Formation pour débutant sur le Logiciel Calc de OpenOffice

Table des matières

1.  Généralités ..4

1.1.A propos de ce document ..5

1. 2.Démarrer le module Calc 5

1.3.Éléments de l'interface .6

1.4.Configurer Calc 9

macros .10

2.  Le classeur 13

2. 1.Organisation 13

éger un classeur ..15

2.3.Feuille de calcul 17

cellules .19

fichiers texte CSV 23

3.  Saisir les données .25

3. 1.Les paramètres régionaux ..25

édures générales 26

textes .27

valeurs ..28

3.5.Rechercher/remplacer des données ..31

3.6.Importer des données 31

3.7.Recopier des données ..32

3.8.Contrôler la saisie de données .34

4.  Formules et fonctions .37

4. 1.Les formules ..37

fonctions ..40

4.3.Copie de formules et de fonctions ..42

4.4.Fonctions usuelles ..44

4.5.Rechercher les erreurs .47

5. 1.Les propriétés des cellules .52

AutoFormats de tableaux 55

formatage conditionnel 56

propriétés de feuilles .57

5.5.Formater à l'aide de styles ..59

modèles de classeur .61

5.7.L'aperçu avant impression ..64

5.8.Corriger les sauts de page ..65

5.9.Imprimer 65

6.  Les diagrammes 67

6. 1.Démarrer le module graphique .67

6.2.Commandes disponibles ..70

6.3.Changer de type de graphique .71

6.4.Modifier les éléments d'un graphique 72

6.5.Ajouter des dessins .74

6.6.Graphiques 3D ..74

7.  Les listes de données .75

7. 1.Créer une liste 75

7.2.Trier les données .76

7.3.Filtrer une liste ..77

7.4.Informations de synthèse .79

mode Plan .81

7.6.Tableau croisé dynamique ..82

8.  Outils d'analyse et de synthèse .86

8. 1.Valeur cible ..86

Solveur 87

scénarios .88

éer un tableau de synthèse 90

8.5.Consolider les données 90

1. Généralités

1. Généralités ..4

1.1.À propos de ce document ..4 Remerciements .4

Crédits et licence ..4

1.2.Démarrer le module Calc 5 Centre de démarrage de AOO ..5

Centre de démarrage OOoLight ..5

Démarrer depuis le bureau .6

1.3.Éléments de l'interface .6 Barre de titre ..7

Zone des commandes 7

Barre de calcul ..7

L'espace de travail ..8

La barre d'état 8

1.4.Configurer Calc 8 Général ..9

Afficher ..9

Calculer .9

Listes de tri ..9

Modifications ..9 Grille .10

Imprimer .10

macros .10 Créer une macro 10 Utiliser une macro .11

Assigner un raccourci à une macro ..11

Assigner un bouton à une macro ..11

Apache OpenOffice (AOO) est la suite bureautique libre développée par la fondation APACHE (ASF), depuis le don, par ORACLE, du code d' à l'ASF en 2011.

Vous pouvez utiliser AOO en toute légalité sans frais de licence, même dans le cadre d'une utilisation professionnelle, et vous pouvez même participer à son développement, puisqu'il s'agit d'un logiciel à code source ouvert.

AOO intègre les applications suivantes : Writer (traitement de texte), Calc (tableur), Impress (logiciel de PréAO), Base (base de données), Math (pour l'édition de formules mathématiques), et Draw (logiciel de dessin vectoriel et de PAO).

Comme OpenOffice est une application à code source ouvert, un certain nombre de versions dérivées existent, dont les plus connues sont :

–  : version allégée de AOO, spécialement adaptée pour les enfants de 7 à 12 ans.

–  OOoLight : version simplifiée de AOO destinée aux adultes n'ayant pas une utilisation intensive de la bureautique.

–  LibreOffice : fork de créé en 2010 par un groupe de membres de la communauté .

1.1. À propos de ce document

Ce document décrit l'utilisation, sous Windows, du module Calc des suites bureautiques Apache OpenOffice^TM et OOoLight.

Calc permet de créer toutes sortes de feuilles de calcul aussi bien pour le traitement et l'analyse de données financières, statistiques, etc. que pour permettre leur représentation sous forme de diagrammes afin de faciliter leur interprétation, et de mieux visualiser les tendances et les relations qui existent entre elles.

