Introduction à l’utilisation du logiciel Ciel Compta

Introduction à l’utilisation du logiciel Ciel Compta

...

Installation des applications Ciel pour Windows

q Configuration matériel conseillée

Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitements :

• Pentium 133Mhz minimum
• 32 Mo RAM en version monoposte ou 64 Mo RAM pour un poste client en version réseau
• 64 à 128 Mo RAM pour un poste serveur en version réseau
• 80 Mo d’espace disque disponible pour l’installation
• Résolution écran 800*600 minimum (SVGA)
• WindowsTM95, 98, 2000, XP ou NT

Pour imprimer :

• Une imprimante laser, jet d’encre ou matricielle 24 aiguilles

q Procédure d’installation 1 . A partir du CD-Rom

• Munissez-vous du CD-Rom d'installation.
• Démarrez votre micro-ordinateur.
• Insérez le CD-Rom dans le lecteur concerné et laissez-le démarrer automatiquement.

Installation de l'application

2 . Indiquez votre nom ainsi que le nom de votre société

3 . Choisissez le répertoire d’installation

Le nom du répertoire dans lequel seront copiés les fichiers de l’application est proposé. Il sera crée automatiquement au cours de la procédure d’installation. Vous pouvez le modifier.

Pour ce faire :

- Cliquez sur le bouton [Parcourir].

Partie 1

- Dans la fenêtre Choix du répertoire, cliquez sur le nom de celui concerné ou saisissez-le à la zone Chemin d’accès.

- Validez votre choix en cliquant sur [OK].

- Cliquez ensuite sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.

4. Fichiers de sauvegarde
5. Indiquez le groupe de programme (par défaut « Ciel »)

Par défaut, les icônes permettant le démarrage de l’application vont être installées dans le groupe de programmes nommé Ciel. Vous pouvez les enregistrer dans un autre groupe de programmes.

Installation de l'application

- Dans la liste des dossiers existants, cliquez sur le titre de votre choix. Si aucun des dossiers présentés ne vous convient, vous pouvez saisir le nom du nouveau dossier directement dans la zone Dossier programmes. Il sera crée lors de l’installation.

- Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.

6. Sélectionner les composants que vous voulez installer

+ Help files : Fichier d’aide (conseillé)

+ DPI : Interface de programmation (réservé aux revendeurs)

+ Test S.A/N.V. : Société exemple (conseillé)

+ Toolbox : Boîte à outil (vivement conseillé)

+ Acrobat Reader : installation du programme qui vous permet de visionner le manuel électronique 7. Imprimer et fermer le fichier Lisez-moi

Vous pouvez imprimer le fichier Lisez-moi en activant la commande Imprimer du menu Dossier. Vous refermez le Lisez-moi en activant la commande Quitter du menu Dossier.

Le lisez-moi reste disponible dans le groupe de programmes de l’application, Ciel par défaut.

8. Installation du Toolbox et Adobe Acrobat Reader

Après l’installation du programme Ciel, l’installation se poursuit par :

+ Installation du Toolbox si vous l’avez sélectionné à l’étape 6 Æ suivez les instructions

Partie 1

+ Installation d’Adobe Acrobat Reader, si vous l’avez sélectionné à l’étape 6 a vous permettra de visualiser le manuel électronique a suivez les instructions

9. Lancer le programme

Vous pouvez lancer le programme de la manière suivante : Menu démarrera Programmesa Ciela mon logiciel (celui que vous avez acheté : Ciel Comptabilité, Gestion, Immobilisations, etc.)

Installation de l'application

10. Visualiser le manuel électronique du programme Ciel

Vous pouvez visualiser les manuels de Ciel en lançant les fichiers Adobe Acrobat de la manière suivante : Menu démarrerÆ ProgrammesÆ CielÆ Manuel

Partie 1

Mise à jour des applications Ciel pour Windows

La mise à jour concerne ceux qui possèdent une des versions précédentes des applications Ciel

q Procédure d’installation / Sauvegarde des données

Avant de mettre à jour votre logiciel, nous vous conseillons vivement d'effectuer une sauvegarde de vos différentes sociétés afin de pouvoir pallier à tout problème éventuel de votre système.

q Installation de la mise à jour

− Munissez-vous du CD-Rom d'installation.

