Le logiciel effectue la sauvegarde, purge les pièces et revient à la fenêtre principale. 

•    Si vous cliquez sur, ce qui n'est pas conseillé, le logiciel effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale. 

Les pièces commerciales sont purgées jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements qui y sont liés.

Si certains avoirs ou factures étaient réglés partiellement, ils ne pourront pas être purgés.

SSaauuvveeggaarrddeessuurrddiissqquueetttteeoouulleecctteeuurr

Accès : menu Dossier - commande Sauvegarde

Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage.

Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.

SSaauuvveeggaarrddeessuurrddiissqquueettttee

1.    Insérez une disquette formatée dans votre lecteur.

2.    Activez la commande Sauvegarde du menu Dossier (également disponible depuis la barre d'outils).

3.    Un message vous demande de choisir l'emplacement où seront sauvegardées vos données, par défaut il sélectionne Disquette 3½ (A:). Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer la procédure de sauvegarde ; une fois celle-ci terminée le programme vous informe que la sauvegarde est réussie.

Vous pouvez indiquer des préférences de sauvegarde en activant le menu Dossier, commande Options -Préférences - Sauvegarde.

Sauvegarde sur un autre support

Le principe est le même si vous souhaitez sauvegarder votre dossier sur un disque dur externe ou un autre support. Sélectionnez votre support et cliquez sur le bouton [Ok].

Restauration

Accès : menu Dossier - commande Restauration

Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.

Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement.

1.    Activez la commande Restauration du menu Dossier

Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre Restauration .

2.    Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : 

•    Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées  : si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. 

•    Restaurer une copie du dossier sauvegardé  : cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. 

•    Mode avancé  : sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. 

Par défaut, l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées est sélectionnée.

3.    Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. 

4.    Dans la fenêtre qui s'affiche, vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiezles, si besoin est.

5.    Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. 

Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant].

6.    Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. 

Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].

Gestion des dossiers

Accès : menu Dossier - commande Options - Utilitaires - Dossier

Cet utilitaire vous permet d'effectuer certaines modifications dans vos dossiers Ciel. Dans la fenêtre Gestion des dossiers, une liste présente la ou les sociétés existantes, et pour chaque société le ou les dossiers qu'elle contient.

•    Pour renommer la société ou le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton [Renommer].

•    Pour supprimer la société ou le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton

[Supprimer].



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