Remerciements

À tous les développeurs, sans le travail desquels les suites bureautiques AOO, OOo4Kids et OOoLight ne seraient pas disponibles. Merci également à tous les collaborateurs francophones qui se sont chargés de la traduction de ces logiciels en français et à tous ceux qui assurent le support aux utilisateurs sur le forum francophone :

Crédits et licence

Logiciels utilisés

Ce tutoriel a été réalisé avec Apache OpenOffice Writer et OOoLight Writer.

Les captures d'écran et leurs annotations ont été réalisées à l'aide des logiciels Greenshot et IrfanView.

Auteur : Guy WATERVAL

() Relecteur : Jean PEYRATOUT

()

License

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License"); you may not use this file except in compliance with the License. You may obtain a copy of the License at Unless required by applicable law or agreed to in writing, software distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS, WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.

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1.2 Démarrer le module Calc

Il existe plusieurs façons de démarrer le module Calc :

1.  depuis le Centre de démarrage

2.  directement depuis le bouton Démarrer situé sur le bureau de Windows, sans passer par le Centre de démarrage.

3.  depuis l'Explorateur de fichiers, en double cliquant sur un fichier au format Calc (.odt) ;

4.  en utilisant le bouton de démarrage rapide situé dans la barre des tâches (AOO

uniquement) ;

5.  depuis un raccourci clavier placé sur le bureau de Windows.

Centre de démarrage de AOO

C'est l'écran d'accueil qui apparaît lorsqu'on lance, depuis le bureau Windows, la commande Démarrer > Tous les programmes >

- .

Le Centre de démarrage permet de démarrer, en cliquant sur leur icône, tous les modules intégrés, avec pour résultat la création d'un nouveau document vide basé sur les options par défaut du programme.

–  Bouton Ouvrir : permet de choisir un document à ouvrir, afin de le consulter ou de le modifier.

–  Bouton Modèles : donne accès à la boîte de dialogue Modèles et documents, pour pouvoir démarrer la création d'un nouveau document basé sur un modèle existant. Au bas du Centre de démarrage, trois boutons conduisent à des adresses Internet importantes vous permettant de :

1.  Télécharger des modèles supplémentaires.

2.  Ajouter de nouvelles fonctionnalités sous forme d'extensions

3.  Vous connecter au site officiel, par exemple pour télécharger une nouvelle version.

Centre de démarrage OOoLight

Plus simple que son homologue AOO, il présente les commandes suivantes :

1.  Créer un texte avec Writer : pour ouvrir un nouveau document vide basé sur le modèle par défaut du programme.

2.  Dessiner avec Draw : pour créer une nouvelle feuille de dessin vierge.

3.  Créer une présentation avec Impress : crée une nouvelle présentation vide avec les options par défaut du programme.

4.  Créer un tableau avec Calc : crée un nouveau classeur vide comprenant deux feuilles appelées Feuille 1 et Feuille 2.

5.  Ouvrir un document : affiche la boîte de dialogue Ouvrir pour charger un document existant.

Démarrer depuis le bureau

Pour démarrer directement AOO Calc ou OOoLight Calc depuis le bureau Windows, utilisez la commande : Démarrer > Tous les programmes > - Calc ou Démarrer > Tous les programmes > OOoLight OOoLight Calc.

Vous pouvez également ajouter un raccourci direct pour Calc dans le menu Démarrer. Deux méthodes sont possibles :

–  En cliquant, avec le bouton droit de votre souris, sur le lien conduisant au module Calc, puis en choisissant la commande contextuelle Ajouter au menu Démarrer. Un lien de démarrage direct apparaît alors dans le menu Démarrer de votre bureau.

–  Vous pouvez également ajouter, sur votre bureau Windows, un raccourci de démarrage pour Calc en cliquant avec le bouton droit de votre souris sur le lien normalement utilisé pour lancer le module depuis le menu Démarrer puis en choisissant la commande contextuelle Envoyer vers - Bureau (créer un raccourci). Une autre alternative consiste à faire glisser le lien de démarrage directement sur le bureau en maintenant la touche Ctrl enfoncée.

Toutes les méthodes ci-dessus ouvrent un nouveau classeur vide comprenant :

–  AOO Calc : 3 feuilles de calculs vierges appelées Feuille 1, Feuille 2, Feuille 3.

–  OOoLight Calc : 2 feuilles de calculs vierges appelées Feuille 1, Feuille 2.