− Démarrez votre micro-ordinateur. Insérez le CD-Rom dans le lecteur concerné.

− Vérifiez le répertoire dans lequel sera installé la mise à jour (même répertoire que la toute première installation) puis continuez l'installation selon les instructions décrites à l'écran.

Installation de l'application

Installation de Ciel Comptabilité en Réseau

Principe de fonctionnement

Le programme est installé sur chaque poste de travail ; seuls les dossiers sont installés sur le serveur et partagés par les utilisateurs à partir de leur propre poste de travail. Chaque utilisateur peut ainsi rentrer en « Manager » pour autant bien entendu qu’il n’y ait qu’un seul utilisateur par dossier. Les dossiers créés à partir d’un poste de travail sont mis à jour dans le fichier

« SOCIETES.DBF » du poste de travail en question. Attention : Les autres postes ne sont pas mis à jour. Le cas échéant, ce fichier « SOCIETES.DBF » peut être recopiés sur les autres postes (ne pas oublier dans ce cas de supprimer le fichier index « SOCIETES.CDX »).

1. Installez via le CD le programme Ciel sur tous les postes de travail Æ Voir chapitre 1 : Installation de Ciel Monoposte
2. Sur chaque poste de travail :

Æ Se positionner dans DOSSIER – NOUVEAU et suivre la procédure ci-dessous :

1. Cocher le bouton dossier décentralisé
2. Taper le nom du dossier existant sur la seconde ligne de l’écran (ex : MASOCIETE)
3. Sur la première ligne, indiquer précisément le chemin d’accès existant sur le serveur (voir via l’explorateur de Windows le chemin d’accès de vos dossier actuels)

Exemple :

F:\Ciel\MASOCIETE Où :

F = Disque serveur (peut être Z, K, X,...)

Ciel = Répertoire où est installé le logiciel

MASOCIETE = sous répertoire de Ciel

(en principe les 8 premières lettres de votre dossier d’origine).

1. Le programme reconnaît dès lors automatiquement l’existence d’un fichier et vous pose la question suivante :

« Fichier existant – Voulez-vous vous y associer ? »

Question à laquelle il y aura lieu de répondre par l’affirmative.

1. Le dossier est dès lors créé et sera mis à jour lors de la première entrée dans le programme
2. Répéter la même opération sur chaque poste de travail
3. ATTENTION :

Ne jamais supprimer un dossier à partir d’un poste de travail, cela aurait pour conséquence de supprimer l’entièreté des fichiers relatifs à ce dossier.

Premier démarrage de l’application / Référencement

1. Ouvrez l’application

- Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows.

- Activez la commande Programmes puis ouvrez le groupe dans lequel est installé l’application, soit Ciel par défaut.

- Dans le groupe Ciel, cliquez sur l’icône correspondant à l’application que vous voulez ouvrir. 2. Référencez-vous auprès de notre Service Référencement

Si vous venez d’installer l’application Ciel pour la première fois, lorsque vous l’ouvrez, s’affiche tout d’abord une fenêtre, vous rappelant que les applications Ciel font l’objet d’une licence d’utilisation, accordée à l’utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application.

Pour valider cette licence, vous devez référencer l’application auprès de notre Service

Référencement qui vous transmettra en retour, sous cinq jours ouvrés, une clé de débridage.

En attendant cette clé, vous pouvez disposer de toutes les fonctions de l’application pendant un nombre de lancements qui vous est indiqué. Au delà de ce nombre de lancements, vous ne pourrez plus imprimer tant que la clé ne sera pas saisie correctement.

- Pour référencer l’application maintenant, cliquez sur le bouton [OK].

Installation de l'application

3. Saisissez les informations nécessaires au référencement

- Renseignez toutes les zones présentées dans la fenêtre Références de votre produit/Coordonnées et cliquez sur le bouton [Suivant].

- Renseignez aussi les zones de la deuxième fenêtre Référencement et cliquez sur [Suivant].

ª Certaines zones sont obligatoires dans ces fenêtres. Vous devez donc les avoir renseignées pour passer à l’étape suivante. Dans le cas contraire, le logiciel vous en informe.