1.3 Éléments de l'interface

Il n'y a pas de grandes différences entre l'interface de AOO Calc et celle de OOoLight Calc si l'on rétablit les commandes masquées dans OOoLight

Les principales différences entre les deux versions sont la taille des feuilles de calculs, réduites à 250 colonnes et 1 000 lignes dans OOoLight Calc, et la présence de la à onglets, apparue dans AOO depuis sa version 4.0, qui permet de regrouper en un seul endroit sur la droite de l'écran, les fenêtres du , du , de la et les fonctionnalités des contextuelles

La fenêtre de Calc se compose d'éléments qu'on retrouve souvent aussi dans les autres modules de la suite.

1.  Barre de titre : indique les noms du fichier et du programme actifs. Elle dispose également de boutons permettant la gestion de la fenêtre de l'application (réduction/restauration/fermeture).

2.  Barre de menus : regroupe l'ensemble des commandes disponibles réparties en catégories ou menus.

3.  Barre d'outil Standard : fournit un accès rapide à des commandes importantes qui sont communes à tous les modules de la suite .

4.  Barre d'outils de Formatage : permet d'accéder aux principaux outils de mise en forme proposés par le programme.

5.  Barre de calculs : présente le contenu de la cellule active, c'est à dire une valeur ou la syntaxe d'une formule.

6.  : se compose de lignes et colonnes définissant des cellules à leurs intersections.

7.  Barre de défilement verticale, avec son ascenseur et un outil permettant de fractionner verticalement la feuille de calcul.

8.  Barre de défilement horizontale, avec à sa gauche la zone des onglets de feuilles et un outil de navigation. La zone affichant les onglets se termine par une petite barre noire verticale permettant de fractionner verticalement l'affichage de la feuille de calcul à l'aide de la souris.

9.  Barre d'état : fournit un certain nombre d'informations importantes sur l'état du travail en cours en cours ainsi qu'un outil de zoom.

Barre de titre

1.  Bouton affichant un menu de commandes de gestion de la fenêtre du programme : réduire l'application dans la barre des tâches de Windows, réduire/restaurer la taille de la fenêtre, fermer la fenêtre (autrement dit quitter l'application).

2.  Indication du nom du classeur actif et de l'application en cours (Calc dans notre cas).

3.  Dans sa partie droite, la barre de titre propose à nouveau, mais sous forme de boutons cette fois, les commandes de gestion de la fenêtre du programme (réduction de l'application dans la barre des tâches, réduction/restauration de la fenêtre de l'application, fermeture de l'application).

Zone des commandes

La zone de commandes du module Calc se situe sous la barre de titre et se compose, par défaut, d'une barre de menus et de barres d'outils.

1.  Barre des menus : elle regroupe l'ensemble des commandes du programme en catégories ou menus. En cliquant sur un menu, on déroule l'ensemble de ses commandes connexes. Certaines sont des commandes simples, d'autres des commandes complexes proposant alors une liste de sous commandes ou conduisant à l'ouverture d'une boîte de dialogue pour permettre à l'utilisateur de choisir les options avec lesquelles elles doivent s'exécuter.

2.  Barre d'outils Standard : répète, sous forme de boutons, les commandes les plus fréquemment utilisées, à l'exception des commandes de mises en forme qui sont regroupées dans une barre dédiée. On y trouve les commandes d'ouverture, d'enregistrement, d'impression ou de sauvegarde, ainsi que les principales commandes d'édition ou encore des outils pour l'insertion de formules ou de création de graphiques. On y trouve également des commandes de tri, d'insertion d'objets, ainsi qu'une commande de Zoom.

3.  Barre d'outils Formatage : c'est là que se trouvent les commandes permettant de choisir police, taille, attributs et couleur des caractères, alignement du contenu des cellules, formatage des valeurs monétaires, définition du nombre de décimales, affichage en pourcentage, etc Il s'agit d'une barre contextuelle, c'est à dire qu'elle ne met à disposition que les commandes de mises en forme applicables au contenu des cellules. Ainsi, par exemple, lorsqu'un dessin se trouve sélectionné, elle disparaît pour laisser la place à la barre d'outils Propriétés de l'objet de dessin, qui fournit les outils nécessaires pour la mise en forme de celui-ci.

Barre de calcul

Sous la zone de commande se trouve la barre de calcul composée comme suit :

–  À gauche, la Zone de nom affiche en permanence l'adresse de la sélection courante, qui peut être une cellule unique ou un groupe de cellules ;

–  La partie centrale se compose de 3 boutons : l'Assistant Fonctions ouvrant une boîte de dialogue permettant l'insertion d'une fonction dans la cellule sélectionnée, le bouton Somme et le bouton Fonction représenté par le signe = qui permet d'entamer la saisie d'une formule dans la cellule sélectionnée (dont l'adresse est affichée dans l'indicateur de la zone active).