4. Renvoyer les informations par disquette ou par E-mail.

Une fois les deux fenêtres Référencement correctement renseignées, le logiciel présente la fenêtre Enregistrement dans laquelle vous allez valider les informations précédemment saisies et les renvoyer par Email ou par disquette de référencement (voir prochain paragraphe).

+ Si vous cliquez sur le bouton [Référencement par e-mail], vos informations vont être envoyées automatiquement à notre service référencement en utilisant votre messagerie.

+ Si vous cliquez sur le bouton [référencement par disquette], vos informations vont être copiées automatiquement sur la disquette que vous aurez au préalable introduite dans le lecteur approprié (vous pouvez utiliser n’importe quelle disquette vierge, sur laquelle vous apposerez une étiquette rappelant votre nom et votre numéro de téléphone)

Partie 1

- Cliquez sur le bouton [Générer fichier] pour enregistrer les données sur la disquette.

Envoyez la disquette à notre Service Référencement :

Une fois la procédure terminée, s’affiche une fenêtre vous indiquant les dernières opérations à effectuer.

Attention !

Vous disposez d’un nombre d’entrées limité dans le logiciel sans clé de débridage. Passé ce délai, il vous sera alors impossible d’imprimer une quelconque édition avec l’application.

- Cliquez sur le bouton [OK]. S’ouvre alors l’application à proprement parlé.

Installation de l'application

Démarrages suivants / Enregistrez votre clé de débridage

Une fois votre référencement effectué auprès de notre Service Référencement, vous recevrez sous cinq jours ouvrables une clé de débridage de l’application.

Durant cette attente, vous conservez la possibilité d’utiliser l’application. Ouvrez l’application

- Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows, et activez le groupe Programmes puis Ciel.

- Dans le groupe Ciel, cliquez sur l’icône correspondant au programme à ouvrir. Au démarrage de l’application, la fenêtre suivante est affichée :

Vous n’avez pas encore reçu votre clé de débridage

- Tant que vous n’avez pas reçu la clé de débridage, cliquez sur le bouton [Continuer sans la clé]. Vous pouvez ainsi démarrer l’application un nombre de fois limité selon les applications.

Un message vous rappelle le nombre de lancements dont vous disposez encore. Cliquez sur [OK]. ª Passé ce délai, vous ne plus ouvrir votre programme Ciel.

Vous avez reçu votre clé de débridage

- Une fois en possession de votre clé de débridage, vous la saisissez dans la zone réservée à cet effet.

- Cliquez ensuite sur le bouton [Valider la clé de débridage]. Votre logiciel est maintenant débridé. ª Par la suite, la fenêtre ne sera plus présentée lorsque vous démarrez l’application.

Partie 2

Environnement

La fenêtre principale de l'application

Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.

Prise en main rapide

La barre de navigation

Affichée à gauche dans la fenêtre principale de l'application, la barre de navigation vous permet d'organiser votre travail.

Elle se compose de plusieurs groupes dont le titre est affiché sur chacun des boutons les représentant : Saisies, Euro, Traitements mensuels, Traitements annuels, Relation expert, Internet, Mes préférés.

A l’intérieur de chaque groupe sont présentées des icônes vous permettant :

• d’ouvrir les modes de saisie (Achats, Ventes, OD, Financiers, Notes de crédit, etc.),
• selon la monnaie de tenue du dossier (franc ou euro), d'accéder aux modes de saisie spécialement dédiés à l'euro ou au franc (Achats, Ventes, OD, Financiers,Notes de crédit, etc.),
• d’imprimer des états : grand-livres, balances, brouillard, etc.,
• d’effectuer des traitements comme le lettrage, la bascule euro, les opérations de clôture.

La barre d'outils

Un simple clic sur une des icônes de la barre d'outils permet d'ouvrir les commandes les plus fréquemment utilisées, sans avoir à ouvrir le menu correspondant.

Personnaliser l'application

C DOSSIER - commande PREFERENCES, PREFERENCES D'AFFICHAGE

ILLT L - n - n

MENU CONTEXTUEL (CLIC DROIT) - commande PERSONNALISER LE BUREAU

Les éléments liés à l'environnement de l'application comme la barre de navigation, la barre d'outils ou encore les menus et commandes sont paramétrables. Ainsi, il vous est possible de créer un bureau entièrement personnalisé.

Paramétrage des accès aux commandes de l'application

Vous pouvez personnaliser les accès aux commandes de l'application à la fois dans la barre d'outils, la barre de navigation et la barre de menus. A cet effet, cliquez sur l'onglet concerné.

Partie 2

Personnaliser la barre d'outils et la barre de navigation

Sont présentés, à gauche, les groupes définis par défaut et constituant la barre d'outils ou la barre de navigation. Vous pouvez choisir de ne pas les afficher en décochant la case située avant chaque groupe.

− Pour ajouter un groupe, cliquez sur le bouton [Nouvelle].

− Dans la fenêtre Personnalisation, nommez le nouveau groupe sur la zone Nom.

− Dans la colonne de gauche, vous devez ensuite choisir les icônes correspondant aux commandes qui composeront le groupe. Placez le pointeur sur la première icône que vous souhaitez insérer au groupe puis cliquez sur le bouton [Ajouter].

− Procédez ainsi pour toutes les icônes.

− Quand vous avez terminé le paramétrage, cliquez sur le bouton [Fermer].

− Pour que soient pris en compte les nouveaux critères, cliquez sur le bouton [Ok].

Affichage de la barre d'outils et de la barre de navigation

Vous disposez des options d'affichage Barre d'outils visible et Barre de navigation visible permettant, quand elles sont décochées, de les faire disparaître de la fenêtre principale.

Pour la barre d'outils, il est également possible de supprimer le texte situé sous les icônes en décochant la zone Texte dans les barres d'outils.

La barre de navigation est placée, par défaut, à gauche de la fenêtre principale. Si vous voulez l'obtenir à droite de l'écran, décochez la zone Barre de navigation à gauche.

Prise en main rapide

Définir les menus et les commandes présents dans l'application

Comme pour les barres d'outils et de navigation, il est possible de composer le menu de l'application en modifiant le paramétrage défini par défaut.

La liste des accès menus est représentée sous forme de liste hiérarchique distinguant les menus principaux des commandes.

− Pour visualiser les menus et commandes, cliquez sur le symbole + situé juste devant le nom Menu_Société. Ce groupe ouvre la liste des menus disponibles dans l'application.

− Pour insérer un élément, cliquez sur le bouton [Nouvelle]. Sont alors présentés deux types d'éléments :

• Ajouter une commande au menu xxx

Cette option insère une nouvelle commande au menu sélectionné (par exemple, la commande OUVRIR du menu DOSSIER).

• Ajouter un sous-menu au menu xxx

Cette option ajoute une commande située directement dans un nouveau menu principal de la barre de menus. Elle peut également servir à ajouter une commande située dans un menu secondaire au menu sélectionné (par exemple, le menu TRAITEMENTS comporte le sous-menu FIN D'EXERCICE contenant les commandes CLOTURE et REOUVERTURE).

W A tous moments, il vous est possible de retrouver le paramétrage déclaré par défaut dans Ciel Compta en sélectionnant l'option Revenir à xxx par défaut que vous obtenez par un clic droit effectué dans la barre de navigation, dans la barre d'outils ou dans la feuille de travail.

Paramétrage divers

- Cliquez sur l'onglet Bureau.

La partie Options générales regroupe les cases à cocher suivantes :

Affichage automatique des notes : cette case cochée affiche les notes lorsque vous pointez la souris sur une zone ou une commande.

Lecture automatique des aides sonores : cette case cochée lance automatiquement les séquences d'aide vidéo.

Barre des tâches : cette case cochée affiche des informations sur les traitements en cours. Pour rappel, la barre d'état est située au bas de la fenêtre principale de l'application.

Le fond d'écran

Vous pouvez choisir le fond d'écran de l'application en sélectionnant le type de fond. Par défaut, un fond est affiché. Si vous ne voulez pas de fond d'écran, sélectionnez le type Aucun.

Le type Fichier vous permet de sélectionner une autre image que celle proposée par défaut.