–  La partie droite, constituée par une zone de saisie, renferme le contenu de la cellule sélectionnée, une valeur ou une formule selon le cas. C'est dans cette zone qu'on peut saisir manuellement une formule de calcul.

Lorsqu'on clique sur le bouton Fonction, un signe "=" apparaît dans la zone de saisie de la barre et sa zone centrale se modifie comme suit :

–  Le bouton Assistant Fonctions permet d'insérer une fonction choisie dans la boîte de dialogue Assistant Fonctions.

–  Le bouton d'annulation  permet d'annuler l'édition effectuée dans la cellule et de revenir à l'état antérieur (un résultat analogue serait obtenu en appuyant sur la touche Escape) ; ;

–  Le bouton de validation  remplit le même rôle que la touche Entrée du clavier : il valide l'opération d'édition en cours.

L'espace de travail

L’espace de travail correspond à la zone centrale de la fenêtre, celle qui affiche la feuille du classeur sur lequel on travaille.

Il est encadré par les barres de défilement verticale et horizontale, ainsi que par les zones d'entêtes de lignes et de colonnes de la feuille de calcul affichée.

Une barre de navigation située sur la gauche du système d'onglets du classeur actif, permet de parcourir les feuilles du classeur et d'atteindre sa première feuille, celle qui précède ou suit la feuille courante ou sa dernière feuille.

Le classeur est le document produit lorsqu'on travaille avec un tableur. C'est un carnet de feuilles de calcul (3 par défaut, dans AOO Calc, 2 dans OOoLight Calc, 1 dans OOo4Kids). Un classeur peut renfermer un maximum de 256 feuilles.

Dans un classeur, chaque feuille de calcul possède un nom propre affiché sur un onglet intégré dans un système d'onglets attaché au classeur. Chaque feuille est constituée d'une grille dont les colonnes et lignes définissent à leurs intersections des cellules.

La barre d'état

Située au bas de la fenêtre du programme, sous la barre de défilement horizontale, elle se compose de zones zones qui affichent des informations sur le travail en cours ou permettent d'accéder directement à certaines fonctionnalités du programme. On distingue les zones suivantes, (de gauche à droite) :

–  Numéro de feuille  : un double clic sur cette zone affiche le Navigateur

–  Style de cellule ou style de page  : indique le style actif. En double cliquant sur cette zone, la boîte d'édition de style s'ouvre et vous pouvez directement éditer le style de cellule ou de page actif.

–  Mode Insertion  : cliquez ici pour basculer entre le mode Insertion et le mode Refrappe lorsque vous saisissez du texte au clavier.

–  Mode de Sélection  : définit le comportement standard des flèches de navigation du clavier et permet de basculer entre les modes de sélection STD (Standard), EXT (Extension), AJT (Ajout) On peut basculer de STD à EXT par F8.

–  État d'enregistrement  : ce symbole signale que le classeur a subi des modifications et que celles-ci n'ont pas encore été enregistrées.

–  Fonction  : par défaut, lorsqu'on sélectionne un ensemble de cellules, cette zone affiche la somme des valeurs sélectionnées. En cliquant à droite sur ce champ, on peut changer cet affichage pour d'autres fonctions statistiques comme la moyenne, le maximum, le minimum, le nombre de données, etc.–

   : pour changer la taille de l'affichage (facteur de Zoom), faites glisser le curseur de zoom ou cliquez sur les signes et . Vous pouvez aussi cliquer à droite sur le champ affichant la valeur actuelle du Zoom pour choisir dans une liste le facteur d'agrandissement souhaité. Un double clic sur ce même champ ouvre la boîte de dialogue .

En principe, vous devriez pouvoir vous passer de faire des modifications dans ces boîtes, car les options prévues par défaut conviennent dans la majorité des cas.

Général

Cette boîte permet de définir l'unité de mesure à utiliser (cm) ainsi que la valeur des tabulations (1.25 cm). La boîte propose encore des options relatives à l'actualisation des liens lors du chargement d'un classeur ainsi que le choix de paramètres de saisie.

Afficher

Cette boîte permet de décider de l'affichage de toute une série d'éléments :

–  relatifs à la fenêtre du programme : en-têtes de lignes et de colonnes, barres de défilement, onglets de feuilles, symboles du plan ;

–  relatifs au contenu des cellules : afficher les formules à la place des valeurs retournées, afficher un indicateur de notes dans les cellules contenant une note pour mieux les repérer, afficher le débordement de texte, afficher les références en couleur, etc…