Modifier les couleurs de l'application

− Pour changer la couleur de la plupart des sections du logiciel (listes, onglets, zones de texte actives et inactives, etc.), cliquez sur le bouton [Couleur].

− Dans la liste, la couleur par défaut représentée dans un carré précède la section. Si vous voulez modifier la couleur initiale, double-cliquez sur la section concernée.

Partie 2

Mon assistant

Dans la plupart des fenêtres de l'application, vous disposez d'une icône, nommée Mon assistant et située en haut, à gauche sous la barre de titre de la fenêtre. Elle permet de saisir des annotations sur l'opération que vous êtes en train de réaliser.

− Cliquez sur l'icône concernée puis saisissez votre texte.

− Cliquez, ensuite, sur le bouton droit de la souris. Vous disposez des options Police, Couleur, Couleur de fond pour mettre en forme votre texte.

L'option Sauver permet d'enregistrer vos annotations une fois que la mise en forme est terminée. Le texte peut également être édité par l'option Imprimer.

Lors des prochaines ouvertures de la fenêtre concernée, si l'assistant est renseigné, il s'affiche automatiquement.

Pour ne plus l'afficher automatiquement :

− lorsque l'assistant est ouvert, cliquez sur le bouton droit de la souris,

− choisissez la commande EFFACER,

− validez en cliquant sur le bouton [Oui].

Prise en main rapide

Suivi comptable d'un dossier

q Créer et paramétrer un dossier

r9 DOSSIER - commande NOUVEAU

Ad - n

C'est avec la commande NOUVEAU que vous allez créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise ou activité. Vous pouvez aussi lancer la création de votre dossier lorsque vous ouvrez l’application.

Pour créer un dossier, deux modes de création vous sont proposés : un mode rapide et un mode assistant avec paramétrages détaillés.

® Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Créer un dossier.

q Contrôler les fichiers de bases

Avant de commencer la saisie, vous devez adapter les fichiers de bases accessibles au menu BASES, notamment :

• le Plan comptable,
• les journaux,
• les codes budgétaires et analytiques si vous gérez une comptabilité budgétaire,
• les devises si votre comptabilité est multidevise,
• la table des codes TVA

® Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Les fichiers de bases.

q Saisir les écritures

Vous disposez de plusieurs types de saisie :

• la saisie des Achats et des Ventes
• la saisie des Notes de crédit sur Achats et sur Ventes,
• la saisie des Opérations Diverses
• la saisie des Financiers.

® Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Les saisies.

q Imprimer les états

Au menu ETATS, vous disposez des éditions obligatoires :

• le grand-livre,
• la balance,
• les journaux,
• les virements,
• l’analytique et le budgétaire
• le bilan et le compte de résultat BNB,
• la déclaration de TVA., le listing TVA, le listing intracommunautaire

D'autres éditions, plus particulièrement dédiées au suivi de gestion des clients, sont disponibles :

• l’échéancier,
• la balance âgée,
• les relances clients,
• le mailing,
• les encours clients.

® Partie 5. Les impressions avec Ciel Compta. ® Partie 6. Traitements et éditions.

q Le lettrage des comptes de tiers

Ce traitement est généralement effectué sur les écritures des comptes Clients et Fournisseurs afin de ne plus tenir compte des lignes de factures et de leurs règlements respectifs. Il consiste à affecter le même code à deux ou plusieurs lignes d’écritures se soldant.

Cette disposition permet d’épurer les listes et éditions des écritures lettrées et plus particulièrement pour imprimer la balance âgée, l’échéancier clients ou les lettres de relance.

Le lettrage peut être effectué au fur et à mesure de la saisie des financiers, sur demande à la validation des écritures ou encore, en différé, par les commandes LETTRAGE et TRAVAIL SUR UN COMPTE du menu TRAITEMENTS.

® Partie 6. Les traitements et éditions mensuels, § Le lettrage.

q La liaison bancaire (Isabel)

Il s’agit d’une part, d’effectuer les virements bancaires sur papier ou via automatiquement Isabel. Vous pouvez récupérer, d’autre part, le fichier des mouvements enregistrés par votre banque en utilisant le protocole Coda.

® Partie 6. Les traitements et éditions mensuels, § La liaison bancaire (Isabel).

Prise en main rapide

La validation des écritures

Ce traitement consiste à enregistrer définitivement les écritures en comptabilité.

Il peut être réalisé au fur et à mesure de la saisie ou, en différé, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.

W Pour effectuer la clôture de l’exercice, toutes les écritures doivent être validées.

® Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Enregistrer les écritures, Les types d’écritures. ® Partie 6. Les traitements et éditions mensuels, § La validation du brouillard.

Partie 2

Gérer l'euro dans Ciel Compta

Au 1er janvier 2002, l'euro deviendra la monnaie unique des Etats membres participant à l'Union Européenne Monétaire.

Afin d'introduire progressivement l'utilisation de cette nouvelle monnaie tant auprès des entreprises que des particuliers, il a été décrété une période transitoire de trois ans, à compter du 1er janvier 1999 ; date à laquelle le taux de conversion du franc belge en euro a été définitivement fixé à 40.3399.

Ciel Compta pour Windows vous permet de gérer l'euro de différentes manières.

• tenir un dossier en francs et saisir des écritures en euros, via un assistant,
• basculer un dossier en euros, tout en conservant la possibilité de saisir des écritures en francs,
• créer un dossier directement en euros où, là encore, vous conservez la possibilité d'enregistrer des écritures en francs.

Tenir un dossier en francs et saisir des écritures en euros

Tout en travaillant dans un dossier où la monnaie de référence est le Franc Belge, Ciel Compta pour Windows vous permet de saisir des écritures en euros. Vous pouvez obtenir également un affichage en euros dans les états.

Le fait de saisir des écritures en euros dans un dossier en francs reste une situation d'attente. Elle ne correspond, en aucun cas, à l'opération qui consiste à basculer en euros l'intégralité de votre comptabilité.

® Partie 5. Les impressions avec Ciel Compta, § Les impressions en euros.

Saisir des écritures en euros dans un dossier en francs 19 SAISIES - commande ASSISTANT EURO ILLT E - 9

L'ASSISTANT EURO du menu SAISIES vous permet de saisir des écritures en euros.

 Prise en main rapide

 ® Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § La saisie en euros dans un dossier géré en francs.

q Basculer un dossier en euros

La bascule euro est l'opération qui consiste à passer définitivement du franc à l'euro. Toute votre comptabilité sera donc tenue en euros et vous ne pourrez plus faire "machine arrière". Cependant, la possibilité de saisir des écritures en francs reste valable, via le menu SAISIES EN FRANCS et l'ASSISTANT FRANC, jusqu'à la fin de la période transitoire.

® Partie 7. Traitements et éditions, § Basculez en euros votre comptabilité.

q Créer un dossier en euros

Vous avez la possibilité de créer un nouveau dossier dont la monnaie de référence sera l'euro et non plus le franc.

® Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Paramétrage de la monnaie.

Quelle que soit la manière choisie pour gérer l'euro dans Ciel Compta, les deux points suivants interviennent dans tous les cas :

Partie 2

Vérification du paramétrage de l'euro

Avant de pouvoir effectuer la saisie en euros, vous devez préalablement vérifier les caractéristiques de l'euro.

® Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Créer un dossier.

Utilisation de l'euro calculette

La calculette, que vous obtenez en cliquant sur l’icône correspondante dans la barre d’outils ou sur les zones numériques en saisie guidée, permet d’effectuer la conversion en euros des montants en francs et inversement.

® Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Généralités sur les saisies, l'Euro calculette.

Introduction

Créez votre dossier

Pour créer un dossier, vous choisissez entre deux modes de création : un mode rapide et un mode assistant avec paramétrages détaillés.

Le mode de création rapide est axé sur la saisie des informations uniquement indispensables à la création de votre dossier (raison sociale, monnaie de tenue et dates d'exercices).

Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement.

Le mode assistant avec paramétrages détaillés permet de créer votre dossier en renseignant l'intégralité des paramètres (racines de comptes et d'édition, valeurs par défaut, etc.).

Vérifiez les données de base

Adaptez les éléments du menu BASES, à savoir :

− contrôler les comptes du Plan Comptable,

− vérifier et modifier, si besoin est, les journaux proposés par défaut,

− renseigner la base budgétaire et analytique si vous gérez une comptabilité par budget, − saisir les devises concernées si vous tenez une comptabilité multidevise,

Récupérez les données d'un autre logiciel

Une fois votre dossier créé dans Ciel Compta, vous pouvez importer les données d'un autre logiciel par la commande IMPORTATIONS du menu UTILITAIRES.

Création et mise en place d’un dossier

Créer un dossier

r9 DOSSIER - commande NOUVEAU

Ad - n

Lorsque vous demandez la création d'un dossier, par la commande NOUVEAU ou au démarrage de l'application, choisissez tout d'abord la méthode de création du dossier.

Deux options sont à votre disposition : Mode de création rapide

Seules les principales informations indispensables à la création de votre dossier (monnaie de tenue de votre comptabilité, dates d’exercices, raison sociale) sont à renseigner.

ª Ce mode de création suppose que vous devez, vérifier, après la création du dossier, que les éléments tels que le régime fiscal et le régime de TVA, correspondent bien à votre situation comptable. Pour ce faire, vous sélectionnerez la commande Modifier du menu DOSSIER et cliquerez sur les icônes concernés.

Mode assistant avec paramétrages détaillés

Dans ce cas, vous définissez des paramètres supplémentaires tels que les coordonnées, l'établissement, le numéro de TVA, le code APE, etc.

Utilisation des informations de référencement

Cochée par défaut, cette option permet de récupérer les informations que vous avez déjà eu à saisir lors de votre référencement.

− Au cas où les renseignements du dossier que vous allez créer sont différents de ceux saisis lors du référencement, décochez l'option.

® Manuel d'installation et de prise en main, § Référencez-vous auprès de notre Service Référencement.

- Cochez l'option de votre choix et lancez la procédure de création en cliquant sur [OK].

Créer un dossier en mode rapide

s DOSSIER - commande NOUVEAU, option Mode de création rapide

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Vous avez opté pour ce mode de création en cochant la zone Mode de création rapide. Dans ce cas, s'affiche une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les différentes zones.

− Saisissez, tout d'abord, la Raison sociale de votre entreprise. Elle est récupérée comme nom de Répertoire.

Le nom du Répertoire dans lequel les fichiers, correspondant à votre dossier, seront créés, est proposé par défaut mais vous pouvez le modifier.

ª Ce répertoire sera automatiquement créé, sur votre disque dur, lorsque vous validerez la création du dossier.

− Si les dates du premier exercice comptable, proposées par défaut, ne correspondent pas à celles de votre société, modifiez-les aux zones Du et au. Vous disposez du Calendrier que vous ouvrez en cliquant sur le triangle de sélection présenté en fin de zone.

Un exercice correspond généralement à l’année civile (du 01/01 au 31/12) mais il peut démarrer à n’importe quel moment dans l’année et être compris entre 12 et 24 mois.

Par défaut, la Monnaie de tenue de votre comptabilité est le Francs, soit la monnaie dans laquelle vous effectuez vos écritures. La zone 7e souhaite tenir ma comptabilité en Francs est donc activée.

Mais, si la plupart de vos écritures sont effectuées en Euro, vous devez alors cocher la zone 7e souhaite tenir ma comptabilité en Euros. En revanche, si vous tenez votre comptabilité en Franc, conservez la valeur indiquée.

− Une fois toutes les zones renseignées, validez la création de votre dossier en cliquant sur le bouton [OK].

Création et mise en place d’un dossier

Par la suite, vous compléterez les informations définies à la création du dossier par la commande MODIFIER du menu DOSSIER.

Créer un dossier en mode Assistant avec paramétrages détaillés

s DOSSIER - commande NOUVEAU, option Mode assistant avec paramétrages détaillés ILLT L - n

La création d'un dossier en mode assistant avec paramétrages détaillés passe par des étapes successives permettant de définir ou de vérifier tous les paramètres, notamment, ceux définis par défaut, comme les racines de compte et d'édition, les valeurs par défaut, le paramétrage de la déclaration de TVA.

Coordonnées de la société

− Saisissez les coordonnées d'identification de la société (raison sociale, adresse, téléphone, etc.).

La zone Répertoire permet d'indiquer le nom du répertoire sur lequel sera créé le dossier. Si vous ne saisissez rien sur cette zone, les 8 premiers caractères de la raison sociale de la société que vous définissez ensuite seront repris, par défaut, comme nom de répertoire.

Attention !

Une fois la création du dossier validée, vous ne pourrez plus modifier le répertoire.

Partie 3

Les 3 caractères du Code société sont portés sur chacune des lignes d'écriture, permettant ainsi l'identification de ces dernières. Le code est enregistré lors de la sauvegarde et il est exporté sous un format ASCII (extension TXT).

Exemple : Une société a plusieurs succursales utilisant Ciel Compta pour Windows. La société mère récupère les écritures comptables de toutes les succursales. La présence du code société sur chaque ligne d'écriture en facilitera l'identification et la provenance.

W Après la création de la société, seul le lancement d'une mise à jour permet de modifier le code.

Il vous suffit alors d'indiquer un nouveau Code société dans la zone prévue à cet effet.

Paramétrage de la monnaie

A ce stade, il vous est demandé de déterminer la monnaie de référence, le Franc ou l'Euro, dans laquelle vous souhaitez tenir la comptabilité du dossier. La monnaie locale désignée sera rappelée dans la barre de tâches de l'application sous la forme d'un drapeau.

Tenue de la comptabilité en francs

Si votre comptabilité est principalement basée sur une saisie d'écritures en francs, choisissez l'option 7e souhaite tenir ma comptabilité en francs.

Par défaut, le nom de la devise locale proposée est FRANCS.

W Le choix de la monnaie franc est irrévocable. Si vous deviez saisir occasionnellement des écritures en euros, le menu SAISIES EN EUROS vous est proposé ainsi que l'option Editer en euros pour l'ensemble des états de Ciel Compta.

Tenue de la comptabilité en euros

Si vous décidez de saisir toutes les écritures en euros, vous adoptez l'euro comme monnaie de référence.

− Cochez la zone 7e souhaite tenir ma comptabilité en Euros.

L'euro se substitue au Franc, il est donc désigné comme monnaie principale (monnaie locale). Le Franc est alors considéré comme monnaie secondaire au même titre qu'une devise.

Ciel Compta indique, par défaut, EUROS en tant que nom de la devise locale.

W Vous conservez, la possibilité de saisir des écritures en francs par l'intermédiaire du menu SAISIES EN FRANC.

® Partie 2. Prise en main rapide, § L'euro dans Ciel Compta. Paramétrage des décimales

Gestion du nombre de décimales

Vous pouvez définir le nombre de décimales pour la saisie des écritures, mais également pour la devise et le taux.

Attention !

Le paramétrage des décimales (devise et taux de devise compris) ne pourra plus être modifié une fois le dossier créé.

Création et mise en place d’un dossier

La zone nombre de décimales permet d'entrer le nombre de décimales autorisé dans la saisie des écritures. Vous pouvez gérer de 0 à 3 chiffres après la virgule.

Gestion du multidevise

− Si vous utilisez des devises étrangères dans votre comptabilité, cochez la zone Gestion du multidevise.

La commande SAISIES EN DEVISES, du menu SAISIES, est dédiée spécialement à la saisie de vos écritures dans la devise de votre choix. Toutes les devises sont créées à partir de la commande DEVISES du menu BASES.

® Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Les devises. Partie 4. Suivi de votre comptabilité, § La saisie en devise.

La zone Pour la devise (3 max.) permet d'entrer le nombre de décimales utilisé dans la saisie des écritures pour une devise. Vous pouvez gérer de 0 à 3 chiffres après la virgule.

La zone Pour le taux de la devise (8 max.) permet d'entrer le nombre de décimales autorisé pour la saisie du taux des devises. Vous pouvez gérer jusqu'à 8 chiffres après la virgule.

® Si vous ne voulez pas gérer de décimales pour vos devises, saisissez 0 (zéro) en face de la ligne concernée.